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    Kaufbestellung

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    Für die Durchführung von Kaufbestellungen sind die folgenden Rollen erforderlich:
    • Bestellung aus Alma/Primomit dem Benutzer als Besteller anlegen: Jede Rolle
    • Bestellung von Alma im Namen eines anderen Benutzers erstellen: Kaufbestellungs-Mitarbeiter/Manager (die Berechtigung zur Ausführung dieser Aufgabe kann vom Ex-Libris-Kundendienst auch für andere Benutzer aktiviert werden) 
    • Bestellung aus Literaturliste anlegen: Seminarapparat-Mitarbeiter/Manager (wenn von Ex Libris für Ihre Institution aktiviert)
    • Bestellungen verwalten: Auswähler, Kaufbestellung Operator, Kaufbestellung Manager
    • Abgelehnte Bestellungen löschen: Auswähler + Auswähler, erweitert, Kaufbestellungsmitarbeiter + Kaufbestellungsmitarbeiter, erweitert oder Kaufbestellungsmanager + Kaufbestellungsmanager, erweitert
    • Bestellungen zuweisen: Kaufbestellungsmanager
    Kaufbestellungen ermöglichen es Bibliothekaren, die Alma verwenden, sowie Dozenten oder Benutzern, die Primo oder Leganto verwenden, anzufordern, dass eine Bibliothek eine Ressource kauft. Der Besteller kann ein Exemplar aus einem beliebigen Grund bestellen, zum Beispiel: die Bibliothek hat keine Kopie (es gibt keinen Titelsatz, oder es gibt einen Titelsatz, aber keinen Bestand), oder die Bibliothek hat nicht genug Kopien oder im richtigen Format oder in der richtigen Ausgabe, oder die vorhandene Kopie ist beschädigt. Der Besteller, oder ein Bibliothekar im Namen eines Bestellers, gibt so viele Details wie möglich zum Exemplar an und sendet die Bestellung dann zur Prüfung an Alma. Das Erstellen einer Bestellung im Namen eines anderen Benutzers kann standardmäßig von einem Kaufbestellungs-Mitarbeiter oder Kaufbestellungs-Manager durchgeführt werden. Um es auch Benutzern mit anderen Rollen zu ermöglichen, Bestellungen im Namen anderer Besteller zu erstellen, kontaktieren Sie den Ex-Libris-Kundendienst.
    Ein Alma-Benutzer mit der Rolle Kaufbestellungs-Mitarbeiter kann nur die ihm zugewiesenen Bestellungen oder nicht zugewiesene Bestellungen sehen. Wenn ihre Rolle für eine bestimmte Bibliothek definiert ist, können sie nur die Bestellungen erstellen und sehen, die ihrer Bibliothek gehören, sowie jene, die nicht in Besitz einer spezifischen Bibliothek sind (das Feld Besitzende Bibliothek ist leer). Ein Mitarbeiter, der keinen Kaufbestellungs-Mitarbeiter-Zugang hat, erhält keinen Zugriff, um den not Besteller im Kaufbestellungsformular zu bearbeiten. Der Mitarbeiter kann Kaufbestellungen anderen Kaufbestellungs-Mitarbeiter neu zuordnen. Für Kunden, die vor der Freigabe von Oktober 2018 in Betrieb genommen wurden, ist diese Berechtigung standardmäßig deaktiviert. Für alle anderen ist diese Berechtigung standardmäßig aktiviert. Um diese Einstellung zu ändern, kontaktieren Sie den Ex-Libris-Support.
    Ein Alma-Benutzer mit der Rolle Kaufbestellungen verwalten kann Kaufbestellungen für alle Mitarbeiter und Manager sehen und zuordnen. Wenn die Rolle im Umfang einer Bibliothek definiert ist, kann sie nur Bestellungen in dieser Bibliothek sehen oder zuordnen, sowie jene, die nicht in Besitz einer spezifischen Bibliothek sind (das Feld Besitzende Bibliothek ist leer). Zu dem Zeitpunkt, zu dem der Kaufbestellungs-Manager eine Bestellung zuweist, wird überprüft, ob der Zuweisende für diesen Bereich oder im Institutionsumfang entweder ein Mitarbeiter oder ein Manager ist. Ein Mitarbeiter oder Manager, der Kaufbestellungen löschen muss, muss hierfür auch die Rolle Kaufbestellungs-Mitarbeiter, erweitertinnehaben.

