Arbeitsablauf Einkauf
Arbeitsablauf Einkauf - Allgemeine Erklärung
Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (die Nummern entsprechen den Nummern in der Grafik):
- Ein Bestellposten gelangt üblicherweise folgendermaßen in Alma: automatisch durch einen Import integrierter Bestelldaten (EOD) oder eine Echtzeit-API durch einen Bibliothekservice-Anbieter (LSP), oder manuell als Ergebnis aus der Erstellung eines Bestellpostens (einschließlich aus Kaufbestellungen). Elektronische/physische/digitale Bestellarten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Erforderliche Schritte zum Erstellen einer Bestellung. Siehe auch Erstellen von Bestellposten.
- Alma normalisiert, validiert und bearbeitet den Bestellposten, um festzulegen, ob es Elemente gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, basierend auf den Prüfregeln, die durch einen Administrator voreingestellt wurden.
- Wenn es Datenschwierigkeiten gibt (darunter ungültige oder fehlende Informationen) oder Warnungen, die Aufmerksamkeit erfordern, sendet Alma den Bestellposten zur Prüfung. Beachten Sie, dass manuell erstellte Bestellposten den Überprüfungsprozess überspringen, wenn Sie auf Jetzt bestellen oder Speichern und fortfahren klicken, andernfalls bleiben sie Zur Prüfung (z. B. wenn Sie auf Speichern klicken).
Für weitere Informationen siehe Prüfen von Bestellposten und Konfiguration der Regeln zur Kaufprüfung . - The Bestellposten is packaged into a PO. Die Einkaufskonfiguration, die auf der Bestellpostenübersichtsseite konfiguriert wurde, (Siehe auch Manuelle Erstellung eines Bestellpostens), legt fest, ob die Zusammenfassung automatisch oder manuell erfolgt.
Falls während des Verpackungssprozesses (manuell oder automatisch), eines der Pflichtfelder (die in diesem Schritt erforderlich sind), unvollständig ist, wird die Bestellung zur Überprüfung geschickt. Für Informationen siehe Prüfen von Bestellungen. Nach der Prüfung der Bestellung und Eingabe der fehlenden Information, wird die Bestellung weitergegeben, wo sie genehmigt und an den Lieferanten gesendet wird.
- Automatisch (Automatic) – Bestellposten werden automatisch gemäß der Regeln in einer Bestellung verpackt (Siehe auch Bestellpostenzusammenfassung).
- Manuell (Manual) – Die Bestellposten werden manuell verpackt. Für Informationen siehe Bestellposten in eine Bestellung packen. Wenn die Person, die die manuelle Verpackung vornimmt, auf Paket auf der Seite Bestellung erstellen klickt, wird der Bestellposten in eine Bestellung verpackt.
- Die Bestellung wird an die Schritte Genehmigung und Versand im Arbeitsablauf weitergegeben. Die Einkaufskonfiguration (konfiguriert durch Ex Libris) bestimmt, ob die Genehmigung und der Versand automatisch oder manuell erfolgen.
Die Bestellung unterliegt einer Genehmigung, abhängig davon, ob die Bestellung manuell oder per EOD erstellt wurde und ob sie mit manuellem oder automatischem Packen konfiguriert wurde. Wenn der Benutzer allerdings für einen Bestellposten Jetzt bestellen wählt, wird die Bestellung automatisch genehmigt, ungeachtet der Einkaufskonfiguration.
- Automatisch (Automatic) – Die Bestellung wird automatisch genehmigt und an den Lieferanten gesendet.
- Manuell – Die Bestellung muss manuell genehmigt werden, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird. Für Informationen zu dieser Aktivität, siehe Genehmigen und Senden von Bestellungen. Wenn die Person, die die manuelle Genehmigung vornimmt, auf Genehmigen und Senden auf der Seite Bestellungen Genehmigen klickt, wird die genehmigte Bestellung an den Lieferanten gesendet.
- Der Bestellposten geht in den letzten Schritt des Arbeitsablaufs für den Kaufvorgang, wo er geprüft wird, um zu bestätigen, ob es sich um einen Bestellposten für elektronisches, physisches oder digitales Material handelt.
