Procesamiento posterior a la recepción
Para realizar tareas de procesamiento posteriores a la recepción, se debe tener uno de los siguientes roles:
- Operador de recepción
Materiales de procesamiento
Después de recibir el material físico, puede ser necesario realizar un trabajo sobre el material antes de que pase a estar disponible para la biblioteca. Además, una solicitud de orden de trabajo puede requerir que se realice un trabajo en el material antes de que se puedan hacer otras solicitudes en él.
Puede ser necesario el siguiente trabajo adicional:
- Copiar catalogación – Completa la catalogación del nuevo material
- Procesamiento físico – Añade un código de barras al material
- Almacenamiento temporal – Mueve el material a un almacenamiento temporal durante un breve período
- Digitalización – Si se encuentra en un departamento de digitalización. Para más información, véase Proceso de digitalización.
Véase el vídeo Procesamiento posterior a la recepción y reclamaciones (3:00 min).
El administrador puede haber definido estados de proceso de trabajo adicionales; véase Configurar estados de tipo de orden de trabajo. Procesar nuevo material u órdenes de trabajo en la página Ejemplares en proceso.
Página Ejemplares en proceso
Se puede acceder a la página Ejemplares en proceso de cualquiera de las siguientes maneras:
- Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Gestionar Ejemplares en proceso
- Servicios al usuario> Solicitudes de recurso > Buscar ejemplares; seleccionar Gestionar Ejemplares en proceso
- Adquisiciones > Procesamiento posterior a la recepción > Recepción de ejemplares del departamento
- Seleccionar una de las siguientes tareas en la Lista de tareas del menú permanente (véase Tareas en la Lista de tareas):
- Ítems - depósito
- Ítems - digitalización
-
Ítems - entrega de documentosLas tareas anteriores solo aparecen cuando se está en un departamento de digitalización.
- Ítems - en departamento
-
Ejemplares - en departamento - solicitados por el usuario - Solicitudes de compra (véase Solicitudes de compra)Estas tareas solo aparecen cuando se está en un departamento que permite administrar ejemplares en proceso, además de la digitalización
La página está disponible solo cuando se trabaja en un departamento que puede administrar órdenes de trabajo y se tiene el privilegio de Operador de orden de trabajo u Operador de recepción de ese departamento, no de un departamento de distribución de recursos o de circulación listo para usar. Si el departamento de circulación fue configurado para administrar órdenes de trabajo, se puede navegar hasta la página solo usando el enlace Administrar ejemplares en proceso de la página Escanear ejemplares o en la opción del menú Recibir ejemplares del departamento. Los filtros, estados, columnas y acciones en esta página pueden variar, dependiendo del departamento actual:
| Departamento | Filtros | Columnas | Acciones |
|---|---|---|---|
| Digitalización |
Pasos: (véase Reglas de perfil de inventario digital):
Tipo de solicitud
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| Todos los demás departamentos (por ejemplo, Servicios Técnicos de Adquisiciones) |
Estado del proceso: las opciones dependen del tipo de orden de trabajo; véase Órdenes de trabajo y departamentos
Filtro de solicitud:
Usuarios interesados (Véase usuarios interesados en Crear manualmente una línea de orden de compra).
Biblioteca:
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Realizar tareas y acciones
En un departamento de no digitalización, se pueden realizar las tareas/acciones indicadas a continuación. La disponibilidad de una tarea depende del estado del ejemplar y sus permisos de rol.
Fila Acciones/Tareas:
- Editar ejemplar del inventario (Editar ejemplar del inventario) – Esto abre el Editor de ejemplares físicos. Para más información, véase Actualizar la información del ejemplar.
- Agregar una nota a un ejemplar (Editar) – Ver Agregar una nota a un ejemplar.
- Actualizar la fecha de caducidad de un ejemplar (Fecha de fin de vigencia) – Véase Actualización de una fecha de caducidad..
- Crear comprobante impreso (Imprimir comprobante) – Véase Crear un comprobante impreso.
- Escribir la información del ejemplar en RFID (Escribir en RFID) – esta opción aparece para las ubicaciones con RFID y una conexión RFID activa según lo indicado por el ícono de conexión (
). Para obtener información adicional, véase Soporte RFID .
- No recibir un ejemplar (No recibir) – VéaseNo recibir un ejemplar.
Botón Acciones/Tareas:
- Cambiar el estado de un ejemplar - Consultar Cambiar el estado de un ejemplar.
- Generar código de barras – Véase Generación de códigos de barra.
- Eliminar un ejemplar de la lista (marcándolo como Hecho) cuando se hayan completado todos los procesos de trabajo – Consultar Marcar un ejemplar como hecho y eliminarlo..
Las tareas disponibles en un departamento de digitalización se describen en Digitalización de ejemplares y Entrega de ejemplares digitalizados.
Cambiar el estado de un ejemplar
Para cambiar el estado de un ejemplar:
- Seleccionar la casilla de verificación del ejemplar en la página Ejemplares en proceso.
- Seleccionar el nuevo estado de la lista desplegable Cambiar estado en la lista de acciones de la tabla.
- Seleccionar Cambiar estado. El estado del ejemplar ha cambiado.
- Se puede cambiar el estado de varios ejemplares simultáneamente seleccionando varias casillas de verificación y luego modificando el estado del ejemplar, tal como se ha descrito anteriormente.
