Procesar reclamaciones
- Operador de compras
- Gerente de compras
- La orden se envía a la Lista de tareas de reclamación solo después de que se haya ejecutado la tarea Línea de orden de compra - Reclamación - Automatización del proceso. (El proceso debe estar marcado como Activo en la página Supervisar tarea; véase Ver tareas en curso).
- Las reclamaciones para órdenes permanentes y líneas de orden de compra digitales no están disponibles en Alma en este momento.
Líneas de orden de compra enviadas a la Lista de tareas de reclamación según el tipo
| Tipo de línea de orden de compra | Reclamaciones |
|---|---|
| Para líneas de orden de compra de única vez |
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| Para líneas de orden de compra físicas y continuas |
Los campos relacionados con el ejemplar son (consulte Patrones de Predicción y Actualizar Información a Nivel de Ejemplar):
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| Para líneas de orden de compra electrónicas (tanto únicas como continuas) |
Alma calcula la fecha de reclamación tal como se describe anteriormente para las líneas de orden de compra electrónicas, con la diferencia de que Alma usa la Fecha de activación prevista y la Activación prevista después de la orden (días) en lugar de la Fecha de recepción prevista y la Recepción prevista después de la orden. Cuando la Fecha de activación prevista + el Periodo de gracia de reclamación llega, y la línea de orden de compra (ya sea única o continua) todavía no está activada, la línea de orden de compra se envía a la Lista de tareas de reclamación.
Ejemplo: Si el proveedor se configura con Activación prevista después de la orden = 5 y Período de gracia de reclamación = 2, si el recurso electrónico se ordena el 20 de abril, se espera que se active al terminar el 27 de abril (20 de abril + 5 días + 2 días de gracia = 27 de abril) y la línea de orden de compra se envía a la Lista de tareas de reclamación el 28 de abril.
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Reclamaciones enviadas por correo electrónico/EDI
Una reclamación se envía automáticamente al proveedor solamente la primera vez que dicha línea de orden de compra se envía a la página Reclamaciones. Si, luego, un Operador actualiza la fecha de recepción prevista de la línea de orden de compra y esta se envía a la página Reclamaciones después de la nueva fecha, no se envía otra notificación.
Se envía automáticamente una notificación al proveedor vía correo electrónico cuando ocurre todo lo indicado a continuación:
- El proveedor tiene una dirección de correo electrónico definida (véase Gestionar proveedores)
- Si se habilita la Carta de reclamaciones por correo electrónico (véase Habilitar/Deshabilitar cartas)
- Si los parámetros de reclamación relevantes se establecen en Y (véase Configurar otros ajustes):
- Parámetro auto_claim para línea de orden de compra física de única vez
- Parámetro auto_claim_co para línea de orden de compra física continua
- auto_claim_electronic para línea de orden de compra electrónica
Para todos los tipos de líneas de orden de compra, si se habilitan las Cartas de reclamación EDI, en el caso de proveedores que usan EDI y tienen habilitadas las reclamaciones EDI, se envía una notificación mediante EDI en lugar de correo electrónico (Reclamaciones debe estar marcado en la pestaña Información EDI del proveedor; véase Intercambio de datos electrónicos (EDI)).
De lo contrario, no se envía una notificación automáticamente (correo electrónico y EDI). Puede enviar una notificación manualmente mediante el correo electrónico (véase Comunicarse con los proveedores).
- Cuando se envíe una carta de reclamación para un mes determinado y aún no se haya devuelto el ejemplar, si el ejemplar del mes siguiente también se somete a una reclamación, se puede enviar una carta de reclamación con los detalles de los dos meses. Para habilitar esta opción, establezca el parámetro claim_continuous_item_level en verdadero (véase Notificaciones de reclamaciones combinadas en correo electrónico más abajo).
Alertas generadas
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Línea de orden de compra vencida: la línea de orden de compra no fue recibida/activada dentro del número de días previsto después de realizar el pedido o dentro de la fecha de recepción/activación prevista.
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Existen reclamaciones abiertas para esta línea de orden de compra - La línea de orden de compra fue enviada a la Lista de tareas de reclamación. Para las líneas de orden de compra físicas y únicas (o cualquier línea de orden de compra para los proveedores compatibles con reclamaciones EDI), se envía automáticamente un correo electrónico al proveedor preguntando por la entrega con retraso del pedido. Téngase en cuenta que el correo electrónico automático solo se envía una vez al proveedor.
Téngase en cuenta que la línea de orden de compra puede abandonar la Lista de tareas de reclamación, pero esta alerta permanecerá hasta que la reclamación se cierre.
La comunicación posterior con el proveedor tiene lugar mediante la pestaña Comunicaciones en la página Resumen de la línea de compra (véase Comunicación con proveedores).
Cuando la notificación de reclamación se envía al proveedor por correo electrónico, y se crea una reclamación para esta línea de orden de compra, se puede manejar en la pestaña Línea de orden de compra y Comunicación con proveedores.
