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    Gestionar fondos y libros mayores

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    Esta página describe cómo gestionar fondos y libros mayores, incluidos términos básicos, propiedad/disponibilidad de libros mayores y fondos, y cómo trabajar con tipos de cambio. También incluye instrucciones para añadir y eliminar fondos y libros mayores, así como para activarlos/desactivarlos. Para obtener información sobre el traslado de fondos, véase Fondos móviles y, para transferir asignaciones entre fondos, véase Transferir dinero entre fondos asignados.  Para ver un resumen del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Trabajar con órdenes/líneas de orden de compra, Renovaciones, Configuración, etc., véase Introducción a adquisiciones.

    Para gestionar fondos, se debe tener el siguiente rol:
    • Gerente de fondos
    • Visor de fondos-libro mayor (solo visualizar)
    Para gestionar libros mayores, se debe tener el siguiente rol:
    • Gerente de libro mayor
    • Visor de fondos-libro mayor (solo visualizar)
    El alcance del rol puede limitarse a fondos o libros mayores disponibles solo para bibliotecas concretas.
    Un fondo representa dinero en una cuenta. Un libro mayor es esencialmente una colección de fondos. Los libros mayores se definen por un rango de fecha específico, como por ejemplo desde el 1 de septiembre de este año hasta el 31 de agosto del año siguiente. Se pueden gestionar fondos y libros mayores desde la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Adquisiciones Infraestructura> Fondos y libros mayores).
    Para obtener más información, véase Libros mayores y fondos (5:58 min.)
    funds_and_ledgers_ux.png
    Página Fondos y libros mayores
    Los ejemplares de esta página aparecen en una lista de registros; para obtener información sobre la configuración de la lista, véase Lista de registros. Los registros se ordenan por orden ASCII (alfabéticamente por letras mayúsculas y después alfabéticamente por letras minúsculas). Los campos de cada ejemplar (fondo o libro mayor) de esta página son los siguientes. Véase Terminología de transacción de fondos para más información sobre tipos de fondos y balances.
    Para transferir asignaciones entre fondos, véase Gestionar transferencia de asignación de fondos.

    Terminología de transacción de fondos

    • Se puede asignar un fondo o resumen.
      • Un resumen de fondos no se usa para ordenar y facturar, sino que proporciona informes agregados sobre fondos subordinados. Se pueden añadir otros fondos a este tipo de fondo.
      • Un fondo asignado contiene dinero que ha sido abonado o que ha sido reservado para una compra abierta.
        Se puede asociar un Fondo de libro mayor con un Fondo de resumen o Fondo asignado. 
        Un Fondo de resumen solo se puede asociar a un Fondo asignado.
        Un Fondo asignado (es decir, Fondo asignado 101) solo se puede asociar a un Fondo de libro mayor o Fondo de resumen, pero no con ambos.
    • Una transacción puede ser una asignación, un compromiso, una liberación de fondos o un gasto:
      • Una asignación añade dinero al fondo, aumentando el balance disponible.
      • Un compromiso hace referencia a dinero que se espera pagar como resultado de una línea de la orden de compra. Por lo que disminuye el balance disponible. El compromiso se cierra si existe una liberación de fondos igual y vinculada a la misma línea de la orden de compra.
      • Un gasto resta dinero al fondo, disminuyendo el balance disponible. Añadir un gasto enlazado a una línea de orden de compra aumenta el valor de la liberación de fondos relacionada con esa línea de la orden de compra.
      • Una liberación de fondos se añade o aumenta cuando se añade un gasto vinculado a la misma línea de orden de compra como un compromiso. Nunca hay más de una liberación de fondos para cualquier compromiso. Por ejemplo:
        • Un fondo tiene un compromiso de 100$ para una línea de orden de compra. Se recibe una factura de 50$ vinculada a esa línea de orden de compra. El compromiso continua siendo de 100$, se añade un gasto de 50$ y se añade una liberación de fondos de 50$.
        • Tras recibir otra factura de 50$ para la línea de orden de compra, se acumulan dos gastos (cada uno de 50$), un compromiso de 100$ y una liberación de fondos de 100$. Ahora el compromiso se considera completamente pagado y se cierra.
    • El balance disponible de un fondo es su balance asignado, menos (compromisos menos liberaciones de fondos) y menos gastos.
    • El balance en efectivo de un fondo es su balance asignado menos los gastos.
    • El balance asignado de un fondo es su asignación total, sin contar ningún gasto o compromiso/liberación de fondos.
    • Un balance comprometido es la suma de su compromiso menos liberaciones de fondos. Este campo se enlaza con la lista de todas las líneas de orden de compra que tienen una transacción de compromiso en el fondo (incluso si la línea de orden de compra ya tiene una factura y está totalmente libre de compromiso).
    • El balance de gasto de un fondo (Balance gastado) es la suma de sus gastos. Este campo se enlaza con la lista de todas las líneas de orden de compra que tienen una transacción de gasto en el fondo.

