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    Manuelles Erstellen eines Bestellpostens

    Übersetzt als

    Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie Bestellposten manuell erstellen, einschließlich der Arbeit mit Vorlagen und der Kommunikation mit Lieferanten.  Den gesamten Arbeitsablauf Einkauf , einschließlich der zum Erstellen von Bestellungen erforderlichen Schritte, finden Sie unter Arbeitsablauf Einkauf .

    Um Bestellposten manuell erstellen zu können, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager

    Um einen Bestellposten manuell zu erstellen (der erste Schritt im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs), für sowohl physische als auch elektronische Ressourcen, suchen Sie die Ressource im Titelsatz (siehe Suchen in Alma) und erstellen dann den Bestellposten. Für eine Erklärung der physischen und elektronischen Kauftypen, die aus Ihren Suchergebnissen erstellt werden können, siehe Erklärung des Arbeitsablaufes Kauftypen und Bestand .

    Üblicherweise erstellt Alma automatisch einen neuen Bestand für die erworbenen Ressourcen, wenn Sie einen Bestellposten für eine physische oder elektronische Ressource erstellen. Alternativ können Sie auswählen, keinen neuen Bestand für den manuell erstellten Bestellposten zu erstellen, wenn Sie zum Beispiel vorher einen Bestand manuell erstellt haben (siehe Bestand manuell zuordnen). Sie können ebenso einen Bestellposten für einen Service manuell erstellen (wie etwa den Zugang zu einer Website oder das Abonnement eines Computerprogramms), sowohl mit als auch ohne Hinzufügen von Bestand. Ein Kauf kann für eine Kopie eines Exemplars, für ein Portfolio oder für ein Exemplar ohne Bestand erfolgen, das in der Institution, Gemeinschaft oder Netzwerkzone indexiert ist.
    Bestellposten können auch in großen Mengen geändert werden. Sie die Zeile Bestellposten-Informationen ändern in der Liste Manuelle Prozesse und deren Parameter.
    Für weitere Informationen sehen Sie sich Bestellposten erstellen an. (3:56 Min.)
    Für elektronische Ressourcen kann eine neue Bestellung entweder ein Haupt-Bestellposten (der erste mit dem Bestand verknüpfte Bestellposten) oder ein zusätzlicher Bestellposten sein, um die Anzahl der gleichzeitigen Benutzer, die Zugriff auf die Ressource haben, oder für neue Titel in einer Sammlung zu aktualisieren. Ein Hauptbestellposten erstellt Bestand für die Ressource. Wenn Sie versuchen, einen Hauptbestellposten zu löschen, versucht Alma, den Bestand zu löschen. Das Löschen eines zusätzlichen Bestellpostens hat keine Auswirkungen auf den Bestand.
    Ein einzelner Bestellposten kann der Hauptbestellposten für eine elektronische Ressource und der zusätzliche Bestellposten für eine oder mehrere andere elektronische Ressourcen sein.

    Einen Bestellposten erstellen

    Der Prozess des Erstellens eines Bestellpostens für physische und elektronische Materialien ist der gleiche, ausgenommen der spezifischen Bestellposteninformation, die für jeden Materialtyp einzigartig ist (wie unten beschrieben).

    Wenn ein Bestellposten (ein Hauptbestellposten für elektronische Ressourcen) erstellt wird, erstellt Alma standardmäßig automatisch ein neues Bestandsexemplar und ordnet es dem Bestellposten zu. Sie können verhindern, dass Alma einen neuen Bestand erstellt, wenn mehrere Arten von Bestellposten erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Bestand später hinzufügen wollen oder bestehenden Bestand mit dem Bestellposten verbinden wollen. Beispiel:
    • Sie haben mehrere Bestandsdatensätze emigriert und wollen Bestellposten für diese erstellen.
    • Sie wollen die Lieferanten für einen Dauerauftrag ändern.
    Für weitere Informationen darüber, wie man verhindert, dass Alma automatisch ein Bestandsexemplar beim Erstellen eines Bestellpostens erstellt, siehe das Video Erweiterte Mitarbeiterkontrolle zur Bestellposten-Bestandserstellung (2:11 Min.).
    Um Zugriffsservice-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand hinzuzufügen, siehe Erstellen von Zugriffsservice-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand.
    Zum Erstellen eines Bestellpostens:
    • Sie erstellen Bestellposten für Titelsätze: etwas im Bestand (ein Titel, ein Exemplar, ein Portfolio usw.) Wenn sich die Einheit noch nicht im Bestand befindet, müssen Sie zuerst einen Titelsatz für sie erstellen und diesen zum Bestand hinzufügen; sieheArbeiten mit Titelsätzen.
    • Sie müssen dem Bestellposten ein Bestandsexemplar hinzufügen, bevor der Bestellposten zum Packen gesendet werden kann.
    • Der Bestellposten-Eigentümer bezieht sich auf die Bibliothek, die den Bestellposten erstellt, während die vorgesehenen Standorte/Zugriffe sich auf die Bibliothek beziehen, für welche die Bestellung getätigt wird.
    • Sobald ein Bestellposten mit einem bestimmten Kauftyp erstellt ist, sind die Implikationen für den Arbeitsablauf und die Daten festgelegt und können nicht geändert werden. Dies ist daher ein besonders wichtiger Schritt im Erstellungsprozess des Bestellpostens.
    • Siehe auch: Wie man eine Bestellung an einen Lieferanten für physische und elektronische Materialien handhabt und miteinander verknüpft.docx
    1. Suchen Sie nach dem Titel, für den Sie einen Bestellposten erstellen möchten; siehe Suchen in Alma.

      Beachten Sie, dass Sie auch Externe Ressourcen durchsuchen (Ressourcen > Katalogisierung > Externe Ressourcen durchsuchen) verwenden können, um einen Titel beispielsweise von OCLC oder der Library of Congress zu lokalisieren (siehe Externe Ressourcen durchsuchen). Wählen Sie in der Ergebnisliste von Externe Ressourcen durchsuchen Import, um den Datensatz im MD-Editor zu öffnen. Wählen Sie im MD-Editor Bestellposten erstellen und beenden (Ctrl+Alt+O). Die Seite Bestellposten-Inhaber und Typ wird geöffnet.
       
    2. Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Bestellung, um einen Hauptbestellposten zu erstellen. Wenn das Exemplar eine elektronische Ressource ist und bereits mit einem Hauptbestellposten verbunden ist, klicken Sie auf Zusätzliche Bestellung, um stattdessen einen zusätzlichen Bestellposten zu erstellen. Die Seite Bestellposten-Inhaber- und Typ öffnet sich.
      Bestellposten-Inhaber- und Typen-Seite
      Dies ist auch die Seite, die sich öffnet, wenn Sie auf das Symbol Bestellposten erstellen & Beenden im MD-Editor klicken.
    3. Füllen Sie die Felder auf der Seite Bestellposten-Inhaber und -Typ mithilfe der Erklärung der Optionen in der nachfolgenden Tabelle aus.
      Feld Beschreibung
      Bestellposten-Typ
      Wählen Sie den Bestellposten-Typ für den Bestellposten aus. Die Optionen oben in der Liste sind empfohlene Typen, die vom Exemplar abhängig sind, auf das Sie geklickt haben, um zu dieser Seite zu gelangen.
      Mit Ausnahme elektronischer Sammlungen und Portfolios sind alle aktivierten Bestellpostentypen verfügbar, unabhängig davon, welches Exemplar Sie ausgewählt haben, um auf diese Seite zu gelangen. Beachten Sie jedoch, dass die Bestellung eines Exemplars in einem bestimmten Format nicht unbedingt bedeutet, dass jeder Lieferant das Exemplar auch tatsächlich in diesem Format verfügbar hat (in diesem Fall kann der Lieferant Ihre Bestellung ablehnen).
      Für eine Erklärung zu jedem Typ und dazu, wie ein Administrator diese Typen aktivieren/deaktivieren kann, siehe Aktivieren/Deaktivieren von Bestellposten-Typen. Siehe auch Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen
      Digitale Typen sind standardmäßig nicht aktiviert. Um sie zu aktivieren, beachten Sie die Zeile zur Aktivierung digitaler manueller Bestellungen in der Tabelle Digitale manuelle Bestellung. Digitale Bestellpostentypen werden ohne Inventar erstellt (sowohl einmalig als auch laufend), und Sie müssen dem Bestellposten eine Repräsentation zuordnen. Für weitere Informationen siehe Digitale manuelle Bestellungen.
      Bestellposten-Inhaber
      Unter Bestellposten-Inhaber wählen Sie die Bibliothek, die Inhaber des Bestellpostens sein soll. Diese kann sich von der Bibliothek/dem Standort unterscheiden, von der/dem Sie die Ressource bestellen (siehe Schritt 5).
      Diese Liste ist vom Systemadministrator definiert, siehe Institutions-Bibliotheken hinzufügen/bearbeiten. Nur Optionen , die zu Ihrem Umfang als Einkaufs-Mitarbeiter/ Einkaufs-Manager relevant sind, erscheinen in der Liste.
      Mehrere Portfolios erstellen
      Diese Option erscheint, wenn der Titel, den Sie zur Bestellung ausgewählt haben, mehrere 856 $u Einträge (URLs) im Titelsatz hat und Sie die Option eines elektronischen Kauftyps ausgewählt haben.
      Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, erschient eine Portfolio-Liste, aus der Sie spezifisch auswählen können, welche Portfolios bestellt werden sollen (aus den URLs, die im Abschnitt Portfolio-Liste angezeigt werden). Sie können beliebig viele oder alle Portfolios im Abschnitt Portfolio-Liste auswählen. Die Portfolios, die Sie auswählen, werden mit demselben Bestellposten verknüpft. In den Abbildungen unten sehen Sie ein Beispiel für einen Titelsatz mit mehreren 856 $u Einträgen und der Bestellung mehrerer Portfolios durch die Auswahl dieser Option.
      Elektronische Ressource (Titel/Bibliografischer Datensatz) mit mehreren 856 $u
      Ausgewählte Option Mehrere Portfolios erstellen und der Abschnitt Portfolio-Liste
      Mehrere Portfolios (mit einem Bestellposten verknüpft), erstellt für Bestellposten
      Für weitere Informationen zum Erstellen mehrfacher Portfolios, siehe Manuelle Bestellungen: Mehrfache Portfolios erstellenVideo (5:44 min).
      Wenn Sie Mehrere Portfolios erstellen nicht auswählen und es in dem Titelsatz, aus dem Sie bestellen, mehrere $u Einträge gibt, wählt Alma zufällig einen der 856 $u Einträge aus, für den ein Bestellposten erstellt wird.
      Von der Vorlage laden
      Optional können Sie eine Vorlage auswählen, von welcher der Bestellposten geladen werden soll.
      Vorlagen werden erstellt, wenn Sie beim Erstellen eines Bestellposten Als Vorlage speichern auswählen (siehe den letzten Schritt in diesem Vorgang). Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen.
      Wenn Sie eine Vorlage laden, die mit nicht aktiviertem Feld Nettopreis entsprechend der Exemplarmenge aktualisieren gespeichert wurde, wird dieses Feld im erstellten Bestellposten deaktiviert, selbst wenn der Kundenparameter po_line_quantity_updated_with_items_number Richtig ist.
      Strichcode-Erzeugung anhand einer Sequenz
      Wenn Alma für das automatische Erzeugen von Strichcodes konfiguriert ist (siehe Konfiguration der Strichcode-Erzeugung) und Sie einen einmaligen Ausdruck als Bestellpostentyp und eine Bibliothek als Bestellposten-Inhaber auswählen, erscheint das Feld Strichcode-Erzeugung anhand einer Sequenz.
      Dieses Feld erscheint für jeden physischen Bestellposten, der Exemplar-Bestand erstellt. Dies sind die in der Zuordnungstabelle Bestellposten-Typ aktivierten Typen (siehe Aktivieren/Deaktivieren von Bestellposten-Typen) mit Laufend = Einmalig und Bestandsformat = Physisch.
      Wählen Sie eines der folgenden für dieses Feld:
      • Ein Strichcode-Sequenzprofil auf Bibliotheksebene, das als Bestellposten-Inhaber ausgewählt wurde (siehe Konfiguration der Strichcode-Erzeugung). Der Institutionsstandard wird verwendet, wenn keine Sequenz auf Bibliotheksebene vorhanden ist.
      • Das Standard-Strichcode-Sequenzprofil auf Institutionsebene.
      • Auswahl
      Wenn Sie eine Sequenz ausgewählt haben, erstellt Alma nach dem Erstellen des Bestellpostens ein Exemplar mit automatisch erzeugtem Strichcode. 
      Automatisch erzeugter Strichcode für das Exemplar
      Für Bestellungen, die mit einer der folgenden Methoden erstellt wurden, verwendet Alma abhängig von der in der Bestellung festgelegten Bibliotheksinformationen standardmäßig die Institutions- oder die Bibliotheksebene, die für automatische Strichcode-Erzeugung konfiguriert wurde:
      • EOD
      • Aus einem API (Echtzeit-Bestellung)
      • Eine Kaufbestellung genehmigen
      • Neue Exemplare erhalten aus der Eingangsbearbeitung laufender Bestellungen
      Bestand manuell zuordnen
      Wählen Sie dieses Feld aus, um zu verhindern, dass Alma automatisch ein Bestandsexemplar für den neuen Bestellposten erstellt.
      Dieses Kontrollkästchen erscheint nicht, wenn Sie einen Bestellposten für einen Dauerauftrag (ausgenommen Physisch - zur Fortsetzung, keine Monografie), einen Service oder die Optionen Digital - Keine Archivierung oder Physisch - Archivierung (beide enthalten bereits eine Bestellung ohne Bestand) erstellen.
      Wenn Sie Alma daran hindern, ein Bestandsexemplar für den Bestellposten zu erstellen, wird der Bestellposten, aber kein neuer Bestand erstellt. Um einen Bestand an den Bestellposten anzuhängen (nach Schritt 7), wählen im letzten Schritt Sie nicht Speichern und fortfahren. Wählen Sie stattdessen Speichern und hängen Sie den Bestand folgendermaßen an:
      Nachdem der Bestand angehängt ist, bearbeiten Sie den Bestellposten und fahren mit dem Arbeitsablauf Bestellung fort. Für physischen Bestand müssen Sie den Bestand den Bestellposten manuell hinzufügen bevor der Bestellposten zum Verpacken gehen kann.
       
