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    Bearbeitung von Verlängerungen

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    Um Verlängerungen zu bearbeiten, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Sie können Bestellposten, die zur automatischen oder manuellen Verlängerung markiert sind, jederzeit bearbeiten. Den Lieferanten oder die Erwerbungsart für diese Bestellposten können Sie allerdings nicht bearbeiten.
    Verlängerungen können erst bearbeitet werden, nachdem der Überwachungsprozess Bestellposten – Verlängerung ausgeführt wurde. (Der Prozess muss auf der Seite Prozesse überwachen als Aktiv markiert sein – siehe Prozesse überwachen.)
    Nach Ausführung des Prozesses Bestellposten - Verlängerung listet die Seite Zu verlängernde Bestellposten (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängerung) alle Bestellposten auf, die für die Verlängerung fällig sind. Alternativ können Sie auf die Seite Zu verlängernde Bestellposten zugreifen, indem Sie in der Aufgabenliste auf den Link Bestellposten – Wiederkehrende Verlängerung klicken (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Seite Zu verlängernde Bestellposten
    Verlängerungen werden keinen Benutzern zugeordnet, daher erscheinen die Registerkarten Zugeordnet/Nicht zugeordnet auf dieser Seite nicht. Das Feld Zugeordnet an zeigt immer - an (ausgenommen in seltenen Fällen, wenn der Prozess Bestellposten - Verlängerung den Bestellposten genau in diesem Moment bearbeitet).
    Um einen Bestellposten anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen des Bestellpostens. Die Seite Bestellposten-Übersicht erscheint (für Details siehe Bestellposten-Informationen ansehen – Verlängerungen). Die Seite Bestellposten-Übersicht für Verlängerungen ist annähernd gleich wie die Seite Bestellposten-Übersicht für normale Erwerbungen. Die Abschnitte auf dieser Seite und die entsprechenden Felder, die für Verlängerungen einschlägig sind, werden in der Tabelle Registerkarte Übersicht Felder - Verlängerungen in Bearbeitung von Verlängerungen beschrieben. Einzelheiten zu allen anderen Feldern auf dieser Seite siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten.
    Zusätzlich können Sie die folgenden Verwaltungsaufgaben an einem zu verlängernden Bestellposten vornehmen:

