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    Arbeitsablauf Einkauf

    Übersetzt als
    Es folgt eine Darstellung des Arbeitsablaufs des Kaufvorgangs, welcher die die Art und Weise darstellt, in der ein Bestellposten von seiner Erstellung bis zum Warten auf Aktivierung oder Eingang behandelt wird. Dieser Arbeitsablauf umfasst keine von Benutzern veranlasste Erwerbungen.
    Für eine Erklärung der physischen und elektronischen Kauftypen und Bestellpostentypen, die erstellt werden können, und die Auswirkungen der Kauftypen und Bestellpostentypen auf den Arbeitsablauf des Kaufs und das entstehende Inventar, siehe Begründung des Kauftypen-Arbeitsablaufs und -bestands, unten. Für Informationen zur Bestimmung, welchem Arbeitsablauf zu folgen ist, wenn Sie elektronische Ressourcen erwerben, siehe Elektronische Ressourcen – Szenarien und Arbeitsabläufe.
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    Arbeitsablauf Einkauf
    Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (die Nummern entsprechen den Nummern in der Grafik):
    1. Ein Bestellposten gelangt üblicherweise folgendermaßen in Alma: automatisch durch einen Import integrierter Bestelldaten (EOD) oder eine Echtzeit-API durch einen Bibliothekservice-Anbieter (LSP), oder manuell als Ergebnis aus der Erstellung eines Bestellpostens. Siehe Erstellen von Bestellposten. Für Informationen zum Erstellen eines Bestellpostens unter Verwendung von EOD siehe Importieren von Datensätzen unter Verwendung eines Importprofils. Für Informationen zur Erstellung eines Bestellpostens mit Hilfe von Echtzeit-Technologie siehe Echtzeit-Erwerbungen. Für Informationen zum manuellen Erstellen von Bestellposten siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens. Für Informationen zum Erstellen von Service-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand siehe Erstellen von Service-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand.
    2. Alma normalisiert, validiert und bearbeitet den Bestellposten, um festzulegen, ob es Elemente gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, basierend auf den Prüfregeln, die durch einen Administrator voreingestellt wurden.
    3. Wenn es Datenschwierigkeiten gibt (darunter ungültige oder fehlende Informationen) oder Warnungen, die Aufmerksamkeit erfordern, sendet Alma den Bestellposten zur Prüfung. weitere Informationen siehe Prüfen von Bestellposten.
    4. The Bestellposten is packaged into a PO. Die Einkaufskonfiguration, die auf der Bestellpostenübersichtsseite konfiguriert wurde, (Siehe auch Manuelle Erstellung eines Bestellpostens), legt fest, ob die Zusammenfassung automatisch oder manuell erfolgt.
      • Automatisch (Automatic) – Bestellposten werden automatisch gemäß der Regeln in einer Bestellung verpackt (Siehe auch Bestellpostenzusammenfassung).
      • Manuell (Manual) – Die Bestellposten werden manuell verpackt. Für Informationen siehe Bestellposten in eine Bestellung packen. Wenn die Person, die die manuelle Verpackung vornimmt, auf Paket auf der Seite Bestellung erstellen klickt, wird der Bestellposten in eine Bestellung verpackt.
      Falls während des Verpackungssprozesses (manuell oder automatisch), eines der Pflichtfelder (die in diesem Schritt erforderlich sind), unvollständig ist, wird die Bestellung zur Überprüfung geschickt. Für Informationen siehe Prüfen von Bestellungen. Nach der Prüfung der Bestellung und Eingabe der fehlenden Information, wird die Bestellung weitergegeben, wo sie genehmigt und an den Lieferanten gesendet wird.
    5. Die Bestellung wird an die Schritte Genehmigung und Versand im Arbeitsablauf weitergegeben. Die Einkaufskonfiguration (konfiguriert durch Ex Libris) bestimmt, ob die Genehmigung und der Versand automatisch oder manuell erfolgen.
