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    Registros gestionados en red en una Zona de red

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    Cuando se trabaja en una institución miembro en una red colaborativa, se puede gestionar registros bibliográficos y de autoridad ya sea en la institución o a nivel de red.
    • Cuando crea o importa un nuevo registro (a través de diversos procedimientos), se puede seleccionar gestionar el registro en la institución o en la red. Un administrador puede restringir los registros que se gestionan solo en la red.
    • Se puede copiar (compartir) registros locales a registros de red, lo cual crea el registro gestionado en red y enlaza el registro local al de red. Antes de crear el registro, Alma intenta hacerlo coincidir con un registro gestionado en red ya existente. Se también se puede enlazar un registro local a un registro gestionado en red existente. Y se puede copiar (sin enlazar) registros de la Zona de la Comunidad para crear registros gestionados en red.
      Los cambios realizados a los registros de red enlazados se reflejan automáticamente en los registros locales. Se puede ver información sobre la actividad relacionada con los registros enlazados en un informe.
    • Igualmente, se puede copiar registros desde la red a la institución, ya sea creando registros locales nuevos no enlazados o registros locales nuevos enlazados que se enlazados al registro gestionado en red.
    • Se puede añadir extensiones locales a los registros gestionados a nivel de redes. De esta forma, parte de la información del registro solo será visible en la institución local. Añadir extensiones a un registro de red crea automáticamente un registro enlazado local.
    • Una búsqueda de repositorio puede ser realizada por los registros de institución, de la comunidad o de red. Se puede configurar los grupos de gestión del inventario para restringir el acceso a recursos electrónicos por institución, adicionalmente a las restricciones usuales de la biblioteca. Véase Búsqueda en el repositorio en una red colaborativa
    • Los grupos de gestión de inventario pueden usarse para restringir o habilitar el acceso al inventario por institución. Para más información, véase Configuración del acceso distribuido a recursos electrónicos cuando se trabaja en una Zona de red.

    Seleccionar dónde crear nuevos registros bibliográficos

    Existen varias ubicaciones en Alma donde se tiene la opción de crear o guardar un registro nuevo o importado a la institución local o a la Zona de red. Estas ubicaciones se enumeran en esta sección.
    Un administrador que trabaja en una institución miembro puede configurar el parámetro central_record_management para cambiar cuál de esas opciones se selecciona como la opción por defecto (DEFAULT_INSTITUTION o DEFAULT_NETWORK) o para deshabilitar la capacidad de añadir registros a la institución local (ENFORCE_NETWORK). Para más información, véase el parámetro en Configurar otros ajustes.
    Las siguientes ubicaciones se usan para crear o guardar un nuevo registro de red:
    • Importación de registros: Cuando se configura un perfil de importación de tipo Repositorio, seleccione Usar Zona de Red para importar registros a la Zona de Red.
      Cuando central_record_management está configurado como ENFORCE_NETWORK, Usar Zona de red se configura como y no se puede cambiar.
    import_profile_use_network_zone_highlighted.png
    Detalles del perfil de importación
    De forma similar, al seleccionar qué hacer cuando no hay ninguna coincidencia para un registro, además de las opciones habituales No importar e Importar (a la institución), se puede seleccionar Añadir a NZ para importar el registro a la Zona de red (NZ) Para más información, véase Gestión de perfiles de importación.
    El procedimiento es similar al que se sigue para importar registros usando un fichero de carga de Adquisiciones solicitadas por el usuario (PDA). Para más información, véase Adquisiciones solicitadas por el usuario.
    • Del mismo modo en que se importan registros al crear un perfil de integración de Conexión OCLC. Véase Importar registros desde una conexión OCLC.
      En el perfil de integración de la Conexión OCLC, la opción Usar el registro de la Zona de Red importará los registros a la Zona de Red, solo si no hay coincidencias con un registro existente de dicha Zona. Si se encuentra una coincidencia con un registro de la Zona de Red, se utiliza este registro y no se fusionará con el registro OCLC.
    • Crear un nuevo registro bibliográfico: En el Editor MD, seleccionar Red para el parámetro Colocación de nuevos registros y plantillas (Fichero > Opciones) para añadir un nuevo registro como registro gestionado en red; véase Navegar por la página del Editor MD. (La opción Red puede aparecer como algo distinto si el administrador configura el parámetro network_label; véase Configurar otros ajustes.) Cuando central_record_management está configurado como ENFORCE_NETWORK, el parámetro Colocación de nuevos registros y plantillas está deshabilitado y el valor por defecto es Red.
      MD_Editor_File_Options.png
      Fichero de Editor MD > Cuadro de diálogo de Opciones
    • Añadir manualmente un portafolio/ejemplar físico/representación digital: El campo Colocación de nuevo registro aparece en la página correspondiente para añadir los detalles del ejemplar. Seleccionar Red para crear el registro en la Zona de red. (La etiqueta Red puede aparecer como algo más si se configura el parámetro network_label; véase Configurar otros ajustes.) Cuando central_record_management está configurado como ENFORCE_NETWORK, Colocación de nuevo registro está deshabilitada y su valor por defecto es Red.
      new_portfolio_placement_of_new_record_highlighted_ux.png
      Página Nuevo portafolio
    • Añadir portafolios usando el cargador de portafolios: En el área Bibliográfica del asistente de activación, en el campo Seleccionar catálogo seleccionar Red para crear registros bibliográficos para los portafolios en la Zona de red. Cuando central_record_management está configurado como ENFORCE_NETWORK, Seleccionar catálogo está deshabilitada y su valor por defecto es Red.
      portfolio_loader_select_catalog_highlighted_ux.png
      Asistente de activación: página Carga de ficheros
      Si no se encuentra ninguna coincidencia en la Zona de red, el registro se añade a la Zona de red y el portafolio se enlaza al registro. Cuando se encuentra una sola coincidencia de registro bibliográfico en la Zona de red, se crea un enlace a ese registro. Cuando se encuentran múltiples coincidencias en la Zona de red, no se crea ningún registro y es posible que se requiera un manejo manual. Para más información, véase Añadir, actualizar o borrar portafolios locales masivos usando un fichero Excel.

