Arbeiten mit noch zu zahlenden Rechnungen
Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie in Alma mit Rechnungen arbeiten, die auf Zahlung warten, einschließlich der Konfiguration, die es einer Institution selbst ermöglicht, die Zahlung manuell oder automatisch (über das institutionelle Rechnungszahlungssystem oder ERP) zu verwalten. Sie enthält außerdem Details zum Zurücksenden von Rechnungen zur Überprüfung, zum Exportieren von Rechnungen in XML und zu anderen Aktionen, die auf dieser Seite ausgeführt werden können, wie z. B. das Löschen von Rechnungen oder das Zurückstellen an den Überprüfungsprozess. Eine Übersicht über den durchgängigen Arbeitsablauf für die Rechnungslegung mit Links zu relevanten Abschnitten für Einzelheiten finden Sie unter Arbeitsablauf für die Rechnungslegung.
Um Rechnungsinformationen zu bearbeiten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Rechnungs-Mitarbeiter
- Rechnungs-Mitarbeiter, erweitert
- Rechnungs-Manager
Sehen Sie sich das Video Rechnungen - Offene Zahlung an (3:00 Min.).
Wenn handle_invoice_payment auf richtig eingestellt ist (siehe Konfiguration anderer Einstellungen), erreicht die Rechnung die Zahlungsstufe, sodass die Institution die Bezahlung der Rechnung selbst verwalten kann. Die Rechnungszahlung kann auf eine der folgenden Weisen verwaltet werden:
- Durch das institutionelle Rechnungszahlungssystem oder ERP, wenn Sie ein Importprofil angelegt haben (siehe https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance und Finanzsysteme). Wenn Sie diese Methode anwenden, importiert Alma Zahlungsdetails aus dem ERP-System, kennzeichnet diese Rechnungen automatisch als Bezahlt und schließt sie dann.
- Manuell - durch einen Rechnungs-Mitarbeiter/-Manager in Alma auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung (Erwerbungen >Eingang und Rechnungslegung>Warten auf Zahlung)
Seite: Warten auf Rechnungsbezahlung
Informationen über die Registerkarten dieser Seite finden Sie unter Registerkarten Mir zugeordnet, Nicht zugeordnet, Zugeordnet an andere.
Für Informationen zum Arbeitsablauf für die Rechnungslegung allgemein, ab Rechnungserstellung (inkl. Erstellung aus EDI, Excel, API, etc.) bis zur Zahlung und zum Abschluss, siehe Arbeitsablauf für die Rechnungslegung.
Rechnungen bearbeiten und verwalten
Sie können die Zahlungsdetails einer Rechnung nach Bedarf bearbeiten.
Bearbeiten der Zahlungsdetails einer Rechnung:
- Lokalisieren Sie auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung die Rechnungen, deren Zahlungsdetails Sie bearbeiten wollen und wählen Sie in der Zeilen-Aktionsliste Bearbeiten aus. Die Seite Rechnungsdetails erscheint.
Nur der Zahlungsabschnitt dieser Seite kann bearbeitet werden. Wenn Sie andere Bereiche der Rechnung bearbeiten möchten, müssen Sie die Rechnung zunächst in den Status Zur Prüfung einstellen, bevor Sie sie bearbeiten (siehe Rechnungen auf Prüfung zurückstellen).
- Wählen Sie als Zahlungsstatus Bezahlt oder Nicht bezahlt aus.
- Wenn Sie Bezahlt gewählt haben, geben Sie das Folgende ein:
-
Zahlungs-Kennung – Eine Referenznummer für die Zahlung, wie beispielsweise eine Rechnung oder eine Prüfnummer. Wenn Sie mit einem integrierten externen System arbeiten, kann dieses Feld eine externe Referenznummer des ERP-Systems enthalten (maximal 100 Zeichen).
Dieses Feld ist nur ein Pflichtfeld, wenn die Zahlungsmethode Rechnungsabteilung ist. - Zahlungsdatum
- Zahlungsbetrag – Der endgültige Betrag, der bezahlt wurde (nach Berücksichtigung von Wechselkursen usw.).
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Zahlungs-Kennung – Eine Referenznummer für die Zahlung, wie beispielsweise eine Rechnung oder eine Prüfnummer. Wenn Sie mit einem integrierten externen System arbeiten, kann dieses Feld eine externe Referenznummer des ERP-Systems enthalten (maximal 100 Zeichen).
- Wählen Sie eines der folgenden für dieses Feld:
- Speichern – Die eingegebenen Zahlungsinformationen werden gespeichert, aber die Rechnung Speichern, but the Rechnung wird nicht in den verbleibenden Rechnungstahlungsvorgang des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung weitergeleitet.
- Speichern & Fortfahren – Die von Ihnen eingegebenen Zahlungsinformationen werden gespeichert und die Rechnung wird zur folgenden Stufe des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung weitergeleitet. Wenn der Zahlungsstatus der Rechnung Bezahlt lautet, überprüft Alma im nächsten Schritt des Arbeitsablaufs, ob die der Rechnung zugewiesenen Bestellposten voll in Rechnung gestellt und bezahlt wurden. Anschließend schließt Alma diese Bestellposten und schließt dann die Rechnung.
Auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung können Sie auch Rechnungsverwaltungs-Aufgaben ausführen.
- Löschen einer Rechnung (siehe Löschen einer Rechnung:)
- Rechnungen zur Prüfungsstufe zurückstellen (siehe unten: Rechnungen zur Prüfung zurücksenden)
Rechnungen auf In Prüfung zurückstellen
Rechnungen, die auf Bezahlung warten, können zurück auf In Prüfung gestellt werden, wenn sie nicht zu ERP gesendet oder bereits von ERP abgelehnt wurden. Von ERP abgelehnte Rechnungen werden automatisch auf In Prüfung zurückgestellt. Die Benachrichtigung zur Ablehnung der Rechnung und der Grund werden in der XML-Datei spezifiziert, die vom ERP-System gesendet wird (siehe Finanzsysteme).
Rechnungen, die abgeschlossen sind oder auf Zahlung warten, können manuell auf Überprüfen zurückgestellt werden.
Um Rechnungen zur Prüfung zurückzusenden:
Wählen Sie auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung in der Zeilen-Aktionsliste für die entsprechende Rechnung Zurück auf Überprüfung einstellen aus und klicken Sie auf im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Der Rechnungsstatus wird auf Zur Prüfung gestellt.
Eine Rechnung nach XML exportieren
Sie können eine XML-Version der Rechnung, die an das ERP-System gesendet werden soll, erzeugen: Diese Option wird nur für Rechnungen angezeigt, die die Genehmigungsstufe hinter sich haben (mit dem Status Für Zahlung bereit, Warten auf Zahlung oder Geschlossen).
Erzeugen einer XML-Version der Rechnung, die an das ERP-System gesendet werden soll:
Wählen Sie auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung in der Zeilen-Aktionsliste für die entsprechende Rechnung Export-XML erzeugen aus.