    Wenn ein Benutzer mit einer dieser Rollen eine Kaufbestellung erstellt und der Benutzer sich im Bereich einer Bibliothek befindet, wird die Bibliothek zur Bestellung als Besitzende Bibliothek hinzugefügt. Wenn sich der Benutzer im Institutionsbereich befindet, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Benutzer aufgefordert wird, die besitzende Bibliothek auszuwählen. Wenn der Benutzer kein Kaufbestellungs-Mitarbeiter oder Manager ist, ist die besitzende Bibliothek leer. In diesem Fall kann nur ein Kaufbestellungs-Mitarbeiter oder Manager beim Bearbeiten eine besitzende Bibliothek wählen. Die Liste der verfügbaren Bibliotheken, die zugewiesen werden sollen, wird durch den Umfang des Benutzers festgelegt.

    Ein Alma-Benutzer mit der Rolle Auswähler kann die Liste der Bestellungen einsehen und jede Bestellung an Benutzer zuordnen. Auswählen können eine Bestellung bearbeiten, den Besteller für weitere Informationen per E-Mail kontaktieren und Bestellungen genehmigen oder ablehnen. Genehmigte Bestellungen werden zu Bestellposten. 
    Um diese Funktion zu unterstützen, werden zwei Briefe verwendet:
    • Brief - Kauf-Bestellstatus (Brief-Code: KaufBestellungStatus) – Wird an den Besteller gesendet, wenn die Bestellung genehmigt oder abgelehnt wird.
    • Anfrage an Besteller (Brief-Code: AnfrageAnBenutzerBrief)– Wird an den Besteller gesendet, wenn der Bibliothekar diesen nach weiteren Informationen befragt.
    • Bibliographic records created using purchase requests are subject to normalization processes (see Arbeiten mit Normierungs-Prozessen).
    • Kaufbestellungen sind ein Service, der von Alma in Primo freigegeben wird. Wie jeder andere Service kann dieser für Benutzergruppen verborgen werden, mit Hilfe von Almas Anzeigenlogik-Regeln. Dieser Service ist Benutzern aktuell standardmäßig verborgen, mit der Regel Service Kaufbestellungen verbergen.

       

      patron_purchase_request_link_in_primo.png

       

      Link in Primo: Kaufbestellungen
      • Um den Service für alle Primo-Benutzer zu aktivieren, entfernen Sie diese Regel.
      • Um den Service nur für spezifische Gruppen zu verbergen, entfernen Sie diese Regel und fügen Sie eine oder mehrere Regeln hinzu, um den Service für diese Gruppen zu verbergen.
      • Sie können auch alle Beschriftungen konfigurieren, die für diese Funktion verwendet werden.
      • Um eine Direktverknüpfung zum Kaufbestellungsformular aus Primo zu erstellen, siehe Direktverknüpfung zum Formular Kaufbestellungen.
    Für weitere Informationen zur Konfiguration der Anzeigenlogik-Regeln und zur Konfiguration der Beschriftungen siehe Anzeigen-Logik des Discovery-Interface.

