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    Manuelles Erstellen eines Bestellpostens

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    Um einen Bestellposten für sowohl physische als auch elektronische Ressourcen manuell zu erstellen (der erste Schritt im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs), suchen Sie die Ressource im Titeldatensatz und dann erstellen Sie den Bestellposten. Für eine Erklärung der physischen und elektronischen Kauftypen, die aus Ihren Suchergebnissen erstellt werden können, siehe Erklärung des Arbeitsablaufes Kauftypen undBestand .
    Üblicherweise erstellt Alma automatisch einen neuen Bestand für die erworbenen Ressourcen, wenn Sie einen Bestellposten für eine physische oder elektronische Ressource erstellen. Alternativ können Sie auswählen, keinen neuen Bestand für den manuell erstellten Bestellposten zu erstellen, wenn Sie zum Beispiel vorher einen Bestand manuell erstellt haben (siehe Bestand manuell zuweisen). Sie können ebenso einen Bestellposten für einen Service manuell erstellen (wie etwa den Zugang zu einer Website oder das Abonnement eines Computerprogramms), sowohl mit als auch ohne Hinzufügen von Bestand. Ein Kauf kann für eine Kopie eines Exemplars, für ein Portfolio oder für ein Exemplar ohne Bestand erfolgen, das in der Institution, Gemeinschaft oder Netzwerkzone indexiert ist.
    Für elektronische Ressourcen kann eine neue Kaufbestellung entweder ein Haupt-Bestellposten - der erste mit dem Bestand verknüpfte Bestellposten - oder ein zusätzlicher Bestellposten sein - wie etwa zur Aktualisierung der Anzahl der Benutzer für neue Titel in einer Sammlung. Ein Haupt-Bestellposten erstellt Bestand für die Ressource; wenn Sie versuchen, einen Haupt-Bestellposten zu löschen, versucht Alma, den Bestand zu löschen. Das Löschen eines zusätzlichen Bestellpostens hat keine Auswirkungen auf den Bestand.
    Ein einzelner Bestellposten kann der Hauptbestellposten für eine elektronische Ressource und der zusätzliche Bestellposten für eine oder mehrere andere elektronische Ressourcen sein.
    Der Prozess des Erstellens eines Bestellpostens für physische und elektronische Materialien ist der gleiche, ausgenommen der spezifischen Bestellposteninformation, die für jeden Materialtyp einzigartig ist (wie unten beschrieben).
    Wenn ein Bestellposten (ein Hauptbestellposten für elektronische Ressourcen) erstellt wird, erstellt Alma standardmäßig automatisch ein neues Bestandsexemplar und ordnet es dem Bestellposten zu. Sie können verhindern, dass Alma einen neuen Bestand erstellt, wenn mehrere Arten von Bestellposten erstellt werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Bestand später hinzufügen wollen oder bestehenden Bestand mit dem Bestellposten verbinden wollen. Beispiel:
    • Sie haben mehrere Bestandsdatensätze emigriert und wollen Bestellposten für diese erstellen.
    • Sie wollen die Lieferanten für einen Dauerauftrag ändern.
    Für weitere Informationen darüber, wie man verhindert, dass Alma automatisch ein Bestandsexemplar beim Erstellen eines Bestellpostens erstellt, siehe das Video Erweiterte Mitarbeiterkontrolle zur Bestellposten-Bestandserstellung (2:11 Min.).
    Um Zugriffsservice-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand hinzuzufügen, siehe Erstellen von Zugriffsservice-Abonnement-Bestellposten ohne Bestand.
    Zum Erstellen eines Bestellpostens:
    • Sie erstellen Bestellposten für Titelsätze: etwas im Bestand (ein Titel, ein Exemplar, ein Portfolio usw.) Wenn sich die Einheit noch nicht im Bestand befindet, müssen Sie zuerst einen Titelsatz für sie erstellen und diesen zum Bestand hinzufügen; sieheArbeiten mit Titelsätzen.
    • Sie müssen dem Bestellposten ein Bestandsexemplar hinzufügen, bevor der Bestellposten zum Packen gesendet werden kann.
    • Der Bestellposten-Eigentümer bezieht sich auf die Bibliothek, die den Bestellposten erstellt, während die vorgesehenen Standorte/Zugriffe sich auf die Bibliothek beziehen, für welche die Bestellung getätigt wird.
    • Sobald ein Bestellposten mit einem bestimmten Kauftyp erstellt ist, sind die Implikationen für den Arbeitsablauf und die Daten festgelegt und können nicht geändert werden. Dies ist daher ein besonders wichtiger Schritt im Erstellungsprozess des Bestellpostens.
    1. Suchen Sie nach dem Titel, für den Sie einen Bestellposten erstellen möchten; siehe Suchen im BestandSuchen in Alma.
    2. Klicken Sie auf Bestellung unterhalb des Titelsatzesin der Zeilen-Aktionsliste, um einen Hauptbestellposten zu erstellen. Wenn das Exemplar eine elektronische Ressource ist und bereits mit einem Hauptbestellposten verbunden ist, klicken Sie auf Zusätzliche Bestellung, um stattdessen einen zusätzlichen Bestellposten zu erstellen. Die Seite Bestellposten-Inhaber- und Typ öffnet sich.
      Bestellposten-Inhaber- und Typen-Seite
      Dies ist auch die Seite, die sich öffnet, wenn Sie auf das Symbol Bestellposten erstellen & Beenden im MD-Editor klicken.
    3. Füllen Sie die Felder auf der Seite Bestellposten-Inhaber und -Typ mithilfe der Erklärung der Optionen in der nachfolgenden Tabelle aus.
      Feld Beschreibung
      Kauftyp
      Wählen Sie den Kauftyp für den Bestellposten aus. Die Optionen oben in der Liste sind empfohlene Typen, die vom Exemplar abhängig sind, auf das Sie geklickt haben, um zu dieser Seite zu gelangen.
      Mit Ausnahme elektronischer Sammlungen und Portfolios sind alle aktivierten Kaufarten verfügbar, unabhängig davon, auf welches Exemplar im Bestand Sie geklickt haben, um zu dieser Seite zu gelangen (nur, weil Sie versuchen, ein Exemplar in einem bestimmten Format zu bestellen, heißt das selbstverständlich nicht, dass jeder Lieferant das Exemplar tatsächlich in diesem Format verfügbar hat; wenn nicht, wird der Lieferant Ihre Bestellung wahrscheinlich ablehnen).
      Für eine Erklärung zu jedem Typ und dazu, wie ein Administrator diese Typen aktivieren/deaktivieren kann, siehe Aktivieren/Deaktivieren von Bestellposten-Typen. Siehe auch Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen.
      Bestellposten-Inhaber
      Unter Bestellposten-Inhaber wählen Sie die Bibliothek, die Inhaber des Bestellpostens sein soll. Diese kann sich von der Bibliothek/dem Standort unterscheiden, von der/dem Sie die Ressource bestellen (siehe Schritt 5).
      Diese Liste ist vom Systemadministrator definiert, siehe Institutions-Bibliotheken hinzufügen/bearbeiten. Nur Optionen , die zu Ihrem Umfang als Einkaufs-Mitarbeiter/ Einkaufs-Manager relevant sind, erscheinen in der Liste.
      Mehrere Portfolios erstellen
      Diese Option erscheint, wenn der Titel, den Sie zur Bestellung ausgewählt haben, mehrere 856 $u Einträge (URLs) im Titelsatz hat und Sie die Option eines elektronischen Kauftyps ausgewählt haben.
      Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, erschient eine Portfolio-Liste, aus der Sie spezifisch auswählen können, welche Portfolios bestellt werden sollen (aus den URLs, die im Abschnitt Portfolio-Liste angezeigt werden). Sie können beliebig viele oder alle Portfolios im Abschnitt Portfolio-Liste auswählen. Die Portfolios, die Sie auswählen, werden mit demselben Bestellposten verknüpft. In den Abbildungen unten sehen Sie ein Beispiel für einen Titelsatz mit mehreren 856 $u Einträgen und der Bestellung mehrerer Portfolios durch die Auswahl dieser Option.