    4. Klicken Sie auf Erstellen von Bestellposten. Wenn Sie Exemplar manuell zuweisen ausgewählt haben, erscheint ein Dialogfeld Bestätigung, in dem Sie gebeten werden, zu bestätigen, dass der Bestellposten, aber kein Bestand erstellt wird. Klicken Sie auf Bestätigen, um fortzufahren. Die Registerkarte Bestellposten-Übersicht erscheint. Die Seite unterscheidet sich für elektronische Bestellungen leicht, vor allem hinsichtlich der Felder in den Abschnitten Bestellte Exemplare und Lieferanteninformation. Beachten Sie, dass digitale Bestellpostentypen ohne Inventar erstellt werden (sowohl einmalig als auch laufend) und Sie dem Bestellposten eine Repräsentation zuordnen müssen.

    1. Die Überschrift der Seite Bestellposten-Übersicht zeigt grundlegende Details über den Bestellposten an, unter anderem Status, Typ und Nummer. Wenn es Warnungen für die Bestellposten gibt, erscheinen sie oben auf der Seite angezeigt. Wenn der Status In Bewertung oder In Bewertung (Verlängerung) ist, können Sie den Status anklicken. Wenn Sie ihn anklicken, erscheint die verknüpfte Probenutzung. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration der Regeln zur Kaufprüfung ansehen. Die erstellten und aktualisierten Benutzer und Daten werden beim Auswählen des Informationssymbols oben rechts in der Übersichtsbox angezeigt
    2. Geben Sie in der Registerkarte Übersicht je nach Bedarf die Bestellposten-Informationen an. Die Tabelle enthält die Felder für physische und elektronische Exemplare.
      Ein Bestellposten kann entweder mit einem Exemplar oder einem Bestandsdatensatz verbunden sein. Für Details zum Verbinden eines Bestellpostens mit einem Lokalsatz siehe Arbeiten mit der Bestandsliste .
      Felder der Registerkarte Übersicht
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Bestellte Exemplare (für physische Exemplare) Anzahl zu erstellender Exemplare (erforderlich für) Nicht-Daueraufträge) Die Anzahl zu erstellender Bestandsexemplare. Diese Exemplare werden der Bestandsliste im Abschnitt Bestellte Exemplare hinzugefügt. Wählen Sie in der Zeilen-Aktionsliste Bearbeiten oder Löschen, um ein Exemplar zu bearbeiten oder zu löschen.
      Wenn Sie Bestellposten ohne Bestand migrieren, verwenden Sie diesen Abschnitt, um neuen Bestand zu erstellen. Um bestehenden Bestand anzuhängen, siehe Schritt 6 oben.
      Bibliothek/Standort Wählen Sie den Bibliotheksstandort (aus einer Liste, die durch einen Administrator vordefiniert wurde), für den Sie die bestimmte Anzahl der Exemplare bestellen möchten. Dieser kann sich vom Bestellposten-Inhaber unterscheiden (siehe Schritt 3).
      Um das Exemplar für einen zusätzlichen Bibliotheksstandort zu bestellen, klicken Sie auf Hinzufügen (Add) oder drücken Sie Eingabe. Wählen Sie den zusätzlichen Standort, für den Sie das Exemplar bestellen möchten und definieren Sie die Menge, die Sie für den Standort bestellen möchten im Feld Anzahl zu erstellender Exemplare (Number of items to create). Wiederholen Sie diesen Prozess für jeden Bibliotheksstandort, für den Sie das Exemplar bestellen möchten.
      Wenn Sie einen neuen Standort auswählen, müssen Sie zunächst die Bibliothek auswählen, in der sich der Standort befindet.
      Sie können Beziehungen zwischen Bibliotheken erstellen, um den Bibliotheken zu ermöglichen, füreinander Exemplare zu erwerben (siehe Konfiguration von Benutzungsbeziehungen).
      Exemplar-Richtlinie Definiert die Bedingungen, unter denen eine Anfrage für dieses Exemplar erfüllt werden kann. Für weitere Informationen siehe Aktualisierung der Exemplar-Ebenen-Informationen.
      Eingangs-Notiz

      Fügen Sie alle Informationen hinzu, die die Person, die das Exemplar erhält, kennen sollte. Geben Sie beispielsweise den beabsichtigten Standort von Serien- oder Dauerauftragsexemplaren an, an denen keine Bestandsexemplare erstellt werden.

      Der Inhalt der Eingangs-Notiz wird sowohl im Bestellposten als auch auf der Seite Eingang neuen Materials angezeigt (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Eingang; siehe Eingang physischen Materials).

      Wenn Bestellposten ohne Bestand migriert werden, enthält dieses Feld die Bibliotheks-/Standortinformation für den permanenten Standort des Exemplars.
      In diesem Feld können Sie mehrere Zeilen an Text eingeben, allerdings werden diese Zeilen ohne Zeilenumbruch als Textblock angezeigt.

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).

      Routing während des Eingangs Wenn dies ausgewählt ist und beim Erhalt des Bestellpostens erscheint eine Bestätigungsmeldung, die den Bibliothekar darüber informiert, dass die Bestellung zum Routing markiert ist und dass der Bibliothekar die Liste der interessierten Benutzer ausdrucken muss. Für Details zum Empfang von physischem Material, siehe auch Empfang physischen Materials.
      Binding während des Eingangs Nach der Auswahl und danach beim Erhalt des Bestellpostens erscheint eine Bestätigungsmeldung, die den Bibliothekar darüber informiert, dass die Bestellung zum Binding markiert ist und zum Binding gesendet werden muss. Für Details zum Empfang von physischem Material siehe Physisches Material empfangen. Siehe auch Binding (Zusammenführen) von Exemplaren.
      Bestellte Portfolios (für elektronische Exemplare) Zugriffsmodell Das Zugriffsmodell definiert, wie viele Endbenutzer gleichzeitig auf die elektronischen Ressourcen zugreifen können. Das Zugriffsmodell wird auch im Portfolio angezeigt. Wenn das Zugriffsmodell im Bestellposten anders geändert wird als das Zugriffsmodell im Portfolio, wird das Portfolio aktualisiert. Das Zugriffsmodell kann auch im Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert werden.

      Es besteht die Möglichkeit, über das Zugriffsmodell nach Bestellposten zu suchen. Bei der einfachen Suche geht es nach dem Code. In der erweiterten Suche gibt es eine Nur DropdownBeschreibung. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsmodelle verwalten.

