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    Sammlungen verwalten

    Translatable
    Eine Sammlung (ohne Bezug zu einer elektronischen Sammlung; siehe Elektronische Sammlungen verwalten) ist eine Einheit, dieTitelsätze sammelt, die in irgendeiner Beziehung zueinander stehen. Eine Sammlung kann auf einem Thema oder einer Materie basieren, wie zum Beispiel eine Sammlung mit dem Titel „The Beatles“ (basierend auf der populären Band), die Datensätze physischer Exemplare beinhaltet, einschließlich Biografien, Noten, digitale Audio- und Video-Aufzeichnungen von Live-Auftritten und Studioaufnahmen, sowie eine beliebige Anzahl und Arten von Song- und Album-Beständen. Eine Sammlung hat ihren eigenen Titelsatz. Die Sammlung kann Datensätze enthalten, die mit unterschiedlichen Ressourcentypen verknüpft sind (physisch, digital und elektronisch).
    Strukturell können Sammlungen Top Level Sammlungen oder Untersammlungen sein. Untersammlungen sind Untereinheiten von Top Level Sammlungen oder anderen Untersammlungen. Eine Sammlung wie „The Beatles“ könnte Untersammlungen haben, basierend auf Chronologie, Geografie, Biografie einzelner Bandmitglieder oder einer anderen Kategorie, die Ihre Institution nützlich findet. Die „The Beatles“-Sammlung selbst könnte eine Untersammlung einer grösseren 60er Popmusik oder Rock 'n Roll-Genre-Sammlung sein.
    Sammlungen können in Suchen (wie Facetten und Suchen nach Sammlungen) und in anderen Bereichen des Systems, wie Veröffentlichungen, verwendet werden: Ressourcen aller Art können mit ihren Sammlungsdetails veröffentlicht werden, darunter über- und untergeordnete Sammlungen.
    Sammlungen, deren Titelsätzeunterdrückt sind, werden nicht in Primo angezeigt.
    Sammlungen werden auf der Seite Top-Level Sammlungen verwalten verwaltet (Ressourcen > Bestand verwalten > Sammlungen verwalten). Sammlungen erscheinen in einer Listen-Tabelle (für weitere Informationen über Listen-Tabellen siehe Listen-Tabellen). Sie können auch über die Suchfunktion von Alma nach Sammlungen suchen; um die Ergebnisse zu verwalten, siehe Aktionen auf der Seite Ergebnisse der Bestandssuche durchführen.
    Seite Top-Level-Sammlung
    Um die Sammlungen zu sortieren:
    • Wählen Sie eine Sortieroption aus dem Dropdown-Fenster Sortieren nach aus.
    • Wählen Sie eine oder mehrere Sammlungen aus und wählen Sie danach eine Option im Dropdown-Fenster Neu sortieren, um die ausgewählten Exemplare vor oder nach Ihre Auswahl zu bewegen.
    • Ziehen und legen Sie die Exemplare ab, um die Sortierung anzupassen.
    Um die Sortierung so zu speichern, wie sie bei der nächsten Ansicht der Seite erschienen soll, klicken Sie auf Reihenfolge Speichern im Fenster Sortieren nach. Diese Reihenfolge erscheint in Ihrem Discovery-System.
    Um Sammlungsinformationen herunterzuladen:
    Um Sammlungsinformationen als EAD-Datei (Encoded Archival Description) herunterzuladen, wählen Sie EAD herunterladen aus der Zeilen-Aktionsliste für eine Top-Level-Sammlung oder sehen Sie die Sammlung an (Anzeigen in der Zeilen-Aktionsliste) und klicken Sie auf EAD herunterladen im Bereich Allgemeine Angaben.
    Um eine Sammlung anzuzeigen:
    Wählen Sie für eine Top-Level-Sammlung Ansicht aus der Zeilen-Aktionsliste für die Sammlung. Wählen Sie nach dem Öffnen der Top Level Sammlung für eine Untersammlung Anzeigen für die Sammlung auf der Parent-Seite.
    Allgemeine Informationen über die Sammlung erscheinen im Bereich Allgemeine Angaben. Die Untersammlungen der Sammlungen erscheinen in der Registerkarte Untersammlungen. Die mit den Sammlungen verknüpften Titel erscheinen in der Registerkarte Titelliste.