    Bestellposten-Informationen bearbeiten – Verlängerungen

    Sie können die angezeigten Bestellposten auf der Seite Bestellposten-Übersicht bearbeiten.
    Um Bestellposten-Informationen für Verlängerungen zu bearbeiten:
    1. Klicken Sie für den entsprechenden Bestellposten auf der Seite Zu verlängernde Bestellposten auf Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängerung). Die Übersichtsseite des Bestellpostens erscheint und zeigt eine kurze Beschreibung des Bestellpostens an, seinen Status, Typ (Buch, E-Paket), die Bibliothek, für die das Exemplar bestellt wurde, sowie die Nummern der Bestellung und des Bestellpostens. Die Registerkarten auf der Seite Bestellposten-Übersicht werden unter Bestellposten-Informationen bearbeitenbeschrieben.
    2. In der Registerkarte Übersicht ändern Sie je nach Bedarf die angezeigten Bestellposten-Informationen. Eine Beschreibung der ausgewählten (nicht selbsterklärenden) Felder, die alle Bestellposten gemeinsam haben, finden Sie in der Tabelle Registerkarte Übersicht Felder - Verlängerungen in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens. Die folgende Tabelle beschreibt die Abschnitte und Felder, die für Bestellposten zur Verlängerung einschlägig sind:
      Felder der Registerkarte Übersicht - Verlängerung
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Verlängerungen Manuelle Verlängerung Wenn ausgewählt (Standard) wird der Bestellposten für die Verlängerung in der Aufgabenliste Verlängerung angezeigt (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängern), wenn das Material für die Verlängerung fällig ist. Die weitere Bearbeitung dieses Bestellpostens muss manuell vorgenommen werden.
      Wenn die manuelle Verlängerung eingestellt ist und das Datum, das durch den Verlängerungs-Erinnerungszeitraum (Tage)definiert ist, eintrifft, ändert der Verlängerungsprozess des Bestellpostens den Status dieses Bestellpostens von Wiederkehrende Verlängerung auf Warten auf manuelle Verlängerung. Der Bestellposten erscheint dann in der Aufgabenliste Verlängerung; Um das Abonnement zu erneuern, muss der Bediener den Bestellposten manuell bearbeiten, um das Verlängerungsdatum auf ein Datum in der Zukunft zu ändern.
      Um den Bestellposten automatisch verlängern zu lassen, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Automatische Verlängerung bedeutet, dass der Verlängerungsprozess des Bestellpostens bei Eintreffen des Verlängerungsdatums automatisch das Verlängerungsdatum auf das vorherige Verlängerungsdatum plus den unter Verlängerungszyklus angegebenen Zeitraum ändert. Der Status des Bestellpostens bleibt bei Wiederkehrende Verlängerung.
      Abonnement ab Datum Das Datum, zu dem das Abonnement für den Bestellposten begann. Dieses Feld dient nur Informationszwecken.
      Abonnement bis Datum Wenn kein Datum eingegeben ist, wird die Verlängerung dauerhaft fortgesetzt.
      Wenn der Bestellposten automatisch verlängert wird (d. h. Manuelle Verlängerung ist für den Bestellposten nicht ausgewählt), wird der Bestellposten geschlossen, wenn der Verlängerungs-Prozess erkennt, dass das Abonnement bis Datum abgelaufen ist.
      Wenn der Bestellposten manuell verlängert wird (d. h. Manuelle Verlängerung ist für den Bestellposten ausgewählt), wechselt der Status des Bestellpostens zu Warten auf manuelle Verlängerung, wenn der Verlängerungs-Prozess erkennt, dass das Abonnement bis Datum abgelaufen ist.
      Dieses Datum zeigt den letzten Tag des Abonnements an und darf nicht mit dem Verlängerungsdatum verwechselt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Abonnement für fünf Jahre entleihen, das jährlich verlängert werden muss (Verlängerungszyklus = ein Jahr), ist das Abonnement bis Datum der letzte Tag des fünfjährigen Zeitraums.
        Verlängerungsdatum (erforderlich) Das Verlängerungsdatum.
      Für automatische Verlängerungen wird dieses Datum bei der erstmaligen Erstellung des Abonnements eingegeben. Danach wird es automatisch hinzugezählt, entsprechend dem Verlängerungszyklus.
      Für manuelle Verlängerungen wird dieses Datum bei der erstmaligen Erstellung des Abonnements eingegeben und danach bei jedem Verlängerungszyklus manuell hinzugezählt.
      Verlängerungszyklus Der Zeitraum des Verlängerungszyklus — zum Beispiel 1 Jahr.
      Verlängerungs-Erinnerungszeitraum (Tage) (erforderlich) Für manuelle Verlängerungen ist es die Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum, an dem der Mitarbeiter an die Verlängerung erinnert werden will (das ist die Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum, an dem der Mitarbeiter will, dass die Verlängerung der Aufgabenliste hinzugefügt wird (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängerung). Wenn beispielsweise das Verlängerungsdatum der 10. Mai ist und der Verlängerungs-Erinnerungszeitraum 5 ist, wird die Verlängerung am 5. Mai der Aufgabenliste hinzugefügt.).
      Die höchste Anzahl an Tagen, die in diesem Feld eingegeben werden kann, beträgt 120.
    3. In der Registerkarte Beschreibung ändern Sie nach Bedarf die angezeigten Bestellposten-Informationen.
    4. In der Registerkarte Warnungen (Alerts) können Sie die Warnungen ansehen, die für den Bestellposten generiert wurden. Die folgenden sind die am häufigsten vom System generierten Warnungen:
      • Wiederkehrende Verlängerung – Wird generiert, wenn das berechnete Verlängerungsdatum für eine automatische Verlängerung später ist als das Abonnement bis Datum. Der Bestellposten für die Verlängerung erscheint mit dieser Warnung in der Aufgabenliste Wiederkehrende Verlängerung (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängern) .
      • Es gibt eine aktive, duplizierte Bestellnummer für diese bestellte Ressource – Wird generiert, wenn es eine duplizierte Bestellung für die Ressource gibt.
    5. In der Registerkarte Rechnungsposten (Invoice line tab) können Sie alle mit dem Bestellposten verbundenen Rechnungsposten ansehen, hinzufügen oder bearbeiten. Für Informationen zu Rechnungsposten siehe Eine Rechnung aus einer Bestellung oder manuell erstellen.
    6. In der Registerkarte Verbundene Bestellposten können Sie bei Bedarf die mit dem aktuellen Bestellposten verbundenen Bestellposten ansehen. Für Einzelheiten zur Bearbeitung eines Bestellpostens siehe Bestellposten erstellen.
    7. In der Registerkarte Kommunikation können Sie eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten beginnen. Wenn es eine bestehende Kommunikation mit dem Lieferanten gibt, können Sie Details der Antwort des Lieferanten eingeben und/oder die Kommunikation mit Ihrer Antwort an den Lieferanten nachverfolgen. Für Einzelheiten zu dieser Registerkarte siehe Kommunikation mit Lieferanten.
    8. In der Registerkarte Notizen können Sie bei Bedarf alle Notizen bearbeiten, die eingetragen wurden, als der Bestellposten erstellt wurde. Für Details zur Arbeit mit Notizen siehe Schritt 16 in Einen Bestellposten manuell erstellen.
    9. In der Registerkarte Anhänge können Sie bei Bedarf alle Anhänge bearbeiten, die eingefügt wurden, als der Bestellposten erstellt wurde. Für Details zur Arbeit mit Anhängen siehe Schritt 17 in Einen Bestellposten manuell erstellen.
    10. In der Registerkarte Interessierte Benutzer können Sie Aktivitäten für interessierte Benutzer hinzufügen oder bearbeiten. Siehe die Registerkarte Interessierte Benutzer in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
      Die Benachrichtigung wird nicht an Benutzer gesendet, wenn ein Bestellposten storniert oder gelöscht wurde.
    11. Nachdem Sie die Bearbeitung des Bestellpostens abgeschlossen haben, wählen Sie eine der folgenden Aktionen (es sind nicht alle Aktionen für alle Bestellposten verfügbar):
      • Verlängern — Verlängert den Bestellposten und berechnet das Verlängerungsdatum neu.
      • Erneut verknüpfen – Ändert den Titelsatz, mit dem der Bestellposten verknüpft ist (siehe Bestellposten erneut verknüpfen).
      • Bestellposten stornieren — Der Bestellposten wird nicht verlängert und wird storniert. Ein Dialogfenster erscheint und fragt nach einem Grund für die Stornierung und wenn die Lieferanten-Benachrichtigung konfiguriert wurde, wird eine Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet (siehe Bestellposten stornieren).
      • BIB-Referenz ändern – Ändert den Titelsatz des Bestellpostens . Siehe Ändern der BIB-Referenz.
      • Speichern — Die geänderten Informationen werden gespeichert, aber der Status des Bestellpostens bleibt Wiederkehrende Verlängerung und der Bestellposten fährt nicht mit der nächsten Stufe im Verlängerungs-Arbeitsablauf fort. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie wollen, dass der Bestellposten mit der nächsten Stufe im Verlängerungs-Arbeitsablauf fortfährt.
      • Speichern und Bewertung anfordern – Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung wird bestellt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht die Rolle Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager innehaben. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und wird mit dem Status Bestellt zur Seite Probenutzungen verwalten verschoben, wo der Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager darauf zugreifen und im Bewertungs-Arbeitsablauf mit Schritt 3 fortfahren kann. Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Speichern und Probenutzung starten– Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung gestartet. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht die Rolle Probe-Mitarbeiter/Probe-Manager innehaben und die Probenutzung starten wollen. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und die Seite Probenutzungsdetails wird geöffnet (fahren Sie mit dem Bewertungs-Arbeitsablauf auf Schritt 3 fort). Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Lieferant ändern - Siehe Lieferanten ändern - Verlängerungen.
      • Schließen – Der Bestellposten wird geschlossen. Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um den Bestellposten zu schließen (siehe Bestellposten schließen).
      • Löschen – Der Bestellposten wird gelöscht. Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um den Bestellposten zu löschen (siehe Bestellposten löschen).
      • (Nur) Lieferant ändern – Ändern Sie den Lieferanten, an den der Bestellposten gesendet wird (siehe Lieferanten ändern – Verlängerungen).
      • Als Vorlage speichern (Save as template) — Die eingegebenen Feldwerte werden als Teil einer Vorlage gespeichert.

