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    财会系统

    可译的
    要配置与财会系统(如ERP系统)的集成,您必须具有以下角色:
    • 通用系统管理员
    Alma采访包括从供应商处订购和接收材料,这涉及到由供应商处理订单和发票。 当这些交易在机构的财会系统中管理时,交易的信息必须从这些系统导入Alma,或者从Alma导出到这些系统。 这样,经费和订单的财会信息需要经常与这些系统同步。
    有关Alma与财会系统集成的细节(包括XSD和XML示例),见 https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance
    要配置导出和从财会系统导入,您可以为系统配置FTP连接,并为要执行的操作创建集成配置文件。 集成配置文件使您能够定义可以计划或手动运行的作业。
    如果作业已计划,将会显示在监控作业页面的已计划选项卡(见查看已计划作业)。 在作业运行时/后,还会显示监控作业页面的运行中/历史选项卡中。 作业有:
    • 导入付款确认 – ERP导入使用配置文件<集成配置文件>
      从EPR导入付款确认到Alma。 这使得Alma可以将已付款单册移动到工作流程的下一步。
    • 导出付款发票 – ERP导出使用配置文件<集成配置文件>
      从Alma导出发票到ERP。 作业导出每张发票到单独的文件。 发票所有者是文件中的一个字段。
    • 经费分配加载器 – 经费分配加载器(在已计划作业列表中称为更新经费事务作业
      从财会系统导入最新经费余额到Alma。 这改变了Alma的经费分配,使之与ERP系统相匹配。
    • 导出订单(PO) – 导出订单(PO)作业(不能被计划)
      从Alma导出提交的订单到财会系统。
    • 导出订单行(POL) – 导出订单行(POL)作业
      从Alma导出关闭或取消的订单行到财会系统。 该作业只能导出1000条采购订单行: 如果有超过1000个订单行被标记为导出,该作业输出1000个,作业报告页面包含一个警告,提示用户重新运行该作业以导出剩余的订单行。
    如果作业遇到连接问题(例如,远程系统无法到达或存在FTP错误),那么剩余的记录将在下一次成功运行时进行处理。
    要配置订单和发票的导出和导入:
    1. 配置Alma和财会系统使用的S/FTP连接,如配置S/FTP连接所述。 (如果您在沙盒环境或“上线”前生产环境中工作,确保配置的S/FTP连接定义为允许您的机构的S/FTP连接,如测试期间配置允许的S/FTP连接所述。)
    2. 在集成配置文件列表页面(配置菜单 > 通用 > 外部系统 > 集成配置文件),点击添加集成配置文件。 打开集成配置文件向导第一页。
    3. 在本页执行下列操作:
      1. 输入要定义的配置文件的代码和名称。
      2. 集成类型下拉列表,选择 财会
      3. S/FTP连接类型下拉列表,选择步骤1中定义的FTP连接名称。
      4. 指示要集成的财会系统类型(出于Ex Libris的信息目的)。 请注意,这是必需的。
        1. 如果从系统列表选择其他,显示有关系统进一步详情的系统描述字段。
      5. 选择性地输入正在配置的集成的描述。
      默认勾选框对于该集成类型无效。
      财会集成配置文件定义 – 第一页
    4. 选择下一步。 显示向导的第二页。
      财会集成配置文件定义 – 第二页
    5. 在该页面的导入付款确认导出付款发票经费分配加载器导出订单批准导出订单导出订单行部分执行以下操作。
      1. 选择有效无效。 选择 有效以启用导入/导出作业运行。 默认情况下,选择无效
      2. 输入文件路径/输出文件路径字段,在创建S/FTP连接时输入特定路径的子路径。 例如,如果您在S/FTP连接配置时在子目录字段指定Alma且在输出文件路径字段输入payments,发票导出至Alma/payments目录。 当操作为活动时,文件路径为强制。
        输入文件路径字段的值不能和其他输入文件路径输出文件路径的值完全相同。
      3. 配置以下作业特定字段:
        1. 对于经费分配加载器作业,在文件扩展名字段, 选择导入的经费分配文件的类型,.csvExcel(.xls)。
        2. 对于导出付款发票作业,点击拆分所有者将发票按不同的所有者(图书馆)拆分为单独的文件。 当按所有者拆分时,导出文件名为<LibraryName>_<OwnershipType>…xml此时图书馆的<OwnershipType>LBR或机构为INT。 例如:BC01_LBR
        3. 对于导出订单作业,如果订单在移至下一步处理之前需要ERP批准,选择按ERP编号集成。 选择时,如果订单没有ERP编号择导出至ERP。 之后订单会通过导入订单批准作业重新导入至Alma。 未选择时,订单在发送至ERP时同时直接发送至供应商。
      4. 计划下拉列表,选择预定义的计划选项。 如果选择未计划,发票导入/导出作业只在手动运行时运行(通过点击运行)。 有关详情,见 手动运行财会作业。 请注意,导出订单作业无法计划,会在订单准备发送给ERP/供应商时触发。
    6. 选择保存。 您配置的配置文件显示在集成配置文件列表。 如果计划了一个作业,它会显示在监控作业页面。
    要手动运行财会作业:
    要运行导出作业,您必须首先激活InvoicePaymentLetter信件,并带有传输SUBMISSION;见启用/禁用信件
    1. 在集成配置文件列表页面,找到配置文件并选择编辑。 显示通用信息选项卡。
    2. 点击操作 选项卡。显示定义的详情。
      集成配置文件操作选项卡页面
    3. 要运行导入、导出、经费分配或立即导出订单行作业,在相关部分点击运行。 作业运行且文件发送到配置的FTP位置或从配置的FTP位置获取文件。 如果在Alma中启用了电子邮件通知,您将通过电子邮件接收通知。
      导出付款发票中,不使用使用更新XSD格式字段,除非要求使用XSD版本1。 更多关于XSD版本的信息,见https://developers.exlibrisgroup.com...ations/finance
      要手动导出订单,在导出订单部分点击重新运行失败订单。 所有以前失败的订单都被发送至导出,且一条确认消息显示在页面顶部。
     
    要查看作业状态,处理的文件数等,见查看运行中的作业查看已完成作业
    财会作业的已成功完成状态并不代表发票成功的导入/导出。 确切地说,这意味着作业完成时没有错误。
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