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    Procesar renovaciones

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    Para procesar renovaciones, debe tener alguno de los siguientes roles:
    • Operador de compras
    • Gerente de compras
    Puede editar las líneas de orden de compra marcadas para renovación automática o manual en cualquier momento. Sin embargo, no puede editar el proveedor o el método de adquisición de estas líneas de orden de compra.
    Las renovaciones solo pueden procesarse después de que la tarea de renovación de la línea de orden de compra se ejecute. (El proceso debe marcarse como Activo en el monitor de la página de tareas).
    Después de que se ejecuta la tarea de renovación de la lista de orden de compra, la página Líneas de orden de compra a renovar (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Renovar) mostrará todas las líneas de orden de compra que estén listas para su renovación. También puede acceder a la página Lineas de la orden de compra para renovar al seleccionar el enlace Líneas de orden – Renovación recurrente en la Lista de tareas (consulte Tareas en la Lista de tareas).
    po_lines_to_review_ux.png
    Página de líneas de orden de compra a renovar
    Las renovaciones no se asignan a los usuarios, es por ello que las pestañas Asignado/Sin asignar no aparecen en esta página. El campo Asignado a siempre mostrará - (a excepción de muy raras ocasiones cuando la tarea de renovación de la línea de orden de compra esté procesando esa misma línea de orden de compra en ese preciso momento).
    Para ver una línea de orden de compra, seleccione el nombre de la línea de orden de compra. Aparecerá la página de resumen de la línea de orden de compra (para más detalles véase Ver información de línea de orden de compra - Renovaciones). La página de resumen de la línea de orden de compra para renovaciones es casi la misma que la página de resumen de la línea de orden de compra para adquisiciones regulares. Las secciones de esta página y los respectivos campos específicos para renovaciones se describen en la tabla Campos de la pestaña Resumen - Renovaciones en Procesar renovaciones. Para obtener detalles sobre los demás campos de esta página, véase Editar información de línea de orden de compra.
    Además, puede realizar las siguientes tareas de administración en una línea de orden de compra para renovar:

    Editar información de línea de orden de compra – Renovaciones.

