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    Bearbeitung von Forderungen

    Translatable
    Um Forderungen zu bearbeiten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    • Empfangender Mitarbeiter
    Forderungen werden für Bestellposten erstellt, wenn eine Bestellung nicht ankommt oder zum erwarteten Zeitpunkt nicht aktiviert wird (Forderungsmeldungen werden nur für physische Bestellposten versendet, wie unten beschrieben). Wenn ein Bestellposten überfällig ist, können Sie diesen auf der Seite Mahnung einsehen (Erwerbungen > Bestellposten > Mahnung). Diese Seite können Sie auch öffnen, indem Sie auf die Aufgabe Bestellposten mit Mahnungen in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste040Persistente UI-Elemente#Tasks_in_the_Task_ListAufgaben in der Aufgabenliste).
    Forderungsseite
    Siehe auch Forderungen in Alma für physische und elektronische Rressourcen für eine "Frag einen Experten" Sitzung (Eine Stunde) zu dieser Funktionalität.
    Forderungen werden durch Alma wie folgt erstellt:
    • Für fortlaufende physische Bestellposten – Mehrere Felder für den Bestellposten und das Exemplar wirken zusammen, um festzulegen, wann ein Bestellposten zu den Mahnungen gesendet wird. Die mit dem Bestellposten verbundenen Felder sind folgende (siehe den Bereich Lieferanteninformationen der Registerkarte Übersicht unter Manuelles Erstellen eines Bestellpostens):
      • Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung - Nach dem Senden des Bestellpostens wird das Datum Voraussichtliches Eingangsdatum eingestellt auf: das Datum, an dem die Bestellung gesendet wurde + dieser Wert.
      • Abonnementintervall - Wenn Sie keine Vorhersagemuster (siehe unten) verwenden, wird, wenn ein Exemplar im Bestand mit diesem Bestellposten verknüpft wird, das Voraussichtliche Eingangsdatum des Exemplars eingestellt auf Eingangsdatum + dieser Wert.
      • Voraussichtliches Eingangsdatum - Sie können die beiden vorherigen Felder manuell überschreiben, indem Sie dieses Feld auf ein bestimmtes Datum einstellen. Wenn dieses Datum geändert wird, werden die Eingangsdaten der mit diesem Bestellposten verknüpften Exemplare geändert.
      • Kulanzfrist für Mahnung - Dieser Wert wird dem Voraussichtliches Eingangsdatum in jedem der oben genannten Fälle hinzugerechnet. Der Bestellposten wird zu den Mahnungen gesendet, nachdem die Toleranzfrist abgelaufen ist: Voraussichtliches Eingangsdatum + Toleranzfrist. Wenn ein Bestellposten zur Seine Mahnung gesendet wird. Der Standardwert ist abhängig von der Konfiguration im Lieferantenkonto (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos).
      • Eingangsdatum - Dies ist das Datum, an dem das Exemplar empfangen wurde. Wenn das Voraussichtliche Eingangsdatum des verknüpften Bestellpostens geändert wird, wird das Datum geändert, um übereinzustimmen.
      • Voraussichtliches Eingangsdatum - Ein Exemplar hat nur dann sein eigenes Voraussichtliches Eingangsdatum, wenn Sie Vorhersagemuster verwenden. Dieses Feld wird durch die Konfiguration der Vorhersagemuster eingestellt. Wenn es einen Wert für dieses Feld gibt, wird das Voraussichtliche Eingangsdatum des Bestellpostens ignoriert. Ebenso wie das Voraussichtliche Eingangsdatum im Bestellposten wird der Bestellposten zu den Mahnungen gesendet, nachdem die Toleranzfrist abgelaufen ist. Voraussichtliches Eingangsdatum (des Exemplars) + Toleranzfrist (des Bestellpostens).
