Skip to main content
ExLibris
  • Subscribe by RSS
    • Back
    Alma
    Ex Libris Knowledge Center

    Bearbeitung von Forderungen

    1. Last updated
    2. Save as PDF
    Übersetzt als
    Um Mahnungen auf der Seite Mahnungen zu bearbeiten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Mahnungen werden für Bestellposten erstellt, wenn eine Bestellung nicht ankommt oder bis zum voraussichtlichen Datum nicht aktiviert wird. Mahnungsbenachrichtigungen an Lieferanten können für elektronische oder physische Bestellposten gesendet werden, wie unten erläutert. In vielen Fällen können mehrere Mahnungen eines einzelnen Lieferanten in einer einzigen Benachrichtigung zusammengefasst werden.  
    Das folgende Diagramm bietet einen Überblick über die Verarbeitung der Mahnungen:
    Bearbeitung von Forderungen - Schaubild
    Wenn ein Bestellposten überfällig ist, können Sie diesen auf der Seite Mahnung einsehen (Erwerbungen > Bestellposten > Mahnung). Diese Seite können Sie auch öffnen, indem Sie auf die Aufgabe Bestellposten mit Mahnungen in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Claims page.jpg

    Bestellposten, die nach Typ an die Mahnungen-Aufgabenliste gesendet werden

    Mehrere Felder für den Bestellposten und das Exemplar wirken zusammen, um festzulegen, wann ein Bestellposten zu den Mahnungen gesendet wird. Die mit dem Bestellposten (der Bereich Lieferanteninformationen der Registerkarte Übersicht unter Manuelles Erstellen eines Bestellpostens) und mit dem Exemplar verbundenen Felder werden unten angezeigt.
    Bestellposten-Typ Mahnungen
    Für einmalige physische Bestellposten
    • Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung (Tage) - Nach dem Senden des Bestellpostens wird Voraussichtliches Eingangsdatum auf das Versanddatum der Bestellung + diesen Wert gesetzt.
    • ODER Voraussichtliches Eingangsdatum - Dieses Feld überschreibt entweder das Voraussichtliche Eingangsdatum, das wie oben beschrieben berechnet wurde, oder das Voraussichtliche Eingangsdatum, das im Exemplar definiert wurde.
    • Kulanzfrist oleranzfristKulanzfrist für Mah Kulanzfrist nung -  Dieser Wert wird dem Voraussichtlichen Eingangsdatum hinzugerechnet. Der Bestellposten wird an die Mahnung-Aufgabenliste gesendet, nachdem die Kulanzfrist abgelaufen ist: Voraussichtliches Eingangsdatum + Kulanzfrist. Der Standardwert ist abhängig von der Konfiguration im Lieferantenkonto (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos).
    • Rückforderungsintervall (Tage) - Alma sendet Rückforderungsschreiben in dem festgelegten Intervall, nachdem das erste Rückforderungsschreiben gesendet wurde. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird kein Rückforderungsschreiben gesendet.

    claim one-time physical po line.png
    Für fortlaufende physische Bestellposten
    • Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung (Tage) - Nach dem Senden des Bestellpostens wird Voraussichtliches Eingangsdatum auf das Versanddatum der Bestellung + diesen Wert gesetzt.
    • Abonnementintervall (Tage) - Wenn Sie keine Vorhersagemuster verwenden, wird, wenn ein Exemplar im Bestand mit diesem Bestellposten verknüpft wird, das Voraussichtliche Eingangsdatum des Bestellpostens geändert auf das Eingangsdatum des letzten empfangenen Exemplars + dieser Wert.
      Wenn Sie Vorhersagemuster verwenden, ignoriert Alma den Wert "Abonnementintervall". Siehe Vorhersagemuster und Information auf Exemplar-Ebene aktualisieren.
    • ODER Voraussichtliches Eingangsdatum - Um die beiden vorherigen Felder manuell zu überschreiben, stellen Sie dieses Feld auf ein bestimmtes Datum ein. Anschließend werden die Eingangsdaten der mit diesem Bestellposten verknüpften Exemplare geändert.