    Puede editar la línea de orden de compra mostrada en la página de Resumen de la línea de orden de compra.
    Para editar la información de la línea de orden de compra para renovaciones:
    1. Seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila para la línea de orden de compra relevante en la página Líneas de orden de compra a renovar (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Renovar. Aparecerá el resumen de la línea de orden de compra mostrando una breve descripción de la línea de orden de compra, su estado, tipo (libro/paquete electrónico), la biblioteca para la que el ejemplar está siendo ordenado y los números de la orden de compra y de la línea de orden de compra. Las pestañas de la página Resumen de la línea de orden de compra se describen en Información para editar línea de orden de compra.
    2. En la pestaña Resumen, modificar la información de la línea de orden de compra que se muestra, según sea necesario. Se proporciona una descripción de campos (sin explicación) seleccionados, comunes a todas las líneas de orden de compra en la tabla Campos de la pestaña Resumen en Crear manualmente una línea de orden de compra. . La siguiente tabla describe las secciones y campos específicos de las líneas de orden de compra para renovaciones:
      Campos de la pestaña Resumen - Renovaciones
      Sección Campo Descripción
      Renovación Renovación manual Cuando se selecciona (por defecto), la línea de orden de compra para renovación aparece en la lista de tareas de renovación (Adquisiciones > Línea de orden de compra > Renovar) cuando el material deba renovarse. El procesamiento restante de esta línea de orden de compra debe realizarse manualmente.
      Cuando se establece como renovación manual y llega la fecha de renovación (menos el periodo de notificación de la renovación), la tarea de la renovación de la Línea de la orden de compra cambiará el estado de esta línea de orden de compra de Renovación recurrente a Esperando renovación manual. La Línea de la Orden de Compra se mostrará en la lista de tareas de Renovación. El operador necesitará editar la Línea de la Orden de Compra para cambiar la fecha de renovación a una fecha futura.
      Para procesar automáticamente la renovación de la Línea de la Orden de Compra, desactive esta casilla de verificación. Renovación automática significa que, cuando llegue la fecha de renovación, la tarea de renovación de la Línea de Orden de Compra cambiará automáticamente la fecha de renovación a la fecha de renovación anterior más el tiempo en el Ciclo de Renovación. El estado de la Línea de la orden de compra permanece como Renovación recurrente.
      Suscripción desde fecha Fecha en la que comenzó la suscripción de la línea de orden de compra. Este campo es solo informativo.
      Suscripción hasta fecha Si no se introduce fecha, la renovación continuará perpetuamente.
      La línea de orden de compra se cierra cuando la tarea de renovación automática detecta que la Suscripción hasta fecha ha caducado.
      Cuando una tarea de renovación manual detecta que la Suscripción hasta fecha ha caducado, el estado de la línea de orden de compra pasa a Esperando renovación manual.
      Esta fecha indica el último día de la suscripción y no debe confundirse con la Fecha de renovación. Por ejemplo, si tiene una suscripción por cinco años que debe ser renovada anualmente (Ciclo de renovación = un año), la Suscripción hasta fecha corresponde al último día del período de cinco años.
        Fecha de renovación (Requerido) La fecha de renovación.
      Para las renovaciones automáticas, esta fecha se introduce cuando se crea la suscripción inicial. A partir de entonces, esta se incrementa automáticamente según el Ciclo de renovación.
      Para renovaciones manuales, esta fecha se introduce cuando se crea la suscripción inicial, y luego se incrementa manualmente en cada ciclo de renovación.
      Ciclo de renovación El período del ciclo de renovación, como por ejemplo, 1 año.
      Período recordatorio de renovación (días) (Requerido) En las renovaciones manuales, se corresponde con el número de días antes de la fecha de renovación en los que el operador desea que se le recuerde la renovación (es decir, el número de días antes de la fecha de renovación que el operador desea para que la renovación sea añadida a la lista de tareas) (Adquisiciones > Línea de orden de compra > Renovar). Por ejemplo: si la fecha de renovación es el 10 de mayo y el Período recordatorio de renovación es 5, la renovación se añadirá a la lista de tareas el 5 de mayo.
      El número máximo de días que puede introducirse en este campo es 120.
    3. En la pestaña Descripción , modifique la información de la línea de orden de compra que se muestra, según sea necesario.
    4. En la pestaña Alertas, puede ver las alertas generadas por la línea de orden de compra. Las siguientes son las alertas más frecuentes generadas por el sistema:
      • Renovación recurrente: Generada cuando la Fecha de renovación calculada para una renovación automática es posterior a la Suscripción hasta la fecha. La línea de orden de compra para la renovación aparece en la lista de tareas de Renovación recurrente (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Renovar) con esta alerta.
      • Existe una orden # duplicada y activa para este recurso solicitado – Se genera cuando hay una orden duplicada para el recurso.
    5. En la pestaña Líneas de factura ver, añadir o editar cualquier línea de factura asociada con la línea de orden de compra. Para obtener información de las líneas de factura, véase Crear una factura desde una orden de compra o manualmente.
    6. En la pestaña Líneas de orden de compra asociadas puede ver las líneas de orden de compra asociadas con la línea de orden de compra actual, según se requiera. Para detalles sobre cómo editar una línea de orden de compra, véase Crear líneas de orden de compra.
    7. En la pestaña Comunicaciones puede iniciar una nueva comunicación con el proveedor. Si existe una comunicación previa con el proveedor, puede introducir detalles de la respuesta del proveedor y/o hacer seguimiento de la comunicación con su respuesta al proveedor. Para más detalles sobre esta pestaña, véase Comunicación con el proveedor.
    8. En la pestaña Notas, edite según se necesite cualquier nota que pueda haber sido incluida cuando fue creada la línea de orden de compra. Para obtener información sobre cómo trabajar con notas, véase el paso 16 en Crear manualmente una línea de orden de compra. .
    9. En la pestaña Archivos adjuntos, edite según se necesite cualquier archivo adjunto que pueda haber sido incluido cuando fue creada la línea de orden de compra. Para detalles sobre cómo trabajar con archivos adjuntos, véase el paso 17 en Crear manualmente una línea de orden de compra. .
    10. En la pestaña Usuarios interesados puede añadir o modificar las actividades de los usuarios interesados. Véase la pestaña Usuarios interesados en Crear manualmente una línea de orden de compra. .
      No se envía ninguna notificación a los usuarios cuando la línea de orden de compra se cancela o se borra.
    11. Después de que haya terminado de completar la línea de orden de compra, seleccione una de las siguientes acciones (no todas las acciones están disponibles para todas las líneas de orden de compra):
      • Renovar — Renovar la línea de orden de compra y recalcular la fecha de renovación.
      • Reenlazar – Cambia el registro bibliográfico al que está enlazada la línea de orden de compra (véase Reenlazar líneas de orden de compra).
      • Cancelar línea — La línea de orden de compra no se renueva y se cancela. Aparece una caja de diálogo solicitando un motivo para la cancelación y, si la notificación al vendedor está configurada, se envía una notificación de cancelación al proveedor (véase Cancelar líneas de orden de compra).
      • Cambiar referencia bibliográfica – Cambia el registro bibliográfico de la línea de orden de compra. Véase Cambiar referencia bibliográfica.
      • Guardar: La información que modificó queda guardada, pero el estado de la línea de orden de compra permanece como Renovación recurrente y la línea de orden de compra no continúa al siguiente paso del flujo de trabajo de renovaciones. Utilice esta opción si no está seguro de querer que la línea de orden de compra continúe hasta el próximo paso en el flujo de trabajo de renovación.
      • Guardar y Solicitar evaluación – La información que introduzca queda guardada y se solicita una prueba. Utilice esta opción si no tiene el rol de Operador de pruebas/Gerente de pruebas. El estado de la línea de orden de compra pasa a ser En evaluación y se mueve a la página Gestionar pruebas con el estado Solicitado, donde el Operador/Gerente de pruebas puede acceder a ella y continuar con el paso 3 del flujo de trabajo de evaluaciones. Esta opción solo se encuentra disponible para líneas de orden de compra electrónicas que crean inventario.
      • Guardar y Comenzar prueba – La información que haya introducido queda guardada y comienza la prueba. Utilice esta opción si tiene el rol Operador de pruebas/Gerente de pruebas y desea comenzar la prueba. El estado de la línea de orden de compra pasa a ser En evaluación y se abre la página Detalles de prueba (continúe con el flujo de trabajo de evaluaciones en el paso 3). Esta opción solo se encuentra disponible para líneas de orden de compra electrónicas que crean inventario.
      • Cambiar proveedor - Véase Cambiar proveedor - Renovaciones.
      • Cerrar – La línea de orden de compra queda cerrada. Seleccione Confirmar en la caja de diálogo de confirmación para cerrar la línea de orden de compra (véase Cerrar líneas de orden de compra).
      • Borrar – Elimina la línea de orden de compra. Seleccionar Confirmar en la caja de diálogo de confirmación para cerrar la línea de orden de compra (véase Eliminar líneas de orden de compra).
      • Reemplazar (solo) proveedor – Cambiar el proveedor al que se envía la línea de orden de compra (véase Cambiar Proveedor – Renovaciones).
      • Guardar como plantilla — Los valores introducidos en el campo quedan guardados como parte de una plantilla.