    Neue Top-Level-Sammlung

    Um eine Top-Level-Sammlung zu Ihrem Bestand hinzuzufügen, siehe den Abschnitt Arbeiten mit Sammlungen für Berechtigungen.
    Top-Level-Sammlungen sind verwaltete Ressourcen, die eine beliebige Anzahl von zusammengefassten Bestandsexemplaren enthalten. Sie bieten Organisations- und Verwaltungsebenen für digitale Sammlungen und andere Ressourcen.
    Um Ihrem Bestand eine Top-Level-Sammlung hinzuzufügen:
    1. Klicken Sie auf der Seite Top Level Sammlungen auf Neue Top-Level-Sammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen erscheint.
      add_new_top_level_collection_new_UI.png
      Neue Sammlung hinzufügen
    2. Geben Sie die Pflichtfelder und optionalen Felder im Formular ein.
      Neue Sammlungsfelder hinzufügen
      Feld Beschreibung
      Record Format: Der Datensatztyp, den diese Sammlung enthalten wird.
      Dieses Feld erscheint nur, wenn Ihr System mehrere Datensatzformate unterstützt. Bitte kontaktieren Sie den Ex Libris Support, um diese Funktion zu aktivieren.
      Titel Entspricht 245 $a - Titel. (erforderlich) Dieser Titel erscheint in den Alma-Suchergebnissen.
      Dieser Titel muss nicht eindeutig sein, aber es wird empfohlen, dass es der gleiche ist wie der Sammlungsname.
      Aus Discovery unterdrücken Wählen Sie aus, dass die Sammlung von Discovery unterdrückt werden soll.
      Name Interner Sammlungsname (anstelle des Titelsatznamens). (erforderlich) Dieser Name wird angezeigt, wenn für Primo und andere Standorte gepublisht wird.
      Dieser Name muss in allen Top Level Sammlungen eindeutig sein.
      Beschreibung Eine Beschreibung der Sammlung. Begrenzen Sie sie auf 1000 Zeichen.
      Bibliothek Die Bibliothek, in der sich die Sammlung befindet (aus den Auswahloptionen auswählen). (erforderlich)
      Nur Bibliotheken, die gemäß Ihren Berechtigungen verfügbar sind, werden angezeigt.
      Miniaturbild hochladen Wählen Sie ein Miniaturbild für die Sammlung aus.
      Das Bild muss im Format jpg, png oder gif sein und eine maximale Größe von 100 K haben.
      Externe Systeme Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies der Name des externen Systems
      Platzieren als/vor Auswählen, um eine Sammlung nach oben, nach unten oder vor einer bestehenden Sammlung oder Untersammlung in der Liste zu positionieren
      Externe ID Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies die ID der Sammlung, die durch das externe System zugeordnet wurde. Darüber hinaus können Benutzer IDs in diesem Feld speichern, um sie später in den veröffentlichten Metadaten zu verwenden, und Primo kann sie während der Discovery verwenden.
      Formen Formulare bestehen aus einer Vorlage an Feldern, die beim Erstellen digitaler Repräsentationen verwendet werden. Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit Formularen.
      Record Format: Der Datensatztyp, für den Sie das Formular verwenden möchten.
      Bestand Wählen Sie ein Formular aus, das für Benutzerdepots in dieser Sammlung verwendet werden soll.
      Von Mitarbeitern vermittelter Bestand Wählen Sie ein Formular aus, das für von Mitarbeitern vermittelte Depots in dieser Sammlung verwendet werden soll.
      Neue Repräsentation Wählen Sie ein Formular aus, das zum Hinzufügen von Repräsentationen zu dieser Sammlung verwendet werden soll.
    3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zu einer anderen Aufgabe überzugehen oder Speichern und fortfahren, um die Sammlung zu speichern und die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor zu öffnen, wo Sie weitere Informationen für die neue Sammlung eingeben können.
    Sie können auch Sammlungen hinzufügen, indem Sie eine EAD-Datei (Encoded Archival Description) mit dem Importprofil Sammlungen importieren. Für weitere Informationen siehe Importprofile verwalten.

