Compartir información de proveedor en una Zona de red
La información global sobre los proveedores, tales como el nombre del proveedor, su código y dirección, se puede compartir entre las instituciones miembro en una Zona de red. Esto minimiza la necesidad de que cada institución miembro añada esta información básica.
La Zona de red puede definir cualquier información global sobre un proveedor. Además, cada institución miembro puede definir la información global de un nuevo proveedor o cambiar la información global compartida sobre un proveedor existente, y luego compartirla en la Zona de red. La tarea Distribución de cambios de adquisición de red a los miembros se ejecuta en la Zona de red y distribuye toda la información del provedor global desde la Zona de red a las instituciones miembros. La tarea distribuye toda la información global de todos los proveedores añadidos a la Zona de red desde la fecha fijada por el parámetro acq_distribute_changes_last_run (Configuración > Adquisiciones > General > Otras Configuraciones). Si el parámetro está vacío, la información del proveedor global en la Zona de red se distribuye a las instituciones miembro cuando la tarea se ejecuta.
A un proveedor se le identifica únicamente por este código. Cuando un gerente de proveedor envía información de proveedores a la Zona de red, o cuando la Zona de red envía información a sus instituciones miembros, Alma crea un proveedor nuevo si no existe un proveedor con ese código. De lo contrario, la nueva información sobrescribe la información existente en ese proveedor (sin embargo, la sobrescritura no tiene lugar si ya existe el proveedor local con el mismo nombre/código/código EDI).
Cada institución miembro continúa definiendo la información local para los proveedores, tales como cuentas de proveedor, información EDI, proveedores de acceso e interfaces de proveedor. Si un proveedor es proveedor de materiales, el proveedor se distribuye como activo y por defecto recibe una cuenta con el mismo nombre y código del proveedor global. Si un proveedor no es proveedor de materiales, el proveedor se distribuye como inactivo y permanece como tal en la institución miembro hasta que cierta información local, tal como la cuenta del proveedor, se añada y se active el proveedor.
Los campos de información global de un proveedor son los siguientes:
- Nombre
- Código - Este campo no se puede cambiar por una institución miembro.
- Código adicional
- Código de sistema financiero
- Identificación nacional tributaria
- Sujeto a IVA
- Bibliotecas
- Monedas
- Idioma
- Proveedor de materiales/Agente de suscripción
- Proveedor de acceso
- Emisor de la licencia
- Gubernamental
- Información de contacto - Obsérvese que la indicación Preferido es local.
- Direcciones
- Números de teléfono
- Direcciones de correo electrónico
- Direcciones de sitios Web
Para más información sobre cómo trabajar con proveedores compartidos en una red colaborativa, consultar el video Proveedores compartidos en la Red (6:44 min).
Se debe tener uno de los siguientes roles para habilitar la tarea Distribuir cambios en adquisiciones al miembro:
- Administrador de adquisiciones
- Administrador general del sistema
- Gestor de proveedores
Para habilitar la tarea Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros:
- En la página de Configuración de adquisiciones (Configuración > Adquisiciones > General > Otras configuraciones), establecer acq_distribution_job a verdadero.
- De forma opcional, establecer acq_distribute_changes_last_run a una fecha específica; véase arriba para una descripción de este parámetro.
- Seleccionar Guardar.
Para más información, véase Configurar otros ajustes.
- En la lista de tareas programadas, activar Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros. Para más información, consultar Distribuir la configuración de recurso compartido central.
En la página Búsqueda de proveedores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Proveedores), la columna Compartidos indica qué proveedores están compartidos por las instituciones miembros. Los proveedores compartidos recientemente están inactivos inicialmente.
Columna de proveedores compartidos
Seleccionar Edición para ver la información global sobre un proveedor compartido. La información global tiene un tono gris. Se puede continuar editando cualquier fichero local, como siempre.
Atributos globales
En la pestaña Información de contacto, la columna Compartida indica la información que está compartida.
Detalles del proveedor - Pestaña de información de contacto
Para contribuir a la información global de un proveedor nuevo en la Zona de red:
En la institución miembro de la red, en la página Buscar proveedores, ubicar un proveedor local, seleccionar Contribuir en las acciones de fila y seleccionar Confirmar en la caja de diálogo de confirmación.
Esta operación falla si otra institución ya contribuyó con la información de este proveedor (según el código del proveedor). Esto puede ocurrir entre el tiempo que la otra institución contribuyó con el proveedor y el tiempo en que se ejecuta la tarea de distribución.
Para cambiar la información global de un proveedor compartido y contribuir con esos cambios a la Zona de red:
- En la institución miembro de la red, en la página Buscar proveedores, ubicar al proveedor y seleccionar Edición. Aparece la pestaña de Resumen de los Detalles del proveedor.
- Seleccionar Editar atributos globales y seleccionar Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación. Los campos de información global se vuelven activos (excepto el campo Código, que no se puede cambiar).
- Haga sus cambios y seleccionar Guardar. Sus cambios se envían a la Zona de red y serán distribuidos la próxima vez que se ejecute la tarea de Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros.
Para marcar una entidad de contacto compartido (dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección de sitio Web) como la preferida:
No se puede editar información de contacto compartida, que es donde normalmente se encontraría el campo Preferido para cada tipo de entidad. En vez de eso, si se desea establecer la información de contacto de un proveedor como preferida, seleccionar Establecer como preferido de la lista de acciones de fila junto a la entidad en la pestaña de Información de contacto en la página de Detalles del proveedor. La opción solo aparece para los proveedores compartidos que no son preferidos.
Página de detalles del proveedor - Pestaña de información de contacto