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    Crear manualmente una Línea de orden de compra

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    Para crear manualmente líneas de orden de compra, debe tener alguno de los siguientes roles:
    • Operador de compras
    • Gerente de compras
    Para crear manualmente una Línea de orden de compra (el primer paso del Flujo de trabajo de compra) tanto para recursos físicos como electrónicos, buscar el recurso en el registro bibliográfico (véase Búsqueda en Alma) y después crear la Línea de orden de compra. Para ver una explicación de los tipos de compra física y electrónica que pueden crearse a partir de sus resultados de búsqueda, véase Explicación sobre Flujo de trabajo e Inventario de los Tipos de compra.
    Normalmente, cuando se crea una Línea de orden de compra para un objeto físico o recurso electrónico, Alma crea automáticamente un inventario nuevo para los recursos comprados. Alternativamente, se puede optar por no crear un inventario nuevo para la Línea de orden de compra creada manualmente si, por ejemplo, ya se hubiese creado manualmente el inventario (véase Asignar inventario manualmente). También puede crear manualmente una Línea de orden de compra para un servicio (como el acceso a un sitio web o la suscripción a un programa informático), añadiendo o no inventario. Una compra puede consistir en una copia de un ejemplar o un portafolio, o en un ejemplar sin existencias que esté indexado a la Institución, la Comunidad o la Zona de red.
    Para obtener más información, véase Crear órdenes. (3:56 min.)
    En cuanto a los recursos electrónicos, una nueva solicitud de compra puede consistir bien en la Línea principal de la orden de compra (la primera línea de la orden de compra vinculada al inventario), o bien en una Línea adicional de la orden de compra (por ejemplo, para actualizar el número de usuarios o para títulos nuevos de una colección). La Línea principal de la orden de compra crea un inventario para ese recurso; al intentar borrar la Línea principal de la orden de compra, Alma intenta borrar el inventario. Borrar una Línea adicional de la orden de compra no afecta al inventario.
    Una misma Línea de orden de compra puede ser la línea principal de la orden de compra de un único recurso electrónico y la línea adicional de la orden de compra de uno o varios recursos electrónicos.
    El procedimiento para crear una Línea de orden de compra para material físico o electrónico es el mismo, a excepción de información específica de la Línea de orden de compra que es exclusiva de cada tipo de material (como se indica más adelante).
    Por defecto, al crear una Línea de orden de compra (una Línea de orden de compra principal en el caso de los recursos electrónicos), Alma crea automáticamente un nuevo ejemplar de inventario y lo asocia a la Línea de la orden de compra. Puede impedir que Alma cree un nuevo ejemplar de inventario cuando esté creando muchos tipos de líneas de orden de compra. Esto resulta útil cuando se quiere añadir el inventario más tarde o conectar el inventario existente a la Línea de la orden de compra. Por ejemplo:
    • Ha migrado numerosos registros de inventario y desea crear las líneas de orden de compra para ellos.
    • Desea cambiar de proveedores para un pedido permanente.
    Para obtener más información sobre cómo evitar que Alma cree automáticamente un ejemplar de inventario al crear una Línea de orden de compra, véase el vídeo Control de personal mejorado en la creación de inventario de la Línea de orden de compra (2:11 min.).
    Para añadir líneas de orden de compra de suscripción a un servicio sin inventario, véase Crear líneas de orden de compra de suscripción a un servicio sin inventario.
    Para crear una Línea de orden de compra:
    • Crear líneas de orden de compra para registros bibliográficos: alguna entidad del repositorio (un título, un ejemplar, un portafolio, etc.). Si la entidad aún no está en el repositorio, primero debe crear un registro bibliográfico para ella y añadirlo al repositorio; véase Trabajar con Registros bibliográficos .
    • Se debe añadir un ejemplar del inventario a la Línea de la orden de compra para que la Línea de orden de compra pueda agruparse.
    • La expresión Propietario de la Línea de orden de compra se refiere a la biblioteca que crea la Línea de la orden de compra, mientras que Ubicación/acceso previstos se refiere a la biblioteca para la que se está realizando el pedido.
    • Una vez creada la Línea de la orden de compra con un tipo de compra determinado, las implicaciones para el flujo de trabajo y el inventario/datos se convierten en fijos y no pueden modificarse. Por tanto, este es un paso crítico en el proceso de creación de la Línea de orden de compra.
    • Seleccionar para ver cómo gestionar una orden para un proveedor con material tanto físico como electrónico y enlazar ambos.docx
    1. Buscar el título para el que desea crear una Línea de orden de compra; véase Búsqueda en Alma.
      Note que también puede usar Buscar en recursos externos (Recursos > Catalogación > Buscar en recursos externos) para localizar un título, como por ejemplo uno de OCLC o de la Library of Congress (vea Buscar en recursos externos). Desde la lista de resultados de Buscar en recursos externos, seleccione Importar para abrir el registro en el Editor MD. En el Editor MD, seleccione Crear línea de orden de compra y salir (Ctrl+Alt+O) y se abre la página Propietario y tipo de línea de orden de compra.
    2. Seleccionar Orden en la lista de acciones de la fila para crear una Línea principal de la orden de compra. En cambio, si el ejemplar es un recurso electrónico y ya tiene una Línea principal de orden de compra asociada, seleccionar Orden adicional para crear una Línea adicional de la orden de compra. Se abrirá la página Propietario y Tipo de línea de la orden de compra.
      po_line_owner_and_type_ux.png
      Página Propietario y Tipo de línea de la orden de compra.
      Esta es también la página que se abre cuando se selecciona el icono Crear Línea de la orden de compra y Salir en el Editor MD.
    3. Rellenar los campos de la página Propietario y Tipo de línea de la orden de compra, utilizando las opciones que se explican en la siguiente tabla.
      Campo Descripción
      Tipo de compra
      Seleccione el Tipo de compra para la Línea de orden de compra. Las opciones de la parte superior de la lista son los tipos recomendados, que dependen del ejemplar que se haya elegido para llegar a esta página.
      Excepto para las colecciones electrónicas y los portafolios, están disponibles todos los tipos de compra habilitados, sin importar el ejemplar que usted haya elegido en el inventario para llegar a esta página (lógicamente, que se intente pedir un ejemplar en un formato concreto no significa que el proveedor lo vaya a tener en dicho formato; si no lo tiene, probablemente rechace su pedido).
      Para obtener una explicación sobre cada tipo y sobre cómo un administrador puede habilitar o inhabilitar estos tipos, véase Habilitar e inhabilitar Tipos de línea de la orden de compra. Véase asimismo la Explicación sobre Flujo de trabajo e Inventario en los Tipos de compra.
      Propietario de la Línea de la orden de compra
      En Propietario de la Línea de la orden de compra, seleccione la biblioteca que va a ser propietaria de la Línea de orden de compra. Podría no ser la misma biblioteca o ubicación para la cual se está solicitando el recurso (véase paso 5).
      Esta lista está definida por un Administrador del sistema; véase Añadir o editar bibliotecas de la Institución. En la lista solo aparecerán las opciones pertinentes al ámbito de su trabajo como Operador de compras o Gerente de compras.
      Crear portafolios múltiples
      Esta opción aparece cuando el título que se ha elegido para solicitar tiene múltiples entradas 856 $u (URL) en el registro bibliográfico y se ha seleccionado una opción de Tipo de compra electrónica.
      Cuando se selecciona esta opción, aparece la sección Lista de portafolios, en la que puede elegir específicamente qué portafolios pedir (de entre las URL mostradas en la sección Lista de portafolios). Puede seleccionar entre uno y todos los portafolios de la sección Lista de portafolios. Los portafolios que usted seleccione quedarán asociados a la misma Línea de la orden de compra. Véase la serie de números que hay a continuación. Muestran un ejemplo de registro bibliográfico con múltiples entradas 856 $u y cómo pedir portafolios múltiples seleccionando esta opción.
      Multiple_URLs_856_Subfield_u_Fields_FMVersion.png
      Recurso electrónico (Título/Registro bibliográfico) con múltiples entradas 856 $u
      create_multiple_portfolios_list.jpg
      Opción Crear portafolios múltiples seleccionada y Sección Lista de portafolios
      Multiple_URLs_Created_for_PO_Line.png
      Portafolios múltiples (asociados a una Línea de orden de compra) creados para Línea de la orden de compra
      Para más información sobre la creación de portafolios múltiples, véase Pedidos manuales: Vídeo Crear portafolios múltiples (5:44 min.).
      Si no selecciona Crear portafolios múltiples y hay múltiples entradas 856 $u en el registro bibliográfico donde está realizando su pedido, Alma elegirá aleatoriamente una de las entradas 856 $u para crear una Línea de la orden de compra.
      Cargar desde plantilla
      Opcionalmente, seleccione una plantilla desde la que cargar la Línea de la orden de compra.
      Las plantillas se crean cuando se selecciona Guardar como plantilla al crear una Línea de la orden de compra (véase el último paso de este procedimiento). Para más información, véase Trabajar con plantillas de Línea de orden de compra.
      Generar Código de barras mediante secuencia
      Cuando Alma se configura para generar automáticamente códigos de barras (véase Configurar la generación del código de barras) y se selecciona un Tipo de compra impresa puntual y una biblioteca como Propietario de la Línea de orden de compra, aparece el campo Generar código de barras mediante secuencia.
      Este campo aparece para cualquier Línea de la orden de compra física que crea un inventario del ejemplar. Estos son tipos habilitados en la tabla de mapeo de Tipos de línea de orden de compra (véase Habilitar e inhabilitar Tipos de línea de la orden de compra) con Continuidad = Puntual y con Formato de inventario = Físico.
      Seleccione una de las siguientes opciones para este campo:
      • Un perfil de secuencia de código de barras de nivel biblioteca, seleccionado para el Propietario de la línea de orden de compra (véase Configurar la generación del código de barras). Se toma la institución por defecto si no existe una secuencia de nivel biblioteca.
      • El perfil de secuencia de código de barras de nivel institución, por defecto.
      • Sin selección
      Si ha seleccionado una secuencia, al crear la Línea de la orden de compra, Alma creará un ejemplar con el código de barras generado automáticamente. 
      Automatically Generated Barcode for the Item.png
      Código de barras generado automáticamente para el ejemplar
      Para órdenes creadas con uno de los siguientes métodos, Alma emplea el nivel institución por defecto o el nivel biblioteca por defecto configurados para la generación automática de códigos de barras, dependiendo de los datos de la biblioteca identificados en la orden:
      • EOD
      • Desde una API (orden en tiempo real)
      • Aprobar una solicitud de compra
      • Recibir nuevos ejemplares desde el proceso de recepción de órdenes continuas
      Asignar inventario manualmente
      Seleccionar este campo para impedir que Alma cree automáticamente un ejemplar de inventario para la nueva Línea de la orden de compra.
      Esta casilla no aparece si se está creando una Línea de orden de compra para un pedido permanente (excepto para Físico - Pedido permanente No monografía), cualquier servicio o las opciones Digital - No Archivar o Físico - Archivar (que implican en ambos casos una orden sin inventario).
      Si se impide que Alma cree un ejemplar de inventario para la Línea de la orden de compra, se creará la Línea de orden de compra pero no se creará un nuevo inventario. Para adjuntar inventario a la Línea de la orden de compra (tras el paso 7), no seleccionar Guardar y continuar en el último paso. En cambio, se debe seleccionar Guardar y adjuntar el inventario de la siguiente manera:
      Después de adjuntar el inventario, editar la Línea de la orden de compra y proseguir con el flujo de trabajo de la orden. Para el inventario físico, se debe añadir manualmente el inventario a la Línea de orden de compra para que la Línea de la orden de compra pueda agruparse.
       