      Elektronische Ressource (Titel/Bibliografischer Datensatz) mit mehreren 856 $u
      Ausgewählte Option Mehrere Portfolios erstellen und der Abschnitt Portfolio-Liste
      Mehrere Portfolios (mit einem Bestellposten verknüpft), erstellt für mehrere URLs/856 $u Einträge (nach dem Anklicken von Bestellposten erstellen)
      Für weitere Informationen zum Erstellen mehrfacher Portfolios, siehe Manuelle Bestellungen: Mehrfache Portfolios erstellenVideo (5:44 min).
      Wenn Sie Mehrere Portfolios erstellen nicht auswählen und es in dem Titelsatz, aus dem Sie bestellen, mehrere $u Einträge gibt, wählt das System zufällig einen der 856 $u Einträge aus, für den ein Bestellposten erstellt wird.
      Von der Vorlage laden
      Optional können Sie eine Vorlage auswählen, von welcher der Bestellposten geladen werden soll.
      Vorlagen werden erstellt, wenn Sie beim Erstellen eines Bestellposten Als Vorlage speichern auswählen (siehe den letzten Schritt in diesem Vorgang). Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen.
      Strichcode-Erzeugung anhand einer Sequenz
      Wenn Alma für das automatische Erzeugen von Strichcodes konfiguriert ist (siehe Konfiguration der Strichcode-Erzeugung) und Sie einen einmaligen Ausdruck als Kauftyp und eine Bibliothek als Bestellposten-Inhaber auswählen, erscheint das Feld Strichcode-Erzeugung anhand einer Sequenz.
      Dieses Feld erscheint für jeden physischen Bestellposten, der Exemplar-Bestand erstellt. Dies sind die in der Zuordnungstabelle Bestellposten-Typ aktivierten Typen (siehe Aktivieren/Deaktivieren von Bestellposten-Typen) mit Laufend = Einmalig und Bestand-Format = Physisch.
      Wählen Sie eines der folgenden für dieses Feld:
      • Ein Strichcode-Sequenzprofil auf Bibliotheksebene, das als Bestellposten-Inhaber ausgewählt wurde (siehe Konfiguration der Strichcode-Erzeugung). Diese sind nicht verfügbar, wenn Sie eine Bibliothek auswählen, die kein entsprechendes Strichcode-Sequenzprofil auf Bibliotheksebene hat.
      • Das Standard-Strichcode-Sequenzprofil auf Institutionsebene.
      • Keine Auswahl
      Wenn Sie eine Sequenz ausgewählt haben, erstellt Alma nach dem Erstellen des Bestellpostens ein Exemplar mit automatisch erzeugtem Strichcode.
      Automatisch erzeugter Strichcode für das Exemplar
      Für Bestellungen, die mit einer der folgenden Methoden erstellt wurden, verwendet Alma abhängig von der in der Bestellung festgelegten Bibliotheksinformationen standardmäßig die Institutions- oder die Bibliotheksebene, die für automatische Strichcode-Erzeugung konfiguriert wurde:
      • EOD
      • Aus einem API (Echtzeit-Bestellung)
      • Eine Kaufbestellung genehmigen
      • Neue Exemplare erhalten aus der Eingangsbearbeitung laufender Bestellungen
      Bestand manuell zuordnen
      Wählen Sie dieses Feld aus, um zu verhindern, dass Alma automatisch ein Bestandsexemplar für den neuen Bestellposten erstellt.
      Dieses Kontrollkästchen erscheint nicht, wenn Sie einen Bestellposten für einen Dauerauftrag (ausgenommen Physisch - zur Fortsetzung, keine Monografie), einen Service oder die Optionen Digital - Keine Archivierung oder Physisch - Archivierung (beide enthalten bereits eine Bestellung ohne Bestand) erstellen.
      Wenn Sie Alma daran hindern, ein Bestandsexemplar für den Bestellposten zu erstellen, wird der Bestellposten, aber kein neuer Bestand erstellt. Um einen Bestand an den Bestellposten anzuhängen (nach Schritt 7), wählen im letzten Schritt Sie nicht Speichern und fortfahren. Wählen Sie stattdessen Speichern und hängen Sie den Bestand folgendermaßen an:
      Nachdem der Bestand angehängt ist, bearbeiten Sie den Bestellposten und fahren mit dem Arbeitsablauf Bestellung fort. Für physischen Bestand müssen Sie den Bestand den Bestellposten manuell hinzufügen bevor der Bestellposten zum Verpacken gehen kann.
    4. Klicken Sie Bestellposten erstellen (create PO line).
      Wenn Sie Exemplar manuell zuweisen ausgewählt haben, erscheint ein Dialogfeld Bestätigung, in dem Sie gebeten werden, zu bestätigen, dass der Bestellposten, aber kein Bestand erstellt wird. Klicken Sie auf Bestätigen, um fortzufahren.
      Die Seite Bestellposten-Übersicht erscheint in der Registerkarte Übersicht. Die Seite unterscheidet sich für physische und elektronische Bestellungen leicht, vor allem hinsichtlich der Felder in den Abschnitten Bestellte Exemplare und Lieferanteninformation.
      POline_Summary_Physical2.gif
      POline_Summary_Physical2.gif
      Bestellpostenübersichtsseite - elektronisches Exemplar
      POline_Summary_Physical2.gif
      POline_Summary_Physical2.gif
      Bestellpostenübersichtsseite - physisches Exemplar
      Die Überschrift der Seite Bestellposten-Übersicht zeigt grundlegende Details über den Bestellposten an, unter anderem Status, Typ und Nummer. Wenn es Warnungen für die Bestellposten gibt, erscheinen sie oben auf der Seite angezeigt. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration von Regeln zur Kaufprüfung ansehen.
    5. Geben Sie in der Registerkarte Übersicht die Bestellposten-Informationen wie folgt und nach Bedarf ein. Die Tabelle enthält die Felder für physische und elektronische Exemplare.
      Ein Bestellposten kann entweder mit einem Exemplar oder einem Bestandsdatensatz verbunden sein. Für Details zum Verbinden eines Bestellpostens mit einem Lokalsatz siehe Arbeiten mit der Bestandsliste .
      Felder der Registerkarte Übersicht
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Bestellte Exemplare (für physische Exemplare) Anzahl zu erstellender Exemplare (erforderlich für) Nicht-Daueraufträge) Die Anzahl zu erstellender Bestandsexemplare. Diese Exemplare werden der Bestandsliste im Abschnitt Bestellte Exemplare hinzugefügt. Wählen Sie für ein Exemplar Aktionen > Bearbeiten oder Aktionen > Löschen in der Zeilen-Aktionsliste, um das Exemplar zu bearbeiten oder zu löschen.
      Wenn Sie Bestellposten ohne Bestand migrieren, verwenden Sie diesen Abschnitt, um neuen Bestand zu erstellen.
      Um bestehenden Bestand anzuhängen, siehe Schritt 6 oben.
      Bibliothek/Standort Wählen Sie den Bibliotheksstandort (aus einer Liste, die durch einen Administrator vordefiniert wurde), für den Sie die bestimmte Anzahl der Exemplare bestellen möchten. Dieser kann sich vom Bestellposten-Inhaber unterscheiden (siehe Schritt 3).
      Um das Exemplar für einen zusätzlichen Bibliotheksstandort zu bestellen, klicken Sie auf Hinzufügen (Add) oder drücken Sie Eingabe. Wählen Sie den zusätzlichen Standort, für den Sie das Exemplar bestellen möchten und definieren Sie die Menge, die Sie für den Standort bestellen möchten im Feld Anzahl zu erstellender Exemplare (Number of items to create). Wiederholen Sie diesen Prozess für jeden Bibliotheksstandort, für den Sie das Exemplar bestellen möchten.
      Wenn Sie einen neuen Standort auswählen, müssen Sie zunächst die Bibliothek auswählen, in der sich der Standort befindet.
      Sie können Beziehungen zwischen Bibliotheken erstellen, um den Bibliotheken zu ermöglichen, füreinander Exemplare zu erwerben (siehe Konfiguration von Benutzungsbeziehungen).
      Exemplar-Richtlinie Definiert die Bedingungen, unter denen eine Anfrage für dieses Exemplar erfüllt werden kann. Für weitere Informationen siehe Aktualisierung der Exemplar-Ebenen-Informationen.
      Eingangs-Notiz Fügen Sie Text hinzu, um dem Empfangsmitarbeiter den gewünschten Standort von Serien- oder Dauerauftrags-Exemplaren anzuzeigen, bei denen keine Bestandsexemplare erstellt werden.
