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    クレームの処理

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    [クレーム]ページを使用してクレームを処理するには、次のいずれかの役割が必要です:
    • 購入オペレーター
    • 購入マネージャー
    注文が到着しない、または予定日までに有効化されない場合、注文明細に対してクレームが作成されます。ベンダーへのクレーム 通知は、電子または物的注文明細について、以下で説明するように送信されます。多くの場合、1 つのベンダーからの複数の請求を 1 つの通知にまとめることができます。 
    次の図は、 請求の処理:
    クレームの処理のフローチャート
    • 注文は 注文明細–クレーム–プロセスの自動化ジョブが実行された後にのみクレームタスクリストに 送信されます。(プロセスは、[ジョブの監視]ページで有効としてマークされる必要があります - 実行中のジョブを表示を参照)。
    • 現在Almaでは、口座自動振替およびデジタル注文明細のクレームはご利用いただけません。
    注文明細が延滞の場合、[クレーム]ページで確認できます(受入 > 注文明細 > クレーム)。また、常駐メニューのタスクリストでクレームがある注文明細を選択すると、このページに開くことができます(タスクリストのタスクを参照)。
    Claims page.jpg

    タイプに応じて クレームタスクリストに送信された注文明細

    注文明細とアイテムの両方について複数のフィールドが連携して、注文明細がクレームタスクリストに送信されるタイミングを決定します。注文明細 (手動で注文明細を作成概要タブのベンダー情報エリアを参照) とアイテムに関連するフィールドは以下に表示します。
    発注明細タイプ クレーム
    1回限りの物的注文明細の場合
    • 注文後の受領予定日(日数)  - 注文明細が送信された後、受領予定日は、注文が送信された 日付+この値に設定されます。
    • または 受領予定日 -このフィールドは、上記のように計算された受領予定日、またはアイテムで定義された受領予定日のいずれかを上書きします。
    • クレーム猶予期間 -  この値は、受領予定日に追加されます。注文明細は、猶予期間が経過した後にクレームタスクリストに送信されます:受領予定日+クレーム猶予期間。デフォルト値はベンダーのアカウントに設定されたものに依存します(ベンダーとベンダーアカウントを追加を参照)。
    • リクレームの間隔(日数) - Almaは、最初のクレームレターが送信された後、定義された間隔でリクレームレターを送信します。フィールドにデータが入力されていない場合、リクレームレターは送信されません。

    claim one-time physical po line.png

    継続物的注文明細の場合
    • 注文後の受領予定日(日数) - 注文明細が送信された後、受領予定日は、注文が送信された日付+この値に設定 されます。
    • サブスクリプションの間隔(日数) - 予測パターン(以下を参照)を使用していない場合、 この注文明細に関連付けられた所蔵のアイテムを受け取った後、注文明細の受領予定日は、 最後に受け取ったアイテムの受領日+この値に更新されます。
      予測パターンを使用している場合、Almaは「サブスクリプション間隔」の値を無視 します。 予測パターン  アイテムレベルの情報の更新を参照
    • または 受領予定日 - このフィールドを特定の日付に設定することにより、前の2つのフィールドのいずれかを手動で 上書きできます。これが完了すると、この注文明細に 関連付けられたアイテムの受領予定日が変更されます。

      継続注文明細に予定のアイテムがなく、受領予定日が過去のものである場合、Almaは注文明細を送信して、注文明細の受領予定日+猶予期間に基づいてクレームを送信します。

      システムが設定されている場合、注文明細のクレーム日+リクレーム間隔によって、注文明細がクレームに送信されるたびにクレーム日が再計算されます。

    • クレーム猶予期間(日数) -  この値は、上記のいずれかの場合に受領予定日に追加されます。注文明細は、猶予期間が経過した後のクレームについて送信されます:受領予定日+クレーム猶予期間。デフォルト値はベンダーのアカウントに設定されたものに依存します(ベンダーとベンダーアカウントを追加を参照)。
    • リクレームの間隔(日数) -  Almaは、最初のクレームレターが送信された後、定義された間隔で リクレームレターを送信します。フィールドにデータが入力されていない場合、後続のリクレームレターは送信されません。claim continuous physical po line.png

    アイテムに関連付けられているフィールドは以下の通りです(予測パターン およびアイテムレベルの情報の更新を参照してください)。

    • 受領日 - これは、アイテムが受領された日付です。関連する注文明細の受領予定日が変更された場合は、この日付が一致するように変更されます。
    • 受領予定日 - 予測パターンを使用している場合、アイテムには独自の受領予定日のみがあります。このフィールドは、予測パターン設定により設定されます。このフィールドの値がある場合、注文明細の受領予定日が無視されます。注文明細の受領予定日と同様に、注文明細は猶予期間が経過した後でクレームについて送信されます:(アイテムの)受領予定日+(注文明細の)クレーム猶予期間
    • リクレームの間隔(日数) -  Almaは、最初のクレームレターが送信された後、定義された間隔で リクレームレターを送信します。フィールドにデータが入力されていない場合、後続のリクレームレターは送信されません。clipboard_e74583e3eeffbb75af511d89fbba67919.png
      If the customer parameter claim_continuous_item_level is set to True, more items may be added to the claiming notification (see Combined Email Claim Notifications below).
    電子注文明細の場合 (1回限りおよび継続の両方)

