Flujo de trabajo de la compra

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Explicación general del flujo de compra

A continuación hay una ilustración del flujo de trabajo de la compra que especifica la manera en que una línea de orden de compra (línea de PO) se gestiona desde su creación hasta que espera para su activación o recibo. Este flujo de trabajo no cubre las adquisiciones solicitadas por el usuario ni tampoco los flujos de trabajo de compra de Rialto. Para los flujos de trabajo de compra de Rialto, véase Ciclo de vida de órdenes completas de Rialto.

Para obtener más información, véase Reseña de compra. (4:06 min.)

Para obtener una explicación de los tipos de compra física, electrónica y digital y de los tipos de línea de orden de compra que se pueden crear, así como de las ramificaciones del tipo de compra y del tipo de línea de orden de compra tanto en el flujo de trabajo de la compra como en el inventario resultante, véase Explicación del flujo de trabajo de los tipos de compras e inventario. Para obtener información sobre cómo determinar qué flujo de trabajo seguir cuando se adquieren recursos electrónicos, consultar Recursos electrónicos – Situaciones y flujos de trabajo.

Flujo de trabajo de la compra

A continuación se encuentra una descripción detallada de los pasos dentro de este flujo de trabajo (con los números que se corresponden con los números en el diagrama):

Una línea de orden de compra se introduce en Alma, por lo general: de forma automática a través de la importación de unos datos de orden incrustados (EOD) o por una API en tiempo real a través de un Proveedor de servicios de biblioteca (LSP), o bien de forma manual como resultado de la creación de una línea de orden de compra (incluso de solicitudes de compra). Consulte la sección Pasos necesarios para crear una orden, más abajo, para conocer los tipos de órdenes electrónicas/físicas/digitales. Véase también Crear Líneas de Orden de Compra.
Alma normaliza, valida y procesa la línea de la orden de compra para determinar si hay elementos que requieren atención especial en base a las reglas de reseña configuradas previamente por un administrador.
Si hay problemas de datos (que incluyen información faltante o inválida) o alertas que requieren atención, Alma envía la línea de orden de compra para su revisión. Tenga en cuenta que las líneas de orden de compra creadas manualmente evitan el proceso de revisión si selecciona Pedir ahora o Guardar y Continuar o permanecen En revisión si no lo hace (por ejemplo, si selecciona Guardar). Para obtener más información, véase Revisión de líneas de orden de compra y Configurar reglas de revisión de compras.
La línea de orden de compra se agrupa en una orden de compra. La configuración de compras, establecida en la página de Resumen de la línea de orden de compra (véase Crear manualmente una línea de orden de compra), determina si la agrupación es automática o manual.
Si, durante el proceso de agrupación (manual o automático) cualquiera de los campos obligatorios (requeridos en este paso) está incompleto, la orden de compra se devuelve para su revisión. Para más información, consultar Revar órdenes de compra. Después de revisar la orden de compra e introducir la información faltante, la orden de compra pasa a ser aprobada y enviada al proveedor.
- Automática – Las líneas de orden de compra se agrupan automáticamente según las reglas en una orden de compra (véase Agrupar líneas de orden de compra en una orden de compra).
- Manual – La línea de orden de compra se agrupa manualmente. Para más información, consultar Agrupar líneas de orden de compra en una orden de compra. Cuando la persona que realiza la agrupación manual selecciona Agrupar en la página de Crear órdenes de compra, la línea de orden de compra se agrupa en una orden de compra.
La orden de compra pasa a la etapa de aprobación y envío del flujo de trabajo. La configuración de compras (establecida por Ex Libris) determina si la autorización y el envío es automático o manual.
La orden de compra está sujeta a aprobación si fue creada manualmente o con EOD, y si está configurada con agrupación manual o automática. Sin embargo, si el usuario selecciona Ordenar ahora para una línea de orden de compra, esta se aprueba automáticamente sin importar la configuración de compra.
- Automática – La orden de compra se aprueba automáticamente y se envía al proveedor.
- Manual – La orden de compra debe ser aprobada manualmente antes de enviarse al proveedor. Para más información, consultar Aprobación y envío de órdenes de compra. Cuando la persona que realiza la autorización manual selecciona Autorizar y enviar en la página Aprobar órdenes de compra, la orden de compra autorizada se envía al proveedor.
La línea de orden de compra pasa a la etapa final del flujo de trabajo de compra, en donde se verifica para revisar si es material físico, electrónico o digital.
- Electrónico – La línea de orden de compra pasa a la etapa de activación (véase Activar recursos electrónicos y Lista de tareas de activación). Si no está completamente facturada, se marca como Esperando factura en el campo de Estado de la factura de la página de Resumen de la línea de orden de compra, y espera facturación (véase Facturación)
- Físico — La línea de orden de compra pasa a la etapa de recepción, donde se gestiona según su tipo, tal como se describe en Recepción de material. El procesamiento posterior a la recepción también se puede hacer después de recibir el material (véase Procesamiento postrecepción). Si no está completamente facturada, se marca como Esperando factura en el campo de Estado de la factura de la página de Resumen de la línea de orden de compra, y espera facturación (véase Facturación).
- Digital — La línea de orden de compra no tiene un proceso de activación o recepción (ver los puntos sobre Única y Continuo más abajo). Si la línea de orden de compra es de Única, se cierra. Si la línea de orden de compra es Continua, después de que se reciba/active/se añada la representación digital, se marca como Esperando renovación. Se puede marcar manualmente la línea de orden de compra como Cerrada si está completamente pagada y se está terminando la suscripción, incluso si no se ha recibido el último fascículo.