    4. Seleccionar Crear Línea de la orden de compra.
      Si se ha seleccionado Asignar inventario manualmente, aparece un cuadro de diálogo de confirmación, pidiendo que se confirme la creación de la Línea de la orden de compra sin crear inventario. Seleccionar Confirmar para continuar.
      Aparece la pestaña Resumen de Línea de orden de compra. Esta página es apenas diferente de las órdenes físicas y electrónicas, principalmente respecto a los campos en las secciones Ejemplares ordenados e Información de proveedor. 

    1. El encabezado de la página Resumen de la Línea de orden de compra muestra datos básicos sobre la Línea de la orden de compra, incluyendo su estado, tipo y número. Si hubiese alertas para la Línea de la orden de compra, aparecerán en la parte superior de la página. Si el estado es En evaluación o En evaluación (Renovación), el estado es seleccionable. Al ser seleccionado, muestra la prueba asociada. Se puede ver la lista de alertas completa en Configuración de las reglas de revisión de compras. La creación y actualización de usuarios y las fechas se muestran al seleccionar el icono de información de la esquina superior derecha del cuadro resumen.
    2. En la pestaña Resumen, introducir la información de la Línea de orden de compra, según sea necesario. La tabla incluye campos para ambos tipos de ejemplares, físicos y electrónicos.
      Una Línea de la orden de compra puede asociarse bien a un ejemplar o a un registro de existencias. Para obtener información detallada sobre cómo asociar una Línea de la orden de compra con un registro de existencias, véase Trabajar con la Lista de existencias .
      Campos de la pestaña Resumen
      Sección Campo Descripción
      Ejemplares pedidos (para Ejemplares físicos) Número de ejemplares a crear (requerido para pedidos no permanentes) El número de ejemplares de inventario a crear. Estos ejemplares se añaden a la lista de inventario en la sección de Ejemplares pedidos. Seleccionar Editar o Borrar en la fila de la lista de acciones de un ejemplar para editar o borrar dicho ejemplar.
      Al migrar Líneas de orden de compra sin inventario, úsese esta sección para crear nuevo inventario.
      Para adjuntar un inventario existente, véase el paso 6 anterior.
      Biblioteca/Ubicación Seleccionar la ubicación de la biblioteca (desde una lista predefinida por un administrador) para la que se desea pedir la cantidad especificada del ejemplar. Esta ubicación puede no ser la misma que la del Propietario de la línea de la orden de compra (véase el paso 3).
      Para pedir el ejemplar para otra ubicación de la biblioteca, seleccionar Añadir o pulsar Enter. Seleccionar la ubicación adicional para la que desea pedir el ejemplar y definir la cantidad deseada para dicha ubicación en el campo Número de ejemplares a crear. Repetir este procedimiento para cada ubicación de biblioteca para la que desee pedir el ejemplar.
      Al seleccionar una nueva ubicación, primero se debe seleccionar la biblioteca en la que se encuentra dicha ubicación.
      Se puede crear relaciones entre bibliotecas que permitan a cualquiera de las bibliotecas adquirir ejemplares para las demás (véase Configurar los servicios entre bibliotecas dentro de una Institución).
      Política del ejemplar Definir las condiciones en las que se puede realizar la solicitud de dicho ejemplar. Para más información, véase Actualizar la información del ejemplar.
      Nota de recepción Añadir texto que indique al Operador de recepción la ubicación prevista para los ejemplares de la publicación seriada o del pedido permanente de los cuales no se creen ejemplares en inventario.
      Al migrar Líneas de orden de compra sin inventario, este campo contiene la información de la biblioteca/ubicación sobre la localización permanente del ejemplar.
      Se pueden introducir múltiples líneas de texto en este campo, pero debe tenerse en cuenta que aparecerán como un bloque de texto, sin saltos de línea.
      Reparto durante la recepción Si se selecciona, aparecerá un mensaje de confirmación durante la recepción de la Línea de la orden de compra, informando al bibliotecario de que la orden está marcada para reparto y que debe imprimir la lista de usuarios interesados. Para obtener información detallada sobre la recepción de material físico, véase Recepción de material físico.
      Encuadernación durante la recepción Si se selecciona, aparecerá un mensaje de confirmación durante la recepción de la Línea de la orden de compra, informando al bibliotecario de que la orden está marcada para encuadernación y debe enviarse a encuadernar. Para obtener información detallada sobre la recepción de material físico, véase Recepción de material físico. Véase asimismo, Encuadernar (fusionar) ejemplares.
      Ejemplares pedidos (para ejemplares electrónicos) Modelo de acceso El modelo de acceso define cuántos usuarios finales simultáneos pueden acceder a los recursos electrónicos. El modelo de acceso aparece también en el portafolio. Si el modelo de acceso en la Línea de orden de compra se modifica de manera tal que sea diferente del modelo de acceso en el portafolio, el portafolio se actualiza. El modelo de acceso también se puede cambiar en la tarea Actualizar información de la Línea de orden de compra.

      Hay una opción para buscar Líneas de orden de compra mediante el modelo de acceso. En las búsquedas simples, se realiza en función del código. En las búsquedas avanzadas, hay una descripción desplegable solamente. Para obtener más información, véase Gestionar modelos de acceso.