    Trabajar con perfiles de excepción de validación en la red

    Véase Trabajar con perfiles de excepción de validación para obtener información acerca de cómo trabajar con y cómo configurar los perfiles de excepción de validación y consultar la siguiente sección para los detalles específicos para una Red colaborativa.

    Trabajar con reglas de normalización en la red

    Los campos locales añadidos a un registro usando Añadir campo local desde una institución miembro pueden actualizarse o borrarse usando procesos de normalización. Para más detalles, véase Gestionar campos locales usando una tarea de normalización de Bib MARC 21 a continuación.

    Cómo evitar que se añadan campos locales a registros de Zona de red

    Por defecto, cuando se añade manualmente campos locales a registros de Zona de red usando el Editor MD, aparece un mensaje de advertencia (no un mensaje de error). Sin embargo, con el Perfil de excepción de validación, puede configurar Alma para evitar estas adiciones y mostrar un mensaje de error en lugar de un mensaje de advertencia.
    Para configurar Alma para que no guarde los cambios locales a los registros de la Zona de red:
    Esta configuración debería completarse en la Zona de red.
    1. En la página Lista de configuración de metadatos (véase Configuración de catalogación), seleccionar el enlace Bibliográfico MARC 21 en la columna Perfil.
    2. Seleccionar la pestaña Lista de perfil de excepción de validación.
    3. Seleccione Acciones > Editar para el perfil "Editar metadatos Bib MAR XML al guardar".
    4. En la página Excepciones al perfil de severidad de validación, seleccionar Campo local no se puede añadir a registro de red en la sección Añadir excepción de severidad de validación, y seleccionar Añadir excepción de severidad de validación.
    Cuando se haya completado los cambios al Perfil de validación de excepción y un usuario intente añadir cambios locales a un registro de Zona de red, el usuario no puede guardar el registro y aparece un mensaje de error en la pestaña Alertas.

