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    Rechnungen erstellen

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    Eine Rechnung wird wie folgt erstellt:

    Erstellen einer Rechnung aus einer Datei

    Rechnungen können über den Elektronischen Datenaustausch (EDI) erstellt werden, wenn das Kontrollkästchen Rechnungen in der Registerkarte EDI-Informationen auf der Seite Lieferanten-Details ausgewählt wurde. Details finden Sie unter Elektronischer Datenaustausch (EDI).
    • Um wiederholte Rechnungsnummern des selben Anbieters zu erlauben, setzen Sie den Kundenparameter invoice_not_unique auf richtig; siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen).
    • Wenn zusätzliche Rechnungsposten-Typen aktiviert sind (siehe Konfiguration von Rechnungsposten-Typen) und wenn eine EDI-Rechnung sowohl reguläre als auch zusätzliche Gebühren für einen Bestellposten enthält, erscheinen die zusätzlichen Gebühren als Unterposten des regulären Postens. Dem regulären Posten wird eine ganzzahlige Postennummer zugeordnet (zum Beispiel 2) und den Unterposten werden Postennummern in der Form von X.1, X.2 usw. zugeordnet (zum Beispiel 2.1 und 2.2).
      Dies verbindet den Rechnungsposten mit seinen Gebühren.

    Erstellen einer Rechnung aus einer Datei

    Um eine Rechnung aus einer Datei zu erstellen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Rechnungs-Manager
    • Rechnungs-Mitarbeiter
    • Rechnungs-Mitarbeiter, erweitert
    Um den Vorgang des Materialeingangs direkt nach dem Erstellen der Rechnung zu verarbeiten, müssen Sie auch die folgende Rolle innehaben:
    • Empfangender Mitarbeiter
    Rechnungen können über den Import einer Excel-Datei erstellt werden, wenn die Option Aus Datei auf der Seite Rechnungserstellungs-Prozess auswählen ausgewählt wurde.
    Sehen Sie sich das Video Erstellen einer Rechnung: Aus einer Datei an (3:00 Min.).
    Erstellen einer Rechnung aus einer Datei:
    1. Wählen Sie auf der Seite Rechnungserstellungs-Prozess auswählen (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Rechnung anlegen) Aus Datei.
    2. Wählen Sie Weiter. Die Seite Rechnung von Datei erscheint.
      Rechnung von Dateiseite
    3. Wählen Sie im Feld Lieferant einen Lieferanten aus.
    4. Im Feld Dateityp wählen Sie entweder EDI oder Excel.
    5. Wählen Sie im Feld Excel hochladen eine Excel-Datei in Ihrem lokalen System aus, die hochgeladen werden soll.
    6. Optional können Sie auf Excel-Beispiel herunterladen klicken und das Beispiel für eine Kalkulationstabelle anzeigen, um zu bestätigen, dass Ihre Kalkulationstabelle das korrekte Format hat:
      Kalkulationstabelle für ein Rechnungsbeispiel
    7. Klicken Hochladen und Rechnungserstellungs-Prozess ausführen Eine Meldung, ob der Prozess erfolgreich war, wird auf der Seite Rechnung von Datei angezeigt. Wenn die Datei erfolgreich geladen wurde, erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung.
    8. Klicken Sie auf Prozesse überwachen, um den Prozessstatus anzuzeigen. Die Seite Prozesse überwachen wird angezeigt. Die Registerkarte Abgeschlossen ist ausgewählt. Der Prozess ist entwederEDI – Dateien laden <vendor name> (für eine EDI-Rechnung) oder Rechnung - aus Kalkulationsblatt erstellen (für eine Excel-Rechnung). Details zur Seite Prozesse überwachen finden Sie unter Abgeschlossene Prozesse anzeigen.

    Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder Manuell

    Um eine Rechnung aus einer Bestellung oder manuell zu erstellen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Rechnungs-Manager
    • Rechnungs-Mitarbeiter
    • Rechnungs-Mitarbeiter, erweitert
    Wenn Sie den Vorgang des Materialeingangs gleichzeitig mit der manuellen Rechnungserstellung durchführen möchten, müssen Sie auch die folgende Rolle innehaben:
    • Empfangender Mitarbeiter
    Wenn eine Rechnung nicht mittels EDI oder mit dem Beleg des bestellten Materials erstellt wird, können Sie eine entweder aus der Bestellung mithilfe der Bestelldaten oder mit der manuellen Eingabe der Rechnungsdetails erstellen. Wenn Sie eine Rechnung aus einer Bestellung erstellen, wird ein Rechnungsposten pro Bestellposten der Bestellung erstellt.
    Erstellen einer Rechnung von einer Bestellung oder manuell:
    1. Wählen Sie auf der Seite Rechnungserstellungs-Prozess auswählen (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Rechnung anlegen) Aus Bestellung oder Manuell.
    2. Wählen Sie das Kontrollkästchen Eingang bearbeiten, wenn Sie das Material direkt erhalten möchten, nachdem die Rechnung erstellt wurde.
      Sie können diese Option nicht auswählen, wenn Sie mit periodengerechter Abgrenzung arbeiten. Siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung
    3. Wenn Sie Aus Bestellung gewählt haben:
      Sie können diese Option nicht auswählen, wenn Sie mit periodengerechter Abgrenzung arbeiten (weil es nicht möglich ist, alle Bestellposten der Bestellung in der Zugangsmethode zu bearbeiten—das bedeutet, dass es nicht möglich ist, alle Bestellposten automatisch auf mehrere Abrechnungszeiträume aufzuteilen). Siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung
      1. Wählen Sie Weiter. Die zweite Seite des Assistenten der Rechnungserstellung, die Seite Bestellung auswählen, wird geöffnet.
        Bestellungsseite auswählen
      2. Geben Sie einen Bestellposten ein bzw. wählen Sie einen Bestellposten aus der Schnell-Auswahlliste Bestellung auswählen.
      3. Wählen Sie Speichern. Die Registerkarte Rechnungsposten auf der Seite Rechnungsdetails wird geöffnet und zeigt einen Rechnungsposten für jeden Bestellposten in der Bestellung an.
        Seite: Rechnungsdetails – Registerkarte Rechnungsposten
        Die Felder des Rechnungspostens werden automatisch ausgefüllt und können bei Bedarf bearbeitet werden.
         
        • Für Bestellposten mit den Erwerbungsarten Geschenk, Bestand, Technisch oder Wechsel ist keine Rechnungslegung erforderlich.
        • Der Wert des Feldes Zeile # ist ein Link, der, wenn er angewählt wird, die Seite Rechnungsposten-Details für den Rechnungsposten öffnet.
        • Der Wert des Felds Bestellposten # ist ein Link, der, wenn er angewählt wird, die Seite Bestellposten-Übersicht für den Bestellposten öffnet.
        • Der Wert der Spalte Etats ist mit den Etats verknüpft. Klicken Sie auf eine Etatbezeichnung, um die mit der Rechnung in diesem Etat verknüpften Transaktionen anzuzeigen.
