Zentrale Verwaltung von Briefen in einer Netzwerkzone
Um auf diese Funktion zuzugreifen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Allgemeiner Systemadministrator
- Brief-Administrator
Sie können Briefe in der Netzwerkzone verwalten und sie den Mitgliedsinstitutionen zuteilen. Für Informationen zur Konfiguration der Briefe in Alma siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
Für die Verteilung von Briefen an Mitgliedsinstitutionen gelten folgende Bedingungen:
- Änderungen in der Netzwerkzone überschreiben standardmäßig keine Änderungen an Briefen und Beschriftungen, die von Mitgliedsinstitutionen vorgenommen wurden. Wenn Sie für Briefe und Beschriftungen Speichern und zuteilen auswählen, können Sie den Standard überschreiben, indem Sie Anpassungen der Mitgliedsinstitutionen überschreiben auswählen. Vorlagen werden niemals von der Netzwerkzone überschrieben. Mit der Auswahl von Tabelle Brief-Retention wiederherstellen aus der Zeilen-Aktionsliste in der Mitgliedsinstitution kann die Netzwerkzone Änderungen der Institution erneut zuteilen. Wiederherstellen stellt in diesem Fall kurz den ursprünglichen (Standard-)Brief wieder her, aber dieser Brief wird bei der nächsten Ausführung des Zuteilungsprozesses durch den neuesten von der Netzwerkzone konfigurierten Brief überschrieben.
- Wenn der Verwalter der Netzwerkzone den Zuteilungsprozess beendet, werden die Briefe der Mitgliedsinstitutionen nicht auf ihre Standardwerte zurückgesetzt.
Der Prozess Änderungen der Netzwerkzonen-Konfiguration Mitgliedsinstitutionen zuteilen teilt sämtliche Änderungen, die in der Netzwerkzone an Briefen durchgeführt werden, den Mitgliedsinstitutionen zu.
Um Briefe zentral zu verwalten:
- Suchen Sie den gewünschten Brief in der Netzwerkinstitution (Konfigurationsmenü > Allgemein > Brief-Konfiguration) und wählen Sie Aktivierung im Netzwerk verwalten aus der Zeilen-Aktionsliste.
In der Spalte Im Netzwerk verwaltet erscheint eine Aktivierungsbeschriftung für den Brief erscheint - Führen Sie alle erforderlichen Anpassungen an der Briefvorlage oder an den Beschriftungen durch.
- Klicken Sie auf Speichern und zuteilen. Wählen Sie im Dropdown-Feld Vertriebsart, ob diese Änderungen von Anpassungen durch die Mitgliedsinstitution überschrieben werden sollen oder nicht
- Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um die geänderten Briefe zuzuteilen.
Die geänderten Briefe werden den Mitgliedsinstitutionen zugeteilt, wenn der Prozess ausgeführt wird. Für Briefe erscheint der Wert Aktivierung sowohl in der Netzwerkzone als auch in der Mitgliedsinstitution in der Spalte Im Netzwerk verwaltet. Für Briefbeschriftungen erscheint ein Häkchen neben der Spalte Im Netzwerk verwaltet. Für eine Vorlage wird ein Kontrollkästchen Im Netzwerk verwalten angezeigt. - Um die zentralisierte Verwaltung einer Vorlage für Benachrichtigungsbriefe zu beenden, wählen Sie in der Netzwerkzone Netzwerkverwaltung beenden aus der Zeilen-Aktionsliste für den Brief aus und klicken Sie auf Speichern und zuteilen.
In der Netzwerkzone durchgeführte Briefänderungen werden den Mitgliedsinstitutionen nicht mehr zugeteilt. - Um die gesamte Liste der Brief-Retentionszeiträume den Mitgliedsinstitutionen zuzuteilen, wählen Sie den Link Retention von Briefen im Netzwerk verwalten.