      El campo Modelo de acceso aparecerá para las siguientes líneas de orden de compra:

      • Libro electrónico - Única vez
      • Libro electrónico - Continuo
      • Revista electrónica - Única vez
      • Revista electrónica - Suscripción
      • Título electrónico - Suscripción
      • Título electrónico - Única vez
      • Actualizar licencia
        Recurso electrónico El recurso electrónico al que la Línea de la orden de compra está vinculada como Línea principal de la orden de compra.
      Al migrar Líneas de orden de compra sin inventario, utilice esta sección para crear nuevo inventario.
      Para adjuntar inventario existente, véase el paso 6 anterior.
      Licencia Seleccione una licencia de la lista rápida para asociarla al recurso, mostrada en la lista del inventario. Para obtener más información sobre licencias, véase Gestionar licencias y adendas.
      Aquí aparece una tabla con los recursos electrónicos asociados. La tabla incluye todos los recursos en los que esta Línea de orden de compra es la Línea principal de la orden de compra o una Línea adicional de la orden de compra. La tabla incluye los siguientes datos sobre cada recurso electrónico:
      • Nombre
      • Tipo
      • Estado de activación
      • Fecha de activación
      • Línea adicional de la orden de compra - Si aparece una marca de verificación verde, esta Línea de la orden de compra es una Línea adicional de la orden de compra para este recurso electrónico.
      Seleccione Editar en la fila de la lista de acciones para abrir la página del Editor de portafolios electrónicos y editar el recurso.
      Información del proveedor
      Para cambiar de proveedor después de guardar o enviar la Línea de la orden de compra, véase Cambio de proveedor en Líneas de orden de compra y Órdenes de compra.
      Proveedor de material (requerido) El proveedor que suministra el material que se está pidiendo; seleccionar desde la lista rápida.
      Proveedor de acceso (solo para ejemplares electrónicos) La interfaz del proveedor del material que se está pidiendo; seleccionar desde la lista rápida. Véase Editar la información de la interfaz del proveedor.
      Periodo de gracia para reclamar (días) Un periodo de gracia (en días) posterior a la fecha de activación o de recepción prevista, tras el cual se envía la Línea de la orden de compra a la lista de tareas de reclamación (véase Procesar reclamaciones). El valor por defecto se toma del campo Periodo de gracia para reclamar de la página Datos de la cuenta del proveedor (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Proveedores) para Líneas de orden de compra puntuales, y del campo Periodo de gracia para suscripción de la página Datos de la cuenta del proveedor para Líneas de orden de compra continuas.
      Recepción/Activación prevista tras el pedido (días)
      o
      Fecha de recepción/activación prevista
      Introduzca un valor en uno solo de estos campos.
      Si se introduce un valor en ambos campos, se ignorará el campo Recepción/Activación prevista tras el pedido (días).
      Si ambos campos se dejan vacíos, la fecha prevista de recepción será por defecto la fecha en que se envía la Línea de orden de compra al proveedor.
      Se puede seleccionar en la ventana emergente Calendario el número de días tras el pedido en que espera recibir las órdenes físicas o que se activen las órdenes electrónicas. Este valor se usa para calcular la fecha de reclamación (véase Procesar reclamaciones). El valor por defecto que aparece en el campo Recepción/Activación prevista tras el pedido (días) se obtiene de la página Datos de la cuenta del proveedor (véase Añadir proveedor y cuenta de proveedor).
      Este campo no aparece cuando se crean líneas de orden de compra sin inventario.
      Cuando se introduce un valor en este campo, se invoca la etiqueta c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date en la pestaña Primo Get It y aparece como En pedido hasta <fecha>.
      Cuando no se introduce valor alguno en este campo, se invoca la etiqueta c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_no_expected_date en la pestaña Primo Get It y aparece como En pedido.
      Se pueden personalizar los valores que aparecen utilizando la página Tabla de códigos de etiquetas de la interfaz de descubrimiento (véase Configurar etiquetas).
      Para invocar las etiquetas para órdenes continuas, crear un registro de existencias con un patrón de predicción. Consulte Patrones de Predicción.
      Activación electrónica tras el pedido (solo para ejemplares electrónicos) El número de días tras la emisión del pedido en que vence la tarea de activación. Cuando se excede la fecha de vencimiento, se envía la carta Notificar vencimiento de la activación electrónica al usuario que tenga asignada la tarea de activación del recurso electrónico y aparece una alerta en la Lista de tareas del usuario. Para más información sobre la creación de una fecha de vencimiento por defecto, véase Configurar otros ajustes. Para más información, véase Gestionar la activación de un recurso electrónico.
      Para más información, véase el vídeo Fecha de vencimiento añadida a la lista de tareas de activación (6:35 min.).
      Intervalo de suscripción (solo para ejemplares físicos continuos)

      Cuando los patrones de predicción no estén en uso, el intervalo de recepción, en días, de la ordencontinua (como 30 para el mes, 90 para el trimestre, etc.).

      Cuando los patrones de predicción estén en uso, el número estimado de días después de la fecha de emisión en que el fascículo llega a la biblioteca. Si el fascículo llega a la biblioteca antes de la fecha de emisión, introduzca 0.

      Este valor se usa para calcular la fecha de reclamación (véase Procesar reclamaciones).

      Para obtener información sobre el manejo de ejemplares con distintos intervalos de recepción, véase la explicación del método de adquisición técnico en la tabla inferior (Métodos de adquisición).
      Intervalo de reclamación (días) Cuando se rellene, Alma enviará cartas de reclamación al intervalo definido después de que se envíe la carta inicial de reclamación. Si el campo no se rellena, no se enviará la carta de reclamación. Cuando este campo se rellena en la página de Detalles de la Cuenta del Proveedor, se copia al campo correspondiente en la página de la línea de la orden de compra cuando se selecciona la cuenta específica del proveedor, y cualquier cambio en el campo Intervalo de Reclamación (días) en la página de Detalles de la línea de orden de compra surtirá efecto y será el valor real.
      Precio Precio de lista (requerido) El precio de lista de una sola copia del ejemplar; seleccionar la divisa en el campo que hay a la derecha de este. Para valores inferiores a 1, introducir un 0 inicial. Por ejemplo, 0,44, no ,44.
      Descuento (%) El descuento, si lo hubiera, que debe aplicarse. Alma calcula automáticamente el precio total de la Línea de la orden de compra, basándose en el precio de lista de cada copia, el descuento y el número de copias que se piden. El precio total de la Línea de la orden de compra se muestra en el campo Precio neto.
      Este valor se completa automáticamente si el proveedor tiene definido un Porcentaje de descuento en la cuenta. Véase Añadir un proveedor y Cuenta de proveedor.
      Actualizar los parámetros en la Cuenta de proveedor solo afectará las líneas de orden de compra que se crearon después del cambio; no actualizará automáticamente todas las líneas de orden de compra existentes de esta cuenta de proveedor.
      Cantidad por precio El número de ejemplares por los que se paga. Indica un número entre 1 y 100. El precio total de la línea de la orden de compra es igual a la cantidad por precio multiplicada por el precio de lista.
      Tenga en cuenta que la Cantidad por precio y el Número de ejemplares a crear (para ejemplares físicos) pueden ser distintos si ha obtenido un descuento sobre el precio, gracias a ofertas como "compre dos ejemplares y consiga un tercero sin cargo adicional".
      Conozca más sobre esta característica en el vídeo Precio de múltiples ejemplares en la Línea de la orden de compra (2:27 min.).
      Cuantía pagada en el período fiscal actual La cuantía total pagada hasta el momento durante el actual período fiscal. Este campo solo aparece al ver o editar la Línea de la orden de compra después de que haya sido creada y únicamente para órdenes de suscripción. Es un valor que se calcula en el momento de la edición y, por tanto, no se puede buscar.
      Actualizar el precio neto según la cantidad de ejemplares (Solo es relevante para líneas de orden de compra físicas)

      Esto refleja el número de ejemplares ordenados dentro del campo Cantidad por precio. Cuando se habilita la casilla de verificación, el importe de Cantidad por precio se actualiza automáticamente una vez que el usuario agrega/quita ejemplares, y como resultado, también se actualiza el campo Precio neto.

      La casilla de verificación Actualizar el precio neto según la cantidad de ejemplares se habilita por defecto cuando se crean nuevas líneas de orden de compra. Si desea deshabilitar esta casilla de verificación por defecto para líneas de orden de compra recién creadas, vaya a: Menú de configuración > Adquisiciones > Otros ajustes, personalice el parámetro po_line_quantity_updated_with_items_number y establézcalo en Falso.

      Las líneas de orden de compra creadas por EOD/API no tienen la nueva casilla de verificación habilitada por defecto.

      Descuento (cantidad) Este campo habilita a los usuarios a insertar una cantidad de descuento específica que se calcula automáticamente y se refleja en el campo Descuento (%).

      Alma siempre contempla el campo Descuento (%) para reflejar el Precio neto real. Cuando un usuario rellena el campo Descuento (cantidad), puede ocurrir una diferencia de 0,01 entre el precio neto y el precio de lista.

      Fondos Fondo (requerido) El fondo; seleccionar Añadir fila para seleccionar de la lista rápida e introducir los demás valores.
      Mientras que la opción por defecto es un solo fondo con el 100% de asignación, se puede distribuir el coste de una Línea de orden de compra entre varios fondos. Para añadir un fondo a la lista, seleccionar el fondo, estipular el porcentaje del coste que será cubierto por dicho fondo y seleccionar Añadir fondo o pulsar Enter. Los fondos se muestran como enlaces en la columna Nombre del fondo y pueden seleccionarse para abrir transacciones relacionadas con la Línea de la orden de compra en dicho fondo.
      Un fondo está disponible para una Línea de orden de compra si sirve a la biblioteca del propietario de la línea de la orden de compra, está activo, asignado y cubierto por el actual período fiscal, o si las reglas del fondo permiten el compromiso fuera del período fiscal. El fondo puede no tener dinero en su balance en el momento de hacer el pedido.
      Cuando se ha guardado la Línea de la orden de compra, se crea una transacción de compromiso. Si los fondos tienen asignada una cuantía distinta del 100%, seleccionarRedistribuir líneas para reasignar los porcentajes en función de la cuantía respectiva de cada fondo.
      Porcentaje El porcentaje del valor del Precio de lista aún disponible para su asignación a un fondo. Cuando se actualiza el campo Cuantía, el valor de este campo se actualiza en consecuencia.
      Cuantía La cuantía del valor del Precio de lista aún disponible para su asignación a un fondo. Cuando se actualiza el campo Porcentaje, el valor de este campo se actualiza en consecuencia.
      Detalles de la Línea de orden de compra Método de adquisición El tipo de método de adquisición para la Línea de la orden de compra. Para obtener más detalles sobre los métodos de adquisición disponibles, véase la siguiente tabla: (Métodos de adquisición). Para habilitar o inhabilitar métodos, o para configurar el método por defecto, véase Configuración de Métodos de adquisición.
      Tipo de material

      El tipo de material (por ejemplo, un libro, una revista electrónica o un CD-ROM) que representa el ejemplar. Las opciones disponibles varían dependiendo de si el ejemplar es físico o electrónico. Para más información sobre la personalización de etiquetas de tipo de material, véase Configurar descripciones del Tipo de material para ejemplar físico.

