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    Prüfen von Bestellposten

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    Um Bestellposten prüfen zu können, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Benutzer mit einer der beiden obigen Rollen, die auch die Rolle eines Probe-Mitarbeiters innehaben, können auch Probenutzungen verwalten, was relevant ist, wenn ein Bestellposten für eine Probenutzungerstellt wird (siehe Probenutzungen verwalten). Um Bestellposten löschen zu können, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter, erweitert

    Arbeitsablauf Bestellposten-Prüfung

    Ein Bestellposten wird zur Prüfung gesendet, wenn es Datenprobleme (z.B. unvollständige/fehlende oder ungültige Informationen) oder Warnungen - als Ergebnis der Kaufprüfungsregeln - gibt und somit die Aufmerksamkeit eines Bibliotheksmitarbeiters notwendig wird.
    Prüfung innerhalb des Arbeitsablaufs für den Einkauf
    Bestellposten, die überprüft werden müssen, werden auf der Seite Bestellposten zur Prüfung angezeigt (Erwerbungen > Bestellposten > zur Prüfung). Sie können diese Seite auch mit einer spezifischen, vorab ausgewählten Registerkarte öffnen, indem Sie in der Aufgabenliste im persistenten Menü auf einen der folgenden Links klicken (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste Aufgaben in der Aufgabenliste):
    • Bestellposten - zur Prüfung - Ihnen zugeordnet
    • Bestellposten - zur Prüfung - nicht zugeordnet
    Bestellpostenüberprüfungsseite
    Diese Seite zeigt eine Ergebnisliste der Bestellposten. Weitere Details über die Registerkarten Mir zugeordnet,Nicht zugeordnet, Zugeordnet an andere siehe Registerkarten Mir zugeordnet, Nicht zugeordnet, Zugeordnet an andere. Für weitere Informationen über die Bestellposten-Ergebnisliste, siehe Suche nach Bestellposten. Nur die Person, die dem Bestellposten zugeordnet ist, kann die Bestellposteninformation bearbeiten. Einkaufsmitarbeiter und Manager können nicht zugeordnete Bestellposten in der Registerkarte Nicht zugeordnet bearbeiten und die Bestellposten, die anderen Bibliotheksmitarbeitern zugeordnet sind, in der Registerkarte Zugeordnet an andere ansehen.
    Die folgenden Facetten sind verfügbar:
    • Warnungen (Alerts) – Die Art der Warnung, die für den Bestellposten generiert wurde, wie etwa
    • Kauftyp (Purchase type) – Die Art des Exemplars, die der Bestellposten darstellt.
    • Lieferant – Der Lieferant, an den die Bestellung gesendet wird
    • Eilt – Gibt an, ob der Bestellposten eilig ist
    • Bibliothek (Library) – Die Bibliothek, die das Material bestellt hat (der Bestellposteninhaber)
    • Zuordnung (Assignment) – Der Benutzer, dem der Bestellposten zugeordnet wurde.
      Die Zuordnungsfacette ist nur für den Einkaufs-Manager auf der Registerkarte Zugeordnet an andere verfügbar.
    • Erwerbungsart (Acquisition Method)—Die Methode, mit der der Bestellposten erworben wurde, wie Kauf oder Geschenk.
    • Voraussichtliches Eingangsdatum (Expected Receipt Date) – Der Zeitraum, für den der Bestellposten überfällig ist, wie:
      Die Facette Voraussichtliches Eingangsdatum ist nur für Forderungen verfügbar.
    • Berichtscode– Der Berichtscode des Bestellpostens
    Abhängig von der Art des Bestellpostens zur Prüfung können Sie den Posten mit den folgenden Aktionen bearbeiten:
    • Bearbeiten (Edit) – Bestellposten werden bearbeitet, um fehlerhafte Informationen zu korrigieren oder fehlende Informationen hinzuzufügen (Siehe auch Bearbeiten von Bestellposten-Informationen). Wenn Sie auf der Seite Bestellposten-Übersicht auf Speichern und fortfahren klicken, kehrt der Bestellposten zurück zu Schritt 2 im Arbeitsablauf, wo er erneut überprüft wird (zu diesem Zeitpunkt wurde er noch nicht normalisiert).
      Wenn der Bestellposten weiterhin ungültig ist, wird er erneut zur Prüfung gesendet. Wenn alle Datenprobleme gelöst sind, geht der Bestellposten weiter zum Schritt Packen im Arbeitsablauf (Siehe auch Schritt 4 im Arbeitsablauf).