      Das Feld Zugriffsmodell wird für die folgenden Bestellposten angezeigt:

      • Elektronisches Buch – Einmalig
      • Elektronisches Buch – Laufend
      • Elektronische Zeitschrift – Einmalig
      • Elektronische Zeitschrift – Abonnement
      • Elektronischer Titel – Abonnement
      • Elektronischer Titel – Einmalig
      • Lizenz-Upgrade

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern). 

      Das Feld „Zugriffsmodell“ erscheint auch für digitale Bestellungen.

      E-Ressource Die elektronische Ressource, mit der der Bestellposten als Hauptbestellposten verknüpft ist.
      Wenn Sie Bestellposten ohne Bestand migrieren, verwenden Sie diesen Abschnitt, um neuen Bestand zu erstellen.
      Um bestehenden Bestand anzuhängen, siehe Schritt 6 oben.
      Lizenz Wählen Sie eine Lizenz aus der Schnell-Auswahlliste, die mit der Ressource verbunden werden soll und die in der Bestandsliste angezeigt wird. Für weitere Informationen zu Lizenzen, siehe Lizenzen und Ergänzungen verwalten. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Hier erscheint eine Tabelle mit verbundenen E-Ressourcen. Die Tabelle enthält alle Ressourcen, für die der Bestellposten entweder der Hauptbestellposten oder ein zusätzlicher Bestellposten ist. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen zu jeder E-Ressource:
      • Etatbezeichnung
      • Typ
      • Aktivierungsstatus
      • Aktivierungsdatum
      • Zusätzlicher Bestellposten - Wenn ein grünes Häkchen erscheint, ist dieser Bestellposten für diese E-Ressource ein zusätzlicher Bestellposten.
      Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste, um die Seite Editor für elektronische Portfolios zu öffnen und die Ressource zu bearbeiten.
      Bestellte Exemplare (für digitale Exemplare) Lizenz Wählen Sie eine Lizenz aus der Schnell-Auswahlliste, die mit der Ressource verbunden werden soll und die in der Bestandsliste angezeigt wird. Für weitere Informationen zu Lizenzen, siehe Lizenzen und Ergänzungen verwalten. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Zugriffsmodell Das Zugriffsmodell definiert, wie viele Endbenutzer gleichzeitig auf die elektronischen Ressourcen zugreifen können. Das Zugriffsmodell wird auch im Portfolio angezeigt. Wenn das Zugriffsmodell im Bestellposten anders geändert wird als das Zugriffsmodell im Portfolio, wird das Portfolio aktualisiert. Das Zugriffsmodell kann auch im Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert werden.

      Es besteht die Möglichkeit, über das Zugriffsmodell nach Bestellposten zu suchen. Bei der einfachen Suche geht es nach dem Code. In der erweiterten Suche gibt es eine Nur DropdownBeschreibung. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsmodelle verwalten.

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern). 

      Lieferanteninformation
      Um den Lieferanten nach dem Speichern oder Senden des Bestellpostens zu ändern, siehe Lieferanten in Bestellposten und Bestellungen ändern.
      Materiallieferant (erforderliche)

      Der Lieferant, der das bestellte Material liefert; wählen Sie aus der Schnell-Auswahlliste. Bei der Suche erscheint ab dem dritten Zeichen eine Dropdown-Liste und zeigt die ersten zehn Lieferanten an, die mit der von Ihnen eingegebenen Buchstabenfolge beginnen.

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern). 

      Zugriffs-Anbieter (nur für elektronische Exemplare) Die Lieferanten-Schnittstelle des bestellten Materials; wählen Sie aus der Schnell-Auswahlliste. Siehe Bearbeiten von Lieferanten-Schnittstelleninformationen. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Mahnungsnachfrist (Tage) Eine Nachfrist (in Tagen) nach dem erwarteten Empfangs-/Aktivierungsdatum, nach dem der Bestellposten an die Forderungsaufgabeliste gesendet wird (siehe Bearbeitung von Forderungen). Der Standardwert ist dem Feld Mahnungsnachfrist auf der Seite Lieferantenkonto-Details (Erwerbungen > Erwerbungen-Infrastruktur > Lieferanten) für einmalige Bestellposten und de Feld Abonnement-Nachfrist auf der Seite Lieferantenkonto-Details für laufende Bestellposten entnommen. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Voraussichtlicher Eingang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage)
      oder
      Voraussichtliches Eingangsdatum/Aktivierungsdatum
      Geben Sie nur in einem dieser Felder einen Wert ein.
      Wenn Sie in beiden Feldern einen Wert eingeben, wird das Feld Erwarteter Empfang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage) ignoriert.
      Wenn beide Felder leer sind, ist das voraussichtliche Eingangsdatum standardmäßig das Datum, an dem der Bestellposten an den Lieferanten gesendet wird.
      Wählen Sie entweder die Anzahl der Tage nach der Bestellung, innerhalb derer Sie den Empfang von physischen Bestellungen oder die Aktivierung von elektronischen Bestellungen erwarten, oder wählen Sie ein erwartetes Empfangs-/Aktivierungsdatum aus dem Kalender Pop-Up aus. Dieser Wert wird genutzt, um das Mahnungsdatum zu berechnen (Siehe auch Forderungsbearbeitung). Der Standardwert, der im Feld Erwarteter Empfang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage) angezeigt wird, wird der Seite Lieferantenkonto-Details entnommen (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos ).
      Dieses Feld wird nicht angezeigt, wenn Bestellposten ohne Bestand erstellt werden (einschließlich digitaler Bestellposten).
      Wenn in diesem Feld ein Wert eingegeben ist, wird die folgende Beschriftung c.uresolver.getit2.item_list.status.ACQ.with_expected_date im Primo Get It Tab aufgerufen und erscheint als Bestellt bis <date>.
      Wenn in diesem Feld kein Wert eingegeben ist, wird die folgende Beschriftung c.uresolver.it2.item_list..ACQ.with_no_expected_date im Primo Get It Tab aufgerufen und erscheint als Bestellt.
      Sie können die Werte, die angezeigt werden, anpassen, indem Sie die Codetabellenseite Discovery-Interface-Beschriftung verwenden (siehe Beschriftungen konfigurieren).
      Um die Beschriftungen für fortlaufende Bestellungen aufzurufen, erstellen Sie einen Lokalsatz mit einem Vorhersagemuster. Siehe Vorhersagemuster.
      E-Aktivierung fällig nach Bestellung (für elektronische Exemplare) Die Anzahl der Tage nach der Bestellung, wann die Aktivierungsaufgabe fällig ist. Wenn das Fälligkeitsdatum abläuft, wird der Brief Brief - Benachrichtigung E-Aktivierung fällig an den Benutzer gesendet, dem die E-Aktivierungsaufgabe für die Ressource zugewiesen ist, und eine Warnung wird in der Aufgabenliste des Benutzers angezeigt. Informationen zur Erstellung eines Standard-Fälligkeitsdatums erhalten Sie unter Konfiguration anderer Einstellungen. Für weitere Informationen siehe Verwalten der elektronischen Ressourcen-Aktivierung.
      Weitere Informationen finden Sie im Fälligkeitsdatum Zu Aktivierung-Aufgabenliste hinzugefügt Video (6:35 mins).
      Abonnementintervall (nur für laufende physische Exemplare)

      OB Vorhersagemuster verwendet werden oder nicht, das Empfangsintervall der laufenden Bestellung in Tagen (z. B. 30 für monatlich, 90 für quartalsweise usw.) Siehe auch Vorhersagemuster.

      Dieser Wert wird genutzt, um das Mahnungsdatum zu berechnen (Siehe auch Forderungsbearbeitung).

      Für Informationen zur Bearbeitung von Exemplaren mit unterschiedlichen Empfangsintervallen siehe die Erklärung für die technische Erwerbungsart in der Tabelle unten (Erwerbungsarten).
      Rückforderungsintervall (Tage) Wenn dies ausgefüllt ist, sendet Alma in dem festgelegten Intervall Rückforderungsschreiben, nachdem das ursprüngliche Rückforderungsschreiben gesendet wurde. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird kein Rückforderungsschreiben gesendet. Wenn dieses Feld auf der Seite mit den Lieferantenkontodetails ausgefüllt wird, wird es in das entsprechende Feld auf der Seite mit den Bestellposten kopiert, wenn das spezifische Lieferantenkonto ausgewählt wird. Jede Änderung im Feld Rückforderungsintervall (Tage) auf der Seite mit den Bestellpostendetails wird wirksam und der tatsächliche Wert.
      Preise Listenpreis (erforderlich) Der Listenpreis für eine einzige Kopie dieses Exemplars, und wählen Sie die Währung aus dem Feld rechts von diesem Feld. Für Werte, die geringer sind als 1, stellen Sie eine 0 voran. Zum Beispiel 0,44, nicht ,44.
      Rabatt (%) Der Rabatt, falls einer zur Anwendung kommen soll. Alma berechnet automatisch den Gesamtpreis für den Bestellposten, basierend auf dem Listenpreis pro Kopie, dem Rabatt und der Anzahl der bestellten Kopien. Der Gesamtpreis des Bestellpostens wird im Nettopreis (Net price) Feld angezeigt.
      Dieser Wert wird vorab ausgefüllt, wenn der Lieferant einen definierten Konto-Rabatt Prozent hat. Siehe Ein Lieferant und Lieferanten-konto hinzufügen.
      Das Aktualisieren der Parameter im Lieferantenkonto wirkt sich nur auf Bestellposten aus, die nach der Änderung erstellt wurden. Es werden nicht automatisch alle vorhandenen Bestellposten dieses Lieferantenkontos aktualisiert.
      Menge für Preisangabe Die Anzahl der zu bezahlenden Exemplare. Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 100 an. Der Gesamtpreis für den Bestellposten ist gleich der zu bepreisenden Menge mal dem Listenpreis.
      Beachten Sie, dass die Menge für Preisangabe und die Anzahl zu erstellender Exemplare (für physische Exemplare) unterschiedlich sein kann, wenn Sie rabattierte Preise aufgrund eines Angebots wie "kaufen Sie zwei Exemplare und erhalten Sie ein Drittes umsonst" erhalten haben.
      Erfahren Sie mehr über dieses Feature in dem Video Bestellposten-Preise für mehrere Exemplare (2:27 min).
      Bezahlter Betrag im aktuellen AZ Der während des aktuellen Abrechnungszeitraumes bezahlte Gesamtbetrag. Dieses Feld erscheint nur, wenn der Bestellposten nach der Erstellung angezeigt oder bearbeitet wird, und nur für Abonnement-Bestellungen. Es ist Wert, der zum Zeitpunkt der Bearbeitung berechnet wird, und der daher nicht suchbar ist.
      Nettopreis entsprechend der Exemplarmenge aktualisieren (Nur relevant für physische Bestellposten)

      Dies spiegelt die Anzahl der bestellten Exemplar im Feld Menge für Preisangabe wider. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Menge für Preisangabe automatisch aktualisiert, sobald der Benutzer Exemplare hinzufügt/entfernt, und infolgedessen wird auch das Feld Nettopreis aktualisiert.