Lista de verificación de pasos requeridos para crear una orden

Existen tres métodos principales para crear una orden:

Manualmente: para obtener información sobre cómo crear líneas de orden de compra de suscripción para servicios sin inventario, consulte Crear Líneas de Orden de Compra de Suscripción sin Inventario.
Proceso EOD
Solicitar Órdenes en Tiempo Real mediante API (a través del proveedor de servicios de la biblioteca)

Los métodos arriba descritos pueden crear órdenes tanto para tipos de material de recursos físicos como electrónicos. Para los tipos de materiales de recursos digitales, se aceptan los métodos manuales y de API. A continuación, véase la lista de verificación de los pasos requeridos para crear una orden para cada tipo de material:

Para órdenes electrónicas procedentes de OASIS, se recomienda utilizar el enfoque de API para obtener información de acceso e información descriptiva completa.

Métodos de Órdenes de Recursos Tísicos

Orden manual – Física

Acción de configuración	Descripción
No se necesita ninguna configuración especial para solicitar órdenes manuales

EOD (datos de órdenes insertados) – Físicos

Acción de configuración	Descripción
Configurar Plantilla de Metadatos por Defecto	Asegúrese de esté configurada una Plantilla de Metadatos por Defecto (consulte Trabajar con plantillas de registros). Abra el Editor de Metadatos > Plantilla. Elija la plantilla que desee definir por defecto. Seleccionar Propiedades. Seleccionar como por defecto.
Ajustes del Proveedor	Asegúrese de que el proveedor en Alma no esté configurado para enviar mensajes EDI salientes para las órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (p. ej. para facturas), si este es su flujo de trabajo. Leer más acerca del EDI del proveedor
Proporciónele al proveedor información de las órdenes relevantes.	Se deben proporcionar los siguientes parámetros para que el proveedor cree una orden: Código(s) de Biblioteca propietaria – La biblioteca asignada a la nueva línea de la orden de compra. Debe facilitarle una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria al proveedor. La implementación por parte del proveedor podría consistir en proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes, para seleccionar la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador debe iniciar sesión en la cuenta correspondiente. El proveedor puede utilizar Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas u Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. Código(s) de ubicación – La ubicación en la que se crearán los ejemplares relacionados. Solo relevante para material físico. El proveedor puede utilizar Recuperar API de ubicaciones para obtener la lista de ubicaciones. Código(s) de fondo – El fondo desde el que se genera el pago. El proveedor puede usar Recuperar API de fondos.
Crear un Perfil de Importación de Nueva Orden o copiar un perfil existente	Ir a Adquisiciones > Gestionar Perfiles de Importación. Asegúrese de que la información del número de referencia del Proveedor recibida desde la factura EDI esté mapeada a Alma. Véase Gestionar perfiles de importación.
Asegúrese de haber seleccionado la opción Formato de Entrega correcta.
Configurar un Perfil de Importación de Actualizar Inventario	Ir a Adquisiciones > Gestionar Perfiles de Importación. Cuando se recibe la factura para la orden creada con EOD, el proveedor coloca un fichero de registros MARC completo en el servidor FTP. Alma importa el registro MARC completo, utiliza el perfil de importación Actualizar inventario para hacer coincidir ese registro con la línea de la orden de compra y superpone el registro breve. Se realiza una coincidencia ya sea por el número de la línea de la orden de compra o por el número de referencia del proveedor.