    Lieferanten ändern – Verlängerungen

    Sie können den Lieferanten, an welchen der Bestellposten gesendet wird, ändern, wenn Sie den Bestellposten verlängern. Das Ändern des Lieferanten schließt den Bestellposten und erstellt einen neuen.
    Um den Lieferanten zu ändern:
    1. Nachdem Sie die Bearbeitung des Bestellpostens abgeschlossen haben (siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten – Verlängerungen), klicken Sie auf Lieferant ändern und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Das folgende Dialogfenster erscheint.
      Lieferant in der Bestellung ändern
    2. Wählen Sie den Ziel-Lieferanten/Konto aus und klicken Sie auf Lieferant in der Bestellung ändern.
      Folgendes geschieht:
      • Der aktuelle Bestellposten wird geschlossen.
      • Ein neuer Bestellposten für den neuen Ziel-Lieferanten/Konto wird erstellt.
      • Der neue Bestellposten ist mit dem Bestand des geschlossenen Bestellposten verbunden.
      • Der neue Bestellposten wird auf den Status Zur Prüfung eingestellt, von wo aus der Operator den neuen Bestellposten mit neuen Informationen ändern kann, entsprechend der Informationen, die mit dem neuen Ziel-Lieferanten kommuniziert wurden.
    Weitere Informationen über die Änderung von Lieferantenkonto-Details erhalten Sie im Video Lieferant einer Bestellung ändern (3:13 min).

