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    Elektronischer Datenaustausch (EDX)

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    Zur Konfiguration der EDI-Kommunikation mit Lieferanten müssen Sie über die folgende Rolle verfügen:
    • Lieferanten-Manager
    Electronic Data Interchange (EDI) ist eine automatisierte Kommunikationsmethode zwischen einer Institution und ihren Lieferanten.
    EDI erfordert, dass Dateien in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert werden. Dateien, die an einen EDI-aktivierten Lieferanten gesendet werden sollen, werden von Alma automatisch an den FTP-Speicherort exportiert, wo sie dann von einem Lieferantensystem erfasst werden. Dateien, die von einem EDI-aktivierten Lieferanten am FTP-Speicherort gespeichert werden, werden von Alma automatisch geladen und geparst.
    Die folgenden Erwerbsaktivitäten werden für EDI-aktivierte Lieferanten unterstützt:
    • Von Alma an den Lieferanten gesendet:
      • Bestellungen
      • Mahnungen – Mahnungen, die wegen fehlender Exemplare an den Lieferanten geschickt worden sind. An Lieferanten, die diese Funktion unterstützen, werden Mahnungen mittels EDI statt per E-Mail gesendet EDI-Mahnungen können sowohl für einmalige als auch für laufende Bestellungen verwendet werden.
        Anders als bei Bestellungen enthält jedes EDI-Mahnschreiben für jeden einzelnen Bestellposten eine Mahnung.
      • Bestellstornierungen – Für Lieferanten, die diese Funktion unterstützen, werden Stornierungen mittels EDI statt per E-Mail gesendet.
        Anders als bei Bestellungen enthält jede EDI-Stornierungsmeldung eine Stornierung für jeden einzelnen Bestellposten.
    • Vom Lieferanten an Alma gesendet:
      • Rechnungen
      • Bestellbestätigungen: Shelf-Ready (Regal bereit) – Diese Bestätigungen enthalten Strichcodes und andere Exemplar-Informationen für gelieferte Exemplare. Nach Eingang der Bestellbestätigung ändert Alma die relevanten Bestellposten.
        Für weitere Details zur Shelf-Ready-Verarbeitung und zu EDI-Bestellbestätigungen siehe das Video Shelf-Ready-Verarbeitung unter Verwendung von EDI (1:49 min).
      • Bestellbestätigungen: Bestellbericht – Diese Bestätigungen enthalten Statusinformationen zu Bestellungen: ob diese versendet wurden, in Rückstand sind oder storniert wurden, Benutzungsprobleme, wenn das Lieferdatum geändert wurde, usw. Bestellberichte werden üblicherweise täglich vom Lieferanten übermittelt. Der Lieferant und die Institution können eine andere Frequenz vereinbaren, wie etwa wöchentlich oder wenn es Probleme mit der Bestellung gibt.
        Wenn ein Bestellbericht erhalten wird, wird die Übersicht im Bericht als Notiz zu den betreffenden Bestellposten hinzugefügt. Der Status von Exemplar im Bericht kann anzeigen, dass ein Bestellposten besonderer Aufmerksamkeit durch den Benutzer erfordert.
      • Bestellbestätigungen: Mahnschreiben – Diese Antworten werden als Antwort auf von Alma gesendete Mahnschreiben geschickt. Sie erscheinen im Abschnitt Bestellbestätigung Zeitschriften-Mahnung des Prozessberichts und in der Registerkarte Notizen des relevanten Bestellpostens.
    Die Seite EDI-Prozesse verwalten enthält eine Aufgabenliste mit Bestellantworten, die Aufmerksamkeit erfordern. Siehe EDI-Bestellantworten verwalten.
    Die EDI-Dateien, die für die EDI-Kommunikation erstellt sind, basieren auf den internationalen Standards für die EDI-Übertragung und sollten von jedem Lieferanten vor der Eingabe der Information in Alma zugestimmt werden. Für eine Beschreibung der EDI-Standards, mit denen Alma arbeitet, siehe https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/edi.