    Copiar y/o enlazar registros bibliográficos locales y de la Zona de red

    Antes de añadir un registro bibliográfico local a la Zona de red, se puede elegir validar los cambios a un registro basado en las rutinas de validación de la Zona de red (véase Editar rutinas de validación). Se puede enlazar los registros locales a los registros de la Zona de red individualmente o de forma masiva. Al enlazar registros locales individualmente, tenga en cuenta que para que sus cambios tengan efecto, deberá guardar el registro.
    Para validar un registro antes de copiarlo a la Zona de red:
    • Al editar un registro local en el editor MD, seleccionar Herramientas > Validar en Zona de red. Esto funciona de forma similar a validar el registro en la institución local (Herramientas > Validar), pero la validación se realiza con respecto a las rutinas de validación de la Zona de red.
    Para enlazar registros locales existentes a (y posiblemente crear) registros de la Zona de red:
    • Al editar un registro local en el editor MD, seleccionar fichero > Compartir con la red. Si central_record_management está configurado como ENFORCE_NETWORK (véase Configurar otros ajustes), la opción Compartir con la red no aparece para la mayoría de los registros. Esta opción continúa apareciendo para registros migrados que todavía no forman parte de la Zona de red. Si se encuentra una coincidencia en la Zona de red, se puede tener una vista preliminar de la coincidencia o seleccionar entre múltiples coincidencias; seleccionar Enlazar bajo el registro de coincidencia deseado para enlazar el registro de la institución al registro existente de la Zona de red. Si no se encuentran coincidencias, el registro de la institución se enlaza a un nuevo registro de la Zona de red.
    A veces, la funcionalidad Compartir con la red puede fallar si los ajustes de configuración difieren entre la Zona de red y la institución. Se debe elegir el mismo perfil de coincidencia para la Zona de red y la institución. Véase Métodos de coincidencia - Explicaciones and Ejemplos.
    Para ver la versión del registro antes de enlazarlo a la Zona de red, desde el Editor de metadatos anterior, seleccionar Herramientas > Ver versiones del registro original.
    Desde el nuevo Editor de metadatos, seleccionar Ver datos relacionados > Ver versiones del registro original.
    Para enlazar registros locales existentes a registros de la Zona de red de forma masiva, ejecutar la tarea Enlazar un conjunto de registros a la Zona de red. Para más información, véase Enlazar un conjunto de registros a la Zona de red en la página Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos.
    Para crear registros locales nuevos enlazados a los registros de Zona de red existentes:
    • Al crear un nuevo portafolio local, seleccionar Usar título existente para Tipo de creación. El campo Colocación de nuevo registro se elimina de la página. Usar el campo Elegir título para seleccionar un registro en la Zona de red (o en la Zona de la Comunidad). Seleccionar un registro de Zona de red crea un nuevo registro de la institución enlazado al registro de la Zona de red.
    • Al crear una nueva representación digital local, seleccionar Existente y use el campo Título para seleccionar un registro en la Zona de red.
    • Al crear un ejemplar físico, seleccionar Existente en el cuadro de diálogo Elegir tipo de existencias y después use el campo Título en la página Catalogación rápida para seleccionar un registro en la Zona de red.
    Para copiar registros de la Zona de red a registros locales (sin enlazar los registros), o para desenlazar registros locales y de la Zona de red:
    • Al editar un registro de Zona de red o un registro enlazado en el Editor MD, seleccionar Fichero > Copiar al catálogo. El resultado es una copia local no enlazada del registro y una copia del registro en la Zona de red.
    Para copiar registros de la Zona de la Comunidad a registros nuevos de Zona de red (sin enlazar los registros):
    • En la página Ver registro sencillo para un registro de Zona de la Comunidad (realizar un búsqueda de Todos los títulos en la Zona de la Comunidad y seleccionar el título del registro), seleccionar Copiar a la red para copiar el registro a la Zona de red.

    Añadir extensiones locales a registros bibliográficos en la Zona de red

    • Operador de catálogo
    • Gestor de Catálogo
    Se puede añadir y editar extensiones locales a un registro bibliográfico que se mantiene en la Zona de red. Las extensiones locales le brindan un lugar para introducir información local y, al mismo tiempo, mantener la integridad del original y de las versiones actualizadas en curso del registro de la Zona de red para otros miembros de la Zona de red.
    Específicamente, se puede introducir información local en los campos MARC 21 77X/78X, 09X, 59X, 69X y 9XX. La información local debería añadirse utilizando la opción Añadir Extensión Local en el Editor MD, tal como se describe a continuación en Añadir Extensiones Locales Utilizando el Editor MD.
    Para miembros de la red que usen metadatos UNIMARC, las extensiones locales se admiten para los campos UNIMARC X9X, XX9 y 9XX.
    • Solo se admite un formato de metadatos a la vez por red para las extensiones locales. Es decir, los miembros de una red pueden trabajar con extensiones locales UNIMARC o con extensiones locales MARC 21, pero no con ambas.
    • Cuando un miembro edita un registro de la Zona de la red de un perfil MARC que tiene un paquete de extensión en el nivel de la ZR, el vocabulario controlado que es parte del paquete de extensión de la ZR solo estará disponible cuando se catalogue un campo Normal.
      Cuando un miembro edita un registro de la Zona de la institución de un perfil MARC que tiene un paquete de extensión en el nivel de la ZI, el vocabulario controlado que es parte del paquete de extensión de la ZI solo estará disponible cuando se catalogue un campo de extensión Local (con el ícono Institution_Icon.png de la institución).

    Añadir extensiones locales utilizando el Editor MD.