API – Físico

Acción de configuración	Descripción
Configurar Plantilla de Metadatos por Defecto	Asegúrese de esté configurada una Plantilla de Metadatos por Defecto (consulte Trabajar con plantillas de registros). Ir a Editor de Metadatos > Plantilla. Elija la plantilla que desee definir por defecto. Seleccione Propiedades. Seleccione "por defecto".
Envíele al proveedor la clave API.	La institución debe generar una clave API y proporcionársela al proveedor. A cada proveedor se le debe facilitar una única clave API por separado. De este modo, si la institución desea dejar de trabajar con un proveedor específico, esa clave API específica se puede deshabilitar a través de la red del desarrollador. Otras claves API seguirán funcionando como de costumbre. Iniciar sesión en la Red de desarrolladores utilizando la cuenta de la institución. Defina una aplicación con el nombre Integración con el proveedor. Añadir API de Adquisición a la aplicación, con permisos de lectura/escritura. Añadir API de Configuración a la aplicación, con permisos de solo lectura. Se puede definir la API con su Sandbox o con entornos de producción. Copie la clave API de la aplicación. Esta es la clave API que se usará como parte de las llamadas API del proveedor para identificar su institución. Recomendamos definir un perfil de restricción API. Para más información, consulte Trabajar con Perfiles de Restricción API.
Proporciónele al proveedor información de las órdenes relevantes.	Se deben proporcionar los siguientes parámetros para que el proveedor cree una orden: Código de proveedor y Código de cuenta del proveedor : estos se refieren a registros del proveedor en Alma. La línea de la orden de compra creada estará relacionada con el proveedor y la cuenta de este. Se debe garantizar que el proveedor en Alma no esté configurado para enviar mensajes EDI salientes para las órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (p. ej. para facturas), si este es su flujo de trabajo. Código(s) de Biblioteca propietaria – La biblioteca asignada a la nueva línea de la orden de compra. Se debe facilitar una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria al proveedor. La implementación por parte del proveedor podría incluir proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes, para seleccionar la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador debe iniciar sesión en la cuenta correspondiente. El proveedor puede utilizar Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas u Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. Código(s) de ubicación – La ubicación creada para los ejemplares relacionados. Solo relevante para material físico. El proveedor puede utilizar Recuperar API de ubicaciones para obtener la lista de ubicaciones. Código(s) de fondo: el fondo desde el que se genera el pago. El proveedor puede usar Recuperar API de fondos. Para obtener más información, véase Configuración de adquisiciones en tiempo real para instituciones.
Crear Perfil de Integración de Nueva Orden	El Perfil de integración API de Nueva orden determina las reglas de coincidencia que se desean aplicar. Para más información, véase Cómo se determina el registro bibliográfico. Las validaciones para fascículos relacionados con los fondos también se pueden configurar como documentadas aquí (docx).
Configurar un Perfil de Importación de Actualizar Inventario	Al crear órdenes en Alma a través de API para materiales físicos/electrónicos, se crea un registro breve en Alma que contiene los campos básicos del registro MARC creado. Se utiliza un perfil de importación de Actualizar inventario para buscar el registro breve (utilizando el número de la línea de orden de compra o el número de referencia del proveedor) y superponerlo con la información MARC completa. Véase Superponer un Registro Breve.

Métodos de órdenes de recursos electrónicos

Orden manual – Electrónico

Acción de configuración	Descripción
No se necesita ninguna configuración especial para solicitar órdenes manuales

EOD (datos de órdenes insertados) – Electrónicos

Acción de configuración	Descripción
Configurar Plantilla de Metadatos por Defecto	Asegúrese de esté configurada una Plantilla de Metadatos por Defecto (consulte Trabajar con plantillas de registros). Ir a Editor de Metadatos > Plantilla. Elija la plantilla que desee definir por defecto. Seleccionar Propiedades. Seleccionar como por defecto.
Ajustes del Proveedor	Verifique que el proveedor en Alma no esté configurado para enviar mensajes EDI salientes para órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (p. ej. para facturas), si este es su flujo de trabajo. Leer más acerca del EDI del proveedor
Proporciónele al proveedor información de las órdenes relevantes.	Se deben proporcionar los siguientes parámetros para que el proveedor cree una orden: Código(s) de Biblioteca propietaria – La biblioteca asignada a la nueva línea de la orden de compra. Se debe facilitar una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria al proveedor. La implementación por parte del proveedor podría incluir proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes, para seleccionar la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador debe iniciar sesión en la cuenta correspondiente. El proveedor puede utilizar Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas u Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. Código(s) de ubicación – La ubicación creada para los ejemplares relacionados. Solo relevante para material físico. El proveedor puede utilizar Recuperar API de ubicaciones para obtener la lista de ubicaciones. Código(s) de fondo: el fondo desde el que se genera el pago. El proveedor puede usar Recuperar API de fondos. Para obtener más información, véase Configuración de adquisiciones en tiempo real para instituciones.
Crear un Perfil de Importación de Nueva Orden o copiar un perfil existente	Ir a Adquisiciones > Gestionar Perfiles de Importación. Asegúrese de que la información del número de referencia del Proveedor recibida desde la factura EDI esté mapeada a Alma. Ver Gestionar perfiles de importación.
Asegúrese de haber seleccionado la opción Formato de Entrega correcta.
Configurar un Perfil de Importación de Actualizar Inventario	Ir a Adquisiciones > Gestionar Perfiles de Importación. Cuando se recibe la factura para la orden creada con EOD, el proveedor coloca un fichero de registros MARC completo en el servidor FTP. Alma importa el registro MARC completo, utiliza el perfil de importación Actualizar inventario para hacer coincidir ese registro con la línea de la orden de compra y superpone el registro breve. Se realiza una coincidencia ya sea por el número de la línea de la orden de compra o por el número de referencia del proveedor.