      Das Kontrollkästchen Nettopreis entsprechend der Exemplarmenge aktualisieren ist standardmäßig aktiviert, wenn neue Bestellposten erstellt werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen standardmäßig für neu erstellte Bestellposten deaktivieren möchten, gehen Sie zu: Konfigurationsmenü > Erwerbungen > Andere Einstellungen, passen Sie den Parameter po_line_quantity_updated_with_items_number an und setzen Sie ihn auf Falsch.

      Durch EOD/API oder Kaufbestellungen erstellte Bestellposten haben das neue Kontrollkästchen standardmäßig nicht aktiviert.

      Rabatt (Betrag) In diesem Feld können Benutzer einen bestimmten Rabattbetrag eingeben, der automatisch berechnet und im Feld Rabatt (%) widergespiegelt wird.

      Alma betrachtet immer das Feld Rabatt (%), um den tatsächlichen Nettopreis widerzuspiegeln. Wenn ein Benutzer das Feld Rabatt (Betrag) ausfüllt, kann eine Differenz von 0,01 zwischen dem Nettopreis und dem Listenpreis auftreten.

      Finanzierung Etat (erforderlich) Der Etat; Klicken Sie auf Neue Reihe, um aus der Schnell-Auswahlliste auszuwählen, und geben Sie die anderen Werte ein.
      Obwohl die Standardoption ein Etat mit 100-prozentiger Zuordnung ist, können Sie die Kosten eines Bestellpostens auch auf mehrere Etats aufteilen. Zum Hinzufügen eines Etats zu der Liste, wählen Sie den Etat aus, legen Sie den Prozentsatz der Kosten fest, die von diesem Etat zu decken sind und klicken Sie auf Etat hinzufügen (Add fund) oder drücken Sie Eingabe. Die Etats werden als Links in der Spalte Etatbezeichnung angezeigt und können angeklickt werden, um die mit dem Bestellposten verknüpften Transaktionen für diesen Etat zu öffnen.
      Ein Etat ist für einen Bestellposten verfügbar, wenn er die Bibliothek des Bestellposten-Inhabers bedient, wenn er aktiv und zugeordnet und durch den aktuellen Abrechnungszeitraum abgedeckt ist, oder wenn die Etatbestimmungen eine Belastung außerhalb der Steuerperiode zulassen. Der Etat muss zum Bestellzeitpunkt nicht unbedingt Geld enthalten
      Wenn ein Bestellposten gespeichert wird, wird eine Bestellbelastungstransaktion erstellt. Wenn den Etats ein anderer Betrag als 100% zugewiesen ist, klicken Sie auf Bestellposten neu verteilen, um die Prozentbeträge der Etats neu zuzuweisen, basierend auf dem jeweiligen Betrag jedes Etats.
      Prozent Der Prozentsatz des Listenpreises der noch für die Etatzuweisung zur Verfügung steht. Wenn das Betrag (Amount) Feld aktualisiert wird, wird der Wert dieses Feldes entsprechend aktualisiert.
      Betrag Der Betrag des Listenpreises der noch für die Etatzuweisung zur Verfügung steht. Wenn das Prozent (Percent) Feld aktualisiert wird, wird der Wert dieses Feldes entsprechend aktualisiert.
      Bestellposten-Details Erwerbungsart Die Art der Erwerbungsart für den Bestellposten. Für Details zu den verfügbaren Erwerbungsarten, siehe die folgende Tabelle (Erwerbungsarten). Um bestimmte Methoden zu aktivieren oder zu deaktivieren, oder um die Standard-Methode zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Erwerbungsarten. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Materialart

      Die Art des Materials - wie Buch, elektronische Zeitschrift, oder CD-ROM - die das Exemplar darstellt. Die verfügbaren Optionen variieren abhängig davon, ob das Exemplar physisch oder elektronisch ist. (Informationen zum Anpassen der Materialarten finden Sie unter Konfigurieren von Materialart-Beschreibungen für physische Exemplare.)

      Wenn die Materialart in einem Bestellposten aktualisiert wird, werden alle Exemplar mit der Materialart aktualisiert.

      Dieses Feld wird nicht angezeigt, wenn Bestellposten ohne Bestand erstellt werden. Beachten Sie, dass digitale Bestellpostentypen ohne Inventar erstellt werden (sowohl einmalig als auch laufend) und Sie dem Bestellposten eine Repräsentation zuordnen müssen. Einzelheiten zum Erstellen von Repräsentationen für digitale Bestellposten finden Sie unter Manuelle digitale Bestellungen.

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).

      Keine Gebühr

      Wenn Sie einen Bestellposten ohne Gebühren erstellen müssen, für die Erwerbungsart, wie das Lizenz-Upgrade jedoch noch eine erforderlich ist, wird dieses Kontrollkästchen angezeigt. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Abschnitte Finanzierung und Preise ausgeblendet. Wenn der Bestellposten mit aktiviertem Kontrollkästchen gespeichert wird, werden alle ENC-Transaktionen in dem Bestellposten gelöscht, oder die Transaktionen werden nicht für neue Bestellungen erstellt. Das Feld ist sichtbar, wenn der Bestellposten über eine der folgenden Erwerbungsmethoden verfügt: Lizenz-UpgradeKaufGenehmigungsplan oder Kauf im Lieferantensystem.

      Rechnungsstatus Dieses Feld ist standardmäßig auf Keine Rechnung (No Invoice) gesetzt und sollte nicht geändert werden. Alma ändert diese Felder nach Bedarf automatisch.
      Wenn eine Rechnung eintrifft und der Rechnungsposten mit einem Bestellposten verbunden ist:
      • Wenn ein Bestellposten ein einmaliger Bestellposten ist, ist der Rechnungsstatus standardmäßig auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) gesetzt, unter der Voraussetzung, dass dies die einzige Rechnung für den Bestellposten ist. Allerdings können Sie den Rechnungspostenstatus ändern, indem Sie das Feld Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) in der Dialogbox Rechnungsposten hinzufügen nutzen und so den Bestellpostenrechnungsstatus ändern.
      • Wenn eine EDI-Rechnung geladen wird, wenn die Gesamtanzahl der Exemplare in einem Rechnungsposten (zuzüglich der Anzahl der Exemplare in allen zuvor mit diesem Bestellposten verknüpften Rechnungen) niedriger ist als die Anzahl der Exemplare in den verbundenen Bestellposten, wird der Bestellposten als Teilweise in Rechnung gestellt gekennzeichnet.
      • Wenn der Bestellposten laufend ist, ist der Rechnungsstatus immer Teilweise in Rechnung gestellt (Partially Invoiced) da angenommen wird, dass Rechnungen periodisch erhalten werden und dass der laufende Bestellposten niemals voll in Rechnung gestellt ist.
      Das beeinflusst den Arbeitsablauf für Bestellposten wie folgt: Wenn ein einmaliger Bestellposten auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) gesetzt wird und Exemplare erhalten/aktiviert sind, wird der Bestellposten geschlossen. Wenn der Bestellposten allerdings auf Teilweise in Rechnung gestellt (Partially Invoiced) gesetzt wird, bleibt er im Status Warten auf Rechnung (Waiting for Invoice) bis er auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) geändert wird (entweder manuell oder durch Erhalt einer neuen Rechnung) .
      Der Rechnungsstatus wird auf Komplette Rechnung, wenn das bestellte Exemplar in allen zugehörigen Rechnungspositionen den in Rechnung gestellten Positionen entsprechen oder darunter liegen.
      Wenn eine Rechnung/ein Rechnungsposten gelöscht oder ein Bestellposten aus dem Rechnungsposten entfernt wird, überprüft Alma, ob der Bestellposten eine weitere verknüpfte Rechnungsposten hat, sowie den Bestellposten-Status. Wenn der Status aktiv ist und es keine weiteren, verknüpften Rechnungsposten gibt, wird der Rechnungsstatus auf Zur Prüfung gestellt.
      Das Löschen einer Rechnung entfernt die Rechnungsbelastung und berechnet die Entlastung erneut. Um die Entlastung zu entfernen (wenn Sie die einzige mit dem Bestellposten verbundene Rechnung entfernen) setzen Sie den Rechnungsstatus des Bestellpostens manuell auf Teilrechnung. Siehe Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder manuell.

      Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).