    Cuando se trabaja en el Editor MD, los campos locales para los registros de Zona de red se identifican por el icono de biblioteca.
    Para añadir un campo local a un registro de Zona de red usando el Editor MD:
    1. Abrir un registro de Zona de red en el Editor MD.
    2. Seleccione Editar acciones > Añadir extensión local para introducir un campo local (véase más arriba para campos locales MARC 21/UNIMARC admitidos).
      NZ_Record_59X_Field_Entered_NL.png
      Campo 59X añadido como un campo local
    Se añade el campo local y solo es visible para la institución miembro y no para otras instituciones.
    No se debería añadir un campo local al registro de Zona de Red mediante la función Editar > Añadir Campo. En realidad, Alma debería configurarse para evitar que ocurra esta situación. Para detalles, véase Evitar que se añadan campos locales a registros de Zona de red. Solo debería emplearse la función Editar > Añadir Extensión Local para añadir un campo local. 

    El subcampo $9 no debe usarse en extensiones locales en los registros de la Zona de red.

    Añadir Extensiones Locales mediante Importar

    Cuando un miembro de la Zona de Red selecciona la opciónUsar Zona de Red en la sección Detalles del Perfil de Importar Perfil para Repositorio, Actualizar el Inventario, Nueva Orden y tipos Digitales de perfiles de importación, la sección Gestión de Registros de la Zona de Red aparece en la pestaña Normalización y Validación en el perfil de importación.

    Network_Zone_Records_Handling_Section_04.png

    Sección Gestión de Registros de la Zona de Red

    Con el parámetro Importar Extensiones Locales, puede importar campos locales. Seleccione la opción para añadir, fusionar o superponer extensiones locales al importar registros. Véase lo citado anteriormente para los campos locales a los que se aplica. Cuando selecciona la opción No, no causa impacto a las extensiones locales al importar registros. La opción por defecto es No.

    Cuando importa extensiones locales con el parámetro Importar Extensiones Locales establecido en , el sistema usa las Acciones de Coincidencia que seleccionara en la pestaña Perfil de Coincidencia para determinar cómo gestionar las acciones de fusionar y superponer.

    Match_Actions_02.png

    Sección Acciones de Coincidencia

    Cuando selecciona la opción Añadir a NZ para Si no hay coincidencia (en la pestaña Perfil de Coincidencia), el sistema añade campos de extensión local cuando el parámetro Importar Extensiones Locales está configurado como y no hay coincidencias.

    No_Match_Section_02.png

    Sección Ninguna Coincidencia

    Para más información, véase Gestionar Perfiles de Importación.

    Gestionar campos locales usando una tarea de normalización de MARC 21 Bib

    Se puede usar la tarea de normalización de MARC 21 Bib para normalizar los registros enlazados a la Zona de red que contengan campos locales tales como los campos 9XX. Esta tarea realiza cambios (añadir, actualizar o borrar) solo a los campos locales y los guarda en la Zona de la institución. Debido a que estos son cambios locales, no se distribuyen a la Zona de red o a otros miembros.
    Esta función extiende la funcionalidad del drool de normalización (parte de un proceso de normalización) para registros que están enlazados a la Zona de red. Se puede acceder a o añadir procesos de normalización en la pestaña Procesos de normalización de la página Detalles del perfil (véase Configurar catalogación).
    normalization_processes_tab_ux.png
    Pestaña Normalización para procesos MARC 21 bibliográfico
    Para ejecutar una tarea por lotes para hacer cambios globales en extensiones locales sobre registros enlazados a la Zona de red:
    1. En el Editor de metadatos, crear una regla de normalización. Véase Trabajar con reglas de normalización
      Para registros gestionados en la red, las reglas de normalización solo se ejecutan en los campos de datos compartidos.
    2. En la página Lista de configuración de metadatos (Menú de configuración > Recursos > Catalogación > Configuración de metadatos), seleccionar el formato deseado y crear un proceso de normalización con el fin de añadir extensiones locales a los registros enlazados de la Zona de red. Véase Trabajar con procesos de normalización.
    3. Crear/Guardar el conjunto de registros a actualizar.
    4. Ejecutar una tarea de normalización. El nombre de la tarea se basa en un proceso de normalización que se creó y aparece en la lista de tareas manuales que se puede ejecutar sobre conjuntos definidos. Véase Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos

    Recopilación de registros electrónicos enlazados a la Zona de la Comunidad

    Con la tarea Importar registros ZC desde Tarea de miembros CN/NZ, se puede recopilar registros electrónicos enlazados con la Zona de la Comunidad de los miembros en una Zona de red y mostrar esos registros en la Zona de red como enlazados a la Zona de la Comunidad. Véase Importar registros ZC desde tarea de miembros CN/NZ para más información.

