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    Procesar reclamaciones

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    Para procesar reclamaciones usando la página de reclamación, debe tener uno de los siguientes roles:
    • Operador de compras
    • Gerente de compras
    La información de esta página se aplica a la antigua funcionalidad de líneas de orden de compra (PG), que se está eliminando gradualmente y sustituyendo por la nueva lista de líneas de orden de compra unificada NG. Para obtener más información, véase Procesar reclamaciones - Nuevo diseño - Centro de Conocimiento de Ex Libris (exlibrisgroup.com).
    Se crean reclamaciones para líneas de orden de compra cuando una orden no llega o no se activa en la fecha prevista. Las notificaciones de reclamación para proveedores se pueden enviar para líneas de orden de compra electrónicas o físicas, como se explica a continuación. En muchos casos, en una sola notificación se pueden combinar varias reclamaciones de un único proveedor.  
    El siguiente diagrama muestra un resumen del procesamiento de reclamaciones:
    Si una línea de orden de compra ha vencido, puede verla en la página de Reclamación (Adquisiciones > Orden de compra > Líneas > Reclamación). También puede abrir esta página seleccionando Líneas de orden con reclamaciones en la lista de tareas en el menú permanente (ver Tareas en la lista de tareas).

    Líneas de orden de compra enviadas a la Lista de tareas de reclamación según el tipo

    Varios campos de la línea de orden de compra y del ejemplar trabajan juntos para determinar cuándo enviar una línea de orden de compra a la Lista de tareas de reclamación. Los campos asociados con la línea de orden de compra (véase el área de Información del proveedor de la pestaña Resumen en Crear manualmente una línea de orden de compra) y con el ejemplar se muestran a continuación.
    Tipo de línea de orden de compra Reclamaciones
    Para líneas de orden de compra de única vez
    • Recepción prevista después de la orden (días) - Después de que se envía la línea de orden de compra, la Fecha de recepción prevista se establece en la fecha en la que la orden se envió, más este valor.
    • O Fecha de recepción prevista - Este campo ignora la Fecha de recepción prevista que se calcula como se indicó anteriormente, o la Fecha de recepción prevista definida en el ejemplar.
    • Periodo de gracia de reclamación - Este valor se añade a la Fecha de recepción prevista. La línea de orden de compra se envía a la Lista de tareas de reclamación después de que vence el periodo de gracia: Fecha prevista de llegada + Reclamación del periodo de gracia. El valor por defecto depende de qué se configuró en la cuenta del proveedor (vése Añadir un proveedor y Cuenta del proveedor).
    • Intervalo de reclamación (días) - Alma envía cartas de reclamación en el intervalo definido después de que se envía la carta inicial de reclamación. Si el campo no está completo, no se enviará la carta de reclamación.

    Para líneas de orden de compra físicas y continuas
    • Recepción prevista después de la orden (días) - Después de que se envía la línea de orden de compra, la Fecha de recepción prevista se establece en la fecha en la que la orden se envió, más este valor.
    • Intervalo de suscripción - Si no está usando patrones de predicción, después de que se reciba cualquier ejemplar en las existencias asociadas a esta línea de orden de compra, la Fecha de recepción prevista de la línea de orden de compra se actualiza a la Fecha de recepción del último ejemplar recibido, más este valor.
      Si está utilizando patrones de predicción, Alma ignora el valor "Intervalo de suscripción". Véase Patrones de predicción y Actualizar información de nivel de ejemplar.
    • O Fecha de recepción prevista - Para ignorar manualmente cualquiera de los dos campos anteriores, establecer este campo con una fecha específica. Al hacerlo, se modifican las Fechas de recepción prevista de los ejemplares asociados con esta línea de orden de compra.

      Cuando una línea de orden de compra Continua no tiene ningún ejemplar previsto y la Fecha de recepción prevista es pasada, Alma envía la línea de orden de compra a reclamación, en función de la Fecha de recepción prevista, más el período de gracia en la línea de orden de compra.

      Si el sistema está configurado, la fecha de reclamación se recalcula cada vez que la línea de orden de compra se envía a reclamación en función de la Fecha de reclamación, más el intervalo de reclamación en la línea de orden de compra.

