Asistente de IA de Alma - Fondos de adquisiciones y libros mayores
|
- Debe tener el rol de Administrador general del sistema o Administrador de adquisiciones para habilitar el Asistente de IA de Alma.
- Debe tener el rol de Administrador de fondos/libro mayor en el ámbito de la institución para utilizar el Asistente de IA de Alma.
¿Qué es el asistente de IA de Alma?
El Asistente de IA de Alma es una iniciativa que aprovecha tecnologías avanzadas para ayudar a los usuarios del personal de Alma en su trabajo diario. El Asistente de IA de Alma está diseñado para permitir interacciones intuitivas en lenguaje natural, lo que ayuda al personal a hacer preguntas y recibir respuestas más fácilmente dentro de Alma.
La primera área de interés para el Asistente de IA de Alma es Adquisiciones - Fondos y libros mayores. Los usuarios del personal con el rol de administrador de fondos/libros mayores (a nivel institucional) pueden realizar consultas sobre los fondos y libros mayores de su institución y recibir respuestas inmediatas en lenguaje natural. El Asistente de IA de Alma utiliza una IA generativa con un modelo de lenguaje de gran tamaño para procesar la pregunta, en el contexto de la conversación, y generar los datos relevantes para responderla.
En general, el uso del asistente de IA de Alma es similar a las experiencias habituales de chat con IA:
Vea el vídeo Asistente de IA de Alma - Fondos y libros mayores (3:20 minutos).
Las funciones del Asistente de Alma
En esta etapa, el asistente de IA de Alma admite conversaciones en inglés. Puede responder a preguntas relacionadas con los fondos, el libro mayor y los datos asociados: código de informe, tipos de fondos, etc. ¡Nuevo en mayo de 2026! El Asistente de Alma identifica los fondos independientemente del caso. Por ejemplo, las consultas sobre los "datos" de un fondo se responden incluso cuando el nombre del fondo en la base de datos Alma es DATA.
El asistente también puede responder a preguntas sobre las transacciones de los fondos; por ejemplo: "¿Qué fondos no tienen gastos?". ¡Nuevo en mayo de 2026! Las consultas sobre las transacciones de fondos se responden con información sobre la línea de orden de compra o la factura correspondiente a la transacción. La respuesta incluye el número de línea de orden de compra o el número de factura y el número de línea. Los usuarios del personal pueden utilizar la información y continuar con su trabajo en Alma.
El asistente también puede presentar la información en forma de gráfico.
¡Nuevo en mayo de 2026! Se admiten caracteres especiales en los nombres de los fondos. Por ejemplo, "Fondo de Arte e Historia".
Cuando se hace referencia a un fondo específico, el asistente proporciona un enlace que se puede utilizar para revisar los datos del fondo en Alma:
Recomendamos fijar el Asistente de IA de Alma antes de seleccionar el enlace, para que la navegación no pierda la conversación.
El Asistente de IA de Alma puede responder una sola pregunta a la vez.
Acciones admitidas
¡Nuevo en mayo de 2026! Puede realizar acciones directamente desde la interfaz de chat del Asistente.
Entre las acciones que se admiten se incluyen:
- Destinar dinero a un fondo concreto
- Transferir dinero de un fondo a otro
Al igual que las preguntas de seguimiento del asistente, también sugiere medidas que se pueden tomar en función del contexto de la conversación. Por ejemplo:
Antes de actuar, el asistente comprueba que se haya facilitado toda la información necesaria y solicita una confirmación.
La acción se lleva a cabo mediante las API de Alma (que el asistente conoce como sus herramientas). Al igual que en las aplicaciones en la nube que utilizan API, el usuario que figura como modificador es el usuario conectado.
Buenas prácticas
- Haga una sola pregunta cada vez.
- El Asistente no está familiarizado con sus datos; intente formular la pregunta con claridad. Si especifica el nombre o el código del fondo, escríbalos entre comillas ("").
Por ejemplo, pregunte:
¿Cuál es el saldo disponible para el fondo con el nombre "Fondo de la biblioteca principal"?
En lugar de:
¿Cuál es el saldo disponible para el fondo de la biblioteca principal?
