Abschluss des Abrechnungszeitraums

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Auf dieser Seite finden Sie Anweisungen zum Abschluss des Abrechnungszeitraums in Alma, einschließlich der Übertragung von Konten, Bestellposten und Fernleihbestellungen. Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Rechnungsstellung, Arbeiten mit Bestellungen/Bestellposten, Verlängerungen, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.

Für den Abschluss des Abrechnungszeitraums müssen Sie die folgende Rolle innehaben:

Abrechnungszeitraum-Manager

Um einen Abrechnungszeitraum abzuschließen und ihn zum nächsten Abrechnungszeitraum zu verschieben, müssen Sie die folgenden Prozesse ausführen:

Konto-Verlängerung – Kopieren Sie die Konten aus dem abzuschließenden Abrechnungszeitraum in den nächsten Abrechnungszeitraum (siehe Konten-Verlängerung)
Bestellposten-Verlängerung – Kopieren Sie Bestellposten aus dem abzuschließenden Abrechnungszeitraum in den nächsten Abrechnungszeitraum (siehe Bestellposten-Verlängerung)
Fernleihbestellungen-Übertrag- Kopieren der Fernleihe-Transaktionen aus dem abzuschließenden Abrechnungszeitraum in den nächsten Abrechnungszeitraum (siehe Übertrag von Fernleihbestellungen)

Die folgenden Bestelltypen werden während des Abschlusses des Abrechnungszeitraums verlängert:

Abonnement-Bestellungen
Daueraufträge
Bestellposten, die zum Ende des Abrechnungszeitraums nicht voll in Rechnung gestellt oder vollständig bezahlt wurden
Fernleihbestellungen, die noch nicht empfangen wurden

Einige Parameter im Konto können Auswirkungen darauf haben, ob das Konto belastet werden kann oder Rechnungsbelastungen außerhalb seines Abrechnungszeitraums bearbeiten kann. Siehe Hinzufügen eines Kontos.

Sehen Sie sich die Videos im Trainings-Kit Abschluss des Abrechnungszeitraums an.

Übertragen der Konten

Zur Durchführung einer Kontoverlängerung müssen Sie die folgende Position innehaben:

Abrechnungszeitraum-Manager

Dies ist der erste Schritt beim Abschluss des Abrechnungszeitraums.

Als Teil des Abschlusses des Abrechnungszeitraums startet der Konto-Manager einen manuellen Prozess, bei dem bei Bedarf das Konto aus dem aktuellen Abrechnungszeitraum mit allen Übersichtsdetails und zugewiesenen Etats in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert wird. Während dieses Prozesses werden keine Änderungen am Konto oder an den Zuweisungen vorgenommen. Wenn der nächste Abrechnungszeitraum nicht existiert, erstellt Alma einen neuen, den Sie danach bearbeiten können (siehe Konfiguration Etat- und Konto-Abrechnungszeitraum ).

Wenn Sie entweder den Namen oder Code des Kontos ändern möchten, vergewissern Sie sich, dass Sie die Konten im Entwurf verlängern.

Die Verlängerung von Konten wird auf der Seite Jahresübertrag der Etats ausgeführt (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Jahresübertrag der Etats).

Seite Jahresübertrag der Etats

Die Seite Jahresübertrag der Etats zeigt die folgenden Informationen für jeden Verlängerungsprozess:

Prozess-ID-Nummer
Status
Benutzer, der den Prozess hinzugefügt hat
Zeit, zu der der Prozess begonnen hat
Endzeit des Prozesses
Anzahl der im Prozess verlängerten Konten (Anzahl beendet)
Anzahl der fehlgeschlagenen Verlängerungen im Prozess

Durchführung einer Kontoverlängerung:

Klicken Sie auf der Seite "Kontenverlängerung" (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Kontenverlängerung) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:

Dialogfenster: Verlängerungsprozess - Neues Konto

Geben Sie die erforderlichen Prozessinformationen ein. Eine Beschreibung der Felder findet sich in der folgenden Tabelle.

