Skip to main content
ExLibris
  • Subscribe by RSS
  • Ex Libris Knowledge Center

    注文明細と注文書でベンダーを変更

    Translatable
     特定の注文書の注文明細 、または1つのベンダーに関連するすべて注文書の注文明細 のベンダーアカウント詳細を置き換えることができます。
    パッケージ化される前に注文明細のベンダーを変更するには、注文明細情報を編集を参照してください。ベンダーに送信された後でも、注文明細のベンダーを変更できます。これには2つのビジネスケースがあります:
    • 元のベンダーはアイテムを提供できなかったため、注文明細を新しいベンダーに再度送信する必要があります。
    • 元のベンダーは、実際には別のベンダーを代表するサプライヤーである、またはベンダーが別のベンダーと統合しています。この場合、注文明細は再度送信されません。この変更は、注文明細の情報の修正を単に反映したものです。
    これらの変更は、[注文明細概要]ページで手動で行うことができます。または、[仕入先の変更]オプション (受入 > アドバンスツール > 仕入先の変更) を使用します。
    送信済み注文明細のベンダー変更の詳細については、送信済み注文明細のベンダーを変更ビデオ(2分5秒)を参照してください。
    注文書またはベンダーに関連付けられたすべての注文明細は、注文明細の情報を更新ジョブを使って変更できます。注文書に関連付けられたベンダーを変更すると、関連するすべての注文明細のベンダーが変更されます。ベンダーに関連付けられているすべての注文書のベンダーを変更すると、キャンセルされていないそのベンダーのすべての注文書に影響します。
    送信済み注文明細のベンダー変更は、注文明細の情報を更新ジョブでは利用できません。
    送信済み注文明細のベンダーを変更して新しいベンダーに注文明細を送信するには:
    注文明細のベンダーアカウントの詳細を変更するには、注文明細を編集できる役割が必要です。
    1. 編集には、送信済みステータスの単発注文明細、あるいは送信済みステータスまたは自動/手動更新待ちの継続注文明細を開きます。Almaでの検索を参照してください。[注文明細概要]ページが表示されます(手動で注文明細を作成を参照)。
      リソースのいずれかが既に有効化または受領済みになっている場合、単発注文明細のベンダーは変更(および再度送信)できません。
    2. べンダーを変更を選択します。
      確認ダイアログボックスが表示されます。このボックスのメッセージは、注文明細が再度送信されることを示します。
    3. 確認ダイアログボックスで確認を選択します。[仕入先の変更]ダイアログボックスが表示されます。
      [仕入先の変更]ダイアログボックス
    4. 新しいベンダーを選択し、仕入先の変更を選択します。ベンダーが変更されます。注文明細が注文書から削除され、これが注文書の唯一の注文明細である場合、注文書は削除されます。注文明細のステータスがレビュー中に変わり、通常通り購入ワークフローを進みます。
    注文明細を再度送信せずに、送信済み注文明細のベンダーを変更するには:
    注文明細のベンダーアカウントの詳細を変更するには、注文明細を編集できる役割が必要です。
    1. 編集には、送信済みまたは請求書待ちステータスの単発注文明細、あるいは送信済みまたは自動/手動更新待ちステータスの継続注文明細を開きます。Almaでの検索を参照してください。[注文明細概要]ページが表示されます(手動で注文明細を作成を参照)。
    2. ベンダー(のみ)を置き換えるを選択します。
      確認ダイアログボックスが表示されます。このボックスのメッセージは、注文明細が再度送信されないことを示します。
    3. 確認ダイアログボックスで確認を選択します。[仕入先の変更]ダイアログボックスが表示されます(上記参照)。
    4. 新しいベンダーを選択し、仕入先の変更を選択します。ベンダーが変更されます。注文明細が注文書から削除され、これが注文書の唯一の注文明細である場合、注文書は削除されます。注文明細のステータスがレビュー中に変わり、通常通り購入ワークフローを進みます。この注文明細が注文書にパッケージングされている場合、ベンダーに送信されません。
    ベンダーに関連付けられている注文書のベンダーアカウントの詳細を変更するには:
    注文書のベンダーアカウントの詳細を変更するには、次のいずれかの役職が必要です:
    • 購入オペレーター
    • 購入マネージャー
    ベンダーアカウントの詳細は、[仕入先の変更]ページ(受入 > アドバンスツール > 仕入先の変更)で変更します。このジョブが送信されると、Almaは選択されたベンダー(または選択されている場合は特定の注文明細)の下にあるすべての注文明細を調べ、注文明細内のすべての注文明細のベンダー情報を変更します。
    [仕入先の変更]ページ