- Elektronisch (Electronic) – Der Bestellposten geht in den Aktivierungsschritt (siehe Aktivierung elektronischer Ressourcen und Aktivierungs-Aufgabenliste). Wenn er nicht voll in Rechnung gestellt ist, wird er als Warten auf Rechnung (Waiting for Invoice im Rechnungsstatus Feld auf der Bestellposten-Übersichtsseite markiert, und wartet auf Rechnungsstellung (siehe Rechnungslegung).
- Physisch (Physical) — Der Bestellposten geht an den Eingangsschritt, wo er gemäß seines Typs, wie in Material empfang beschrieben, behandelt wird. Nach-Eingangsbearbeitung kann auch durchgeführt werden, nachdem das Material erhalten wurde (siehe Nach-Eingangsbearbeitung). Wenn er nicht voll in Rechnung gestellt ist, wird er als Warten auf Rechnung (Waiting for Invoice) im Rechnungsstatus Feld auf der Bestellposten-Übersichtsseite markiert, und wartet auf Rechnungsstellung (siehe Rechnungslegung).
- Digital — Für den Bestellposten gibt es keinen Aktivierungs- oder Eingangsprozess (siehe die Punkte zu „Einmalig“ und „Laufend“ weiter unten). Wenn der Bestellposten Einmalig ist, wird er geschlossen. Wenn der Bestellposten Fortlaufend, nachdem er als empfangen/aktiviert wurde und eine digitale Repräsentation hinzugefügt wurde, wird er als Warten auf Verlängerung gekennzeichnet. Sie können den Bestellposten manuell auf Geschlossen setzen, wenn er vollständig bezahlt wurde und Sie das Abonnement beenden, selbst wenn Sie die letzte Ausgabe noch nicht erhalten haben.
Checkliste - Erforderliche Schritte zum Erstellen einer Bestellung
Es gibt drei Hauptmethoden zum Erstellen einer Bestellung:
- Manuell - Für Informationen zum Erstellen von Service-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand siehe Erstellen von Service-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand.
- EOD-Bearbeitung
- Echtzeit-Erwerbungen via API (über den Serviceanbieter der Bibliothek)
Mit den oben beschriebenen drei Methoden können Bestellungen für die Materialarten physische und elektronische Ressourcen erstellt werden. Für digitale Ressourcen-Materialarten werden die manuellen und API-Methoden unterstützt. Unten finden Sie die Checkliste der Schritte, die zum Erstellen eines Auftrags für jeden Materialtyp erforderlich sind:
Für elektronische Bestellungen, die von OASIS stammen, wird empfohlen, den API-Ansatz zum Ausfüllen beschreibender Informationen und Zugangsinformationen zu nutzen
Bestellmethoden für physische Ressourcen
Physisch – Manuelle Bestellung
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Für manuelle Bestellungen ist keine spezielle Konfiguration erforderlich |
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Physisch – EOD (integrierte Bestelldaten)
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage |
Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Öffnen Sie Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die Sie als Standard definieren möchten. Wählen Sie Eigenschaften. Als Standard wählen. |
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Lieferanteneinstellungen |
Stellen Sie sicher, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Mehr über Lieferanten-EDI erfahren |
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Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten |
Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann: Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein. Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer Bibliothek zu ermitteln. Standortcode(s) - Der Standort, an dem das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird (werden). Nur für physische Materialien relevant. Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten. Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird. Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.
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Erstellen eines Importprofils Neue Bestellung oder Kopieren eines bestehenden Profils |
Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten. Stellen Sie sicher, dass die Information zur Referenznummer des Lieferanten, die Sie aus der EDI-Rechnung erhalten haben, in Alma zugeordnet ist. Siehe Managing Importprofile. |
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Sicherstellen, dass die korrekte Einreichungsformat-Option ausgewählt ist |
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Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern |
Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten.
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Physisch – API
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage |
Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“. |
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Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden. Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten. Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte. Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.
Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.
