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    Konfiguration Rechnungsbestätigungsregeln

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    Um neue Regeln für die Rechnungsbestätigung zu konfigurieren, müssen Sie die folgende Position innehaben:
    • Erwerbungs-Administrator
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Rechnungs-Genehmigungsregeln legen fest, ob eine Rechnung eine manuelle Genehmigung erfordert. Mehr als eine Regel kann konfiguriert werden, aber nur eine Regel wird angewendet. Die erste Regel, deren Kriterien erfüllt werden, wird angewendet und die übrigen Regeln werden nicht geprüft. Alma wendet die Regeln in der Reihenfolge an, in der Sie in der Regelliste aufgelistet sind. Siehe Rechnungen genehmigen.
    Es gibt eine Standardrechnungsbestätigungsregel, die die Prüfprozedur definiert, die auf Rechnungen zutrifft, wenn keine Rechnungsbestätigungsregel zutrifft. Diese Standardregel hat keine Konfigurationsparameter und kann nur aktiviert werden (Richtig) oder deaktiviert (Falsch), wie folgt:
    • Richtig – Wenn keine Genehmigungsregel zutrifft, wird die Rechnung trotzdem zur Genehmigung geschickt.
    • Falsch – Wenn keine Genehmigungsregel zutrifft, wird die Rechnung nicht zur Genehmigung geschickt.
    Jede Bestätigungsregel kann entweder aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist jede neue Regel aktiviert.
    Sie konfigurieren Rechnungs-Genehmigungsregeln auf der Seite Rechnung-Genehmigungsregeln (Erwerbungen > Erwerbungskonfiguration > Konfigurationsmenü > Rechnungen > Rechnungs-Genehmigungsregeln).
    Seite für Rechnungsbestätigungsregeln
    Die folgenden Aktionen können auf dieser Seite ausgeführt werden:
    • Hinzufügen einer Rechnungsbestätigungsregel (Siehe auch Hinzufügen einer Rechnungsbestätigungsregel)
    • Bearbeiten einer Rechnungs-Genehmigungsregel (wählen Sie Aktionen > Bearbeiten)
      Auf der Rechnungsbestätigungsregelseite nutzen Sie die Nach oben und Nach unten Pfeile, um die Reihenfolge der Regeln für die Rechnungsüberprüfung zu bestimmen. Die Reihenfolge der Regeln innerhalb der Regelliste ist bedeutsam, da Alma die erste (aktivierte) Regel übernehmen wird, deren Eingabe-Parameter zutreffen.
    • Bearbeiten der Standard-Rechnungsbestätigungsregel (Siehe auch Bearbeiten der Standard-Rechnungs- bestätigungsregel)
    • Löschen einer Rechnungsbestätigungsregel ( Wählen Sie aus: Aktionen > Löschen)
    • Regeln für die Rechnungsbestätigung abschalten (klicken Sie auf die gelbe Rückgabemarkierung links von den Regeln für die Rechnungsbestätigung.

    Hinzufügen einer Rechnungsbestätigungsregel

    Sie können eine neue Rechnungsbestätigungsregel zur Institution hinzufügen. Wenn Sie eine neue Rechnungs bestätigungsregel für die Institution definieren, wird sie auf alle Bibliotheken innerhalb der Institution angewendet.
    Jede Bestätigungsregel kann entweder aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist jede neue Regel aktiviert.
    Zum Hinzufügen einer neuen Rechnungsbestätigungsregel:
    1. Auf der Seite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung, klicken Sie auf den Neue Regel Knopf. Die Bearbeitungsseite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung wird geöffnet.
      Um eine Kopie einer bestehenden Rechnungsgenehmigungsregel zu erstellen, wählen Sie Aktionen > Duplizieren. Sobald Sie die Regel kopiert haben, können Sie sie wie benötigt ändern.
      invoice_approval_rules.png
      Bearbeitungsseite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung
    2. Im Bearbeitungsabschnitt der Rechnungsbestätigungsregeln bestimmen Sie einen Namen (Erforderlich) und eine Beschreibung (Optional) für die neue Regel.
    3. Unter Eingabe-Parameter wählen Sie aus den vordefinierten Listen die erforderliche Information, die in der folgenden Tabelle beschrieben ist.
      Der Operator bestimmt die Parameter innerhalb einer einzelnen Regel. Das bedeutet, dass eine Regel auf eine Rechnung angewendet wird, wenn alle in der Regel festgelegten Bedingungen zutreffen und keine vorherige Regel angewendet wurde.
      Input Parameter für Rechnungsbestätigungsregeln
      Parameter Beschreibung
      Aussagecode Der Typ des erstellten Alarms Eine Liste der möglichen Werte finden Sie unter Eingabe-Parameter für Rechnungs-Genehmigungsregeln.
      Lieferantencode Wählen Sie den Lieferanten aus, auf den die Regel angewendet werden soll.
      Wenn ein Lieferantencode freigelassen ist, erfüllt jeder Lieferantencode die Kriterien der Regel.
      Rechnungspostennummer Die Rechnungspostennummer
      Rechnungserstellungsformularoptionen Der Prozess, der die Rechnung erstellt hat.
    4. Unter Ausgabeparameter, wählen Sie Richtig wenn Sie möchten, dass die Rechnung am manuellen Bestätigungspunkt im Arbeitsablauf der Rechnungsstellung stoppt (Siehe auch Rechnungsbestätigung) und auf Bestätigung durch einen höheren Rechnungsmitarbeiter wartet. Wenn Sie nicht möchten, dass eine Rechnung , die die Kriterien der Regel erfüllt, manuell bestätigt wird, wählen Sie Falsch.
    5. Klicken Sie auf Speichern. Die Regel, die Sie definiert haben, wird am Ende der Liste der Regeln auf der Seite für die Rechnungssbestätigungsregeln aufgelistet.
      Seite für Rechnungsbestätigungsregeln
    6. Nutzen Sie die Nach obenand Nach unten Pfeile, um die Reihenfolge der Regeln für die Rechnungsbestätigung zu bestimmen. Die Reihenfolge der Regeln innerhalb der Regelliste ist bedeutsam, da Alma die erste (aktivierte) Regel übernehmen wird, deren Eingabe-Parameter zutreffen.

    Bearbeiten der Standard-Rechnungs bestätigungsregel

    Es gibt eine Standard- Rechnungs bestätigungsregel, die die Aktionen definiert, die getroffen werden können, wenn keine von diesen Rechnungsbestätigungsregeln zutrifft. Die Ausgabeparameter der Standardrechnungsbestätigungsregel sind Falsch. Sie können die Standardrechnungsbestätigungsregel anpassen wenn nötig.
    Zum Bearbeiten der Standard-Rechnungsbestätigungsregel:
    1. Auf der Seite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung unter Standardregel, klicken Sie auf Bearbeiten. Die Bearbeitungsseite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung wird geöffnet.
      Bearbeitungsseite für die Standard-Rechnungsbestätigungsregel
    2. Im Bearbeitungsabschnitt für die Regeln zur Rechnungsbestätigung ändern Sie den Standard-Regelnamen und die Beschreibung falls erforderlich
    3. Im Abschnitt Ausgabeparameter Wählen Sie aus: zum Aktivieren (Richtig) or Deaktivieren (Falsch) der Regel aus der Drop-Down Liste.
    4. Klicken Sie auf Speichern. Die Details der geänderten Standardregel werden gezeigt auf der Seite für die Regeln für die Rechnungsbestätigung