    • Período de gracia de reclamación (días) - Este valor se añade a la Fecha de recepción prevista en cualquiera de los casos anteriores. La línea de orden de compra se envía a reclamaciones después de que venza el periodo de gracia: Fecha prevista de llegada + Reclamación del periodo de gracia. El valor por defecto depende de qué se configuró en la cuenta del proveedor (vése Añadir un proveedor y Cuenta del proveedor).
    • Intervalo de reclamación (días) - Alma envía cartas de reclamación posteriores después de que se envía la carta inicial de reclamación. Si el campo no está completo, no se envían cartas de reclamación posteriores.

    Los campos relacionados con el ejemplar son (consulte Patrones de Predicción y Actualizar Información a Nivel de Ejemplar):

    • Fecha de recepción: esta es la fecha en la que el ejemplar fue recibido. Cuando la fecha prevista de llegada de la línea de orden de compra asociada cambia, esta fecha se modifica para coincidir.
    • Fecha de recepción prevista: un ejemplar solo tiene su propia fecha de recepción prevista si se está usando patrones de predicción. Este campo se establece mediante los ajustes de los patrones de predicción. Cuando hay un valor para este campo, la fecha prevista de llegada de la línea de orden de compra es ignorada. Al igual que la fecha prevista de llegada en la línea de orden de compra, la línea de orden de compra se envía a reclamaciones después de que venza el periodo de gracia: Fecha prevista de llegada (del ejemplar) + Reclamación del periodo de gracia (de la línea de orden de compra).
    • Intervalo de reclamación (días) - Alma envía cartas de reclamación posteriores después de que se envía la carta inicial de reclamación. Si el campo no está completo, no se envían cartas de reclamación posteriores.
      Si el parámetro de cliente claim_continuous_item_level se establece en Verdadero, se pueden añadir más ejemplares a la notificación de la reclamación (véase Notificaciones de reclamaciones combinadas en correo electrónico más abajo).
    Para líneas de orden de compra electrónicas (tanto únicas como continuas)

    Alma calcula la fecha de reclamación tal como se describe anteriormente para las líneas de orden de compra electrónicas, con la diferencia de que Alma usa la Fecha de activación prevista y la Activación prevista después de la orden (días) en lugar de la Fecha de recepción prevista y la Recepción prevista después de la orden. Cuando la Fecha de activación prevista + el Periodo de gracia de reclamación llega, y la línea de orden de compra (ya sea única o continua) todavía no está activada, la línea de orden de compra se envía a la Lista de tareas de reclamación. 

    Ejemplo: Si el proveedor se configura con Activación prevista después de la orden = 5 y Período de gracia de reclamación = 2, si el recurso electrónico se ordena el 20 de abril, se espera que se active al terminar el 27 de abril (20 de abril + 5 días + 2 días de gracia = 27 de abril) y la línea de orden de compra se envía a la Lista de tareas de reclamación el 28 de abril. 

    Reclamaciones enviadas por correo electrónico/EDI

    Una reclamación se envía automáticamente al proveedor solamente la primera vez que dicha línea de orden de compra se envía a la página Reclamaciones. Si, luego, un Operador actualiza la fecha de recepción prevista de la línea de orden de compra y esta se envía a la página Reclamaciones después de la nueva fecha, no se envía otra notificación.

    Se envía automáticamente una notificación al proveedor vía correo electrónico cuando ocurre todo lo indicado a continuación:

    • El proveedor tiene una dirección de correo electrónico definida (véase Gestionar proveedores)
    • Si se habilita la Carta de reclamaciones por correo electrónico (véase Habilitar/Deshabilitar cartas)
    • Si los parámetros de reclamación relevantes se establecen en Y (véase Configurar otros ajustes):
      • Parámetro auto_claim para línea de orden de compra física de única vez
      • Parámetro auto_claim_co para línea de orden de compra física continua 
      • auto_claim_electronic para línea de orden de compra electrónica

    Para todos los tipos de líneas de orden de compra, si se habilitan las Cartas de reclamación EDI, en el caso de proveedores que usan EDI y tienen habilitadas las reclamaciones EDI, se envía una notificación mediante EDI en lugar de correo electrónico (Reclamaciones debe estar marcado en la pestaña Información EDI del proveedor; véase Intercambio de datos electrónicos (EDI)).

    De lo contrario, no se envía una notificación automáticamente (correo electrónico y EDI). Puede enviar una notificación manualmente mediante el correo electrónico (véase Comunicarse con los proveedores).