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Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten |
Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann: Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein. Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln. Standortcode(s) – Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wurde. Nur für physische Materialien relevant. Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten. Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird. Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen. Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen. |
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Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung |
Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden. |
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Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern |
Siehe Überlagern eines Kurztitels. |
Bestellmethoden für elektronische Ressourcen
Elektronisch – Manuelle Bestellung
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Für manuelle Bestellungen ist keine spezielle Konfiguration erforderlich |
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Elektronisch –EOD (integrierte Bestelldaten)
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage |
Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die Sie als Standard definieren möchten. Wählen Sie Eigenschaften. Als Standard wählen. |
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Lieferanteneinstellungen |
Überprüfen Sie, ob der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Mehr über Lieferanten-EDI erfahren |
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Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten |
Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann: Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein. Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln. Standortcode(s) - Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird. Nur für physische Materialien relevant. Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten. Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird. Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen. Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen. |
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Erstellen eines Importprofils Neue Bestellung oder Kopieren eines bestehenden Profils |
Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten. Stellen Sie sicher, dass die Information zur Referenznummer des Lieferanten, die Sie aus der EDI-Rechnung erhalten haben, in Alma zugeordnet ist. Siehe Managing Importprofile. |
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Sicherstellen, dass die korrekte Einreichungsformat-Option ausgewählt ist |
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Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern |
Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten.
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Elektronisch – API
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage |
Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“. |
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Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden. Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten. Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte. Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.
Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.
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Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten |
Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann: Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein. Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln. Standortcode(s) - Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird. Nur für physische Materialien relevant. Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten. Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird. Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen. Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen. |
|
Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung |
Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden. |
|
Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern |
Siehe Überlagern eines Kurztitels. |
Bestellmethoden für elektronische Ressourcen durch Bestellungen, die von OASIS/GOBI stammen
Eine vollständige Liste der Anbieter finden Sie unter Echtzeit-Erwerbungen.
Elektronisch – API
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage |
Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“. |
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Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden. Kontaktieren Sie OASIS über OASIS-Onboarding@proquest.com Für GOBI kontaktieren Sie bitte Ihren GOBI-Vertreter. Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten. Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte. Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.
Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.
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Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten |
Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann: Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein. Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln. Standortcode(s) – Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wurde. Nur für physische Materialien relevant. Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten. Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird. Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen. Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen. |
|
Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung |
Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden. Da dieser Workflow Gemeinschaftszonen-Datensätze aktiviert, werden die Abschnitte Überprüfung und Übereinstimmung des Integrationsprofils nicht berücksichtigt. |
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Aktivierung der entsprechenden Sammlung aus der Gemeinschaftszone |
Um erfolgreich eine elektronische Ressource (Portfolio) innerhalb einer Sammlung in Alma zu erstellen, muss die Institution die entsprechende Sammlung aus der Gemeinschaftszone in ihrer Institutionszone aktiviert haben. Derzeit ist die Funktion zur Erstellung der Ressource innerhalb einer Sammlung während des Bestellprozesses nur für Bestellungen möglich, die über die unterstützten E-Book-Plattformen von OASIS und GOBI erfolgen. |
Bestellmethoden für digitale Ressourcen
Digital – Manuelle Bestellung
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Konfigurationsaktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Aktivieren Sie den entsprechenden digitalen Bestellpostentyp. |
Gehen Sie zu Konfiguration > Erwerbungen > Bestellposten-Typen und wählen Sie im Menü „Zeilenaktionen“ die Option „Anpassen“ für eine oder beide der folgenden Optionen:
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. |
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Suchen Sie den entsprechenden digitalen Titel und bestellen Sie ihn. |
Um einen digitalen Bestellposten zu erstellen, müssen die Bestellpostentypen wie oben beschrieben aktiviert werden. Das Erstellen eines digitalen Bestellpostens ist dem Erstellen einer physischen oder elektronischen Bestellung sehr ähnlich (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens). Ein Hauptunterschied besteht darin, dass digitale Bestellpostentypen ohne Inventar erstellt werden (sowohl einmalig als auch laufend) und Sie dem Bestellposten eine Repräsentation zuordnen müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Repräsentation einem Bestellposten zuzuordnen, wie unten beschrieben:
Nachdem ein digitaler Bestellposten erstellt wurde, unterscheiden die Arbeitsabläufe zwischen Einmalig und Laufend:
Die Berechtigung UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ bietet Einkaufsrollen die Möglichkeit, Repräsentationen über den Bestellposten zu bearbeiten. Ohne Repräsentation kann ein Bestellposten nicht „gespeichert und fortgeführt“ werden. Wenn der Benutzer versucht, „zu speichern und fortzufahren“, weist der Bestellposten den Benutzer mit einer Warnmeldung darauf hin, dass die Informationen fehlen. Sehen Sie sich das Video Zwei neue Bestellpostentypen für digitalen Bestand an (2:50 Minuten). |
Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen
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Einmalig - Einmalige oder nicht häufige Bestellungen, wie ein gedrucktes Buch, ein E-Book oder eine Partitur, die nicht wiederholt gepublisht wird. Physisches Material wird über die Registerkarte Einmalig auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestand und Exemplare werden automatisch erstellt, dabei wird pro einzigartigem Standort ein Bestand erstellt und für jede Kopie ein Exemplar. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und bleibt unbeschränkt aktiviert. Sobald der Bestellposten in Rechnung gestellt wurde und empfangen/aktiviert wurde, wird er geschlossen.