      Eilt
      Ob Sie die Bestellung des Exemplars beschleunigen möchten. Das Eilt Symbol (Rush icon) wird neben den relevanten Exemplaren auf der Bestellpostendetailseite angezeigt: Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Manuelle Verpackung Ob manuelles Verpacken des Bestellpostens in eine Bestellung aktiviert werden soll. Für weitere Informationen zum Packen von Bestellposten siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung. Dieses Feld wird durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).
      Stornierungsbeschränkung
      Ob eine Stornierungsbeschränkungsnotiz angezeigt werden soll, die eine Warnung bezüglich der Stornierung eines Bestellpostens enthält. (Um dann mit der Stornierung des Bestellpostens fortzufahren, muss der Nutzer auf Bestätigen klicken.) Das Symbol Stornierungsbeschränkung wird neben den relevanten Exemplaren auf der Seite Bestellpostendetails angezeigt.
      Notiz - Stornierungsbeschränkung Der Text der Warnung, der angezeigt werden soll, wenn ein Bestellposten storniert wird.
      Kennung Die ISBN/ISSN des zu bestellenden Exemplars. Standardmäßig ist dieses Feld mit der ersten Kennung, die in dem ISBN/ISSN (020/022) Feld des bibliographischen/importierten Datensatzes gelistet ist, vorausgefüllt. Sie können einen anderen Wert auswählen. Wenn die ISBN-Nummer 13-stellig ist und der Parameter display_isbn_13_in_predefined_result aktiviert ist, werden alle 13 Ziffern angezeigt. Wenn der Parameter deaktiviert ist, zeigt die Kennung 10 Ziffern an. Siehe Konfiguration anderer Einstellungen.
      Vorgeschlagene Kennung Eine Kennung, die angibt, welche ISBN/ISSN des Exemplars bestellt werden soll.
      Referenznummer des Lieferanten Eine Referenznummer für den Bestellposten in Alma, wie vom Lieferanten zur Verfügung gestellt. Dient als übereinstimmender Punkt für die Identifikation eines Bestellpostens in Alma.
      Bei der Kommunikation mit einem EDI Lieferanten, ist das SLI Feld der übereinstimmende Punkt für die Lieferantenreferenznummer. Das LI Feld ist der übereinstimmende Punkt für die Bestellpostenreferenznummer.
      Dieses Feld wird auch als übereinstimmender Punkt für die Aktualisierung von Bestandsimportdateien verwendet.
      Referenznummer-Typ des Lieferanten Die Typen der Lieferanten-Referenznummer. Die verfügbaren Optionen sind von Ex Libris vordefiniert.
      Notiz an Lieferanten Notizen für den Lieferanten.
      Lieferanten-Rechnungsnummer Erscheint, wenn der Bestellposten mit einer EOD-Datei geändert wurde. Siehe Importieren von Datensätzen unter Verwendung eines Importprofils
      Berichtscodes  

      Eine zusätzliche Klassifizierung von Etateigenschaften. Um diese Codes zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Berichtscodes. Diese Felder werden durch den Prozess Bestellposten-Informationen ändern geändert (Bestellposten in großen Mengen ändern).

      Verlängerungen Für weitere Informationen siehe Bearbeiten von Bestellposten-Informationen – Verlängerungen.
      Weiteres (dieser Abschnitt ist standardmäßig eingeklappt) Verbundene Bestellposten

      Geben Sie einen verbundenen Bestellposten ein oder klicken Sie auf Suchen auf der rechten Seite des Feldes, um einen verbundenen Bestellposten aus der angezeigten Liste auszuwählen. Sie können den aktuellen Bestellposten nur mit einem anderen Bestellposten verbinden. 

      Wenn wir den verbundenen Bestellposten öffnen und zu dessen Registerkarte Verbundene Bestellposten navigieren, sehen wir den aktuellen Bestellposten von oben  (siehe Registerkarte Verbundene Bestellposten).

      Ein Bestellposten kann mehrere Bestellposten haben, von denen er verbunden wurde.  

      Ein Anwendungsfall für dieses Feld ist wenn Sie mehrere Zeitschriften bestellen. Es wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformationen) für das Abonnement haben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für jedes Exemplar, das Sie in unterschiedlichen Intervallen erhalten. 
       

      Beim Stornieren eines Bestellpostens erscheint eine Warnung, wenn sich Bestellposten in der Registerkarte Verbundene Bestellposten befinden.

       

      Quellenart Die Quelle, von der der Bestellposten ausgeht. Für importierte Posten klicken Sie auf den Link, um die relevante Seite zu öffnen, die die Quellendetails enthält; zum Beispiel die Seite MARC-Satz - einfache Ansicht, oder die Seite Importprozess-Details.
      Zusätzliche Bestellpostenreferenz
      Der Referenzcode, durch den Sie den Bestellposten identifizieren können. Dies kann jeder Freitext oder jede Information sein, die auf den Bestellposten verweist, z. B. eine Kennung, die von EOD usw. verwendet werden kann.
      Beachten Sie: "Zusätzlich" bezieht sich hier auf den Verweis; dieses Feld hat nichts damit zu tun, ob der Bestellposten ein Haupt-Bestellposten oder ein zusätzlicher Bestellposten ist.

      Erwerbungsarten

      Erwerbungsart Beschreibung
      Genehmigungsplan Es gibt eine Genehmigung darüber, dass der Lieferant alles das im EOD Format an die Institution sendet, was er für notwendig erachtet. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.) Preise und Etatinformationen sind für diese Methode verpflichtend.
      Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem im Kauf im Lieferantensystem, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      Hinterlegungsstelle Die Institution erklärt sich einverstanden mit dem Angebot von Regierungsveröffentlichungen und damit, sie offen zugänglich zu machen.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Tausch, Geschenk- und technischen Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      • Der Wert Materiallieferant kann eine behördliche Organisation sein.
      EBA Evidenzbasierte Erwerbung: Die Institution hinterlegt beim Lieferanten ein EBA-Guthaben, das für künftige E-Book-Käufe verwendet werden kann, und abonniert für einen bestimmten Zeitraum kostenlos die Sammlung eines bestimmten Lieferanten. Gegen Ende des Abonnementzeitraums stellt der Lieferant der Institution Statistiken über die Nutzung der Titel in der Sammlung durch die Institution zur Verfügung. Anschließend nutzt die Institution ihr EBA-Guthaben, um dauerhaften Zugriff auf die E-Books in der Sammlung zu erwerben, die ihre Kunden während des Abonnementzeitraums am häufigsten genutzt haben. Für zusätzliche Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungen.
      Tausch Die Institution erklärt sich zum Ressourcentausch mit einer anderen Institution bereit.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage- Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      • DerMateriallieferanten- Wert kann eine andere Bibliothek sein.
      Für weitere Informationen über die Tausch-Methode siehe Empfohlener Arbeitsablauf für das Erwerbungstausch-Programm.
      Geschenk Die Ressource wird der Institution vom Lieferanten als Geschenk überreicht.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage-, Tausch- und technischen Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      • Der Materiallieferanten- Wert kann eine private individuelle oder eine nicht-kommerzielle Ortanisation sein.
      Gültiger Bestand Gültige Bestände ermöglicht einen Nullwert für eine Bestellung, die gemeinsam mit einer Mitteilung an den Lieferanten existiert, die weder Etats noch einen Preis benötigt, um verschiedene Versionen des Bestellposten-Bestellbriefs zu senden. Siehe Arbeiten mit gültigen Beständen.
      Kauf Die Institution kauft die Ressource und wenn die Bestellung genehmigt ist, sendet sie die Bestellung und die Verlängerungen per EDI oder E-Mail an den Lieferanten.
      Für Details zur Verwaltung von Liefereanten und Lieferantenkonten, siehe auch Verwaltung von Lieferanten.
      Wenn der Parameter po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal auf der Seite Zuordnungstabelle für andere Einstellungen auf richtig gesetzt ist (in Erwerbungs-Konfiguration), wird eine Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet, wenn ein Abonnement erneuert wird (siehe Konfigurieren anderer Einstellungen).
      Kauf im Lieferantensystem Ein Kauf wird über ein externes Lieferantensystem bearbeitet. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.) Preise und Etatinformationen sind für diese Methode verpflichtend.
      Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Genehmigungsplan-Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      Technisch Dies ist relevant für Service-Abonnement-Bestellungen ohne Bestand oder Exemplare, die aus einem externen System migriert wurden. Oft für Bestellungen mit mehreren Teilen verwendet, bei denen nur einmal bezahlt wird und mehrere Ressourcen geliefert werden.
      Wenn Sie eine Serie mit mehreren Teilen bestellen, wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformation) für das Abonnement angeben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für jedes Exemplar, dass Sie in einem anderen Intervall erhalten möchten. Sie verbinden dann jeden technischen Bestellposten mit dem Hauptbestellposten.
      Wenn Sie mit einer gemischten Bestellung aus gedruckter und elektronischer Bestellung arbeiten, wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformationen) für den elektronischen Bestand angeben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für das gedruckte Material (so dass Sie dieses Material erhalten können). Sie verbinden dann den technischen Bestellposten mit dem Hauptbestellposten.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage-, Tausch- und Geschenk-Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
    3. In der Beschreibungs- Registerkarte (Description tab), ändern Sie die Felder wie erforderlich Alle Felder (außer Kennungstyp) sind Freitext und dienen nur Informationszwecken.
      Die Bestellpostenbeschreibung ist eine Entität, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Bestellposten erstellt wird und nicht mit den bibliografischen Informationen des zugehörigen Datensatzes verbunden ist oder von diesem beeinflusst wird. Das heißt zum Beispiel, wenn ein Bestellposten für den Titel Introduction to Chemistry erstellt wird, wird die Beschreibung des Bestellpostens Introduction to Chemistry lauten. Ändert sich der Titel zu einem späteren Zeitpunkt in Introduction to Organic Chemistry ändert sich der Titel der Bestellpostenbeschreibung nicht automatisch. Wenn Sie den Titel der Bestellpostenbeschreibung aufgrund eines geänderten Titeleintrags aktualisieren möchten, können Sie dies über den Link des Bestellpostens BIB-Referenz ändern oder mit einem Klick auf den Button BIB-Daten neu laden tun.
      • Für Bestellungen von Zugriffsservice - Abonnement, Datenbankservice - einmalig, Digitale Nicht-Archivierung, Anderer Service - einmalig , Anderer Service - Abonnement und Physische Archivierung lautet das einzige Feld Beschreibung.
      • Für Bestellungen zu Elektronisches Buch - einmalig, Elektronisches Buch - zur Fortsetzung, Elektronisches Buch - Abonnement, Elektronischer Titel - einmalig, Elektronischer Titel - zur Fortsetzung, Karte, Partitur, Physisch - einmalig, Physisch - zur Fortsetzung -Monografie, Physisch - zur Fortsetzung - keine Monografie, Gedrucktes Buch - einmalig und Gedrucktes Buch - zur Fortsetzung lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Serie
        • Binding:
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Ausgabe
        • Ausgabe/Teil-Nummer
        • Sprache
      • Für Bestellungen zu Elektronische Zeitschrift - einmalig, Elektronische Zeitschrift - Abonnement, Gedruckte Zeitschrift - Abonnement, Gedruckte Zeitschrift - einmalig, Physisches Abonnement und Elektronischer Titel - Abonnement lauten die Felder:
        • Titel
        • Kennung
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Herausgeber
        • Häufigkeit
        • Sprache
        • Binding:
        • Kennungstyp
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Anfang/Ende
      • Für Bestellungen zu Mikroform und Gemischtes Material lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
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        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Ausgabe/Teil/Nummer
      • Für Bestellungen zu Elektronische Sammlung - einmalig und Elektronische Sammlung - Abonnement lauten die Felder:
        • Titel
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Binding:
      • Für Manuskriptbestellungen lauten die Felder:
        • Titel
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Verfasser
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
      • Für Bestellungen zu Physische Computerdatei - einmalig, Physische Computerdatei - Abonnement, Externe Computer-Datei - einmalig, Externe Computer-Datei - Abonnement und Visuelles Material lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Serie
        • Ländercode
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Ausgabe/Teil/Nummer
        • Format:
    4. In der Registerkarte Warnungen (Alerts) können Sie die Warnungen ansehen, die für den Bestellposten generiert wurden.
      Die folgende Liste ist eine Liste der gebräuchlichsten Warnungen, die von Alma erstellt werden. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration der Regeln zur Kaufprüfung ansehen.
      • Warten auf Verlängerung (Waiting for Renewal) – Diese Warnung wird generiert, wenn das berechnete Verlängerungsdatum für eine automatische Verlängerung später ist als das Abonnement bis Datum. Der Bestellposten für die Verlängerung erscheint mit dieser Warnung in der Aufgabenliste Warten auf Verlängerung.
      • Es gibt eine aktive, duplizierte Bestellnummer für diese bestellte Ressource (There is an active, duplicated order # for this ordered resource) – Diese Warnung wird generiert, wenn es eine duplizierte Bestellung für die Ressource gibt.
      • Obligatorische Information fehlt oder ist fehlerhaft – Wenn obligatorische Informationen fehlen oder fehlerhaft sind, klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste,um die Information zu ergänzen oder zu korrigieren.
      • Bestellung besteht bereits im Bestand (Order already exists in the inventory) – Wenn die bestellte Ressource bereits in Ihrem Bestand ist, können Sie die Exemplare Ihres Bestandes ansehen, die dem bestellten Exemplar entsprechen.
      • Überfälliger Bestellposten – Der Bestellposten ist nicht innerhalb der erwarteten Anzahl von Tagen nach Bestellabgabe oder zum erwarteten Eingangs-/Aktivierungsdatum erhalten/aktiviert worden (siehe Bearbeitung von Mahnungen).
      • Für diesen Bestellposten existieren offene Mahnungen – Der Bestellposten ist an die Aufgabenliste für Mahnungen geschickt worden (siehe Bearbeitung von Mahnungen).
    5. In der Registerkarte Rechnungsposten (Invoice line tab) können Sie alle mit dem Bestellposten verbundenen Rechnungsposten ansehen, hinzufügen oder bearbeiten. Für Informationen zu Rechnungsposten siehe Eine Rechnung aus einer Bestellung oder manuell erstellen.
      • Die verfügbaren Optionen hängen von Ihren Zugriffsrechten ab.
      • Ein Bestellposten kann mit vielen Rechnungsposten verbunden sein, aber ein Rechnungsposten kann mit nur einem Bestellposten verbunden sein.
    6. In der Registerkarte Verbundene Bestellposten können Sie die Bestellposten ansehen, die sich selbst mit diesem Bestellposten verbunden haben – entweder manuell im Feld Verbundener Bestellposten (siehe den Abschnitt Zusätzlich für die Registerkarte Übersicht) oder automatisch.
      Der Filter dieser Registerkarte gilt für die Spalte Art der Verbindung. Der Filter kann einen der folgenden Werte haben:
      • Alle - Alle verbundenen Bestellposten anzeigen.
      • Gleicher Titel - Bestellposten anzeigen, die mit Ressourcen mit demselben Titel wie die Ressource und dieser Bestellposten verbunden sind.
      • Gleiche Bestandsressource - Bestellposten anzeigen, die mit demselben Exemplar (oder Portfolio oder Repräsentation) wie der Bestellposten verbunden sind.
      • Benutzerdefinierte Beziehung - Bestellposten anzeigen, die von einem Benutzer diesem Bestellposten manuell zugewiesen wurden.
    7. In der Kommunikations- Registerkarte (communications tab), beginnen Sie eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten, oder, wenn eine Kommunikation bereits existiert, können Sie Details der Antwort des Lieferanten eingeben und/oder mit Ihrer Antwort an den Lieferanten die Kommunikation weiterverfolgen. Für Einzelheiten zu dieser Registerkarte siehe Kommunikation mit Lieferanten.
    8. In der Registerkarte Interessierte Benutzer verwalten Sie Benutzer, die an der Erwerbung interessiert sind. Interessierte Benutzer werden laufend über Änderungen am Bestellposten informiert. Sie können konfigurieren, ob ein interessierter Benutzer auch benachrichtigt wird, wenn das Exemplar Sie können konfigurieren, ob ein interessierter Benutzer auch benachrichtigt wird, wenn das Exemplar erhalten oder aktiviert, verlängert oder storniert wird, und ob das Exemplar für den Benutzer bereitgestellt wird. Die Benachrichtigung wird als Brief - Interessiert an gesendet.  Der Besteller der Kaufbestellung wird automatisch als interessierter Benutzer definiert.