      4. Wählen Sie Speichern. Die Seite Rechnungen zur Prüfung wird geöffnet und zeigt die Rechnungen zur Prüfung an.
        Seite zum Prüfen von Rechnungen
        Wenn Sie im Schritt 2 das Kontrollkästchen Eingang bearbeiten aktiviert haben, werden die Buttons Speichern und Speichern und fortfahren auf der Seite Rechnungsposten-Liste durch den Button Speichern und mit Eingang fortfahren ersetzt. Klicken Sie auf Speichern und mit Eingang fortfahren, um die Seite Neuer Materialeingang zu öffnen, um neues Material zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer Eingangsabteilung befinden (siehe Auswahl von Bibliothek/Schalter in Das persistente Menü) und dass es Bestellposten in der Rechnung gibt, die nicht vollständig eingegangen sind.
    4. Wenn Sie Manuell ausgewählt haben:
      1. Wählen Sie Weiter. Die zweite Seite des Assistenten der Rechnungserstellung, die Seite Rechnungsdetails, erscheint.
        Seite Rechnungsdetails – Rechnung manuell erstellen
      2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, wie in der folgenden Tabelle beschrieben:
        Felder der Seite Rechnungsdetails
        Abschnitt Feld Beschreibung
          Rechnungsnummer (erforderlich) Eine Rechnungsnummer für den Lieferanten (kann beliebige Tastaturzeichen und Symbole enthalten). Die Zahl ist für einen spezifischen Lieferanten nicht eindeutig. Um wiederholte Rechnungsnummern des selben Anbieters zu erlauben, setzen Sie den Kundenparameter invoice_not_unique auf richtig; siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen).
        Rechnungsdatum (erforderlich) Das Rechnungsdatum aus dem Dialogfenster Kalender.
        Lieferant (erforderlich) Der Lieferant, an den die Rechnung ausgestellt werden soll.
        Wenn Sie einen Lieferanten auswählen, wird die Liste der Eigentümer und Währungseinheiten (in Gesamtbetrag) so gefiltert, dass nur diejenigen angezeigt werden, die für diesen Lieferanten unterstützt werden.
        Lieferantenkonto Lieferantenkonto für diese Rechnung.
        Gesamtbetrag (erforderlich) Der gesamte Rechnungsbetrag, einschließlich Versandkosten (andernfalls werden zugewiesene zusätzliche Kosten falsch berechnet). Wählen Sie die Währung aus (die Liste wird vom Administrator vordefiniert und dem ausgewählten Lieferanten entsprechend eingeschränkt).
        Sie können einen negativen Betrag (mit einem - Zeichen vor der Zahl) eingeben, um eine Gutschrift anzuzeigen. Eine Rückerstattung wird dann an den Benutzer erteilt.
        Lieferant - Kontaktperson Ansprechpartner beim Lieferanten, der die Rechnung bearbeitet.
        Zahlungsmethode Zahlungsmethode für die Rechnung. Verfügbare Zahlungsmethoden:
        • Rechnungsabteilung - Verwenden, wenn Alma mit einem ERP verbunden ist. Wenn diese Zahlungsmethode ausgewählt ist, ist das Kontrollkästchen Vorausbezahlt im Abschnitt Zahlung deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden (siehe Zahlung, unten)
        • Bargeld
        • Kreditkarte
        • Anhang
        • Bestandskonto
        • Vorauszahlung
        • Besondere Zahlung
        • Überweisungen
        Um die Methoden und die Standard-Methode auszuwählen, siehe Konfiguration der Standard- Zahlungsmethode.
        Rechnungsreferenz # Eine Referenznummer für die Rechnung, um die Gruppierung der Rechnungen für die Berichterstattung zu aktivieren.
        Eigentümer (erforderlich) Verbinden Sie die Rechnung mit der Institution oder Bibliothek. Die Institution und die in der Dropdown-Liste verfügbaren Bibliotheken hängen von Ihrem Umfang ab.
        Siehe das Video Support für Rechnungslegung auf Bibliotheksebene (3:23 min) für Details zu Rechnungen auf Bibliotheksebene.
        Wenn Sie eine eigene Bibliothek auswählen, wird die Liste der Lieferanten gefiltert, um nur die für diese Bibliothek verfügbaren Lieferanten anzuzeigen. Außerdem können nur Bestellposten, die dieser Bibliothek gehören, zu einer Rechnungsposition für diese Rechnung hinzugefügt werden.
        Zusätzliche Kosten Pro Rata verwenden Teilen Sie die folgenden zusätzlichen Kosten auf alle Rechnungsposten auf:
        • Versandbetrag
        • Versicherungskosten
        • Zuschlagsbetrag
        • Rabattbetrag
        • Alle zusätzlichen Kostentypen und Beträge, die für Ihre Institution aktiviert sind. Siehe Konfiguration von Rechnungsposten-Typen. Wenn Sie mehrere zusätzliche Postentypen aktiviert haben, erscheint jedes Mal, wenn Sie einen der Postentypen im Dropdown-Menü Zusätzliche Gebühren auswählen, ein weiteres Dropdown-Menü Zusätzliche Gebühren. Sie können bis zu fünf zusätzliche Postentypen hinzufügen.
        Wenn Sie Pro Rata verwenden auswählen, werden die obigen Beträge nicht einzeln auf der Rechnung aufgeführt, und ihre Werte werden auf die Rechnungsposten verteilt.
        Wenn Sie Pro Rata verwenden nicht auswählen, werden alle zusätzlichen Kosten als individuelle Rechnungsposten angezeigt.
        Diese Option wird standardmäßig ausgewählt, wenn die Einstellung invoice_use_pro_rata auf Richtig eingestellt wurde (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
        Wenn MwSt für diese Rechnung eingegeben ist und der Lieferant als MwSt-pflichtig vermerkt ist und die Institution einen verbundenen behördlichen Lieferanten hat, wird eine separate Rechnung für diese Steuer erstellt und mit dieser Rechnung verknüpft. Die verknüpfte Rechnung enthält nur die MwSt. Für Details zur Konfiguration der Verantwortung für die Gebrauchssteuer und einen behördlichen Lieferanten siehe Schritt 2 und Schritt 5 in Um einen Lieferanten und ein Lieferantenkonto hinzuzufügen:. Siehe auch Wie Alma MwSt-Zahlungen bearbeitet.
        Nachdem diese Rechnung bezahlt/exportiert wurde, wird die behördliche Rechnung ebenfalls bezahlt/exportiert und sie erscheint auf der Seite Rechnungen suchen mit dem Namen <invoice number>_RT, wobei <invoice number> die Rechnungsnummer ist und _RT für Report Tax (Steuerbericht; die behördliche Rechnung) steht.
        MwSt Steuer melden Eine Gebrauchssteuer (MwSt) melden.
        Dieses Feld erscheint nur, wenn ein behördlicher Lieferant mit de Lieferanten der Rechnung verknüpft ist. Bei der Auswahl dieses Feldes werden die Felder MwSt % und Betrag deaktiviert, und alle Werte in dieser Feldern werden auf 0 gesetzt.
        MwSt-Code Ein MwSt-Code, um einer Rechnung einen vorkonfgurierten MwSt-Prozentsatz zuzuordnen. Wird nur angezeigt, wenn MwSt-Codes konfiguriert sind (siehe Konfiguration der MwSt-Codes). Klicken Sie auf Betrag aktualisieren, um den ausgewählten MwSt-Code auf die Rechnung anzuwenden. Wird nur angezeigt, wenn MwSt-Codes konfiguriert sind (siehe Konfiguration der MwSt-Codes).