      Wenn Bestellposten ohne Bestand migriert werden, enthält dieses Feld die Bibliotheks-/Standortinformation für den permanenten Standort des Exemplars.
      In diesem Feld können Sie mehrere Zeilen an Text eingeben, allerdings werden diese Zeilen ohne Zeilenumbruch als Textblock angezeigt.
      Bestellte Exemplare (für elektronische Exemplare) E-Ressource Die elektronische Ressource, mit der der Bestellposten als Hauptbestellposten verknüpft ist.
      Wenn Sie Bestellposten ohne Bestand migrieren, verwenden Sie diesen Abschnitt, um neuen Bestand zu erstellen.
      Um bestehenden Bestand anzuhängen, siehe Schritt 6 oben.
      Lizenz Wählen Sie eine Lizenz aus der Schnell-Auswahlliste, die mit der Ressource verbunden werden soll und die in der Bestandsliste angezeigt wird. Für weitere Informationen zu Lizenzen, siehe Lizenzen und Ergänzungen verwalten.
      Hier erscheint eine Tabelle mit verbundenen E-Ressourcen. Die Tabelle enthält alle Ressourcen, für die der Bestellposten entweder der Hauptbestellposten oder ein zusätzlicher Bestellposten ist. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen zu jeder E-Ressource:
      • Name
      • Typ
      • Aktivierungsstatus
      • Aktivierungsdatum
      • Zusätzlicher Bestellposten - Wenn ein grünes Häkchen erscheint, ist dieser Bestellposten für diese E-Ressource ein zusätzlicher Bestellposten.
      Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste, um die Seite Editor für elektronische Portfolios zu öffnen und die Ressource zu bearbeiten.
      Lieferanteninformation
      Um den Lieferanten nach dem Speichern oder Senden des Bestellpostens zu ändern, siehe Lieferanten in Bestellposten und Bestellungen ändern.
      Materiallieferant (erforderliche) Der Lieferant, der das bestellte Material liefert; wählen Sie aus der Schnell-Auswahlliste.
      Zugriffs-Anbieter (nur für elektronische Exemplare) Die Lieferanten-Schnittstelle des bestellten Materials; wählen Sie aus der Schnell-Auswahlliste. Siehe Bearbeiten von Lieferanten-Schnittstelleninformationen.
      Mahnungsnachfrist (Tage) Eine Nachfrist (in Tagen) nach dem erwarteten Empfangs-/Aktivierungsdatum, nach dem der Bestellposten an die Forderungsaufgabeliste gesendet wird (siehe Bearbeitung von Forderungen). Der Standardwert ist dem Feld Mahnungsnachfrist auf der Seite Lieferantenkonto-Details (Erwerbungen > Erwerbungen-Infrastruktur > Lieferanten) für einmalige Bestellposten und de Feld Abonnement-Nachfrist auf der Seite Lieferantenkonto-Details für laufende Bestellposten entnommen.
      Voraussichtlicher Eingang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage)
      oder
      Voraussichtliches Eingangsdatum/Aktivierungsdatum
      Geben Sie nur in einem dieser Felder einen Wert ein.
      Wenn Sie in beiden Feldern einen Wert eingeben, wird das Feld Erwarteter Empfang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage) ignoriert.
      Wenn beide Felder leer sind, ist das voraussichtliche Eingangsdatum standardmäßig das Datum, an dem der Bestellposten an den Lieferanten gesendet wird.
      Wählen Sie entweder die Anzahl der Tage nach der Bestellung, innerhalb derer Sie den Empfang von physischen Bestellungen oder die Aktivierung von elektronischen Bestellungen erwarten, oder wählen Sie ein erwartetes Empfangs-/Aktivierungsdatum aus dem Kalender Pop-Up aus. Dieser Wert wird genutzt, um das Mahnungsdatum zu berechnen (Siehe auch Forderungsbearbeitung). Der Standardwert, der im Feld Erwarteter Empfang/Aktivierung nach der Bestellung (Tage) angezeigt wird, wird der Seite Lieferantenkonto-Details entnommen (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos ).
      Dieses Feld wird nicht angezeigt, wenn Bestellposten ohne Bestand erstellt werden.
      Wenn in diesem Feld ein Wert eingegeben ist, wird die folgende Beschriftung c.uresolver.getit2.item_list.status.ACQ.with_expected_date im Primo Get It Tab aufgerufen und erscheint als Bestellt bis <date>.
      Wenn in diesem Feld kein Wert eingegeben ist, wird die folgende Beschriftung c.uresolver.it2.item_list..ACQ.with_no_expected_date im Primo Get It Tab aufgerufen und erscheint als Bestellt.
      Sie können die Werte, die angezeigt werden, anpassen, indem Sie die Codetabellenseite Discovery-Interface-Beschriftung verwenden (siehe Beschriftungen konfigurieren).
      Um die Beschriftungen für fortlaufende Bestellungen aufzurufen, erstellen Sie einen Lokalsatz mit einem Vorhersagemuster. Siehe Vorhersagemuster auf automatische Erstellung vonZeitschriften-Exemplaren einstellen.
      E-Aktivierung fällig nach Bestellung (für elektronische Exemplare) Die Anzahl der Tage nach der Bestellung, wann die Aktivierungsaufgabe fällig ist. Wenn das Fälligkeitsdatum vorbei ist, wird eine Benachrichtigung an den Benutzer geschickt, dass die E-Ressourcen-Aktivierungsaufgabe zuordnet ist und eine Warnung wird in der Aufgabenliste des Benutzers angezeigt. Informationen zur Erstellung eines Standard-Fälligkeitsdatums erhalten Sie unter Konfiguration anderer Einstellungen. Für weitere Informationen siehe Verwalten der elektronischen Ressourcen-Aktivierung.
      Weitere Informationen finden Sie im Fälligkeitsdatum Zu Aktivierung-Aufgabenliste hinzugefügt Video (6:35 mins).
      Abonnementintervall (nur für laufende physische Exemplare) Das Empfangsintervall der laufenden Bestellung in Tagen (z. B. 30 für monatlich, 90 für quartalsweise usw.) Dieser Wert wird genutzt, um das Mahnungsdatum zu berechnen (Siehe auch Forderungsbearbeitung).
      Für Informationen zur Bearbeitung von Exemplaren mit unterschiedlichen Empfangsintervallen siehe die Erklärung für die technische Erwerbungsart in der Tabelle unten (Erwerbungsarten).
      Preise Listenpreis (erforderliche) Der Listenpreis für eine einzige Kopie dieses Exemplars, und wählen Sie die Währung aus dem Feld rechts von diesem Feld. Für Werte, die geringer sind als 1, stellen Sie eine 0 voran. Zum Beispiel 0,44, nicht ,44.
      Rabatt (%) Der Rabatt, falls einer zur Anwendung kommen soll. Das System berechnet automatisch den Gesamtpreis für den Bestellposten, basierend auf dem Listenpreis pro Kopie, dem Rabatt und der Anzahl der bestellten Kopien. Der Gesamtpreis des Bestellpostens wird im Nettopreis (Net price) Feld angezeigt.
      Dieser Wert wird vorab ausgefüllt, wenn der Lieferant einen definierten Konto-Rabatt Prozent hat. Siehe Ein Lieferant und Lieferanten-konto hinzufügen.
      Menge für Preisangabe Die Anzahl der zu bezahlenden Exemplare. Der Gesamtpreis für den Bestellposten ist gleich der zu bepreisenden Menge mal dem Listenpreis.
      Beachten Sie, dass die Menge für Preisangabe und die Anzahl zu erstellender Exemplare (für physische Exemplare) unterschiedlich sein kann, wenn Sie rabattierte Preise aufgrund eines Angebots wie "kaufen Sie zwei Exemplare und erhalten Sie ein Drittes umsonst" erhalten haben.
      Erfahren Sie mehr über dieses Feature in dem Video Bestellposten-Preise für mehrere Exemplare (2:27 min).
      Bezahlter Betrag im aktuellen AZ Der während des aktuellen Abrechnungszeitraumes bezahlte Gesamtbetrag. Dieses Feld erscheint nur, wenn der Bestellposten nach der Erstellung angezeigt oder bearbeitet wird, und nur für Abonnement-Bestellungen.
      Finanzierung Etat (erforderliche) Der Etat; Klicken Sei auf Neue Reihe, um aus der Schnell-Auswahlliste auszuwählen, und geben Sie die anderen Werte ein.