      Cuando se actualiza el tipo de material en una línea de orden de compra, todos los ejemplares se actualizan con el tipo de material.

      Este campo no aparece cuando se crean líneas de orden de compra sin inventario.

      Sin cargo

      Si necesita crear una línea de la orden de compra sin ningún cargo, pero el Método de adquisición, como Actualizar Licencia, sigue requiriendo uno, aparece esta casilla de verificación. Cuando se selecciona, las secciones Fondos y Precios aparecen ocultas. Cuando se guarda la línea de la orden de compra con la casilla de verificación seleccionada, se borrarán las transacciones de ENC en la línea de la orden de compra, o bien no se crearán transacciones para nuevas órdenes. El campo será visible cuando la línea de la orden de compra disponga de uno de los siguientes métodos de adquisición: Actualizar Licencia, Compra, Plan de Aprobación, o Compra en el Sistema del Proveedor.

      Estado de la factura El valor por defecto de este campo es Sin Factura y no debe modificarse. Alma actualiza automáticamente este campo según corresponda.
      Cuando llega una factura y la Línea de factura se asocia con la Línea de la orden de compra:
      • Si la Línea de la orden de compra es una Línea de orden de compra puntual, el estado de la factura pasa a ser por defecto Completamente facturada, asumiendo que esta sea la única factura para la Línea de la orden de compra. No obstante, se puede modificar el estado de la Línea de factura en el campo Completamente facturada del cuadro de diálogo Añadir Línea de factura (véase Campos del cuadro de diálogo Añadir Línea de factura) y modificar así el estado de la factura de la Línea de la orden de compra.
      • Cuando se carga una factura EDI, si el número total de ejemplares en una Línea de factura (sumado al número de ejemplares de todas las facturas previamente vinculadas a esta Línea de orden de compra) es menor que el número de ejemplares de la Línea de la orden de compra asociada, dicha Línea de la orden de compra se marca como Parcialmente facturada.
      • Si la Línea de la orden de compra es continua, el estado de la factura es siempre Parcialmente facturada, porque se asume que se reciben facturas periódicamente y que una Línea de la orden de compra continua nunca estará completamente facturada.
      Esto afecta al flujo de trabajo con la Línea de la orden de compra como sigue: Si una Línea de orden de compra puntual se marca como Completamente facturada y se reciben/activan ejemplares, la Línea de la orden de compra se cerrará. Si la Línea de la orden de compra se marca como Parcialmente facturada, permanecerá en estado Esperando factura hasta que se modifique (manualmente o al recibir una factura nueva) y se marque como Completamente facturada.
      El estado de la factura se marca como Completamente facturada cuando los ejemplares pedidos son iguales o inferiores a los ejemplares facturados en todas las líneas de factura relacionadas.
      Cuando se borra una factura o Línea de factura, o se elimina una Línea de la orden de compra de la Línea de factura, Alma comprueba si la Línea de orden de compra tiene asociada otra Línea de factura y el estado de la Línea de la orden de compra. Si su estado es activa y no hay más Líneas de factura asociadas, el estado de la factura se marca como Sin factura.
      Borrar una factura elimina el gasto y recalcula la liberación de fondos. Para eliminar la liberación de fondos (al eliminar la única factura asociada a la Línea de la orden de compra), se debe cambiar manualmente el Estado de la factura de la Línea de la orden de compra aParcialmente facturada. Véase Crear una factura desde una Orden de compra o manualmente.
      Primeros códigos de informe
      Segundos códigos de informe
      Códigos del tercer informe
      Códigos del cuarto informe
      Códigos del quinto informe
      Clasificaciones adicionales de los atributos del fondo. Para configurar estos códigos, véase Configurar los Códigos de informe.
      Urgente
      Si desea que el pedido de este ejemplar tenga carácter urgente. El icono de urgente ALM_acq_purchasing.02.1.16.jpgaparece al lado de elementos relevantes en las páginas de detalles de la Línea de la orden de compra.
      Agrupamiento manual Si desea habilitar el agrupamiento manual de la Línea de la orden de compra en una Orden de compra. Para más detalles sobre el agrupamiento de líneas de orden de compra, véase Agrupar líneas de orden de compra en una Orden de compra.
      Restricción de cancelación
      Si desea que al cancelar una Línea de la orden de compra se muestre una nota de advertencia sobre restricciones a la cancelación. (Para continuar con la cancelación de la Línea de la orden de compra, el usuario deberá seleccionar Confirmar.) El icono de Restricción de cancelación cancellation_restriction_icon.gifaparece al lado de los elementos relevantes de las páginas de detalles de la Línea de la orden de compra.
      Nota de Restricción de cancelación Texto de advertencia que se mostrará al cancelar una Línea de orden de compra.
      Identificador El ISBN\ISSN del ejemplar a pedir. Por defecto, este campo se completa con el primer identificador que figura en el campo ISBN\ISSN del registro bibliográfico/importado (020/022). Puede seleccionar un valor diferente. Si el número ISBN tiene 13 dígitos y el parámetro display_isbn_13_in_predefined_result está habilitado, aparecerán los 13 dígitos. Si el parámetro se deshabilita, el identificador mostrará 10 dígitos. Véase Configurar otros ajustes.
      Identificador propuesto Un identificador que indica qué ISBN/ISSN del ejemplar hay que pedir.
      Número de referencia del proveedor Un número de referencia para la Línea de orden de compra en Alma, facilitado por el proveedor. Sirve como punto de equiparación para identificar una Línea de orden de compra en Alma.
      En las comunicaciones con un proveedor de EDI, el campo SLI es el punto de equiparación del Número de referencia del proveedor. El campo LI es el punto de equiparación para el número de referencia de la Línea de la orden de compra .
      Este campo se usa asimismo como punto de equiparación para los perfiles de importación Actualizar inventario.
      Tipo de número de referencia del proveedor Los tipos de número de referencia del proveedor. Las opciones disponibles vienen predefinidas por Ex Libris.
      Nota para el proveedor Cualquier nota para el proveedor.
      Número de factura del proveedor Aparece cuando la Línea de la orden de compra se ha cargado desde un fichero EOD. Véase Importación de registros mediante un Perfil de importación
      Renovación Para más información, véase Editar información de la Línea de orden de compra – Renovaciones.
      Adicional (esta sección aparece colapsada por defecto) Líneas de orden de compra asociadas Una Línea de orden de compra de destino, o seleccionar Buscar a la derecha del campo para seleccionar una Línea de orden de compra de entre las mostradas en una lista.
      Al cancelar una Línea de la orden de compra, aparecerá un mensaje de advertencia si dicha línea tiene Líneas de orden de compra asociadas.
      La relación en este campo es unidireccional: esta Línea de la orden de compra está asociada a la Línea de orden de compra de destino, pero no al revés. Un caso en que se usa este campo es para pedir publicaciones seriadas con múltiples partes. Se recomienda tener una Línea principal de la orden de compra (con información del fondo) para la suscripción, y una Línea de orden de compra técnica adicional para cada ejemplar que vaya a ir recibiendo con diferentes intervalos.
      Solo puede asociar la Línea de orden de compra actual a una Línea de orden de compra de destino. La Línea de la orden de compra de destino aparece en este campo. Tenga en cuenta que la pestaña Líneas de orden de compra asociadas solo muestra la lista de Líneas de orden de compra asociadas a ella (la relación inversa), y no la Línea de orden de compra seleccionada en este campo.
      Tipo de fuente La fuente desde la que se originó la Línea de la orden de compra actual. Para importar líneas, seleccione el enlace para abrir la página pertinente que contiene los detalles de la fuente; por ejemplo, la página Vista simple del registro MARC o la página Importar detalles de la tarea .
      Referencia adicional de la Línea de la orden de compra
      El código de referencia con el que usted desea identificar la Línea de la orden de compra actual. Puede ser cualquier texto libre o información que haga referencia a la Línea de la Orden de Compra, por ejemplo, un identificador que el EOD pueda usar, etcétera.
      Nota: Aquí, el término "adicional" tiene que ver con la referencia; este campo no guarda relación alguna con que la Línea de orden de compra sea una Línea principal de la orden de compra o una Línea adicional de la orden de compra.
      Métodos de adquisición
      Método de adquisición Descripción
      Plan de autorización Existe el acuerdo de que el proveedor enviará lo que considere necesario para la Institución, en formato EOD. DichasTales Líneas de orden de compra no se envían al proveedor, sino que se agrupan en Órdenes de compra y se marcan como enviadas hasta su recepción/activación. La información sobre precios y fondo es obligatoria para este método.
      El funcionamiento de este método es idéntico al del método Compra en el sistema del proveedor, a excepción de su visualización en un informe.
      Depósito La Institución acepta alojar publicaciones gubernamentales y ponerlas a libre disposición.
      • El funcionamiento de este método es idéntico al de los métodos Intercambio, Donación y Técnico, a excepción de su visualización en un informe. (Dichas Líneas de orden de compra no se envían al proveedor, sino que se agrupan en Órdenes de compra y se marcan como enviadas hasta su recepción/activación).
      • La información sobre precios y fondo no es obligatoria para este método.
      • El valor Proveedor de material puede ser una organización gubernamental.
      Intercambio La Institución acuerda intercambiar recursos con otra institución.
      • El funcionamiento de este método es idéntico al de los métodos Depósito, Donación y Técnico, a excepción de su visualización en un informe. (Dichas Líneas de orden de compra no se envían al proveedor, sino que se agrupan en Órdenes de compra y se marcan como enviadas hasta su recepción/activación).
      • La información sobre precios y fondo no es obligatoria para este método.
      • El valor Proveedor de material puede ser otra biblioteca.
      Para más información sobre el método de canje, véase Flujo de trabajo recomendado para el Programa de canje de adquisiciones.
      Donación El recurso es una donación que el proveedor otorga a la Institución.
      • El funcionamiento de este método es idéntico al de los métodos Depósito, Intercambio y Técnico, a excepción de su visualización en un informe. (Dichas Líneas de orden de compra no se envían al proveedor, sino que se agrupan en Órdenes de compra y se marcan como enviadas hasta su recepción/activación).