        MwSt pro Rechnungsposten Die Konfiguration der MwSt auf der Ebene des Rechnungspostens aktivieren (dies kann durch Bearbeiten des Bestellpostens bearbeitet werden). Durch die Auswahl dieser Option werden die anderen Felder in diesem Abschnitt deaktiviert, die relevant sind, um die MwSt auf Rechnungsebene zu konfigurieren.
        Diese Option wird nur angezeigt, wenn in der Erwerbungskonfiguration der Parameter invoice_allow_vat_in_line_level auf Richtig eingestellt ist (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
        MwSt % Die MwSt in % des Gesamtbetrags der Rechnung – Inklusive, Exklusive oder Zeile exklusive. Wenn ein Wert hinzugefügt wird, wird der Betrag nicht automatisch berechnet und im Feld Betrag angezeigt. Details zur Konfiguration der MwSt-Felder finden Sie unter Berechnung der MwSt – Beispiel.
        Wenn ein MwSt-Code konfiguriert ist und das Feld MwSt-Code angezeigt wird, ist dieses Feld deaktiviert und wird automatisch ausgefüllt, wenn der MwSt-Code gewählt ist. Details zur Konfiguration des MwSt-Codes finden Sie unter Konfigurieren der MwSt-Codes.
        MwSt-Typ Auswählen
        • Inklusive: Weist darauf hin, dass der Gesamtbetrag der Rechnung MwSt enthält.
        • Exklusive: Die MwSt wird über dem Gesamtbetrag der Rechnung addiert.
        • Zeile exklusive: Der Gesamtbetrag der Rechnung enthält MwSt (ähnlich wie Inklusive), aber der MwSt-Betrag wird außerhalb des Gesamtwertes des Rechnungspostens berechnet und nicht in den einzelnen Rechnungsposten faktorisiert.
        Details zu diesen Optionen finden Sie unten unter MwSt Berechnung – Beispiel.
        Betrag Der zu bezahlenden MwSt-Betrag der Rechnung – Inklusive, Exklusive oder Zeile exklusive. Wenn ein Wert hinzugefügt wird, wird der Prozentsatz der MwSt automatisch berechnet und in dem Feld MwSt % angezeigt.
        Wenn der MwSt-Code nicht konfiguriert ist und das Feld MwSt-Code angezeigt wird, ist dieses Feld deaktiviert und wird automatisch ausgefüllt, wenn der MwSt-Code ausgewählt wird (basierend auf dem Prozentsatz des MwSt-Codes und des Gesamtrechnungsbetrags). Details zur Konfiguration des MwSt-Codes finden Sie unter Konfigurieren der MwSt-Codes.
        Vom Etat aufgewendet Ob der MwSt-Betrag vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet wird.
        Löschen, um anzuzeigen, dass der MwSt-Betrag von einem separaten Etat aufgewendet werden soll (Einstellung des Rechnungsposten-Typs).
        Lieferantensteuer (Lokalwährung) Geben Sie bei Bedarf eine Notiz ein, um darauf hinzuweisen, dass die MwSt in der Lokalwährung berechnet wird und die Rechnung selbst in einer Fremdwährung ausgestellt ist. Dieses Feld dient nur Informationszwecken.
        Expliziter Kurs (erscheint, wenn sich die Währung der Rechnung von der Währung zumindest eines Kontos unterscheidet). Sie können einen fixen Wechselkurs für den Rechnungsbetrag und die im Etat verwendete Währung angeben. Standardmäßig berechnet Alma den Transaktionswert basierend auf dem Wechselkursdatum, das im Rechnungsdatum angegeben ist.
        Fremdwährung Die Währung, für die Sie einen fixen Wechselkurs einstellen wollen (die Währung des Etats).
        Expliziter Kurs Der Wechselkurs, der für den Rechnungsbetrag verwendet werden soll.
        Beispiel:
        • Rechnungswährung ist USD
        • Die Etat-Währung ist EUR
        • Expliziter Kurs ist 1,5
        Wenn Sie einen Rechnungsposten von 10 USD hinzufügen, diesen aber an einen EUR Etat anhängen, zeigt der Etat den folgenden Vorgang an: 10 x 1,5 = 15 EUR.
        Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Wechselkurs zur Rechnung hinzuzufügen.
        Wenn Zahlungen durch ERP bei Rechnungen vorgenommen werden, die geschlossen sind oder auf Zahlung warten, wird der ERP-Kurs verwendet, wenn er besser ist als der Kurs, der im Abschnitt Expliziter Kurs spezifiziert wurde.
        Der explizite Kurs kann bis zu sechs Nachkommastellen enthalten.
        Der explizite Kurs wird in das ERP-System exportiert, wenn die Einstellung XSD-Format verwenden in der Allgemeinen Konfiguration aktiviert ist (siehe Import/Synchronisieren/Export Benutzersperren/Export Benutzerfelder).
        Erfahren Sie mehr über diese Funktion im Video Expliziter Umrechnungskurs von Währungen für Rechnungen (10:32 Min.).
        Zahlung Vorausbezahlt Nur aktiviert, wenn die ausgewählte Zahlungsmethode eine andere Option ist als Rechnungsabteilung. Wenn Vorausbezahlt ausgewählt wurde, erscheinen zusätzliche Felder im Abschnitt Zahlung. Für Details siehe den nächsten Schritt.
        Interne Kopie Ob die Rechnung für Dokumentations- oder Nachverfolgungszwecke in Alma geladen werden soll. Die Rechnung wird nicht an das ERP-Finanzsystem gesendet und nicht als vorausbezahlt markiert. Wenn Interne Kopie ausgewählt wurde, erscheinen zusätzliche Felder im Abschnitt Zahlung. Für Details siehe den nächsten Schritt.
      3. Wenn Sie das Kontrollkästchen Vorausbezahlt oder Interne Kopie ausgewählt haben, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, wie in der folgenden Tabelle beschrieben:
        Zusätzliche Felder für Vorauszahlungen
        Feld Beschreibung
        Zu ERP exportieren Die Rechnung an das Enterprise Ressource Planning (ERP) System zur Benachrichtigung zu senden.
        Das Feld wird nur angezeigt, wenn der Parameter exportPrepaidInv auf Richtig eingestellt wurde (siehe Konfigurieren anderer Einstellungen). Wenn dieses Feld nicht angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte Ihren Erwerbungs-Administrator.
        Wenn Sie Interne Kopie ausgewählt haben, kann dieses Feld nicht gewählt werden und die Rechnung kann nicht in ERP exportiert werden.
        Zahlungsstatus Der relevante Zahlungsstatus:
        • Unbezahlt
        • Bezahlt
        Zahlungsdatum Datum der Zahlung. Das Tagesdatum wird standardmäßig ausgewählt.
        Zahlungs-Kennung Eine externe Referenznummer des ERP-Systems, die anzeigt, dass die Rechnung bezahlt worden ist.
        Wenn keine Integration mit einem externen System vorliegt, können Sie eine Rechnungs- oder Prüfnummer in dieses Feld eingeben.