    • Für einmalige Bestellposten – Es wird dieselbe Logik verwendet, wie oben für fortlaufende Bestellposten beschrieben: Wenn ein Voraussichtliches Eingangsdatum für den Bestellposten definiert ist, überschreibt es eines, das für das Exemplar definiert wurde. Da dies eine einmalige Bestellung ist, gibt es kein Abonnementintervall und das Voraussichtliche Eingangsdatum wird nicht zurückgesetzt, nachdem das Exemplar eingegangen ist.
      Nach der Kulanzfrist wird automatisch eine Mahnung an den Lieferanten gesendet, entweder via EDI oder per E-Mail, aber nur das erste Mal, wenn ein Bestellposten zur Seite Mahnungen gesendet wurde; wenn ein Mitarbeiter das voraussichtliche Eingangsdatum des Bestellpostens aktualisiert und der Bestellposten nach dem neuen Datum erneut zur Seite Mahnungen gesendet wird, wird keine weitere Benachrichtigung versendet.
      Zudem ist der Parameter zum Aktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Mahnungen über einmalige physische Bestellposten auto_claim (anstelle von auto_claim_co; siehe oben für weitere Informationen).
    • Für elektronische Bestellposten - Alma berechnet das Mahndatum, wie oben für fortlaufende Bestellposten beschrieben, mit der Ausnahme, dass Alma Voraussichtliches Aktivierungsdatum und Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung anstelle von Voraussichtliches Eingangsdatum und Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung verwendet. Wenn dieses Voraussichtliche Aktivierungsdatum + Kulanzfrist für Mahnung eintritt und der Bestellposten (entweder einmalig oder fortlaufend) noch nicht aktiviert ist, wird der Bestellposten zu den Mahnungen gesendet.
      Beispiel: Wenn der Lieferant mit Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung (Tage) = 5 und Kulanzfrist für Mahnung = 2 konfiguriert ist und die elektronische Ressource am 20. April bestellt wurde, wird der Bestellposten am 28. April zu den Mahnungen gesendet. 20. April + 5 Tage + 2 Tage Kulanzfrist = 27. April; die Aktivierung der Ressource wird bis zum Ende des 27. April erwartet.
      Wenn EDI-Mahnschreiben aktiviert sind, dann werden für Lieferanten, die EDI verwenden und EDI-Mahnungen aktiviert haben, eine Benachrichtigung via EDI gesendet (das Kontrollkästchen Mahnungen in der Registerkarte EDI-Informationen des Lieferanten muss aktiviert sein; siehe Electronic Data Interchange (EDI)). Andernfalls wir keine automatische Benachrichtigung gesendet. Sie können eine Benachrichtigung auch manuell via E-Mail versenden (siehe Kommunikation mit Lieferanten.
    Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann Mahnungen an den Lieferanten gesendet werden: Für weitere Informationen siehe die Präsentation Mahnungen in Alma [ppt].
    An den Lieferanten gesendete Mahnungen, nach Bestellpostentypen
    Bestellposten-Typ Automatisch per E-Mail (wenn Parameter und Brief aktiviert sind) Automatisch via EDI (wenn Brief aktiviert ist) Manuell
    Physisch, einmalig Ja Ja Ja
    Physisch, laufend Ja Ja Ja
    Elektronisch Nein Ja Ja
    Wenn ein Bestellposten überfällig ist, wird eine der folgenden Warnungen erstellt:
    • Überfälliger Bestellposten (Overdue PO line) – Der Bestellposten ist nicht innerhalb der erwarteten Anzahl von Tagen nach Bestellabgabe oder zum erwarteten Beleg/Aktivierungsdatum erhalten/aktiviert worden (Siehe auch Forderungsbearbeitung auf Seite 94
    • Für diesen Bestellposten existieren offene Forderungen – Der Bestellposten wurde zur Forderungsaufgabenliste gesendet. Für einmalige physische Bestellposten wird automatisch eine E-Mail an den Lieferanten gesendet, in der nach der verspäteten Lieferung der Bestellung gefragt wird. Beachten Sie, dass die automatische E-Mail nur einmal an den Lieferanten gesendet wird. Nachfolgende Kommunikationen mit dem Lieferanten erfolgen über die Registerkarte Kommunikationen auf der Seite Bestellposten-Übersicht (siehe Kommunikation mit Lieferanten).