      Obwohl die Standardoption ein Etat mit 100-prozentiger Zuordnung ist, können Sie die Kosten eines Bestellpostens auch auf mehrere Etats aufteilen. Zum Hinzufügen eines Etats zu der Liste, wählen Sie den Etat aus, legen Sie den Prozentsatz der Kosten fest, die von diesem Etat zu decken sind und klicken Sie auf Etat hinzufügen (Add fund) oder drücken Sie Eingabe. Der Etat wird als Link in der Spalte Etatbezeichnung angezeigt und kann angeklickt werden, um ihn zu öffnen.
      Ein Etat ist für einen Bestellposten verfügbar, wenn er die Bibliothek des Bestellposten-Inhabers bedient, wenn er aktiv und zugeordnet und durch den aktuellen Abrechnungszeitraum abgedeckt ist. Der Etat muss zum Bestellzeitpunkt nicht unbedingt Geld enthalten
      Wenn ein Bestellposten gespeichert wird, wird eine Bestellbelastungstransaktion erstellt. Wenn den Etats ein anderer Betrag als 100% zugewiesen ist, klicken Sie auf Bestellposten neu verteilen, um die Prozentbeträge der Etats neu zuzuweisen, basierend auf dem jeweiligen Betrag jedes Etats.
      Prozent Der Prozentsatz des Listenpreises der noch für die Etatzuweisung zur Verfügung steht. Wenn das Betrag (Amount) Feld aktualisiert wird, wird der Wert dieses Feldes entsprechend aktualisiert.
      Betrag Der Betrag des Listenpreises der noch für die Etatzuweisung zur Verfügung steht. Wenn das Prozent (Percent) Feld aktualisiert wird, wird der Wert dieses Feldes entsprechend aktualisiert.
      Bestellposten-Details Erwerbungsart Die Art der Erwerbungsart für den Bestellposten. Für Details zu den verfügbaren Erwerbungsarten, siehe die folgende Tabelle (Erwerbungsarten). Um bestimmte Methoden zu aktivieren oder zu deaktivieren, oder um die Standard-Methode zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Erwerbungsarten.
      Materialart Die Art des Materials - wie Buch, elektronische Zeitschrift, oder CD-ROM - die das Exemplar darstellt. Die verfügbaren Optionen variieren abhängig davon, ob das Exemplar physisch oder elektronisch ist. (Informationen zum Anpassen der Materialarten finden Sie unter Konfigurieren von Materialart-Beschreibungen für physische Exemplare.)
      Dieses Feld wird nicht angezeigt, wenn Bestellposten ohne Bestand erstellt werden.
      Rechnungsstatus Dieses Feld ist standardmäßig auf Keine Rechnung (No Invoice) gesetzt und sollte nicht geändert werden. Alma ändert diese Felder nach Bedarf automatisch.
      Wenn eine Rechnung eintrifft und der Rechnungsposten mit einem Bestellposten verbunden ist:
      • Wenn ein Bestellposten ein einmaliger Bestellposten ist, ist der Rechnungsstatus standardmäßig auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) gesetzt, unter der Voraussetzung, dass dies die einzige Rechnung für den Bestellposten ist. Allerdings können Sie den Rechnungspostenstatus ändern, indem Sie das Feld Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) in der Dialogbox Rechnungsposten hinzufügen nutzen und so den Bestellpostenrechnungsstatus ändern.
      • Wenn eine EDI-Rechnung geladen wird, wenn die Gesamtanzahl der Exemplare in einem Rechnungsposten (zuzüglich der Anzahl der Exemplare in allen zuvor mit diesem Bestellposten verknüpften Rechnungen) niedriger ist als die Anzahl der Exemplare in den verbundenen Bestellposten, wird der Bestellposten als Teilweise in Rechnung gestellt gekennzeichnet.
      • Wenn der Bestellposten laufend ist, ist der Rechnungsstatus immer Teilweise in Rechnung gestellt (Partially Invoiced) da angenommen wird, dass Rechnungen periodisch erhalten werden und dass der laufende Bestellposten niemals voll in Rechnung gestellt ist.
      Das beeinflusst den Arbeitsablauf für Bestellposten wie folgt: Wenn ein einmaliger Bestellposten auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) gesetzt wird und Exemplare erhalten/aktiviert sind, wird der Bestellposten geschlossen. Wenn der Bestellposten allerdings auf Teilweise in Rechnung gestellt (Partially Invoiced) gesetzt wird, bleibt er im Status Warten auf Rechnung (Waiting for Invoice) bis er auf Voll in Rechnung gestellt (Fully Invoiced) geändert wird (entweder manuell oder durch Erhalt einer neuen Rechnung) .
      Das Löschen einer Rechnung entfernt die Rechnungsbelastung und berechnet die Entlastung erneut. Der Rechnungsstatus des Bestellpostens bleibt unverändert; wenn er Komplette Rechnung lautet, bleibt dieser Status bestehen. Um die Entlastung zu entfernen (wenn Sie die einzige mit dem Bestellposten verbundene Rechnung entfernen) setzen Sie den Rechnungsstatus des Bestellpostens manuell auf Teilrechnung. Siehe Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung oder manuell.
      Berichtscode
      Neu für August! Sekundärer Berichtscode
      Tertiärer Berichtscode
      Eine zusätzliche Klassifizierung von Etateigenschaften. Um diese Codes zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Berichtscodes. Die Felder Sekundärer und Tertiärer Berichtscode erscheinen nur, wenn zumindest ein Code diesen Typs definiert ist.
      Eilt
      Ob Sie die Bestellung des Exemplars beschleunigen möchten. Das Eilt Symbol (Rush icon) wird neben den relevanten Exemplaren auf der Bestellpostendetailseite angezeigt:
      Stornierungsbeschränkung
      Ob eine Stornierungsbeschränkungsnotiz angezeigt werden soll, die eine Warnung bezüglich der Stornierung eines Bestellpostens enthält. (Um dann mit der Stornierung des Bestellpostens fortzufahren, muss der Nutzer auf Bestätigen klicken.) Das Symbol Stornierungsbeschränkung wird neben den relevanten Exemplaren auf der Seite Bestellpostendetails angezeigt.
      Notiz - Stornierungsbeschränkung Der Text der Warnung, der angezeigt werden soll, wenn ein Bestellposten storniert wird.
      Kennung Die ISBN/ISSN des zu bestellenden Exemplars. Standardmäßig ist dieses Feld mit der ersten Kennung, die in dem ISBN/ISSN (020/022) Feld des bibliographischen/importierten Datensatzes gelistet ist, vorausgefüllt. Sie können einen anderen Wert auswählen.
      Vorgeschlagene Kennung Eine Kennung, die angibt, welche ISBN/ISSN des Exemplars bestellt werden soll.
      Referenznummer des Lieferanten Eine Referenznummer für den Bestellposten in Alma, wie vom Lieferanten zur Verfügung gestellt. Dient als übereinstimmender Punkt für die Identifikation eines Bestellpostens in Alma.
      Bei der Kommunikation mit einem EDI Lieferanten, ist das SLI Feld der übereinstimmende Punkt für die Lieferantenreferenznummer. Das LI Feld ist der übereinstimmende Punkt für die Bestellpostenreferenznummer.
      Dieses Feld wird auch als übereinstimmender Punkt für die Aktualisierung von Bestandsimportdateien verwendet.
      Referenznummer-Typ des Lieferanten Die Typen der Lieferanten-Referenznummer. Die verfügbaren Optionen sind von Ex Libris vordefiniert.
      Notiz an Lieferanten Notizen für den Lieferanten. Notizen, die in diesem Feld angegeben werden, werden in die Registerkarte Notizen überführt, wenn der Bestellposten gespeichert wird.
      Lieferanten-Rechnungsnummer Erscheint, wenn der Bestellposten mit einer EOD-Datei geändert wurde. Siehe Importieren von Datensätzen unter Verwendung eines Importprofils
      Verlängerung Für weitere Informationen siehe Bearbeiten von Bestellposten-Informationen – Verlängerungen.
      Weiteres (dieser Abschnitt ist standardmäßig eingeklappt) Verbundene Bestellposten Ein Bestellposten, der mit dem aktuellen verbunden ist, oder klicken Sie auf Suchen auf der rechten Seite des Feldes, um einen Bestellposten aus der angezeigten Liste auszuwählen.