        Zahlungsbetrag (erforderlich) Der endgültige Betrag, der bezahlt wurde (wenn Wechselkurse usw. berücksichtigt werden). Sie können auch die Währung für den Betrag in dem Feld rechts von diesem Feld auswählen.
        Die Eingabe einer negativen Zahl in diesem Feld weist auf einen Kreditbetrag hin.
      4. Klicken Sie auf Rechnungsposten speichern und erstellen Die Registerkarte Rechnungsposten auf der Seite Rechnungsdetails wird geöffnet. Sie können nun auf der Rechnung Rechnungsposten hinzufügen.
        Seite: Rechnungsdetails – Registerkarte Rechnungsposten
        Wenn Sie im Schritt 2 das Kontrollkästchen Eingang bearbeiten aktiviert haben, werden die Buttons Speichern und Speichern und fortfahren auf der Seite Rechnungsposten-Liste durch den Button Speichern und mit Eingang fortfahren ersetzt. Klicken Sie auf Speichern und mit Eingang fortfahren, um die Seite Neuer Materialeingang zu öffnen, um neues Material zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer Eingangsabteilung befinden; siehe Das persistente Menü.
      5. Wählen Sie für einen Rechnungsposten, dem Sie einen Etat zuweisen wollen, Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste (siehe den nächsten Schritt zum Hinzufügen eines Rechnungspostens). Die Seite Rechnungsposten-Details wird geöffnet:
        Invoice Line Details.png
        Seite Rechnungsposten-Details – Rechnung manuell erstellen
        Geschlossene Bestellposten können in der Rechnung aufgenommen werden. Um einen geschlossenen Bestellposten zu finden, klicken Sie auf den Schnellauswahl-Link neben dem Feld Bestellposten und stellen Sie den Filter auf Alle ein.
      6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Rechnungsposten, um einen Etat hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Aktion Ausgewählten Etat hinzufügen/ersetzen und wählen Sie einen Etat aus, der dem Rechnungsposten zugewiesen werden soll. Wählen Sie Etat hinzufügen aus. Der Etat wird im Abschnitt Finanzierung angezeigt.
        Weitere Informationen finden Sie im Video Etats in Rechnungsposten ändern (1:16 Min.).
      7. Ändern Sie andere Informationen nach Bedarf und klicken sie auf Speichern. Die Information zum Rechnungsposten wird gespeichert und Vorgänge sowohl zur Bestellbelastung (ein Betrag bis zu aber nicht höher als der Bestellbelastungsbetrag) als auch zur Rechnungsbelastung werden für die entsprechenden Etats erstellt. Wenn die Rechnungsposten und Bestellposten unterschiedliche Etats verwenden, wird ein Entlastungsvorgang für den Bestellposten-Etat und ein Rechnungsbelastungsvorgang für den Rechnungsposten-Etat erstellt. Wenn es mehrere Etats für eine Rechnung gibt, erscheinen alle Etats in der Tabelle.
        Rechnungsposten-Liste nach Bearbeitung des Rechnungspostens
        enn Sie fehlende oder unvollständige Informationen haben, werden Sie gebeten, zu bestätigen, bevor Sie fortfahren. Falls benötigte Informationen fehlen oder unvollständig sind, können Sie nicht fortfahren.
      8. Wiederholen Sie die Schritte e bis f für jeden zusätzlichen Rechnungsposten, den Sie der Rechnung auf der Seite Rechnungsposten-Liste hinzufügen möchten.
    5. Wenn Sie einen Rechnungsposten manuell zur Rechnung hinzufügen möchten: Alma überprüft jeden Rechnungsposten, den Sie hinzufügen und zeigt den Status an — Für Zahlung bereit oder Zur Prüfung.
      Eine Rechnung kann nur an den nächsten Schritt im Arbeitsablauf weitergeleitet werden, wenn alle Rechnungsposten den Status Bereit zur Zahlung haben. Wenn das Pflichtfeld Information für einen Rechnungsposten fehlt, hat es den Status Zur Prüfung.
      In der Liste der Rechnungsposten können Sie den Rechnungsposten bearbeiten oder löschen:
      Die Option Löschen wird nur aktiviert, wenn Ihnen die Rolle Rechnungs-Mitarbeiter, erweitert zugewiesen wurde.
      1. Klicken Sie auf Neuer Rechnungsposten Das Dialogfenster Neuer Rechnungsposten erscheint.
        Dialogfeld: Neuer Rechnungsposten
        Einige Felder im Dialogfeld Neuer Rechnungsposten werden nur angezeigt, wenn ein bestimmter Bestellposten-Typ ausgewählt wurde. Details finden Sie ein den Feldbeschreibungen der Tabelle Dialogfelder: Neuer Rechnungsposten in Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder manuell.
      2. Geben Sie die erforderlichen Informationen in das Dialogfeld ein, wie in der folgenden Tabelle beschrieben:
        Dialogfelder: Neuer Rechnungsposten
        Feld Beschreibung
        Typ Der zu erstellende Rechnungspostentyp: Der Typ Regulär bezieht sich auf reguläre Rechnungsposten. Alle anderen Typen sind zusätzliche Kosten.
        Rabatt wird vom Wert abgezogen. Eine negative Zahl ist zulässig; dies ist hilfreich, wenn Sie ein Exemplar zurückgeben, dass einen Rabatt hatte (sodass der zurückgegebene Rabatt dem Wert hinzugefügt wird).
        Wenn SiePro Rata beim Erstellen der Rechnung gewählt haben (siehe Schritt b), werden zusätzliche Kosten gegenüber allen Rechnungsposten umgelegt, und nur die Typen Regulär und Sonstige sind verfügbar.
        Wenn Sie Pro Rata nicht ausgewählt haben, werden die zusätzlichen Kosten keinem spezifischen Rechnungsposten zugeordnet.
        Einzelpostennummer Die Rechnungspostennummer
        Bestellposten Ein Bestellposten um ihn mit dem Rechnungsposten zu verknüpfen. Die Felder im Dialogfeld Neuer Rechnungsposten werden geändert, je nach ausgewähltem Bestellposten (einmalig oder laufend).
        Der Betrag, der zuvor im Bestellposten belastet wurde, wird wieder entlastet, wenn der Rechnungsposten hinzugefügt wird.
        Titel Der Titel des ausgewählten Bestellpostens.
        Bestellposten-Preis Der Preis des ausgewählten Bestellposten. Wenn dieser Wert kleiner ist als 1, stellen Sie eine 0 voran. Zum Beispiel 0,44, nicht ,44. Der Preis ist in der im Bestellposten ausgewählten Währung.
        Komplette Rechnung (nur für einmalige Bestellposten) Ob der Bestellposten voll in Rechnung gestellt ist. Ein Entlastungsvorgang für alle Belastungsbeträge wird erstellt. Siehe Rechnungsstatus in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
        Abonnementdatum - Überlappung überprüfen (nur für laufende Bestellposten) Ob Alma prüft, ob sich das Abonnementdatum mit jenen anderer Posten überschneidet.
        Wenn Sie diese Option auswählen und ein überschneidendes Abonnement erkannt wird, erscheint bei der Erstellung des Rechnungspostens ein Warnhinweis.
