Was ist der Alma KI-Assistent?

Der Alma KI-Assistent ist eine Initiative, die fortschrittliche Technologien nutzt, um die Mitarbeiter von Alma bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Der Alma KI-Assistent wurde entwickelt, um intuitive Interaktionen in natürlicher Sprache zu ermöglichen und den Mitarbeitern zu helfen, innerhalb von Alma einfacher Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten.

Der erste Schwerpunkt des Alma KI-Assistenten lautet Erwerbungen – Etats und Konten. Mitarbeiter mit der Rolle Manager von Etats und Konten (auf Institutionsebene) können Fragen zu den Etats und Konten ihrer Institution stellen und erhalten umgehend Antworten in natürlicher Sprache. Der Alma KI-Assistent verwendet ein generatives KI-Modell mit großem Sprachmodell, um die Frage im Kontext des Gesprächs zu verarbeiten und die relevanten Daten zur Beantwortung der Frage zu generieren.

Im Allgemeinen ähnelt die Nutzung des Alma KI-Assistenten gängigen KI-Chat-Erlebnissen:

Vorschaumodus (Beta)

Angesichts des explorativen und sich ständig weiterentwickelnden Charakters dieser Art von Funktion möchten wir den Feedback-Kreislauf erweitern. Daher führen wir im Rahmen der Veröffentlichung im Februar 2026 den Alma KI-Assistenten im Vorschaumodus (Beta) in allen Alma-Umgebungen ein. Administratoren können die Funktion nach eigenem Ermessen aktivieren.

In dieser Phase unterstützt der Alma KI-Assistent Konversationen auf Englisch. Er kann Fragen zu Etats, Konten und den dazugehörigen Daten beantworten: Berichtscode, Etat-Typen usw. Der Assistent kann auch Fragen zu den Etat-Transaktionen beantworten – zum Beispiel: „Welche Etats haben keine Rechnungsbelastungen?“ Er kann jedoch keine Informationen zu Bestellposten und Rechnungen liefern – er gibt lediglich deren ID mit einem Link zurück.

Wenn auf einen bestimmten Etat verwiesen wird, stellt der Assistent einen Link bereit, über den die Etat-Daten in Alma eingesehen werden können:

Wir empfehlen, den Alma KI-Assistenten anzuheften, bevor Sie den Link auswählen, damit die Navigation den Gesprächsverlauf nicht verliert.

Der Alma KI-Assistent kann nur eine Frage auf einmal beantworten.

Best Practice

• Stellen Sie jeweils nur eine Frage.
• Der Assistent kennt Ihre Daten nicht – versuchen Sie, die Frage deutlich zu formulieren. Wenn Sie eine Etatbezeichnung oder einen Code angeben, setzen Sie diese in Anführungszeichen ("").

Fragen Sie beispielsweise:

Wie hoch ist das verfügbare Guthaben des Etat mit der Bezeichnung „Hauptbibliotheksetat“?

Anstatt:

Wie hoch ist das verfügbare Guthaben des Hauptbibliotheksetats?

Im zweiten Beispiel könnte der Assistent die Bezeichnung als „Hauptbibliothek“ oder „Hauptbibliotheksetat“ verstehen. Es könnte auch so verstanden werden, dass Sie einen Etat anfordern, bei dem die Bibliothek „Haupt“ als Eigentümer definiert ist.

Beispielfragen

• Wie hoch ist das gesamte verfügbare Guthaben des Instituts?
• Wie viel Geld steht uns im Etat x zur Verfügung?
• Welche Etats weisen ein negatives Guthaben auf?
• Welche Etats weisen keine Transaktionen zu Rechnungsbelastungen auf?
• Wie hoch ist unsere Restbelastung für 2025?
• Zeige die größte Rechnungsbelastungs-Transaktion für Etat x auf.
• Habe ich genügend Geld zur Verfügung, um ein Abonnementpaket für 8.387,00 $ pro Jahr abzuschließen?
• Erstelle mir ein Diagramm, das die Ausgaben in den verschiedenen Etats aufzeigt.
• Wie viel haben wir aus Etat x ausgegeben? Wann wird der Etat bei den aktuellen Zinssätzen erschöpft sein?

Zukunftspläne

Die Pläne für die zukünftige Phase umfassen die Unterstützung folgender Punkte:

• Konversation in nicht-englischen Sprachen
• Maßnahmen ergreifen
• Für bestimmte Transaktionen die Bestellposten-Nummer und die Rechnungsnummer anstelle der IDs zurückgeben.

Funktionen und Beschränkungen

Generative KI-Tools für große Sprachmodelle sind flexibel, ihre Reaktionen unterscheiden sich je nach Verwendungszweck und entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Wir arbeiten kontinuierlich mit der Community zusammen, um die Nützlichkeit und Genauigkeit der ausgegebenen Daten zu maximieren und die Effizienz unserer Systemmeldungen und Datenverarbeitung aufrechtzuerhalten.

Obwohl wir unsere Systemmeldungen sorgfältig formulieren, gibt es Fälle, in denen die KI ungenaue oder allgemeine Daten liefert.