     

    Erstellen einer Kaufbestellung

    Ein Benutzer kann eine Kaufbestellung in Primo erstellen. Von Benutzern aufgegebene Bestellungen werden mit dem Status Zur Prüfung an Alma gesendet. Bei Bedarf wird für das bestellte Exemplar ein Kurz-Titelsatz erstellt (und wenn die Metadaten manuell hinzugefügt werden, wie im nachfolgenden Hinweis angegeben).
    Sie können eine Kaufbestellung in Alma auch im Namen eines anderen Benutzers erstellen. Sie können folgendes tun:
    • Beim Verwalten von Literatur in einer Literaturliste (siehe Literatur verwalten), wenn das Privileg Kaufbestellung senden vom Ex Libris Support zu den Rollen Seminarapparat-Mitarbeiter/Manager hinzugefügt wurde. Beachten Sie, dass das Hinzufügen oder Bearbeiten einer Literatur automatisch eine Kaufbestellung (Erstellung eines Bestellpostens) auslösen kann ; siehe Konfiguration automatischer Kaufbestellungen von Literatur.
    • Auf der Seite Kaufbestellung (siehe unten).
    Um auf der Seite Kaufbestellung eine Kaufbestellungen zu erstellen:
    1. Geben Sie auf der Seite Kaufbestellung (Erwerbungen > Kaufbestellungen > Kaufbestellung erstellen) so viele Informationen wie möglich ein.
      Alma: Seite Kaufbestellung
      Wählen Sie entweder Neuen Datensatz erstellen oder Bestehenden Datensatz verwenden im Feld Bibliografische Informationen. Wenn Sie Bestehenden Datensatz verwenden, ist eine Schnellauswahl-Liste für das Feld Titel verfügbar, während die anderen Exemplar-Felder eingeschränkt. Sobald Sie einen bestehenden Datensatz ausgewählt haben, können Sie die Kaufbestellung für diesen Datensatz erstellen. Wenn Sie ein Exemplar aus einem bestehenden, ähnlichen Exemplar erstellen möchten, können Sie alternativ nach dem Titel des bestehenden Datensatzes suchen, um die Felder des Exemplars auszufüllen und ändern Sie danach den Optionsbutton Bibliografische Informationen, um einen Neuen Datensatz zu erstellen. Die verbleibenden Exemplar-Felder sind beim Erstellen eines neuen Datensatzes nicht eingeschränkt, daher können die Werte dann geändert werden.
      Für eine Beschreibung der Felder im Bereich Ressource-Informationen siehe Neues Buch oder Zeitschriftenartikel hinzufügen. Die Felder im Bereich Bestellungsattribute sind folgende:
      • Bestelltes Format – Ob das Exemplar in elektronischem oder physischem Format erworben werden soll
      • Besteller – Der Benutzer, der die Bestellung erstellt
      • Bestellstatus – Der Status der Bestellung, der immer Zur Prüfung ist
      • Besitzende Bibliothek – Die Bibliothek, die das Exemplar erhalten soll
      • Voraussichtliche Kosten – Die geschätzten Kosten für das Exemplar, einschließlich Währung
      • Etat – Der Etat, aus dem das Exemplar gekauft wird. Dieses Feld ist erst aktiv, nachdem eine Bibliothek ausgewählt wurde. Beachten Sie, dass empfohlen wird, den Etat unmittelbar vor der Genehmigung der Kaufbestellung hinzuzufügen.
      • Lieferant/Konto – Der Lieferant und das Lieferantenkonto, von dem das Exemplar gekauft wird.
      • Genehmigt von – Dieses Feld ist zunächst leer. Später enthält es den Namen des Benutzers, der das Exemplar genehmigt hat, wenn vorhanden.
      • Besteller-Notiz – Jede Notiz an den Benutzer, der die Bestellung genehmigen oder ablehnen wird.
      • Grund für Ablehnung – Dieses Feld ist zunächst leer. Das Feld enthält später den Grund, aus dem die Bestellung abgelehnt wurde, wenn vorhanden.
      Die Felder Titel und Besteller sind Pflichtfelder.