    Saldos como enlaces.

    Propiedad y disponibilidad del libro mayor y del fondo

    Un libro mayor pertenece a la institución o a una biblioteca. Cualquier fondo añadido al libro mayor pertenece a la misma entidad que posee el libro mayor. Si un fondo pertenece a una biblioteca, está disponible solo para esa biblioteca. Si un fondo pertenece a una institución, se puede poner a disposición de todas las bibliotecas de la institución, un grupo de bibliotecas de la institución o solo una biblioteca de la institución.
    Al crear un libro mayor, se puede otorgar la propiedad del libro mayor a una biblioteca (la institución se selecciona por defecto). Un usuario con un rol con competencia en una institución puede cambiar más adelante la propiedad de un libro mayor de la biblioteca a la institución, pero no viceversa (el usuario no puede cambiar la propiedad del libro mayor de la institución a la biblioteca). Cambiar la propiedad del libro mayor cambia el alcance de disponibilidad del libro mayor y la propiedad de todos sus fondos, pero no cambia el alcance de disponibilidad de los fondos.
    Al crear el libro mayor, se puede restringir la disponibilidad del libro mayor a una o más bibliotecas de la institución. La disponibilidad del Fondo debe estar dentro de la disponibilidad del Libro mayor (se recomienda guardar el libro mayor antes de añadir sus fondos; de esta manera, la disponibilidad del Fondo se toma de la del libro mayor). Para ver o gestionar un libro mayor o un fondo disponible para una biblioteca en particular, un usuario debe tener el rol correspondiente con competencia en la institución o en esa biblioteca.
    Los usuarios con roles asignados a una biblioteca específica no podrán ver los fondos y libros mayores que sean propiedad de la institución (incluso si el fondo y el libro mayor están marcados como "Disponibles para" la biblioteca específica). Para que los usuarios puedan ver los fondos/libro mayor que están "Disponibles para" las bibliotecas a las que los usuarios están asignados (y que son propiedad de la institución), hay una opción que habilita un privilegio exclusivo para esto (Vista de Libro mayor de fondos por Disponible para). Para habilitar este privilegio para las roles pertinentes, póngase en contacto con el equipo de soporte de Ex Libris.
    Un usuario con un rol con alcance en la institución puede cambiar la disponibilidad de un libro mayor o un fondo para incluir a más o menos bibliotecas. Al eliminar la disponibilidad de un libro mayor de una o más bibliotecas, los fondos asociados también dejan de estar disponibles para dichas bibliotecas. Al añadir disponibilidad a un libro mayor para una o más bibliotecas, los fondos siguen sin estar disponibles para las bibliotecas a menos que también los añada.
    Al transferir fondos entre libros mayores, solo se puede mover el fondo a un libro mayor con exactamente la misma disponibilidad que el mismo desde el que transfiere el fondo.

    Tratamiento de la tipo de cambio en los fondos

    Cuando una línea de la orden de compra crea un compromiso en una divisa diferente a la divisa del fondo, el balance disponible se calcula en base al tipo de cambio entre las dos divisas. Los tipos de cambio y los valores calculados de compromisos abiertos en una divisa extranjera se recalculan semanalmente por la tarea Recalcular compromisos de la línea de orden de compra en base al tipo de cambio actual (véase Ver tareas programadas). El tipo de cambio y la fecha del tipo de cambio de una liberación de fondos son siempre las mismas que para su compromiso asociado.
    En el siguiente ejemplo, se hace una compra en USD el jueves y las facturas se reciben el domingo y el martes. El fondo está en EUR y su balance disponible era de 1.000 (mil EUR) antes de la compra. El balance disponible es siempre su asignación total menos (compromisos calculados menos liberación de fondos calculada) y menos gastos.
    Ejemplo de recálculo del tipo de cambio
    Fecha Eventos Tipo de cambio EUR/USD Compromiso Gastos Liberación de fondos Balance disponible
    Jueves Se envía una línea de orden de compra de 100 USD, para ser pagada desde un fondo en EUR 0,91 Valor: 100 USD
    Calculado: 91 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Jueves
    Estado: Abierto
       