      • La información sobre precios y fondo no es obligatoria para este método.
      • El valor Proveedor de material puede ser un particular o una organización no comercial.
      Depósito legal Los Depósitos legales permiten que un valor igual a cero en una Orden de compra coexista con la notificación al proveedor, sin precisar fondos ni precio para enviar distintas versiones de la carta de pedido con la Línea de orden de compra. Véaser Trabajar con Depósitos legales.
      Compra La Institución compra el recurso y, cuando se aprueba la Orden de compra, envía la orden y las renovaciones al proveedor por EDI o correo electrónico.
      Para más detalles sobre gestión de proveedores y cuentas de proveedor, véase Gestionar proveedores.
      Si el parámetro po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal está marcado como verdadero en la página de la Tabla de mapeo para Otros ajustes (en Configuración de adquisiciones), se enviará una notificación al proveedor cuando sea renovada una suscripción (véase Configurar otros ajustes).
      Compra en el sistema del proveedor La compra se gestiona mediante un sistema externo del proveedor. Tales Líneas de orden de compra no se envían al proveedor, sino que se agrupan en Órdenes de compra y se marcan como enviadas hasta su recepción/activación. La información sobre precios y fondo es obligatoria para este método.
      El funcionamiento de este método es idéntico al del método Plan de autorización, a excepción de su visualización en un informe.
      Técnico Relevante para órdenes de suscripción a servicios sin inventario o ejemplares que hayan migrado desde un sistema externo. Suele usarse para órdenes con múltiples partes, en las que se paga una vez y se reciben múltiples recursos.
      Si va a pedir publicaciones seriadas con múltiples partes, se recomienda tener una Línea principal de la orden de compra (con información del fondo) para la suscripción, y una Línea de orden de compra técnica adicional para cada ejemplar que vaya a ir recibiendo con distintos intervalos. Se asocia entonces cada Línea de la orden de compra técnica con la Línea principal de la orden de compra.
      Si está trabajando con una orden mixta de material impreso y electrónico, se recomienda tener una Línea principal de la orden de compra (con información del fondo) para el inventario electrónico, y una Línea de orden de compra técnica adicional para el material impreso (para poder recibirlo). Se asocia entonces la Línea de la orden de compra técnica con la Línea principal de la orden de compra.
      • El funcionamiento de este método es idéntico al de los métodos Depósito, Intercambio y Donación, a excepción de su visualización en un informe.
      • La información sobre precios y fondo no es obligatoria para este método.
    3. En la pestaña Descripción, modificar los campos según sea necesario. Todos los campos (a excepción de Tipo de identificador) son de texto libre y solo tienen fines informativos.
      La descripción de la Línea de orden de compra es una entidad que se genera en el momento de creación de la Línea de la orden de compra y no está conectada con o influenciada por la información bibliográfica del registro correspondiente. Esto significa, por ejemplo, que si se crea una Línea de orden de compra para el título Introducción a la Química, el título de la descripción de esa Línea de la orden de compra será Introducción a la Química. Si, en un momento posterior, el título pasa a ser Introducción a la Química orgánica, el título de la descripción de la Línea de la orden de compra no se modificará automáticamente. Si desea que el título de la descripción de una Línea de la orden de compra se actualice cuando se modifique el título de un registro bibliográfico, puede hacerlo mediante el enlace Cambiar referencia Bib de la Línea de la orden de compra o seleccionando el botón Volver a cargar datos Bib.
      • Para las órdenes de Acceso a Suscripción del Servicio, Servicio Puntual Base de datos, Digital - No Archivar, Otro Servicio Puntual, Otra Suscripción de Servicio y Físico - Archivar, el único campo es Descripción.
      • Para las órdenes Pedido puntual de Libro electrónico, Pedido permanente de Libro electrónico, Suscripción a Libro electrónico, Pedido puntual de Título electrónico, Pedido permanente de Título electrónico, Mapa, Partitura, Pedido puntual - Físico, Pedido permanente de Monografía - Físico, Pedido permanente No monografía - Físico, Pedido puntual de Libro impreso y Pedido permanente de Libro impreso, los campos son:
        • Título
        • Autor
        • Identificador
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Serie
        • Encuadernar
        • Número de título del proveedor
        • Tipo de identificador
        • Editor
        • Edición
        • Volumen/Parte/Número
        • Idioma
      • Para órdenes de Pedido puntual de Revista electrónica, Suscripción a Revista electrónica, Suscripción a Revista impresa, Pedido puntual de Revista impresa, Suscripción - Físico y Suscripción a Título electrónico, los campos son:
        • Título
        • Identificador
        • Número de título del proveedor
        • Editor
        • Frecuencia
        • Idioma
        • Encuadernar
        • Tipo de identificador
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Comenzar/Fin
      • Para las órdenes de Microformulario y Material mezclado, los campos son:
        • Título
        • Autor
        • Identificador
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Serie
        • Número de título del proveedor
        • Tipo de identificador
        • Editor
        • Idioma
        • Volumen/Parte/Número
      • Para las órdenes de Colección electrónica puntual y Suscripción a colección electrónica, los campos son:
        • Título
        • Número de título del proveedor
        • Editor
        • Idioma
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Encuadernar
      • Para las órdenes de Manuscrito, los campos son:
        • Título
        • Número de título del proveedor
        • Identificador
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Autor
        • Tipo de identificador
        • Editor
        • Idioma
      • Para las órdenes de Fichero informático físico puntual, Suscripción a fichero informático, Fichero informático remoto puntual, Suscripción a fichero informático remoto y Material visual, los campos son:
        • Título
        • Autor
        • Identificador
        • Lugar de publicación
        • Fecha de publicación
        • Serie
        • Código de región
        • Número de título del proveedor
        • Tipo de identificador
        • Editor
        • Idioma
        • Volumen/Parte/Número
        • Formato
    4. En la pestaña Alertas, puede ver las alertas generadas por la línea de orden de compra.
      La siguiente lista recoge las alertas más habituales generadas por Alma. Se puede ver la lista de alertas completa en Configuración de las reglas de revisión de compras.
      • Esperando renovación: esta alerta se genera cuando la Fecha de renovación calculada para una renovación automática es posterior a la Suscripción hasta la fecha. La Línea de orden de compra para la renovación aparece con esta alerta en la lista de tareas Esperando renovación.
      • Existe una orden # duplicada y activa para este recurso solicitado: esta alerta se genera cuando hay una orden duplicada para el recurso.
      • Información obligatoria incompleta o errónea: si la información obligatoria no está completa o es errónea, seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila para completar o corregir la información.
      • La orden ya existe en el inventario: si el recurso solicitado ya existe en el inventario, se pueden ver los ejemplares del inventario que coinciden con el ejemplar solicitado.
      • Línea de orden de compra vencida: la Línea de orden de compra no fue recibida/activada en el plazo previsto tras la realización del pedido o en la fecha prevista de recepción/activación (véase Procesar reclamaciones).
      • Existen reclamaciones abiertas para esta Línea de orden de compra: la Línea de orden de compra ha sido enviada a la lista de tareas de reclamación (véase Procesar reclamaciones).
    5. En la pestaña Líneas de factura se puede ver, añadir o editar cualquier línea de factura asociada con la Línea de orden de compra. Para obtener información sobre las líneas de factura, véase Crear una factura desde una Orden de compra o manualmente.
      • Las opciones disponibles dependen de sus privilegios.
      • Una Línea de orden de compra puede estar asociada a muchas líneas de factura, pero una línea de factura puede asociarse solo a una Línea de orden de compra.
    6. En la pestaña Líneas de orden de compra asociadas, pueden verse las líneas de orden de compra que están asociadas a la Línea de orden de compra actual.
      Las líneas de orden de compra que aparecen en esta pestaña han sido:
      • Asociadas automáticamente por Alma a esta Línea de orden de compra.
      • Asociadas manualmente a la Línea de orden de compra actual en el campo Línea de orden de compra asociada de la sección Adicional de la pestaña Resumen de la otra Línea de orden de compra.
      Si la Línea de orden de compra actual está asociada a una Línea de orden de compra de destino (al contrario que en la relación entre las líneas de orden de compra que aparecen en esta pestaña), la Línea de orden de compra de destino aparece en el campo Líneas de orden de compra asociadas de la sección Adicional de la pestaña Resumen de esta Línea de orden de compra.
      El filtro de esta pestaña es para la columna Tipo de asociación; el filtro puede tener uno de los siguientes valores:
      • Todas: muestra todas las líneas de orden de compra asociadas.
      • Mismo título: muestra las líneas de orden de compra asociadas a recursos del mismo título que el recurso que aparece en esta Línea de orden de compra.
      • Mismo recurso en inventario: muestra las líneas de orden de compra asociadas al mismo ejemplar (o portafolio o representación) que esta Línea de orden de compra.
      • Relación definida por el usuario: muestra las líneas de orden de compra asociadas manualmente por un usuario a esta Línea de la orden de compra.
    7. En la pestaña Comunicaciones se puede iniciar una nueva comunicación con el proveedor o, si ya existe una, introducir detalles de la respuesta del proveedor y continuar la comunicación con la propia respuesta. Para obtener más detalles sobre esta pestaña, véase Comunicación con proveedores.
    8. En la pestaña Usuarios interesados, puede gestionar los usuarios interesados en la adquisición. Los cambios en la Línea de orden de compra siempre se notifican a los usuarios interesados. Puede configurar si también se debe notificar a un usuario interesado cuando el ejemplar se reciba, se active, se renueve o se cancele, y si se debe hacer una reserva del ejemplar para el usuario. La notificación se envía como una Carta de interés. El que pide la solicitud de compra se define automáticamente como usuario interesado.

