Alma KI-Assistent - Etats und Konten von Erwerbungen
- Sie müssen die Rolle eines allgemeinen Systemadministrators oder eines Erwerbungsadministrators innehaben, um den Alma KI-Assistenten aktivieren zu können.
- Um den Alma KI-Assistenten nutzen zu können, müssen Sie die Rolle des Etat-/Konto-Managers im institutionellen Umfang innehaben.
Was ist der Alma KI-Assistent?
Der Alma KI-Assistent ist eine Initiative, die fortschrittliche Technologien nutzt, um die Mitarbeiter von Alma bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Der Alma KI-Assistent wurde entwickelt, um intuitive Interaktionen in natürlicher Sprache zu ermöglichen und den Mitarbeitern zu helfen, innerhalb von Alma einfacher Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten.
Der erste Schwerpunkt des Alma KI-Assistenten lautet Erwerbungen – Etats und Konten. Mitarbeiter mit der Rolle Manager von Etats und Konten (auf Institutionsebene) können Fragen zu den Etats und Konten ihrer Institution stellen und erhalten umgehend Antworten in natürlicher Sprache. Der Alma KI-Assistent verwendet ein generatives KI-Modell mit großem Sprachmodell, um die Frage im Kontext des Gesprächs zu verarbeiten und die relevanten Daten zur Beantwortung der Frage zu generieren.
Im Allgemeinen ähnelt die Nutzung des Alma KI-Assistenten gängigen KI-Chat-Erlebnissen:
Sehen Sie sich das Video Alma KI-Assistent – Etats und Konten an (3:20 Minuten).
Die Funktionen des Alma-Assistenten
In dieser Phase unterstützt der Alma KI-Assistent Konversationen auf Englisch. Er kann Fragen zu Etats, Konten und den zugehörigen Daten beantworten: Berichts-Code,Etat-Typen usw. Neu für Mai 2026! Der Alma-Assistent identifiziert Etats unabhängig vom Fall. Beispielsweise werden Fragen zu Etat-„Daten“ auch dann beantwortet, wenn der Etat-Name in der Alma-Datenbank „DATEN“ lautet.
Der Assistent kann auch Fragen zu den Etat-Vorgängen beantworten – zum Beispiel: „Welche Etats haben keine Rechnungsbelastung“. Neu für Mai 2026! Fragen zu Etat-Vorgängen werden mit Informationen über den zum Vorgang zugehörigen Bestellposten oder Rechnung beantwortet. Der Bericht enthält die Bestellpostennummer oder Rechnungsnummer und Einzelpostennummer. Mitarbeiter können die Informationen verwenden und ihre Arbeit in Alma fortsetzen.
Der Assistent kann Informationen auch als visuelles Diagramm ausgeben.
Neu für Mai 2026! Sonderzeichen in Etatbezeichnungen werden unterstützt. Beispielsweise „Kunst- & Geschichte-Etat“.
Wenn auf einen bestimmten Etat verwiesen wird, stellt der Assistent einen Link bereit, über den die Etat-Daten in Alma eingesehen werden können:
Wir empfehlen, den Alma KI-Assistenten anzuheften, bevor Sie den Link auswählen, damit die Navigation den Gesprächsverlauf nicht verliert.
Der Alma KI-Assistent kann nur eine Frage auf einmal beantworten.
Unterstützte Aktionen
Neu für Mai 2026! Sie können Aktionen direkt über die Chat-Schnittstelle des Assistenten ausführen.
Unterstützte Aktionen sind unter anderem:
- Zuweisung von Geld zu einem bestimmten Etat
- Transfer von Geld von Etat zu Etat
Ebenso wie die Folgefragen des Assistenten schlägt er auch Maßnahmen vor, die sich aus dem Kontext der Konversation ergeben. Beispiel:
Bevor der Assistent Aktionen ausführt, überprüft er, ob alle erforderlichen Informationen vorliegen, und fordert eine Bestätigung.
Die Aktion wird mithilfe der Alma-API (die der Assistent als seine Werkzeuge kennt) ausgeführt. Ähnlich wie bei Cloud-Anwendungen, die API nutzen, ist der als Bearbeiter hinterlegte Benutzer der verbundene Benutzer.
Best Practice
- Stellen Sie jeweils nur eine Frage.
- Der Assistent kennt Ihre Daten nicht – versuchen Sie, die Frage deutlich zu formulieren. Wenn Sie eine Etatbezeichnung oder einen Code angeben, setzen Sie diese in Anführungszeichen ("").
Fragen Sie beispielsweise:
Wie hoch ist das verfügbare Guthaben des Etat mit der Bezeichnung „Hauptbibliotheksetat“?
Anstatt:
Wie hoch ist das verfügbare Guthaben des Hauptbibliotheksetats?