      Beim Stornieren eines Bestellpostens erscheint eine Warnung, wenn der Posten verbundene Bestellposten hat.
      Die Zuordnung in diesem Feld ist eine Einwegzuordnung: dieser Bestellposten ist mit dem Zielbestellposten verbunden aber nicht umgekehrt. Ein Anwendungsfall für dieses Feld ist wenn Sie mehrere Zeitschriften bestellen. Es wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformationen) für das Abonnement haben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für jedes Exemplar, das Sie in unterschiedlichen Intervallen erhalten.
      Sie können nur den aktuellen Bestellposten mit einem Zielbestellposten verbinden. Der Zielbestellposten erscheint in diesem Feld. Beachten Sie, dass die Registerkarte Verbundene Bestellposten (siehe Seite 48) nur die Bestellposten auflistet, die mit diesem einen verbunden sind (die umgekehrte Zuordnung), und nicht den Bestellposten, der in diesem Feld ausgewählt ist.
      Art der Verbindung Die Art der obigen Verbindung. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
      Quellenart Die Quelle, von der der Bestellposten ausgeht. Für importierte Posten klicken Sie auf den Link, um die relevante Seite zu öffnen, die die Quellendetails enthält; zum Beispiel die Seite MARC-Satz - einfache Ansicht, oder die Seite Importprozess-Details.
      Zusätzliche Bestellpostenreferenz
      Der Referenzcode, durch den Sie den Bestellposten identifizieren können.
      Beachten Sie: Zusätzlich bezieht sich hier auf den Verweis;dieses Feld hat nichts damit zu tun, ob der Bestellposten ein Haupt-Bestellposten oder ein zusätzlicher Bestellposten ist.
      Erstellt von Der Nutzer, der den Bestellposten erstellt hat. Klicken Sie auf den Benutzernamen, um die Benutzerdetailseite zu öffnen und Details über den Benutzer anzusehen:
      Zuletzt geändert von Der Benutzer, der den Bestellposten zuletzt aktualisiert hat. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
      Manuelle Verpackung Ob manuelles Verpacken des Bestellpostens in eine Bestellung aktiviert werden soll. Für weitere Informationen zum Packen von Bestellposten siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung.
      Routing während des Eingangs Nach der Auswahl und danach beim Erhalt des Bestellpostens erscheint eine Bestätigungsmeldung, die den Bibliothekar darüber informiert, dass die Bestellung zum Routing markiert ist und dass der Bibliothekar die Liste der interessierten Benutzer drucken muss. Für Details zum Empfang von physischem Material, siehe auch Empfang physischen Materials.
      Binding während des Eingangs Nach der Auswahl und danach beim Erhalt des Bestellpostens erscheint eine Bestätigungsmeldung, die den Bibliothekar darüber informiert, dass die Bestellung zum Binding markiert ist und zum Binding gesendet werden muss. Für Details zum Empfang von physischem Material siehe Physisches Material empfangen. Siehe auch Binding (Zusammenführen) von Exemplaren.
      Erwerbungsarten
      Erwerbungsart Beschreibung
      Genehmigungsplan Es gibt eine Genehmigung darüber, dass der Lieferant alles das im EOD Format an die Institution sendet, was er für notwendig erachtet. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.) Preise und Etatinformationen sind für diese Methode verpflichtend.
      Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem im Kauf im Lieferantensystem, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      Hinterlegungsstelle Die Institution erklärt sich einverstanden mit dem Angebot von Regierungsveröffentlichungen und damit, sie offen zugänglich zu machen.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Tausch, Geschenk- und technischen Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      Tausch Die Institution erklärt sich zum Ressourcentausch mit einer anderen Institution bereit.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage- Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      • DerMateriallieferanten- Wert kann eine andere Bibliothek sein.
      Für weitere Informationen über die Tausch-Methode siehe Empfohlener Arbeitsablauf für das Erwerbungstausch-Programm.
      Geschenk Die Ressource wird der Institution vom Lieferanten als Geschenk überreicht.
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage-, Tausch- und technischen Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.)
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
      • Der Materiallieferanten- Wert kann eine private individuelle oder eine nicht-kommerzielle Ortanisation sein.
      Gültiger Bestand Gültige Bestände ermöglicht einen Nullwert für eine Bestellung, die gemeinsam mit einer Mitteilung an den Lieferanten existiert, die weder Etats noch einen Preis benötigt, um verschiedene Versionen des Bestellposten-Bestellbriefs zu senden. Siehe Arbeiten mit gültigen Beständen.
      Kauf Die Institution kauft die Ressource und wenn die Bestellung genehmigt ist, sendet sie die Bestellung und die Verlängerungen per EDI oder E-Mail an den Lieferanten.
      Für Details zur Verwaltung von Liefereanten und Lieferantenkonten, siehe auch Verwaltung von Lieferanten.
      Wenn der Parameter po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal auf der Seite Zuordnungstabelle für andere Einstellungen auf richtig gesetzt ist (in Erwerbungs-Konfiguration), wird eine Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet, wenn ein Abonnement erneuert wird (siehe Konfigurieren anderer Einstellungen).
      Kauf im Lieferantensystem Ein Kauf wird über ein externes Lieferantensystem bearbeitet. (Derartige Bestellposten werden nicht an den Lieferanten gesendet, aber sie werden in Bestellungen verpackt und als gesendet markiert, bis sie erhalten/aktiviert sind.) Preise und Etatinformationen sind für diese Methode verpflichtend.
      Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Genehmigungsplan-Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      Technisch Dies ist relevant für Service-Abonnement-Bestellungen ohne Bestand oder Exemplare, die aus einem externen System migriert wurden. Oft für Bestellungen mit mehreren Teilen verwendet, bei denen nur einmal bezahlt wird und mehrere Ressourcen geliefert werden.
      Wenn Sie eine Serie mit mehreren Teilen bestellen, wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformation) für das Abonnement angeben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für jedes Exemplar, dass Sie in einem anderen Intervall erhalten möchten. Sie verbinden dann jeden technischen Bestellposten mit dem Hauptbestellposten.
      Wenn Sie mit einer gemischten Bestellung aus gedruckter und elektronischer Bestellung arbeiten, wird empfohlen, dass Sie einen Hauptbestellposten (mit Etatinformationen) für den elektronischen Bestand angeben und einen zusätzlichen technischen Bestellposten für das gedruckte Material (so dass Sie dieses Material erhalten können). Sie verbinden dann den technischen Bestellposten mit dem Hauptbestellposten. (Für weitere Informationen siehe Wie man eine Bestellung an einen Lieferanten für physische und elektronische Materialien handhabt.)
      • Das Verhalten dieser Methode ist identisch mit dem in der Ablage-, Tausch- und Geschenk-Methode, mit der Ausnahme, dass es im Bericht anders angezeigt wird.
      • Preise und Etatinformationen sind keine Pflichtfelder für diese Methode.
    6. In der Beschreibungs- Registerkarte (Description tab), ändern Sie die Felder wie erforderlich Alle Felder (außer Kennungstyp) sind Freitext und dienen nur Informationszwecken.
      • Für Bestellungen von Zugriffsservice - Abonnement, Datenbankservice - einmalig, Digitale Nicht-Archivierung, Anderer Service - einmalig , Anderer Service - Abonnement und Physische Archivierung lautet das einzige Feld Beschreibung.
