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    Sistemas de información de estudiantes

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    Para configurar un perfil de los Sistemas de información de estudiantes (SIS), se debe tener el siguiente rol:
    • Administrador general del sistema
    Alma puede exportar/importar usuarios a/desde un Sistema de información de estudiantes (SIS)
    Para importar usuarios, el SIS debe colocar un archivo zip que contenga un archivo XML con todos los usuarios en una ubicación S/FTP definida. Alma extrae el archivo, analiza la información y carga los usuarios (de tipo Externo) de acuerdo con los parámetros definidos en el perfil de integración del SIS.
    • Todos los identificadores primarios y adicionales deben ser únicos para los usuarios, incluso para el mismo usuario.
    • Los datos de usuario se deben incluir en un fichero zip para fines de importación y sincronización.
    • Si se le presenta el error “No se puede analizar fichero”, intente comprimir archivos XML para su esquema.

    Es posible que desee exportar usuarios al SIS, por ejemplo, usuarios que deban dinero a la biblioteca o que tengan determinadas sanciones. Esto permite al SIS impedir que estos usuarios realicen determinadas actividades hasta que liquiden sus obligaciones pendientes con la biblioteca.

    Información de contexto

    Para ver un resumen detallado de la gestión de usuarios en Alma, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management. Nótese que su sistema de autenticación externa debe estar en funcionamiento antes de que se pueda comenzar la implementación de Alma.
    Para más detalles sobre la integración de los SIS, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis
    Para obtener una descripción general de la gestión de usuarios e integración de SIS, véase Crear y actualizar registros de usuario (5:06).

    Configurar un perfil de integración 

    Para configurar un perfil de integración en un Sistema de Información de Estudiantes (SIS):
    1. En la página Lista de perfiles de integración (Menú de configuración > General > Sistemas externos > Perfiles de integración), seleccione Añadir perfil de integración. Se abrirá la primera página del asistente del perfil de integración.

      users_integration_profile_1_ux_newUI.png

      Asistente del perfil de integración de usuarios - Página 1
    2. En la primera página del asistente, se debe introducir la siguiente información:
      1. Introducir un código y un nombre para el perfil que se está definiendo.
      2. De la lista desplegable Tipo de integración, seleccionar Usuarios.
      3. De la lista desplegable Tipo de conexión S/FTP, seleccionar el nombre de la conexión FTP que se definió previamente.
      4. Indicar el tipo de SIS con el que se está integrando (para propósitos informativos de Ex Libris). Téngase en cuenta que esto es obligatorio.
      5. De forma opcional, se puede introducir una descripción de la integración que se está configurando.
      6. Seleccionar Siguiente. Aparecerá la segunda página del asistente.

        Integration Profile page_newUI.png

    3. En la segunda página del asistente, se debe introducir la siguiente información:
      Campos del perfil de integración de los usuarios
      Sección Campo Descripción
      Importar
      (utilizado para la importación inicial de usuarios. Un registro no se importa si se encuentra un registro coincidente. Ejecútelo manualmente una vez, o una vez al año. Luego, utilice la sección/tarea Sincronizar).
      Activo Si la tarea está activa. Si la tarea está activa, se ejecutará en función de la opción de programación seleccionada. Si está inactiva, no se ejecutará.
      El nombre de la tarea es IMPORTAR usuarios utilizando <integration profile name>.
      Tipo de registro

      El tipo de registro de usuario a crear en Alma: Contacto, Público o Personal.

      Cada perfil SIS carga un tipo de usuario (Personal o Público). Para procesar un tipo diferente de usuario, necesita definir otro perfil SIS. Si su institución tiene más de un tipo de usuario en un único SIS, se recomienda que defina el tipo de Registro en el perfil como Público. Esto significa que todos los usuarios se crearán en Alma como usuarios públicos. A continuación, puede usar los roles de usuario para diferenciar entre usuarios y personal.