    • Cuando se envíe una carta de reclamación para un mes determinado y aún no se haya devuelto el ejemplar, si el ejemplar del mes siguiente también se somete a una reclamación, se puede enviar una carta de reclamación con los detalles de los dos meses. Para habilitar esta opción, establezca el parámetro claim_continuous_item_level en verdadero (véase Notificaciones de reclamaciones combinadas en correo electrónico más abajo).

    Alertas generadas

    Cuando vence la línea de orden de compra, se genera una de las siguientes alertas:
    • Línea de orden de compra vencida: la línea de orden de compra no fue recibida/activada dentro del número de días previsto después de realizar el pedido o dentro de la fecha de recepción/activación prevista.
       
    • Existen reclamaciones abiertas para esta línea de orden de compra - La línea de orden de compra fue enviada a la Lista de tareas de reclamación. Para las líneas de orden de compra físicas y únicas (o cualquier línea de orden de compra para los proveedores compatibles con reclamaciones EDI), se envía automáticamente un correo electrónico al proveedor preguntando por la entrega con retraso del pedido. Téngase en cuenta que el correo electrónico automático solo se envía una vez al proveedor.
      Téngase en cuenta que la línea de orden de compra puede abandonar la Lista de tareas de reclamación, pero esta alerta permanecerá hasta que la reclamación se cierre.
      La comunicación posterior con el proveedor tiene lugar mediante la pestaña Comunicaciones en la página Resumen de la línea de compra (véase Comunicación con proveedores).
      Cuando la notificación de reclamación se envía al proveedor por correo electrónico, y se crea una reclamación para esta línea de orden de compra, se puede manejar en la pestaña Línea de orden de compra y Comunicación con proveedores.
       
    • Para líneas de orden de compra físicas de única vez: <x> ejemplares de recibieron de <y> pedidos – Cuántos ejemplares se recibieron del total de ejemplares que se ordenó. En la pestaña Alertas, hay un enlace a la lista de ejemplares recibidos (téngase en cuenta que debe encontrarse en el departamento correcto), que contiene una lista de todos los ejemplares en la línea de orden de compra.
       
    • Para líneas de orden de compra físicas y continuas: No se recibió ningún ejemplar en más de <Intervalo de suscripción> días – El número de días que han transcurrido desde que se recibió un ejemplar. Por ejemplo, si el intervalo de suscripción de la línea de orden de compra es 30 días, se debe recibir un ejemplar cada 30 días. De esta manera, si la línea de orden de compra no presenta ejemplares previstos en más de 30 días, la línea de orden de compra se establece en Reclamación con esta alerta.
       
    • El recurso electrónico no fue activado (para líneas de orden de compra electrónicas): el recurso electrónico de la línea de orden de compra todavía no ha sido activado. En la pestaña Alertas hay un enlace a la lista de tareas de activación de recursos electrónicos.

    Actualizar fechas de reclamación

    Puede editar o actualizar las fechas de las líneas de orden de compra vencidas. En ciertos casos, también se puede reenlazar, cerrar o cancelar una línea de orden de compra vencida, o bien activar una línea de orden de compra electrónica vencida. La mayoría de estas acciones eliminarán la reclamación, ya sea inmediatamente o después de que se ejecute la tarea Línea de orden de compra - Reclamación - Automatización del proceso.
    Para obtener más información, consulte las siguientes secciones:

    Además de las secciones desplegables que aparecen en la parte inferior de las listas de líneas de orden de compra, se muestra una segunda sección desplegable en la Lista de tareas de reclamación para líneas de orden de compra físicas. Las secciones Información de reclamación única o Información de reclamación continua enumeran los ejemplares o las existencias enlazados a la línea de orden de compra que se reclamen. Para líneas de orden de compra continuas, la reclamación se basa en los patrones de predicción si están habilitados.  Cuando la línea de orden de compra está en reclamación, pero no hay ningún ejemplar real en reclamación, la sección se llama Último ejemplar recibido. Para órdenes físicas únicas, la lista muestra todos los ejemplares no recibidos enlazados a esta línea de orden de compra. El enlace Ir al inventario muestra el editor de ejemplares. Para órdenes físicas continuas, la lista muestra todos los ejemplares no recibidos que están bajo las existencias enlazadas a esta línea de orden de compra, en base al patrón de predicción. En este caso, si hay ejemplares, el enlace Ir al inventario se dirige al editor de ejemplares; de lo contrario, a las listas de ejemplares de existencias.