    Zum Zwecke der EDI-Kommunikation muss bei allen Bestellungen und Bestellposten-Nummern die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.
    Die EDI-Kommunikation wurde erfolgreich mit den folgenden Lieferanten getestet: Baker & Taylor, Coutts (ingramcontent), Dawson, Harrassowitz, Swets, YBP und EBSCO. Die EDI-Kommunikation sollte mit jedem Lieferanten funktionieren, der die von Alma verwendeten EDI-Meldungstypen verwendet, aber sie wurde nicht getestet.

    EDI für einen Lieferanten konfigurieren

    Bei der Konfiguration der EDI-Kommunikation mit einem Lieferanten müssen Sie zurätzlich zu dem Lieferanten-EDI-Code und dem EDI-Typ einen EDI-Code und EDI-Typ angeben, den der Lieferant für Ihre Institution verwendet. Optional können Sie außerdem einen EDI-Code und Typ für jede Bibliothek definieren, der von der Institution ausgewirkt wird. Wenn ein EDO nach dem Laden eines EDI empfangen wird können SIe die EDI erneut laden.
    Zur Konfiguration einer EDI-Kommunikation mit einem Lieferanten:
    1. Wählen Sie auf der Seite Lieferanten suchen (Erwerbungen > Erwerbungs-Infrastruktur > Lieferanten) einen Lieferanten aus. Die Seite Lieferanten-Details erscheint.
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte EDI-Informationen.
      Seite Lieferanten-Details – EDI-Informationen Registerkarte
    3. Geben Sie die erforderlichen EDI-Informationen ein. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.
      Registerkartenfelder EDI-Informationen
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Lieferanten EDI Attribute EDI-Code Ein eindeutiger Code für den Lieferanten, pro Institution.
      Wenn der an EDI-Code eingegeben wird werden die Pflichtfelder in dieser Registerkarte mit einem roten Sternchen gekennzeichnet und müssen vor dem Speichern vervollständigt werden.
      EDI-Typ Die Liste wird von Ex Libris vordefiniert. Sie können aus folgendem auswählen:
      • 014 - EAN-13
      • 091 - ID von Lieferant zugeordnet
      • 092 - ID von Kunden zugeordnet
      • 31B - US-SAN
      EDI-Benennungskonvention Die Liste wird von Ex Libris vordefiniert. Sie können die Alma- Standard-Dateinamenskonvention wählen (Standard, welches der Standard ist), oder einer der folgenden Lieferanten-Namenskonventionen: Blackwell, Ebsco, Ingram, Harrassowitz, Brodart.
      EDI-Lieferantenformat Auswählen
      • Harrassowitz – Entfernt Zeilenumbrüche, so dass alle Informationen in einer einzelnen Zeile bereitgestellt werden. Kann auch für ähnliche Lieferanten wie Harrassowtiz ausgewählt werden.
      • Baker & Taylor Enriched – Enthält enriched Daten, die für Baker & Taylor angepasst sind. Das GIR Segment beinhaltet Bibliothek und Standortinformation in zwei separaten Feldern, selbst wenn der Bestellposten diese Daten nicht enthält.
      Wenn Sie mit keinem dieser Lieferanten arbeiten wählen Sie Andere.
      Die anderen in dieser Liste angezeigten Optionen sind für die spätere Verwendung.
      Eingehend Eingehend Ob der Lieferant EDI-Dateien übermittelt, wie etwa Rechnungen oder Bestellantworten. Sowohl Rechnungs- als auch Bestellbestätigungsdateien werden von Alma verarbeitet, nachdem sie in das Verzeichnis platziert wurden, das im Feld Eingabeverzeichnis spezifiziert wird. Beide Dateitypen werden von demselben Alma-Dienst abgerufen.
