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    Schließen, erneutes Öffnen und erneutes Verknüpfen von Bestellposten

    Übersetzt als
    Die folgenden Abschnitte beschreiben Aktionen, die Sie auf der Seite Suche nach Bestellposten (siehe Suche nach Bestellposten) aus einer Bestandsliste an Bestellposten ausführen können (siehe Suchen in Alma), abhängig von Ihrer Rolle, dem Status des Bestellpostens, dem Bestellposten-Typ und anderen Faktoren.

    Schließen, Stornieren und Löschen von Bestellposten

    Die Tabelle unten vergleicht die Aktionen Schließen, Stornieren und Löschen von Bestellposten.
    Ende des Zyklus von Bestellposten
    Aktion Grund Verfügbar für Ergebnis
    Closing Bestellposten Um die Bestellung abzuschließen
    • Einmalige Bestellposten warten auf Rechnungsbezahlung
    • Laufende Bestellposten warten auf Verlängerung
    Bestellposten wurde als geschlossen gespeichert; kann wieder geöffnet werden
    Canceling Bestellposten Fehler während der Bearbeitung des Bestellposten Aktive Bestellposten, die nicht
    • bewertet sind oder
    • auf Rechnungsbezahlung warten
    Bestellposten wurde als storniert gespeichert, kann wieder geöffnet werden
    Löschen von Bestellungen Lines Bereinigungssystem
    • Geschlossene oder stornierte Bestellposten
    • Benutzer mit erweiterten Rollen
    Bestellposten und alle verbundenen Materialien wurden vom System gelöscht

    Closing Bestellposten

    Das Schließen eines Bestellposten wird verwendet, um anzuzeigen, dass der Bestellposten vollständig ist. Die folgenden Arten von Bestellposten können geschlossen werden.
    • Einmalige Bestellposten, die gesendet wurden (mit zumindest einer erhaltenen oder aktivierten Ressource) und auf Rechnungsbezahlung warten (diese werden üblicherweise automatisch bezahlt, auf Komplette Rechnung eingestellt und/oder durch den Arbeitsablauf geschlossen).
    • Laufende Bestellposten warten auf Verlängerung (zum Beispiel, wenn ein Zeitschriften-Abonnement gestoppt werden muss).
    To close a Bestellposten:
    Klicken Sie in der Bestandsliste der Bestellposten auf Schließen unterhalb der Bestellposten-Informationin der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    • Wenn Sie Bestellposten schließen, wird kein Bestand gelöscht. Für Bestellposten, die mit elektronischen Ressourcen verbunden sind, wird eine Aufgabe zur Aufgabenliste elektronische Aktivierung mit der folgenden Notiz hinzugefügt: Die Bestellung für diese Ressource wurde geschlossen. Bitte prüfen Sie, ob eine Deaktivierung notwendig ist.
    • Beim Schließen von Bestellposten werden Bestellbelastungen des Bestellposten freigegeben.
    • Notizen und Anhänge können einem Bestellposten hinzugefügt werden, selbst wenn dieser geschlossen ist.
    • Um einen Bestellposten mit einigen erhaltenen und einigen nicht erhaltenen Exemplaren zu schließen, entfernen Sie die nicht erhaltenen Exemplare, ändern Sie die Anzahl der Exemplare im Bestellposten und erhalten Sie die erhaltenen Exemplare erneut.