API – Electrónico

Acción de configuración	Descripción
Configurar Plantilla de Metadatos por Defecto	Asegúrese de esté configurada una Plantilla de Metadatos por Defecto (consulte Trabajar con plantillas de registros). Ir a Editor de Metadatos > Plantilla. Elija la plantilla que desee definir por defecto. Seleccione Propiedades. Seleccione "por defecto".
Envíele al proveedor la clave API.	La institución debe generar una clave API y proporcionársela al proveedor. A cada proveedor se le debe facilitar una única clave API por separado. De este modo, si la institución desea dejar de trabajar con un proveedor específico, esa clave API específica se puede deshabilitar a través de la red del desarrollador. Otras claves API seguirán funcionando como de costumbre. Iniciar sesión en la Red de desarrolladores utilizando la cuenta de la institución. Defina una aplicación con el nombre Integración con el proveedor. Añadir API de Adquisición a la aplicación, con permisos de lectura/escritura. Añadir API de Configuración a la aplicación, con permisos de solo lectura. Se puede definir la API con su Sandbox o con entornos de producción. Copie la clave API de la aplicación. Esta es la clave API que se usará como parte de las llamadas API del proveedor para identificar su institución. Recomendamos definir un perfil de restricción API. Para más información, consulte Trabajar con Perfiles de Restricción API.
Proporciónele al proveedor información de las órdenes relevantes.	Se deben proporcionar los siguientes parámetros para que el proveedor cree una orden: Código de proveedor y Código de cuenta del proveedor : estos se refieren a registros del proveedor en Alma. La línea de la orden de compra creada estará relacionada con el proveedor y la cuenta de este. Se debe garantizar que el proveedor en Alma no esté configurado para enviar mensajes EDI salientes para las órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (p. ej. para facturas), si este es su flujo de trabajo. Código(s) de Biblioteca propietaria – La biblioteca asignada a la nueva línea de la orden de compra. Se debe facilitar una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria al proveedor. La implementación por parte del proveedor podría incluir proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes, para seleccionar la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador debe iniciar sesión en la cuenta correspondiente. El proveedor puede utilizar Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas u Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. Código(s) de ubicación – La ubicación creada para los ejemplares relacionados. Solo relevante para material físico. El proveedor puede utilizar Recuperar API de ubicaciones para obtener la lista de ubicaciones. Código(s) de fondo: el fondo desde el que se genera el pago. El proveedor puede usar Recuperar API de fondos. Para obtener más información, véase Configuración de adquisiciones en tiempo real para instituciones.
Crear Perfil de Integración de Nueva Orden	El Perfil de Integración API de Nueva Orden determina las reglas de coincidencia que desea aplicar. Para más información, véase Cómo se determina el registro bibliográfico. Las validaciones para fascículos relacionados con los fondos también se pueden configurar como documentadas aquí (docx).
Configurar un Perfil de Importación de Actualizar Inventario	Al crear órdenes en Alma a través de API para materiales físicos/electrónicos, se crea un registro breve en Alma que contiene los campos básicos del registro MARC creado. Se utiliza un perfil de importación de Actualizar inventario para buscar el registro breve (utilizando el número de la línea de orden de compra o el número de referencia del proveedor) y superponerlo con la información MARC completa. Véase Superponer un Registro Breve.

Métodos de órdenes de recursos electrónicos para órdenes procedentes de OASIS/GOBI

Véase Solicitar Órdenes en Tiempo Real para consultar una lista completa de proveedores.