      Um einen interessierten Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue interessierte Benutzer. Suchen Sie in dem sich öffnenden Feld nach dem Benutzer, wählen Sie optional eine der folgenden Optionen aus (falls verfügbar) und klicken Sie dann auf Neuer Benutzer. Der Benutzer wird als interessierter Benutzer hinzugefügt.
      • Die Registerkarte Interessierte Benutzer erscheint nur in Bestellposten, die Bestand haben. Bestellposten-Typen, die in der Zuordnungstabelle Bestellposten-Typen mit der Materialart Allgemein definiert sind, haben diese Registerkarte nicht. Für Informationen zur Zuordnungstabelle Bestellposten-Typen siehe Aktivieren/Deaktivieren von Bestellposten-Typen.
      • Um interessierte Benutzer aus geschlossenen und stornierten Bestellposten zu löschen, verwenden Sie den Parameter po_line_remove_interested_users (siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen)). Wenn der wöchentliche Systemprozess Bestellposten - Interessierte Benutzer löschen ausgeführt wird, werden alle relevanten interessierten Benutzer entfernt (siehe Angesetzte Prozesse anzeigen).
      • Benutzer bei Erhalt/Aktivierung benachrichtigen – Diese Option ist standardmäßig nicht ausgewählt. Wenn ausgewählt, sendet Alma eine E-Mail an den Benutzer, wenn das Exemplar in der Eingangsabteilung der Bibliothek ankommt. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn diese Option ausgewählt und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist. 
      • Exemplar vormerken – Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie mit physischen Exemplaren arbeiten. Wenn diese Option ausgewählt ist, erstellt Alma eine Vormerkung, wenn das Exemplar die Erwerbungsabteilung verlässt, jedoch nicht vorher. Wenn das Exemplar in der Abteilung aufbewahrt wird (es liegt ein Bearbeitungsauftrag für die Erwerbungsabteilung vor), wird die Vormerkung erstellt, sobald die Nachbearbeitung abgeschlossen ist. Wenn die Vormerkung erstellt wird, ist der Besteller der interessierte Benutzer des Bestellpostens und der Ersteller der empfangende Mitarbeiter. Das Vormerkdatum des Exemplars ist gleich dem Bestelldatum des Bestellpostens. Wenn es andere Vormerkungen für das Exemplar gibt, wird die Priorität der Vormerkungen entsprechend der von der Institution konfigurierten Rolle behandelt. Der Abholort ist die Leihstelle des Exemplar-Standortes, wie im Bestellposten angegeben. 
      • Bei Verlängerung benachrichtigen – Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Diese Option erscheint nur für laufende Bestellungen. Wenn ausgewählt, sendet Alma den Brief Benachrichtigung bei Verlängerung an den Benutzer, wenn die Bestellung zur manuellen Prüfung gesendet wird. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn diese Option ausgewählt und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist.  
      • Bei Stornierung benachrichtigen - Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Wenn ausgewählt, sendet Alma eine E-Mail an den Benutzer, wenn die Bestellung storniert wird. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn diese Option ausgewählt und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist. Die versendete E-Mail nutzt den Brief - Interessiert an. Wenn die Bestellung storniert wird, wird der ursprüngliche Text dieses Briefes automatisch auf „Bestellung wurde storniert“ geändert.
    9. Sehen Sie sich auf der Registerkarte Historie eine Liste der Änderungen an, die an den Feldern des Bestellpostens vorgenommen wurden, nachdem dieser erstmals erstellt und gespeichert wurde. Diese beinhalten Änderungen an Status, Preis, und Etatverteilung. (Notizen oder Anhänge, die dem Bestellposten hinzugefügt werden, werden auf der Registerkarte nicht aufgeführt.) Details finden Sie in der Registerkarte Historie.
      Änderungen an einem Etat, Etat-Prozentsatz oder etwas anderem, das sich auf den Vorgang auswirkt (Belastung, Rechnungsbelastung, Entlastung) erscheinen mit dem Wert Vorgang Exemplar in der Spalte Feldnamen. Dies kann das Ergebnis eines Systemprozesses sein, wie ein Jahresübertrag.
    10. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für den Bestellposten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe Registerkarte Notizen.
    11. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für den Bestellposten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe Registerkarte Anhänge.
    12. Klicken Sie nach der Eingabe der Bestellposten-Informationen auf eine der folgenden Top-Aktionen. Wenn Sie den Bestellposten speichern und der Datensatz des bestellten Exemplars ein Kurztitel ist, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung und ein Dialogfenster zur Bestätigung. Für weitere Informationen zu Kurztitel siehe Arbeiten mit Kurztitel-Ebenen.
      • Speichern und fortfahren – Die eingegebenen Informationen werden gespeichert und der Bestellposten fährt mit der nächsten Stufe im Arbeitsablauf fort (Prüfungsregeln werden nicht überprüft). Weitere Informationen zum Arbeitsablauf des Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Wenn es Warnungen für die Bestellposten gibt, erscheinen sie im Dialogfeld Bestätigung. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration von Regeln zur Kaufprüfung ansehen.
        Wenn Sie zu Beginn dieses Prozesses Bestand manuell zuordnen gewählt haben, klicken Sie auf Speichern, um den Bestellposten zu speichern. Fügen Sie Bestand zum Bestellposten hinzu, bearbeiten Sie den Bestellposten erneut, stellen Sie sicher, dass alle übrigen Felder vollständig und korrekt sind, und klicken Sie danach auf Speichern und fortfahren.