Im zweiten Beispiel könnte der Assistent die Bezeichnung als „Hauptbibliothek“ oder „Hauptbibliotheksetat“ verstehen. Es könnte auch so verstanden werden, dass Sie einen Etat anfordern, bei dem die Bibliothek „Haupt“ als Eigentümer definiert ist.
Beispielfragen
- Wie hoch ist das gesamte verfügbare Guthaben des Instituts?
- Wie viel Geld steht uns im Etat x zur Verfügung?
- Welche Etats weisen ein negatives Guthaben auf?
- Welche Etats weisen keine Transaktionen zu Rechnungsbelastungen auf?
- Wie hoch ist unsere Restbelastung für 2025?
- Zeige die größte Rechnungsbelastungs-Transaktion für Etat x auf.
- Habe ich genügend Geld zur Verfügung, um ein Abonnementpaket für 8.387,00 $ pro Jahr abzuschließen?
- Erstelle mir ein Diagramm, das die Ausgaben in den verschiedenen Etats aufzeigt.
- Wie viel haben wir aus Etat x ausgegeben? Wann wird der Etat bei den aktuellen Zinssätzen erschöpft sein?
Zukunftspläne
Die Pläne für die zukünftige Phase umfassen die Unterstützung folgender Punkte:
- Konversation in nicht-englischen Sprachen
- Weitere Informationen zu Bestellposten und Rechnungen
Aktivieren des AIma-Assistenten für Etats und Konten in Ihrer Umgebung
Um den Alma-Assistenten zu aktivieren, müssen Sie die folgenden Rollen innehaben:
- Allgemeiner Administrator
- Erwerbungs-Administrator
Der Alma-Assistent für Etats und Konten ist in allen Institutionen standardmäßig deaktiviert.
Administratoren mit den oben genannten Rollen können diese Funktion unter Konfiguration > Erwerbungen > KI-Funktionen > Verwaltung der KI-Funktionen aktivieren (siehe Verwaltung der KI-Funktionen).
Der neue Assistent wird dann auf der Seite Etats und Konten angezeigt.
Testen in einer Sandbox-Umgebung
Die Einstellungen des Alma KI-Assistenten werden regelmäßig mithilfe des Prozesses KI-Einstellungen synchronisieren aktualisiert. Dies stellt sicher, dass die KI-Eingabeaufforderung effektiv und aktuell bleibt, auch wenn sich KI-Modelle weiterentwickeln und ändern.
Da geplante Prozesse in Sandbox-Umgebungen deaktiviert sind, führen Sie vor dem Testen des KI-Metadaten-Assistenten die Funktion KI-Einstellungen synchronisieren aus, um dies mit den aktuellen Einstellungen zu testen.
- Klicken Sie auf Prozesse überwachen > Registerkarte Angesetzt.
- Filtern nach Arbeitsfeld = Datenservices.
- Klicken Sie auf Jetzt ausführen (verfügbar in Sandbox-Umgebungen) in den Zeilen-Aktionen für KI-Einstellungen synchronisieren.
Nach Abschluss des Prozesses können Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Alma Assistenten auf der Seite Etats und Konten testen.
Die Aktivierung des Alma KI-Assistenten auf der Konfigurationsseite des KI-Nutzungsprofils muss nach der Aktualisierung der Sandbox möglicherweise zurückgesetzt werden.
Häufig gestellte Fragen zum Alma KI-Assistenten
- Werden unsere Daten zum Trainieren der KI verwendet??
A: Nein – Die KI wurde nicht mit Ihren Daten trainiert und sieht diese tatsächlich gar nicht. Es wird lediglich die Abfrage zum Abrufen der Daten erzeugt, die dann von Alma verarbeitet wird. - Mit welchem LLM arbeiten Sie?
A: Modelle unterliegen Änderungen, da sich Modelle und Funktionen weiterentwickeln. Seit der Veröffentlichung im Februar 2026 arbeiten die Alma AI Insights mit dem GPT 4O LLM-Modell. - Wie lautet Ihre Richtlinie in Bezug auf KI?
A: Die Richtlinien von Clarivate für den Einsatz von generativer KI im Bereich Wissenschaft und Regierung sind unter folgendem Link verfügbar: https://clarivate.com/ai/academia/policy/ - Warum erhalte ich leicht unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage?
A: Generative KI-Tools für große Sprachmodelle sind flexibel, ihre Reaktionen unterscheiden sich je nach Verwendungszweck und entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Die von der KI ausgegebene Antwort variiert jedes Mal je nach ihr bereitgestellten Informationen und der internen Verarbeitung der KI selbst. - Kann ich darauf vertrauen, dass die KI immer die „richtige“ Antwort liefert?
A: KI liefert datengestützte Vorschläge, keine absoluten Wahrheiten. Dies dient der Unterstützung von Entscheidungsprozessen und soll nicht das menschliche Urteilsvermögen ersetzen. Betrachten Sie die Antworten der KI stets als einen von vielen Faktoren, insbesondere in komplexen oder folgenreichen Szenarien.