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    Packenvon Bestellposten in eine Bestellung

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    Um Bestellposten zu packen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Das Packen von Bestellposten ist der Prozess, der die Bestellung erstellt, die zum Lieferanten geschickt wird.
    Wenn während der Erstellung des Bestellpostens die Option Manuelles Packen zugeordnet wurde (in der Registerkarte Bestellposten-Übersicht – siehe Erstellen von Bestellposten), müssen Bestellposten manuell in Bestellungen gepackt werden. Wenn manuelles Packen nicht zugewiesen war, werden Bestellposten automatisch in einen Einzel-Bestellposten gepackt, wenn der Prozess Bestellposten packen aktiviert ist (siehe Konfiguration von Erwerbungs-Prozessen) und alle folgenden Eigenschaften zutreffen:
    • Lieferantenkonto
    • Eigentümer
    • Währung
    • Kontinuität – Einmalig/Laufend
    • Erwerbungsart
    • Quellenart
    • Etat (wenn der Parameter po_packed_by_fund auf richtig eingestellt ist; siehe Konfiguration anderer Einstellungen)
    • Wenn der Bestellposten mit mehr als einem Etat verbunden ist, wird eine Fehlermeldung erzeugt und der Bestellposten muss manuell gepackt werden.
    • Die maximale Anzahl an Bestellposten, die zu jeder Bestellung hinzugefügt werden, wird auf der Seite Erwerbungs-Prozesskonfiguration gesteuert; siehe Konfiguration von Erwerbungs-Prozessen.
    packaging_WK.gif
    Packen innerhalb des Arbeitsablaufs Einkauf
    Sie verwalten Bestellposten, die manuell gepackt werden müssen auf der Seite Bestellposten auswählen (Erwerbungen>Bestellung>Packen). Auf diese Seite können Sie auch zugreifen, indem Sie auf die Aufgabe Bestellposten - Packen in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Aufgaben in der Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Klicken Sie auf einen der folgenden Links unter einem Bestellposten, um dessen Aktion durchzuführen:
    Um Bestellposten manuell in eine Bestellung zu packen:
    1. Auf der Bestellposten auswählen Seite (Erwerbungen > Bestellung > Paket), wählen Sie die Auswahlbox links von jedem Bestellposten, den Sie in dem Paket haben möchten.
      Bestellposten können in der gleichen Bestellung zusammengefasst werden, wenn sie für die gleiche Bibliothek sind, den gleichen Lieferanten und die gleiche Währung haben, das gleiche Bestellmuster haben (Einmalig/Laufend), und die gleiche Erwerbungsart und Quellenart haben.
    2. Klicken Sie auf Neue Bestellung erstellen Die ausgewählten Bestellposten werden in eine Bestellung gepackt und werden zur Genehmigung gesendet (Siehe auch Genehmigung und Versand von Bestellungen).

    Prüfen von Bestellungen

    Um Bestellposten prüfen zu können, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    Eine Bestellung wird zur Prüfung gesendet, wennobligatorische Informationen ungültig sind oder fehlen wenn die Bestellung erstellt wird. Nach der Korrektur oder nach dem Hinzufügen der obligatorischen Information wird die Bestellung gepackt und geht weiter zur Stufe Genehmigung und Senden im Arbeitsablauf (Siehe auch Genehmigung und Versand von Bestellungen).
    Bestellposten, die überprüft werden müssen, werden auf der Seite Bestellposten zur Prüfung angezeigt (Erwerbungen > Bestellposten > zur Prüfung). Auf diese Seite können Sie auch zugreifen, indem Sie auf die Aufgabe Bestellungen - zur Prüfung in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Aufgaben in der Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Um Bestellungen zu prüfen:
    1. Wählen Sie für die Bestellung, die Sie prüfen wollen, auf der Seite Bestellungen zur Prüfung Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Bestell-Übersicht erscheint.
      Übersichtsseite der Bestellung
    2. Bearbeiten Sie die Felder auf der Seite nach Bedarf.
      • Die erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen markiert und müssen ausgefüllt werden bevor die Bestellung zum nächsten Schritt des Arbeitsablaufs weitergehen kann.
      • Der Lieferant ist nur zur Ansicht und kann in der Bestell-Übersicht nicht bearbeitet werden. Um einen Lieferanten zu ändern, führen Sie Erwerbungen > Erweiterte Tools > Lieferant in der Bestellung ändern aus. Siehe Lieferanten in Bestellposten und Bestellungen ändern.
      • Wenn Integrieren nach ERP-Nummer für den Prozess Bestellungen (PO) exportieren ausgewählt wurde (siehe Finanzsysteme), muss die ERP-Nummer einer Bestellung für die Bestellung eingegeben werden, um mit dem nächsten Schritt des Arbeitsablaufes fortzufahren. Wenn die ERP-Nummer nicht eingegeben wird, wird die Bestellung an ERP gesendet, um eine Nummer zu erhalten. Anschließend wird sie erneut mit dem Prozess Importieren der Bestell-Genehmigungen in Alma importiert. Wenn die ERP-Nummer eingegeben wurde, wird die Bestellung (nachdem sie in Alma genehmigt wurde) gleichzeitig an den Lieferanten und das ERP gesendet.
    3. Wählen Sie eines der folgenden für dieses Feld:
      • Speichern (Save) – Die Bestellung wird gespeichert. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie wollen, dass der Bestellposten mit der nächsten Stufe im Einkaufs-Arbeitsablauf fortfährt.
      • Speichern und Fortfahren – Die Information, die Sie geändert haben, wurde gespeichert, die Bestellung wurde gepackt und geht dann im Arbeitsablauf an die Stufe Genehmigung und Versand (siehe Genehmigung und Versand von Bestellungenunten).
      Wenn Sie einen Bestellposten speichern, wird das voraussichtliche Eingangsdatum des mit dem Bestellposten verbundenen Exemplars aktualisiert.
    Um Bestellungen anzuzeigen:
    Wählen Sie für die Bestellung, die Sie ansehen wollen, auf der Seite Bestellungen zur Prüfung (Erwerbungen > Bestellung > Prüfung) Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Bestell-Übersicht erscheint. Die Felder auf dieser Seite können nicht bearbeitet werden.
    Zum manuellen Hinzufügen von Bestellposten zu einer bestehenden Bestellung:
    1. Wählen Sie für die entsprechende Bestellung auf der Seite Bestellungen zur Prüfung (Erwerbungen > Bestellung > Prüfung) Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Bestell-Übersicht erscheint.
    2. Klicken Sie in der Registerkarte Bestellposten-Liste auf Neuer Bestellposten. Die Liste der Bestellposten, die zur Bestellung hinzugefügt werden können, erscheint. Beachten Sie, dass nur Bestellposten, die zum manuellen Packen verfügbar sind, in dieser Liste erscheinen und für das Hinzufügen zur Bestellung verfügbar sind; siehe die Tabelle: Felder der Registerkarte Übersicht in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
    3. Wählen Sie einen oder mehrere Bestellposten zum Hinzufügen aus.
    4. Klicken Sie Auswählen. Der (die) Bestellposten wird (wurde) der Bestellung hinzugefügt.

    Löschen von Bestellungen

    Um Bestellungen zu löschen:
    Wählen Sie auf der Seite Bestellungen zur Prüfung (Erwerbungen > Bestellung > Prüfung) Bestellung löschen in der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    Sie können eine Bestellung auch löschen, indem Sie im Hauptmenü Erwerbungen>Bestellung>Bestellung löschen auswählen (siehe Bestellungen löschen unten).
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