- Para líneas de orden de compra físicas de única vez: <x> ejemplares de recibieron de <y> pedidos – Cuántos ejemplares se recibieron del total de ejemplares que se ordenó. En la pestaña Alertas, hay un enlace a la lista de ejemplares recibidos (téngase en cuenta que debe encontrarse en el departamento correcto), que contiene una lista de todos los ejemplares en la línea de orden de compra.
- Para líneas de orden de compra físicas y continuas: No se recibió ningún ejemplar en más de <Intervalo de suscripción> días – El número de días que han transcurrido desde que se recibió un ejemplar. Por ejemplo, si el intervalo de suscripción de la línea de orden de compra es 30 días, se debe recibir un ejemplar cada 30 días. De esta manera, si la línea de orden de compra no presenta ejemplares previstos en más de 30 días, la línea de orden de compra se establece en Reclamación con esta alerta.
- El recurso electrónico no fue activado (para líneas de orden de compra electrónicas): el recurso electrónico de la línea de orden de compra todavía no ha sido activado. En la pestaña Alertas hay un enlace a la lista de tareas de activación de recursos electrónicos.
Actualizar fechas de reclamación
- Editar la información de la línea de orden de compra
- Actualizar fechas
- Reenlazar líneas de orden de compra
- Cancelar líneas de orden de compra
- Activar recursos electrónicos
- Cerrar líneas de orden de compra
Además de las secciones desplegables que aparecen en la parte inferior de las listas de líneas de orden de compra, se muestra una segunda sección desplegable en la Lista de tareas de reclamación para líneas de orden de compra físicas. Las secciones Información de reclamación única o Información de reclamación continua enumeran los ejemplares o las existencias enlazados a la línea de orden de compra que se reclamen. Para líneas de orden de compra continuas, la reclamación se basa en los patrones de predicción si están habilitados. Cuando la línea de orden de compra está en reclamación, pero no hay ningún ejemplar real en reclamación, la sección se llama Último ejemplar recibido. Para órdenes físicas únicas, la lista muestra todos los ejemplares no recibidos enlazados a esta línea de orden de compra. El enlace Ir al inventario muestra el editor de ejemplares. Para órdenes físicas continuas, la lista muestra todos los ejemplares no recibidos que están bajo las existencias enlazadas a esta línea de orden de compra, en base al patrón de predicción. En este caso, si hay ejemplares, el enlace Ir al inventario se dirige al editor de ejemplares; de lo contrario, a las listas de ejemplares de existencias.
Véase el vídeo Ver ejemplares no recibidos de líneas de orden con reclamaciones (1:17 min).
Actualizar fechas
- Se elimina cualquier alerta de reclamación aplicada a las líneas de orden de compra.
- Las líneas de orden de compra ya no aparecen en la página de reclamación.
- Las líneas de orden de compra son eliminadas del enlace Líneas de orden con reclamaciones de la lista de tareas (véase Tareas en la Lista de tareas).
- Seleccionar si actualizar las fechas de manera global o individual:
- Para actualizar las fechas previstas para múltiples líneas de orden de compra que aparecen en la página de reclamación, seleccionar las casillas de verificación de todas las líneas de orden de compra para las que quiere actualizar la fecha y seleccionar Cambiar fecha prevista.
- Para actualizar las fechas previstas de una línea de orden de compra individual en la página de reclamación, seleccionar Cambiar fecha prevista en la línea de acciones en fila (o actualizar la fecha editando la línea de orden de compra; véase Editar la información de la línea de orden de compra).
Ventana emergente de fecha de llegada prevista
Ventana emergente de fecha de activación prevista - Seleccione una nueva fecha.
- De manera opcional, introduzca cualquier nota en el área Nota.
- Seleccionar Guardar. La fecha prevista es actualizada y las alertas de líneas de orden de compra son eliminadas. Además, las líneas de orden de compra ya no están enumeradas en la página de reclamación y son eliminadas de su lista de tareas.
Notificaciones de reclamaciones combinadas en correo electrónico
Cuando se ejecuta la tarea Línea de orden de compra - Reclamando - Automatización de proceso, se verifica si hay varias reclamaciones de un solo proveedor. Si las hay y la notificación de reclamación se va a enviar por correo electrónico, Alma combina las notificaciones para todas las reclamaciones de ese proveedor en una sola carta de reglamación, la Carta de reclamación agregada de la línea de orden de compra. Los ejemplares físicos y electrónicos se pueden incluir en una sola notificación de este tipo.
Las notificaciones de reclamaciones que se envían por EDI no se pueden combinar y siempre se envían individualmente por cada línea de la orden de compra.
Los siguientes parámetros del cliente pueden afectar la combinación de notificaciones de reclamaciones. Los valores de estos parámetros se pueden modificar en la página de Tabla de mapeo (Configuración > Adquisiciones > General > Otros ajustes); véase Configurar otros ajustes (Adquisiciones).