      • Automatisch (Automatic) – Die Bestellung wird automatisch genehmigt und an den Lieferanten gesendet.
      • Manuell – Die Bestellung muss manuell genehmigt werden, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird. Für Informationen zu dieser Aktivität, siehe Genehmigen und Senden von Bestellungen. Wenn die Person, die die manuelle Genehmigung vornimmt, auf Genehmigen und Senden auf der Seite Bestellungen Genehmigen klickt, wird die genehmigte Bestellung an den Lieferanten gesendet.
      Die Bestellung unterliegt einer Genehmigung, abhängig davon, ob die Bestellung manuell oder per EOD erstellt wurde und ob sie mit manuellem oder automatischem Packen konfiguriert wurde. Wenn der Benutzer allerdings für einen Bestellposten Jetzt bestellen wählt, wird die Bestellung automatisch genehmigt, ungeachtet der Einkaufskonfiguration.
    6. Der Bestellposten geht in den letzten Schritt des Arbeitsablaufs für den Kaufvorgang, wo er geprüft wird, um zu bestätigen, ob es sich um einen Bestellposten für elektronisches oder physisches Material handelt.
      • Elektronisch (Electronic) – Der Bestellposten geht in den Aktivierungsschritt (Siehe auch Aktivierung Elektronischer Resourcen).
      • Physisch (Physical) — Der Bestellposten geht an den Eingangsschritt, wo er gemäß seines Typs, wie in Material empfang beschrieben, behandelt wird. Nach-Eingangsbearbeitung kann auch durchgeführt werden, nachdem das Material erhalten wurde (siehe Nach-Eingangsbearbeitung).
    Wenn der Bestellposten einmalig ist, wird er geschlossen, sobald er vollständig in Rechnung gestellt ist. Wenn er nicht voll in Rechnung gestellt ist, wird er als Warten auf Rechnung (Waiting for Invoice) im Rechnungsstatus Feld auf der Bestellposten-Übersichtsseite markiert, und wartet auf Rechnungsstellung (Siehe auch Rechnungslegung).
    Wenn der Bestellposten Fortlaufend ist, nachdem er empfangen/aktiviert wurde, wird er als Warten auf Verlängerung gekennzeichnet. Sie können den Bestellposten manuell auf Geschlossen setzen, wenn er vollständig bezahlt wurde und Sie das Abonnement beenden, selbst wenn Sie die letzte Ausgabe noch nicht erhalten haben.

    Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen

    Sobald ein Bestellposten mit einem bestimmten Kauftyp erstellt ist, sind die Implikationen für den Arbeitsablauf und die Daten festgelegt und können nicht geändert werden. Es ist daher wichtig, den Effekt der verschiedenen Kauftypen sowohl auf den Arbeitsablauf des Kaufs als auch auf den resultierenden Bestand zu verstehen.
    Die Materialart, wie ein Buch oder elektronisches Zeitschriftenpaket, aus dee ein Exemplar sein Formular entnimmt. Die Materialart ist Teil des Exemplar-Datensatzes, der erstellt wird, aber sie kontrolliert nicht den Bestellposten-Arbeitsablauf. Die Materialart kann beim Erstellen/Bearbeiten eines Bestellpostens geändert werden.
    Kauftypen können entweder physisch oder elektronisch sein und zu einer der folgenden Kontinuitätstypen ehören:
    • Einmalig - Einmalige oder nicht häufige Bestellungen, wie ein gedrucktes Buch, ein E-Book oder eine Partitur, die nicht wiederholt gepublisht wird. Physisches Material wird über die Registerkarte Einmalig auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestand und Exemplare werden automatisch erstellt, dabei wird pro einzigartigem Standort ein Bestand erstellt und für jede Kopie ein Exemplar. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und bleibt unbeschränkt aktiviert. Sobald der Bestellposten in Rechnung gestellt wurde und empfangen/aktiviert wurde, wird er geschlossen.