    Bestellposten stornieren

    Das Stornieren eines Bestellpostens setzt den Bestellposten außer Kraft. In bestimmten Situationen wollen Sie möglicherweise einen Bestellposten löschen.
    Sie können jeden aktiven Bestellposten stornieren, mit Ausnahme jeder, die überprüft werden oder auf Rechnungsbezahlung warten. Stornierte Bestellposten können gelöscht werden.
    Wenn ein Bestellposten storniert wird:
    • Er wird nicht aus Alma entfernt. Sie können einen stornierten Bestellposten immer noch auf der Seite Suche nach Bestellposten, mithilfe des Feldes Suchen am Anfang der Liste, oder über die Facetten links auf der Seite finden. Sie können Notizen und Anhänge in stornierten Bestellposten bearbeiten oder löschen, indem Sie auf den entsprechenden Link unter dem Bestellposten klicken (siehe Bearbeiten von Bestellposten-Informationen).
    • Wenn der Bestellposten ein Hauptbestellposten ist, versucht Alma, den Bestand des Bestellpostens zu löschen. Alma löscht den Bestand nicht, wenn der Bestellposten ein zusätzlicher Bestellposten ist oder wenn der Bestand erhalten oder aktiviert wurde. Wenn der Bestand nicht gelöscht werden kann, zeigt eine Bestätigungsmeldung an, dass, wenn der Bestellposten gelöscht wird, die Verknüpfung zwischen dem Bestellposten und dem Bestand verloren geht.
    • Wenn der Bestellposten mit einer E-Aufgabe verbunden ist, wird die E-Aufgabe gelöscht.
    • Die Bestellbelastungen des Bestellposten werden freigegeben.
    Wenn ein Bestellposten gelöscht wird, trennt der Prozess Bestellungen - Neuberechnung nach Bestandsänderung die Bestellung vom verbundenen Bestand und storniert möglicherweise die Bestellungen (wenn keine anderen Exemplare verwendet werden können, um die Bestellung zu erfüllen). Für Details siehe den Prozess Bestellungen - Neuberechnung nach Bestands-Update in Angesetzte Prozesse anzeigen.
    Um einen Bestellposten zu stornieren:
    1. Klicken Sie in der Bestandsliste der Bestellposten auf Stornieren unterhalb der Bestellposten-Informationin der Zeilen-Aktionsliste. Wenn Sie eine Notiz Bestellposten-Stornierungsbeschränkung konfiguriert haben, wird diese angezeigt. Nach Ihrer Bestätigung oder wenn Sie keine Notiz konfiguriert haben, wird das Dialogfenster Stornierungsinformationen geöffnet.
      Dialogfenster Stornierungsinformationen
    2. Wählen Sie den Grund der Stornierung. Um die verfügbaren Gründe zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Gründe für die Bestellposten-Stornierung.
    3. Geben Sie unter Stornierungs-Notiz bei Bedarf eine Notiz für den Lieferanten ein.
      Die Notizdetails erscheinen in der Registerkarte Notizen auf der Seite Bestellposten-Übersicht.
    4. Wählen Sie Stornierung an Lieferanten senden, um bei Bedarf eine Stornierungs-Benachrichtigung an den Lieferanten zu senden.
      Die Stornierung wird via E-Mail versendet, ausgenommen der Lieferant ist für EDI-Stornierungen konfiguriert, in diesem Fall wird die Stornierung via EDI versendet. Bei Versendung via E-Mail wird die für den Lieferanten definierte bevorzugte Adresse verwendet. Details finden Sie unter Elektronischer Datenaustausch (EDI).
    5. Klicken Sie auf Bestätigen. Der Bestellposten ist storniert. Wenn Stornierung an Lieferanten senden ausgewählt wurde, wird die Stornierungs-Anweisung an den Lieferanten gesendet.
      Eine Stornierungs-Anweisung wird nur dann an den Lieferanten gesendet, wenn zuvor die Bestellung an den Lieferanten gesendet wurde. Wenn die Bestellung noch zur Prüfung ist, wurde keine Bestellung an den Lieferanten gesendet und es ist demnach nicht erforderlich, Stornierung an Lieferanten senden auszuwählen.