      Para más información sobre la selección del tipo de registro, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.

      Ruta de fichero de entrada Un subdirectorio de la ruta especificada cuando se crea la conexión FTP segura (obligatorio). Por ejemplo, si introduce Alma en el campo Subdirectorio durante la configuración de la conexión FTP segura (tenga en cuenta que es obligatorio especificar un valor en este campo), e introdujo SIS_import en el campo Ruta de fichero de entrada, los ficheros del SIS se importarán desde el directorio Alma/SIS_import (en el directorio raíz de FTP).
      Versión XSD de usuario Seleccionar versión 1 o 2. Tenga en cuenta que se debe utilizar la versión 2. Para obtener información detallada sobre estas versiones, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
      Convertidor XSL Seleccione un convertidor XSL para procesar los ficheros XML del Perfil de Integración con XSL, antes de colocarlos en la ubicación de salida. Seleccione Gestionar Convertidores para ver y editar el convertidor. Para más detalles, consulte Convertidores de Integración XSL.
      Crear fichero de muestra
      (disponible al editar un perfil existente)
      Seleccione un usuario existente y seleccione Crear fichero de muestra para crear un nuevo fichero XML de usuario a partir de un usuario existente. Esto permite obtener una vista previa de la forma en que se debe estructurar un fichero XML de usuario.
      Se puede ver también un fichero XML de ejemplo en https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/xsd/external_sys_user.xsd.
      Sincronizar
      (utilizado para la sincronización en curso de los usuarios existentes en Alma. Alma intenta fusionar la información si se encuentra un registro coincidente).
      Activo Si la tarea está activa. Si la tarea está activa, se ejecutará en función de la opción de programación seleccionada. Si está inactiva, no se ejecutará.
      El nombre de la tarea es SINCRONIZAR usuarios utilizando <integration profile name>.
      Tipo de registro

      El tipo de registro de usuario a crear en Alma: Contacto, Público o Personal.

      Cada perfil SIS carga un tipo de usuario (Personal o Público). Para procesar un tipo diferente de usuario, necesita definir otro perfil SIS. Si su institución tiene más de un tipo de usuario en un único SIS, se recomienda que defina el tipo de Registro en el perfil como Público. Esto significa que todos los usuarios se crearán en Alma como usuarios públicos. Luego puede usar los roles de usuario para diferenciarlos entre usuarios y personal.

      Para más información sobre la selección del tipo de registro, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.

      Tipo de ID de Coincidencia El tipo de identificador único predefinido en Alma que se utiliza como el identificador con el se desea hacer coincidir usuarios existentes en Alma. Para obtener información detallada sobre comparar IDs, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
      Tipo de sincronización Intercambiar todo, que significa que todos los registros de usuario existentes serán reemplazados por registros de usuario entrantes coincidentes. Para obtener información detallada sobre el flujo de trabajo de la sincronización, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
      Registro sin coincidencia Alma añade un nuevo registro de usuario si no ha podido encontrar un registro coincidente, o rechaza el registro entrante si no se encuentra ninguna coincidencia para él. Por defecto, los registros se añaden.
      Ruta de fichero de entrada Un subdirectorio de la ruta especificada cuando se crea la conexión FTP segura (obligatorio). Por ejemplo, si se especificó Alma en el campo Subdirectorio durante la configuración de la conexión FTP segura (nótese que es obligatorio especificar un valor en este campo) y se introduce SIS_import en el campo Ruta del fichero de entrada, los ficheros del SIS se importarán al directorio Alma/SIS_import (en el directorio FTP raíz).
      Programar Si se selecciona No programada, la tarea solo se ejecutará cuando se ejecute de forma manual. Para más detalles, véanse las siguientes secciones: Importar/Exportar manualmente información del SIS y Sincronizar manualmente información del SIS.
      Las opciones de programación disponibles varían en función del centro de datos.
      Versión XSD de usuario Versión 1 o 2. Nótese que se debe utilizar la versión 2. Para obtener información detallada sobre estas versiones, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
      Convertidor XSL Seleccione un convertidor XSL para procesar los ficheros XML del Perfil de Integración con XSL, antes de colocarlos en la ubicación de salida. Seleccione Gestionar Convertidores para ver y editar el convertidor. Para más detalles, consulte Convertidores de Integración XSL.
      Perfil de integración usado para (Esploro solamente) Aparece sólo si Esploro está habilitado para su institución.