      • Für Bestellungen zu Elektronisches Buch - einmalig, Elektronisches Buch - zur Fortsetzung, Elektronisches Buch - Abonnement, Elektronischer Titel - einmalig, Elektronischer Titel - zur Fortsetzung, Karte, Partitur, Physisch - einmalig, Physisch - zur Fortsetzung -Monografie, Physisch - zur Fortsetzung - keine Monografie, Gedrucktes Buch - einmalig und Gedrucktes Buch - zur Fortsetzung lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Serie
        • Binding:
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Ausgabe
        • Ausgabe/Teil-Nummer
        • Sprache
      • Für Bestellungen zu Elektronische Zeitschrift - einmalig, Elektronische Zeitschrift - Abonnement, Gedruckte Zeitschrift - Abonnement, Gedruckte Zeitschrift - einmalig, Physisches Abonnement und Elektronischer Titel - Abonnement lauten die Felder:
        • Titel
        • Kennung
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Herausgeber
        • Häufigkeit
        • Sprache
        • Kennungstyp
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Anfang/Ende
      • Für Bestellungen zu Mikroform und Gemischtes Material lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Serie
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Ausgabe/Teil-Nummer
      • Für Bestellungen zu Elektronische Sammlung - einmalig und Elektronische Sammlung - Abonnement lauten die Felder:
        • Titel
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
      • Für Manuskriptbestellungen lauten die Felder:
        • Titel
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Verfasser
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
      • Für Bestellungen zu Physische Computerdatei - einmalig, Physische Computerdatei - Abonnement, Externe Computer-Datei - einmalig, Externe Computer-Datei - Abonnement und Visuelles Material lauten die Felder:
        • Titel
        • Verfasser
        • Kennung
        • Veröffentlichungsort
        • Veröffentlichungsdatum
        • Serie
        • Ländercode
        • Lieferanten-Titelnummer
        • Kennungstyp
        • Herausgeber
        • Sprache
        • Ausgabe/Teil-Nummer
        • Format:
    7. In der Registerkarte Warnungen (Alerts) können Sie die Warnungen ansehen, die für den Bestellposten generiert wurden.
      Beispiele für Warnungen
      Die folgende Liste ist eine Liste der gebräuchlichsten Warnungen, die vom System erstellt werden. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration von Regeln zur Kaufprüfung ansehen.
      • Warten auf Verlängerung (Waiting for Renewal) – Diese Warnung wird generiert, wenn das berechnete Verlängerungsdatum für eine automatische Verlängerung später ist als das Abonnement bis Datum. Der Bestellposten für die Verlängerung erscheint mit dieser Warnung in der Aufgabenliste Warten auf Verlängerung.
      • Es gibt eine aktive, duplizierte Bestellnummer für diese bestellte Ressource (There is an active, duplicated order # for this ordered resource) – Diese Warnung wird generiert, wenn es eine duplizierte Bestellung für die Ressource gibt.
      • Obligatorische Information fehlt oder ist fehlerhaft – Wenn obligatorische Informationen fehlen oder fehlerhaft sind, klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste,um die Information zu ergänzen oder zu korrigieren.
      • Bestellung besteht bereits im Bestand (Order already exists in the inventory) – Wenn die bestellte Ressource bereits in Ihrem Bestand ist, können Sie die Exemplare Ihres Bestandes ansehen, die dem bestellten Exemplar entsprechen.
      • Überfälliger Bestellposten – Der Bestellposten ist nicht innerhalb der erwarteten Anzahl von Tagen nach Bestellabgabe oder zum erwarteten Eingangs-/Aktivierungsdatum erhalten/aktiviert worden (siehe Bearbeitung von Mahnungen).
      • Für diesen Bestellposten existieren offene Mahnungen – Der Bestellposten ist an die Aufgabenliste für Mahnungen geschickt worden (siehe Bearbeitung von Mahnungen).
    8. In der Registerkarte Rechnungsposten (Invoice line tab) können Sie alle mit dem Bestellposten verbundenen Rechnungsposten ansehen, hinzufügen oder bearbeiten. Für Informationen zu Rechnungsposten siehe Eine Rechnung aus einer Bestellung oder manuell erstellen.
      • Die verfügbaren Optionen hängen von Ihren Zugriffsrechten ab.
      • Ein Bestellposten kann mit vielen Rechnungsposten verbunden sein, aber ein Rechnungsposten kann nicht mit mehr als einem Bestellposten verbunden sein.
    9. In der Registerkarte Verbundene Bestellposten können Sie die Bestellposten ansehen, die mit dem aktuellen Bestellposten verbunden sind.
      Bestellposten erscheinen in dieser Registerkarte, wenn:
      • Von Alma automatisch mit diesem Bestellposten verbunden.
      • Manuell mit dem aktuellen Bestellposten im Feld Verbundene Bestellposten verbunden, im Abschnitt Zusätzlich der Registerkarte Übersicht des anderen Bestellpostens.
      Wenn der aktuelle Bestellposten mit einem Ziel-Bestellposten verbunden ist (was umgekehrt der Zuordnung zum Bestellposten ist, der in dieser Registerkarte erscheint), erscheint der Ziel-Bestellposten im Feld Verbundene Bestellposten im Abschnitt Zusätzlich der Registerkarte Übersicht dieses Bestellpostens.
      Der Filter dieser Registerkarte gilt für die Spalte Art der Verbindung. Der Filter kann einen der folgenden Werte haben:
      • Alle - Alle verbundenen Bestellposten anzeigen.
      • Gleicher Titel - Bestellposten anzeigen, die mit Ressourcen mit demselben Titel wie die Ressource und dieser Bestellposten verbunden sind.
      • Gleiche Bestandsressource - Bestellposten anzeigen, die mit demselben Exemplar (oder Portfolio oder Repräsentation) wie der Bestellposten verbunden sind.
      • Benutzerdefinierte Beziehung - Bestellposten anzeigen, die von einem Benutzer diesem Bestellposten manuell zugewiesen wurden.
    10. In der Kommunikations- Registerkarte (communications tab), beginnen Sie eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten, oder, wenn eine Kommunikation bereits existiert, können Sie Details der Antwort des Lieferanten eingeben und/oder mit Ihrer Antwort an den Lieferanten die Kommunikation weiterverfolgen. Für Einzelheiten zu dieser Registerkarte siehe Kommunikation mit Lieferanten.
    11. In der Registerkarte Interessierte Benutzer verwalten Sie Benutzer, die an der Erwerbung interessiert sind. Interessierte Benutzer werden laufend über Änderungen am Bestellposten informiert. Sie können auch auswählen, dass ein interessierter Benutzer benachrichtigt wird, wenn das Exemplar erhalten, aktiviert oder verlängert wird und/oder dass das Exemplar für den Benutzer bereitgestellt ist.
      Registerkarte Interessierte Benutzer
      Um einen interessierten Benutzer hinzuzufügen, suchen Sie nach dem Benutzer, klicken Sie auf Neue interessierte Benutzer, wählen Sie optional eine der folgenden Optionen (wenn verfügbar) aus und klicken Sie auf Neuer Benutzer. Der Benutzer wird als interessierter Benutzer hinzugefügt.
      • Benutzer nach Eingang/Aktivierung benachrichtigen – Wenn ausgewählt, sendet Alma eine E-Mail an den Benutzer, wenn das Exemplar in der Eingangsabteilung der Bibliothek ankommt. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn diese Option ausgewählt und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist.
      • Exemplar vormerken – Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie mit physischen Exemplaren arbeiten. Wenn ausgewählt, erstellt Alma eine Vormerkung am Exemplar für den Benutzer. Wenn Sie diese Option für mehr als einen Benutzer auswählen, wählt Alma zufällig einen der Benutzer aus und erstellt eine Vormerkung für diesen Benutzer. Die Vormerkung wird nur während des Eingangs erstellt (wenn Sie auf Eingang klicken, selbst wenn das Exemplar in der Abteilung bleibt).
      • Benachrichtigung bei Verlängerung – Diese Option wird nur für laufende Bestellungen angezeigt. Wenn ausgewählt, sendet Alma eine E-Mail an den Benutzer, wenn die Bestellung zur manuellen Verlängerung geschickt wird. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn diese Option ausgewählt und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist.
      Das Vormerkdatum des Exemplars ist gleich wie das Bestelldatum. Wenn es andere Vormerkungen für das Exemplar gibt, wird die Priorität der Vormerkungen entsprechend der von der Institution konfigurierten Rolle behandelt. Der Abholort ist die Leihstelle des Exemplar-Standortes, wie im Bestellposten angegeben.
    12. In der Historie- Registerkarte (History tab), sehen Sie das Protokoll der Änderungen, die an einem Bestellposten vorgenommen wurden. Diese beinhalten Änderungen an Status, Preis, und Etatverteilung.
      Änderungen an einem Etat, Etat-Prozentsatz oder etwas anderem, das sich auf den Vorgang auswirkt (Belastung, Rechnungsbelastung, Entlastung) erscheinen mit dem Wert Vorgang Exemplar in der Spalte Feldnamen. Dies kann das Ergebnis eines Systemprozesses sein, wie ein Jahresübertrag.
    13. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für den Bestellposten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe die Registerkarte Notizen Registerkarte NotizenDie Alma-Benutzeroberfläche#Notes_Tab.
    14. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für den Bestellposten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Für Details siehe die Registerkarte Anhänge Registerkarte Anhänge Tab.