      Shelf Ready Parameter Wenn der Lieferant Bestellantworten übermittelt, können Sie zusätzliche Parameter konfigurieren, um die Beharbeitung der Bestellantworten zu steuern. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erscheinen die Felder Exemplareingang, In der Abteilung behalten und Nächster Schritt. Gibt es Änderungen bei den Exemplarinformationen, z. B. Strichcode oder Richtlinie, werden diese in Alma geändert.
      Exemplare erhalten Legt die durch eine Bestellbestätigung spezifizierten Exemplare als erhalten fest. Damit wird das Eingangsdatum des Exemplars auf das Tagesdatum aktualisiert.
      In der Abteilung behalten Wenn Sie Exemplar erhalten ausgewählt haben, geben Sie an, dass eine weitere Bearbeitung erforderlich ist, ehe das Material für eine Bibliothek verfügbar gemacht werden kann. Der Schritt in Nächster Schritt spezifizierte Schritt wird dann auf das Exemplar angewendet. Für weitere Informationen siehe Physisches Material empfangen.
      Nächster Schritt Der Schritt, der auf Exemplare anzuwenden ist, die Sie in der Abteilung behalten (siehe oben). Für die verfügbaren Optionen siehe Physisches Material empfangen.
      Ausgehend
      Beachten Sie, dass der entsprechende EDI-Brief aktiviert sein muss (siehe Aktivierung/Deaktivierung von Briefen) und konfiguriert werden kann (siehe Konfiguration von Alma-Briefen)
      Bestellungen Ob EDI-Bestellungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen.
      Zusätzliche Bestellnummer Ob die zusätzliche Bestellnummer (eine eindeutige Bestellnummer des Lieferanten, eingegeben im Bestellposten) in der EDI-Datei an den Lieferanten gesendet werden soll.
      Etat-Code einschließen Ob der Etatcode in die EDI-Dateien eingebunden werden soll, die an den Lieferanten gesendet und vom Lieferanten empfangen werden.
      Mahnungen Ob EDI-Mahnungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen. Wenn eingestellt, schickt Alma Mahnungen nicht per E-Mail.
      Bestellstornierungen Ob EDI-Stornierungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen. Wenn eingestellt, schickt Alma Stornierungen nicht per E-Mail.
      Rechnungsprozess-Parameter – Prozess-Planung Status Ob die EDI-Kommunikation aktiv oder inaktiv ist. Standardmäßig ist Aktiv ausgewählt.
      Häufigkeit Die Zeit, zu der der EDI-Prozess ausgeführt wird.
      Dies ist nur für Rechnungen und nicht für Bestellungen relevant.
      Zum sofortigen Ausführen des EDI-Prozesses (sobald das Alma-System diesen aufnehmen kann), klicken Sie auf Jetzt ausführen rechts vom Feld Häufigkeit.
      Jetzt ausführen Klicken Sie, um den EDI-Prozess sofort auszuführen.
      E-Mail-Benachrichtigung Konfigurieren Sie, wer nach den EDI-Prozessen benachrichtigt werden soll. Öffnet die Seite E-Mail-Benachrichtigungen für planmäßige Prozesse. Für weitere Informationen siehe Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen für angesetzte Prozesse.
      Rechnungsprozess-Parameter EDI hochladen Die hochzuladende EDI - Datei. Zum Datei-Upload klicken Sie auf Hinzufügen und ausführen.
      Vom Etat aufgewendete MwSt Ob die MwSt in EDI-Rechnungen, die von Etats aufgewendet werden, auf Rechnungsebene angegeben werden soll. Das Feld Vom Etat aufgewendet auf der Seite Rechnungsdetails bleibt ausgewählt. Das Feld ist standardmäßig ausgewählt.
      Löschen, um Vom Etat aufgewendet auf der Seite Rechnungsdetails nicht auszuwählen. Ein anteiliger Betrag der MwSt wird für jedes Rechnungsexemplar in der Zeile Anpassung hinzugefügt.
      Nicht aufteilen Ob, wenn eine Rechnung von einer EDI-Datei geladen wird, Betriebskosten und Rabattbetrag deren eigenen Rechnungsposten hinzugefügt werden, anstatt allen Rechnungsposten zugeteilt zu werden.