        • Alma prüft alle mit derselben Bestellung verknüpften Rechnungsposten auf Überschneidungen.
        • Alma kann nur bereits gespeicherte Informationen prüfen - Rechnungsposten in anderen Rechnungen und zuvor hinzugefügte Rechnungsposten aus dieser Rechnung, wenn Sie die Rechnung bearbeiten. Rechnungsposten, die Sie gerade hinzufügen, werden nicht auf Überlappungen mit anderen Rechnungsposten geprüft, die Sie gerade hinzufügen. Verwenden Sie die Rechnungsposten-Liste (siehe Rechnungspostennummer-Liste unten), um sie vor dem Speichern auf Überlappungen zu prüfen.
        Zusätzliche Informationen (nur für laufende Bestellposten) Notizen, wenn erforderlich. (erforderlich, wenn die Felder Abonnement ab Datum und Abonnement Bis Datum leer sind)
        Zugangsmethode (nur für laufende Bestellposten) Ob bei Institutionen, die periodengerechte Abgrenzung praktizieren, periodengerechte Rechnungsbelastungen von einem Abrechnungszeitraum zum anderen zu aktivieren ist.
        Erscheint nur, wenn in der Zuordnungstabelle Kunden-Parameter acquisition_accrual_mode=true ist (siehe Konfiguration anderer Einstellungen). Wenn ein laufender Bestellposten im Feld Bestellposten ausgewählt ist, ist dieses Kästchen markiert.
        Details zum Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung finden Sie unter Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung.
        Bestellposten - Abonnement ab Datum (nur für laufende Bestellposten) Das Abonnement ab Datum für den Bestellposten.
        Bestellposten - Abonnement bis Datum (nur für laufende Bestellposten) Das Abonnement bis Datum für den Bestellposten.
        Abonnement ab Datum (nur für laufende Bestellposten) Das Datum, das vom Rechnungsposten voll abgedeckt ist Erforderlich, wenn Überlappung des Abonnementdatums überprüfen ausgewählt wurde
        Abonnement bis Datum (nur für laufende Bestellposten) Ein Enddatum für den Rechnungsposten. Erforderlich, wenn Überlappung des Abonnementdatums überprüfen ausgewählt wurde
        Rechnungspostennummer-Liste - Für laufende Bestellposten enthält diese Liste die letzten vier regulären Rechnungsposten, die mit diesem Bestellposten verbunden sind, sowie die mit jedem Rechnungsposten verbundenen Daten.
        Preis Preis und Währung für den Rechnungsposten. Geben Sie den Rechnungsbetrag ein, der in der Rechnung für das Exemplar in dieser Zeile angezeigt wird. Wenn dieser Wert kleiner ist als 1, stellen Sie eine 0 voran. Zum Beispiel 0,44, nicht ,44.
        Preisnotiz Eine Freitextnotiz, die in den Rechnungsposten-Details, der Rechnungspostenliste und dem Excel-Export angezeigt wird.
        Verbleibende Bestellbelastung freigeben Ob ein Entlastungsvorgang zu erstellen ist, um Beträge der Bestellbelastung freizugeben, die nach der Bezahlung der Rechnung übrig geblieben sind. Wird nur angezeigt, wenn ein laufender Bestellposten ausgewählt wurde.
        Wenn für mehrfache Etats Belastungsbeträge vorhanden sind, nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, wird für jeden Etat, für den noch Belastungsbeträge existieren, ein Entlastungsvorgang erstellt.
        Diese Option kann nur gewählt werden, wenn der gesamte Betrag des Rechnungspostens niedriger ist als der Bestellposten-Preis. Kann jederzeit geändert werden, wenn der Rechnungsposten editierbar ist.
        Menge Menge für den Rechnungsposten. Dieses Feld zeichnet die Anzahl der verrechneten Exemplare auf, aber sein Wert wirkt sich auf keine Kalkulationen aus.
        Berichtscode
        Sekundärer Berichtscode
        Tertiärer Berichtscode
        Die primären, sekundären und tertiären Berichtcodes — Wählen Sie aus der vordefinierten Auswahlliste aus. Weitere Informationen zu diesen Codes finden Sie unter Konfiguration der Berichtscodes.
        MwSt-Notiz Ein schreibgeschütztes Feld, das Informationen zur MwSt anzeigt. Der hier angezeigte Text erscheint in der Spalte MwSt-Notiz Spalte in der Registerkarte Rechnungsposten auf der Seite Rechnungsdetails.
        Notiz Notizen, die Sie mit dem Rechnungsposten verknüpfen möchten.
        Zusätzliche Informationen Hinzuzufügende beschreibende Informationen (optional), die zusätzliche Informationen zum Umfang des Rechnungspostens liefern. Wird nur angezeigt, wenn der Rechnungsposten mit einem laufenden Bestellposten verbunden ist.
        MwSt-Code Ein MwSt-Code, um einem Rechnungsposten einen vorkonfigurierten MwSt-Prozentsatz zuzuordnen. Wird nur angezeigt, wenn MwSt-Codes konfiguriert sind (siehe Konfiguration der MwSt-Codes).
        Betrag ändern Ob der ausgewählte MwSt-Code für den Rechnungsposten aufzurufen ist. Wird nur angezeigt, wenn MwSt-Codes konfiguriert sind (siehe Konfiguration der MwSt-Codes).
        MwSt % Der Prozentsatz des Rechnungspostenpreises, der die MwSt ausmacht. Erscheint nur, wenn MwSt pro Rechnungsposten auf der Seite Rechnungsdetails ausgewählt ist (siehe die Tabelle Felder der Seite Rechnungsdetails in Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder manuell). Wenn ein Wert hinzugefügt ist, wird der MwSt-Betrag automatisch berechnet und im Feld Betrag angezeigt.
        Wenn MwSt-Codes konfiguriert sind, ist dieses Feld deaktiviert (siehe Konfigurieren der MwSt-Codes).
        Betrag Der MwSt.-Betrag der auf den Rechnungsposten zu zahlen ist. Wird nur angezeigt, wenn MwSt pro Rechnungsposten auf der Seite Rechnungsdetails ausgewählt ist (siehe die Tabelle Felder der Seite Rechnungsdetails in Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder manuell). Wenn ein Wert hinzugefügt wird, wird der Prozentsatz der MwSt automatisch berechnet und im Feld MwST % angezeigt.
        Wenn MwSt-Codes konfiguriert sind, ist dieses Feld deaktiviert (siehe Konfigurieren der MwSt-Codes).
        Etat-Informationen - Klicken Sie auf Etat hinzufügen. Geben Sie die folgenden Etat-Informationen ein und klicken Sie auf Etat hinzufügen, um den Etat zum Rechnungsposten hinzuzufügen.
        Etat Der Name des Etats. Wenn der Rechnungsposten gespeichert wird, werden Vorgänge für sowohl Entlastung (im Betrag der Bestellposten-Belastung) als auch Rechnungsbelastung für alle ausgewählten Etats erstellt.
        Entlastungen werden nur für Bestellposten-Etats erstellt, und für jede Bestellbelastung wird nur eine Entlastung erstellt. Die Entschuldung Datum bis fünf Millisekunden vor der Belastung Datum festgelegt ist, so dass sie in der Liste der Rechnungszeilen gemeinsam auftreten.