        Wenn das folgende Szenario zutrifft, dass der Prozess "Bestellposten - Verpackung" und "Manuelle Verpackung" im Bestellposten aktiviert und der Prozess Bestellposten-Verpackungskonfiguration eingerichtet ist (Konfigurationsmenü > Erwerbungen > Allgemein > Erwerbungsprozesse Konfiguration), wird beim Klicken auf Speichern und fortfahren für diese Bestellposten ihr Status auf Automatischer Versand geändert.

         

        Wenn anschließend der angesetzte Prozess "Bestellposten - Verpackung" ausgeführt wird, überprüft er alle Bestellposten in diesem Status und packt sie basierend auf Lieferantenkonto, Eigentümer, Währung, Zahlungsmethode, Etat usw. zu einer einzigen Bestellung zusammen.

      • Speichern – Die eingegebenen Informationen werden gespeichert und der Bestellposten bleibt in seiner aktuellen Stufe im Arbeitsablauf (wenn Sie den Bestellposten soeben manuell erstellt haben, bleibt er Zur Prüfung). Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Bestand manuell zuordnen, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie wollen, dass der Bestellposten mit der nächsten Stufe im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs fortfährt, oder wenn Sie Bestellposten auf der Seite Mahnungen bearbeiten.
        Wenn Sie Bestellposten auf der Seite Mahnungen bearbeiten, klicken Sie auf Speichern, um die geänderten Informationen zu speichern.
      • Speichern und Bewertung anfordern – Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung wird bestellt. Verwenden Sie diese Option, wenn der Bestellposten Ihnen zugeordnet ist, Sie aber nicht die Rolle eines Probenutzungs-Mitarbeiters/Probenutzungs-Managers haben. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und wird mit dem Status Bestellt zur Seite Probenutzungen verwalten verschoben, wo der Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager darauf zugreifen und im Bewertungs-Arbeitsablauf mit Schritt 3 fortfahren kann. Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Speichern und Probenutzung starten– Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung gestartet. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht die Rolle Probe-Mitarbeiter/Probe-Manager innehaben, Ihnen der Bestellposten zugewiesen wurde und Sie die Probenutzung starten wollen. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und die Seite Probenutzungsdetails wird geöffnet (fahren Sie mit dem Bewertungs-Arbeitsablauf auf Schritt 3 fort). Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Jetzt bestellen – Leitet die Bearbeitung der Bestellung für den Bestellposten ein, indem Bestellposten in den Arbeitsablauf des Kaufvorgangs verschoben wird, wo er normiert, vor dem Verpacken überprüft (Schritt 4 im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs) und gesendet wird. Für weitere Informationen zum Packen von Bestellposten siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung. Wenn Sie auf Jetzt bestellen, klicken, wird ein Brief Jetzt bestellen an Sie gesendet, nachdem die Bestellung zur Bearbeitung gesendet wird, und der Lieferant erhält die Bestellung als Bestellliste. Für weitere Informationen zu diesen Briefen siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
      • Posten stornieren - Der Bestellposten wird storniert den (siehe Bestellposten stornieren).
      • Verschieben (Defer) – Der Bestellposten wird verschoben und erscheint in der Aufgabenliste Überprüfung verschoben, bis er entweder reaktiviert (zurück zu Schritt 2 im normalen Arbeitsablauf des Kaufvorgangs verschoben) oder storniert wird. Weitere Informationen zum Aufschub von Bestellposten sehen Sie bitte unter dem Punkt Bestellposten aufschieben.
      • Integration mit OASIS - Für einen Bestellposten, der OASIS im Feld Materiallieferant hat, können Sie diese Schaltfläche auswählen, um die Bestellung automatisch an OASIS zu senden. Siehe Verfügbarkeit und Preise überprüfen .
      • Erneut verknüpfen – Ändert den Titelsatz, mit dem der Bestellposten verknüpft ist (siehe Bestellposten erneut verknüpfen).
      • Gelöscht – Der Bestellposten wurde aus dem System gelöscht (siehe Bestellposten löschen)
      • BIB-Referenz ändern – Ändert den Titelsatz des Bestellpostens . Siehe Ändern der BIB-Referenz.
      • Als Vorlage speichern (Save as template) — Die eingegebenen Feldwerte werden als Teil einer Vorlage gespeichert. Siehe Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen.

    Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen

    Bestellposten-Vorlagen sind gespeicherte Sets an Bestellposten-Konfigurationen, die Sie an einem neuen Bestellposten anwenden können. Dies spart Ihnen Zeit beim Erstellen des Bestellpostens, da Sie diese Konfigurationen nicht jedes Mal eingeben müssen. Beim Speichern einer Vorlage können Sie eine bestehende Vorlage löschen. Vorlagen können entweder öffentlich oder privat gespeichert werden. Wenn Sie Vorlagen laden, können Sie aus Ihren privaten Vorlagen und aus allen öffentlichen Vorlagen auswählen.
    Die folgenden Felder der Registerkarte Bestellposten-Übersicht werden als Teil einer Vorlage gespeichert:
    • Abschnitt bestellte Exemplare:
      • Die Anzahl der hinzuzufügenden Exemplare (Physische Exemplare)
      • Bibliothek/Standort (Physische Exemplare)
      • Lizenz (Elektronische Exemplare)
      • Exemplar-Richtlinie (Physische Exemplare)
      • Eingangsnotiz (physische Exemplare)
    • Abschnitt Lieferanten-Information:
      • Materiallieferant (Physische and Elektronische Exemplare)
      • Oder voraussichtliches Eingangsdatum (Physische Exemplare)
      • Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung (Tage) (Elektronische Exemplare)
      • Oder voraussichtliches Aktivierungsdatum (Elektronische Exemplare)
    • Abschnitt Preisangabe:
      • Menge für Preisangabe (physische Exemplare)
    • Abschnitt Finanzierung:
      • Etat (Physische und Elektronische Exemplare)
        Wenn Sie einen Etat als Teil einer Vorlage speichern, speichert Alma den Etatcode. Wenn Sie einen Etat aus einer Vorlage laden, lädt Alma den Etat immer aus dem aktuellen Abrechnungszeitraum.
    • Abschnitt Bestellposten-Details;
      • Erwerbungsart (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Berichtscode / Sekundärer Berichtscode / Tertiärer Berichtscode (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Notiz an Lieferanten (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Materialart (physische Exemplare)
      • Eilt (physische Exemplare)
      • Manuelle Verpackung (physische und elektronische Exemplare)
      • Notiz - Stornierungsbeschränkung
    • Abschnitt Verlängerung:
      • Verlängerungsdatum (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Verlängerungs-Erinnerungszeitraum (Tage) (Physische und Elektronische Exemplare)
    • Zusätzlicher Abschnitt:
      • Binding/Routing während des Eingangs (physische Exemplare)
    Um eine Bestellposten-Vorlage hinzuzufügen oder zu bearbeiten:
    1. Folgen Sie dem Vorgang zum manuellen Erstellen eines Bestellpostens (siehe oben; um eine Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie eine Vorlage im Feld Von der Vorlage laden aus, wie in Schritt 6 beschrieben). Geben Sie Werte in den entsprechenden Feldern ein (oder bearbeiten Sie diese).
    2. Klicken Sie beim Speichern des Bestellpostens auf Speichern als Vorlage. Das Popup-Fenster Speichern als Vorlage erscheint.
      Speichern als Vorlage
    3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Um eine bestehende Vorlage zu ersetzen, wählen Sie die aktuelle Vorlage unter Bestehende Vorlage aus. Beachten Sie, dass der Vorlagenname kein Semikolon, Komma oder Schrägstrich enthalten darf (andernfalls kann er später nicht korrekt abgerufen werden).
      Vorlagennamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten, zum Beispiel: ! oder $
    4. Wählen Sie Speichern. Wenn Sie eine bestehende Vorlage ersetzen, klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Vorlage ist gespeichert. Beachten Sie, dass in diesem Fall kein Bestellposten erstellt wird.
      Eine öffentliche Vorlage kann von jedem verwendet werden, aber nur der Eigentümer der Vorlage oder ein Erwerbungs-Administrator kann diese bearbeiten oder löschen.

     

    Zum Löschen einer Bestellpostenvorlage:
    1. Öffnen Sie einen Bestellposten.
    2. Klicken Sie auf Speichern als Vorlage.
    3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste der "bestehenden" Vorlagen und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen möchten.
    4. Klicken Sie auf Löschen.
    5. Klicken Sie auf Abbrechen.
      Die Bestellpostenvorlage wird gelöscht.

    Kommunikation mit Lieferanten

    Zur Kommunikation mit Lieferanten müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    • Lieferanten-Manager
    Sie können über die Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Übersicht mit dem Lieferanten kommunizieren. Die Kommunikation kann Folgendes zum Inhalt haben:
    • Eine neue E-Mail an den Lieferanten senden
    • Eine Antwort vom Lieferanten eingeben
    • Eine Antwort an den Lieferanten senden
    Die Kommunikation mit dem Lieferanten über diese Registerkarte werden via E-Mail gesendet. Sie müssen alle Antworten des Lieferanten, auch jene, die per E-Mail empfangen wurden, manuell eingeben.
    Bei der Bearbeitung von Mahnungen sendet Alma automatisch per E-Mail eine Benachrichtigung an den Lieferanten, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
    • Der Parameterschlüssel auto_claim (für einmalige physische Bestellposten) oder der Parameter auto_claim_co (für laufende physische Bestellposten) ist auf Y gesetzt (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
    • Der Brief Bestellposten, Mahnung ist aktiviert (siehe Aktivierung/Deaktivierung von Briefen).
    • Die E-Mail-Adresse des Lieferanten wird konfiguriert.
    • Ein Tag ist seit dem voraussichtlichen Eingangsdatum + Mahnungsnachfrist eines Bestellpostens vergangen (siehe Bearbeitung von Mahnungen) und das Material wurde nicht vom Lieferanten geliefert.
    • Solange die obigen Bedingungen eingehalten werden, wird automatisch eine E-Mail für die physischen Bestellposten an den Lieferanten gesendet. Dadurch könnten E-Mails für ein einzelnes Exemplar mehrmals an einen Lieferanten gesendet werden. Für weitere Informationen siehe Bearbeitung von Mahnungen.
    • Wenn der Lieferant für EDI-Mahnungen konfiguriert wurde (siehe Electronic Data Interchange (EDI)), werden mittels EDI automatisch Mahnungen für alle Bestellposten-Typen versendet (siehe Bearbeitung von Mahnungen) solange die obigen Bedingungen eingehalten werden. Mahnungen, die mittels EDI versendet wurden, erscheinen nicht in dieser Registerkarte. Antworten auf Mahnungen, die vom Lieferanten via EDI erhalten wurden, erscheinen in der Registerkarte Notizen.
    • Wenn Sie eine Mahnung manuell von dieser Registerkarte senden, wird diese via E-Mail versendet, egal ob der Lieferant für EDI-Mahnungen konfiguriert ist.
    • Wenn die Mahnungs-Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet wurde und die Organisationseinheit (besitzende Bibliothek) den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort hat, wird diese E-Mail in der Von-Adresse der Mahnungs-Benachrichtigung verwendet. Um die Von-Adresse im Brief - Bestellposten, Mahnung anstelle der E-Mail-Adresse der Bibliothek zu verwenden, entfernen Sie den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort aus den Organisations-E-Mails (siehe Konfiguration von Institutionen und Bibliotheken), bearbeiten Sie die E-Mail-Adressen unter Kontaktinformationen und löschen Sie den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort). Für Informationen zur Konfiguration des Briefes siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
    • Wenn eine Kaufbestellung via E-Mail an den Lieferanten gesendet wird und die Organisationseinheit (besitzende Bibliothek) den E-Mail-Typ Bestellbestätigung hat, wird diese E-Mail-Adresse in der Von-Adresse der E-Mail verwendet.
    Wenn der kundenspezifische Parameter nicht auf Automatisch gesetzt ist, können Sie, wenn nötig, manuell eine E-Mail an den Lieferanten senden.