      Para añadir un usuario interesado, seleccione Añadir usuarios interesados. En el cuadro que se abre, busque el usuario, seleccione cualquiera de las siguientes opciones (si están disponibles) y luego seleccione Añadir usuario. El usuario se añade como usuario interesado.
      • La pestaña Usuarios interesados solo aparece en las líneas de orden de compra que tienen inventario. Los tipos de línea de orden de compra definidos con un tipo de material Genérico en la tabla de mapeo del tipo de línea de orden de compra no tendrán esta pestaña. Para obtener información sobre la tabla de mapeo del tipo de línea de orden de compra, véase Habilitar/Inhabilitar Tipos de línea de orden de compra.
      • Para borrar usuarios interesados en líneas de orden de compra cerradas o canceladas, use el parámetro po_line_remove_interested_users (consulte Configurar otros ajustes (Adquisiciones)). Cuando la tarea semanal del sistema Línea de orden de compra - Borrar usuarios interesados se ejecuta, todos los usuarios interesados aplicables se eliminan (véase Ver tareas programadas).
      • Notificar al usuario durante la recepción/activación: si se selecciona, Alma envía un correo electrónico al usuario cuando el ejemplar llega al departamento de recepción de la biblioteca. El correo electrónico solo se envía si la opción está seleccionada y hay una dirección de correo electrónico configurada para el usuario. Esta opción está seleccionada por defecto. 
      • Reservar ejemplar: esta opción aparece solamente cuando se trabaja con ejemplares físicos. Al seleccionarla, Alma crea una solicitud de reserva del ejemplar para el usuario. Si selecciona esta opción para más de un usuario, Alma selecciona aleatoriamente a uno de los usuarios y crea una solicitud de reserva para ese usuario. La solicitud de reserva se crea cuando el ejemplar abandona el departamento de Adquisiciones, pero no antes. Si el ejemplar se conserva en el departamento, existe una solicitud de orden de trabajo para el departamento de Adquisiciones. Cuando se completa el procesamiento posterior a la recepción, se crea la solicitud de reserva.  Esta opción está seleccionada por defecto. 
      • Notificar durante la renovación: esta opción aparece únicamente para órdenes continuas. Al seleccionarla, Alma envía al usuario la carta Notificar al renovar cuando la orden se envía a renovación manual. El correo electrónico solo se envía si la opción está seleccionada y hay una dirección de correo electrónico configurada para el usuario. Esta opción está limpia por defecto. 
      • Notificar en caso de cancelación: cuando se selecciona, Alma envía un correo electrónico al usuario cuando se cancela el pedido.  El correo electrónico solo se envía si la opción está seleccionada y hay una dirección de correo electrónico configurada para el usuario. Esta opción está limpia por defecto. 
      La fecha de solicitud del ejemplar es la misma que la fecha de pedido. Si existen otras solicitudes del ejemplar, la prioridad de solicitud se gestiona en función del rol, según lo configurado por la institución. El lugar de recogida es el mostrador de circulación de la ubicación del ejemplar, especificado en la Línea de orden de compra.
    9. En la pestaña de Historial, se puede ver la pista de auditoría de los cambios realizados en la Línea de orden de compra. Estos incluyen cambios en estado, precio y distribución de fondos. Para obtener más detalles, véase la Pestaña Historial.
      Los cambios en fondo, precio, porcentaje del fondo o cualquier otro factor que afecte a la transacción (compromiso, gasto, liberación) aparecen con el valor Elemento de transacción en la columna Nombre de campo. Esto puede ser resultado de un proceso del sistema, como un traspaso.
    10. En la pestaña Notas se pueden añadir, actualizar o eliminar notas para la Línea de orden de compra. Para obtener más datos, véase la pestaña Notas.
    11. En la pestaña Adjuntos se pueden añadir, actualizar o eliminar adjuntos para la Línea de orden de compra. Para obtener detalles, véase la Pestaña Adjuntos.
    12. Después de introducir la información de la Línea de orden de compra, seleccionar una de las siguientes acciones de la parte superior. Al guardar la Línea de orden de compra, si el registro del ejemplar pedido es breve, puede aparecer una advertencia y un cuadro de diálogo de confirmación. Para obtener más información sobre registros breves, véase Trabajar con niveles de registro breves.
      • Guardar y continuar: la información introducida se guarda y la Línea de orden de compra pasa a la siguiente etapa del flujo de trabajo (las reglas de revisión no se comprueban). Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de compra, véase Flujo de trabajo de compra. Si hubiese alertas para la Línea de la orden de compra, aparecerán en un cuadro de diálogo de confirmación. Se puede ver la lista de alertas completa en Configuración de las reglas de revisión de compras.
        En caso de haber seleccionado Asignar inventario manualmente al iniciar el proceso, se debe seleccionar Guardar para almacenar la Línea de la orden de compra, adjuntar el inventario a la misma, reeditarla, asegurarse de que todos los campos restantes están completos y correctos y seleccionar entonces Guardar o Guardar y continuar.

        Cuando se aplica la siguiente situación, que la tarea "Línea de orden de compra - Agrupación" está habilitada y "Agrupación manual" está marcada en la línea de orden de compra, y la configuración de la tarea de agrupación de la línea de orden de compra está establecida (Menú de configuración > Adquisiciones > General > Configuración de tareas de adquisiciones), al hacer clic en Guardar y continuar para esas líneas de orden de compra, sus estados se cambian a Autoagrupación.

         

        Luego, cuando se ejecuta la tarea "Línea de orden de compra - Agrupación", esta verifica todas las líneas de orden de compra en ese estado y las agrupa en función de la Cuenta de proveedor, Propiedad, Moneda, Método de adquisición, Fondo, etc., en una única orden de compra.