    Arbeiten mit Sammlungen

    Die folgenden Rollen können mit Sammlungen arbeiten:
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter – Untersammlungen erstellen und bearbeiten und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben.
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert, gemeinsam mit Sammlungsbestands-Mitarbeiter – Top-Level-Sammlungen erstellen, bearbeiten und löschen und eine Untersammlung zu einer Top-Level-Sammlung erheben. Untersammlungen erstellen, bearbeiten oder löschen und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben.
    • Digitale Bestands-Mitarbeiter – Titel zu einer Sammlung hinzufügen bzw. von einer Sammlung entfernen und einen Titel zwischen Sammlungen verschieben
    Da Sammlungen es Ihnen erlauben, Datensätze verschiedener Typen (physisch, digital und elektronisch) und aus verschiedenen Quellen (intern, extern, Remote) zu gruppieren, nutzen digitale Asset-Management-Systeme sie oft, um die vielen Arten von Ressourcen zu organisierten hierarchischen Einheiten zu aggregieren. Im Rahmen dieses Prozesses können Institutionen:
    • Untersammlungen erstellen, bearbeiten oder löschen
    • Miniaturbilder zu Sammlungen hinzufügen
    • Exemplare, Sets und externe digitale Objekte zu Sammlungen hinzufügen
    • Sammlungszuordnung mit Importprofilen integrieren
    Alma-Sammlungen können auf lokale und externe Objekte verweisen. Externe Objekte bleiben an ihren externen Standorten. Die Alma-Sammlung speichert nur Objekt-Metadaten.

    Eine Sammlung bearbeiten

    Um eine Sammlung hinzuzufügen:
    1. Wenn die Sammlung eine Top-Level-Sammlung ist, wählen Sie für die Sammlung auf der Seite Top-Level-Sammlungen Bearbeiten aus der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor erscheint.
      collection_resource_editor_new_UI.png
      Sammlungs-Ressourcen-Editor
      Für eine Untersammlung wählen Sie für die Sammlung nach dem Öffnen der Top-Level-Sammlung zum Bearbeiten auf der Parent-Seite Bearbeiten aus der Zeilen-Aktionsliste. Sie können die Sammlungsinformationen im Abschnitt Allgemeine Informationen bearbeiten. Um das aktuelle Miniaturbild zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standard-Miniaturbild verwenden. Um ein neues Miniaturbild hochzuladen, wählen Sie das entsprechende Miniaturbild im Feld Miniaturbild-Upload aus. Für weitere Informationen zu den Feldern dieser Seite siehe Neue Top-Level-Sammlung.
      Der nachfolgende Abschnitt Formulare erscheint unten auf der Seite.
      collection_forms.png
      Abschnitt Formulare
      Wählen Sie ein Formular für Depots, Von Mitarbeitern vermittelte Depots oder für Neue Repräsentation. Die Felder im Formular erscheinen, wenn Sie eine Repräsentation zu einem Titelsatz in der Sammlung hinzufügen. Wählen Sie Für alle Unter-Sammlungen übernehmen, damit das Formular erscheint, wenn Sie eine Repräsentation zu einem Titelsatz in einer Untersammlung hinzufügen. Für weitere Informationen zu Formularen siehe Arbeiten mit Formularen (nur DC) .
    2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
      • Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zur Liste der Sammlungen zurückzukehren, oder
      • Klicken Sie auf Speichern und fortfahren, um Ihre Arbeit zu speichern und auf der Seite Sammlung-Ressourcen-Editor zu bleiben.

