Revisar líneas de orden de compra
Para revisar líneas de orden de compra, se debe tener uno de los siguientes roles:
- Operador de compras
- Gestor de adquisiciones
- Operador de compras extendido
Esta página describe cómo revisar y actualizar las líneas de orden de compra. Para configurar las reglas de revisión de compras, consulte Configurar reglas de revisión de compras. Para ver el flujo de trabajo general de compras que incluye aprobación, activación de recursos electrónicos y recepción de ejemplares físicos, consulte Flujo de trabajo de compras.
Flujo de trabajo de la revisión de líneas de orden de compra
Una línea de orden de compra se envía a revisión si hay problemas con los datos (tales como información incompleta/faltante o inválida) o alertas —como resultado de las Reglas de revisión de adquisiciones— requiriendo, por lo tanto, la atención de un empleado de la biblioteca.
Revisar dentro del Flujo de trabajo de adquisiciones
Las líneas de orden de compra que requieren revisión aparecen en la página de líneas de orden de compra en revisión (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Revisar). También se puede abrir esta página con una pestaña específica preseleccionada si se selecciona uno de los siguientes enlaces en la Lista de tareas en el menú permanente (véase Tareas en la lista de tareas):
- Líneas de orden - revisar - asignadas a usted
- Líneas de orden - revisar - sin asignar
Línea de orden de compra en la página de Revisión
Esta página presenta una lista de registros de líneas de orden de compra. Para más información acerca de las pestañas Asignado a mí , Sin asignar y Asignado a otros , véase Pestañas de Asignado a Mí, Sin asignar, Asignado a otros. Para más información acerca de la lista de registros de línea de orden de compra, véase Búsqueda de líneas de orden de compra. Solo la persona a quien se le asignó la línea de orden de compra puede editar la información de la línea de orden de compra. Los Gestores y Operadores de adquisiciones pueden editar Líneas de orden de compra sin asignar en la pestaña de Sin asignar y ver las líneas de orden de compra asignadas a otros empleados de la biblioteca en la pestaña de Asignado a otros.
Facetas disponibles
Las siguientes facetas están disponibles:
- Alertas: el tipo de alerta que fue generado para la línea de orden de compra
- Tipo de Compra – El tipo de ejemplar que la línea de orden de compra representa
- Proveedor El proveedor al cual la Línea de orden de compra va a ser enviada
- Cuenta del proveedor: la cuenta del proveedor a la cual va a ser enviada la línea de orden de compra
- Urgente – Indica si la línea de orden de compra va a ser enviada urgentemente
- Propietario de la línea de orden de compra: la biblioteca que ordenó el material
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Asignación – El usuario al cual la línea de orden de compra fue asignada
La faceta de Asignación solo está disponible para el Gestor de adquisiciones en la pestaña de Asignado a otros.
- Método de adquisición— El método por el cual la línea de orden de compra fue adquirida, como por ejemplo compra o donación.
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Fecha prevista de llegada – El período que la línea de orden de compra lleva vencida
La faceta de Fecha prevista de llegada solo está disponible para reclamaciones.
- Código de informe – El Código de informe de la línea de orden de compra.
Acciones disponibles
Dependiendo de la naturaleza de la línea de orden de compra en revisión, se puede procesar la línea usando las siguientes acciones:
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Editar – Las Líneas de orden de compra son editadas para corregir información incorrecta o para añadir información faltante (véase Editar información de la línea de orden de compra). Cuando se selecciona Guardar y continuar en la página de Resumen de la línea de orden de compra, la línea de orden de compra regresa al paso 2 del Flujo de trabajo, donde es revalidada (no está normalizada en este momento).
Si la línea de orden de compra aún es inválida, es enviada una vez más a revisión. Si todos los problemas de datos han sido resueltos, la línea de orden de compra avanza al paso de Agrupación en el Flujo de trabajo (véase el paso 4 en el Flujo de trabajo). -
Asignar a o Liberar asignación – Las líneas de orden de compra se pueden asignar a otro usuario o que se libere su asignación, lo que significa que la línea de orden de compra no está asignada a un usuario específico (véase Asignada a mí, Sin asignar, Asignada a otros).
Una línea de orden de compra que es reasignada permanece en revisión hasta que sus problemas son rectificados. - Comenzar una prueba o Solicitar evaluación – Cuando se solicita o comienza una prueba para una línea de orden de compra, esta es automáticamente enviada a la lista de tareas de revisión. La línea de orden de compra debe estar asignada a una persona para que esta pueda ejecutar cualquiera de las dos acciones. Si se tiene el rol de Operador/Administrador de pruebas, se puede comenzar la prueba (Comenzar una prueba). De lo contrario, se puede solicitar que una prueba sea comenzada (Solicitar evaluación). Para obtener más información sobre pruebas, véase Evaluaciones y Pruebas.
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Ordenar ahora— Mueve la línea de orden de compra a la etapa de normalización y validación (véase el paso 2) del flujo de trabajo de compras antes de que sea agrupada (véase el paso 4) y enviada. Para más información sobre la agrupación de líneas de orden de compra, véase Agrupar líneas de orden de compra en una orden de compra.