Kontenverlängerung - Prozessfelder
Feld	Beschreibung
Zuweisung erstellen	Wählen Sie, ob Sie die zugewiesenen Etats mit ihren Zuweisungen für den neuen Abrechnungszeitraum in das neue Konto kopieren möchten. Die Optionen sind: Zugewiesenes Guthaben - Die zugewiesenen Etats werden mit ihren Zuweisungen zum neuen Konto für den neuen Abrechnungszeitraum kopiert. Keine - Es werden keine Zuweisungen für den neuen Abrechnungszeitraum erstellt Aktuelles Guthaben - Das aktuelle Guthaben des Konto-Etats wird im neuen im zugewiesenen Guthaben für den neuen Abrechnungszeitraum eingesetzt. Beide - Das aktuelle Guthaben des Konto-Etats und das zugewiesene Guthaben werden zum zugewiesenen Guthaben für den neuen Abrechnungszeitraum hinzugefügt. Wenn die Optionen Zugewiesenes Guthaben oder Beide ausgewählt sind, wird der FPC-Faktor (%) angezeigt. Geben Sie einen Wert ein, der dem Prozentsatz der Erhöhung/Reduzierung der neu zugewiesenen Etats entspricht, wenn sie vom Original-Konto kopiert werden. Der FPC-Faktor (%) wird mit der ursprünglichen Zuweisungssumme multipliziert, um die Zuweisungsmenge zu bestimmen. Wenn Beide ausgewählt ist und der FPC-Faktor ausgefüllt ist, wird der Faktor nur auf das zugewiesene Guthaben des aktuellen Abrechnungszeitraumes angewendet, nicht auf das aktuelle Guthaben. Das Feld Zuweisung erstellen erscheint nicht, wenn Sie Löschen im Feld Aktion auswählen.
Konto	Wählen Sie, ob Sie alle Konten oder ein bestimmtes Konto aus der Dropdown-Liste kopieren möchten: Es werden nur Konten angezeigt, die im angezeigten Abrechnungszeitraum vorhanden sind und nicht übertragen wurden. Beachten Sie, dass wenn Sie Alle auswählen, alle Konten im Abrechnungszeitraum verlängert werden, einschließlich inaktiver und geschlossener Konten, sowie Konto-Entwürfe. Siehe das Feld Status erstellen unten.
Aktion	Wählen Sie eine Aktion: Kopieren – Kopieren Sie das/die Konto/Konten in den neuen Abrechnungszeitraum. Wenn der Abrechnungszeitraum nicht vorhanden ist, wird ein neuer erstellt. Löschen – Löschen Sie das/die Konto/Konten aus dem neuen Abrechnungszeitraum. Wenn das Konto nicht existiert, wird der Prozess erfolgreich abgeschlossen. Wenn das Konto existiert, sucht der Prozess nach Vorgängen (ausgenommen Zuweisungen). Wenn eine Transaktion (Bestellbelastung oder Rechnungsbelastung) gefunden wird, wird der Prozess mit der Fehlermeldung Konto <Konto-ID> kann nicht gelöscht werden – Konto weist Transaktionen auf beendet. Für weitere Informationen siehe Löschen von Etats und Konten.
FPC-Faktor (%)	Der erhöhte/verringerte Prozentsatz der neu zugewiesenen Etats, wenn sie aus dem ursprünglichen Konto kopiert werden. Wenn kein Prozentsatz eingegeben wird, wird der Wert standardmäßig auf 0% gesetzt. Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Ja im Feld Zuweisung erstellen und Kopieren im Feld Aktion auswählen.
Status erstellen	Stellen Sie den Status des gewählten Kontos (der Konten) im neuen Abrechnungszeitraum ein. Wählen Sie: Entwurf – Die neuen Konten und die gesamten Etats – einschließlich übergeordneter und zugewiesener Etats – werden mit dem Status Entwurf erstellt (funktionsmäßig gleichbedeutend mit Inaktiv; siehe Informationen über Konten-Status). Aktiv – Die neuen Konten und all ihre Etats werden mit dem Status Aktiv erstellt. Dieses Feld erscheint nicht, wenn Sie Löschen im Feld Aktion auswählen. Wenn Sie alle Konten im Feld Konto ausgewählt haben, werden alle verlängerten Konten auf den Wert eingestellt, den Sie hier im neuen Abrechnungszeitraum auswählen. Alle verlängerten Etats werden auf den Status des Kontos geändert, unabhängig vom ursprünglichen Status der Etats.
Aus Jahr kopieren	Das Jahr, aus dem Sie das Konto kopieren. Wählen Sie aus dem aktuellen oder vorherigen Abrechnungszeitraum aus. Dieses Feld erscheint nicht, wenn Sie Löschen im Feld Aktion auswählen. Der Status des Abrechnungszeitraums wirkt sich nicht auf die Optionen in diesem Feld aus. Siehe Konfiguration der Etat- und Konto-Abrechnungszeiträume.
Kopie-Notiz	Wenn ausgewählt, werden alle Notizen in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert.
Anhänge kopieren	Wenn ausgewählt, werden die Inhalte der Registerkarte Anhang in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert.