    • Laufende - Bestellungen, die auf regulärer Basis wiederholt werden, zum Beispiel monatliche Abonnements für physisches oder elektronisches Material wie Zeitschriften. Physisches Material wird über die Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestände werden bei Erstellung des Bestellpostens erstellt (für jede Ausführung der Serie an einem Standort) und Exemplare werden erstellt: Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).
      Zusätzliche Beispiele und Arbeitsablauf-Informationen:
      • Eine Zeitschrift, für die Sie vierteljährlich Exemplar erhalten - Die Hefte werden vom Titelsatz der Zeitschrift beschrieben, die der Bestellung beigefügt sind. Sie müssen ein Exemplar für jedes Heft erstellen; es sind unabhängige Exemplare, bis sie gebunden werden. Hefte können ausgeliehen werden oder nicht, aber Sie werden Informationen über jedes Heft aufzeichnen wollen, wie etwa, ob es verloren ist, oder bestimmte hausinterne Regeln für bestimmte Hefte. Sie sollten entweder ein Vorhersagemuster für die Lieferung der Ausgaben erstellen, oder neue Ausgaben in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.
      • Eine Monografie aus mehreren Bänden, für die Sie Bände in unvorhersehbaren Intervallen erhalten, wie etwa Lexika-Bände - Die Bände werden vom Titelsatz des der Bestellung beigefügten Lexikons beschrieben. Sie müssen Exemplare für jeden Band erstellen, da die Bände unabhängig voneinander ausgeliehen werden können. Sie sollten neue Bände in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.
    • Dauerauftrag – Bestellungen, die nicht auf häufiger oder regulärerer Basis wiederholt werden. Wird beispielsweise für den Ankauf aller gedruckter Bücher eines bestimmten Autors verwendet, sobald sie veröffentlicht werden, oder wenn eine Serie von Büchern veröffentlicht wird, allerdings nicht auf regulärer Basis. Physisches Monografiematerial wird nicht über die Seite Empfang neuen Materials empfangen. Stattdessen wird es manuell erstellt, indem Sie einen Titelsatz erstellen oder auswählen, einen Lokalsatz und danach einen Exemplar-Datensatz erstellen, den Sie mit dem Bestellposten des Dauerauftrages verbinden. Sie legen ein Empfangsdatum für das Exemplar im Editor für physische Exemplare fest.
      Für weitere Informationen zur Verwaltung von Daueraufträgen in Alma siehe Erwerbungen - Zur Fortsetzung in Alma [PPT].
      Nicht-monografisches Material wird in der gleichen Weise bearbeitet wie physisches laufendes Material, allerdings ohne festgelegte Sequenz oder Häufigkeit. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).
      Zusätzliche Beispiele und Informationen:
      • Eine monografische Serie, für die Sie in unerwarteten Intervallen Titel erhalten - Die Titel können von unterschiedlichen Verfassern veröffentlicht werden, aber sie erscheinen unter derselben Serie und Sie abonnieren die Serie. Die Bestellung ist mit einem unterdrückten Titelsatz für die Serie verknüpft; Exemplare werden nicht von diesem Titelsatz beschrieben. Jedes Exemplar wird unter einem unterschiedlichen Titel herausgegeben und sollte separat mit einem eigenen Titelsatz katalogisiert werden, der mit der Bestellung der Serie verknüpft ist. Jedes Exemplar wird unabhängig voneinander ausgeliehen.
      • Eine Organisation, deren Mitglied Sie sind, sendet Ihnen Material zu, wie etwa Zeitschriftenausgaben, jährliche Verzeichnisse usw. – Da Sie für die Mitgliedschaft und nicht für das Abonnement zahlen, sollten Sie eine Bestellung mit einem unterdrückten Datensatz für die Mitgliedschaft erstellen. Die erhaltenen Materialien werden nicht von diesem Datensatz beschrieben. Sie müssen möglicherweise nicht für alle erhaltenen Materialien Exemplare erstellen, aber für einige davon. Der Bestellpostentyp Technisch wird für die Zeitschrift verwendet, um die Hefte zu überprüfen. Der Preis wird freigelassen und die Bestellung wird mit dem Parent-Bestellposten verbunden - der Mitgliedschaft-Bestellung. Wenn andere Materialien regelmäßig erhalten werden, wie ein jährliches Verzeichnis, verwenden Sie dafür dieselbe Logik. Sie können andere einmalig erhaltenen Materialien unabhängig voneinander katalogisieren, verknüpft mit der Mitgliedschaft-Bestellung.