    Almaは、電子注文明細について上記のようにクレーム日を計算します。ただし、Almaは、 受領予定日注文後の受領予定日の代わりに有効化予定日注文後有効化予定日(日数)を使用します。この 有効化予定日+クレーム猶予期間に達したとき、注文明細(単発または継続)がまだ有効化されていない場合、注文明細はクレームタスクリストに送信されます 。

    claim continuous electronic po line.png

    例:注文後の有効化予定日 = 5でクレーム猶予期間 = 2とベンダーが設定されている場合、電子リソースが4月20日に注文されていれば、4月27日(4月20日+ 5日+ 2日猶予= 4月27日)までに有効化される予定となり、注文明細は4月28日のクレームタスクリストに入ります。  

    電子メール/ EDIによって送信されたクレーム

    この注文明細が[クレーム]ページに初めて送信されたときにのみ、クレームがベンダーに自動的に送信されます。後でオペレーターが注文明細の受領予定日を更新し、新しい日付の後に注文明細が[クレーム]ページに再度送信された場合、別の通知は送信されません。

    以下のすべてが行われると、通知は電子メールを使用して ベンダーに 自動的に送信されます:

    • ベンダーは 定義された電子メールアドレスを持ちます(ベンダーの管理を参照)
    • クレームレターが有効になっている場合(レターを有効化/無効化を参照)
    • 関連するクレームパラメータがYに設定されている場合 (その他の設定を行うを参照):
      • 1回限りの物的注文詳細のauto_claim  パラメータ
      • 物的継続注文詳細の auto_claim_co
      • 電子注文明細のauto_claim_electronic

    すべての注文明細タイプにおいて、EDIクレームレターが有効になっている場合は、EDIを使用しEDIクレームが有効になっているベンダーについては、通知が電子メールではなくEDIを使って送信されます(クレームは、ベンダーのEDI情報タブで確認する必要があります;電子データ交換(EDI)を参照)。

    それ以外の場合、通知は電子メールでもEDIでも自動的に送信されません。電子メールを使用して手動で通知を送信することができます(ベンダーと通信を参照)。

    • 特定の月にクレームレターが送信され、アイテムが受入されておらず、翌月のアイテムもクレームを受けた場合、クレームレターを詳細とともに 両方の月について送信できます。To enable this option, set the claim_continuous_item_level parameter to true (see Combined Email Claim Notifications below).

    アラートの生成

    注文明細が延滞になると、次のアラートのいずれかが生成されます:
    • 延滞の注文明細 – 注文後の予想日数以内、または受領/有効化予定日までに、注文明細が受領/有効化されませんでした。
       
    • オープンクレームがこの注文明細について存在します - 注文明細がクレームタスクリストに送信されました。物的単発注文明細(またはEDIクレームをサポートするベンダーの注文明細)の場合、注文の配達遅延について問い合わせるEメールがベンダーに自動的に送信されます。自動電子メールはベンダーに1回だけ送信されることに注意してください。
      注文明細がクレームタスクリストを離れる可能性があることに注意してください。 ただし、このアラートはクレームがクローズされるまで続きます。ベンダーとの
      その後の通信 は、注文明細の概要ページのコミュニケーションタブを使用して行います(ベンダーとの通信を参照)。
      クレーム通知が 電子メールでベンダーに送信され、  この注文明細に対してクレームが作成されると、注文明細とベンダーコミュニケーションタブで処理できます。
       
    • 1回限りの物的注文明細の場合: <y>の注文のうち<x>のアイテムが受け取られました  – 注文総数のうちいくつのアイテムを受け取られましたか。アラートタブには、注文明細のすべてのアイテムのリストが含まれて届いた商品リスト(あなたが正しい部署にいなければならないことに注意してください)へのリンクがあります。
       
    • 継続物的注文明細の場合: <サブスクリプション間隔>日を過ぎてもアイテムが受領されませんでした  – アイテムが受領されてから経過した日数。たとえば、注文明細のサブスクリプション間隔が30日である場合、 30日ごとにアイテムは受領されなければならないため、注文明細に 予定のアイテムがなく、30日以上の間、受領したアイテムが ない場合、注文明細はこのアラートでクレームするように設定されています。
       
    • 電子リソースが有効化されていません(電子注文明細について) – 注文明細の電子リソースがまだ有効化されていません。[アラート]タブには、電子リソース有効化タスクリストへのリンクがあります。

    クレームの日付を更新

    延滞の注文明細の日付を編集または更新できます。場合により、期限切れの注文明細を再リンク、クローズ、キャンセルしたり、延滞の電子注文明細を有効にしたりすることもできます。これらのアクションのほとんどは、直ちに、または注文明細後にクレームを削除します - クレーム - プロセスオートメーション ジョブが実行します。
    詳細については、次のセクションを参照してください:

    注文明細リストの一番下に表示される折りたたみ可能なセクションに加えて、第二の折り畳み式のセクションでは、物的注文明細用クレームタスクリストに表示されます。 単発クレーム情報 または 継続クレーム情報のセクションには、 クレーム済みの注文明細 にリンクされているアイテムや所蔵を一覧化しています。継続注文明細の場合、クレームは予測パターンに基づいています(有効になっている場合)。 注文明細がクレームになっているが、実際のアイテムはクレーム中になっていない場合、セクションは最後に受領したアイテムセクションと呼ばれます。 物的な単発注文の場合、リストには、この注文明細にリンクされているすべての未受領のアイテムが表示されます。 目録へ移動 リンクがアイテムエディタを表示します。物的な継続注文の場合、リストには、予測パターンに基づいて、この注文明細にリンクしている所蔵の下にあるすべての未受領アイテムが表示されます。この場合、アイテムがある場合、 目録へ移動 リンクはアイテムエディタに移動し、その他の場合は、所蔵アイテムリストへ移動します。

     クレームのある注文明細の未受入アイテムを表示 ビデオ(1:17分)をご覧ください。 

    日付を更新

    ベンダーからの新しい受領予定日または有効化予定日を入力できます。同じ予定日が複数の注文明細に適用される場合、該当するすべての注文明細に対して新しい日付をグローバルに入力できます。将来の日付が入力されたとき:
    • 注文明細に適用されたクレームアラートは削除されます。
    • 注文明細は、[クレーム]ページに表示されなくなりました。
    • 注文明細はタスクリスト内のクレームのある注文明細から削除されます(タスクリストのタスクを参照)。
    日付を更新するには:
    1. 日付をグローバルに更新するか、個別に更新するかを選択します:
      • [クレーム]ページに表示される複数の注文明細に対する予定日を更新するには、日付を更新し、変更予定日を選択したいすべての注文明細のチェックボックスを選択します。
      • [クレーム]ページ上の個々の注文明細の予定日を更新するには、行アクションリストで予定日を変更を選択します(または、注文明細を編集して、日付を更新します - 注文明細情報を編集を参照)。
      [受領予定日](物的な注文明細の場合)または[有効化予定日](電子注文明細の場合)ダイアログボックスが表示されます。
      expected_receipt_date_dialog_ux.png
      受領予定日ポップアップウィンドウ
      expected_activation_date_dialog_ux.png
      有効化予定日ポップアップウィンドウ
    2. 新しい日付を選択します。
    3. 必要に応じて、注記エリアにノ注記を入力します。
    4. 保存を選択します。予定日が更新され、注文明細のアラートが削除されます。さらに、注文明細は[クレーム]ページにリストされなくなり、タスクリストから削除されます。
    受領後のプロセスとクレームビデオ(3分)をご覧ください。

    結合された電子メールクレーム通知

    いつ の注文明細 – 請求 – プロセスの自動化 ジョブが実行されると、1 つのベンダーから複数の請求があるかどうかがチェックされます。あり、請求通知が電子メールで送信される場合、  Almaは、そのベンダーからのすべての請求の通知を単一の請求レターに結合します。 注文明細集約クレームレター .このタイプの単一の通知には、物理的なアイテムと電子的なアイテムの両方を含めることができます。

    EDI によって送信される請求通知は結合できず、常に注文明細ごとに個別に送信されます。

    次の顧客パラメーターは、請求通知の組み合わせに影響を与える可能性があります。これらのパラメータの値は変更できます  [マッピング テーブル] ページ ( 設定 > 取得 > 一般 > その他の設定 );見るその他の設定 (取得) .

    顧客パラメータ 請求通知の結合への影響
    claim_aggregated_letter

    1 つの通知に複数のクレームを含めるかどうかを制御します。

    • 真実 (デフォルト): 複数の請求通知が 1 つの電子メール メッセージにまとめられます。
    • 間違い :  同じベンダー宛であっても、クレームごとに個別のメッセージが送信されます。

    もし claim_aggregated_letter 顧客パラメータは TRUE に設定されていますが、注文明細集約クレームレター レター無効、ノークレーム 手紙は ベンダーに送信されます。

    acq_use_vendor_account_email

    ベンダー レコードまたはベンダー アカウントごとに通知を組み合わせるかどうかを制御します。

    • 間違い(デフォルト): 通知はベンダー レコードごとにまとめられ、ベンダーの電子メール アドレスに送信されます。
    • 真実 : ベンダーが複数のアカウントを持っている場合、通知はベンダー アカウントごとにまとめられ、関連するアカウントに関連付けられた電子メール アドレスに送信されます。 
    claim_continuous_item_level

    為に 継続的な注文、クレームレターがすでに送信された欠品アイテムが新しいクレーム通知に含まれるかどうかを制御します。たとえば、定期刊行物の 5 月号が請求日までに受領されておらず、3 月号と 4 月号も受領されていない場合、このパラメーターは、5 月号の請求通知に 3 月と 4 月を含めるかどうかを制御します。

    • 真実 : 以前のアイテムは、新しいクレーム通知に含まれています。
    • 間違い(デフォルト): 以前のアイテムは、新しいクレーム通知には含まれません。

     

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