    Löschen von Bestellungen Lines

    Sie können einen Bestellposten nur löschen, wenn Sie die Rolle Einkaufsmitarbeiter, erweitert innehaben.
    Beim Löschen eines Bestellpostens wird dieser aus Alma entfernt und alle mit dem Bestellposten verbundenen Transaktionen werden gelöscht. Beim Löschen eines Haupt-Bestellpostens werden auch mit dem Bestellposten verbundene Bestandsressourcen gelöscht; durch Löschen eines zusätzlichen Bestellpostens wird der Bestand nicht gelöscht.
    Die Option Löschen ist verfügbar für Bestellposten mit den folgenden Stati:
    • zur Prüfung
    • Packen (Automatisch oder manuell)
    • Verschoben, Storniert oder Geschlossen
    Ein Bestellposten kann nicht gelöscht werden, wenn:
    • Er mit einem Rechnungsposten verknüpft ist.
    • Er an eine Bestellung geknüpft ist, die an einen Lieferanten gesendet wurde (wenn die Bestellung noch nicht versendet wurde, kann der Bestellposten von der Bestellung entfernt und dann gelöscht werden).
    • Er ein Hauptbestellposten ist und eine der Bestellposten-Ressourcen erhalten oder aktiviert wurde (selbst wenn der Bestellposten in Prüfung ist)
    Sobald ein Bestellposten gelöscht wurde, kann er nicht wieder abgerufen oder erneut geöffnet werden. Wenn die Möglichkeit besteht, dass Sie einen Bestellposten anzeigen oder erneut verwenden möchten, sollten Sie erwägen, ihn zu stornieren (siehe Bestellposten stornieren) oder zu schließen (siehe Bestellposten schließen).
    Zum Löschen einer Bestellung:
    Klicken Sie auf Löschen unterhalb der Bestellposten-Informationin der Zeilen-Aktionsliste des Bestellpostens und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Löschen – Der Bestellposten wird gelöscht.
    Für weitere Informationen zum Löschen von Bestellposten siehe Löschen von Bestellungenauf.

    Erneutes Zuweisen und Reaktivieren von Bestellposten

    Die Tabelle unten vergleicht die Aktionen erneutes Verknüpfen, erneutes Zuweisen und erneutes Öffnen von Bestellposten.
    Erneutes Verknüpfen und Reaktivieren von Bestellposten
    Aktion Grund Verfügbar für Verfügbar für Ergebnis
    Bestellposten erneut verknüpfen Besserer Titelsatz ist vorhanden Bestellposten mit dem Status Zur Prüfung, Verschoben, Bereit, oder einmalig geschlossen
    • Datensätze aus der Gemeinschaftszone
    • Exemplare mit zwei unterschiedlichen Titelsätzen
    Bestellposten ist mit einem besseren Datensatz verknüpft und seine Exemplare/Bestände wurden unter diesem Titelsatz verschoben
    Ändern der BIB-Referenz Bessere Beschreibung für Datensatz ist vorhanden Aktive Bestellposten Gelöschte Bestellposten Der Bestellposten übernimmt eine bessere, komplettere Beschreibung
    Erneutes Öffnen eines geschlossenen oder stornierten Bestellpostens Um einen Bestellposten, der (oft irrtümlich) geschlossen oder storniert war, zu öffnen Geschlossene oder stornierte Bestellposten Alle anderen Bestellposten, einschließlich gelöschter Bestellposten Status ändert sich auf Zur Prüfung

    Erneutes Verknüpfen von Bestellposten

    Sie können den Titeldatensatz ändern, mit dem ein Bestellposten verknüpft ist. Mögliche Gründe, dies zu tun, beinhalten:
    • Ein EOD kommt für eine einzelne Folge innerhalb einer Mehr-Bände-Arbeit an, das für den Link eher zutrifft als der bestehende Link.
    • Ein Exemplar kommt an, das den bestehenden bibliografischen Datensatz besser trifft als ein neues, das zum Zeitpunkt der Bestellung importiert wurde.
    Die Option Erneutes Verknüpfen ist nur für Bestellposten verfügbar, die den Status Zur Prüfung, Verschoben, Fertig (in eine Bestellung verpackt und versandfertig) oder Auf manuelle Prüfung warten haben, sowie für einmalig geschlossene Bestellposten. Bestellposten können nicht erneut verknüpft werden, wenn folgendes zutrifft:
    • Der Bestellposten ist verbunden mit der zentralen Wissensdatenbank (CKB) Wenn dies geschieht, erscheint die Option Erneutes Verknüpfen nicht.
    • Der Bestellposten enthält Exemplare, die zu zwei unterschiedlichen Titeldatensätzen gehören.
    Ein Bestellposten für ein elektronisches Exemplar kann nur erneut verknüpft werden, wenn er eine MMS-ID hat.
    Zum Erneuten Verknüpfen eines Bestellpostens:
    1. Klicken Sie auf Erneut verknüpfen unterhalbin der Zeilen-Aktionsliste des Bestellpostens, den Sie erneut verknüpfen wollen.
      Eine Seite mit Suchergebnissen wird mit den ursprünglichen Informationen geöffnet, die vom Bestellposten übernommen wurden (zum Beispiel Titel oder ISBN, wenn vorhanden).
    2. Ändern Sie die Suche nach Bedarf (siehe Durchführen einer erweiterten Suche unter Verwendung der BestandssucheSuchen in Alma in Alma).
    3. Wählen Sie die neue Ressource aus, klicken Sie auf Auswählen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Der Bestellposten ist mit der neuen Ressource verknüpft.