    「仕入先の変更」には、2つの主要な機能があります。 

    1. 「送信しない」-  のオプションは、オーダーのベンダー名を変更するだけです。一度 このオプションを選択すると、選択した注文明細の下にある注文明細のすべてのベンダー名が新しいベンダーで変更されます。 
    2. 「送信」 -  このオプションは、オーダーのベンダー名を変更し、新しいベンダーに注文を送信します。

    上記2つの選択肢を 実行するために:

    1. [仕入先の変更]ページ(受入 > アドバンスツール > 仕入先の変更)で、ジョブを追加を選択します。[ジョブを追加]ダイアログボックスが表示されます:
    Vendor.PNG の変更
    ジョブを追加
    1. ソースベンダー/アカウントフィールドで、元のベンダーを選択します。選択すると、このベンダーの下にあるすべての 注文明細 が修正されます。
    2. 対象のベンダー/アカウントフィールドで、新しいベンダーを選択します。これは、対象となるベンダーに関連する注文明細の下にある、すべての注文明細の「データプロバイダ」フィールドに入力される新しいベンダーです。
    3. 特定の注文書へベンダーの変更を制限するには、注文書を選択します。ソースベンダー/アカウントフィールドは無効になり、選択されている注文書のソースベンダー/アカウントに設定されます。
      注文書が選択されている場合、変更はその注文書に関連する(クローズされた注文明細を含む)すべての注文明細に影響します。注文書が選択されていない場合、変更は、選択したソースベンダー/アカウントについて有効な注文書のすべての注文明細に影響します。
    4. 追加または追加して閉じるを選択します。
    5. 「送信しない」を選択した場合 、注文書/注文明細のステータスを変更せずに、注文書/注文明細のベンダーアカウントの詳細を変更します。
    6. 「送信」オプションを選択すると、 ユーザーは注文をすぐに新しいベンダーに送信する「新しいベンダーに自動的に注文を送信」するか、単発の注文または継続的な注文のいずれかをレビューするためにオーダーを停止するか「手動処理(レビューに向けて停止)」 を選択することができます。なお、「送信」オプションを選択すると、ソースベンダーに 送信済みの注文明細のみがターゲットベンダーに送信されます。

      さらに、ソースベンダーにキャンセルを送信するオプションも用意されています。 これは、オーダーがすでにソースベンダーに送信されている場合にのみ関係します。選択した場合、キャンセルされた注文明細をすべて含むキャンセル通知がソースベンダーに送信されます (「単発」または「継続」注文明細を含めることができます)。

      ユーザーが「新しいベンダーにオーダーを自動的に送信する」を選択したにもかかわらず、 ワークフローで注文明細が進行しなかった場合、注文明細は 「レビュー中」のままとなり、関連するアラートが表示されます。

    「単発」および「継続」のオーダーで「仕入先の変更」機能を使用する際の詳細なワークフローの説明

    ワンタイムオーダーの処理
    「新しいベンダーに注文を自動的に送信する」 - ワンタイム注文明細の場合 - 選択すると、以前のベンダーに送信されたすべての注文明細 (ステータス「送信済み」) が注文書から削除され、ワークフローが開始されます (各注文明細を注文書にパックして新しいベンダーに送信しようとする「今すぐオーダー」が実行されます)。注文明細の失敗の場合
    ワークフローでは、注文明細は「レビュー中」に設定されます。