    909 EUR:
    1000
    - 91 compromiso
    Viernes   0,92 Valor: 100 USD
    Calculado: 91 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Jueves
    Estado: Abierto
       
    909 EUR:
    1000
    - 91 compromiso
    Sábado Se ejecuta la tarea de recálculo 0,93 Valor: 100 USD
    Calculado: 93 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    Estado: Abierto
       
    907 EUR:
    1.000
    - 93 compromiso
    Domingo Llega una factura de 50$ asociada con esta línea de la orden de compra 0,94 Valor: 100 USD
    Calculado: 93 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    Estado: Abierto
    1: 47 EUR: (50 USD en base a la fecha de tipo de cambio del domingo) Valor: 50 USD
    Calculado: 46,50 EUR (50 USD calculado a 0,93 EUR)
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    906,50 EUR:
    1.000
    - (93 compromiso - 46,50 liberación de fondos)
    - 47 gastos
    Lunes   0,92 Valor: 100 USD
    Calculado: 93 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    Estado: Abierto
    1: 47 EUR Valor: 50 USD
    Calculado: 46,50 EUR (50 USD calculado a 0,93 EUR)
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    906,50 EUR:
    1.000
    - (93 compromiso - 46,50 liberación de fondos)
    - 47 gastos
    Martes Llega una factura de 50$ asociada con esta línea de la orden de compra
    La línea de la orden de compra se paga por completo y el compromiso se cierra.
    0,90 Valor: 100 USD
    Calculado: 93 EUR
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    Estado: Cerrado
    1: 47 EUR
    2: 45 EUR (50 USD en base a la fecha de tipo de cambio del martes)
    Valor: 100 USD (50 USD + 50 USD)
    Calculado: 93 EUR (50 USD calculado a 0,93 EUR + 50 USD calculado a 0,93 EUR)
    Fecha de tipo de cambio: Sábado
    908 EUR:
    1.000
    - (93 compromiso - 93 liberación de fondos)
    - 47 gastos
    - 45 gastos

    Tipos de cambio explícitos

    Para las instituciones que compran recursos con una moneda diferente a la moneda por defecto y que tienen acuerdos sobre tipos de cambio específicos, se puede definir un tipo de cambio fijo en la tabla de códigos Tipos de cambio explícitos (Menú de configuración > Adquisiciones > Facturas > Tipos de cambio explícitos); para obtener más información, véase Configurar tipos de cambio explícitos. La configuración del Tipo de cambio explícito afecta los compromisos (líneas de orden de compra) y gastos (facturas) asociadas al fondo, ya que el tipo de cambio se aplica a la línea de orden de compra cuando esta se crea y a la factura cuando esta se aprueba.

    Añadir un libro mayor

    Añade un libro mayor y después añade fondos a este libro mayor desde la página de Fondos y libros mayores.
    Véase el vídeo Crear un libro mayor (4:00 min).
    Para añadir un libro mayor:
    1. En la página de Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores), seleccionar Añadir libro mayor. Aparece la página de Detalles de resumen.
      Detalles de resumen del libro mayor - Initial.png
      Añadir libro mayor - Detalles de resumen
      Para crear una copia de un libro mayor, seleccionar Duplicar en la lista de acciones del libro mayor en la página Fondos y libros mayores. Después de copiar el libro mayor, modifíquelo como se requiera.
    2. En la pestaña Resumen, introducir el nombre y el código para el libro mayor (obligatorio).
      El código se reutiliza cuando traspasa el libro mayor a un nuevo periodo fiscal, así que no se debe usar un código basado en el año, como por ejemplo LIBRO MAYOR PRINCIPAL 2015. El nombre del libro mayor se puede cambiar cuando se traspasa a un nuevo año fiscal.
      El límite del campo es de 255 caracteres (se aplica tanto al código como al nombre).
    3. Configurar los campos opcionales para el libro mayor en la sección General.
      Detalles generales del libro mayor
      Campo Descripción
      ID externo Este ID se usa para enlazar a otras claves del sistema. El límite del campo es de 255 caracteres.
      Propiedad de
      La institución o biblioteca propietaria. Un libro mayor puede tener solo un propietario. Por defecto, es la institución, quien permite que el libro mayor esté a disposición de todas las bibliotecas en la institución. Si el libro mayor debe estar disponible para más de una biblioteca, pero no para todas, en Propiedad de, seleccionar la institución y, a continuación, en Disponible para, seleccionar todas las bibliotecas que pueden utilizarlo. Si cambia Propiedad de a una de las bibliotecas, el libro mayor estará disponible solo para esa biblioteca.
      Al cambiar esto más adelante, se puede cambiar la propiedad de una biblioteca a una institución, pero no puede cambiar la propiedad de una biblioteca a otra biblioteca o de la institución a una biblioteca.
      Disponible para