    • Zuordnen an oder Zuordnungen auflösen – Bestellposten können an einen anderen Nutzer neu zugeordnet werden oder ihre Zuordnung kann aufgelöst werden, d.h. dass der Bestellposten keinem spezifischen Nutzer zugeordnet ist (Siehe auch Zugeordnete und Nicht zugeordnete Bestellposten).
      Ein Bestellposten, der neu zugeordnet wurde, bleibt in der Prüfung bis seine Probleme behoben sind.
    • Eine Probenutzung starten oder Bewertung anfordern – Wenn ein Bestellposten für eine Probenutzung erstellt wird, wird er automatisch an die Aufgabenliste Zur Prüfung gesendet. Der Bestellposten muss Ihnen zugeordnet sein, damit Sie eine der Aktionen ausführen können. Wenn Sie die Rolle Probenutzungs-Mitarbeiter/Manager innehaben, können Sie mit der Probenutzung beginnen (Eine Probenutzung beginnen). Anderenfalls können Sie vormerken, dass eine Probenutzung beginnt (Bewertung anfordern). Für weitere Informationen zu Probenutzungen siehe Bewertungen und Probenutzungen.
    • Jetzt bestellen—Den Bestellposten zur Stufe der Normalisierung und Überprüfung (siehe Schritt 2) des Arbeitsablaufs des Kaufvorgangs verschieben, bevor er verpackt (siehe Schritt 4) und versendet wird. Für weitere Informationen zum Packen von Bestellposten siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung.
      Wenn Sie auf Jetzt bestellen klicken, erhalten Sie eine Meldung Jetzt bestellen (Brief-Code: OrderNowLetter) gesendet, nachdem die Bestellung zur Bearbeitung gesendet wird. Der Lieferant erhält die Bestellung mithilfe des Briefes Bestellliste (Brief-Code: BriefBestellListe). Für Informationen zu diesen Briefen siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
    • Aufschieben (Defer) – Bestellposten zur Prüfung können aus jedem Grund aufgeschoben werden. Bestellposten, die aufgeschoben sind, erscheinen auf der Seite Prüfung aufgeschoben, bis sie entweder reaktiviert (zurückverschoben zu Schritt 2 des normalen Arbeitsablaufs des Kaufvorgangs), bestellt (über die Option Jetzt bestellen) oder storniert wurden. Weitere Informationen zum Aufschub von Bestellposten sehen Sie bitte unter dem Punkt Bestellposten aufschieben.
    • Erneut verknüpfen – Hiermit können Sie den Bestellposten mit einem anderen Titeldatensatz verknüpfen (siehe Bestellposten erneut verknüpfen
    • Abbrechen – Wenn ein Bestellposten zur Prüfung abgebrochen wird, wird er aus der Prüfungs-Aufgabenliste entfernt, nicht aber von Alma. Er kann beim Durchsuchen der Seite oder mit den Facetten im linken Bereich der Seite gefunden werden. Einzelheiten wie Sie einen Bestellposten stornieren können, sehen Sie unter Bestellposten stornieren.
    • Löschen (Delete) – Löscht den Bestellposten, sowie alle Transaktionen und Bestandsressourcen, die mit dem Bestellposten verbunden sind (Siehe auch Bestellposten löschen).
      Um einen Bestellposten zu löschen, müssen Sie die Rolle Einkaufs-Mitarbeiter, erweitert innehaben.
    Bestandsinformationen erscheinen in den Registerkarte unter jedem Bestellposten, ausgenommen bei Bestellposten vom Typ Service. Weitere Informationen darüber, wie man mit diesen Registerkarten arbeitet, finden Sie unter Datensatz-Listen.
    Die Registerkarte Exemplare erscheint für physische, einmalige Bestellposten und enthält:
    • Bibliothek
    • Standort
    • Signatur
    • Strichcode
    • Verfügbarkeit - Wenn das Exemplar eingegangen ist, ist der Indikator grün.
    • Eingangsdatum
    Die Registerkarte Bestände erscheint für physische, laufende Bestellposten und enthält:
    • Bibliothek
    • Standort
    • Signatur
    • Übersicht
    • Eingegangene Exemplare - Anklicken, um die Liste der Exemplare zu öffnen.
    Die Registerkarten Elektronisch - einmalig und Elektronisch - laufende Bestellposten erscheinen, wenn der Bestellposten eine Ressource enthält, die Teil einer Sammlung ist, und enthalten:
    • Sammlungsname
    • Service-Typ
    • Verfügbarkeit
    • Aktivierungsdatum