      Wenn ein fortlaufender Bestellposten keinen erwarteten Exemplare enthält und das erwartete Eingangsdatum in der Vergangenheit liegt, sendet Alma den Bestellposten zur Mahnung basierend auf dem erwarteten Eingangsdatum + Kulanzfrist auf dem Bestellposten.

      Wenn das System konfiguriert ist, wird das Mahnungsdatum jedes Mal neu berechnet, wenn der Bestellposten bis zum Mahnungsdatum + Mahnungsintervall auf dem Bestellposten zur Mahnung gesendet wird.

    • Kulanzfrist für Mahnung (Tage) -  Dieser Wert wird dem Voraussichtlichen Eingangsdatum in jedem der oben genannten Fälle hinzugerechnet. Der Bestellposten wird zu den Mahnungen gesendet, nachdem die Kulanzfrist abgelaufen ist: Voraussichtliches Eingangsdatum + Kulanzfrist. Der Standardwert ist abhängig von der Konfiguration im Lieferantenkonto (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos).
    • Rückforderungsintervall (Tage) - Nachdem das erste Rückforderungsschreiben gesendet wurde, sendet Alma fortlaufende Rückforderungsschreiben in dem festgelegten Intervall. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, werden keine Rückforderungsschreiben gesendet.claim continuous physical po line.png

    Die mit dem Exemplar verknüpften Felder sind folgende (siehe Vorhersagemuster und Information auf Exemplar-Ebene aktualisieren):

    • Eingangsdatum - Dies ist das Datum, an dem das Exemplar empfangen wurde. Wenn das Voraussichtliche Eingangsdatum des verknüpften Bestellpostens geändert wird, wird das Datum geändert, um übereinzustimmen.
    • Voraussichtliches Eingangsdatum - Ein Exemplar hat nur dann sein eigenes Voraussichtliches Eingangsdatum, wenn Sie Vorhersagemuster verwenden. Dieses Feld wird durch die Konfiguration der Vorhersagemuster eingestellt. Wenn es einen Wert für dieses Feld gibt, wird das Voraussichtliche Eingangsdatum des Bestellpostens ignoriert. Ebenso wie das Voraussichtliche Eingangsdatum im Bestellposten wird der Bestellposten zu den Mahnungen gesendet, nachdem die Kulanzfrist abgelaufen ist. Voraussichtliches Eingangsdatum (des Exemplars) + Kulanzfrist (des Bestellpostens).
    • Rückforderungsintervall (Tage) - Nachdem das erste Rückforderungsschreiben gesendet wurde, sendet Alma fortlaufende Rückforderungsschreiben in dem festgelegten Intervall. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, werden keine Rückforderungsschreiben gesendet.clipboard_e74583e3eeffbb75af511d89fbba67919.png
      Wenn der Kundenparameter claim_continuous_item_level auf Richtig gesetzt ist, können der Mahnungsbenachrichtigung weitere Exemplare hinzugefügt werden (siehe Kombinierte E-Mail-Mahnungen unten).
    Für elektronische Bestellposten (sowohl einmalig als auch fortlaufend)

    Alma berechnet das Mahndatum, wie oben für fortlaufende Bestellposten beschrieben, mit der Ausnahme, dass die Felder Voraussichtliches Aktivierungsdatum und Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung (Tage) anstelle von Voraussichtliches Eingangsdatum und Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung verwendet werden. Wenn das Voraussichtliche Aktivierungsdatum + Kulanzfrist für Mahnung eintritt und der Bestellposten (entweder einmalig oder fortlaufend) noch nicht aktiviert ist, wird der Bestellposten zur Mahnungen-Aufgabenliste gesendet. 

    claim continuous electronic po line.png

    Beispiel: Wenn der Lieferant mit Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung = 5 und Kulanzfrist für Mahnung = 2 konfiguriert ist und die elektronische Ressource am 20. April bestellt wurde, wird sie voraussichtlich bis Ende 27. April aktiviert (20. April + 5 Tage + 2 Tage Kulanzfrist = 27. April), und der Bestellposten wird am 28. April zu den Mahnungen gesendet. 