      Las bibliotecas que pueden usar fondos de este libro mayor. Por defecto, esto coincide con la selección en Propiedad de: la institución o una única biblioteca. Si es una única biblioteca, este campo no se puede modificar. Si es la institución, todas las bibliotecas en la institución pueden utilizar el libro mayor, pero se puede modificar el campo para que solo ciertas bibliotecas puedan hacerlo.

      Para que solo algunas bibliotecas pueden utilizar el libro mayor:

      1. Seleccionar el campo para abrir una lista desplegable de la institución y todas sus bibliotecas.
      2. Quitar la marca de verificación de la institución y seleccionar todas las bibliotecas para quienes el libro mayor estará disponible. Las bibliotecas seleccionadas se agregan al campo. Por ejemplo, en la ilustración a continuación, la institución, Main Campus, es la propietaria del fondo, pero no está en el campo Disponible para, mientras que se agregan tres bibliotecas específicas al campo; de esta manera, el libro mayor está disponible solo para las tres bibliotecas seleccionadas.

        Ledger - Avail for 1a.png

      Asegúrese de eliminar la selección de la institución si desea limitar el acceso al libro mayor para bibliotecas específicas. Si no lo hace, cuando guarda el libro mayor, todas las selecciones de biblioteca se eliminan, y solo permanece la institución.

      Descripción La descripción del libro mayor.
      Estado El estado del libro mayor:
      • Activo – Operativo en el sistema
      • Borrador – Configurado en el sistema pero todavía no operativo
      • Inactivo – No operativo en el sistema (después de haber estado previamente activo)
      Moneda La unidad de divisa por defecto para el libro mayor. Para configurar divisas, véase Configurar divisas.
      Período fiscal El año fiscal al que corresponde el libro mayor. Solo los periodos fiscales Activos aparecen en la lista. Para configurar estas opciones, véase Configurar periodos fiscales de fondos y del libro mayor.. Para más información sobre periodos fiscales, Véase Cierre del periodo fiscal.
      Fechas del período fiscal Las fechas fiscales a las que corresponde el libro mayor. Para más información, véase Configurar periodos fiscales de fondos y del libro mayor.
    4. En la sección Informes, seleccionar el tipo de informe que se quiere ver desde el campo Mostrar informe:
      • Balance de fondos – Muestra el informe de balance etiquetado anteriormente
      • Fondo Burn Down – Muestra el informe de fondo burn down configurado en Analytics de Alma
    5. En la sección Reglas, configurar los campos asociados con el comportamiento de política de compromisos y gastos para este libro mayor.
      Reglas del libro mayor
      Campo Descripción
      Compromiso máximo permitido Si el fondo le permite añadir un gravamen cuyo importe exceda el balance disponible del fondo (el balance asignado menos todos los gastos y gravámenes). Los valores válidos son:
      • No
      • – Alma comprueba el límite especificado del fondo y realiza un cálculo contra la cantidad del fondo. (Si no se especifica un límite, se asume que el límite es 0, lo que significa que funcionará como No.)
      • Sin Límites: indica que se permiten compromisos máximos sin límites. Alma no comprueba el límite especificado o el fondo tiene dinero.

      Cálculo del Límite de compromiso máximo:

      A + B 

      • A = Saldo asignado
      • B = Porcentaje límite de compromiso máximo
        (El importe del Compromiso máximo permitido se calcula mediante el porcentaje del Balance permitido total, de modo que, si el balance es 100 y el porcentaje límite es 50 %, entonces el Límite de compromiso máximo es 150).

