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    Probeabos verwalten

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    Zur Verwaltung von Probeabos müssen Sie über mindestens eine der folgenden Rollen verfügen:
    • Probenutzungs-Mitarbeiter
    • Probenutzungen verwalten
    Wenn nicht anders angegeben, kann die Aktion von einem Probenutzungs-Mitarbeiter oder Probenutzungs-Manager ausgeführt werden, wenn in den folgenden Abschnitten der Begriff Probenutzungs-Mitarbeiter verwendet wird.
    Für Informationen darüber, wie Sie eine pn beantragen oder beginnen, siehe Schritt 2 im Arbeitsablauf für Bewertungen.
    Damit ein Probeabo fortgeführt werden kann, müssen Sie:
    • Geben Sie allgemeine Details zur Probenutzung ein, einschließlich den Titel des Materials, das Start- und Enddatum der Probenutzung und ob die Probenutzung öffentlich oder privat ist.
    • Erstellen Sie ein Umfrageformular, das von den Teilnehmern zur Bewertung des Materials ausgefüllt wird.
    • Geben Sie Details zu den Teilnehmern der Probenutzung ein, wenn diese privat ist.
    Für weitere Informationen siehe Probeabo-Informationen bearbeiten auf Seite 157.
    Nach Ende der Probenutzung müssen Sie die Ergebnisse der Probenutzung analysieren und eine Kaufentscheidung aufzeichnen. Für weitere Informationen siehe Probeabo-Ergebnisse analysieren.
    Für eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Schritte einer Probenutzung siehe Arbeitsablauf für Bewertungen.
    Sie verwalten bestehende Probenutzungen auf der Seite Probenutzungen verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > Probenutzungen verwalten). Sie können diese Seite auch über die vorab nach Status gefilterten Bestellungen ansehen, indem Sie auf eine der folgenden Aufgaben in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Aufgaben in der Aufgaben in der Aufgabenliste):
    • Bestellposten in Bewertung - Analyse
    • Bestellposten in Bewertung - Entwurf
    • Bestellposten in Bewertung - bestellt
    Probenutzungen verwalten Page
    Wählen Sie eine der folgenden Optionen in der Zeilen-Aktionsliste:
    • Bearbeiten – Bearbeiten Sie Informationen zu Probenutzungen (siehe Probenutzungs-Informationen bearbeiten).
    • Beenden – Markieren Sie die Probenutzung als beendet. Wählen Sie Bestätigen imDialogfensterBestätigung.Die Probenutzung kann bearbeitet werden, nachdem sie geschlossen wurde.
    • Löschen – Löschen Sie die Probenutzung. Wählen Sie Bestätigen im Dialogfenster Bestätigung.
    • Bestellposten bearbeiten – Bearbeiten Sie die mit der Probenutzung verbundenen Bestellposten. Öffnet die Registerkarte "Übersicht" auf der Seite "Bestellposten-Übersicht" (siehe Schritt 8 in Manuell einen Bestellposten erstellen).
    • Aktivieren – Aktiviert die Probenutzung. Öffnet den Aktivierungsassistenten, wie in Elektronische Ressourcen aktivieren beschrieben.
      Nach der Aktivierung der Probenutzung übernimmt der tägliche Prozess Probenutzungen - Beginnen und Teilnehmer benachrichtigen wieder die Kontrolle überdie Probenutzung. Am Enddatum des Probeabos erscheint dieses wieder in der Aufgabenliste, wodurch der Probe-Mitarbeiter die Analyse der Ergebnisse des Probeabos untersuchen und eine Kaufentscheidung treffen kann.

    Probenutzungs-Informationen bearbeiten

    Sie können die Probenutzungs-Informationen eines Bestellpostens bearbeiten.
    Wenn Sie über beide Rollen eines Einkaufs- und Probenutzungs-Mitarbeiters/-Managers verfügen, erscheint die Registerkarte Übersicht auf der Seite Probenutzungs-Details, wenn Sie auf den Link Bewertung anfordern auf der Seite Bestellposten in Überprüfung klicken. Fahren Sie fort mit Schritt 3 des Vorgangs unten.