      Wenn eine neue Kaufbestellung über Neuen Datensatz erstellen erstellt wird, sucht Alma nach einer potentiellen Übereinstimmung für den Datensatz. Die Match-Prozedur sucht zuerst nach einem Importprofil, um den Übereinstimmungsprozess zu bestimmen. Das Importprofil kann den Typ Bestand oder Neue Bestellung haben, aktiv sein und der Profilname muss im Parameter purchase_request_import_profile gespeichert sein (siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen)). Das Importprofil kann definieren, welche Match-Prozedur für Bücher und welche Match-Prozedur für Zeitschriften verwendet wird. Wenn im Parameter kein Profil angegeben ist, basiert die Übereinstimmung auf der ISBN / ISSN in der Bestellanforderung (mit einer hart codierten Match-Prozedur, die nicht geändert werden kann). Wenn ein übereinstimmender Datensatz im Bestand gefunden wird, wird die Kaufbestellung mit diesem Titelsatz verknüpft. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein neuer Titelsatz erstellt. Beachten Sie, dass die bibliografischen Details des übereinstimmenden oder neu erstellten Datensatzes im MD-Editor bearbeitet werden können. Sie können nicht durch die Bearbeitung der Kaufbestellung bearbeitet werden (auf diesem Weg können nur die Bestell-Attribute, wie Besteller oder besitzende Bibliothek, bearbeitet werden). Wenn Sie die Bestellanforderung bearbeiten, können Sie die bibliografischen Informationen ändern, indem Sie das Optionsfeld Neuen Datensatz erstellen auswählen. Wenn Sie das Optionsfeld ändern, wird dem Benutzer die folgendeBestätigungsmeldung angezeigt: Sie wollen den verknüpften Titelsatz ändern. Die vorhandenen Titelsatzdaten werden ersetzt. Sind Sie sicher, dass Sie fortfahren wollen?
      Weitere Informationen finden Sie im Video Bevorzugte Matchmethode für Kaufbestellungen konfigurieren (3:28 Min.)
    2. Die Literaturart für ein gesuchtes Exemplar stammt aus der ISBN oder ISSN. Wenn es eine ISBN-Nummer gibt, ist die Literaturart Buch. Wenn es eine ISSN-Nummer gibt, ist die Literaturart Zeitschrift. Wenn keine der beiden Nummern existiert, ist die Literaturart die Art, die bei der Erstellung der Kaufbestellung ausgewählt wurde. Ein Beispiel für diese Anwendung: Wenn der MD-Editor verwendet wird, um eine ISSN-Nummer zu einem Titelsatz hinzuzufügen und die Kaufbestellung danach bearbeitet und gespeichert wird, lautet die Literaturart nach dem Speichern der Kaufbestellung Zeitschrift.
    3. Anstelle der manuellen Eingabe der Informationen können Sie auch nach einem Exemplar im Bestand suchen, dieses auswählen und auf Auswählen klicken. Die Informationen zum Exemplar werden automatisch in den Feldern der Seite ausgefüllt. Siehe Suchen in Alma
      Wenn Sie eine Kaufbestellung erstellen, die mit einem Titelsatz verknüpft ist, können die Titel-Metadaten auf der Seite Kaufbestellung nicht bearbeitet werden. Dies verhindert Änderungen am bestehenden Datensatz oder das Erstellen eines neuen Datensatzes auf dieser Seite. Ein neuer Datensatz wird auf dieser Seite nur erstellt, wenn Sie die Informationen manuell eingeben.
    4. (Nur beim Bearbeiten einer Bestellung) Wenn Sie eine Bibliothek eingegeben haben, können Sie Standorte und die Anzahl der bestellten Exemplare für jeden Standort im Bereich Schnell hinzufügen hinzufügen; klicken Sie auf Neuer Standort. Wenn Sie keine Mengen und Standorte festlegen, wird ein Exemplar im Standard-Standort für Erwerbungen angenommen.
    5. Geben Sie bei Bedarf Notizen in der Registerkarte Notizen ein.
    6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
      Die Bestellung wird mit dem Status Zur Prüfung gesendet. Bei Bedarf wird für das bestellte Exemplar ein Kurz-Titelsatz erstellt.