    • <x> von <y> bestellten Exemplare sind eingegangen (für einmalige physische Bestellposten)– zeigt an, wie viele Exemplare von den insgesamt bestellten eingegangen sind. In der Registerkarte Warnungen gibt es einen Link zur Liste eingegangener Exemplare (beachten Sie, dass Sie in der richtigen Abteilung sein müssen), die eine Liste aller Exemplare im Bestellposten enthält.
    • Kein Exemplar ist in mehr als <grace period> Tagen eingegangen (für laufende physische Bestellposten) – Die Anzahl der Tage, die vergangen sind, nachdem das Exemplar eingegangen ist.
    • Elektronische Ressource wurde nicht aktiviert (für elektronische Bestellposten) – Die elektronische Ressource des Bestellpostens wurde noch nicht aktiviert. In der Registerkarte Warnungen gibt es einen Link zur Aufgabenliste für die Aktivierung elektronischer Ressourcen.
    Sie können die Daten überfälliger Bestellposten bearbeiten oder aktualisieren. In bestimmten Fällen sind Sie gegebenenfalls auch in der Lage, eine neue Verknüpfung zu erstellen, den überfälligen Bestellposten zu schließen oder zu stornieren, oder einen überfälligen elektronischen Bestellposten zu aktivieren. Die meisten dieser Aktionen entfernen die Mahnung, entweder unmittelbar oder nach Ausführung des Prozesses Bestellposten - Mahnung.
    Für weitere Details siehe folgende Abschnitte:

    Daten aktualisieren

    Sie können ein neues erwartetes Empfangsdatum oder erwartetes Aktivierungsdatum vom Lieferanten eingeben. Wenn dasselbe erwartete Datum auf mehrere Bestellposten zutrifft, kann das neueDatum Datum allgemein für alle entsprechenden Bestellposten eingegeben werden. Wenn ein zukünftiges Datum eingegeben wird:
    • Alle Mahnungswarnungen bezüglich der Bestellposten werden entfernt.
    • Der Bestellposten wird nicht mehr auf der Forderungsseite auftauchen.
    • Die Bestellposten werden vom Link Bestellposten mit Mahnungen in der Aufgabenliste entfernt (siehe Aufgaben in der AufgabenlisteAufgaben in der Aufgabenliste).
    Zum Ändern von Daten:
    1. Wählen Sie, ob Sie Daten allgemein oder einzeln ändern möchten:
      • Zum Ändern der erwarteten Daten für mehrere Bestellposten, die auf der Seite Mahnungen erscheinen, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen für alle Bestellposten aus, für die Sie das Datum ändern möchten, und klicken Sie auf Voraussichtliches Datum ändern.
      • Um die voraussichtlichen Daten für einen einzelnen Bestellposten auf der Seite Mahnungen zu ändern, klicken Sie auf Voraussichtliches Datum ändern unterhalb des Bestellpostens in der Zeilen-Aktionsliste (oder ändern Sie das Datum, indem Sie den Bestellposten bearbeiten – siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten).
      Das Dialogfenster Voraussichtliches Eingangsdatum (für physische Bestellposten) oder Voraussichtliches Aktivierungsdatum (für elektronische Bestellposten) erscheint.
      Popup-Fenster Erwartetes Empfangsdatum
      Popup-Fenster Erwartetes Aktivierungsdatum
    2. Wählen Sie ein neues Datum aus.
    3. Optional können Sie eine Notiz im Feld Notiz eintragen.
    4. Klicken Sie auf Speichern. Das erwartete Datum wird aktualisiert und die Warnungen für die Bestellposten werden entfernt. Zusätzlich werden die Bestellposten nicht mehr auf der Mahnungsseite angezeigt und werden von Ihrer Aufgabenliste entfernt.