      Etat Der Etat, von dem die Betriebskosten und der Rabattbetrag berechnet werden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Nicht aufteilen ausgewählt ist.
      S/FTP-Verbindung
      (Beachten Sie: diese Einstellungen sollten mit jenen im FTP-Server übereinstimmen.)
      Beschreibung Eine optionale Beschreibung der EDI-Übertragungsdetails.
      Maximale Anzahl an Dateien Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
      Max. Dateigröße Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
      Server Die IP-Adresse des FTP-Servers, der die EDI-Dateien empfängt.
      Benutzername Der Benutzername für den FTP-Server.
      Anschluss Der Anschluss, der für den FTP-Server verwendet wird, wenn die Verbindung nicht sicher ist. Dies ist normalerweise der Anschluss 21.
      Passwort Das Passwort für den FTP-Server.
      Eingabeverzeichnis Der Name des Unterverzeichnisses, in dem eingehende EDI-Dateien gespeichert werden. Wenn Sie / (einen Vorwärtsschrägstrich) eingeben, sucht Alma im Root-Verzeichnis nach eingehenden Dateien. Der Standard ist /.
      Der Lieferant muss ein Eingabeverzeichnis pro Institution definieren.
      Die maximale Länge des vollständigen Pfades zur Datei, einschließlich des Pfades vom FTP-Root-Verzeichnis + der Dateiname beträgt 100 Zeichen.
      Ausgabeverzeichnis Der Name des Unterverzeichnisses, in dem ausgehende EDI-Dateien gespeichert werden. Standardmößig zeigt Alma in diesem Feld Bestellungenan. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, speichert Alma die EDI-Dateien im Root-Verzeichnis.
      Das Eingabeverzeichnis muss ein anderes als das Ausgabe-Verzeichnis sein. Alma überprüft dies nicht.
      Die maximale Länge des vollständigen Pfades zur Datei, einschließlich des Pfades vom FTP-Root-Verzeichnis + der Dateiname beträgt 100 Zeichen.
      Max. Dateigröße Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
      Navigation zulassen Ob der Zugriff auf andere Bereiche auf der FTP-Website aktiviert werden soll. Der Standard ist Navigation zulassen (Kontrollkästchen ausgewählt).
      Gesicherter FTP-Server Ob der FTP-Server gesichert ist.
      FTP-Modus Der Modus für das Versenden von ausgehenden EDI-Dateien aus einer von Ex Libris vordefinierten Liste:
      • ASCII – Jede EDI-Datei enthält mehrere Zeilen, eine für jedes Segment (Standard).
      • Binär – Jede EDI-Datei enthält eine lange Zeile.
      Sendebefehl Der Sendebefehl:
      • Anhängen – Überschreibt eine Datei auf dem FTP-Server nicht, wenn die bestehende Datei den gleichen Namen als die neue Datei hat (Standard).
      • Legen – Überschreibt eine Datei auf dem FTP-Server, wenn die bestehende Datei den gleichen Namen als die neue Datei hat.
      Passiver FTP-Modus. Ob die Client-IP im Passiv-Modus arbeitet.
      FTP testen Zur Bestätigung klicken, dass die eingegebenen S/FTP Parameter gültig sind. Im Falle von ungültigen Daten wird oben auf der Seite eine Fehlermeldung angezeigt.
      EDI pro Organisationseinheit   In diesem Abschnitt müssen Sie Ihre Institution auswählen, einen EDI-Code definieren und den Typ, der von Lieferanten für die Institution verwendet wird. Optional können Sie außerdem Bibliotheken auswählen, die von der Institution zur Verfügung gestellt werden, einen EDI-Code definieren und den Typ, der vom Lieferanten für die Bibliothek verwendet wird.
      Nach Abschluss der Details in diesem Abschnitt klicken Sie auf Hinzufügen, um die EDI-Dateidetails für die Institution/Bibliothek hinzuzufügen.