    Probeabo-Informationen bearbeiten:
    1. Wählen Sie auf der Seite Probenutzungen verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > Probenutzungen verwalten) für die Probenutzung, die Sie bearbeiten wollen, Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Probenutzungs-Details erscheint.
      Seite Probenutzungs-Details
    2. In der Registerkarte Übersicht ändern Sie je nach Bedarf die angezeigten Bestellposten-Informationen. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.
      Felder der Registerkarte "Probeabo-Übersicht"
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Detailliert Name (erforderlich) Der Name des Probeabos wie vom Einkaufs-Mitarbeiter eingegeben.
      Titel Der Titel des Probeabo-Materials.
      Startdatum (erforderlich) Das Startdatum für das Probeabo, wie aus dem Kalender-Dialogfenster ausgewählt. Das Datum muss nach dem aktuellen Datum liegen. Der Status des Probeabos ändert sich auf Aktiv an diesem Datum.
      Enddatum (erforderlich) Das Enddatum für das Probeabo, wie aus dem Kalender-Dialogfenster ausgewählt. Dieses Datum muss nach dem Startdatum liegen. Der Status des Probeabos ändert sich auf In Analyse an diesem Datum.
      Benachrichtigungszeitraum Die Anzahl der Tage vor Beginn des Probeabos, dessen Einladung Sie per E-Mail den Teilnehmern zukommen lassen möchten.
      Damit Benachrichtigungen gesendet werden, muss der Prozess Probenutzungen - Beginnen und Teilnehmer benachrichtigen auf der Seite Prozesse überwachen als Aktiv markiert sein – siehe Alle angesetzten Prozesse anzeigen. Die gesendete Benachrichtigung ist der Brief - Probenutzung (Brief-Code: BriefProbenutzung) und kann konfiguriert werden — siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
      Öffentlich verfügbar Wenn markiert, bedeutet dies, dass das Probeabo öffentlich verfügbar (für jeden offen) ist.
      Standardmäßig ist dieses Optionsfeld nicht markiert, und das Probeabo ist privat. Dies bedeutet, dass das Probeabo auf die Teilnehmer beschränkt ist, die zur Teilnahme am Probeabo eingeladen wurden (in der Registerkarte Teilnehmer).
      Kontakt Der Name des Ansprechpartners bei der Institution, der für die Probenutzung zuständig ist.
      Teilnehmer-Seiten-URL Der Pfad zur Umfrage der Probenutzung. Wird nach Eingabe der Start- und dem Enddaten automatisch ausgefüllt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Die URL zur Probenutzung enthält das Feld Teilnehmer Seiten-URL, wie folgt: https://<Alma domain>/<participant page url>
      Formular anzeigen Ein Link, der die Probenutzungs-Umfrage anzeigt.
      Analyse und Ergebnisse Dieser Abschnitt wird vom Probe-Mitarbeiter nach Überprüfung und Analyse der Ergebnisse des Probeabos ausgefüllt (siehe Probeabo-Ergebnisse analysieren).
    3. In der Registerkarte Umfrageformular erstellen Sie die Fragen für die Umfrage.
      Probenutungsdetails - Registerkarte Umfrageformular
      Aktivieren Sie im Abschnitt Formular-Konfiguration das Kontrollkästchen Registerkaste Portfolio verbergen und/oder Registerkarte Sammlung verbergen, wenn Sie möchten, dass diese Registerkarten im Umfrageformular, das an die Benutzer gesendet wird, unterdrückt werden sollen.
      Fügen Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen oder im Abschnitt Fragen mithilfe einer oder beider der folgenden Methoden Fragen zur Umfrage hinzu:
      • Wählen Sie unter Aus Liste hinzufügen eine Frage aus einer Liste bestehender Fragen aus. Die Seite "Umfrageformular-Fragenliste" öffnet sich. Wählen Sie die Fragen aus, die Sie für die Umfrage verwenden möchten, und klicken Sie auf Auswählen. Die Fragen werden zum Formular hinzugefügt.