    Cambiar Proveedor – Renovaciones

    Puede cambiar el proveedor al que se le envía la línea de orden de compra cuando la misma se renueve. Cambiar el proveedor cierra la línea de orden de compra y crea una nueva.
    Para cambiar el proveedor:
    1. Después de que haya terminado de completar la línea de orden de compra (véase Editar información de línea de orden de compra – Renovaciones. ), seleccione Cambiar proveedor y seleccione Confirmar en la caja de diálogo de confirmación. Aparece la siguiente caja de diálogo:
      change_vendor_in_order_ux.png
      Cambiar proveedor en la orden
    2. Seleccionar un proveedor/cuenta objetivo y luego seleccionar Cambiar proveedor en la orden.
      Ocurre lo siguiente:
      • La línea de orden de compra actual queda cerrada.
      • Se crea una nueva línea de orden de compra para el nuevo proveedor/cuenta objetivo.
      • La nueva línea de orden de compra queda asociada al inventario de la línea de orden de compra cerrada.
      • La nueva línea de orden de compra pasa al estado En revisión desde el cual el operador puede actualizar la nueva línea de orden de compra con los datos más recientes, según la información proporcionada por el nuevo proveedor objetivo.
    Para más información sobre cómo cambiar los detalles de la cuenta del proveedor, véase el video Cambiar proveedor de una orden de compra (3:13 min.).

    Renovaciones controladas por el proveedor

    Para evitar la duplicación del trabajo, renovando simultáneamente la subscripción del proveedor y la correspondiente línea de orden de compra continua en Alma, puede permitirle a un proveedor actualizar de forma automática una línea de orden de compra, cuando se renueve la subscripción. En este momento, la opción está disponible para suscripciones renovables de ProQuest (RenewMe) y EBSCO (EBSCONET)  
    Para habilitar esta funcionalidad para las suscripciones renovables de ProQuest, contactar al soporte de atención al cliente de RenewMe de ProQuest en: e-renewals@proquest.com.
    Para habilitar esta funcionalidad para las suscripciones renovables de EBSCONET, contacte con el equipo de soporte de Integración de EBSCO en ils-ediservices@ebsco.com.
    Para configurar renovaciones controladas por el proveedor:
    1. Genere la clave API. Para ello, vea la Red de desarrolladores.
      Add Edit API key.png
      Añadir/Editar clave API
    2. Suministre al proveedor su clave API para permitirle realizar actualizaciones en la línea de la orden de compra en Alma.
    3. Cuando el proceso de renovación termina, la línea de orden de compra correspondiente de Alma se actualiza automáticamente con:

      • Precio
      • (Siguiente) Fecha de renovación
      • Nota de renovación - Rellenada con la información de renovación enviada por el proveedor.
    Los clientes de EBSCONET pueden personalizar qué campos de la línea de orden de compra en Alma se actualizarán con la renovación.
     
     
    Para renovaciones de ProQuest, los usuarios tienen la opción de lanzar la renovación de la suscripción de RenewMe desde Alma:
    1. Después de que el soporte de atención al cliente de RenewMe de ProQuest habilite la funcionalidad, dirigirse a la página Detalles de proveedor > Integraciones del sistema y seleccionar la casilla de verificación Renovar al sistema de proveedores.
      Vendor Details.png
      Detalles de proveedor
    2. Cuando la integración Renovar al sistema de proveedores esté habilitada, y todas las líneas de orden de compra continuas asociadas con el proveedor muestren el botón Renovar al sistema de proveedores en la página Detalles de la línea de orden de compra, seleccione el botón Renovar al sistema de proveedores.
    3. Se abre (en una pestaña separada del navegador) un formulario de RenewMe de ProQuest, el cual incluye el número de línea de la orden de compra de Alma. Seleccione Continuar para avanzar a la página de pago de RenewMe. Para obtener más información sobre cómo renovar la subscripción en ProQuest, vea el sitio Programa RenewMe.

    Cuando el proceso de renovación termina, la línea de orden de compra correspondiente de Alma se actualiza automáticamente con:

    • Precio
    • (Siguiente) Fecha de renovación
    • Nota de renovación - Rellenada con la información de renovación enviada por el proveedor.
    Este proceso también se puede iniciar desde la notificación por correo electrónico al proveedor enviada a su institución periódicamente.
    En el formulario de renovación del proveedor, se presenta una indicación respecto a la línea de la orden de compra correspondiente. Si no se presenta un número de línea de la orden de compra, esta no se renueva en Alma.

    En caso de añadir una nueva suscripción en la plataforma del proveedor y una nueva línea de orden de compra coincidente en Alma, se debe contactar al proveedor e indicar el número de línea de orden de compra que se asociará a la suscripción.

     
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