    Verwalten von Kaufbestellungen

    Anzeige ausstehender Kaufbestellungen

    Um ausstehende Kaufbestellungen anzusehen, wählen Sie Erwerbungen > Kaufbestellungen > Kaufbestellungen verwalten im Alma-Menü. Wenn es nicht zugeordnete Bestellungen gibt oder wenn es Bestellungen gibt, die Ihnen zugeordnet sind, können Sie alternativ eine der folgenden Aufgaben aus der Aufgabenliste im persistenten Menü auswählen (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste):
    • Kaufbestellungen - Ihnen zugeordnet
    • Kaufbestellungen - nicht zugeordnet
    Seite Kaufbestellungen verwalten
    Verwenden Sie die Registerkarten, um Bestellung anzuzeigen, die Ihnen, jemand anderen oder nicht zugeordnet sind. Verwenden Sie die Facetten und das Tool Suchen, um die Liste der Bestellungen auf der Seite zu filtern.
    Für Informationen zum Suchen mithilfe von Sonderzeichen/diakritischen Zeichen siehe Suchen nach Sonderzeichen.
    Um weitere Details zum bestellten Exemplar anzuzeigen:
    • Klicken Sie auf auf einen bestellten Titel, um die Bestellung auf der Seite MARC-Satz - einfache Ansicht anzusehen.
    • Klicken Sie in der Registerkarte Nicht zugeordnet oder An andere zugeordnet auf Ansicht unter einer Bestellung, um die Bestellungsdetails anzuzeigen. Der Link Ansicht erscheint nur in der Registerkarte Nicht zugeordnet, wenn die Bestellung bestellt oder abgelehnt wurde.

    Zuordnung einer Kaufbestellung

    Sie können die Kaufbestellung einem Benutzer zuordnen oder deren Zuordnung freigeben. Der Benutzer, dem die Bestellung zugeordnet ist, sollte die Bestellung genehmigen oder ablehnen.
    Um Bestellungen einem Benutzer zuzuordnen:
    1. Wählen Sie Ausführen aus der Zeilen-Aktionsliste. Ein Dialogfenster erscheint.
      Dialogfeld Zuordnen an
    2. Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Bestellung zugeordnet werden soll. Nur Benutzer mit der entsprechenden Rolle erscheinen in der Dropdown-Liste.
    3. Optional können Sie eine Notiz hinzufügen und auswählen, ob eine E-Mail an den Benutzer gesendet werden soll.
    4. Klicken Sie auf Zuordnen an.
      Die Bestellung wird dem ausgewählten Benutzer zugeordnet.
    Um die Zuordnung einer Bestellung freizugeben:
    Klicken Sie in der Registerkarte Mir zugeordnet oder Zugeordnet an andere in der Zeilen-Aktionsliste auf Zuordnung freigeben. Die Bestellung wird zurück in die Registerkarte Nicht zugeordnet verschoben.

    Bearbeiten einer Kaufbestellung

    Sie können eine Kaufbestellung bearbeiten.
    Um eine Bestellung zu bearbeiten:
    1. Klicken Sie in der Registerkarte Mir zugeordnet oder Zugeordnet an andere in der Zeilen-Aktionsliste auf Bearbeiten. Die Seite Kaufbestellung erscheint. Für weitere Informationen siehe Erstellen einer Kaufbestellung.
    2. Ändern Sie die Nicht-Metadaten-Felder nach Bedarf.
    3. Sie können auf den Button Erneut verknüpfen klicken, um den Titelsatz für die Kaufbestellung zu ändern. Beim erneuten Verknüpfen wird der Wert der Felder ISBN und Literatur mit dem Wert des neuen Titelsatzes überschrieben.
      Weitere Informationen finden Sie im Video Erneute Verknüpfung einer Kaufbestellung mit einem anderen Titelsatz (1:41 Min.)
    4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
      Wenn Ihnen die Bestellung nicht bereits zugeordnet wurde, ist sie Ihnen nun zugeordnet.