        Wenn ein Betrag, der anders lautet als 100 % eines Rechnungspostens, Etats zugewiesen wird, klicken Sie auf Bestellposten neu verteilen, um den Prozentsatz des Etatbetrags neu zuzuweisen, je nach dem entsprechenden Betrag des Etats im Verhältnis zum neuen Gesamtbetrag.
        Wenn die Rechnungsposten und Bestellposten unterschiedliche Etats verwenden, wird ein Entlastungsvorgang für den Bestellposten-Etat und ein Rechnungsbelastungsvorgang für den Rechnungsposten-Etat erstellt.
        Etats mit negativer Bilanz (oder einer Bilanz von 0) werden nur angezeigt, wenn eine Regel konfiguriert wurde, die eine Überschreitung verplanter Mittel erlaubt, und wenn die Überschreitungsgrenze noch nicht erreicht wurde. Für Details zu den Feldern, die zum Konfigurieren von Regeln verwendet werden, siehe Tabelle 24.
        Prozent Die Prozentzuweisung, die im Feld Etat für den Etat ausgewählt wurde. Wenn ein Betrag, der anders lautet als 100 % eines Rechnungspostens, Etats zugewiesen wird, klicken Sie auf Bestellposten neu verteilen, um den Prozentsatz des Etatbetrags neu zuzuweisen, je nach dem entsprechenden Betrag des Etats im Verhältnis zum neuen Gesamtbetrag.
      3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den aktuellen Rechnungsposten hinzuzufügen und lassen Sie das Dialogfeld geöffnet, um einen weiteren Rechnungsposten hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Hinzufügen und Schließen, um den Rechnungsposten hinzuzufügen und das Dialogfeld zu schließen. Der Rechnungsposten wird der Seite Rechnungsposten-Liste hinzugefügt.
      • Bearbeiten – Wählen Sie Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste, um den Posten zu bearbeiten. Die Seite Rechnungsposten-Details wird geöffnet. Dort können Sie die Information der Rechnungsposten bearbeiten. Die Seite Rechnungsposten-Details ermöglicht es Ihnen zudem, die Details der Bestellposten anzuzeigen, mit denen Sie den Rechnungsposten zugeordnet haben. Wenn Sie den Rechnungsposten auf dieser Seite bei Bedarf bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern. Sie gelangen zurück zur Seite Rechnungsposten-Liste, wo Sie den bearbeiteten Rechnungsposten anzeigen können.
      • Löschen – Wählen Sie Löschen in der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um einen Rechnungsposten zu löschen.
        Das Löschen einer Rechnung entfernt die dazugehörige Rechnungsbelastung und berechnet die Entlastung erneut. Um die Entlastung zu entfernen (wenn Sie die einzige Rechnung entfernen, die mit dem Bestellposten verbunden ist) setzen Sie den Rechnungsstatus des Bestellpostens manuell auf Teilweise in Rechnung gestellt (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).
    6. In der Registerkarte Warnungen können Sie Warnungen anzeigen, die das System für die Rechnung erstellt hat, wenn diese gespeichert wurde. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Rechnung, basierend auf den Warnungen.
      Registerkarte Warnungen
      Die folgenden Warnungen können generiert werden:
      • Einige Rechnungsposten sind nicht bereit – Bei einem oder mehreren Rechnungsposten in einer gespeicherten Rechnung fehlen Informationen
      • Einige Rechnungsposten sind nicht mit einem Bestellposten verknüpft – Ein oder mehrere Rechnungsposten sind nicht mit einem Bestellposten verknüpft
      • Der eingegebene Rechnungsgesamtbetrag unterscheidet sich von dem berechneten Gesamtnettorechnungsbetrag
    7. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für die Rechnung hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe Registerkarte Notizen.
    8. In der Registerkarte Historie können Sie Änderungen anzeigen, die an der Rechnung oder an Rechnungsposten-Feldern vorgenommen wurden, einschließlich Datum und Uhrzeit der Änderung, dem Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat, die Nummer des Rechnungsposten (für Rechnungsposten) und die alten und neuen Werte.
      Weitere Informationen über den Protokollverlauf des Rechnungspostens finden Sie im Video Protokollverlauf des Rechnungspostens (0:49 Min.).
      • Um die Historie des Rechnungspostens zu sehen, wählen Sie Rechnungspostenänderungen im Feld Historietyp.
      • Um die Rechnungshistorie zu sehen, wählen Sie Rechnungsänderungen im Feld Historietyp.
      • Für weitere Informationen zu dieser Registerkarte siehe Registerkarte Historie.
    9. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für die Rechnung hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe Registerkarte Anhänge.
    10. Wählen Sie eine der folgenden Optionsschaltflächen:
      • Wenn Sie das Kontrollkästchen Eingang bearbeiten in Schritt 2 nicht aktiviert haben, können Sie Folgendes tun:
        • Speichern – Die von Ihnen eingegebenen Rechnungsinformationen werden gespeichert und die Rechnung wird zur Seite zum Prüfen von Rechnungen weitergeleitet, wo Sie diese prüfen und bearbeiten können. Die Rechnung enthält nicht die nächste Stufe des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung.
        • Speichern & Fortfahren – Die von Ihnen eingegebenen Rechnungsinformationen werden gespeichert und die Rechnung wird zur nächste Stufe des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung weitergeleitet, wo sie automatisch verarbeitet wird. Für weitere Informationen zum Arbeitsablauf für Rechnungen siehe Arbeitsablauf für die Rechnungslegung.
      • Wenn Sie das Kontrollkästchen Eingang bearbeiten in Schritt 2 aktiviert haben, können Sie Folgendes tun:
        • Speichern und mit Eingang fortfahren – Die von Ihnen eingegebenen Rechnungsinformationen werden gespeichert (und bleiben in Prüfung) und die Seite Materialeingang wird geöffnet, was es Ihnen ermöglicht, neues Material zu empfangen (siehe Material empfangen).

    Berechnung der MwSt – Beispiel

    Das folgende Beispiel demonstriert, wie die auf MwSt bezogenen Felder funktionieren.
    Dieses Beispiel setzt voraus, dass eine Rechnung einen Gesamtbetrag von $100 hat. Die Rechnung enthält zwei Rechnungsposten, $ 40 und $ 60.
    Ohne MwSt sieht die Registerkarte Übersicht der Rechnung folgendermaßen aus:
    Rechnungsübersicht - Keine MwSt
    Gesamtbetrag ist 100. Gesamter Rechnungsposten - Betrag ist 100, das ist die Summe der Rechnungszeilen (40 + 60). MwSt-Betrag ist 0.
    Die Registerkarte Rechnungsposten sieht folgendermaßen aus:
    Rechnungsposten - Keine MwSt
    Der Preis jeder Zeile ist derselbe wie der Gesamtpreis jeder Zeile und es erscheint kein Kommentar in der Spalte MwSt - Notiz
    Nun nehmen wir einen MwSt-Satz von 10% an.