      Seleccionar uno de los siguientes:

      • Usuarios e investigadores – Si usted incluye en su fichero información tanto de usuarios como de investigadores.
      • Solo usuarios – Si usted incluye solo información de usuarios (no hay campos de investigadores) en su fichero.
      • Solo investigadores - Si desea añadir o actualizar solo la información de investigador del usuario. Tenga en cuenta que cada usuario debe incluir el identificador primario de un usuario existente de Alma y que la otra información del usuario, si se incluye en el fichero, no será añadida ni actualizada por el cargador. Puede cargar identificadores de investigador como parte de la opción Solo investigadores. Para más información, consulte Añadir investigadores.

      La sincronización se realiza en modo intercambiar todo, lo que significa que se reemplaza toda la información existente. Si el campo no existe en el fichero de entrada, se elimina del usuario o investigador existente. Por lo tanto, el fichero de entrada siempre debe incluir toda la información externa para el usuario o el investigador, y no solo los campos actualizados.

      Seleccionar campos de investigador para el usuario (Esploro solamente) Aparece sólo si Esploro está habilitado para su institución.

      Seleccionar uno de los siguientes:

      • Todos los campos de investigador
      • Campos de investigador seleccionados – Cuando está seleccionado, seleccione uno o más campos a actualizar de la lista de selección rápida que aparece.
      Exportar usuario según condiciones
      (utilizado para exportar un usuario que debe estar bloqueado debido a multas no pagadas)

      Los usuarios exportados incluyen usuarios con multas superiores al umbral y usuarios con sanciones, ya sea en base a los tipos de sanción configurados o a todas las sanciones si no se configuró ninguna. Si un usuario tiene una multa mayor que el umbral O el usuario tiene una sanción, entonces se exportará el usuario.