Digitale Repräsentationen werden betrachtet, als ob das „Exemplar“ eingegangen wäre, schieben den Bestellposten im Arbeitsablauf nach vorne und der Status ändert sich in Geschlossen. Digitale Bestellposten werden ohne Bestand erstellt. -
Laufende - Bestellungen, die auf regulärer Basis wiederholt werden, zum Beispiel monatliche Abonnements für physisches oder elektronisches Material wie Zeitschriften. Physisches Material wird über die Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestände werden bei Erstellung des physischen Bestellpostens erstellt (für jede Ausführung der Serie an einem Standort) und Exemplare werden erstellt: Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).
Digitale Repräsentationen (digitales Abonnement) werden betrachtet, ob das „Exemplar“ eingegangen wäre, und schieben den Bestellposten im Arbeitsablauf Verlängerung nach vorne, und der Status lautet Wiederkehrende Verlängerung oder Manuelle Verlängerung. Digitale Bestellposten werden ohne Bestand erstellt.
Zusätzliche Beispiele und Arbeitsablauf-Informationen:- Wenn ein Vorhersagemuster verwendet wird: Nachdem Sie im MD-Editor Vorhergesagtes Exemplar öffnen ausgewählt haben. Siehe Vorhersagemuster.
- Andernfalls: Nach Erhalt der Ausgabe oder des gebundenen Bandes.
- Eine Zeitschrift, für die Sie vierteljährlich Exemplar erhalten - Die Hefte werden vom Titelsatz der Zeitschrift beschrieben, die der Bestellung beigefügt sind. Sie müssen ein Exemplar für jedes Heft erstellen; es sind unabhängige Exemplare, bis sie gebunden werden. Hefte können ausgeliehen werden oder nicht, aber Sie werden Informationen über jedes Heft aufzeichnen wollen, wie etwa, ob es verloren ist, oder bestimmte hausinterne Regeln für bestimmte Hefte. Sie sollten entweder ein Vorhersagemuster für die Lieferung der Ausgaben erstellen, oder neue Ausgaben in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.
- Eine Monografie aus mehreren Bänden, für die Sie Bände in unvorhersehbaren Intervallen erhalten, wie etwa Lexika-Bände - Die Bände werden vom Titelsatz des der Bestellung beigefügten Lexikons beschrieben. Sie müssen Exemplare für jeden Band erstellen, da die Bände unabhängig voneinander ausgeliehen werden können. Sie sollten neue Bände in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.
Dauerauftrag – Bestellungen, die nicht auf häufiger oder regulärerer Basis wiederholt werden. Wird beispielsweise für den Ankauf aller gedruckter Bücher eines bestimmten Autors verwendet, sobald sie veröffentlicht werden, oder wenn eine Serie von Büchern veröffentlicht wird, allerdings nicht auf regulärer Basis. Physisches Monografiematerial wird nicht über die Seite Empfang neuen Materials empfangen. Stattdessen wird es manuell erstellt, indem Sie einen Titelsatz erstellen oder auswählen, einen Lokalsatz und danach einen Exemplar-Datensatz erstellen, den Sie mit dem Bestellposten des Dauerauftrages verbinden. Sie legen ein Empfangsdatum für das Exemplar im Editor für physische Exemplare fest.
- Sie können Käufe aufzeichnen, die das Kaufmodell für Lizenz-Upgrades widerspiegeln. Darüber hinaus kann ein Bestellposten ohne Etat und Preis für das Szenario erstellt werden, in dem ein Lizenz-Upgrade kostenlos ist und im System aufgezeichnet werden muss. Die Option, einen Bestellposten als gebührenfrei festzulegen, ist mit den folgenden Erwerbungsarten kompatibel: Kauf, Genehmigungsplan und Kauf im Lieferantensystem Wenn Sie einen dieser Werte in der Erwerbungsart des Bestellpostens auswählen, wird das Kontrollkästchen Keine Gebühr angezeigt. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Abschnitte Finanzierung und Preise ausgeblendet.