      • Guardar: la información introducida se guarda y la Línea de orden de compra permanece en la etapa actual del flujo de trabajo (si la Línea de orden de compra acaba de crearse manualmente, permanece En revisión). Se debe utilizar esta opción al asignar inventario manualmente, al editar líneas de orden de compra de la página de Reclamaciones o cuando no se esté seguro de querer que la Línea de orden de compra pase a la siguiente etapa del flujo de trabajo de compra.
        Al editar líneas de orden de compra de la página de Reclamaciones, se debe seleccionar Guardar para guardar la información modificada.
      • Guardar y solicitar evaluación: la información que se haya introducido queda guardada y se solicita una prueba. Use esta opción si la línea de orden de compra se le ha asignado, pero no tiene el rol de Técnico de pruebas/Administrador de pruebas. El estado de la línea de orden de compra cambia a En evaluación y se mueve a la página Gestionar pruebas con el estado Solicitado, donde el Técnico de pruebas/Administrador de pruebas puede acceder a ella y continuar con el paso 3 del flujo de trabajo de evaluaciones. Esta opción solo se encuentra disponible para líneas de orden de compra electrónicas que crean inventario.
      • Guardar y comenzar prueba: la información que se haya introducido queda guardada y comienza la prueba. Se debe utilizar esta opción si se tiene el rol de Operador de pruebas/Gerente de pruebas, le ha sido asignada la Línea de orden de compra y desea iniciar la prueba. El estado de la Línea de orden de compra pasa a ser En evaluación y se abre la página Detalles de la prueba (continuar con el flujo de trabajo de evaluación en el paso 3). Esta opción solo se encuentra disponible para líneas de orden de compra electrónicas que crean inventario.
      • Ordenar ahora: permite procesar el pedido de una Línea de orden de compra, moviendo dicha línea al flujo de trabajo de compra, donde se normaliza y valida antes de ser agrupada (etapa 4 del Flujo de trabajo de compra) y enviada. Para obtener más información sobre el agrupamiento de líneas de orden de compra, véase Agrupar líneas de orden de compra en una Orden de compra. Al seleccionar Ordenar ahora, se envía la carta Ordenar ahora después de que la orden se envía para su procesamiento. El proveedor recibe la orden mediante la Carta de lista de órdenes. Para obtener información sobre estas cartas, véase Configurar cartas de Alma.
      • Cancelar línea: se cancela la Línea de orden de compra (véase Cancelar líneas de orden de compra)
      • Aplazar: la Línea de orden de compra se aplaza y aparece en la lista de tareas Revisar aplazadas, hasta que se reactive (devolviéndola a la etapa 2 del flujo de trabajo de compra normal) o se cancele. Para más información sobre el aplazamiento de líneas de orden de compra, véase Aplazar líneas de orden de compra.
      • Integrar con OASIS - Para una línea de la orden de compra que tiene OASIS en el campo Proveedor del material, puede seleccionar este botón para enviar automáticamente la orden a OASIS. Véase Comprobar disponibilidad y precios.
      • Reenlazar: cambia el registro bibliográfico al que está vinculada la Línea de orden de compra (véase Reenlazar líneas de orden de compra).
      • Borrar: borra la Línea de orden de compra (véase Borrar líneas de orden de compra).
      • Cambiar referencia bibliográfica: cambia el registro bibliográfico de la Línea de orden de compra. Véase Cambiar referencia bibliográfica.
      • Guardar como plantilla: los valores introducidos en el campo quedan guardados como parte de una plantilla. Véase Trabajar con Plantillas de Línea de orden de compra.

    Trabajar con Plantillas de Línea de orden de compra.

    Las plantillas de Línea de orden de compra son series de configuraciones de la línea de orden de compra que se pueden aplicar a una nueva Línea de la orden de compra. Esto supone un ahorro de tiempo durante la creación de líneas de orden de compra, puesto que no es necesario introducir dichas configuraciones cada vez. Al guardar una plantilla, puede elegir borrar una plantilla existente. Las plantillas pueden guardarse como públicas o privadas. Al cargar plantillas, se puede elegir entre las propias plantillas privadas y todas las plantillas públicas.
    Los siguientes campos de la página de la Pestaña de Resumen de la Línea de orden de compra se guardan como parte de una plantilla:
    • Sección de Ejemplares pedidos:
      • Número de ejemplares a añadir (ejemplares físicos)
      • Biblioteca/Ubicación (ejemplares físicos)
      • Licencia (ejemplares electrónicos)
      • Política del ejemplar (ejemplares físicos)
      • Nota de recepción (ejemplares físicos)
    • Sección de Información del proveedor:
      • Proveedor de material (ejemplares físicos y electrónicos)
      • O fecha prevista de llegada (ejemplares físicos)
      • Activación prevista tras el pedido (días) (ejemplares electrónicos)
      • O fecha prevista de activación (ejemplares electrónicos)
    • Sección de Precios:
      • Cantidad por precio (ejemplares físicos)
    • Sección de Fondos:
      • Fondo (ejemplares físicos y electrónicos)
        Cuando se guarda un fondo como parte de una plantilla, Alma guarda el código del fondo. Cuando se carga desde una plantilla, Alma siempre carga el fondo del período fiscal actual.
    • Sección de Detalles de la Línea de orden de compra:
      • Método de adquisición (ejemplares físicos y electrónicos)
      • Código de informe / código de informe secundario / código de informe terciario (ejemplares físicos y electrónicos)
      • Nota para el proveedor (ejemplares físicos y electrónicos)
      • Tipo de material (ejemplares físicos)
      • Urgente (ejemplares físicos)
      • Agrupamiento manual (ejemplares físicos y electrónicos)
      • Nota de restricción de cancelación
    • Sección de Renovación:
      • Fecha de renovación (ejemplares físicos y electrónicos)
      • Período de recordatorio de renovación (días) (ejemplares físicos y electrónicos)
    • Sección Adicional:
      • Encuadernación/Reparto durante la recepción (ejemplares físicos)
    Para añadir o editar una plantilla de Línea de orden de compra:
    1. Seguir el procedimiento para la creación manual de una Línea de orden de compra (véase más arriba; para editar una plantilla, seleccionarla en el campo Cargar desde plantilla, como se describe en el paso 6). Ingresar (o editar) los campos pertinentes.
    2. Al guardar la Línea de orden de compra, seleccionar Guardar como plantilla. Aparecerá la ventana emergente Guardar como Plantilla.
      save_as_template_ux.png
      Guardar como Plantilla
    3. Introducir un nombre para la plantilla. Para reemplazar una plantilla existente, seleccionar la plantilla actual en Plantilla existente. Nótese que el nombre de la plantilla no debe incluir punta y coma, coma o barra (de lo contrario, no se podrá recuperar de manera adecuada más adelante).
      Los nombres de las plantillas no pueden incluir caracteres especiales, por ejemplo: ¡ o $
    4. Seleccionar Guardar. Si se está reemplazando una plantilla existente, seleccionar Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación. La plantilla se guarda. En este caso, NO se crea una Línea de orden de compra.
      Una plantilla pública puede ser utilizada por cualquier usuario, pero solo el propietario de la plantilla o un Administrador de compras puede editarla o borrarla.

     

    Para borrar una plantilla de línea de Orden de compra:
    1. Abrir una línea de orden de compra.
    2. Seleccionar Guardar como plantilla.
    3. Clicar en la lista del menú desplegable de plantillas "Existentes" y seleccionar la plantilla que desea borrar.
    4. Clicar Borrar.
    5. Clicar Cancelar.
      La plantilla de la línea de orden de compra se borra.

    Comunicación con Proveedores

    Para comunicarse con los proveedores, se debe tener uno de los siguientes roles:
    • Operador de compras
    • Gerente de compras
    • Gerente de proveedor
    Puede comunicarse con el proveedor en la pestaña Comunicaciones de la página de Detalles de la Línea de orden de compra. La comunicación puede consistir en cualquiera de las siguientes instancias:
    • Enviar un nuevo correo electrónico al proveedor.
    • Introducir una respuesta del proveedor.
    • Enviar una respuesta al proveedor.
    Desde esta pestaña, las comunicaciones al proveedor se envían por correo electrónico. Es necesario introducir manualmente todas las respuestas del proveedor, incluso las recibidas por correo electrónico.
    Al trabajar con reclamaciones, Alma envía automáticamente un mensaje de notificación por correo electrónico al proveedor si se cumplen todas las condiciones siguientes:
    • El parámetro auto_claim (para líneas de orden de compra físicas únicas) o el parámetro auto_claim_co (para líneas de orden de compra físicas continuas) está configurado como Y (véase Configurar Otros ajustes.
    • El envío por correo electrónico de la carta de Reclamación de la Línea de orden de compra está habilitado (véase Habilitar/Inhabilitar cartas).
    • La dirección de correo electrónico del proveedor está configurada.
    • Ha transcurrido un día desde la Fecha prevista de llegada + Periodo de gracia para la reclamación de una Línea de orden de compra (véase Procesar reclamaciones) y el material no ha sido entregado por el proveedor.
    • Mientras se cumplan las condiciones anteriores, se enviará automáticamente un mensaje al proveedor para las líneas de orden de compra físicas. Se pueden enviar mensajes al proveedor respecto a un único ejemplar en múltiples ocasiones. Para obtener más información, véase Procesar reclamaciones.
    • Si el proveedor está configurado para las reclamaciones EDI (véase Intercambio de datos electrónicos (EDI)) y está habilitada la carta de Reclamaciones EDI de Línea de orden de compra, se enviarán reclamaciones automáticas mediante EDI para todos los tipos de línea de orden de compra (véase Procesar reclamaciones), siempre que se cumplan las condiciones anteriores. Las reclamaciones enviadas mediante EDI no aparecen en esta pestaña. Las respuestas a reclamaciones recibidas de los proveedores mediante EDI aparecerán en la pestaña Notas.
    • Al enviar manualmente una reclamación desde esta pestaña, dicha reclamación se envía por correo electrónico, esté o no configurado el proveedor para las reclamaciones EDI.
    • Al enviar una notificación de reclamación al proveedor por correo electrónico, si la unidad de organización (la biblioteca propietaria) tiene un tipo de correo electrónico de Respuesta a reclamación, dicho correo electrónico se utilizará en la dirección Remitente del mensaje de notificación de reclamación. Para utilizar la Dirección remitente en la Carta de reclamación de la Línea de orden de compra en lugar de la dirección de correo electrónico de la biblioteca, eliminar de los correos de la organización el tipo de correo electrónico de Respuesta a reclamación (véase Configurar la información de contacto de la institución/biblioteca) y editar las direcciones de correo electrónico en Información de contacto al borrar el tipo de correo electrónico Respuesta a reclamación). Para obtener información sobre la configuración de la carta, véase Configurar cartas de Alma.
    • Cuando se envía una orden de compra al proveedor por correo electrónico, si la unidad de organización (la biblioteca propietaria) tiene un tipo de correo electrónico de Respuesta a orden, dicho correo electrónico se usará en la dirección Remitente del mensaje.
    Si el parámetro no está configurado como Automático, se puede, si fuera necesario, enviar manualmente un nuevo correo electrónico al proveedor.