      Organisationseinheit Eine Institution/Bibliothek.
      EDI-Code Der Code, der vom Lieferanten für die Organisationseinheit verwendet wird.
      EDI-Typ EDI-Typ
      • 014 - EAN-13
      • 091 - ID von Lieferant zugeordnet
      • 092 - ID von Kunden zugeordnet
      • 31B - US-SAN
      EAN pro Konto-Code   Dieser Abschnitt ordnet den EAN-Code (Umschlagadress-Knoten) dem Lieferantenkonto zu.
      Konto-Code Lieferantenkonto-Code.
      EAN-Code Der EAN-Code, der einem vorher ausgewählten Konto-Code zugewiesen werden soll. Klicken Sie auf EAN hinzufügen, um den Code hinzuzufügen.
      Vor einem erneuten Versuch versucht ein FTP-Prozess versucht eine Minute lang, eine Verbindung mit einem externen System herzustellen. Der Prozess versucht es fünf Mal, in Schritten von jeweils einer Minute, ehe er fehlschlägt. Alle Dateien verbleiben wo sie sind, um zum nächsten geplanten Zeitpunkt bearbeitet zu werden.
    4. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu speichern.
    Zur Verwendung einer von Ihnen definierten S/FTP-Verbindung für Alma müssen Sie den FTP-Serverzugriff zu Alma erlauben. Für Details siehe Konfiguration zulässiger S/FTP-Verbindungen während des Testens.
    Siehe den Kundenparameter Erwerbungeninvoice_split_additional_charges für Informationen darüber, wie zusätzliche Kosten in EDI-Rechnungen bearbeitet werden.

    Überwachung der EDI-Prozesse

    Die folgende Rolle kann die EDI-Prozesse eines Lieferanten überwachen:
    • Lieferanten-Manager
    Zur Überwachung der EDI-Prozesse:
    Auf der Lieferanten suchen Seite lokalisieren Sie den Lieferanten, dessen EDI-Prozesse Sie überwachen möchten und wählen Aktionen > Historie ansehen (nur für EDI-Aktivierte Lieferanten verfügbar). Die Seite Prozesse überwachen erscheint.
    Für weitere Informationen siehe EDI-Prozessberichte anzeigen.

    Arbeiten mit EDI-Dateien

    Um mit EDI-Dateien zu arbeiten:
    1. Auf der Seite Lieferanten suchen lokalisieren Sie den Lieferanten, dessen EDI-Eingangsdateien Sie bearbeiten, löschen, herunterladen oder neu laden möchten, oder für die Sie einen Bericht ansehen möchten und wählen Sie Aktionen > Ansicht EDI-Dateien (nur für EDI-aktivierte Lieferanten verfügbar).
      EDI-Dateien
    2. Auf der Seite Anhänge Seite wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste Aktionen aus:
      • Bearbeiten – Hinzufügen einer URL als Anhang an die EDI-Datei.
      • Löschen – EDI-Datei aus der Liste der Dateien löschen.
      • Download – EDI-Datei herunterladen
      • Neu laden – EDI-Datei neu laden, nachdem bestätigt wurde, dass der EOD geladen wurde. Sie müssen sicherstellen, dass die EDI-Datei empfangen wurde, bevor die EOD verarbeitet wurden und die EDI-Datei keine eingehenden Übereinstimmungen gefunden hat.
      • Bericht – Ansicht eines Berichts für die EDI-Datei.

    EDI-Bestellbestätigungen verwalten.

    Um EDI-Bestellbestätigungen zu verwalten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Manager
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    Sie können EDI-Bestellbestätigungen der Typen Mahnungsbestätigungen oder Bestellbericht auf der Seite EDI-Prozesse verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > EDI-Berichte verwalten) verwalten. Für Regal bereit Bestellbestätigungen siehe Prozessberichte: EDI.