    Bestellposteninformationen bearbeiten

    Sie bearbeiten Bestellposten auf der Bestellpostenübersichtsseite.
    Die Überschrift der Seite Bestellposten-Übersicht zeigt Details des Bestellpostens, seinen Status (siehe Suchen nach Bestellposten), seinen Typ (gedruckt oder E-Book), die Bibliothek, für die das Exemplar bestellt wird und die Bestell- und Bestellpostennummer an. Für Beispiele der Seite Bestellposten-Übersicht siehe Seite Bestellposten-Übersicht - elektronisches Exemplar und Seite Bestellposten-Übersicht - physisches Exemplar in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
    Bestellposten können auf jeder Stufe des Bestellposten-Arbeitsablaufs bearbeitet werden, aber bestimmte Felder können in Abhängigkeit vom Status des Arbeitsablaufs/des Packens nicht verfügbar sein. Beispiel:
    • Erwerbungsart ist nur editierbar, wenn der Bestellposten im Status zur Prüfung ist.
    • Währung, Standort und Materialanbieter können nur dann bearbeitet werden, wenn der Bestellposten noch nicht gepackt ist.
    Um die Information für einen Bestellposten zu bearbeiten:
    Klicken Sie auf der Seite Bestellposten zur Prüfung (Erwerbungen > Bestellposten > Zur Prüfung) auf den Link Bearbeiten unter der Bestellposten-Information in der Zeilen-Aktionsliste der Registerkarte Mir zugeordnet oder Nicht zugeordnet. Die Seite Bestellposten-Übersicht erscheint.
    Während Sie auf dieser Seite einen Bestellposten bearbeiten, ist der Bestellposten gesperrt und kann von keinem anderen Bibliotheksmitarbeiter bearbeitet werden.
    Die Registerkarten, auf denen Sie Bestellpostendaten bearbeiten, werden in Schritt 10 bis Schritt 20 in Manuelle Erstellung von Bestellposten beschrieben.

    Durchführung allgemeiner Änderungen an Bestellposten-Sets

    Um allgemeine Änderungen an Bestellposten durchzuführen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    • Erwerbungs-Administrator
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Um eine Liste von Bestellposten-Sets zu ändern, müssen Sie zunächst ein Bestellposten-Set erstellen, das ein Set von Bestellposten ist; siehe Prozesse und Sets verwalten.
    Um allgemeine Änderungen an Bestellposten durchzuführen:
    Führen Sie einen der folgenden Prozesse aus:
    • Bestellposten-Arbeitsablauf ändern – Bestellposten zu einer bestimmten Stufe im Arbeitsablauf verschieben
    • Bestellposten-Vorgänge ändern – Bestellposten-Etatzuweisungen zwischen Etats ändern
    • Bestellposten-Informationen ändern – Bestellposten-Informationen nach spezifizierten Bedingungen ändern
    • Bestellposten-Status ändern – Wählen Sie einen Status (Stornieren, Beenden oder Löschen), für den ein Set an Bestellposten geändert werden soll
    • Begrenzte Attribute für Bestellposten ändern – Bestellposten-Attribute ändern, nachdem eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten gesendet wurde
    Für weitere Informationen siehe Manuelle Prozesse an definierten Sets ausführen.
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