Wenn der neue Abrechnungszeitraum erstellt wird, werden die Inhalte des Feldes Beschreibung in der Registerkarte Übersicht automatisch kopiert.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Konten zu verlängern. Klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um die Konten zu verlängern und das Dialogfeld zu schließen. Alma führt den Prozess Jahresübertrag aus. Der Prozess wird der Seite "Kontenverlängerung" hinzugefügt und sofort ausgeführt.

Klicken Sie auf Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste, um Prozessdetails anzuzeigen. Siehe Prozessbericht - Kontenverlängerung.

Klicken Sie auf Vorgänge in der Zeilen-Aktionsliste, um eine Liste der Prozessvorgänge anzuzeigen. Siehe Prozessvorgänge ansehen.

Verlängerung von Bestellposten

Zur Durchführung einer Bestellposten-Verlängerung müssen Sie die folgende Rolle innehaben:

Abrechnungszeitraum-Manager

Dies ist der zweite Schritt beim Abschluss des Abrechnungszeitraums.

Führen einen Prozess aus, um die belasteten Bestellposten in den neuen Abrechnungszeitraum zu kopieren. Während des Verlängerungsvorgangs können Sie entscheiden, ob Sie den Betrag des belasteten Bestellpostens erhöhen oder verringern möchten.

Vor der Verlängerung des Bestellpostens führen Sie erst alle Kontoverlängerungen durch. Siehe Rolle Over Konten

Stellen Sie sicher, dass der folgende Abrechnungszeitraum vorhanden ist und dass die entsprechenden Etats und Konten aktiv sind, bevor Sie eine Bestellposten-Verlängerung durchführen.

Eine Bestellposten-Verlängerung wird bei allen aktiven, fortlaufenden, einmaligen Bestellposten durchgeführt, die noch eine Bestellbelastung haben. Bestellposten werden entsprechend der Auftragswährung aktualisiert. Der Wechselkurs wird dem aktuellsten Wechselkurs entsprechend neuberechnet, der aus der Wechselkurs-Tabelle entnommen wird.

Die Verlängerung von Bestellposten wird auf der Seite Jahresübertrag der Bestellposten ausgeführt (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Jahresübertrag der Bestellposten).

Jahresübertrag der Bestellposten

Die Seite "Verlängerung Bestellposten" zeigt die folgenden für jeden Verlängerungsprozess betreffenden Informationen an:

Prozess-ID-Nummer
Status
Benutzer, der den Prozess hinzugefügt hat
Zeit, zu der der Prozess begonnen hat
Endzeit des Prozesses
Anzahl der im Prozess verlängerten Bestellposten (Anzahl beendet)
Anzahl der fehlgeschlagenen Verlängerungen im Prozess

Durchführung der Verlängerung eines Bestellpostens:

Klicken Sie auf der Seite "Verlängerung Bestellposten" (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Verlängerung Bestellposten) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:

Dialogfenster "Neuer Prozess - Verlängerung Bestellposten"

Geben Sie die erforderlichen Prozessinformationen ein. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.