      El Límite de compromiso máximo se considera y se compara (Precio neto de la línea de orden de compra + Saldo de compromiso) cuando se verifica si el fondo se puede utilizar para una línea de orden de compra específica. Esto depende del Precio neto y del Saldo comprometido.

       

      El Límite de compromiso máximo no puede ser menor que el importe combinado del Precio neto de la línea de orden de compra + el Saldo de compromiso.

      Gasto máximo permitido Si el fondo le permiter añadir un gasto cuyo importe exceda el balance disponible del fondo.  Los valores válidos son:
      • No
      • Sin Límites: indica que se permiten gastos máximos sin límites.
      Porcentaje de advertencia del compromiso máximo El porcentaje de compromisos máximos permitidos antes de que el sistema envíe una advertencia. Cuando se alcanza esa cantidad, aparece una alerta de que se ha alcanzado el límite de advertencia de compromiso máximo. Si el usuario confirma que la transacción se debe añadir, se añade una alerta para la entidad que creó la transacción del fondo.
      Importe de advertencia de gasto máximo La cantidad de gasto máximo antes de que el sistema envíe una advertencia.
      Porcentaje límite de compromiso máximo El porcentaje máximo de compromisos permitidos antes de que el sistema bloquee la creación de un compromiso. Cuando se alcanza esa cantidad, se bloquea la creación de la transacción. 
      Importe límite de gasto máximo La cantidad de gasto máximo (contrastada con el balance asignado) antes de que el sistema bloquee la creación de un gasto máximo.
      Compromisos previos al periodo fiscal (días) El número de días, previos a la fecha de inicio del período fiscal, en que se pueden crear nuevos compromisos.
      En caso negativo, no se puede crear compromisos durante el número de días especificado después de la fecha de inicio del periodo fiscal.
      Al trabajar con una cuenta patrimonial, se recomienda configurar esto a 365 (o tan pronto como sea necesario para introducir las facturas patrimoniales). Véase Trabajar con una cuenta patrimonial.
      Cuando se crean líneas de orden de compra de forma no manual (API, EOD, etc.):
      si un fondo del periodo actual está activo al mismo tiempo que un fondo del periodo fiscal siguiente, se utiliza el del periodo fiscal siguiente (si el valor lo permite). Si no se quiere que se añadan compromisos al fondo del siguiente año fiscal mientras el fondo del periodo fiscal actual sigue activo, configurar esto a 0

      Al crear líneas de orden de compra manualmente:
      Al crear una línea de orden de compra, el usuario elige el fondo. Si hay dos fondos disponibles, uno para el periodo fiscal actual y otro para el periodo fiscal siguiente, el usuario elige qué fondo utilizar. En este caso, el compromiso/gasto se ejecutará en el fondo seleccionado.
      Gastos previos al periodo fiscal (días) El número de días, previos a la fecha de inicio del periodo fiscal, en que se pueden crear nuevos gastos.
      En caso negativo, no se pueden crear gastos durante el número de días especificado después de la fecha de inicio del periodo fiscal.
      Al trabajar con una cuenta patrimonial, se recomienda configurar esto a 365 (o tan pronto como sea necesario para introducir las facturas patrimoniales). Véase Trabajar con una cuenta patrimonial.
      Transferencias previas al periodo fiscal (días) El número de días, previos a la fecha de inicio del período fiscal, en que se pueden crear nuevas transferencias de dinero.
      En caso negativo, las transferencias de dinero se bloquean durante el número de días especificado después de la fecha de inicio del periodo fiscal.
      Al trabajar con una cuenta patrimonial, se recomienda configurar esto a 365 (o tan pronto como sea necesario para introducir las facturas patrimoniales). Véase Trabajar con una cuenta patrimonial.
      Solo se puede transferir dinero entre fondos del mismo periodo fiscal. Para más información, véase Gestionar transferencia de asignación de fondos.
      Periodo de gracia para compromisos tras finalizar el periodo fiscal (días) El número de días, después de la fecha de finalización del período fiscal, en que se pueden crear nuevos compromisos.
      En caso negativo, el sistema bloquea los nuevos compromisos durante el número de días especificados antes de la finalización del periodo fiscal.
      Periodo de gracia para gastos tras finalizar el periodo fiscal (días) El número de días, después de la fecha de finalización del período fiscal, en que se pueden crear nuevos gastos.
      En caso negativo, el sistema bloquea nuevos gastos durante el número de días especificados antes de la finalización del periodo fiscal.
    6. En la pestañaFondos, seleccionar Añadir fondo para añadir un fondo al libro mayor. Para más información, véase Añadir un fondo. Esta opción solo está disponible si se ha seleccionado Editar para editar un libro mayor existente.
    7. Seleccionar Guardar para guardar la información del libro mayor que se ha introducido y volver a la página de Fondos y libros mayores.
      Las actualizaciones en el tipo de cambio pueden provocar que Alma recalcule los compromisos y los gastos.