    Versenden einer Kaufbestellung per E-Mail

    Sie können den Besteller per E-Mail kontaktieren, um weitere Informationen zu einer Kaufbestellung zu erhalten.
    Um eine E-Mail an den Besteller zu senden:
    1. Klicken Sie auf Anfrage an Besteller neben einer beliebigen Bestellung in der Zeilen-Aktionsliste. Ein Dialogfenster E-Mail-Nachricht erscheint.
      Dialogfeld E-Mail-Nachricht
    2. Geben Sie die Informationen in die Felder ein. Die Felder Von, An und Betreff sind Pflichtfelder. Beachten Sie, dass Sie die E-Mail-Adresse des Bestellers manuell eingeben müssen, wenn diese nicht vorab ausgefüllt ist.
    3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf E-Mail senden. Ein Brief - Anfrage an Besteller (Brief-Code: AnfrageAnBenutzerBrief) wird an den Besteller gesendet. Für Informationen zur Konfiguration des Briefs siehe Konfiguration von Alma-Briefen.

    Genehmigen oder Ablehnen einer Kaufbestellung

    Die Genehmigung einer Kaufbestellung erstellt einen Bestellposten. Egal, ob Sie die Bestellung genehmigen oder ablehnen, Alma sendet eine E-Mail an den Besteller.
    Um einen Bestellposten für die (Genehmigung der) Bestellung zu erstellen:
    Bevor Sie das Exemplar bestellen, stellen Sie sicher, dass eine Bibliothek/ein Standort in der Bestellung ausgewählt ist. Wenn keiner ausgewählt ist, bearbeiten Sie die Bestellung entsprechend; siehe Bearbeiten einer Kaufbestellung.
    Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Genehmigen und bestellen. Mit dem Status Zur Prüfung; wird ein Bestellposten angelegt, der dann wie gewohnt den Bestellvorgang durchläuft. Die Bestellposten-Nummer erscheint in der Bestätigungsmeldung oben auf der Seite. Alma sendet eine Bestätigung an den Besteller, den Brief - Kauf-Bestellstatus (Brief-Code: KaufBestellungStatus).
    Um eine Bestellung abzulehnen:
    1. Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Ablehnen. Ein Dialogfeld Bestätigung erscheint.
      Alternativ können Sie gleichzeitig mehrere Bestellungen ablehnen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Bestellungen, die Sie ablehnen wollen und klicken Sie auf Auswahl ablehnen oben oder unten auf der Seite. Sie können alle Bestellungen auf der Seite auswählen, indem Sie oben in der Liste der Bestellungen auf Alles auswählen klicken. Beachten Sie, dass Sie bereits genehmigte Bestellungen nicht ablehnen können.
    2. Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Ein Dialogfenster Ablehnungsgrund erscheint.
      Dialogfenster Ablehnungsgrund
      Die Liste der Gründe kann von einem Administrator konfiguriert werden.
    3. Wählen Sie den Grund für die Ablehnung und klicken Sie auf Ablehnen. Die Bestellung ist abgelehnt. Wenn die Bestellung einen Kurz-Titelsatz erstellt hat, wird dieser ebenfalls gelöscht. Alma sendet dem Besteller einen Brief - Kauf-Bestellstatus, um ihn/sie über die abgelehnte Bestellung zu informieren (Brief-Code: KaufBestellungStatus). Für Informationen zur Konfiguration des Briefs siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
      Ein Administrator kann den Grund für die Ablehnung einer Bestellung konfigurieren; siehe Konfiguration von Gründen für die Ablehnung von Kaufbestellungen.
    Nachdem eine Bestellung abgelehnt oder genehmigt wurde, erschient sie in der Liste der Bestellung mit der Option, die Bestellung zu löschen. Um die Bestellung zu löschen, klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Löschen.
    Um eine Kaufbestellung zu löschen, müssen Sie die Rolle Auswähler, erweitert innehaben.
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