API – Electrónico

Acción de configuración	Descripción
Configurar Plantilla de Metadatos por Defecto	Asegúrese de esté configurada una Plantilla de Metadatos por Defecto (consulte Trabajar con plantillas de registros). Ir a Editor de Metadatos > Plantilla. Elija la plantilla que desee definir por defecto. Seleccione Propiedades. Seleccione "por defecto".
Envíele al proveedor la clave API.	La institución debe generar una clave API y proporcionársela al proveedor. Utilizar OASIS-Onboarding@proquest.com para contactar con OASIS Para GOBI, contacte con su representante de GOBI. A cada proveedor se le debe facilitar una única clave API por separado. De este modo, si la institución desea dejar de trabajar con un proveedor específico, esa clave API específica se puede deshabilitar a través de la red del desarrollador. Otras claves API seguirán funcionando como de costumbre. Iniciar sesión en la Red de desarrolladores utilizando la cuenta de la institución. Defina una aplicación con el nombre Integración con el proveedor. Añadir API de Adquisición a la aplicación, con permisos de lectura/escritura. Añadir API de Configuración a la aplicación, con permisos de solo lectura. Se puede definir la API con su Sandbox o con entornos de producción. Copie la clave API de la aplicación. Esta es la clave API que se usará como parte de las llamadas API del proveedor para identificar su institución. Recomendamos definir un perfil de restricción API. Para más información, consulte Trabajar con Perfiles de Restricción API.
Proporciónele al proveedor información de las órdenes relevantes.	Se deben proporcionar los siguientes parámetros para que el proveedor cree una orden: Código de proveedor y Código de cuenta del proveedor : estos se refieren a registros del proveedor en Alma. La línea de la orden de compra creada estará relacionada con el proveedor y la cuenta de este. Se debe garantizar que el proveedor en Alma no esté configurado para enviar mensajes EDI salientes para las órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (p. ej. para facturas), si este es su flujo de trabajo. Código(s) de Biblioteca propietaria – La biblioteca asignada a la nueva línea de la orden de compra. Se debe facilitar una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria al proveedor. La implementación por parte del proveedor podría incluir proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes, para seleccionar la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador debe iniciar sesión en la cuenta correspondiente. El proveedor puede utilizar Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas u Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. Código(s) de ubicación: la ubicación creada para los ejemplares relacionados. solo Relevante para material físico. El proveedor puede utilizar Recuperar API de ubicaciones para obtener la lista de ubicaciones. Código(s) de fondo: el fondo desde el que se genera el pago. El proveedor puede usar Recuperar API de fondos. Para obtener más información, véase Configuración de adquisiciones en tiempo real para instituciones.
Crear Perfil de Integración de Nueva Orden	El Perfil de integración API de Nueva orden determina las reglas de coincidencia que se desean aplicar. Para más información, véase Cómo se determina el registro bibliográfico. Las validaciones para fascículos relacionados con los fondos también se pueden configurar como documentadas aquí (docx). Dado que el flujo de trabajo activa los registros de la Zona de la Comunidad, las secciones Validación y Coincidencia del perfil de integración no se tienen en cuenta.
Activar la colección relevante de la Zona de la Comunidad	Para crear con éxito un recurso electrónico (portafolio) dentro de una colección en Alma, la institución debe tener la colección correspondiente en su Zona de la Institución y activada desde la Zona de la Comunidad. Actualmente, la funcionalidad de crear el recurso dentro de una colección durante el proceso de orden solo está disponible para órdenes que procedan de las plataformas compatibles de libros electrónicos de OASIS y GOBI. Véase Activación de recursos electrónicos.

Métodos de órdenes de recursos digitales

Digital – Orden manual

Acción de configuración	Descripción
Habilite el tipo de línea de orden de compra difital relevante.	Navegue a Configuración > Adquisiciones > Tipos de línea de orden de compra y selecione Personalizar desde el menú de acciones de fila para uno o ambos a continuación: Digital única vez (DIGITAL_OT) Digital continua (DIGITAL_CO) Asegúrese de seleccionar Guardar cuando termine.
Cree el título digital relevante y ordénelo.	Para crear una línea de orden de compra digital, los tipos de línea de orden de compra se deben habilitar según se describe arriba. Crear una línea de orden de compra digital es muy similar a crear una orden de compra física o digital (vea Crear manualmente una línea de Orden de compra). Una diferencia principal es que los tipos de línea de orden de compra digitales se crean sin inventario (tanto de una sola vez como continua) y necesita asociar una representación con la línea de orden de compr. Hay dos formas para asociar una representación con una línea de orden de compra, como se indica a continuación: Añadir una nueva representación: En la página de edición de líneas de pedido, hay una sección Representación ordenada para las líneas de orden de compra digitales. Seleccione la opción +Añadir representación . Se abre la pantalla del editor de representaciones para crear una nueva representación. El título, la biblioteca y el número de línea de orden de compra se completan previamente en la información resumida de la derecha, ya que se heredan de la línea de orden de compra. El título digital debe estar asociado a una colección y la representación debe contener ficheros. Después de crear la representación y seleccionar Guardar, se le redirige a la línea de orden de compra y la representación se adjunta a ella. Para completar el proceso, seleccione Guardar y continuar. Desde una representación nueva/existente: En la página de edición de líneas de orden de compra, hay una sección Representación ordenada para las líneas de orden de compra digitales. Para una representación existente, seleccione Editar en el menú de acciones de línea y actualice la línea de orden de compra. Cuando se selecciona Guardar, Alma intenta automáticamente enviar la línea de orden de compra al siguiente paso del flujo de trabajo. Después de crear una línea de orden de compra digital, los flujos de trabajo difieren para Única y Continua: Línea de orden de compra Única: En revisión > Cerrada Línea de orden de compra continua: En revisión > Esperando renovación O Esperando renovación manual El privilegio UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ proporciona a los roles de compra la capacidad de editar representaciones desde la línea de orden de compra. Una línea de orden de compra no se puede "Guardar y continuar" sin una representación. Si el usuario intenta "guardar y continuar", la línea de orden de compra le avisará que falta información con un mensaje de advertencia. Vea el video Dos nuevos tipos de línea de orden de compra para inventario digital (2:50 minutos).