    Vom Lieferanten gesteuerte Verlängerungen

    Um zweifache Arbeit zu verhindern, indem Sie gleichzeitig das Lieferanten-Abonnement und den damit übereinstimmenden, laufenden Bestellposten in Alma verlängern, können Sie es einem Lieferanten ermöglichen, einen Bestellposten zu aktualisieren, sobald das Abonnement auf Lieferantenseite verlängert wurde. Derzeit ist die Option für die Verlängerung von ProQuest (RenewMe)-und EBSCO (EBSCONET)-Abonnements verfügbar. 
    Um diese Funktion für verlängerbare ProQuest-Abonnements zu aktivieren, kontaktieren Sie bitte den ProQuest RenewMe-Kundendienst unter: e-renewals@proquest.com.
    Um diese Funktion für verlängerbare Abonnements von EBSCONET zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an das EBSCO Integration Support Team unter ils-ediservices@ebsco.com.
    Um vom Lieferanten gesteuerte Verlängerungen zu konfigurieren:
    1. Erstellen Sie den API-Schlüssel. Wie Sie dies tun, erfahren Sie im Developer-Netzwerk.
      API-Schlüssel hinzufügen/bearbeiten
    2. Geben Sie dem Lieferanten Ihren API-Schlüssel bekannt, um es dem Lieferanten zu ermöglichen, Updates am Bestellposten in Alma vorzunehmen.
    3. Wenn der Verlängerungsprozess abgeschlossen ist, wird der übereinstimmende Alma-Bestellposten automatisch aktualisiert mit:

      • Preis
      • (Nächstes) Verlängerungsdatum
      • Verlängerungsnotiz - ausgefüllt mit den vom Lieferanten übermittelten Verlängerungsinformationen.
    EBSCONET-Kunden können anpassen, welche Felder in Almas Bestellposten bei der Verlängerung aktualisiert werden
     
     
    Bei ProQuest-Verlängerungen haben Benutzer die Möglichkeit, die Verlängerung des Renewme-Abonnements aus Alma heraus zu starten:
    1. Nachdem die Funktion vom ProQuest RenewMe-Kundendienst aktiviert wurde, gehen Sie zur Seite Lieferanten-Details->Systemintegrationen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Lieferantensystem verlängern.
      Lieferanten-Details
    2. Wenn die Integration Verlängerung im Lieferantenssytem aktiviert ist, zeigen alle laufenden Bestellposten, die mit dem Lieferanten verknüpft sind, auf der Seite Bestellposten-Details die Schaltfläche Im Lieferantenssytem verlängern an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Im Lieferantensystem verlängern.
    3. Ein ProQuest RenewMe-Formular zur Verlängerung wird geöffnet (in einem separaten Browser-Tab), das die Alma-Bestellposten-Nummer enthält. Wählen Sie Fortfahren, um zur Seite RenewMe-Zahlung zu gelangen. Weitere Informationen zur Verlängerung eines Abonnements in ProQuest finden Sie auf der Seite RenewMe-Programm.

    Wenn der Verlängerungsprozess abgeschlossen ist, wird der übereinstimmende Alma-Bestellposten automatisch aktualisiert mit:

    • Preis
    • (Nächstes) Verlängerungsdatum
    • Verlängerungsnotiz - ausgefüllt mit den vom Lieferanten übermittelten Verlängerungsinformationen.
    Dieser Prozess kann auch über die E-Mail-Benachrichtigung des Lieferanten gestartet werden, die regelmäßig an Ihre Institution gesendet wird.
    Ein Hinweis zum übereinstimmenden Bestellposten wird im Verlängerungsformular des Lieferanten angezeigt. Wenn keine Bestellposten-Nummer angezeigt wird, wurde der Bestellposten in Alma nicht verlängert.

    Wenn Sie ein neues Abonnement auf der Lieferantenplattform und einen neuen übereinstimmenden Bestellposten in Alma hinzufügen, müssen Sie sich an den Lieferanten wenden und die Bestellposten-Nummer angeben, die dem Abonnement zugeordnet werden soll.

     
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