    Actualizar fechas

    Puede introducir una nueva fecha prevista de llegada o una fecha de activación prevista del proveedor. Cuando la misma fecha prevista se aplique a múltiples líneas de orden de compra, la nueva fecha puede introducirse de forma global para todas las líneas de orden de compra aplicables. Cuando se introduce una fecha futura:
    • Se elimina cualquier alerta de reclamación aplicada a las líneas de orden de compra.
    • Las líneas de orden de compra ya no aparecen en la página de reclamación.
    • Las líneas de orden de compra son eliminadas del enlace Líneas de orden con reclamaciones de la lista de tareas (véase Tareas en la Lista de tareas).
    Para actualizar fechas:
    1. Seleccionar si actualizar las fechas de manera global o individual:
      • Para actualizar las fechas previstas para múltiples líneas de orden de compra que aparecen en la página de reclamación, seleccionar las casillas de verificación de todas las líneas de orden de compra para las que quiere actualizar la fecha y seleccionar Cambiar fecha prevista.
      • Para actualizar las fechas previstas de una línea de orden de compra individual en la página de reclamación, seleccionar Cambiar fecha prevista en la línea de acciones en fila (o actualizar la fecha editando la línea de orden de compra; véase Editar la información de la línea de orden de compra).
      Aparece la casilla de diálogo de la fecha prevista de llegada (para líneas de orden de compra físicas) o la fecha de activación prevista (para líneas de orden de compra electrónicas).
      Ventana emergente de fecha de llegada prevista
      Ventana emergente de fecha de activación prevista
    2. Seleccione una nueva fecha.
    3. De manera opcional, introduzca cualquier nota en el área Nota.
    4. Seleccionar Guardar. La fecha prevista es actualizada y las alertas de líneas de orden de compra son eliminadas. Además, las líneas de orden de compra ya no están enumeradas en la página de reclamación y son eliminadas de su lista de tareas.

    Notificaciones de reclamaciones combinadas en correo electrónico

    Cuando se ejecuta la tarea Línea de orden de compra - Reclamando - Automatización de proceso, se verifica si hay varias reclamaciones de un solo proveedor. Si las hay y la notificación de reclamación se va a enviar por correo electrónico, Alma combina las notificaciones para todas las reclamaciones de ese proveedor en una sola carta de reglamación, la Carta de reclamación agregada de la línea de orden de compra. Los ejemplares físicos y electrónicos se pueden incluir en una sola notificación de este tipo.

    Las notificaciones de reclamaciones que se envían por EDI no se pueden combinar y siempre se envían individualmente por cada línea de la orden de compra.

    Los siguientes parámetros del cliente pueden afectar la combinación de notificaciones de reclamaciones. Los valores de estos parámetros se pueden modificar en la página de Tabla de mapeo (Configuración > Adquisiciones > General > Otros ajustes); véase Configurar otros ajustes (Adquisiciones).

    Parámetro del cliente Efecto en la combinación de notificaciones de reclamaciones
    claim_aggregated_letter

    Controla si se incluyen múltiples reclamaciones en una sola notificación:

    • VERDADERO (por defecto): se combinan varias reclamaciones de notificaciones en un solo mensaje de correo electrónico.
    • FALSO: se envían mensajes separados por cada reclamación, incluso si son para el mismo proveedor.

    Si el parámetro del cliente claim_aggregated_letter se establece en VERDADERO, pero la Carta de reclamación agregada de la línea de orden de compra está deshabilitada, no se envía ninguna carta de reclamación al proveedor.

    acq_use_vendor_account_email

    Controla si las notificaciones se combinan por registro del proveedor o por cuenta del proveedor:

    • FALSO (Por defecto): Se combinan las notificaciones por registro del proveedor y se envían a la dirección de correo electrónico de este.
    • VERDADERO: Si un proveedor tiene varias cuentas, las notificaciones se combinan por cuenta del proveedor y se envían a la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta correspondiente.  
    claim_continuous_item_level

    Para órdenes continuas, controla si los ejemplares faltantes para los cuales ya se ha enviado una carta de reclamación se incluyen en las nuevas notificaciones de reclamaciones. Por ejemplo, si el fascículo de mayo de un periódico no se ha recibido para su fecha de reclamación, y tampoco se recibieron los fascículos de marzo y abril, este parámetro controla si marzo y abril se incluyen en la notificación de reclamación para el fascículo de mayo.

    • VERDADERO: los ejemplares anteriores se incluyen en la nueva notificación de reclamación.
    • FALSO (por defecto): los ejemplares anteriores no se incluyen en la nueva notificación de reclamación.

     

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