    Hinzufügen einer Untersammlung

    Um eine Untersammlung zu einer Sammlung hinzuzufügen:
    1. Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und klicken Sie auf der Registerkarte Untersammlungen auf Neue Untersammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen erscheint.
      add_subcollection_new_UI.png
      Neue Untersammlung
    2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern oder Speichern und fortfahren. Für weitere Informationen siehe Neue Top-Level-Sammlung.

    Verschieben von Sammlungen und Untersammlungen

    Um eine oder mehrere Sammlungen oder Untersammlungen zu verschieben, um Untereinheiten einer anderen Sammlung zu werden:
      • Für Top-Level-Sammlungen: Wählen Sie auf der Seite Top Level Sammlungen die Sammlungen aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf Auswahl verschieben.
      • Für Untersammlungen: Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und wählen Sie für die Untersammlung in den Registerkarten Untersammlungen Bewegen aus der Zeilen-Aktionsliste. Alternativ wählen Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Untersammlungen und klicken Sie auf Auswahl verschieben.
      Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint.
    1. Suchen Sie nach der Zielsammlung und wählen Sie diese aus. Die Sammlung oder Untersammlung wird in die gewählte Sammlung verschoben.
    Wenn das Zielsammlungs-Parent bereits eine Untersammlung mit demselben Namen wie die Sammlung hat, die Sie verschieben, erhält die Sammlung, die Sie verschieben, einen eindeutigen Ersatznamen. Bearbeiten Sie die Sammlung nach dem Verschieben, um den Namen zu ändern.
    Um aus einer Untersammlung eine Top Level Sammlung zu machen:
    Nur ein Benutzer mit der Rolle Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert, kann diese Aktion durchführen.
    Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und wählen Sie für die Untersammlung in der Registerkarte Untersammlungen Zu Top-Level machen aus der Zeilen-Aktionsliste. Die Untersammlung wird zu einer Top Level Sammlung.
    Wenn es bereits eine Top Level Sammlung mit demselben Namen als Untersammlung gibt, die Sie befördern, erhält die Sammlung, die Sie befördern, einen eindeutigen Ersatznamen. Bearbeiten Sie die Sammlung nach der Beförderung, um den Namen zu ändern.

    Löschen von Sammlungen

    Um eine Sammlung zu löschen:
    Sie können keine Sammlung löschen, die verbundene Titel hat. Entfernen Sie zuerst alle verbundenen Titel, um die Sammlung zu löschen.
    Wählen Sie Löschen aus der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    Um mehrere Untersammlungen auf einmal zu löschen, wählen Sie in der Registerkarte Untersammlungen die Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Sammlungen, klicken sie auf Auswahl löschen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Wenn Sie Sammlungen ausgewählt haben, die nicht gelöscht werden können, erscheint eine Warnung im Dialogfenster Bestätigung. Die Bestätigung löscht nur die zulässigen Sammlungen; die anderen Sammlungen bleiben unberührt.

    Verwaltung von Titeln

    Um Titel in einer Sammlung zu verwalten:
    Titel werden in der Registerkarte Titelliste verwaltet.
    • Um individuelle Titel hinzuzufügen:
      1. Klicken Sie auf Neuer Titel. Die Bestandssuche (nur für alle Titel) erscheint.
      2. Suchen Sie nach Titeln und wählen Sie die gewünschten Titel aus.
      3. Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Titel werden der Sammlung hinzugefügt.
    • Um Titel nach Set hinzuzufügen (wenn Sie bereits ein Set mit Titeln haben; siehe Verwaltung von Suchanfragen und Sets):
      1. Klicken Sie auf Titel aus Set hinzufügen. Die Seite Sets verwalten erscheint.
      2. Wählen Sie das Set zum Hinzufügen aus.
      3. Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    • Um einzelne Titel zu entfernen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Alternativ wählen Sie Entfernen aus der Zeilen-Aktionsliste neben einem Titel.
      Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
      Sie können einen Titel nur von einer Sammlung entfernen, wenn er mehr als einer Sammlung zugewiesen ist und keinen digitalen Bestand enthält. Dies stellt sicher, dass der gesamte digitale Bestand in einer Sammlung verwaltet wird.
    • Um alle Exemplare zu entfernen, klicken Sie auf Alle entfernen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    • Um Titel in eine andere Sammlung zu verschieben:
      1. Wählen Sie zum Verschieben die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Alternativ wählen Sie Bewegen aus der Zeilen-Aktionsliste neben einem Titel. Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint.
      2. Suchen Sie nach der Zielsammlung und wählen Sie diese aus.
      3. Wählen Sie Auswählen. Die Titel werden der Zielsammlung hinzugefügt.
    • Sie können einen Titel auch über die Zeilen-Aktionsliste bearbeiten oder ansehen.