- También se puede cambiar el estado de un ejemplar en la página Gestión de solicitud del ejemplar (Editar en la lista de acciones de la fila seleccionando un estado diferente de la lista desplegable Estado y seleccionando Guardar.
Generar código de barras
La generación automática de códigos de barras se puede gestionar desde la página Ejemplares en proceso cuando el sistema esté configurado para la generación automática de códigos de barras. Véase Configurar generación de códigos de barras para más información.
Cuando se generan automáticamente códigos de barras para varios ejemplares, debe hacerse para una sola biblioteca cada la vez. Como resultado, cuando se seleccionan múltiples ejemplares/filas para generar un nuevo código de barras en la página Ejemplares en proceso, todos deben ser de la misma biblioteca. Esto se puede hacer fácilmente utilizando el filtro Biblioteca para mostrar la lista de ejemplares de una sola biblioteca para procesar. Si seleccionan ejemplares de diferentes bibliotecas, aparecerá un mensaje de error. También se recibirá un mensaje de error si se intenta generar un código de barras para uno o más ejemplares que tengan solicitudes o estén en préstamo.
Para generar un código de barras:
- Seleccionar la casilla de verificación para una o más filas en la página Ejemplares en proceso para identificar los ejemplares para los que desea generar códigos de barras.
-
Seleccionar Generar código de barras.Alma comprueba la configuración de generación automática de códigos de barras para la biblioteca identificada en la/s fila/s que se está procesando. Si hay varias secuencias a nivel de biblioteca y/o institución que coinciden con la biblioteca en la/s fila/s que se está procesando, aparece un cuadro de diálogo con opciones de secuencia. Seleccionar una opción de secuencia.Lista de opciones de generación de código de barras a nivel institucional
-
Seleccionar una secuencia y clicar Seleccionar. El código de barras se genera y aparece en la columna Código de barras de la página Ejemplares en proceso.
Marcar un ejemplar como hecho y eliminarlo
Marcar un ejemplar como hecho se puede gestionar como una acción de botón y una acción de fila.
Para marcar un ejemplar como hecho y eliminarlo:
Seleccionar una o más casillas de verificación en la página Ejemplares en proceso y seleccionar Hecho in la lista de acciones de la tabla (o seleccionar Hecho en la lista de acciones de la fila). Los ejemplares se eliminarán de la página.
Cuando se trabaje con Imprimir - Material continuo y la opción Mantener en el departamento esté seleccionada en la página Recibir nuevo material (véase Recepción de material físico), seleccionar Hecho (o seleccionar Hecho en una lista de acciones de fila envía un correo electrónico de notificación a los Usuarios interesados (consultar la información relacionada con la pestaña Usuarios interesados en Crear manualmente una línea de orden de compra).
Añadir una nota a un ejemplar
Para añadir una nota a un ejemplar
- Seleccionar Editar desde lista de acciones de la fina del ejemplar en cuestión. Se abrirá la página Gestión de solicitudes.
- Seleccionar la pestaña Notas e introducir una nota en el campo Nota.
- Seleccionar Añadir. La nota se mostrará en la página.
- Seleccionar Guardar. Aparece una marca de verificación en la columna Notas de la página Ejemplares del departamento, que indica que el ejemplar contiene una nota.
Para editar una nota, seleccionar Editar en la lista de acciones de fila y modificar la nota según sea necesario. Seleccionar Guardar para guardar su modificación.
Para borrar una nota, seleccionar Borrar en la lista acciones de lista al final de la fila de notas. La nota se borrará.
Actualizar una fecha de caducidad
Para actualizar una fecha de caducidad:
- Seleccionar Actualizar vencimiento desde la lista de acciones de la fila para un ejemplar. Aparece la ventana emergente Actualizar fecha de caducidad.
Ventana emergente actualizar de fecha de caducidad
- Seleccionar la Fecha de caducidad.
- Seleccionar Guardar. Se cambia la fecha de caducidad.
Crear un comprobante impreso
Para crear un comprobante impreso:
Seleccionar Imprimir comprobante desde la lista de acciones de la fila del ejemplar en cuestión. Aparece un mensaje en la parte superior de la página que indica si el comprobante impreso se envió correctamente por correo electrónico (véase Configurar correos electrónicos permitidos). Se debe definir una impresora para las adquisiciones o el departamento de recepción para que el comprobante impreso se envíe por correo electrónico. Para obtener detalles sobre la configuración de una impresora para un departamento, véase Añadir un Departamento.
No recibir un ejemplar
Para no recibir un ejemplar:
Para Líneas de orden de compra únicas, seleccione No recibir en la lista de acciones de fila (en Adquisiciones > Recibir y facturar > Recibir) del ejemplar pertinente y seleccione Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación. El ejemplar no se ha recibido. El ejemplar se debe haber recibido en el panel de herramientas de Adquisiciones para ver las opciones de No recibir.
Para no recibir ejemplares de Líneas de orden compra continuas, haga clic en Gestionar ejemplares y seleccione No recibir.
Para poder deshacer la recepción de un ejemplar, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- El ejemplar debe haber sido recibido
- El ejemplar aún debe estar en el departamento de recepción
- No hay solicitudes de bibliotecas relacionadas con el ejemplar.
No recibir un ejemplar
Escanear ejemplares
Para obtener información sobre cómo escanear ejemplares, véase Escanear ejemplares.