Flujo de trabajo de renovaciones

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Alma gestiona suscripciones para ambos tipos de material, electrónico y físico, como son revistas, diarios o periódicos, a través de renovaciones automáticas o manuales.

A continuación se muestra un ejemplo del flujo de trabajo de renovaciones que determina la manera en la que una línea de orden de compra se marca para renovación, desde su creación hasta que el material es renovado:

A continuación se halla una descripción detallada de los pasos dentro de este flujo de trabajo (con los números que corresponden a los números en el diagrama):

Pre Flujo de trabajo – Una línea de orden de compra entra en el sistema de Alma de alguna de las siguientes formas:
1. Automáticamente, usando una importación de datos de orden (EOD) insertada. Una importación de EOD envía líneas de orden de compra como eventos que solo ocurren una vez o continuamente.
2. Manualmente, como una línea de orden de compra al ordenar un recurso.
Para obtener información sobre cómo crear una línea de orden de compra automáticamente, véase Importar registros por medio de un fichero de importación . Para más información sobre la creación manual de líneas de orden de compra para ejemplares físicos y electrónicos, véase Crear manualmente una línea de orden de compra. .

La línea de orden de compra se normaliza, valida y procesa para determinar si existen elementos que requieran una atención especial en función de las reglas preconfiguradas por un administrador. Alma lleva a cabo estas actividades de manera automática.

Si existen problemas de datos o alertas que requieran atención, la línea de orden de compra se envía a revisión. Para obtener más información sobre esta actividad manual, véase Revisar líneas de orden de compra. Una vez que se resuelvan todos los problemas de datos, la línea de orden de compra pasa al paso 2.
Todas las líneas de orden de compra que se hayan normalizado y validado son almacenadas en Alma.
Una línea de orden de compra que está completamente procesada y recibida/activada se marca automáticamente como Renovación recurrente. Las líneas de orden de compra físicas continuas que se envían al proveedor tienen el estado de Renovación recurrente, incluso si la renovación se hace manualmente, pero no ha llegado aún la fecha de renovación (consulte Renovaciones). Las líneas de orden de compra electrónicas continuas reciben este estado una vez que son activadas y el usuario selecciona Hecho en la Lista de tareas de activación de recursos electrónicos.

Alma verifica diariamente todas las líneas de orden de compra cuyo estado sea Renovación recurrente y cuya renovación sea igual a la fecha actual. A efectos de este cálculo, la fecha de renovación se refiere a la fecha de renovación (según la línea de orden de compra) menos el período de notificación de renovación.
Las renovaciones tienen el siguiente procedimiento:
1. Si la línea de orden de compra se marca como automática la Fecha de renovación se incrementa automáticamente de acuerdo al Ciclo de renovación. La línea de la orden de compra se guarda luego en el repositorio para su posterior procesamiento (paso 4).
2. Si la línea de orden de compra se marca como manual, aparece en la lista de tareas de renovaciones (consulte Procesar renovaciones) y se requiere actualizar manualmente la Fecha de renovación o cualquier otro campo en la sección Renovaciones de la pestaña Resumen de la línea de orden de compra. La línea de orden de compra quedará configurada como Renovación recurrente. Luego debe seleccionar Renovar para continuar el proceso de renovación (paso 4). Actualizar la fecha de renovación eliminará la línea de orden de compra de la lista de tareas de renovación.
Cuando la línea de la orden de compra se califica para renovación, la notificación de la renovación se envía al proveedor si el parámetro po_line_send_notification_to_vendor_on_renew se configura como true (véase Configurar otros ajustes).