     

    Verwaltung von Bilder für die Sammlungen Lobby

    Auf der Registerkarte "Discovery" auf der Seite "Sammlungs-Ressourcen-Editor" können Sie bis zu 20 Bilder definieren, die in der Kachel jeder Sammlung und Untersammlung auf der Seite "Sammlungen-Discovery" und im Banner auf der jeweiligen Sammlungsseite angezeigt werden können. Von den für die Sammlung definierten Bildern zeigt das System maximal vier Bilder in der Kachel der Sammlung an.

    PVE_CollectionImages.png

    Sammlungskachel (maximal 4 Bilder)

    Weitere Informationen zur Sammlungen-Discovery finden Sie unter, finden Sue unter Konfiguration der Sammlungen-Discovery für Primo VE oder Konfiguration der Sammlungen-Discovery für Primo.

    So konfigurieren Sie Bilder für die Sammlungen Lobby:
    1. Wählen Sie die Registerkarte Discovery. Es wird folgendes angezeigt:

      PVE_CollectionResourceEditor_Discovery.png
      Registerkarte Discovery
    2. Verwenden Sie die folgenden Optionen, um Bilder zur Liste der Miniaturansichten der Discovery verwalten hinzuzufügen:

      • Wählen Sie Auswählen wenn Sie nach Bilddateien suchen möchten, die an die Sammlung angehängt sind, und diese in der Kachel der Sammlung anzeigen.

      • Wählen Sie Hochladen wenn Sie nach lokalen Bilddateien suchen und diese in der Kachel der Sammlung anzeigen möchten.

      • Sie können bis zu 20 Bilder definieren, aber das System zeigt maximal vier Bilder in der Kachel der Sammlung an, beginnend am oberen Rand der Liste "Miniaturansichten verwalten".

      • Das System verwendet das erste Bild in der Liste Discovery Thumbnails verwalten für das Banner auf der Sammlungsseite.

      • Bilddateien müssen im .jpg-, .jpe- oder .png-Format mit einer maximalen Größe von 500 KB vorliegen.

      • Wenn Sie keine Bilddateien definieren, zeigt das System die ersten vier Bilder an, die in den Untersammlungen und Exemplaren der Sammlung gefunden wurden.

    3. Auswählen Speichern.

    4. Wählen Sie Anzeigen in Discovery um zu sehen, wie die Kachel und das Banner der Sammlung in Primo VE angezeigt werden.

    Anzeigen der Sammlungsverwaltungsgeschichte

    Um eine Historie der an einer Sammlung durchgeführten Aktionen anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Historie.
    Registerkarte Historie
    • Das Hinzufügen von Titeln zu Sammlungen ist in der Registerkarte Historie nicht enthalten.
    • Für Sammlungen, die zum Zeitpunkt der Freigabe (September 2017) im Bestand sind, ist eine zusätzliche Änderung erforderlich, um die Änderung in der Registerkarte Historie anzuzeigen.
    • Die Spalte Operator wird nur für Manager und Administratoren angezeigt. Siehe Möglichkeit für Benutzer, Operator-Details anzuzeigen, konfigurieren.