-
Nicht-monografisches Material wird in der gleichen Weise bearbeitet wie physisches laufendes Material, allerdings ohne festgelegte Sequenz oder Häufigkeit. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).Zusätzliche Beispiele und Informationen:
- Eine monografische Serie, für die Sie in unerwarteten Intervallen Titel erhalten - Die Titel können von unterschiedlichen Verfassern veröffentlicht werden, aber sie erscheinen unter derselben Serie und Sie abonnieren die Serie. Die Bestellung ist mit einem unterdrückten Titelsatz für die Serie verknüpft; Exemplare werden nicht von diesem Titelsatz beschrieben. Jedes Exemplar wird unter einem unterschiedlichen Titel herausgegeben und sollte separat mit einem eigenen Titelsatz katalogisiert werden, der mit der Bestellung der Serie verknüpft ist. Jedes Exemplar wird unabhängig voneinander ausgeliehen.
- Ein Abonnement einer ergänzenden Ressource, wie etwa Loseblatt-Materialien, die geliefert und dann einem bestehenden physischen Exemplar hinzugefügt werden - Die Materialien werden vom Titelsatz des physischen Exemplars beschrieben, das der Bestellung beigefügt ist; jedes stellt eine Änderung dieses Exemplars dar. Sie müssen keine neuen Exemplare für jedes Material erstellen, das geliefert wird, da sie nicht unabhängig voneinander ausgeliehen werden. Wenn die Materialien in einem vorhersehbaren Intervall erhalten werden, ändern Sie das voraussichtliche Eingangsdatum der Bestellung bei jedem Materialeingang.
| Suchen | Typ auswählen | Empfohlener Kauftyp | Bestelldauerhaftigkeit | Bestellposten-Arbeitsablauf ändern | erstellter Bestand |
|---|---|---|---|---|---|
| Alle Titel | Zeitschrift (ISSN) | elektronische Zeitschrift | Einmalig | Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. | Selbständiges Portfolio |
| Laufend | Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. | Selbständiges Portfolio | |||
| gedruckte Zeitschrift | Einmalig | Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite | Exemplar-Typ - Zeitschrift | ||
| Laufend | Empfangen in der Registerkarte Laufend auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar wurde nach Empfang erstellt. | Bestand | |||
| Buch (ISBN) | Elektronisches Buch (Titel) | Einmalig | Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. | Selbständiges Portfolio (E-Book) | |
| Laufend | Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. | Selbständiges Portfolio (E-Book) | |||
| Lizenz-Upgrade | Einmalig | Keine | Keine | ||
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Gedrucktes Buch
Wenn die einzigen von Ihnen bestellten Exemplare Bücher sind, ist jeder "Gedrucktes Buch"-Bestelltyp (wie zum Beispiel Gedrucktes Buch - einmalig) im Wesentlichen das gleiche wie sein physischer Typ (wie zum Beispiel Physisch - einmalig).
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Einmalig | Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite | Exemplar-Typ - Buch | ||
| Zur Fortsetzung
(Monografie; Nicht-Monografie verhält sich wie Laufend)
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Material wird nicht auf der Seite Materialeingang erhalten, sondern durch einen einzigartigen Arbeitsablauf. Für Details siehe Empfang von monografischem Dauerauftragsmaterial. | Bestand | |||
| Elektronische Sammlung | Zeitschriften Paket | Elektronische Sammlung | Einmalig, Laufend | Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. | Elektronische Sammlung (Central Knowledge Base-basierend) |
| Buchpaket | Elektronische Sammlung | Einmalig, Laufend | |||
| Gemischt | Elektronische Sammlung | Einmalig, Laufend | |||
| Lizenz-Upgrade - nur als „Zusätzliche Bestellung“ verfügbar | Einmalig | Keine | Keine | ||
| Reihenfolge der Services (ohne Bestand) | Zugriffsdienst | Es wurde kein Bestand erstellt. Der Bestellpostenarbeitsablauf hängt von der Beständigkeit ab (eine Verlängerung ist für Abonnementbestelltypen erforderlich).
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|||
| Datenbankdienst | |||||
| Anderer Service | |||||