Acción de configuración

Descripción

Habilite el tipo de línea de orden de compra difital relevante.

Navegue a Configuración > Adquisiciones > Tipos de línea de orden de compra y selecione Personalizar desde el menú de acciones de fila para uno o ambos a continuación:

Digital única vez (DIGITAL_OT)
Digital continua (DIGITAL_CO)

Asegúrese de seleccionar Guardar cuando termine.

Cree el título digital relevante y ordénelo.

Para crear una línea de orden de compra digital, los tipos de línea de orden de compra se deben habilitar según se describe arriba.

Crear una línea de orden de compra digital es muy similar a crear una orden de compra física o digital (vea Crear manualmente una línea de Orden de compra). Una diferencia principal es que los tipos de línea de orden de compra digitales se crean sin inventario (tanto de una sola vez como continua) y necesita asociar una representación con la línea de orden de compr. Hay dos formas para asociar una representación con una línea de orden de compra, como se indica a continuación:

Añadir una nueva representación: En la página de edición de líneas de pedido, hay una sección Representación ordenada para las líneas de orden de compra digitales. Seleccione la opción +Añadir representación . Se abre la pantalla del editor de representaciones para crear una nueva representación. El título, la biblioteca y el número de línea de orden de compra se completan previamente en la información resumida de la derecha, ya que se heredan de la línea de orden de compra. El título digital debe estar asociado a una colección y la representación debe contener ficheros.

Después de crear la representación y seleccionar Guardar, se le redirige a la línea de orden de compra y la representación se adjunta a ella. Para completar el proceso, seleccione Guardar y continuar.
Desde una representación nueva/existente: En la página de edición de líneas de orden de compra, hay una sección Representación ordenada para las líneas de orden de compra digitales. Para una representación existente, seleccione Editar en el menú de acciones de línea y actualice la línea de orden de compra. Cuando se selecciona Guardar, Alma intenta automáticamente enviar la línea de orden de compra al siguiente paso del flujo de trabajo.

Después de crear una línea de orden de compra digital, los flujos de trabajo difieren para Única y Continua:

Línea de orden de compra Única: En revisión > Cerrada
Línea de orden de compra continua: En revisión > Esperando renovación O Esperando renovación manual

El privilegio UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ proporciona a los roles de compra la capacidad de editar representaciones desde la línea de orden de compra.

Una línea de orden de compra no se puede "Guardar y continuar" sin una representación. Si el usuario intenta "guardar y continuar", la línea de orden de compra le avisará que falta información con un mensaje de advertencia.

Vea el video Dos nuevos tipos de línea de orden de compra para inventario digital (2:50 minutos).

Explicación sobre Flujo de trabajo e inventario de los tipos de compra.

Una vez creada la línea de orden de compra con un cierto tipo de compra, el flujo de trabajo y las implicaciones de datos se fijan y no pueden modificarse. Por consiguiente, es importante entender el impacto de los diversos tipos tanto en el flujo de trabajo de compras como en el inventario resultante.

El tipo de material es el tipo de material, como un libro, periódico electrónico o CD-ROM, etc., del cual el ejemplar toma su forma. Para obtener información sobre todos los tipos de material electrónico, véase Gestionar recursos electrónicos. Para obtener información sobre todos ls tipos de material físico, véase Configurar descripciones del tipo de material de ejemplares físicos. El tipo de material es parte del registro del ejemplar que es creado, pero no controla el flujo de trabajo de la línea de la orden de compra. El tipo de material se puede modificar cuando se crea/edita una línea de orden de compra. Para las líneas de orden de compra digitales, no se usa este campo.