      Activo Si la tarea está activa o no. Si la tarea está activa, se ejecutará en función de la opción de programación seleccionada. Si está inactiva, no se ejecutará.
      El nombre de la tarea es EXPORTAR usuarios utilizando <integration profile name>.
      Tipo de ID de usuario Véase la explicación anterior para obtener más información sobre el Tipo de ID de coincidencia.
      Grupos de usuarios El grupo/s de usuarios al que pertenecen los usuarios que se desean exportar. Si no se especifica ningún valor, se exportarán los usuarios que pertenezcan a cualquiera de los grupos de usuarios configurados.
      Tipos de sanción Los tipos de sanción previamente definidos (véase Configurar preferencias de las sanciones) cuyos usuarios asociados se desea exportar. Si no se especifica ningún valor, se exportarán los usuarios que coincidan con cualquiera de los tipos de sanción configurados.
      Antigüedad de la Multa/Cuota (días) Se exportarán los usuarios (de los grupos seleccionados y con los tipos de bloque seleccionados) cuyas multas/cuotas sean más antiguas que el número de días estipulado. Por defecto, este número es 0.
      Cantidad umbral Se exportarán aquellos usuarios (de los grupos seleccionados y con los tipos de bloque seleccionados) cuyas multas/cuotas superen el umbral estipulado. Por defecto, la cantidad umbral es 0.
      Usuario con préstamos activos Seleccionar esta casilla para incluir solo a aquellos usuarios que tienen préstamos activos.
      Tipo de préstamo activo Cuando se selecciona Usuario con préstamos activos, aparece este campo. Los usuarios con préstamos activos se incluirán en la exportación si los tipos de préstamo coinciden con los tipos de préstamo seleccionados.
      Ruta de fichero de salida Un subdirectorio de la ruta especificada cuando se crea la conexión S/FTP. Por ejemplo, si se especificó Alma en el campo Subdirectorio durante la configuración de la conexión S/FTP y se introduce SIS_Export en el campo Ruta del archivo de salida, los ficheros del SIS se exportarán al directorio Alma/SIS_Export (en el directorio FTP raíz).
      Programar Si se selecciona No programada, la tarea solo se ejecutará cuando se ejecute de forma manual. Para más detalles, véanse las siguientes secciones: Importar/Exportar manualmente información del SIS y Sincronizar manualmente información del SIS.
      Las opciones de programación disponibles varían en función del centro de datos.
      Exportar usuarios
      (se utiliza para exportar usuarios antiguos, inactivos o eliminados, o usuarios recientemente actualizados/creados - no para una exportación completa y continua de usuarios)
      Activo Si la tarea está activa. Si la tarea está activa, se ejecutará en función de la opción de programación seleccionada. Si está inactiva, no se ejecutará.
      El nombre de la tarea es EXPORT_USERSS usuarios utilizando <integration profile name>.
      Grupos de usuarios Seleccionar uno o más grupos de usuarios para identificar los registros de usuario que se tendrán en cuenta para la exportación.
      Días desde la creación Establecer una condición, en número de días, que identifique cuándo incluir un registro de usuario en la exportación. Este parámetro indica el número de días desde que se creó el registro de usuario en Alma. El registro de usuario que cumpla este criterio también debe ser miembro de uno de los grupos de usuarios seleccionados en el parámetro Grupos de usuarios para que el registro de usuario se pueda exportar.
      Por ejemplo, si aquí se especifica 10, los registros de usuario que se crearon en los últimos 10 días se incluirán en la exportación.
      Días desde la actualización Establecer una condición, en número de días, que identifique cuándo incluir un registro de usuario en la exportación. Este parámetro indica el número de días desde que se actualizó el registro de usuario en Alma (véase un ejemplo en Días desde la creación). El registro de usuario que cumpla este criterio también debe ser miembro de uno de los grupos de usuarios seleccionados en el parámetro Grupos de usuarios para que el registro de usuario se pueda exportar.
      Días desde la supresión Establecer una condición, en número de días, que identifique cuándo incluir un registro de usuario en la exportación. Este parámetro indica el número de días desde que se borró el registro de usuario en Alma (véase un ejemplo en Días desde la creación). El registro de usuario que cumpla este criterio también debe ser miembro de uno de los grupos de usuarios seleccionados en el parámetro Grupos de usuarios para que el registro de usuario se pueda exportar.
      Ruta de fichero de salida Un subdirectorio de la ruta especificada cuando se crea la conexión FTP segura. Por ejemplo, si se especificó Alma en el campo Subdirectorio durante la configuración de la conexión FTP segura y se introduce SIS_Export en el campo Ruta del archivo de salida, los archivos se exportarán al directorio Alma/SIS_Export (en el directorio FTP raíz).
      Programar Si se selecciona No programada, la tarea solo se ejecutará cuando se ejecute de forma manual. Para obtener más detalles, véanse las siguientes secciones: Importar/Exportar manualmente información del SIS y Sincronizar manualmente información del SIS.
      Las opciones de programación disponibles varían en función del centro de datos.
      Versión XSD de usuario Versión 1 o 2. Nótese que se debe utilizar la versión 2. Para obtener información detallada sobre estas versiones, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
      Importación online (Utilizada para importar usuarios desde un sistema de gestión de estudiantes)

      ¡No está en uso!