      • Wählen Sie Neue Frage. Das Dialogfenster Neue Frage erscheint. Geben Sie die Informationen zu den Fragen folgendermaßen ein:
        Dialogfenster Frage hinzufügen
        1. Aus der Dropdown-Liste Typ wählen Sie einen der folgenden Fragentypen aus: Zufriedenheitsgrad (zum Beispiel 1-5), Ja/Nein, Freitext, Multiple-Choice oder Single-Choice.
        2. Geben Sie im Feld Frage den Text der Frage ein.
        3. Geben Sie für Multiple-Choice- oder Single-Choice-Fragen einen Fragecode ein. Dieser Code verknüpft die Werte, die Sie eingeben, mit der Frage. 
        4. Klicken Sie für Multiple-Choice- oder Single-Choice-Fragen auf Neuer Wert. Geben Sie einen Wert ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Werte für die Frage eingegeben haben.
          Werte für Multiple-Choice- und Single-Choice-Fragen können auch in der Zuordnungstabelle Umfragefragen-Multiple-Choice verwaltet werden. Siehe Konfiguration von Multiple-Choice-Umfragefragen.
        5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort auf diese Frage ist verpflichtend, damit der Benutzer die Frage beantworten muss.
        6. Wählen Sie das Kontrollkästchen Kommentar hinzufügen aus, um ein Kommentarfeld zur Frage hinzuzufügen. Es erscheint ein weiteres Feld, um die Beschriftung für den Kommentar einzugeben.
        7. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Frage zur Umfrage hinzuzufügen und das Dialogfenster offen zu lassen, um eine weitere Frage hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um die Frage zur Umfrage hinzuzufügen und das Dialogfenster zu schließen. Die Frage wird zum Formular hinzugefügt.
    4. Um eine Frage zu bearbeiten, wählen Sie für die Frage, die Sie bearbeiten wollen, in der Zeilen-Aktionsliste auf Bearbeiten. Bearbeiten Sie die Frage nach Bedarf und klicken Sie auf OK.
      Um die Reihenfolge der Fragen zu ändern, verwenden Sie die Pfeile Nach unten verschieben und Nach oben verschieben.
      Um eine Frage zu löschen, klicken Sie für die Frage, die Sie löschen wollen, in der Zeilen-Aktionsliste auf Löschen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    5. Beim Festlegen eines privaten Probeabos klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer und wählen Sie die Teilnehmer des Probeabos aus.
      Registerkarte "Teilnehmer" mit Liste der Teilnehmer
      Verwenden Sie die sekundäre Suche, um nach Teilnehmern zu suchen, die Sie zur Probenutzung hinzugefügt haben.
      Um Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf der Seite Benutzer suchen und verwalten auf Teilnehmer auswählen, um nach Benutzern zu suchen und Benutzer auszuwählen (siehe Suchen in Alma). Wählen Sie die Benutzer und klicken Sie auf Auswählen. Die ausgewählten Teilnehmer werden zur Probenutzung hinzugefügt.
      Um einen Teilnehmer aus einem Set auszuwählen, wählen Sie Aus einem Set laden und danach ein Set aus der Liste aus. Auf der Seite Probenutzungsdetails wird eine Nachricht mit der Anzahl der Teilnehmer angezeigt, die von der möglichen Set-Größe hinzugefügt wurden. Duplizierte und gelöschte Benutzer werden nicht geladen.
      Wenn ein Häkchen in der Spalte Wurde benachrichtigt erscheint, hat der Benutzer bereits eine Nachricht erhalten. Eine weitere Nachricht wird an den Benutzer gesendet, wenn die Benachrichtigungen versendet werden. Um einen Benutzer zurückzusetzen, sodass er eine weitere Benachrichtigung erhält, wählen Sie entweder Benachrichtigung zurücksetzen in der Zeilen-Aktionsliste aus, oder wählen Sie eine Gruppe von Benutzern aus und wählen Sie Alle Benachrichtigungen zurücksetzen aus der Liste der angezeigten Aktionen.