    • 特定の注文書が選択されなかった場合 (ソースおよびターゲットベンダーのみが選択された場合)。
      • ステータスが「送信済み」のすべての注文明細は注文から削除され、ワークフローが開始されます (各注文明細を注文書にまとめて新しいベンダーに送信することを試みる「今すぐオーダー」が実行されます)。注文明細の失敗の場合、ワークフローでは、注文明細は「レビュー中」に設定されます。空の注文書は削除されます。
      • 注文書に複数のステータスの注文明細が含まれている場合、次のようになります。
        • ステータスが「クローズ」、「請求書待ち」、「キャンセル」の注文明細は注文書に残り、ベンダーは変更されません。(注文書はそのステータスを変更する場合があります)
        • ステータスが「送信済み」の注文明細 (注文に関連付けられている) は注文書から削除され、まとめて新しいベンダーに送信されるまで、ワークフロー (「今すぐオーダー」機能を使用します) で転送されます(注:ワークフローを続行できない場合、注文明細は関連するアラートとともに「レビュー中」のままになります)。
    • 特定の注文書が選択された場合
      • 選択した注文書の下にあるすべての注文書明細のステータスが「送信済み」の場合、すべての注文書明細は注文書から削除され、ベンダー/アカウントが変更され、ワークフローを開始します (各注文明細を注文書にまとめて新しいベンダーに送ろうとするオーダーを実行します)。注文明細の失敗の場合、ワークフローでは、注文明細は「レビュー中」に設定されます。
      • もし 選択した注文書に複数のステータスの注文明細が含まれている場合、次のようになります。
        • ステータスが「クローズ」、「請求書待ち」、「キャンセル」の注文明細は選択した注文書に残り、ベンダーは変更されません。
        • ステータスが「送信済み」の注文明細 (選択された注文に関連付けられている) は注文書から削除され、まとめて新しいベンダーに送信されるまで、ワークフロー (「今すぐオーダー」機能を使用します) で転送されます(注:ワークフローを続行できない場合、注文明細は関連するアラートとともに「レビュー中」のままになります)。
    • 特定の注文書が選択され、ステータスが「完了」の場合
      •  選択した注文書に関連付けられた注文書および注文明細は、新しいベンダー名で変更されますが、送信されません。
    • 特定の注文書が選択されていない場合 (ソースベンダーとターゲットベンダーのみが選択されている場合)
      • クローズ/キャンセルされた注文およびそれらに関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されず、新しいベンダーに送信されません。

    「手動処理(レビュー停止)」 - このオプションが選択されている場合、単発の注文明細は「レビュー中」に設定されます。

    • 注文書が選択されていない場合 (ソースとターゲットベンダーのみが選択されている場合)
      •  キャンセル/クローズされておらず、ステータスが「送信済み」または「レビュー中」のすべての注文書は、注文明細が注文書から削除され、ステータスが「レビュー中」に変更され、新しいベンダーで更新されます。「クローズ/キャンセル/請求書待ち」の注文明細を含む注文書は、ステータスが維持され、ベンダーが変更されることはありません。ただし、注文書(注文明細でない)のステータスは変更される場合があります。
    • 特定の注文書が選択されていない場合 (ソースベンダーとターゲッ ベンダーのみが選択されている場合)、クローズ/キャンセルされた注文、およびそれらに関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されず、「レビュー中」の状態に戻されません。
    • 特定の注文書が選択された場合
      • 「送信済み」注文書とそれに関連する注文明細のステータスのみが「レビュー中」に変更されます。
      • 注文書の下にあるすべての注文明細のステータスが「送信済み」の場合、すべての注文明細が注文書から削除され、「レビュー中」に設定され、ベンダーが変更された上で(空の)注文書は削除されます。
      •  注文書に複数のステータスの注文明細が含まれている場合、次のようになります。
        • ステータスが「クローズ」、「請求書待ち」、「キャンセル」の注文明細は注文に残り、ベンダーの変更はありません (「レビュー中」には設定されません)。
        • ステータスが「送信済み」の(選択した注文に関連付けられている)注文明細は、注文から削除され、そのベンダーは新しいベンダーに更新され、「レビュー中」になります。
    • 特定の注文書が選択され、ステータスが「完了」の場合
      • 注文書および注文書に関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されますが、「レビュー中」には設定されません。

    継続オーダー処理
    「新しいベンダーに注文を自動的に送信する」 - このオプションが選択され、注文書/注文明細がすでにソースベンダーに送信されている継続的な注文明細の場合、Almaはそれらを新しいベンダーに自動的に送信します。