Verlängerung Bestellposten - Prozessfelder
Feld	Beschreibung
Neue Bestellbelastungs-Berechnung	Die Art, die Bestellbelastungen im neuen Abrechnungszeitraum zu kalkulieren. Bei der Arbeit mit laufenden Bestellposten kann Ihre Berechnung auf Folgendem basieren: Bestellbelastung – Alle Bestellbelastungen werden hinzugefügt und in den neuen Abrechnungszeitraum verschoben (plus oder minus FPC-Faktor in %) Alma führt dann die Bestellentlastung für die gesamte Rechnungsbelastung durch. Die Bestellentlastung wird wie folgt berechnet: Bei fortlaufenden Bestellposten werden nur die Rechnungsbelastungtransaktionen des neuen Abrechnungszeitraums berücksichtigt. Bei einmaligen Bestellposten werden alle Rechnungsbelastungen in allen Abrechnungszeiträumen berücksichtigt, die sich auf die aktuelle Bestellbelastung beziehen. Rechnungsbelastung – Die Berechnung basiert auf der Summe aller mit dem Abrechnungszeitraum verbundenen Ausgaben (plus oder minus FPC-Faktor). Die Bestellbelastung hängt vom jeweiligen Etat ab. Wenn diese Option ausgewählt ist und der Bestellposten keine Rechnungsbelastungen aufweist, wird die Berechnung stattdessen auf Grundlage der Bestellbelastung durchgeführt. Die Berechnung für einmalige Bestellposten basiert immer auf der Bestellbelastung, aber der FPC-Faktor (%) wird nicht berechnet.
FPC-Faktor (%)	Der erhöhte/verringerte Prozentsatz der Bestellbelastung, wenn Bestellposten in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert werden. Wenn kein Prozentsatz eingegeben wird, wird der Wert standardmäßig auf 0% gesetzt. Nach dem Verlängerungsprozess wird die Landes- und Fremdwährung des Bestellposten-Etats in Übereinstimmung mit diesem Wert aktualisiert.
Aus dem Jahr	Das Jahr, aus dem der Bestellposten kopiert werden soll. Wählen Sie aus dem aktuellen oder vorherigen Abrechnungszeitraum aus.
Bibliotheken	Eine Bibliothek oder Bibliotheken, für die die Bestellposten-Verlängerung wirksam sein soll. Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert auswählen, wird die Verlängerung für die gesamte Institution durchgeführt. Die Kontrollkästchen Untereinheit einbeziehen im Dialogfeld sind nicht funktional.
Bestellposten	Sie können einen einzelnen Bestellposten auswählen. Falls Sie dies nicht tun, werden alle Bestellposten übertragen.
Bestellbelastung überprüfen	Ob sichergestellt wird, dass die Überprüfung der Über-Belastungsregeln des Etats/Kontos durchgeführt wird. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass Über-Belastungsregeln geprüft werden (wie beispielsweise für Institutionen, deren Etats kein Geld aufweisen, weil die Kontoverlängerung ohne Zuweisung läuft).
Bericht-Modus	Es wird empfohlen, dass Sie diese Option auswählen, um eine Bestellposten-Verlängerung im Testmodus zu simulieren, bevor eine reale Bestellposten-Verlängerung durchgeführt wird. Diese Option erzeugt einen Bericht, der alle Fehler erkennt, die behoben werden müssen. Der Jahresübertrag wird simuliert, aber am Bestand werden keine Änderungen vorgenommen.
Nur für laufende Bestellung Nur für fortgesetzte Bestellung Nur für einmalige Bestellung	Wenn keine dieser Optionen oder alle ausgewählt sind, werden die Bestellbelastungen für alle Bestellposten-Typen übertragen. Ansonsten wird/werden nur der ausgewählte Typ/die ausgewählten Typen übertragen.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Bestellposten zu verlängern. Klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um die Bestellposten zu verlängern und das Dialogfeld zu schließen. Alma führt den Prozess Jahresübertrag aus. Der Prozess wird der Seite Jahresübertrag der Bestellposten hinzugefügt und sofort ausgeführt.

Klicken Sie auf Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste, um Prozessdetails anzuzeigen. Siehe Prozessbericht - Verlängerung Bestellposten.

Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Vorgänge oder Bericht, um die Liste der Prozessvorgänge anzuzeigen. Siehe Prozessvorgänge ansehen.

Übertrag von Fernleihbestellungen

Zur Durchführung einer Kontoverlängerung müssen Sie die folgende Position innehaben:

Abrechnungszeitraum-Manager

Dies ist der dritte Schritt beim Abschluss des Abrechnungszeitraums.