En el segundo ejemplo, el asistente podría entender el nombre como "Biblioteca principal" o "Fondo de la biblioteca principal". También podría entender que está solicitando fondos que tienen la biblioteca "Principal" definida como propietaria.
Ejemplos de preguntas
- ¿Cuál es el saldo total disponible en la institución?
- ¿Cuánto dinero tenemos disponible en el fondo x?
- ¿Qué fondos tienen un saldo negativo?
- ¿Qué fondos no tienen transacciones de gastos?
- ¿Cuánto nos queda por pagar para 2025?
- ¿Puedes mostrar la transacción de gasto más grande para el fondo x?
- ¿Tengo suficiente dinero disponible para añadir un paquete de suscripción que cuesta $8387,00 al año?
- Crea un gráfico que muestre el gasto en los distintos fondos.
- ¿Cuánto hemos gastado del fondo x? Al ritmo actual, ¿cuándo se agotará el fondo?
Planes de futuro
Los planes para la fase futura incluyen compatibilidad con lo siguiente:
- Conversación en idiomas distintos del inglés
- Información adicional sobre las líneas de orden de compra y las facturas
Activación del Asistente AIma para fondos y libros de contabilidad en su entorno
Para activar el Asistente de Alma, debe tener los siguientes roles:
- Administrador general
- Administrador de adquisiciones
El Asistente de Alma para fondos y libros mayores está desactivado por defecto en todas las instituciones.
Los administradores con los roles mencionados anteriormente pueden habilitar esta función en Configuración > Adquisiciones > Funciones de IA > Gestión de funciones de IA (consulte Gestión de funciones de IA).
El nuevo asistente aparece entonces en la página Fondos y libros mayores.
Pruebas en un entorno Sandbox
La configuración del Asistente de IA Alma se actualiza periódicamente mediante la tarea Sincronizar ajustes de AI. Esto garantiza que la indicación de la IA siga siendo eficaz y se actualice a medida que los modelos de IA evolucionan y cambian.
Como las tareas programadas están desactivadas en los entornos Sandbox, antes de probar el Asistente de metadatos de IA, ejecute Sincronizar ajustes de IA, para realizar una prueba con los ajustes actuales.
- Seleccione Supervisar tareas > pestaña Programadas.
- Filtrar por Categoría de tarea = Servicios de datos.
- Seleccione Ejecutar ahora (disponible en entornos Sandbox) en las acciones de fila Sincronizar ajustes de IA.
Una vez completada la tarea, los usuarios con los roles necesarios pueden probar el Asistente de Alma en la página Fondos y libro mayor.
Es posible que sea necesario restablecer la habilitación del Asistente de IA de Alma en la página de configuración del perfil de uso de IA después de actualizar el sandbox.
Preguntas frecuentes sobre el Asistente de IA de Alma
- ¿Se utilizan nuestros datos para entrenar la IA?
R: No, la IA no se entrena con sus datos y, de hecho, ni siquiera los ve. Solo genera la consulta para recuperar los datos, que luego son procesados por Alma. - ¿Con qué LLM están trabajando?
R: Los modelos están sujetos a cambios a medida que estos y sus capacidades evolucionan. A partir de la versión de febrero de 2026, Información clave de IA en Alma funcionaba con el modelo de LLM GPT 4O. - ¿Cuál es su política con respecto a la IA?
R: La política de Clarivate para el uso de la IA generativa en el ámbito académico y gubernamental está disponible en el siguiente enlace: https://clarivate.com/ai/academia/policy/ - ¿Por qué obtengo respuestas ligeramente diferentes para la misma pregunta?
R: Las herramientas de IA generativa de Modelos de lenguaje a gran escala son ágiles, y sus respuestas difieren entre usos y evolucionan con el tiempo. La respuesta que devuelve la IA variará cada vez en función de la información que se le proporcione y del propio procesamiento interno de la IA. - ¿Puedo confiar en que la IA siempre me dará la respuesta "correcta"?
R: La IA ofrece sugerencias basadas en datos, no verdades absolutas. Está diseñada para ayudar en la toma de decisiones, no para sustituir el criterio humano. Considere siempre la respuesta de IA como un aporte más entre otros datos, especialmente en situaciones complejas o de gran impacto.