    Mahnungen per E-Mail/EDI

    Eine Mahnung wird nur dann automatisch an den Lieferanten gesendet, wenn dieser Bestellposten zum ersten Mal an die Seite Mahnungen gesendet wird. Wenn ein Operator das erwartete Eingangsdatum des Bestellpostens später aktualisiert und der Bestellposten nach dem neuen Datum erneut an die Seite Mahnungen gesendet wird, wird keine weitere Benachrichtigung gesendet.

    Eine Benachrichtigung wird automatisch per E-Mail an den Lieferanten gesendet, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

    Für alle Bestellpostentypen - Wenn EDI-Mahnschreiben aktiviert sind, dann werden für Lieferanten, die EDI verwenden und EDI-Mahnungen aktiviert haben, eine Benachrichtigung via EDI gesendet (das Kontrollkästchen Mahnungen in der Registerkarte EDI-Informationen des Lieferanten muss aktiviert sein; siehe Electronic Data Interchange (EDI)).

    Andernfalls wird keine automatische Benachrichtigung für E-Mail und EDI gesendet. Sie können eine Benachrichtigung auch manuell via E-Mail versenden (siehe Kommunikation mit Lieferanten).

    • Wenn ein Mahnbrief für einen bestimmten Monat gesendet wird und das Exemplar nie empfangen wird und das Exemplar des folgenden Monats ebenfalls angemahnt wird, kann ein Mahnbrief mit Details für beide Monate gesendet werden. Um diese Option zu aktivieren, setzen Sie den Parameter claim_continuous_item_level auf Richtig (siehe Kombinierte E-Mail-Mahnungen unten).

    Erstellte Warnungen

    Wenn ein Bestellposten überfällig ist, wird eine der folgenden Warnungen erstellt:
    • Überfälliger Bestellposten (Overdue PO line) – Der Bestellposten ist nicht innerhalb der erwarteten Anzahl von Tagen nach Bestellabgabe oder zum erwarteten Beleg/Aktivierungsdatum erhalten/aktiviert worden (Siehe auch Forderungsbearbeitung auf Seite 94
       
    • Für diesen Bestellposten existieren offene Mahnungen – Der Bestellposten ist an die Aufgabenliste für Mahnungen geschickt worden. Für einmalige physische Bestellposten wird automatisch eine E-Mail an den Lieferanten gesendet, in der nach der verspäteten Lieferung der Bestellung gefragt wird. Beachten Sie, dass die automatische E-Mail nur einmal an den Lieferanten gesendet wird.
      Beachten Sie, dass der Bestellposten die Mahnungen-Aufgabenliste möglicherweise verlassen kann, aber diese Warnung bleibt bestehen, bis die Mahnung geschlossen ist
      Nachfolgende Kommunikationen mit dem Lieferanten erfolgen über die Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Übersicht (siehe Kommunikation mit Lieferanten).
      Wenn eine Mahnungsbenachrichtigung per E-Mail an den Lieferanten gesendet wird und eine Mahnung für diesen Bestellposten erstellt wird, kann diese auf der Registerkarte Bestellposten und Lieferantenkommunikation bearbeitet werden.
       
    • Für einmalige physische Bestellposten: <x> von <y> bestellten Exemplare sind eingegangen – Zeigt an, wie viele Exemplare von den insgesamt bestellten eingegangen sind. In der Registerkarte Warnungen gibt es einen Link zur Liste eingegangener Exemplare (beachten Sie, dass Sie in der richtigen Abteilung sein müssen), die eine Liste aller Exemplare im Bestellposten enthält.
       
    • Für fortlaufende physische Bestellposten: Kein Exemplar ist in mehr als <Abonnementintervall> Tagen eingegangen – Die Anzahl der Tage, die vergangen sind, nachdem das Exemplar eingegangen ist. Wenn beispielsweise das Bestellposten-Abonnementintervall 30 Tage beträgt, sollte alle 30 Tage ein Exemplar eingehen. Wenn also der Bestellposten keine erwarteten Exemplare enthält und für mehr als 30 Tage kein Exemplar empfangen wurde, wird der Bestellposten mit dieser Warnung auf Mahnung gestellt.
       