Si selecciona Ordenar ahora, recibirá un mensaje de Ordenar ahora después de que la orden se envíe para su procesamient El proveedor recibe la orden mediante la Carta de lista de órdenes. Para obtener información sobre estas cartas, véase Configurar cartas de Alma. - Aplazar – Las líneas de orden de compra en revisión pueden ser aplazadas por cualquier motivo. Las líneas de orden de compra que son aplazadas aparecen en la página de Revisar aplazadas hasta que son, o bien reactivadas (devueltas al paso 2 del flujo de trabajo de compras habitual), bien ordenadas (usando la opción de Ordenar ahora) o bien canceladas. Para más información sobre el aplazamiento de líneas de orden de compra, véase Aplazar líneas de orden de compra.
- Reenlazar – Le permite enlazar la línea de orden de compra con un registro bibliográfico diferente (véase Reenlazar líneas de orden de compra).
- Cancelar – Cuando una línea de orden de compra en revisión es cancelada, esta se elimina de la lista de tareas de revisión, pero no de Alma. Puede ser encontrada buscando en la página o usando las facetas del lado izquierdo de la página. Para más información sobre la cancelación de líneas de orden de compra, véase Cancelar líneas de orden de compra.
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Borrar – Borra la línea de orden de compra, como cualquier otra transacción y recurso de inventario relacionados con la línea de orden de compra (véase Borrar líneas de orden de compra).
Para eliminar una línea de orden de compra, se debe tener el rol de Operador de adquisiciones extendido.
Información de inventario
La información de inventario aparece en las pestañas que hay debajo de cada línea de orden de compra, excepto para los tipos de línea de servicios. Para más información sobre cómo trabajar con estas pestañas, véase Lista de registros.
La pestaña de Ejemplares aparece para las líneas físicas únicas e incluye:
- Biblioteca
- Ubicación
- Clasificación / Signatura
- Código de barras
- Disponibilidad - Cuando el ejemplar ha sido recibido, el indicador está en color verde.
- Fecha de recepción
La pestaña de Existencias aparece en las líneas físicas continuas e incluye:
- Biblioteca
- Ubicación
- Clasificación / Signatura
- Resumen
- Ejemplares recibidos - Seleccionar para abrir la lista de ítems.
Las pestañas de Líneas electrónicas de única vez y Electrónicas continuas aparecen si la línea de orden de compra incluye un recurso que es parte de una colección e incluye:
- Nombre de la colección
- Tipo de servicio
- Disponibilidad
- Fecha de activación
Editar Información de la línea de orden de compra
Las líneas de orden de compra se editan en la página de Resumen de la línea de orden de compra.
El encabezamiento de la página de Resumen de la línea de orden de compra muestra detalles de la línea de orden de compra, su estado (véase Búsqueda de líneas de orden de compra), tipo (libro impreso/libro electrónico), la biblioteca para la cual el ejemplar está siendo ordenado y los números de línea y orden. Para obtener ejemplos de la página de Resumen de líneas de orden de compra, véase página de Resumen de la línea de orden de compra – Ejemplar electrónico y página de Resumen de la línea de orden de compra – Ejemplar físico en Crear manualmente una línea de orden de compra. .
Las Líneas de orden de compra pueden ser editadas en cualquier etapa del flujo de trabajo de la línea de orden de compra, pero ciertos campos pueden nos estar disponibles para la edición dependiendo de la etapa del flujo de trabajo/el estado de la agrupación. Por ejemplo:
- Método de adquisición solo es editable cuando la línea de orden de compra tiene el estado de En revisión.
- Moneda, Ubicación y Proveedor de material son editables solo si la línea de orden de compra no ha sido aún agrupada.
Para editar la información de una línea de orden de compra:
En la página de Líneas de orden de compra en revisión (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Revisar), seleccionar Editar en la lista de acciones de fila en la pestaña de Asignado a mí o Sin asignar. Aparece la página de Resumen de la línea de orden de compra
Mientras se edita una línea de orden de compra desde esta página, la línea de orden de compra queda bloqueada y no puede ser editada por otros empleados de la biblioteca.
Las pestañas en las que se edita la información de la línea de orden de compra son descritas del paso 10 al 20 en Crear manualmente una línea de orden de compra.
Realizar cambios globales en conjuntos de líneas de orden de compra
Para realizar cambios globales en líneas de orden de compra, se debe tener uno de los siguientes roles:
- Operador de compras
- Gestor de compras
- Administrador de adquisiciones
- Administrador general del sistema
Para cambiar una lista de líneas de orden de compra, primero debe crear un conjunto de líneas de orden de compra, que sea un conjunto de líneas de orden de compra; consulte Gestionar consultas y conjuntos.
Para realizar cambios globales en las líneas de orden de compra:
Ejecutar una de las siguientes tareas:
- Actualizar flujo de trabajo de las líneas de orden de compra – Mueve las líneas de orden de compra a una etapa específica del flujo de trabajo
- Actualizar transacciones de las líneas de orden de compra – Modifica la asignación de líneas de orden de compra entre fondos
- Actualizar información de las líneas de orden de compra : actualiza la información de las líneas de orden de compra según condiciones específicas.
- Actualizar información de las líneas de orden de compra – Modifique los atributos de las líneas de orden de compra después de que una orden se crea y envía al proveedor
- Cambiar el estado de las líneas de orden de compra – Elegir un estado (Cancelar, Cerrar o Borrar) al cual cambiar un conjunto de líneas de orden de compra
- Actualizar usuarios interesados en líneas de orden de compra – Actualice la lista de usuarios interesados definida para un conjunto de líneas de orden de compra
Para obtener más información sobre las tareas y sobre ejecutar manualmente tareas en general, consulte Tareas manuales.