    Enviar Correos electrónicos a proveedores

    El siguiente procedimiento describe cómo comunicarse con un proveedor por correo electrónico.
    Para enviar un correo electrónico a un proveedor:
    1. Buscar y editar una Línea de orden de compra.
    2. En la pestaña Comunicaciones de la página Detalles de la Línea de orden de compra, seleccionar una de las siguientes opciones:
      A continuación se da un ejemplo del cuadro de diálogo Iniciar comunicación. El cuadro de diálogo Responder es idéntico, excepto porque incluye el texto y la línea Asunto del mensaje anterior.
      start_communication_ux.png
      Ventana emergente Iniciar comunicación
      Los dos pasos siguientes son relevantes únicamente para nuevas comunicaciones. Para responder a una comunicación de un proveedor, continuar con el paso 5.
      • Iniciar Comunicación en la lista de acciones de la parte superior: iniciar una nueva comunicación con el proveedor. Aparece el cuadro de diálogo Iniciar comunicación.
        Esta opción solo está disponible cuando se especifica un proveedor en la pestaña Resumen de la página Resumen de la Línea de orden de compra.
      • Responder en una lista de acciones de la fila: responder a una comunicación del proveedor. Aparece el cuadro de diálogo Responder.
    3. El cuerpo del texto de la carta se rellena automáticamente con información que concierne a la línea de la orden de compra. Seleccionar Reclamación como el Tipo para añadir a la carta los detalles del último ejemplar recibido. Reclamación también envía la carta mediante la dirección del proveedor de la reclamación. Los demás tipos de comunicación utilizan la dirección de correo electrónico preferida del proveedor.
      Para ver en vídeo la información de la Línea de orden de compra en la carta al proveedor, véase Información de la Línea de orden de compra en la comunicación al proveedor (3:40 min.).
    4. En el campo Asunto, se recomienda introducir el número de Orden de compra y/o el número de Línea de orden de compra. Aunque puede introducirse cualquier texto, una línea de Asunto que incluya el número de Orden de compra y/o el de la Línea de orden de compra hará que la comunicación con el proveedor sea más clara.
    5. En el campo Cuerpo, introducir el texto del correo electrónico. Este campo también se autocompleta con los campos siguientes, cuando están disponibles:
      • Número de referencia de la Línea de orden
      • Título
      • Autor
      • Fecha de publicación
      • Lugar de publicación
      • Editor
      • Fecha del pedido
      • Precio total
      • Precio unitario
      • Número de unidades recibidas
      • Número de unidades solicitadas
    6. Para enviar un adjunto con el correo electrónico, seleccionar el nombre del fichero.
    7. Opcionalmente, añadir una URL relevante y las notas que se precisen (que se incluirán en el adjunto, no en la carta XML).
    8. Seleccionar Enviar. El correo electrónico se envía al proveedor y aparece en la lista de comunicaciones.
    Para ver los mensajes asociados a una comunicación, seleccionar la entrada pertinente en la columna Asunto. Aparece la pestaña Mensajes con la correspondencia enviada al proveedor.
    La carta enviada al proveedor es en función de la Carta de conversación. La carta utiliza el correo electrónico preferente del proveedor. Si no se dispone de un correo electrónico preferente, se utiliza el correo electrónico para pedidos. Para configurar esta carta, véase Configurar Cartas de Alma.
    Para borrar una conversación y todas sus respuestas, seleccionarla en la lista de acciones de la fila.

    Introducir las Respuestas del proveedor a correos electrónicos

    Las respuestas del proveedor a las comunicaciones no se registran automáticamente en la pestaña de Comunicaciones y deben introducirse manualmente. El siguiente procedimiento describe cómo introducir las respuestas del proveedor a correos electrónicos.
    Para introducir las respuestas del proveedor:
    1. En la pestaña Comunicaciones, seleccionar una de las siguientes opciones:
      • Seleccionar el correo electrónico para el que se quiere introducir una respuesta. El texto del correo electrónico enviado aparece en la pestaña Mensajes. Seleccionar Añadir una respuesta.
      • Seleccionar Añadir una respuesta en la lista de acciones de la fila.
      Se abre la ventana emergente Añadir una respuesta.
      add_a_response_ux.png
      Ventana emergente Añadir una respuesta.
    2. En el cuadro de texto Cuerpo, introducir la respuesta del proveedor.
    3. Si se ha recibido un adjunto con el correo electrónico, se debe guardar en un fichero y seleccionar después el nombre del fichero de la respuesta.
    4. Opcionalmente, añadir una URL relevante y las notas que se precisen.
    5. Seleccionar Respuesta. La respuesta por correo electrónico del proveedor se guarda en Alma.
    Seleccionar la pestaña Adjuntos para ver detalles de los ficheros adjuntos asociados a una comunicación. También se pueden añadir nuevos adjuntos desde esta página, configurando la información en los campos disponibles y seleccionando Añadir adjunto.
    Para visualizar un adjunto en la pestaña Adjuntos, seleccionar Descargar en la lista de acciones de la fila.

    Reemplazar un recurso asociado a una línea de orden de compra electrónica

    Al editar una Línea de orden de compra (Colección/Portafolio), los usuarios ahora tienen la opción de separar el recurso existente de la Línea de orden de compra y reemplazarlo por otro recurso electrónico asociado con la Zona de la Institución, la Zona de la Comunidad o la Zona de la Red. Además, aparece una indicación respecto a qué Zona se asoció el recurso en la tabla de Ejemplares ordenados, con la codificación de color que indica si el recurso está disponible o "No disponible".



    Utilizar la función Reemplazar recurso permite a los usuarios no tener la necesidad de borrar una línea de orden de compra en caso de haber sido asociada al recurso electrónico erróneo. Las instituciones que son parte de una Zona de la Red y cuyos recursos electrónicos son gestionados por ella (pero cuyas compras se manejan de forma local) podrán:

    • Crear una Línea de orden de compra local asociada a un recurso electrónico.
    • Enviar la orden al proveedor.
    • Una vez que el recurso esté a su disposición, solicitar a la institución de la red que habilite el recurso electrónico en la Zona de la Red y procure que esté Disponible para ellas.
    • Usar la nueva función para reemplazar el recurso actualmente asociado a la línea de orden de compra por el recurso de la Zona de la Red disponible para ellas.

    Si la Línea de orden de compra no tiene licencia y el recurso de la Zona de la red sí la tiene, la licencia de la Zona de la red se asociará a la POL. Si la Línea de orden de compra tiene licencia y el recurso de la Zona de la red la tiene también, la licencia de la Zona de la Red no se asociará a la POL.

    Esta operación está disponible para cualquier tipo de recurso de tipo "Electrónico", y el tipo de recurso para el recurso reemplazado debe tener el mismo "Tipo". Por ejemplo: si el recurso fuente es "Portafolio electrónico", solo se puede seleccionar "Portafolio electrónico" como nuevo recurso.

     

    Si el recurso reemplazado está asociado a un registro bibliográfico diferente, la POL se asociará a este nuevo registro bibliográfico y el usuario verá un mensaje emergente que le preguntará si desea conservar el recurso separado o borrarlo. Si el usuario seleccionó borrar el recurso electrónico y el registro electrónico porque ese recurso no tiene ningún otro inventario asociado a él, un mensaje emergente también presentará al usuario las opciones para manejar este registro bibliográfico (según los ajustes de pol_handle_childless_bib parameter).

    Leer más sobre este parámetro aquí.

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