    • Elektronische Ressource wurde nicht aktiviert (für elektronische Bestellposten) – Die elektronische Ressource des Bestellpostens wurde noch nicht aktiviert. In der Registerkarte Warnungen gibt es einen Link zur Aufgabenliste für die Aktivierung elektronischer Ressourcen.

    Mahndatum ändern

    Sie können die Daten überfälliger Bestellposten bearbeiten oder aktualisieren. In bestimmten Fällen können Sie auch eine neue Verknüpfung erstellen, den überfälligen Bestellposten schließen oder stornieren, oder einen überfälligen elektronischen Bestellposten aktivieren. Die meisten dieser Aktionen entfernen die Mahnung, entweder sofort oder nach Ausführung des Prozesses Bestellposten – Mahnungen – Prozessautomatisierung.
    Für weitere Details siehe folgende Abschnitte:

    Zusätzlich zu den reduzierbaren Abschnitten, die am Ende der Bestellpostenlisten angezeigt werden, wird ein zweiter reduzierbarer Abschnitt in der Mahnung-Aufgabenliste für physische Bestellposten angezeigt . Die Abschnitte Einmalige Mahnungsinformationen oder Fortgesetzte Mahnungsinformationen listen die Exemplare oder Bestände auf, die zum Bestellposten verlinken, der angemahnt wurde. Bei fortlaufenden Bestellposten basiert die Mahnung auf den Vorhersagemustern, sofern diese aktiviert sind. Wenn der Bestellposten angemahnt wurde, aber kein Exemplar aktuell angemahnt ist, wird der Abschnitt mit Zuletzt erhaltenes Exemplar benannt. Bei physischen Einmalbestellungen werden in der Liste alle nicht erhaltenen Exemplare angezeigt, die mit diesem Bestellposten verknüpft sind. Der Link Zu Bestand gehen zeigt das Exemplar im Editor. Bei physischen fortlaufenden Bestellungen werden in der Liste alle nicht empfangenen Exemplare angezeigt, die sich auf Grundlage des Vorhersagemusters unter dem Bestand befinden, der mit diesem Bestellposten verknüpft ist. In diesem Fall wird bei Vorhandensein von Exemplaren der Link Zu Bestand gehen zum Exemplareditor geöffnet, andernfalls werden die Bestandslisten der Exemplare geöffnet.

    Sehen Sie sich das Video Nicht erhaltene Exemplare für Bestellposten mit Mahnungen anzeigen an (1:17 Min.). 

    Daten aktualisieren

    Sie können ein neues erwartetes Empfangsdatum oder erwartetes Aktivierungsdatum vom Lieferanten eingeben. Wenn dasselbe erwartete Datum auf mehrere Bestellposten zutrifft, kann das neueDatum Datum allgemein für alle entsprechenden Bestellposten eingegeben werden. Wenn ein zukünftiges Datum eingegeben wird:
    • Alle Mahnungswarnungen bezüglich der Bestellposten werden entfernt.
    • Der Bestellposten wird nicht mehr auf der Forderungsseite auftauchen.
    • Die Bestellposten werden vom Link Bestellposten mit Mahnungen in der Aufgabenliste entfernt (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Zum Ändern von Daten:
    1. Wählen Sie, ob Sie Daten allgemein oder einzeln ändern möchten:
      • Zum Ändern der erwarteten Daten für mehrere Bestellposten, die auf der Seite Mahnungen erscheinen, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen für alle Bestellposten aus, für die Sie das Datum ändern möchten, und klicken Sie auf Voraussichtliches Datum ändern.
      • Um die voraussichtlichen Daten für einen einzelnen Bestellposten auf der Seite Mahnungen zu ändern, klicken Sie auf Voraussichtliches Datum ändern in der Zeilen-Aktionsliste (oder ändern Sie das Datum, indem Sie den Bestellposten bearbeiten – siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten).
      Das Dialogfenster Voraussichtliches Eingangsdatum (für physische Bestellposten) oder Voraussichtliches Aktivierungsdatum (für elektronische Bestellposten) erscheint.
      expected_receipt_date_dialog_ux.png
      Popup-Fenster Erwartetes Empfangsdatum
      expected_activation_date_dialog_ux.png
      Popup-Fenster Erwartetes Aktivierungsdatum
    2. Wählen Sie ein neues Datum aus.
    3. Optional können Sie eine Notiz im Feld Notiz eintragen.
    4. Klicken Sie auf Speichern. Das erwartete Datum wird aktualisiert und die Warnungen für die Bestellposten werden entfernt. Zusätzlich werden die Bestellposten nicht mehr auf der Mahnungsseite angezeigt und werden von Ihrer Aufgabenliste entfernt.
    Sehen Sie sich das Video Nach-Eingangsbearbeitung und Mahnungen an (3:00 Min.).