    Ändern der Titelreferenz eines Bestellpostens

    Es ist möglich, den bibliografischen Referenztitelsatz eines Bestellpostens zu einem anderen Titelsatz zu ändern, ohne den Bestand zu ändern. Nur die Bestellpostenbeschreibung wird geändert.
    Diese Funktionalität ist zum Beispiel dann nützlich, wenn eine Bestellung für einen kurzen Titelsatz gemacht wurde. In dem Fall ist die Bestellpostenbeschreibung die Beschreibung des kurzen Titelsatzes. Wenn der kurze Titelsatz mit einem vollen Titelsatz aktualisiert wird, wird der Bestellposten immernoch die jetzt ungenaue alte Beschreibung des Titels haben. In einem solchen Fall können Sie auf BIB-Referenz ändern klicken um die Bestellposteninformation auf die Information in der neuen Version des Titelsatzes zu ändern.
    Dieses Kennzeichen ist nur für Titel basierende Bestellposten relevant. Zudem kann es für stornierte Bestellposten nicht ausgeführt werden.
    Für weitere Informationen zum Ändern der BIB-Referenz, siehe das Video BIB-Referenz eines Bestellpostens ändern(4:38 min).
    Um den Titeldatensatz zu ändern, mit dem ein Bestellposten verknüpft ist, ohne den Bestand zu ändern:
    1. Klicken Sie auf Bib-Referenz ändern unterhalbin der Zeilen-Aktionsliste des Bestellpostens, dessen Referenz Sie ändern wollen. Klicken Sie auf im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
      Eine Seite mit Suchergebnissen wird mit den ursprünglichen Informationen geöffnet, die vom Bestellposten übernommen wurden (zum Beispiel Titel oder ISBN, wenn vorhanden).
    2. Ändern Sie die Suche nach Bedarf (siehe Durchführen einer erweiterten Suche unter Verwendung der BestandssucheSuchen in Alma in Alma).
    3. Wählen Sie die neue Ressource aus, klicken Sie auf Auswählen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Referenz des Bestellpostens ist geändert.

    Erneutes Öffnen eines geschlossenen oder stornierten Bestellpostens

    Um einen geschlossenen der stornierten Bestellposten erneut zu öffnen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Bestellposten, die geschlossen oder storniert wurden, können erneut geöffnet und wiederverwendet werden.
    Geschlossen Bestellposten haben einen vollständigen Erwerbungs-Arbeitsablauf durchlaufen (Bestellung und Zahlung) und sind nach Abschluss geschlossen worden. Stornierte Bestellposten wurden begonnen, aber nicht abgeschlossen.
    Geschlossene oder stornierte Bestellposten können vom individuellen Bestellposten oder durch Durchführung einer automatisierten Bearbeitung erneut geöffnet werden.
    Um einen geschlossenen oder stornierten Bestellposten vom Bestellposten erneut zu öffnen:
    Klicken Sie auf Erneut öffnen unterhalbin der Zeilen-Aktionsliste des Bestellpostens, den Sie öffnen wollen. Wenn ein geschlossener oder stornierter Bestellposten keinen Bestand enthält, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Bestätigen. Wenn ein stornierter Bestellposten erneut geöffnet wird, wird der ursprüngliche Etat entfernt; Sie müssen einen neuen Etat zum Bestellposten hinzufügen. Der Bestellposten wurde mit dem Status Zur Prüfung aktualisiert.
    Um geschlossene oder stornierte Bestellposten gesammelt erneut zu öffnen:
    Führen Sie den Prozess Bestellposten - Arbeitsablauf ändern aus. Für weitere Informationen siehe Manuelle Prozesse an definierten Sets ausführen.
    Für weitere Informationen zum erneuten Öffnen von geschlossenen oder stornierten Bestellposten siehe das Video Erneutes Öffnen eines geschlossenen/stornierten Bestellpostens (5:39 min).
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