Sie müssen einen Prozess ausführen, um die belasteten Fernleihbestellungen in den neuen Abrechnungszeitraum zu kopieren. Nur Fernleihbestellungen, die mit einem Etat verknüpft sind, können belastet werden; siehe Mit Etats verknüpfte passive Fernleihbestellungen.

Bevor Sie einen Übertrag einer Fernleihbestellung durchführen, müssen Sie zuerst alle Etat-Überträge durchführen. Siehe Rolle Over Konten

Stellen Sie sicher, dass der folgende Abrechnungszeitraum vorhanden ist und dass die entsprechenden Etats und Konten aktiv sind, bevor Sie einen Übertrag einer Fernleihbestellung durchführen.

Der Übertrag einer Fernleihbestellung wird auf alle aktiven Fernleihbestellungen durchgeführt, die noch belastet sind.

Ein Übertrag von Fernleihbestellungen wird auf der Seite Übertrag von Fernleihbestellungen vorgenommen (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Übertrag von Fernleihbestellungen).

Rollover resource sharing request List New UI.png

Liste der Überträge von Fernleihbestellungen

Die Seite Übertrag von Fernleihbestellungen zeigt die folgenden Informationen für jeden Übertragsprozess an:

Prozess-ID-Nummer
Status
Benutzer, der den Prozess hinzugefügt hat
Zeit, zu der der Prozess begonnen hat
Endzeit des Prozesses
Anzahl der im Prozess übertragenen Bestellungen (Anzahl beendet)
Anzahl der fehlgeschlagenen Verlängerungen im Prozess

Durchführung der Verlängerung eines Bestellpostens:

Klicken Sie auf der Seite Übertrag von Fernleihbestellungen, (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Übertrag von Fernleihbestellungen) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:

Übertrag von Fernleihbestellungen

Geben Sie die erforderlichen Prozessinformationen ein. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.

Übertrag von Fernleihbestellungen - Prozessfelder
Feld	Beschreibung
Neue Bestellbelastungs-Berechnung	Die Art, die Bestellbelastungen im neuen Abrechnungszeitraum zu kalkulieren. Momentan ist die einzige Option Bestellbelastung, die alle Belastungen hinzufügt und sie in den neuen Abrechnungszeitraum überträgt.
Aus dem Jahr	Das Jahr, aus dem die Fernleihbestellungen übertragen werden sollen. Wählen Sie aus dem aktuellen oder vorherigen Abrechnungszeitraum aus.
Bibliotheken	Eine Bibliothek oder Bibliotheken, für die der Übertrag von Fernleihbestellungen durchgeführt werden soll. Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert auswählen, wird die Verlängerung für die gesamte Institution durchgeführt.
Bestellbelastung überprüfen	Ob sichergestellt wird, dass die Überprüfung der Über-Belastungsregeln des Etats/Kontos durchgeführt wird. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass Über-Belastungsregeln geprüft werden (wie beispielsweise für Institutionen, deren Etats kein Geld aufweisen, weil die Kontoverlängerung ohne Zuweisung läuft).
Bericht-Modus	Es ist empfohlen, dies auszuwählen, um einen Übertrag einer Fernleihbestellung im Test-Modus zu simulieren, ehe Sie einen echten Übertrag einer Fernleihbestellung erstellen. Diese Option erzeugt einen Bericht, der alle Fehler erkennt, die behoben werden müssen. Der Jahresübertrag wird simuliert, aber am Bestand werden keine Änderungen vorgenommen.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Übertrag von Fernleihbestellungen zu beginnen. Klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um die Fernleihbestellungen zu übertragen und das Dialogfeld zu schließen. Alma führt den Prozess Jahresübertrag aus. Der Prozess wird der Seite Übertrag von Fernleihbestellungen hinzugefügt und sofort ausgeführt.

Klicken Sie auf Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste, um Prozessdetails anzuzeigen. Siehe Prozessbericht - Verlängerung Bestellposten.

Klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Vorgänge oder Bericht, um die Liste der Prozessvorgänge anzuzeigen. Siehe Prozessvorgänge ansehen.