    Kombinierte E-Mail-Mahnungen

    Wenn der Prozess Bestellposten - Inanspruchnahme - Prozessautomatisierung ausgeführt wird, überprüft er, ob es mehrere Mahnungen für einen einzelnen Lieferanten gibt. Wenn es diese gibt und die Mahnungsbenachrichtigung via E-Mail gesendet wird, kombiniert Alma die Benachrichtigungen für alle Mahnungen dieses Lieferanten zu einer einzelnen Mahnung: Bestellposten - gesammelt - Mahnung. In eine einzelne Benachrichtigung von diesem Typ können sowohl physische als auch elektronische Exemplar einbezogen werden.

    Via EDI gesendete Mahnungsbenachrichtigungen können nicht kombiniert werden und werden immer für jeden Bestellposten individuell gesendet.

    Die folgenden Kundenparameter können sich auf die Kombination von Mahnungsbenachrichtigungen auswirken. Die Werte dieser Parameter können auf der Seite Zuordnungstabelle (Konfiguration > Erwerbungen > Allgemein > Andere Einstellungen) bearbeitet werden; siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen).

    Kundenparameter Auswirkung auf die Mahnungsbenachrichtigungen
    claim_aggregated_letter

    Steuert, ob mehrere Mahnungen in eine einzelne Benachrichtigung einbezogen werden:

    • RICHTIG (Standard): Mehrere Mahnungsbenachrichtigungen werden in eine einzelne E-Mail kombiniert.
    • FALSCH: Für jede Mahnung werden separate Nachrichten gesendet, selbst wenn sie an denselben Lieferanten gehen.

    Wenn der Kundenparameter claim_aggregated_letter auf RICHTIG eingestellt ist, aber der Brief Bestellposten - gesammelt - Mahnung deaktiviert ist, wird keine Mahnung an den Lieferanten gesendet.
    acq_use_vendor_account_email

    Steuert, ob Benachrichtigungen nach Lieferanten-Datensatz oder nach Lieferanten-Konto kombiniert werden:

    • FALSCH (Standard): Benachrichtigungen werden nach Lieferanten-Datensatz kombiniert und an die E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet.
    • RICHTIG: Wenn ein Lieferant mehrere Konten hat, werden Benachrichtigungen nach Lieferanten-Konto kombiniert und an die mit dem entsprechenden Konto verbundene E-Mail-Adresse gesendet. 
    claim_continuous_item_level

    Für fortlaufende Bestellungen wird gesteuert, ob fehlende Exemplare, für die bereits eine Mahnung gesendet wurde, in die neuen Mahnungsbenachrichtigungen einbezogen werden. Wenn beispielsweise die Mai-Ausgabe einer Zeitschrift bis zu ihrem Mahndatum nicht eingegangen ist und die Ausgaben März und April ebenfalls nicht erhalten wurden, steuert dieser Parameter, ob März und April in der Mahnungsbenachrichtigung für die Mai-Ausgabe einbezogen werden.

    • RICHTIG: Vorherige Exemplare werden in die neue Mahnungsbenachrichtigung einbezogen.
    • FALSCH (Standard): Vorherige Exemplare werden nicht in die neue Mahnungsbenachrichtigung einbezogen.