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    Arbeiten mit gültigen Beständen

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    Wenn Sie eine Behörde oder nationale Bibliothek sind, die Kopien von Veröffentlichungen vom Lieferanten kostenlos erhält, können Sie die Erwerbungsart des gültigen Bestands verwenden, um mit Lieferanten Vorgänge auszuführen. Gültige Bestände ermöglicht einen Nullwert für eine Bestellung, die gemeinsam mit einer Mitteilung an den Lieferanten existiert, die weder Etats noch einen Preis benötigt, um verschiedene Versionen des Bestellposten-Bestellbriefs zu senden.
    Die Methode Gültiger Bestand wird mit Alma geliefert und für Institutionen, die sie benötigen, aktiviert. Wenn ein neuer Bestellposten erstellt wird, überprüft Alma, ob gültige Bestände aktiviert sind. Wenn das so ist, zeigt Alma diese Erwerbungsart als Option an.

    Wie es funktioniert

    Bibliotheken erhalten eine oder mehrere Kopien jedes innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs veröffentlichten Exemplars. (Dies beinhaltet Monographien und Zeitschriften, gedruckt und elektronisch.) Bibliotheken können einen Kaufpreis von Null verlangen, während sie für den gleichen Vorgang eine Empfangsbestätigung an Lieferanten oder Herausgeber senden. Bestätigungen werden nach folgenden Regeln vom System generiert:
    • Für jedes Exemplar (für Monografien)
    • Nach Maßgabe des Vorgangs (Mahnung, Bestellung, Beleg).
    Mahnungen für fortlaufende Bestellexemplare (Zeitschriften) werden nicht automatisch gesendet.
    Alma stellt Benachrichtigungsbriefe für gültigen Bestand bereit, die angepasst werden können:
    • Brief: Gültiger Bestand - jährlicher Empfang (Brief-Code: BriefGültigerBestandJährlicherEmpfang)
    • Brief - Legaler Bestand, Mahnung (Brief-Code: BriefLegalerBestandMahnung)
    • Brief - Legaler Bestand, Bestellung (Brief-Code: BriefLegalerBestandBestellung)
    • Brief - Legaler Bestand, Empfang (Brief-Code: BriefLegalerBestandEmpfang)
    Für detaillierte Informationen über die Bearbeitung von Formbriefen in Alma, siehe Konfigurieren von Alma-Briefen.
    Sobald die Methode Gültiger Bestand aktiviert und die Briefe überprüft und bearbeitet wurden, können Sie einen Bestellposten mit der Erwerbungsart Gültiger Bestand erstellen. Siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.

    Arbeitsablauf für gültige Bestände

    1. Ein Administrator aktiviert den Gültigen Bestand als Erwerbungsart für die Institution. Siehe Konfiguration der Erwerbungsarten.
    2. Der Benutzer erstellt einen Bestellposten mit einer Erwerbungsart Gültiger Bestand. Siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
    3. Alma sendet eine Bestell-Benachrichtigung an den Lieferanten.
    4. Wenn ein Mitarbeiter eine Bestellung mithilfe der Erwerbungsart Gültiger Bestand erstellt:
      • Preis und Etat sind keine Pflichtfelder
      • Der Bestellposten wird gepackt und an den Lieferanten gesendet
      • Der Bestellposten wird nicht in Rechnung gestellt
      • Der Bestellposten wird zur Aufgabenliste Mahnung umgeleitet, wenn angebracht
    5. Der Lieferant sendet die Monografie oder Zeitschrift des gültigen Bestandes, die von der Bibliothek bestellt wurde.
    6. Die Bibliothek sendet zu folgenden Terminen eine Bestätigung an den Lieferanten:
      • Für Monografien des gültigen Bestandes zum Zeitpunkt des Eingangs.
      • Für Zeitschriften aus dem gültigen Bestand erstellt Alma einen voreingestellten jährlichen Analytics-Bericht. Sie können andere Berichte erstellen, aber Alma sendet diese nicht automatisch. Bei Bedarf können Sie einen Prozess ausführen, und diese Berichte an das gewünschten Lieferanten-Set zu senden. Um dies zu tun:
        1. Erstellen Sie ein Lieferanten-Set. Siehe Lieferanten-Sets.
        2. Konfigurieren Sie den Brief: Gültiger Bestand - jährlicher Empfang (Brief-Code: BriefGültigerBestandJährlicherEmpfang). Siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
        3. Konfigurieren Sie den gewünschten Analytics-Bericht und geben Sie seinen Pfad ein. Siehe Konfiguration von Pfaden für gültigen Bestand. Fügen Sie den Bericht auch als Analytics-Objekt mit dem Typ Bericht hinzu (siehe Planung).
        4. Führen Sie den Prozess Gültiger Bestand, jährliche Empfang-Aufgabe aus. Siehe Manuelle Prozesse an definierten Sets ausführen.