      • Ein Abonnement einer ergänzenden Ressource, wie etwa Loseblatt-Materialien, die geliefert und dann einem bestehenden physischen Exemplar hinzugefügt werden - Die Materialien werden vom Titelsatz des physischen Exemplars beschrieben, das der Bestellung beigefügt ist; jedes stellt eine Änderung dieses Exemplars dar. Sie müssen keine neuen Exemplare für jedes Material erstellen, das geliefert wird, da sie nicht unabhängig voneinander ausgeliehen werden. Wenn die Materialien in einem vorhersehbaren Intervall erhalten werden, ändern Sie das voraussichtliche Eingangsdatum der Bestellung bei jedem Materialeingang.
    Die nachfolgende Tabelle stellt die empfohlenen Kaufarten dar, die für jede Art der Bestandssuche verfügbar sind (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens für eine Erklärung der Suche und des Prozesses zur Bestellposten-Erstellung).
    Bestandssuche, empfohlene Kauftypen, Arbeitsablauf & Bestand
    Suchen Typ auswählen Empfohlener Kauftyp Bestelldauerhaftigkeit Bestellposten-Arbeitsablauf ändern erstellter Bestand
    Alle Titel Zeitschrift (ISSN) elektronische Zeitschrift Einmalig Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio
    Laufend Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio
    gedruckte Zeitschrift Einmalig Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar-Typ - Zeitschrift
    Laufend Empfangen in der Registerkarte Laufend auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar wurde nach Empfang erstellt. Bestand
    Buch (ISBN) Elektronisches Buch (Titel) Einmalig Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio (E-Book)
    Laufend Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio (E-Book)
    Gedrucktes Buch
    Wenn die einzigen von Ihnen bestellten Exemplare Bücher sind, ist jeder "Gedrucktes Buch"-Bestelltyp (wie zum Beispiel Gedrucktes Buch - einmalig) im Wesentlichen das gleiche wie sein physischer Typ (wie zum Beispiel Physisch - einmalig).
    Einmalig Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar-Typ - Buch
    Zur Fortsetzung
    (Monografie; Nicht-Monografie verhält sich wie Laufend)
    Material wird nicht auf der Seite Materialeingang erhalten, sondern durch einen einzigartigen Arbeitsablauf. Für Details siehe Empfang von monografischem Dauerauftragsmaterial. Bestand
    Elektronische Sammlung Zeitschriften Paket Elektronische Sammlung Einmalig, Continuous Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Elektronische Sammlung (Central Knowledge Base-basierend)
    Buchpaket Elektronische Sammlung Einmalig, Continuous
    Gemischt Elektronische Sammlung Einmalig, Continuous
    Reihenfolge der Services (ohne Bestand) Zugriffsdienst Es wurde kein Bestand erstellt. Der Bestellpostenarbeitsablauf hängt von der Beständigkeit ab (eine Verlängerung ist für Abonnementbestelltypen erforderlich).
    Benutzen Sie die Kauftypen Elektronische Sammlung - Einmalig/Laufend. (Sie können den Sammlungs-Typ in dem Editor für Elektronische Sammlungen als Datenbank definieren.
    Datenbankdienst
    Anderer Service
    Für Informationen zu diesenBestellposten-Typen, die für jede Materialart und für jeden Kontext in Alma erstellt werden können, siehe Aktivieren/Deaktivierenvon Bestellposten-Typen.
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