      Um einen Teilnehmer zu entfernen, wählen Sie für den Benutzer Löschen in der Zeilen-Aktionsliste.
    6. Die Registerkarte Analyse erscheint erst, nachdem die Probenutzung erstellt wurde. In der Registerkarte Warnungen sehen Sie die Warnungen, die für das Probeabo ausgegeben wurden.
    7. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für die Umfrage hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details zum Arbeiten mit Anhängen siehe Anhänge RegisterkarteAnhängeRegisterkarte.
    8. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für die Umfrage hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details zum Arbeiten mit Notizen siehe Notizen Registerkarte NotizenRegisterkarte.
    9. Wenn Sie die Bestellposten-Informationen für die Probenutzung nach Bedarf geändert haben, klicken Sie auf Speichern.

    Probeabo-Ergebnisse analysieren

    Wenn die Antworten fertig und von den Teilnehmern der Probenutzung übermittelt wurden, werden diese in der Registerkarte Analyse aufgezeichnet und analysiert. Der Probenutzungs-Mitarbeiter überprüft die Ergebnisse, trifft eine Kaufentscheidung und gibt die Entscheidung im Abschnitt Analyse und Ergebnisse der Registerkarte Übersicht ein (siehe Probenutzungs-Ergebnisse eingeben und speichern).
    Nach Eingabe der Ergebnisse speichert der Probenutzungs-Mitarbeiter die Probenutzung. Wenn keine Kaufentscheidung getroffen wurde, erscheint ein Dialogfenster zur Bestätigung dessen, dass die Probenutzung ohne diese Informationen gespeichert werden kann. Das Probeabo verbleibt dann auf der Seite "Probeabos verwalten".
    Wenn die Entscheidung gegen einen Kauf ausfällt, kann der Probe-Mitarbeiter entscheiden, den Bestellposten zu stornieren. Einzelheiten wie Sie einen Bestellposten stornieren können, sehen Sie unter Bestellposten stornieren.
    Wenn eine Kaufentscheidung getroffen wurde:
    • Werden die Probeabo-Informationen normiert und validiert.
    • Eine Warnung wird ausgegeben, die darauf hinweist, dass eine Kaufentscheidung für das Probeabo vorliegt.
    Der Bestellposten wird an die Bestellposten-Aufgabenliste gesendet (siehe Schritt 2 im Kauf-Arbeitsablauf). Der Einkaufs-Mitarbeiter kann dann damit fortfahren, den Bestellposten als Teil des normalen Kauf-Arbeitsablaufs zu verarbeiten.
    Die Probeabo-Ergebnisse anzeigen:
    1. Wählen Sie auf der Seite Probenutzungen verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > Probenutzungen verwalten) für die Probenutzung, die Sie bearbeiten wollen, Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Probenutzungsdetails erscheint in der Registerkarte Übersicht (siehe Probenutzungssetails bearbeiten).
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Analyse, um die Seite "Probeabo-Analyse" zu öffnen.
      Probenutzungsdetails – Registerkarte Analyse
    Die Registerkarte "Analyse" enthält die folgenden Abschnitte:
    • Allgemeine Informationen – Die Anzahl der Umfragen, die an Teilnehmer gesendet wurden, sowie die Anzahl der erhaltenen Antworten (mit Gesamtzahlen für jede Kategorie des Befragten).
    • Fragen – Gruppiert nach Bereichen (beschrieben in Probeabo-Informationen bearbeiten).
    Innerhalb jedes Bereichs werden die folgenden Informationen angezeigt:
    • Fragenummer
    • Frage
    • Antworten
    • Durchschnitt — Für Ja/Nein-Fragen wird die Anzahl an Ja/Nein-Antworten angezeigt. Für Zufriedenheitsskala-Fragen wird der Durchschnitt aller Antworten angezeigt. Für Fragen, bei denen die Antworten als freier Text vorliegen, wird die Anzahl an Antworten sowie eine Liste aller Antworten angezeigt.