    El informe de la recolección de red

    Los registros bibliográficos de la institución que están enlazados a registros de Zona de red se actualizan automáticamente cada vez que se realizan modificaciones en la Zona de red. Alma proporciona un informe detallado de recopilación en la red que muestra una lista de todas las actualizaciones, borrados (es decir, enlaces a recursos que fueron borrados) y errores para esos registros.
    El informe de Recopilación de red (Gestión de recursos > Gestionar inventario > Lista del informe de Recolección de red) está disponible para todas las instituciones miembro de la red y se actualiza cada cinco minutos. Contiene la siguiente información para cada recurso:
    • ID del recurso
    • Tipo de operación en la red (actualización, borrado, error)
    • ID de la institución miembro que llevó a cabo la operación.
    • Fecha de la operación

    Crear plantillas en la Zona de red

    GND y BARE

    Las plantillas creadas en la Zona de red para GND y BARE aparecen automáticamente en la lista de Plantillas de las instituciones miembros, y se identifican con el icono de Zona de red.
    Para crear una plantilla de registro de autoridad GND/BARE en la Zona de red:
    • Abrir el Editor MD y crear un registro de autoridad con los campos que se desean y seleccionar Guardar como plantilla.
      La plantilla que se guardó aparece en la pestaña Plantillas en la Zona de red y en las instituciones miembro:
      • En la Zona de red, la plantilla aparece con el ícono de la institución local;
      • En las instituciones miembro, la misma plantilla aparece con el ícono de la Zona de red.

    Para más información sobre cómo crear plantillas, consulte Trabajar con plantillas de registros.

    Otras plantillas de autoridad

    Hay otras plantillas creadas en la red para registros de autoridad gestionados localmente (tales como Nombre LC, Asunto LC y sucesivamente) que están disponibles automáticamente para las instituciones miembro que trabajan con los mismos registros de autoridad locales. En la pestaña Plantillas de la institución miembro, se muestra una subpestaña adicional: Tiene el mismo nombre con la palabra "(Red)" adjunta a ella. Contiene las plantillas creadas por la Red en la carpeta Compartido (junto con las plantillas predeterminadas que se proporcionan con la carpeta Compartido).
    Network_Managed_Templates_Available_to_the_Member_Institution_02_TC_NL.png
    Plantillas gestionadas en red y en forma local disponibles para la institución miembro
    En la Zona de red, las plantillas se siguen creando de la misma forma, con diferentes iconos que distinguen las plantillas predeterminadas de las plantillas creadas localmente en la red.
    Locally_Created_Templates_in_the_Network_02_TC_NL.png
    Plantillas creadas localmente en la red
    Para más información sobre cómo crear plantillas, consulte Trabajar con plantillas de registros.

    Asignar un registro catalogador de zona de red a un catalogador de otra institución

    Para asignar un registro a otra institución:
    1. En el Editor MD, edite/vea un registro de la Zona de Red y seleccione Asignar registro a otro catalogador (en en menú Registrar acciones). 
      Se abre el cuadro de diálogo Asignar registro a otro catalogador
      Assign Record to Amother Cataloger.png 
    2. Indique lo siguiente en el cuadro de diálogo:
      Campo Descripción
      Seleccionar Institución Seleccione la institución miembro de la red.
      Asignar a Seleccione el usuario a quien desee asignar el registro.
      La lista de usuarios que aparece incluye usuarios con los siguientes roles en todas las instituciones de la red: Administrador de catálogo, gestor de catálogo, catalogador, catalogador extendido.
      Nota De forma opcional, es posible escribir una nota. Cualquier usuario puede ver la nota.
      Enviar como correo electrónico Seleccione un correo electrónico para enviar al usuario asignado, además de lo anterior.
      Si no se selecciona esta opción, el registro aparece en la lista de registros abiertos del catalogador asignado, agrupado con todos los demás registros 'asignados'.
    3. Seleccione "Asignar a". 

    Cuando trabaje con registros bibliográficos y de autoridad de la Zona de Red, puede asignar el registro de la ZR a un catalogador de otra institución dentro de la Zona de Red. Para activar esta funcionalidad, establecer el parámetro de cliente enable_nz_record_assignment en Verdadero en el entorno de la Zona de Red. Este parámetro solo está disponible para el entorno de la Zona de Red de Alma. Esto significa que la red establece esta política para todos sus miembros. 

    La capacidad de asignar el registro de la ZR a un catalogador de otra institución solo está disponible en el nuevo Editor de Metadatos. 

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