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    采购工作流程

    可译的
    下文介绍采购工作流程,此流程包括订单行由创建到激活或登到的全过程。 此流程不包括读者主导式采访
    欲知可创建的纸本和电子类型,订单行类型,及采购流程及馆藏相关的采购方式和订单行类型,见 采购类型流程及馆藏介绍。 有关采购电子资源所需的工作流程的信息,见电子资源 – 方案和工作流程
    purchasingWF_Dec2014.png
    采购工作流程
    以下是此工作流的详细步骤说明(编号对应图中的编号):
    1. 一般而言,在Alma中输入的订单行: 自动通过嵌入订单数据(EOD)导入或通过图书馆服务提供平台(LSP)的实时API或者手动创建订单行。 见创建采购订单行。 欲知更多使用EOD创建订单行的信息,见 通过导入配置文件导入记录。 欲知更多通过实时技术创建订单行的信息,见 实时订购。 欲知更多手动创建订单行的信息,见 手动创建订单行。 有关添加没有馆藏的服务订阅订单行的信息,见创建没有馆藏的服务订阅订单行
    2. 管理员预先配置复核规则来规范订单行、制定订单行生效规则及加工规则,以此来确定是否对其进行复核。
    3. 如果出现数据问题(包括无效或缺失信息)或需要注意的提示,Alma会对订单行复核。 欲知更多信息,见复核订单行
    4. 订单行被打包成订单。 订单行概要页面可对采购进行配置(见 手动创建采购订单行)确定自动或手动打包。
      如果打包过程中(手动或自动),任何必填项目(本步骤所需)未完成,则采购订单会被发回复核。 欲知更多信息,见复核订单行。 订单复核及录入缺失信息后,订单进入审批流程,然后发给供应商。
    5. 订单进入审批流程和发送流程。 采购配置(由Ex Libris配置)决定订单的审批和发送为自动或手动。
      • 自动 – 订单自动审批通过,并发送给供应商。
      • 手动 – 在发送给供应商前,订单必须手动审批。 欲知更多信息,见审批和发送采购订单。 手动审批订单时在审批采购订单页面选择批准并发送,通过批准的订单会被发送给供应商。
      订单审批与手动或EOD创建订单,手动或者自动打包有关。 然而,如果使用户选择订单行立即订购,则不管采购配置如何,该订单自动过审。
    6. 采访流程的最后步骤中,会确认订单行与电子资源还是纸本资源相关。
      • 电子 – 订单行进入激活流程(见 激活电子资源)。
      • 纸本资源 — 订单行进入登到流程后,根据订单行类型对其进行处理,见 登到资料。 接收后的处理也可在接收资源后进行操作(见接收后处理)。
    如果订单行是 单次采购,当已全部开具发票、登到/激活后,订单行关闭。 如果未全部开具发票,会将订单行概要页面中的发票状态标记为等待发票,并等待开具发票(见开具发票
    如果订单行为 持续性采购,登到或激活后,该订单行标记为等待续订。 如果已全额付款,即使该资源没有登到,也可以结束订购并手动标记订单行为关闭