    • 特定の注文書が選択されていない場合 (ソースベンダーとターゲットベンダーのみが選択されている場合)
      • 選択した注文書のすべての注文明細のステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の場合、すべての注文明細が注文書から削除され、ワークフローを開始します (各注文明細を注文書にまとめて、新しいベンダーに送ろうとするオーダーを実行します)。注文明細のワークフローが失敗した場合、注文明細は「レビュー中」に設定されます。
      •  注文書にクローズ/キャンセルされた注文明細が含まれている場合 (「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」のステータスに加えて)、次のことが発生します。
        • ステータスが「クローズ」、「キャンセル」の注文明細は注文書に残り、ベンダーは変更されません。(注文書のステータスは「クローズ」/「キャンセル」に更新されます)。
        • ステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の注文明細(注文に関連付けられている)は注文書から削除され、まとめて新しいベンダーに送信されるまで、 ワークフロー (「今すぐオーダー」機能を使用します) で転送されます(注:ワークフローを続行できない場合、注文明細は関連するアラートとともに「レビュー中 」のままになります)。
    • 特定の注文書が選択されていない場合 (ソースベンダーとターゲットベンダーのみが選択されている場合)
      • クローズ/キャンセルされた注文およびそれらに関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されず、新しいベンダーに送信されません。
    • 特定の注文書が選択された場合
      • 選択した注文書のすべての選択された注文明細のステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の場合、すべての注文明細は注文書から削除され、ワークフローを開始します (各注文明細を注文書にまとめて新しいベンダーに送ろうとするオーダーを実行します)。注文明細のワークフローが失敗した場合、注文明細は「レビュー中」に設定され、古い注文は削除されます。
      •  選択された注文書にクローズ/キャンセルされた注文明細が含まれている場合(「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」のステータスに加えて)、次のことが発生します。
        • ステータスが「クローズ」、「キャンセル」の注文明細は注文書に残り、ベンダーは変更されません。(新しいベンダーには送信されず、注文書のステータスは「クローズ」/「キャンセル」に更新されます)。
        • ステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の注文明細 (選択された注文に関連付けられている) は選択された注文書から削除され、まとめて新しいベンダーに送信されるまで、ワークフロー (「今すぐオーダー」機能を使用します) で転送されます(注:ワークフローを続行できない場合、注文明細は関連するアラートとともに「レビュー中」のままになります)。
    • 特定の注文が選択され、ステータスが「クローズ」の場合
      • 注文書に関連付けられた注文書および注文明細は、新しいベンダー名で変更されますが、送信されません。

    「手動処理(レビュー停止)」 - このオプションが選択されている場合、継続の注文明細は「レビュー中」に設定されます。

    • 特定の注文書が選択されていない場合(ソースベンダーとターゲットベンダーのみが選択されている場合):ステータスが「送信済み」または「レビュー中」のすべての注文書は、注文明細が注文書から削除され、ステータスが「レビュー中」に変更され、新しいベンダーで更新されます。クローズ/キャンセルされた注文明細は注文に残り、そのステータスはベンダー名で変更されません。
    • 特定の注文書が選択されていない場合 (ソースベンダーとターゲットベンダーのみが選択されている場合)、クローズ/キャンセルされた注文、およびそれらに関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されず、「レビュー中」の状態に設定されません。
    • 特定の注文が選択された場合:
      • 注文書の下にあるすべての注文明細のステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の場合、すべての選択された注文明細が注文書から削除され、「レビュー中」に設定され、ベンダーが変更された上で(空の)注文書は削除されます。
      •  選択された注文書にクローズ/キャンセルされた注文明細が含まれている場合(「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」のステータスに加えて)、次のことが発生します。
        • ステータスが「クローズ」、「キャンセル」の注文明細は注文書に残り、ベンダーは変更されません。(「レビュー中」には設定されず、注文書のステータスは「クローズ」/「キャンセル」に更新されます)。
        • ステータスが「送信済み」/「定期的な更新」/「手動更新待ち」の(選択した注文に関連付けられている)注文明細は、注文から削除され、そのベンダーは新しいベンダーに更新され、「レビュー中」になります。
    • 特定の注文書を選択し、ステータスが「クローズ」の場合、注文書および注文書に関連付けられた注文明細は、新しいベンダー名で変更されますが、「レビュー中」には設定されません。

    キャンセルをソースベンダーに送信する
    これは、オーダーがソースベンダーにすでに送信されている場合にのみ該当します。選択した場合、キャンセルされた注文明細をすべて含むキャンセル通知がソースベンダーに送信されます (「単発」または「継続」注文明細を含めることができます)。 注文明細が請求書待ち/クローズのステータスの場合、キャンセルレターは送信されません。

    最後に受領済みのアイテムを処理する
    継続的な注文明細のベンダーが変更されると、Almaは「最後に受け取ったアイテム」をベンダーへのメモに連結します。次のテキストが追加されます:
    「最後に受領済みのアイテム:<itemDescription> 受領日:<ReceivingDate>」

    複数の所蔵がある注文明細の場合、所蔵ごとに最後に受領済みのアイテムが注文明細の「ベンダーへの
    メモ」欄に追加されます。注文明細が新しいベンダーに送信されるように選択された場合、これは最後に受領済みのアイテムに関するベンダーに渡される情報であり、ベンダーがどの購読アイテムを送信する必要があるかを知るために役立ちます。

    ベンダーアカウントの詳細変更の詳細については、注文書のベンダーを変更ビデオ(3分14秒)を参照してください。
    • Was this article helpful?