Was wir tun, um diese Beschränkungen abzumildern

• Wir arbeiten mit der Alma-Community zusammen, um die Art der gestellten Fragen zu verstehen.
• Überprüfung der Genauigkeit verschiedener Fragetypen
• Schrittweise Unterstützung für verschiedene Sprachen hinzufügen
• Überwachen des Feedbacks und regelmäßiges Aktualisieren unserer Eingabeaufforderungen mithilfe eines neuen geplanten Prozesses, KI-Einstellungen synchronisieren.

Aktivieren des AI Metadata Assistant in Ihrer Alma-Umgebung

Der Alma-Assistent für Etats und Konten ist in allen Institutionen standardmäßig deaktiviert.

Sobald die Administratoren die Vorteile und Grenzen dieses generativen KI-Tools kennen, müssen sie die Risiken verstehen und entscheiden, ob und wie ihre Bibliothek damit arbeitet. Sie können den Haftungsausschluss in Konfigurationsmenü > Erwerbungen > KI-Funktionen > KI-Verwendungsprofil akzeptieren.

Klicken Sie auf Ja.

Auswählen Speichern.

Der neue Assistent wird dann auf der Seite Etats und Konten angezeigt.

Testen in einer Sandbox-Umgebung

Die Einstellungen des Alma KI-Assistenten werden regelmäßig mithilfe des Prozesses KI-Einstellungen synchronisieren aktualisiert. Dies stellt sicher, dass die KI-Eingabeaufforderung effektiv und aktuell bleibt, auch wenn sich KI-Modelle weiterentwickeln und ändern.

Da geplante Prozesse in Sandbox-Umgebungen deaktiviert sind, führen Sie vor dem Testen des KI-Metadaten-Assistenten die Funktion KI-Einstellungen synchronisieren aus, um dies mit den aktuellen Einstellungen zu testen. 

1. Klicken Sie auf Prozesse überwachen > Registerkarte Angesetzt.
2. Filtern nach Arbeitsfeld = Datenservices.
3. Klicken Sie auf Jetzt ausführen (verfügbar in Sandbox-Umgebungen) in den Zeilen-Aktionen für KI-Einstellungen synchronisieren.

Nach Abschluss des Prozesses können Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Alma Assistenten auf der Seite Etats und Konten testen. 

Die Aktivierung des Alma KI-Assistenten auf der Konfigurationsseite des KI-Nutzungsprofils muss nach der Aktualisierung der Sandbox möglicherweise zurückgesetzt werden.

Feedback geben

Der Vorschaumodus (Beta) ist eine frühe Version, die Bibliotheken die Möglichkeit geben soll, die Funktion zu erkunden, ihr Potenzial zu verstehen und aktiv Feedback beizutragen, das die zukünftige Entwicklung leitet. Weitere Verbesserungen, darunter die Möglichkeit, Aktionen im Rahmen des Alma KI-Assistenten in Arbeitsabläufen und Antworten auszuführen, sind für zukünftige Versionen geplant.

Feedback ist ein entscheidender Teil dieser Phase. Sie können Ihr Feedback direkt im Assistenten über die Daumen-hoch/Daumen-runter-Optionen bei jeder Antwort mitteilen oder uns direkt unter tamar.fuches@clarivate.com kontaktieren.

Häufig gestellte Fragen zum Alma KI-Assistenten

1. Werden unsere Daten zum Trainieren der KI verwendet??
   A: Nein – Die KI wurde nicht mit Ihren Daten trainiert und sieht diese tatsächlich gar nicht. Es wird lediglich die Abfrage zum Abrufen der Daten erzeugt, die dann von Alma verarbeitet wird.
2. Mit welchem ​​LLM arbeiten Sie?
   A: Modelle unterliegen Änderungen, da sich Modelle und Funktionen weiterentwickeln. Seit der Veröffentlichung im Februar 2026 arbeiten die Alma AI Insights mit dem GPT 4O LLM-Modell.
3. Wie lautet Ihre Richtlinie in Bezug auf KI?
   A: Die Richtlinien von Clarivate für den Einsatz von generativer KI im Bereich Wissenschaft und Regierung sind unter folgendem Link verfügbar: https://clarivate.com/ai/academia/policy/
4. Warum erhalte ich leicht unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage?
   A: Generative KI-Tools für große Sprachmodelle sind flexibel, ihre Reaktionen unterscheiden sich je nach Verwendungszweck und entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Die von der KI ausgegebene Antwort variiert jedes Mal je nach ihr bereitgestellten Informationen und der internen Verarbeitung der KI selbst.
5. Kann ich darauf vertrauen, dass die KI immer die „richtige“ Antwort liefert?
   A: KI liefert datengestützte Vorschläge, keine absoluten Wahrheiten. Dies dient der Unterstützung von Entscheidungsprozessen und soll nicht das menschliche Urteilsvermögen ersetzen. Betrachten Sie die Antworten der KI stets als einen von vielen Faktoren, insbesondere in komplexen oder folgenreichen Szenarien.