    • Wenn Inklusive ausgewählt ist (Gesamtbetrag enthält MwSt), zeigt dies an, dass die MwSt bereits in den Gesamtbetrag jedes Rechnungspostens einberechnet ist. Der MwSt-Betrag ist als $9,09 (100 - 100/1,1 = 9,09) konfiguriert. Die Registerkarte Übersicht der Rechnung sieht folgendermaßen aus:
      Rechnungsübersicht - Inklusive MwSt
      Gesamtbetrag ist 100. Gesamter Rechnungsposten -Betrag ist 100, das ist die Summe der Rechnungszeilen (40 + 60). MwSt-Betrag ist 9,09.
      Die Registerkarte Rechnungsposten sieht folgendermaßen aus:
      Rechnungsposten - Inklusive MwSt
      Der Preis jeder Zeile ist derselbe wie der Gesamtpreis jeder Zeile. Es erscheint ein Kommentar in der Spalte MwSt -Notizen, das den Betrag der für diese Zeile kalkulierten MwSt anzeigt.
      • Rechnungsposten 1 – Preis = $ 40 (36.36 + 3.64 (MwSt))
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 40 werden vom Etat des Rechnungsposten aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 3.64 an, die im Gesamtpreis des Posten inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde, werden $ 36,36 vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet, und $ 3,64 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten werden $ 9,09 genommen).
      • Rechnungsposten 2 – Preis = $ 60 (54.55 + 5.45 (MwSt))
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 60 werden vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 5.45 an, die im Gesamtpreis des Postens inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde, werden $ 54,55 vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet, und $ 5,45 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten werden $ 9,09 genommen).
    • Wenn Exklusive ausgewählt ist, enthält der gesamte Rechnungsbetrag keine MwSt. MwSt wird zu jedem Rechnungsposten hinzugefügt, wird aber im gesamten Rechnungsbetrag nicht ausgewiesen. Der MwSt-Betrag wird als $ 10 (10 % von $100) konfiguriert.
      Die Registerkarte Übersicht der Rechnung sieht folgendermaßen aus:
      Rechnungsübersicht - Exklusive MwSt
      Gesamtbetrag ist 100. Gesamter Rechnungsposten -Betrag ist 110, das ist die Summe der Rechnungszeilen (44 + 66). MwSt-Betrag ist 10.
      Die Registerkarte Rechnungsposten sieht folgendermaßen aus:
      Rechnungsposten - Exklusive MwSt
      Der Preis jeder Zeile ist geringer als der Gesamtpreis jeder Zeile, der die MwSt enthält. Es erscheint ein Kommentar in der Spalte MwSt -Notizen, das den Betrag der für diese Zeile kalkulierten MwSt anzeigt.
      • Rechnungsposten 1 – Preis –$ 40 + 4 (MwSt) = $ 44
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 44 werden vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 4,00 an, die im Gesamtpreis des Postens inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde: $ 40 werden vom Etat des Postens aufgewendet, und $ 4 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten wird eine Korrektur von $ 10 genommen).
      • Rechnungsposten 2 – Preis –$ 60 + 6 (MwSt) = $ 66
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 66 werden vom Etat des Rechnungsposten aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 6,00 an, die im Gesamtpreis des Posten inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde: $ 60 werden vom Etat des Posten aufgewendet, und $ 6 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten wird eine Korrektur von $ 10 genommen).
    • Wenn Zeile exklusive gewählt wurde, enthält der Gesamtbetrag der Rechnung die MwSt (ähnlich wie Inklusive), aber die Preise des Rechnungspostens enthalten keine MwSt. Der MwSt -Betrag wird mit dem Gesamtwert der Rechnung berechnet. In unserem Beispiel ist dies nicht der tatsächliche Gesamtbetrag der Rechnungsposten + MwSt. Der MwSt-Betrag ist als $9,09 (100 - 100/1,1 = 9,09) konfiguriert, was nicht korrekt ist.
      Die Registerkarte Übersicht der Rechnung sieht folgendermaßen aus:
      Rechnungsübersicht - Zeile exklusive MwSt
      Gesamtbetrag ist 100. Sie sollten die Werte der Rechnungsposten oder den Gesamtbetrag anpassen, da der Gesamtbetrag nicht exakt dem Gesamtwert der Rechnungsposten + MwSt entspricht. Gesamter Rechnungsposten -Betrag ist 110, das ist die Summe der Rechnungszeilen + MwSt (44 + 66). MwSt-Betrag ist 9,09. Wenn Sie den Gesamtbetrag auf 110 anpassen, wird der MwSt-Betrag korrekt mit 10 angezeigt.
      Die Registerkarte Rechnungsposten ist dieselbe wie bei der Auswahl von Exklusive (siehe oben).
      • Rechnungsposten 1 – Preis = $ 40 + 4 (MwSt)) = $ 44
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 44 werden vom Etat des Rechnungsposten aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 4 an, die im Gesamtpreis des Posten inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde: $ 40 werden vom Etat des Postens aufgewendet, und $ 4 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten wird eine Korrektur von $ 10 genommen).
      • Rechnungsposten 2 – Preis = $ 60 + 6 (MwSt)) = $ 66
        • Wenn Vom Etat aufgewendet ausgewählt wurde: Die gesamten $ 66 werden vom Etat des Rechnungspostens aufgewendet, und die Notiz zur MwSt zeigt $ 6 an, die im Gesamtpreis des Postens inbegriffen sind.
        • Wenn Vom Etat aufgewendet nicht ausgewählt wurde: $ 60 werden vom Etat des Posten aufgewendet, und $ 6 sind in der MwSt-Korrekturzeile enthalten (von beiden Posten wird eine Korrektur von $ 10 genommen).

    Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung

    Für Institutionen, die eine Buchhaltung mit periodengerechter Abgrenzung praktizieren, können Sie Rechnungsbelastungen von einem Abrechnungszeitraum zum anderen abgrenzen.
    Um einen neuen Abrechnungszeitraum zu erstellen, müssen Sie einen Jahresübertrag des Kontos durchführen (Verlängerung von Konten).
    Wenn die periodengerechte Abgrenzung nicht verwendet wird, wird bei Überlappung einer Rechnung auf zwei unterschiedliche Abrechnungszeiträume der gesamte Rechnungsbetrag dem aktuellen Abrechnungszeitraum zugeschrieben — das ist jener Abrechnungszeitraum, in dem das aktuelle Kalenderdatum liegt. Wenn Zugangsmethode in Alma aktiviert ist, werden Rechnungsbeträge über alle aktiven Zeiträume verteilt, beginnend mit dem Abrechnungszeitraum, der Abonnement ab Datum enthält.
    Beispiel:
    • Ein Abrechnungszeitraum geht bei Alma vom 1. Januar 2014 – 31. Dezember 2014, genannt FY - 2014.
    • Ein anderer Abrechnungszeitraum geht bei Alma vom 1. Januar 2015 – 31. Dezember 2015, genannt FY - 2015.
    Eine Rechnung deckt den Abrechnungszeitraum vom 1. Juni 2014 – 31. Mai 2015 ab. Das bedeutet, dass 54,55% des Abrechnungszeitraums der Rechnung in FY – 2014, und 45,45% des Abrechnungszeitraums der Rechnung in FY – 2015 liegen.