    Editar un libro mayor

    Se puede actualizar la información introducida para un libro mayor.
    Para editar la información de un libro mayor:
    1. En la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y Libros mayores), seleccionar Editar en la lista de acciones para el libro mayor del que se quiera actualizar la información. Aparece la página de Detalles de resumen. Véase Añadir un libro mayor.
    2. En la página de detalles de resumen, editar la información del libro mayor según sea necesario (téngase en cuenta que los campos Código, Divisa, y Período fiscal no son editables). Para más información sobre esta página, véase Añadir un libro mayor.
      Cambiar la propiedad del libro mayor modifica el alcance de disponibilidad del libro mayor y la propiedad de todos sus fondos, pero no cambia el alcance de disponibilidad de los fondos. Al eliminar la disponibilidad de un libro mayor de una o más bibliotecas, los fondos asociados también dejan de estar disponibles para esas bibliotecas. Al añadir disponibilidad a un libro mayor para una o más bibliotecas, los fondos siguen sin estar disponibles para las bibliotecas a menos que también los añada.
    3. En la pestaña Fondos es posible añadir, editar, duplicar, desactivar o mover fondos como se requiera. Para más información sobre añadir fondos, véase Añadir un fondo.
    4. En la pestaña Notas se pueden añadir, actualizar o eliminar notas para el libro mayor. Véase la pestaña Notas.
    5. En la pestaña Adjuntos se puede añadir, actualizar o eliminar adjuntos al libro mayor. Véase la pestaña Adjuntos
    6. Para guardar los cambios y desactivar el libro mayor, seleccionar Desactivar. Para activar el libro mayor, seleccionarActivar. Para guardar los cambios, seleccionar Guardar.

    Añadir un fondo

    Las reglas se heredan automáticamente del libro mayor. Todos los cambios que se aplican a las reglas del libro mayor se pueden ver automáticamente en los fondos asociados a ellas (por ejemplo, período de gracia). La herencia funciona si no hay nada configurado en la pestaña Fondo.

    De esta manera, si se configuran reglas de fondo extra, lo cual hace que las Reglas del libro mayor se ignoren y la herencia se anule, aparecerá la pestaña Restaurar información de reglas. Se debe seleccionar Restaurar información de reglas y luego restaurar cada una en forma individual. Se pueden establecer reglas específicas para cada fondo, de lo contrario, cada uno heredará todas las reglas del Libro mayor general.

    En la pestaña Fondo, en la sección Reglas, la presencia de la pestaña Restaurar información de reglas indica que las reglas se han personalizado para el fondo. Si se selecciona Restaurar información de reglas, los valores se heredarán del nivel superior de la jerarquía.

    Una vez que las reglas se restauren, aparecerá la pestaña Ignorar información de reglas, la cual le permite definir sus propias reglas para el fondo.

    Por consiguiente, si aparecen las siguientes pestañas, quiere decir que: 

    • Ignorar información de reglas - Los valores actuales se heredaron y aún no se han personalizado.

    • Restaurar información de reglas - Los valores actuales se han personalizado.

    Se puede añadir un fondo a un libro mayor o a un fondo resumido. Solo es posible añadir compromisos al periodo fiscal de un fondo o libro mayor si:

    • El período fiscal está Activo

    • El rango de fechas del período fiscal incluye la fecha actual
    Alternativamente, se pueden añadir compromisos al año fiscal de un fondo anterior o posterior al periodo fiscal actual, siempre que los campos necesarios estén configurados en la sección Reglas de la página Detalles de resumen (seleccionar Añadir un libro mayor). Para obtener más detalles sobre los campos de la sección Reglas, véase Añadir un libro mayor..
    Véase el vídeo Crear un fondo (5:00 min).
    Para añadir un fondo a un libro mayor o a un fondo resumido:
    1. En la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores), seleccionar Editar en la lista de acciones del libro mayor o fondo resumido al que quiere añadir un fondo.
    2. Seleccionar la pestaña Fondos. Aparecerá la páginaLista de fondos.
    3. Seleccionar Añadir fondo y seleccionar Fondo asignado o Fondo resumido. Aparece la página de Detalles de resumen.
      Fund Summary Details - Initial.pngFund Summary Details - Initial.png
      Añadir fondo - Detalles de resumen
      Si se quiere crear una copia de un fondo, seleccionar Duplicar en la lista de acciones para elegir el fondo que se quiere copiar. Una vez se haya copiado el fondo, es posible modificarlo según sus necesidades.
    4. Introducir el nombre y el código del fondo (obligatorio).
      El código se reutiliza cuando se traspasa el libro mayor a un nuevo periodo fiscal, así que no se debe usar un código basado en el año, como por ejemplo FONDO MAYOR PRINCIPAL 2015. El nombre del fondo se puede cambiar cuando se traspasa a un nuevo año fiscal. Si se trabaja con una cuenta patrimonial (véase Trabajar con una cuenta patrimonial), no cambiar el nombre del fondo en el nuevo periodo fiscal.
      El límite del campo es de 255 caracteres (se aplica al código y al nombre). Se recomienda que el código no contenga caracteres especiales.
    5. Opcionalmente, introducir un ID externo al fondo que se pueda usar para vincular a otras claves de sistema, y una descripción del fondo.
      Propiedad de , Ruta, Divisa, Período fiscal y Fechas del período fiscal se heredan del libro mayor y no se pueden modificar. Disponible para también se hereda, pero se pueden eliminar bibliotecas para que sea más restrictivo en el siguiente paso.
    6. Si el libro mayor o fondo resumido principal al que pertenece el fondo estaba disponible para más de una biblioteca, seleccionar las bibliotecas para las que este fondo está disponible en Disponible para. Se puede hacer que la disponibilidad del fondo sea más restrictiva que la de su principal.
    7. Opcionalmente, introducir un tipo de fondo. Para configurar los tipos de fondo, véaseConfigurar tipos de fondo.
      Para que este fondo se pueda adjuntar a solicitudes de recursos compartidos, el tipo de fondo debe ser Compartir recursos. Véase Solicitudes de préstamo asociadas con fondos.
    8. Para ignorar las reglas establecidas por el libro mayor, en la zona Reglas seleccionar Ignorar información de reglas y configurar los campos asociados con el comportamiento de política de compromisos y gastos para este fondo. Para una explicación sobre estos campos, véase Añadir un libro mayor..
    9. Para un fondo resumido:
      1. En la sección Informes, seleccionar el tipo de informe que quiere ver desde el campo Mostrar informe, como sigue:
        • Balance de fondos – Muestra el informe de balance etiquetado anteriormente.
        • Fondo Burn Down – Muestra el informe de fondo burn down configurado en Analytics de Alma.
      2. En la pestaña Fondos, seleccionar Añadir fondo para añadir un fondo al libro mayor (empezando con el paso 1 de este proceso).
    10. Seleccionar Guardar para guardar la información del fondo.
    Cuando se haya configurado por completo este fondo, seleccionar Activar para activar el fondo.
    Cuando el fondo esté guardado, el Código de fondo no puede ser modificado.

    Editar un fondo

    Se puede actualizar la información introducida en un fondo.
    Para editar la información de un fondo:
    1. En la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y Libros mayores), seleccionar Editar en la lista de acciones para el fondo del que quiera actualizar la información.
    2. En la página Detalles de resumen, editar la información de fondo como se requiera. Para más información sobre esta página, véase Añadir un fondo. Nota: el código del fondo no se puede editar.
    3. Para fondos asignados, seleccionar la pestaña Transacciones para realizar transacciones en el fondo. Para más información sobre transferencia y asignación de fondos, véase Transacciones de gestión de fondos.
    4. En la pestaña Notas, se pueden añadir, actualizar o eliminar notas para el fondo. Véase la pestaña Notas.
    5. En la pestaña Adjuntos se puede añadir, actualizar o eliminar adjuntos para el fondo. Véase la pestaña Adjuntos
    6. Para guardar los cambios y desactivar el fondo, seleccionar Desactivar. Para activar el fondo, seleccionarActivar. Para guardar los cambios, seleccionar Guardar.