Los tipos de compra pueden ser físicos, electrónicos o digitales y de uno de los siguientes tipos de continuidad:

Una sola vez - Órdenes de una sola vez o poco frecuentes, tales como un libro impreso, un libro electrónico o una partitura musical que no se publica de forma repetitiva. El material físico se recibe en la pestaña de Una sola vez en la página de Recibir material nuevo. Las existencias y los ejemplares se crean automáticamente y se crea una existencia para cada ubicación de una sola vez y un ejemplar por cada copia. El material electrónico pasa por el proceso estándar de activación y permanece activado indefinidamente. Una vez se factura y se recibe/activa la línea de orden de compra, se cierra.

Las representaciones digitales se consideran como si el "Ejemplar" se hubiera recibido y harán avanzar la línea de orden de compra en el flujo de trabajo y el estado será Cerrada. Las líneas de orden de compra digitales se crean sin inventario.
Continua - Órdenes que se repiten de forma regular, por ejemplo, suscripciones mensuales a material físico o electrónico como periódicos. El material físico se recibe en la pestaña Continua en la página de Recibir material nuevo. Las existencias se crean durante la creación de la línea de orden de compra física (para cada ejecución de la serie en una ubicación) y se crean los ejemplares: El material electrónico pasa por el proceso estándar de activación y se puede desactivar durante el proceso de evaluación. La línea de orden de compra permanece abierta una vez facturada y recibida/activada (aunque se puede cerrar manualmente).

Las representaciones digitales (Suscripción digital) se consideran como si el "Ejemplar" se hubiera recibido y harán avanzar la línea de orden de compra en el flujo de trabajo de renovación y el estado será Renovación recurrente o Esperando renovación manual. Las líneas de orden de compra digitales se crean sin inventario.

Ejemplos adicionales e información del flujo de trabajo:
- Cuando se usa un patrón de predicción: Después de seleccionar Abrir ejemplar previsto en el Editor MD. Consulte Patrones de Predicción.
- De lo contrario: al recibir el fascículo o el volumen encuadernado.
- Una publicación seriada por la cual se recibirán ejemplares de forma trimestral - los fascículos se describen por el registro bibliográfico del periódico adjunto a la orden. Se debe crear un ejemplar por cada fascículo; son ejemplares independientes hasta que se unen. Los fascículos pueden circular o no, pero se puede querer registrar información sobre cada fascículo, como por ejemplo si está perdido o las reglas especiales para uso interno de ciertos fascículos. Se debe crear un patrón de predicción para la entrega de los fascículos o recibir fascículos nuevos en la pestaña de Continua de la página de Recibir material nuevo.
- Una monografía de múltiples volúmenes por la cual se recibirán volúmenes en intervalos no predecibles, tales como los volúmenes de una enciclopedia. Los volúmenes se describen por el registro bibliográfico de la enciclopedia adjunta a la orden. Se deben crear ejemplares para cada volumen, debido a que los volúmenes pueden circular de forma independiente. Se deben recibir los volúmenes nuevos en la pestaña Continua de la página de Recibir material nuevo.

Pedido permanente - Órdenes que se repiten de forma frecuente o regular. Se usa, por ejemplo, para comprar todos los libros impresos de un autor particular cuando son publicados o cuando se publica una serie de libros pero no necesariamente de forma regular. El material de monografía física no se recibe en la pestaña de Continua de la página de Recibir material nuevo. En su lugar, se crea manualmente al crear o seleccionar un registro bibliográfico, crear un registro de existencias y luego crear un registro de ejemplar, el cual se asocia con una línea de orden de compra permanente. Se establece una fecha de recibo para el ejemplar en el Editor de ejemplares físicos.

Para obtener más información sobre cómo gestionar pedidos permanentes en Alma, consultar Adquisiciones - Pedido permanente en Alma [PPT].

Puede registrar compras que reflejen el modelo de compra de las actualizaciones de la licencia. Además, se puede crear una línea de orden de compra sin fondo y precio para el escenario en el que una actualización de licencia no tenga cargo y necesite registrarse en el sistema. La opción de establecer una línea de orden de compra sin cargo es compatible con los siguientes métodos de adquisición: Compra, Plan de Autorización y Compra en el Sistema del Proveedor. Al seleccionar cualquiera de estos valores en el Método de adquisición de la línea de orden de compra, aparece la casilla de verificación Sin cargo. Cuando seleccione esta casilla de verificación, se ocultan las secciones de Fondo y Precios.
El material que no es monografía se procesa de la misma forma que el material continuo, aunque sin una secuencia o frecuencia fija. El material electrónico pasa por el proceso estándar de activación y se puede desactivar durante el proceso de evaluación. La línea de orden de compra pemanece abierta una vez que es facturada y recibida/activada (aunque se puede cerrar manualmente).