    • Wenn Zugangsmethode deaktiviert ist: Alle Rechnungsgebühren werden dem aktuellen Abrechnungszeitraum (FY – 2014) zugeschrieben, unabhängig vom Wert Abonnement ab Datum der Rechnung.
    • Wenn Zugangsmethode aktiviert ist: Die Rechnungsgebühren werden proportional zwischen FY – 2014 und FY – 2015 aufgeteilt.
    • For accrual accounting to work properly, all the past and future fiscal periods must be defined, and the funds must be active and able to accept transactions. Wennein zukünftiger Abrechnungszeitraum in Alma nicht aktiv ist (oder wenn der Etat nicht existiert), werden die Rechnungsbelastungen dem letzten aktiven Abrechnungszeitraum in Alma hinzugerechnet, der von der Rechnung abgedeckt ist. Im obigen Beispiel würden, wenn FY – 2015 nicht aktiv war, alle Rechnungsbelastungen dem FY – 2014 zugeschrieben, sogar dann, wenn die Zugangsmethode aktiviert ist.
    • Wenn das Abonnement ab Datum nicht Teil der vorherigen, aktuellen oder der nächsten Steuerperiode ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass der Fonds im Abgrenzungsmodus nicht gültig ist.
    Periodengerechte Abgrenzung wird nur bei Rechnungsbelastung wirksam, nicht bei Bestellbelastung.
    Um das Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung zu ermöglichen, stellen Sie sicher, dass der Parameter acquisition_accrual_mode aktiviert ist (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
    Um den periodengerechte Abgrenzungsmodus für einen Rechnungsposten zu ermöglichen:
    1. Stellen Sie sicher, dass acquisitions_accrual_mode aktiviert ist (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
    2. Stellen Sie sicher, dass Sie das Konto und den erforderlichen Etat aus dem ersten Abrechnungszeitraum für alle erforderlichen Abrechnungszeiträume verlängert haben (siehe Verlängerung von Konten).
      Konfigurieren Sie den Etat, um Belastungsvorgänge vor dem (oder nach dem) Beginn (Ende) des Abrechnungszeitraumes zu ermöglichen. Um dies zu tun, stellen Sie sicher, dass Sie einen Wert (wie zum Beispiel 365) im Feld Rechnungsbelastungen vor dem Abrechnungszeitraum (Tage) im Abschnitt Regeln auf der Seite Übersichtsdetails für den spezifizierten Etat ausgewählt haben (siehe die Tabelle Konto-Regeln in Hinzufügen eines Kontos).
      Damit Alma die Beträge automatisch den Etats jedes Abrechnungszeitraumes zuordnet (siehe unten), müssen alle Etats in den unterschliedlichen Abrechnungszeiträumen denselben Etat-Code haben. (Wenn Sie die Beträge manuell zuweisen wollen, sind die Etat-Codes nicht von Bedeutung.)
    3. Konfigurieren Sie auf der Seite Rechnungsdetails (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Rechnung erstellen - wählen Sie Manuell und klicken auf Weiter) die entsprechenden Felder, um eine Rechnung zu erstellen.
      Rechnungsdetails Page
    4. Klicken Sie auf Rechnungsposten speichern und erstellen Die Registerkarte Rechnungposten der Seite Rechnungsdetails erscheint.
      Seite Rechnungsdetails – Registerkarte Rechnungsposten
    5. Klicken Sie auf Neuer Rechnungsposten Das Dialogfeld Neuer Rechnungsposten wird geöffnet.
      Dialogfeld: Neuer Rechnungsposten
    6. Im Feld Bestellposten wählen Sie einen laufenden Bestellposten aus. Das Dialogfeld wird mit dem aktivierten Kontrollkästchen Zugangsmethodeaktualisiert
      Dialogfeld Neuer Rechnungsposten – Kontrollkästchen Zugangsmethode
      Der Etat ist üblicherweise durch den Bestellposten vorab ausgefüllt. Um den Etat zu entfernen, löschen Sie Zugangsmethode, löschen Sie den Etat und wählen Sie Zugangsmethode erneut aus.
    7. Wählen Sie unter Abonnement-Datenbereich ein Startdatum bzw. ein Enddatum für den Rechnungsposten aus. Die Verteilung der Rechnungsbelastung erscheint unter dem relevanten Abrechnungszeitraum.
      Dialogfeld Neuer Rechnungsposten – Verteilung Abrechnungszeitraum
      Die Abbildung oben zeigt ein Beispiel, in dem 19.87% der Rechnungsbelastung der Rechnungsposten in den Abrechnungszeitraum fallen, der am 29.06.2016 endet und 80.13% der Rechnungsbelastung der Rechnungsposten in den Abrechnungszeitraum fallen, der am 29.06.2017 endet.
    8. Klicken Sie auf Etat hinzufügen, um einen Etat hinzuzufügen und die relevanten Informationen einzugeben.
      • Sie müssen den Etat konfigurieren, um Belastungsvorgänge vor dem (oder nach dem) Beginn (Ende) des Abrechnungszeitraumes zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Wert (wie zum Beispiel 365) im Feld Rechnungsbelastungen vor dem Abrechnungszeitraum (Tage) im Abschnitt Regeln auf der Seite Übersichtsdetails für den spezifizierten Etat ausgewählt haben (siehe die Tabelle Konto-Regeln in Hinzufügen eines Kontos).
      • Damit Alma die Beträge automatisch den Etats jedes Abrechnungszeitraumes zuordnet, wählen Sie einen Etat aus, der in jedem für die Rechnung erforderlichen Abrechnungszeitraum einen übereinstimmenden Etat (mit demselben Etat-Code) hat. Wenn es Abrechnungszeiträume ohne Etats gibt, wird der mit dem neuesten Abrechnungszeitraum verbundene Etat den offenen Gebühren der Rechnung zugewiesen. Wenn Sie die Rechnung beispielsweise über drei Jahre aufteilen wollen, 10% im ersten Jahr, 60% im zweiten Jahr und 30% im dritten Jahr, aber der ausgewählte Etat nur in den ersten beiden Jahren besteht, umfasst der Etat des ersten Jahres 10% und jener des zweiten Jahres 90%.
      • Alternativ können Sie die erforderlichen Etats auch einfach manuell hinzufügen und die Beträge den jeweiligen Etats nach Bedarf zuordnen.
    9. Wählen Sie Etat hinzufügen aus. Die angesammelten Beträge erscheinen in der Spalte Angesammelter Betrag, gemäß den angezeigten Prozentsätzen (wie oben in Schritt 7 beschrieben).
      Dialogfeld Neuer Rechnungsposten – Angesammelte Beträge
      Der Etat, der den Abrechnungszeitraum in Abonnements ab Datum abdeckt, wird Baseline-Etat genannt. Der Button Löschen erscheint nur neben diesem Etat. Beim Auswählen von Löschen werden sowohl dieser Etat, als auch die angesammelten Beträge, die durch diesen Etat abgedeckt sind, gelöscht.
    10. Um die Zugangsmethode zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen Zugangsmethode. Die Beträge existieren unabhängig in den Rechnungsposten und neben jedem erscheint ein Button Löschen. Zusätzlich wechselt der Indexeintrag Angesammelte Beträge auf Betrag.
      Zugangsmethode deaktiviert
    11. Wählen Sie Hinzufügen und schließen.
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