    采购类型工作流程和馆藏的说明

    一旦用特定采购类型创建了采购订单行,工作流程和数据影响会被确定并无法更改。 因此,了解采访流程及馆藏的各种采购类型的影响是很重要的。
    资料类型指资料的类型,单册的形式, 例如,纸本书,电子刊,或者光盘。 资料类型是创建单册记录的一部分,但是不能控制订单行流程。 资料类型可在订单行创建/编辑时修改。
    采购类型可以为纸本或电子,或以下类型:
    • 单次订单 - 单次或低频率订单,例如纸本图书,电子图书,或者未重复出版的乐谱。 可在接收新资料页面的一次性选项卡接收纸本资料。 馆藏和单册会自动创建,每个馆藏地都要创建一个馆藏目录,每个单册对应一个复本。 电子资源通过标准的激活流程,不定期激活。 一旦订单行已开具发票、接收/激活,则关闭。
    • 连续订单 - 规律性的重复订购,例如,对纸本或电子资料的每月订购,如期刊。 在接收新资料页面的连续订单选项卡接收纸本资料。 馆藏目录在订单行创建的基础上创建并创建单册: 电子资料通过标准激活程序激活,可在评估流程中停用。 一旦订单行开具发票和被接收/激活,该订单行保持开启状态。(尽管可以手动关闭)
      其它示例和工作流程信息:
      • 季刊单册 – 按订单中的编目数据顺序对单册进行描述。 你必须为每本期刊创建单册;在绑定前他们都是独立的单册。 期刊可以或不可流通,但仍需要每本期刊的记录信息,例如是否丢失或者有某些期刊馆内阅览的规则。 应为期刊单册传递创建预测模式,或者也可以在接收新资料页面点击 连续订单 选项卡。
      • 在不可预测时段接收的多卷专著,例如百科全书,会按照编目数据顺序对这些多卷书进行描述。 因为多卷书可能会单独流通,需要对每卷书创建单册。 在接收新资料页面的 连续订单选项卡接收新的多卷书。
    • 长期订单 – 不会高频或定期重复的订单。 例如,不定期采购某位特殊著者出版的纸本图书或者正在出版的系列图书。 纸本专著不在接收新资料页面接收。 而是通过手动创建:创建或选择编目记录,创建馆藏记录,然后创建单册记录,可将此记录与长期订单采购订单行联系在一起。 可在纸本单册编辑器中设置单册接收日期.
      欲知更多关于管理长期订单的信息,见 采访 - Alma长期订单 [PPT]。
      非专著资料尽管没有固定的顺序或频率,但处理过程和纸本连续资料一样。 电子资料通过标准激活程序激活,可在评估流程中停用。 一旦订单行开具发票和被接收/激活,该订单行保持开启状态。(尽管可以手动关闭)
      其它示例和工作流程信息:
      • 在计划外接收到的连续出版专著 – 每本书可能由不同著者出版,但是全部属于同一系列,并需要订购这套连续出版物. 订单和此连续出版物的屏蔽书目记录相连;该书目记录不对单册描述。 每个单册有不同题名,并应当按照其书目记录单独编目,书目记录和此连续出版物订单相连。 每个单册单独流通。
      • 所在组织发送的资料,例如期刊,年鉴等 - 因为已支付了会员费而不是采购费,可以会员身份用屏蔽记录来创建订单。 屏蔽记录不对接收的资料进行描述. 不必对所有接收的资料都创建订单,但可以对其中一些创建。 订单行类型技术用于检查期刊单册。 价格被取消,订单和相关订单行相关联-会员订单。 如果其他资料定期接收,例如年鉴,需要使用同样的程序来处理。 可以对一次性接收的资料进行单独编目,并将此资料和会员订单相连接。
      • 集成资源的订购,例如发送并添加至已存在的纸本单册的法律活页资料 - 该资料由与订单关联的纸本单册的编目记录描述,每个资料都和单册实时更新。 因为它们不是独立流通的,所以无需为发出的每个资料都创建单册。 如果资料在可预测时段内接收,那么每次订单上更新的可预测接收日期就是当时接收的日期。
    下表显示了对每种馆藏搜索可用的推荐采购类型(见手动创建订单行中的搜索和订单行创建过程的说明)。
    馆藏搜索,推荐采购类型,工作流程&馆藏
    查找 选择类型 推荐采购类型 订单连续性 订单行流程 创建的馆藏
    全部题名 期刊(ISSN) 电子期刊 单次 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表
    连续 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表
    纸本期刊 单次 在接收新资料页面接收 单册类型-期刊
    连续 在接收新资料页面的连续选项卡接收。 单册在接收基础上创建。 馆藏
    图书(ISBN) 电子书(题名) 单次 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表(电子书)
    连续 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表(电子书)
    纸本书
    如果订购的唯一纸本单册为图书,则任何纸本图书订单类型(例如纸本图书 - 单次)和纸本类型一致(例如纸本 - 单次)。
    单次 在接收新材料页面接收 单册类型-图书
    长期订单
    (专著;持续性非专著)
    资料不在接收新资料页面接收,而是通过特殊的流程接收。 有关详情,见接收长期订单专著资料 馆藏
    电子资源库 期刊资源包 电子资源库 单次,连续 订单行发送时,创建激活 任务。 电子数据库
    图书资源包 电子资源库 单次,连续
    混合 电子资源库 单次,连续
    服务订单(无馆藏) 登录服务 无馆藏创建。 订单行流程建立在连续性上(订阅类型订单需要续订)。
    • 使用电子资源库 - 单次/连续采购类型。 (可以在电子资源库编辑器中将 资源库类型 定义为 数据库 。)
    • 这些订单行类型不能为馆藏的主订单行,但是可以作为其他订单行添加到馆藏。 更多信息见手动创建订单行
    数据库服务
    其他服务
    观看采购工作流程系列视频(3个视频)。
    有关Alma中每种资料或环境可创建的订单行类型,见启用/禁用订单行类型
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