Ejemplos adicionales e información:
- Una serie de monografías para la cual se reciben títulos nuevos a intervalos inesperados. Cada título puede ser publicado por un autor diferente, pero todos están bajo la misma serie y se está suscrito a la serie. La orden se enlaza a un registro bibliográfico suprimido para la serie; los ejemplares no están descritos por este registro bibliográfico. Cada ejemplar se publica bajo un título diferente y debe catalogarse por separado con su propio registro bibliográfico que está enlazado a la orden de la serie. Cada ejemplar circula de forma independiente.
- Una suscripción a un recurso integrador, como materiales legales de hojas sueltas que son entregados y luego agregados a un ejemplar físico. Los materiales se describen por el registro bibliográfico del ejemplar físico adjunto a la orden; cada uno es una actualización del ejemplar. No es necesario crear ejemplares nuevos para cada material que es entregado, debido a que no circulan de forma independiente. Si los materiales se reciben en un intervalo predecible, actualizar la fecha de recepción prevista en la orden cada vez que se reciba el material.

La tabla de abajo presenta los tipos de compra recomendados que están disponibles para cada tipo de búsqueda en repositorio (véase Crear manualmente una línea de orden de compra para una explicación del proceso de búsqueda y creación de la línea de la orden de compra).

Búsqueda en repositorio, Tipos de compra recomendados, Flujo de trabajo e Inventario
Encontrar	Seleccionar tipo	Tipo de compra recomendado	Continuidad de la orden	Flujo de trabajo de la línea de orden de compra	Inventario creado
Todos los títulos	Periódico (ISSN)	Periódico electrónico	Una sola vez	Se crea la tarea Activar cuando se envía la línea de orden de compra	Portafolio sencillo
		Periódico electrónico	Continua	Se crea la tarea de Activar cuando se envía la línea de orden de compra	Portafolio sencillo
		Imprimir periódico	Una sola vez	Recibido en la página de Recibir material nuevo	Tipo de ejemplar - Periódico
		Imprimir periódico	Continua	Recibido en la pestaña de Continua en la página Recibir material nuevo. El ejemplar se crea al momento de recibirlo.	Existencias
	Libro (ISBN)	Libro electrónico (Título)	Una sola vez	Se crea la tarea de Activar cuando se envía la línea de orden de compra	Portafolio sencillo (libro electrónico)
		Libro electrónico (Título)	Continua	Se crea la tarea de Activar cuando se envía la línea de orden de compra	Portafolio sencillo (libro electrónico)
		Actualizar licencia	Una sola vez	Ninguno	Ninguno
		Imprimir libro Si solo los ejemplares físicos que se piden son libros, entonces cualquier tipo de orden de Imprimir libro (tal como Imprimir Libro - Una sola vez) es esencialmente la misma que el tipo físico equivalente (como Físico - Una sola vez).	Una sola vez	Recibido en la página Recibir material nuevo	Tipo de ejemplar - Libro
			Pedido permanente (monografía; no monografía actúa como continua)	El material no se recibe en la página Recibir material nuevo, sino a través de un flujo de trabajo único. Para más detalles, consultar Recepción de material de monografía de orden permanente.	Existencias
Colección electrónica	Paquete de periódicos	Colección electrónica	Una sola vez, Continua	Se crea la tarea de Activar cuando se envía la línea de orden de compra	Colección electrónica (Basada en conocimiento central)
	Paquete de libros	Colección electrónica	Una sola vez, Continua
	Mezclado	Colección electrónica	Una sola vez, Continua
	Actualización de licencia: solo disponible como "Orden adicional"		Una sola vez	Ninguno	Ninguno
Orden de servicio (sin inventario)	Servicio de acceso	No se creó el inventario. El flujo de trabajo de la línea de orden de compra depende de la continuidad (se necesita una renovación para órdenes de tipo suscripción). Usar los tipos de compra de Colección electrónica - Una sola vez/Continua (Se puede definir el Tipo de colección como Base de datos en el Editor de colección electrónica). Estos tipos de línea de orden de compra no pueden ser la línea de orden de compra principal del inventario, pero se pueden añadir al inventario como líneas de orden de compra adicionales. Véase Crear manualmente una Línea de orden de compra para más información.
	Servicios de base de datos
	Otro servicio

Si ordena un ejemplar a nivel de título, solo se mostrará el enlace de orden para ese ejemplar en la búsqueda de todos los títulos. Si ordena un ejemplar a nivel de colección electrónica, solo se mostrará el enlace de orden para ese ejemplar en una búsqueda de colección electrónica.

Véase la serie de vídeos Flujo de trabajo de compra (3 vídeos).

Para información sobre los tipos de línea de orden de compra que se pueden crear para cada tipo de material y contexto en Alma, véase Habilitación/deshabilitación de los tipos de línea de orden de compra.