续订工作流程
本页面描述从导入到自动/手动续订以及向供应商通知的续订工作流程。有关在Alma中处理采购的概述,包括基础设施、采购、评估(电子资料)、配置等相关部分的链接,请见采访简介。有关整个采购工作流程,包括创建订单所需的步骤(无论是使用EOD、手动订购等),请见采购工作流程。
以下是此工作流详细的步骤说明(编号对应图中的编号):
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工作流程前 - 订单行通过以下方式进入Alma系统:
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自动,使用嵌入式订单数据(EOD)导入订单行。EOD导入将订单行作为单次或连续订单行。
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手动,通过订购资源创建订单行。
欲知更多自动创建订单行的信息,见 通过导入配置文件查看导入记录。有关为纸本和电子单册手动创建采购订单行的信息,见 手动创建订单行。
订单行被规范化、验证、然后基于管理员预先配置的规则被处理以确定是否存在需要特别注意的元素,这是。这些活动由Alma自动执行。
如果有数据问题或需要注意的提醒,订单行将被发送复核。有关手动操作的信息,见 复核采购订单行。一旦所有数据问题都已解决,订单行将进入步骤2。
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已经规范化和验证的所有订单行都存储在Alma中。
完全处理和接收/启用的订单行自动标记为反复续订。如果续订为手动完成,但续订日期未到(见续订),则发送给供应商的连续纸本订单行具有反复续订状态。一旦被启用且用户在电子资源启用任务列表中选择完成,则连续的电子订单行接收该状态。
Alma每天都会检查状态为反复续订且续订日期为当前日期的所有采购订单行。为了计算,续订日期是指续订日期(根据采购订单)减去续订通知期限。
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续订的处理如下:
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如果订单行标记为自动, 续订日期 根据 续订周期自动递增.然后将订单行保存回馆藏进行进一步处理(步骤4)。
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如果订单行标记为手动,显示在续订任务列表(见处理续订)且您需要手动更新续订日期和/或"订单行概要"选项卡中的其他续订部分的字段。然后选择保存继续续订处理(步骤4)。订单行将设置为定期续订。更新续订日期也会将订单行从续订任务列表中移除。
请注意,续订按钮没有任何影响,并且在新的订单行界面中已弃用。
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当订单行有资格续订时,如果po_line_send_notification_to_vendor_on_renew参数设置为 true,将向供应商发送续订通知(见配置其他设置)。