      Activo Si la función está activa o no. Si la función está activa, un proceso accede al sistema de gestión de estudiantes para extraer la información del usuario, si esta existe. Si la función no está activa, el proceso no se ejecutará. El valor por defecto es no activo.
      Base URL Se enviará el servidor/puerto al que llama la API en lo relativo a los cambios de usuario. Obligatorio si la acción Importar online está en estado Activo. Tenga en cuenta que esta debe ser una API REST que tenga información de usuario en el formato descrito en la Red de desarrolladores.
      Nombre de usuario Nombre de usuario para las credenciales de autenticación básica de HTTP. Opcional. Si se deja vacío, las solicitudes se enviarán sin credenciales.
      Contraseña Contraseña para las credenciales de autenticación básica de HTTP. Opcional. Si se deja vacío, las solicitudes se enviarán sin credenciales.
    4. Seleccionar Guardar. El perfil se guardará. Para más información sobre la pestaña Información de contacto al editar el perfil, véase Añadir información de contacto del usuario.
    Cuando se ejecuta la tarea Exportar Usuarios basada en el perfil de integración que ha creado, el proceso de exportación crea un fichero XML en el formato que utilizan las acciones Importar y Sincronizar (véanse las secciones Importar y Sincronizar definidas en la sección Acciones de la pestaña Acciones del perfil de integración que haya guardado). Se puede utilizar un archivo XSL para modificar el formato. El fichero XSL está disponible y se puede personalizar en Personalizar Cartas (véase Configurar Cartas de Alma).

    Importar/Exportar información del SIS manualmente

    Para ejecutar y supervisar manualmente una importación/exportación del SIS:
    Al editar el perfil, en la sección Importar/Exportar de la pestaña Acciones , hay que asegurarse de que el botón de opción Activar esté seleccionado y hay que seleccionar Ejecutar.
    La tarea se ejecutará tan pronto como Alma pueda suministrarla. Un fichero que se importa se marca para que no se ejecute de nuevo. Si las notificaciones por correo electrónico están habilitadas en Alma, recibirá una notificación por correo electrónico de una importación y Alma enviará notificaciones de una exportación al SIS.
    Para visualizar el estado de la tarea, la cantidad de ficheros procesados, y otra información, seleccionar Historial de tareas en la lista de acciones de la fila del perfil de usuario correspondiente en la página Lista de perfiles de integración.
    El estado Completada con éxito no significa que todos los ficheros se importaron o exportaron con éxito. Más bien significa que la tarea se ha completado sin ningún error.
    Si se importa un usuario cuyo identificador primario coincide con un identificador primario de uno de los usuarios existentes, se genera el evento Usuario rechazado por el identificador.

     

    En la sincronización de los usuarios, Alma alerta solo ante una tasa de falla de 5 %. Si el número de usuarios rechazados es inferior al 5 % del número total de usuarios procesados, la tarea se marcará como "Terminada con éxito". 

    Sincronizar manualmente información del SIS

    Para ejecutar y supervisar manualmente una sincronización del SIS:
    Al editar el perfil, en la sección Sincronizar de la pestaña Acciones, seleccionar Ejecutar.
    La tarea de sincronización se ejecutará tan pronto como Alma pueda suministrarla. El fichero que se ha sincronizado se marca para que no se ejecute de nuevo. Si las notificaciones por correo electrónico están habilitadas en Alma, recibirá una notificación por correo electrónico.
    Para visualizar el estado de la tarea, la cantidad de ficheros procesados, y otra información, seleccionar Historial de tareas en la lista de acciones de la fila del perfil de usuario correspondiente en la página Lista de perfiles de integración.
    El estado Completada con éxito no significa que todos los ficheros se sincronizaron con éxito. Más bien significa que la tarea se ha completado sin ningún error.
    Si hay más de un fichero para ser importado a Alma para la sincronización, los ficheros son leídos en el orden en el que están almacenados en el fichero zip. Si un usuario aparece más de una vez en los ficheros, la primera instancia del usuario será procesada. Todos los registros duplicados del usuario restantes fallarán.
    Para más información sobre el proceso de sincronización, véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis/synch.
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