    15. Wenn Sie die Bestellposten–Informationen eingeben, klicken Sie auf eine der folgenden Top-Aktionen, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste OK aus und klicken Sie auf OK. Wenn Sie den Bestellposten speichern und der Datensatz des bestellten Exemplars ein Kurztitel ist, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung und ein Dialogfenster zur Bestätigung. Für weitere Informationen zu Kurztitel siehe Arbeiten mit Kurztitel-Ebenen.
      • Speichern und fortfahren – Die eingegebenen Informationen werden gespeichert und der Bestellposten fährt mit der nächsten Stufe im Arbeitsablauf fort (Prüfungsregeln werden nicht überprüft). Weitere Informationen zum Arbeitsablauf des Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Wenn es Warnungen für die Bestellposten gibt, erscheinen sie im Dialogfeld Bestätigung. Sie können eine komplette Liste mit Warnungen in Konfiguration von Regeln zur Kaufprüfung ansehen.
        Wenn Sie zu Beginn dieses Prozesses Bestand manuell zuordnen gewählt haben, klicken Sie auf Speichern, um den Bestellposten zu speichern. Fügen Sie Bestand zum Bestellposten hinzu, bearbeiten Sie den Bestellposten erneut, stellen Sie sicher, dass alle übrigen Felder vollständig und korrekt sind, und klicken Sie danach auf Speichern und fortfahren.
      • Speichern – Die eingegebenen Informationen werden gespeichert und der Bestellposten bleibt in seiner aktuellen Stufe im Arbeitsablauf (wenn Sie den Bestellposten soeben manuell erstellt haben, bleibt er Zur Prüfung). Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Bestand manuell zuordnen, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie wollen, dass der Bestellposten mit der nächsten Stufe im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs fortfährt, oder wenn Sie Bestellposten auf der Seite Mahnungen bearbeiten.
        Wenn Sie Bestellposten auf der Seite Mahnungen bearbeiten, klicken Sie auf Speichern, um die geänderten Informationen zu speichern.
      • Speichern und Bewertung anfordern – Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung wird bestellt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht die Rolle Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager innehaben. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und wird mit dem Status Bestellt zur Seite Probenutzungen verwalten verschoben, wo der Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager darauf zugreifen und im Bewertungs-Arbeitsablauf mit Schritt 3 fortfahren kann. Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Speichern und Probenutzung starten– Die Informationen, die Sie eingegeben haben, werden gespeichert und die Probenutzung gestartet. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht die Rolle Probe-Mitarbeiter/Probe-Manager innehaben und die Probenutzung starten wollen. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und die Seite Probenutzungsdetails wird geöffnet (fahren Sie mit dem Bewertungs-Arbeitsablauf auf Schritt 3 fort). Diese Option ist nur für elektronische Bestellposten verfügbar, die Bestand erstellen.
      • Jetzt bestellen – Ermöglicht Ihnen die Bearbeitung einer Bestellung für einen Bestellposten, wodurch der Bestellposten in den Arbeitsablauf des Kaufvorgangs verschoben wird, wo er normiert, vor dem Verpacken überprüft (Schritt 4 im Arbeitsablauf des Kaufvorgangs) und gesendet wird. Für weitere Informationen zum Packen von Bestellposten siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung. Wenn Sie auf Jetzt bestellen klicken, erhalten Sie eine Meldung (Brief - Jetzt bestellen), nachdem die Bestellung zur Bearbeitung gesendet wird. Der Lieferant erhält die Bestellung mithilfe des Briefes Bestellliste. Für weitere Informationen zu diesen Briefen siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
      • Bestellposten stornieren – Der Bestellposten wird storniert (siehe Bestellposten stornieren).
      • Verschieben (Defer) – Der Bestellposten wird verschoben und erscheint in der Aufgabenliste Überprüfung verschoben, bis er entweder reaktiviert (zurück zu Schritt 2 im normalen Arbeitsablauf des Kaufvorgangs verschoben) oder storniert wird. Weitere Informationen zum Aufschub von Bestellposten sehen Sie bitte unter dem Punkt Bestellposten aufschieben.
      • Erneut verknüpfen – Ändert den Titelsatz, mit dem der Bestellposten verknüpft ist (siehe Bestellposten erneut verknüpfen).
      • Gelöscht – Der Bestellposten wurde aus dem System gelöscht (siehe Bestellposten löschen)
      • BIB-Referenz ändern – Ändert den Titelsatz des Bestellpostens . Siehe Ändern der BIB-Referenz.
      • Als Vorlage speichern (Save as template) — Die eingegebenen Feldwerte werden als Teil einer Vorlage gespeichert. Siehe Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen.

    Arbeiten mit Bestellposten-Vorlagen

    Bestellposten-Vorlagen sind gespeicherte Sets an Bestellposten-Konfigurationen, die Sie an einem neuen Bestellposten anwenden können. Dies spart Ihnen Zeit beim Erstellen des Bestellpostens, da Sie diese Konfigurationen nicht jedes Mal eingeben müssen. Wenn Sie eine Vorlage speichern, können Sie auswählen, eine bestehende Vorlage zu löschen (wenn Sie der Ersteller der Vorlage sind). Vorlagen können entweder öffentlich oder privat gespeichert werden. Wenn Sie Vorlagen laden, können Sie aus Ihren privaten Vorlagen und aus allen öffentlichen Vorlagen auswählen.
    Die folgenden Felder der Registerkarte Bestellposten-Übersicht werden als Teil einer Vorlage gespeichert:
    • Abschnitt bestellte Exemplare:
      • Die Anzahl der hinzuzufügenden Exemplare (Physische Exemplare)
      • Bibliothek/Standort (Physische Exemplare)
      • Lizenz (Elektronische Exemplare)
      • Exemplar-Richtlinie (Physische Exemplare)
      • Eingangsnotiz (physische Exemplare)
    • Abschnitt Lieferanten-Information:
      • Materiallieferant (Physische and Elektronische Exemplare)
      • Oder voraussichtliches Eingangsdatum (Physische Exemplare)
      • Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung (Tage) (Elektronische Exemplare)
      • Oder voraussichtliches Aktivierungsdatum (Elektronische Exemplare)
    • Abschnitt Preisangabe:
      • Menge für Preisangabe (physische Exemplare)
    • Abschnitt Finanzierung:
      • Etat (Physische und Elektronische Exemplare)
    • Abschnitt Bestellposten-Details;
      • Erwerbungsart (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Berichtscode / Sekundärer Berichtscode / Tertiärer Berichtscode (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Notiz an Lieferanten (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Materialart (physische Exemplare)
      • Eilt (physische Exemplare)
    • Abschnitt Verlängerung:
      • Verlängerungsdatum (Physische und Elektronische Exemplare)
      • Verlängerungs-Erinnerungszeitraum (Tage) (Physische und Elektronische Exemplare)
    • Zusätzlicher Abschnitt:
      • Manuelle Verpackung (physische und elektronische Exemplare)
      • Binding/Routing während des Eingangs (physische Exemplare)
    Um eine Bestellposten-Vorlage hinzuzufügen oder zu bearbeiten:
    1. Folgen Sie dem Vorgang zum manuellen Erstellen eines Bestellpostens (siehe oben; um eine Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie eine Vorlage im Feld Von der Vorlage laden aus, wie in Schritt 6 beschrieben). Geben Sie Werte in den entsprechenden Feldern ein (oder bearbeiten Sie diese).
    2. Wenn Sie den Bestellposten speichern, klicken Sie auf Speichern als Vorlage, wählen Sie Speichern als Vorlage und klicken Sie auf OK. Das Popup-Fenster Speichern als Vorlage erscheint.
      Speichern als Vorlage
    3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Um eine bestehende Vorlage zu ersetzen, wählen Sie die aktuelle Vorlage unter Bestehende Vorlage aus.
    4. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie eine bestehende Vorlage ersetzen, klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Vorlage ist gespeichert. Beachten Sie, dass in diesem Fall kein Bestellposten erstellt wird.
    Eine öffentliche Vorlage kann von jedem verwendet werden, aber nur der Eigentümer der Vorlage kann diese bearbeiten oder löschen.