    Zusätzlich zur Gesamtzahl der Antworten können Sie eine grafische Darstellung für die Antworten auf jede Frage und die Gesamtzahl jedes Fragenbereichs anzeigen.Ya/Neinund SingleoderMultipleChoice-Fragenwerdenineinemmit einer Tabelle angezeigt, in der die Ergebnisse pro Option sowie Kommentare angezeigtwerden. Fragen vom Typ Zufriedenheitsskala werden in einem Balkendiagrammmit durchschnittlichen Bewertung angezeigt.
    Ein Kreisdiagramm der Ja/Nein-Antworten auf eine Frage anzeigen:
    Klicken Sie für die Frage, für die Sie ein Kreisdiagramm anzeigen wollen, auf Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite "Probeabo-Analyse" wird aktualisiert und ein Kreisdiagramm für die Antworten auf die Frage wird angezeigt.
    Kreisdiagramm für eine Frage Balkendiagramm der Zufriedenheitsskala-Antworten auf eine Frage WählenJa-oderNein-FrageBalkendiagrammFrage Ja/Nein
    Klicken Sie auf Zurück, um zur Hauptansicht der Seite "Probeabo-Analyse" zurückzukehren.

    Probenutzungs-Ergebnisse eingeben und speichern

    Nach Analyse der Antworten auf das Probeabo gibt der Probe-Mitarbeiter die Ergebnisse und die Kaufentscheidung im Abschnitt "Analyse und Ergebnisse" in der Registerkarte Übersicht ein. Der Probe-Mitarbeiter muss zumindest das Ergebnis und das Ergebnisdatum eingeben.
    Nach Eingabe der Ergebnisse wird der Bestellposten gespeichert. Wenn die Entscheidung zu Gunsten eines Kaufs des Materials ausfällt, fährt der Bestellposten mit Schritt 2 des Kauf-Arbeitsablaufs fort (siehe Kauf-Arbeitsablauf). Wenn die Entscheidung gegen einen Kaufs des Materials ausfällt, kann der Einkaufs-Mitarbeiter sich dazu entscheiden, den Bestellposten auf der Seite "Bestellposten in Überprüfung" zu stornieren (siehe Bestellposten stornieren).
    Analyse und Ergebnisse des Probeabos eingeben:
    1. Wählen Sie auf der Seite Probenutzungen verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > Probenutzungen verwalten) für die Probenutzung, die Sie bearbeiten wollen, Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Probenutzungsdetails erscheint in der Registerkarte Übersicht (siehe Probenutzungssetails bearbeiten).
    2. Geben Sie die Analyse und Ergebnisse im Abschnitt Analyse und Ergebnisse ein. Eine Beschreibung der Felder findet sich in der folgenden Tabelle.
      Felder "Analyse und Ergebnisse"
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Analyse und Ergebnisse Ergebnis Wählen Sie das Probenutzungs-Ergebnis aus.
      Ergebnisdatum Wählen Sie das Datum, an dem die Entscheidung über das Probeabo-Ergebnis getroffen wird, aus dem Kalender-Dialogfenster.
      Ergebnis - Grund Wählen Sie einen Grund für das Ergebnis (aus einer von einem Administrator vorgegebenen Liste).
      Kaufentscheidung Wählen Sie Nein oder Ja aus der Dropdown-Liste.
    3. Wählen Sie eine der folgenden Optionsschaltflächen:
      • Speichern — Speichert die Ergebnisse der Probenutzung. Wenn Sie sich für den Kauf des Materials entscheiden, fährt der Bestellposten mit Schritt 2 des Kauf-Arbeitsablaufs fort (siehe Kauf-Arbeitsablauf). Wenn Sie sich gegen einen Kauf des Materials entscheiden, kann der Bestellposten storniert werden, wie in Bestellposten stornieren.
      • ExportNeu für August! Exportiert eine Übersicht des Probeabos in eine Excel-Tabelle, wobei jede Registerkarte die Ergebnisse der Allgemeinen Informationen und Fragen anzeigt.
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