    E-mails an Lieferanten senden

    Der folgende Prozess beschreibt, wie mit einem Lieferanten per E-Mail zu kommunizieren ist.
    Eine E-Mail an einen Lieferanten senden:
    1. Suchen Sie nach einem Bestellposten und bearbeiten Sie diesen.
    2. Wählen Sie in der Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Details eine der folgenden Optionen:
      Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel des Dialogfensters Kommunikation starten. Das Dialogfenster Antwort ist identisch, außer dass es den Text der vorherigen Nachricht enthält und die Betreffzeile aus der vorherigen Nachricht übernommen wurde.
      Pop-Up Fenster Kommunikation beginnen
      Die folgenden zwei Schritte sind nur für neue Kommunikationen relevant. Wenn Sie auf die Kommunikation eines Lieferanten antworten, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Kommunikation starten in der Top-Aktionen-Liste — Eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten starten. Das Dialogfenster Kommunikation starten erscheint.
        Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn ein Lieferant in der Registerkarte Übersicht der Seite Bestellposten-Übersicht spezifiziert ist.
      • Antwort in einer Zeilen-Aktionsliste — Auf eine Kommunikation mit dem Lieferanten antworten. Das Dialogfenster Antwort erscheint.
    3. Der Text des Briefes wird automatisch mit den Informationen des Bestellpostens ausgefüllt. Wählen Sie Mahnung als Typ aus, um die Details des zuletzt erhaltenen Exemplars zum Brief hinzuzufügen. Mahnung sendet zudem den Brief mithilfe der Mahnungsadresse des Lieferanten. Alle anderen Kommunikationstypen verwenden die vom Lieferanten bevorzugte E-Mail-Adresse.
      Für eine Videodemonstration der Bestellposteninformation im Brief an den Lieferanten, siehe auch das Video Bestellposten Information in Kommunikation an Lieferant (3:40 min).
    4. Es wird empfohlen, im Feld Betreff die Bestellnummer und/oder Bestellposten-Nummer einzugeben. Es kann zwar beliebiger Text eingegeben werden, ein Betreff, der die Bestellnummer und/oder Bestellposten-Nummer enthält, macht die Kommunikation mit dem Lieferanten jedoch eindeutiger.
    5. Im Text feld geben Sie den Text der E-Mail ein. Ini diesem Feld sind auch die folgenden Felder vorab ausgefüllt, wenn verfügbar:
      • Bestellposten-Referenznummer
      • Titel
      • Verfasser
      • Veröffentlichungsdatum
      • Veröffentlichungsort
      • Verlag
      • Bestelldatum
      • Gesamtpreis
      • Stückpreis
      • Anzahl eingetroffener Einheiten
      • Anzahl bestellter Einheiten
    6. Wenn Sie einen Anhang an die E-Mail anfügen wollen, wählen Sie den Dateinamen aus.
    7. Optional fügen Sie eine relevante URL und allfällige Notizen hinzu (die in der Anlage enthalten sein sollen, nicht im Brief-XML).
    8. Klicken Sie Senden. Die E-Mail wird an den Lieferanten gesendet und erscheint in der Liste der Kommunikation.
    Zur Ansicht der Nachrichten, die mit einer Kommunikation verbunden sind, klicken Sie auf den relevanten Eintrag in der Spalte Betreff. Die Registerkarte Meldungen wird angezeigt, mit der Korrespondenz, die an den Lieferanten gesendet wurde.
    Der an den Lieferanten gesendete Brief basiert auf der Brief - Konversation. Der Brief nutzt die bevorzugte E-Mail-Adresse des Lieferanten. Wenn keine bevorzugte E-Mail-Adresse verfügbar ist, wird die E-Mail-Adresse der Bestellung verwendet. Um diesen Brief anzupassen, siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
    Um eine Konversation und alle Antworten zu löschen, wählen Sie in der Zeilen-Aktionsliste.

    Eingabe von Lieferantenantworten in E-Mails

    Antworten des Lieferanten auf Kommunikationen werden nicht automatisch in der Kommunikationsregisterkarte gespeichert und müssen manuell eingegeben werden. Der folgende Prozess beschreibt, wie Lieferantenantworten auf E-Mails einzugeben sind.
    Zur Eingabe von Lieferantenantworten:
    1. In der Registerkarte Kommunikation, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Klicken Sie auf die E-Mail, für die Sie eine Antwort eingeben wollen. Der Text der gesendeten E-Mail erscheint in der Registerkarte Meldungen. Klicken Sie auf Antwort hinzufügen.
      • Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Antwort hinzufügen.
      Das Pop-Up Fenster Antwort hinzufügen wird geöffnet.
      Eine Antwort hinzufügen Pop-Up Fenster
    2. Im Textfeld geben Sie die Antwort des Lieferanten ein.
    3. Wenn Sie mit der E-Mail einen Anhang erhalten haben, speichern Sie ihn in einer Datei und wählen Sie danach den Dateinamen der Antwort aus.
    4. Optional fügen Sie eine relevante URL und allfällige Notizen hinzu.
    5. Klicken Sie Antwort hinzufügen. Die E-Mail-Antwort des Lieferanten ist in Alma gespeichert.
    Klicken Sie auf die Registerkarte Anhänge, um die Details der Anhänge anzusehen, die mit einer Kommunikation verbunden sind. Sie können auch neue Anhänge aus dieser Seite hinzufügen, indem Sie die Information, die in den Feldern dargestellt ist, konfigurieren und dann auf Neuer Anhangklicken.
    Zur Ansicht eines Anhangs in der Registerkarte Anhänge wählen Sie Download in der Zeilen-Aktionsliste.

    Ersetzen einer Ressource, die einem elektronischen Bestellposten zugeordnet ist

    Beim Bearbeiten eines elektronischen Bestellpostens (Sammlung/Portfolio) haben Benutzer jetzt die Möglichkeit, die vorhandene Ressource von dem Bestellposten zu trennen und durch eine andere elektronische Ressource zu ersetzen, die der Institutionszone, der Gemeinschaftszone oder der Netzwerkzone zugeordnet ist. Darüber hinaus wird in der Tabelle Bestellte Exemplare jene Zone angezeigt, der die Ressource zugeordnet ist, wobei die Farbcodierung angibt, ob die Ressource verfügbar ist oder nicht.

    Die Funktion

    Ressource ersetzen ermöglicht es Benutzern, das Löschen eines Bestellpostens zu vermeiden, wenn dieser mit der falschen elektronischen Ressource verknüpft war. Institutionen, die Teil einer Netzwerkzone sind und deren elektronische Ressourcen von der Netzwerkzone verwaltet werden (obgleich ihre Erwerbungen lokal verarbeitet werden), können:

    • Erstellen Sie einen lokalen Bestellposten, der einer elektronischen Ressource zugeordnet ist.
    • Senden Sie die Bestellung an den Lieferanten.
    • Wenn die Ressource verfügbar ist, bitten Sie die Netzwerkinstitution, die elektronische Ressource in der Netzwerkzone zu aktivieren und sie für sie Verfügbar für zu machen.
    • Verwenden Sie die neue Funktion, um die dem Bestellposten aktuell zugeordnete Ressource durch die Netzwerkzonen-Ressource zu ersetzen, die für sie verfügbar gemacht wurde.

    Wenn der Bestellposten über keine Lizenz verfügt und die Networkzonen-Ressource eine Lizenz hat, wird die Networkzonen-Lizenz mit dem Bestellposten verknüpft. Wenn der Bestellposten über eine Lizenz verfügt und die Netzwerkzonen-Ressource auch über eine Lizenz verfügt, wird die Netzwerkzonen-Lizenz nicht mit dem Bestellposten verknüpft.

    Diese Operation ist für jeden Ressourcentyp vom Typ "Elektronisch" verfügbar, und der Ressourcentyp für die ersetzte Ressource muss denselben "Typ" haben. Beispiel: Wenn die Quellressource "Elektronisches Portfolio" ist, kann nur "Elektronisches Portfolio" als neue Ressource ausgewählt werden.

     

    Wenn die ersetzte Ressource einem anderen Titelsatz zugeordnet ist, wird der Bestellposten diesem neuen Titelsatz zugeordnet, und der Benutzer wird in einem Popup-Fenster gefragt, ob die getrennte Ressource beibehalten oder gelöscht werden soll. Falls der Benutzer, das Löschen der elektronischen Ressource ausgewählt hat und dem Titelsatz für diese Ressource kein anderer Bestand zugeordnet ist, werden dem Benutzer in einem Popup-Fenster auch die Optionen zur Bearbeitung dieses Titelsatzes angezeigt (abhängig von den vorgenommenen Einstellungen für den Parameter pol_handle_childless_bib.

    Erfahren Sie hier mehr über diesen Parameter.

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