    Kommunikation mit Lieferanten

    Zur Kommunikation mit Lieferanten müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    • Lieferanten-Manager
    Sie können über die Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Übersicht mit dem Lieferanten kommunizieren. Die Kommunikation kann Folgendes zum Inhalt haben:
    • Eine neue E-Mail an den Lieferanten senden
    • Eine Antwort vom Lieferanten eingeben
    • Eine Antwort an den Lieferanten senden
    Die Kommunikation mit dem Lieferanten über diese Registerkarte werden via E-Mail gesendet. Sie müssen alle Antworten des Lieferanten, auch jene, die per E-Mail empfangen wurden, manuell eingeben.
    Wenn der Parameter acq_use_vendor_account_email auf richtig eingestellt ist, wird die E-Mail-Adresse des Lieferantenkontos (wenn vorhanden) gegenüber der E-Mail-Adresse des Lieferanten bevorzugt. Siehe Konfiguration anderer Einstellungen.
    Bei der Bearbeitung von Mahnungen sendet Alma automatisch per E-Mail eine Benachrichtigung an den Lieferanten, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
    • Der Parameterschlüssel auto_claim (für einmalige physische Bestellposten) oder der Parameter auto_claim_co (für laufende physische Bestellposten) ist auf Y gesetzt (siehe Konfiguration anderer Einstellungen).
    • Der Brief Bestellposten, Mahnung ist aktiviert (siehe Aktivierung/Deaktivierung von Briefen).
    • Die E-Mail-Adresse des Lieferanten wird konfiguriert.
    • Ein Tag ist seit dem voraussichtlichen Eingangsdatum + Mahnungsnachfrist eines Bestellpostens vergangen (siehe Bearbeitung von Mahnungen) und das Material wurde nicht vom Lieferanten geliefert.
    • Solange die obigen Bedingungen eingehalten werden, wird automatisch eine E-Mail für die physischen Bestellposten an den Lieferanten gesendet. Dadurch könnten E-Mails für ein einzelnes Exemplar mehrmals an einen Lieferanten gesendet werden. Für weitere Informationen siehe Bearbeitung von Mahnungen.
    • Wenn der Lieferant für EDI-Mahnungen konfiguriert wurde (siehe Electronic Data Interchange (EDI)), werden mittels EDI automatisch Mahnungen für alle Bestellposten-Typen versendet (siehe Bearbeitung von Mahnungen) solange die obigen Bedingungen eingehalten werden. Mahnungen, die mittels EDI versendet wurden, erscheinen nicht in dieser Registerkarte. Antworten auf Mahnungen, die vom Lieferanten via EDI erhalten wurden, erscheinen in der Registerkarte Notizen.
    • Wenn Sie eine Mahnung manuell von dieser Registerkarte senden, wird diese via E-Mail versendet, egal ob der Lieferant für EDI-Mahnungen konfiguriert ist.
    • Wenn die Mahnungs-Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet wurde und die Organisationseinheit (besitzende Bibliothek) den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort hat, wird diese E-Mail in der Von-Adresse der Mahnungs-Benachrichtigung verwendet. Um die Von-Adresse in der Codetabelle Brief - Bestellposten, Mahnung (siehe Konfiguration von Alma-Briefen) anstelle der E-Mail-Adresse der Bibliothek zu verwenden, entfernen Sie den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort aus den Organisations-E-Mails (siehe Konfiguration von Institutionen und Bibliotheken) und bearbeiten Sie die E-Mail-Adressen unter Kontaktinformationen und löschen Sie den E-Mail-Typ Mahnungs-Antwort).
    Wenn der kundenspezifische Parameter nicht auf Automatisch gesetzt ist, können Sie, wenn nötig, manuell eine E-Mail an den Lieferanten senden.

    E-mails an Lieferanten senden

    Der folgende Prozess beschreibt, wie mit einem Lieferanten per E-Mail zu kommunizieren ist.
    Eine E-Mail an einen Lieferanten senden:
    1. Suchen Sie nach einem Bestellposten und bearbeiten Sie diesen.
    2. Wählen Sie in der Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Details eine der folgenden Optionen:
      • Kommunikation starten in der Liste der Top-Aktionen — Eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten beginnen. Das Dialogfenster Kommunikation starten erscheint.
        Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn ein Lieferant in der Registerkarte Übersicht der Seite Bestellposten-Übersicht spezifiziert ist.
      • Aktionen > Antwort in einer Zeilen-Aktionsliste — Auf eine Kommunikation des Lieferanten antworten. Das Dialogfenster Antwort erscheint.
      Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel des Dialogfensters Kommunikation starten. Das Dialogfenster Antwort ist identisch, außer dass es den Text der vorherigen Nachricht enthält und die Betreffzeile aus der vorherigen Nachricht übernommen wurde.
      Pop-Up Fenster Kommunikation beginnen
      Die folgenden zwei Schritte sind nur für neue Kommunikationen relevant. Wenn Sie auf die Kommunikation eines Lieferanten antworten, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
    3. Der Text des Briefes wird automatisch ausgefüllt mit den Informationen des Bestellpostens. Wählen Sie Mahnung als Typ aus, um die Details des zuletzt erhaltenen Exemplars zum Brief hinzuzufügen.
      Für eine Videodemonstration der Bestellposteninformation im Brief an den Lieferanten, siehe auch das Video Bestellposten Information in Kommunikation an Lieferant (3:40 min).
    4. Es wird empfohlen, im Feld Betreff die Bestellnummer und/oder Bestellposten-Nummer einzugeben. Es kann zwar beliebiger Text eingegeben werden, ein Betreff, der die Bestellnummer und/oder Bestellposten-Nummer enthält, macht die Kommunikation mit dem Lieferanten jedoch eindeutiger.
    5. Im Text feld geben Sie den Text der E-Mail ein.
    6. Wenn Sie einen Anhang mit der E-Mail versenden, geben Sie die Details des Anhangs im Bereich Anhang hinzufügen ein undwählen Sie den Dateinamen aus.
    7. Optional fügen Sie eine relevante URL und allfällige Notizen hinzu.
    8. Klicken Sie auf Senden (Send). Die E-Mail wird an den Lieferanten gesendet und erscheint in der Liste der Kommunikation.
    Zur Ansicht der Nachrichten, die mit einer Kommunikation verbunden sind, klicken Sie auf den relevanten Eintrag in der Spalte Betreff. Die Registerkarte Meldungen wird angezeigt, mit der Korrespondenz, die an den Lieferanten gesendet wurde.
    Der an den Lieferanten gesendete Brief basiert auf der Brief - Konversation. Um diesen Brief anzupassen, siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
    Um eine Konversation und alle Antworten zu löschen, wählen Sie Aktionen > Schließen in der Zeilen-Aktionsliste.

    Eingabe von Lieferantenantworten in E-Mails

    Antworten des Lieferanten auf Kommunikationen werden nicht automatisch in der Kommunikationsregisterkarte gespeichert und müssen manuell eingegeben werden. Der folgende Prozess beschreibt, wie Lieferantenantworten auf E-Mails einzugeben sind.
    Zur Eingabe von Lieferantenantworten:
    1. In der Registerkarte Kommunikation, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Klicken Sie auf die E-Mail, für die Sie eine Antwort eingeben wollen. Der Text der gesendeten E-Mail erscheint in der Registerkarte Meldungen. Klicken Sie auf Antwort hinzufügen.
      • Klicken Sie auf Aktionen > Antwort hinzufügen in der Zeilen-Aktionsliste.
      Das Pop-Up Fenster Antwort hinzufügen wird geöffnet.
      Eine Antwort hinzufügen Pop-Up Fenster
    2. Im Textfeld geben Sie die Antwort des Lieferanten ein.
    3. Wenn Sie einen Anhang mit der E-Mail empfangen haben, speichern Sie diesen als Datei und geben Sie dann die Anhang-Details im Bereich Anhang hinzufügen ein und wählen Sie den Dateinamen der Antwort aus.
    4. Optional fügen Sie eine relevante URL und allfällige Notizen hinzu.
    5. Klicken Sie auf Antwort (Response). Die E-Mail-Antwort des Lieferanten ist in Alma gespeichert.
    Klicken Sie auf die Registerkarte Anhänge, um die Details der Anhänge anzusehen, die mit einer Kommunikation verbunden sind. Sie können auch neue Anhänge aus dieser Seite hinzufügen, indem Sie die Information, die in den Feldern dargestellt ist, konfigurieren und dann auf Neuer Anhangklicken.
    Zur Ansicht eines Anhangs in der Registerkarte Anhänge wählen Sie Aktionen >Download in der Zeilen-Aktionsliste.