    Activar y desactivar Fondos y Libros mayores

    Antes de poder usar un fondo, este debe estar activo.
    Después de asignar todos los fondos necesarios para un libro mayor, se debe activar el libro mayor para poder usarlo.
    Se puede desactivar un fondo o libro mayor que en la actualidad no se necesite pero que se pueda necesitar más adelante. Se debe desactivar un fondo o libro mayor antes de poder eliminarlo (véase Eliminar Fondos y libros mayores).
    Para activar o desactivar fondos y libros mayores:
    En la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores), seleccionar Activar o Desactivar en la lista de acciones para elegir el libro mayor o fondo que se quiera activar o desactivar.
    • También se puede activar un fondo mientras se añade o edita seleccionando el enlace Activar de la página Lista de fondos, o seleccionando Activar en cualquiera de las pestañas de fondos, después de haber configurado el fondo. También se puede activar un libro mayor mientras se edita, seleccionando Activar en cualquiera de las pestañas del libro mayor.
    • También es posible desactivar un fondo seleccionando el enlace Desactivar de la página Lista de fondos, o seleccionando Desactivar en cualquiera de las pestañas del fondo. Asimismo, se puede desactivar un libro mayor mientras se edita, seleccionando Desactivar en cualquiera de las pestañas del libro mayor.
    • Al desactivar un libro mayor o fondo resumido, se pedirá que se desactiven los fondos asociados con el libro mayor o fondo resumido. Todos los fondos asociados con un libro mayor o fondo resumido deben ser desactivados antes de poder desactivar el libro mayor o fondo resumido.

    Borrar fondos y libros mayores

    Cuando un libro mayor o fondo ya no se necesita para un periodo fiscal, se puede borrar del sistema. Nota: el fondo/libro mayor debe estar Inactivo o en Borrador para poder borrarlo.
    Para borrar un libro mayor o fondo:
    En la página Fondos y Libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y Libros mayores), seleccionar Borrar en la lista de acciones de la fila de un fondo o libro mayor. Si el fondo (o fondos asociados con el libro mayor) no tiene transacciones asociadas (compromisos, gastos o asignaciones), se eliminará. Si un libro mayor se borra, todos los fondos asociados con el libro mayor también se borrarán.

    Si el fondo (o fondos relacionados con el libro mayor) tienen transacciones asociadas, el fondo debe activarse para que muestre la pestaña Transacciones, de modo que las transacciones se puedan borrar. Después de que todas las transacciones se borran, el fondo se vuelve inactivo para borrarlo. 

    Alternativamente, se puede borrar un fondo/libro mayor mientras se edita seleccionando Borrar en cualquiera de las pestañas de fondo/libro mayor.

    Realizar transacciones de fondos

    Las transacciones de fondos se realizan en la pestaña Transacciones, accesible seleccionando Editar en la lista de acciones para elegir un fondo asignado en la página Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores). La pestañaTransacciones enumera todas las transacciones realizadas en un fondo asignado.
    En esta pestaña se puede:
    • Ver detalles de una transacción
    • Asignar dinero a un fondo asignado
    • Transferir dinero de un fondo asignado a otro. También se pueden transferir fondos
    Para reducir la asignación de un fondo, asignar dinero usando un número negativo.
    Para ver detalles de una transacción:
    En la pestaña Transacciones, seleccionar Vista de la lista de acciones para elegir una transacción. Aparecerá la página de Detalles de la transacción con datos para la transacción especificada.
    Para asignar dinero a un fondo asignado:
    1. En la pestaña Transacciones, seleccionar Asignar fondos.
      allocate_funds_ux.png
      Página de Transacción de asignación
    2. Introducir la cantidad de asignación y rellenar los siguientes campos opcionales:
      • Número de referencia de la transacción – Un número que se puede usar para referirse a una asignación particular del fondo.
      • Nota de transacción – Una descripción de la transacción.
      • Código(s) de informe: Código que se puede usar para analizar adquisiciones en informes posteriores. Para obtener más información, consulte Configurar códigos de informe.
    3. Seleccionar Añadir transacción de asignación y seleccionar Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación.
    4. Seleccionar Guardar.
    Para realizar una transferencia desde un fondo asignado a otro:
    1. En la pestaña Transacciones, seleccionar Transferir fondos.
      El campo Del fondo contiene el valor del fondo actual, que no se puede cambiar.
    2. Continuar como se describe en Transferir dinero entre fondos asignados, comenzando por el paso 2.

     

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