    Seite EDI-Berichte verwalten
    Die Seite enthält die Liste der Bestellposten, für die am letzten Tag Bestellbestätigungen erhalten wurden. Es gibt zwei Tabs:
    • Überprüfen – Bestellposten, die besonderer Aufmerksamkeit erfordern.
    • Alle – Alle Bestellposten, für die Bestellbestätigungen erhalten wurden.
    Sie können die Liste der Bestellposten nach den folgenden Kriterien filtern:
    • Bestätigungstyp – Der Status der Bestellung beim Lieferanten
    • Bestätigungsdatum – Das Datum der Meldung der Bestätigung. Üblicherweise ist dies das Datum, zu dem die Bestätigung erstellt wurde, aber es kann auch ein künftiges oder vergangenes Datum sein.
    Die folgenden Felder werden für jeden Bestellposten angezeigt:
    • Bestellnummer – Die Bestellposten-Nummer; klicken, um die Seite Bestellposten anzuzeigen.
    • Beschreibung der Bestellung – Die Bestellposten-Beschreibung; klicken, um die Seite MARC-Satz - einfache Ansicht anzuzeigen
    • Lieferant – Klicken, um die Seite Lieferanten-Details anzuzeigen.
    • Bestätigungsübersicht – Eine Übersicht zum Bestellstatus in Freitext
    • Bestätigungstyp – Der Status der Bestellung beim Lieferanten
    • Bestellte Exemplare – Die Anzahl der bestellten Exemplare
    • Einzelne Exemplare – Die Anzahl der bestellten Exemplare, ausgenommen mehrfacher Bestellungen derselben Exemplare
    • Exemplare in geteilter Lieferung – Die Anzahl der Exemplare, die auf mehrere Lieferungen aufgeteilt wurden
    • Versendete Exemplare – Die Anzahl der versendeten Exemplare
    • Rückständige Exemplare – Die Anzahl der rückständigen Exemplare
    • Gelieferte Stückzahl – Die Anzahl der gesendeten physischen Objekte; eine Enzyklopädie kann beispielsweise 30 physische Bücher enthalten.
    • Voraussichtliche Lieferung – Das voraussichtliche Lieferdatum
    In der Registerkarte Überprüfen können Sie die folgenden Aufgaben durchführen.
    Einen Bestellposten bearbeiten:
    Wählen Sie Aktionen > Bestellposten bearbeiten.
    Die Seite Bestellposten-Übersicht erscheint.
    Das voraussichtliche Datum eines Bestellpostens ändern:
    1. Wählen Sie Aktionen > Voraussichtliches Eingangsdatum ändern.
      Dies ist eine Verknüpfung, die es Ihnen erspart, den gesamten Bestellposten zu bearbeiten. Ein Dialogfenster erscheint.
      Dialogfenster Voraussichtliches Erscheinungsdatum ändern
    2. Geben Sie ein neues voraussichtliches Erscheinungsdatum ein, geben Sie eine optionale Notiz ein und klicken Sie auf Speichern. Das voraussichtliche Eingangsdatum wird im Bestellposten und beim Exemplar geändert.
    Einen Bestellposten stornieren:
    Wählen Sie Aktionen > Bestellposten stornieren.
    Einen Bestellposten aufschieben:
    Wählen Sie Aktionen > Bestellposten aufschieben.
    Eine oder mehrere Benachrichtigungen entfernen:
    • Um eine Einzelzeile zu entfernen, wählen Sie Aktionen > Entfernen.
    • Um mehrere Benachrichtigungen gleichzeitig zu entfernen, wählen Sie die Exemplare aus und wählen Sie Auswahl entfernen im Kontrollkästchen neben dem Button Ausführen und klicken Sie auf Ausführen.
    • Um alle Warnungen zu entfernen, klicken Sie auf Alle entfernen und auf Ausführen.
    Ein Exemplar bearbeiten:
    Wählen Sie Aktionen > Ressource bearbeiten.
    Dies bringt Sie zur Seite des entsprechenden Editors. Für physische Exemplare bringt es sie beispielsweise zur Seite Editor für physische Exemplare.
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