Cerrar, reabrir y reenlazar Líneas de Orden de compra
Las siguientes secciones describen acciones que puede realizar en las Líneas de Orden de compra de una lista de registro de líneas de Orden de compra (véase Búsqueda en Alma), dependiendo de su rol, el estado de la línea de Orden de compra, el tipo de línea de Orden de compra y otros factores. Para más información sobre las listas de registro, véase Listas de registro.
Cerrar, cancelar y eliminar Líneas de Orden de compra
La tabla que hay a continuación compara las acciones de cerrar, cancelar y eliminar líneas de Orden de compra.
| Acción | Razón | Disponible para | Resultado |
|---|---|---|---|
| Cerrar Líneas de Orden de compra | Completar la Orden de compra |
|
La Línea de Orden de compra guardada como cerrada, puede reabrirse |
| Cancelar Líneas de Orden de compra | Error durante el procesamiento de la línea de Orden de compra | Líneas de Orden de compra activas que no están
|
Una línea de Orden de compra guardada como cancelada puede reabrirse |
| Eliminar Líneas de Orden de compra | Limpiar el sistema |
|
Línea de Orden de compra y todo el material relacionado eliminado de Alma |
Cerrar Líneas de Orden de compra
Cerrar una línea de Orden de compra se usa para indicar que la compra fue completada. Se pueden cerrar los siguientes tipos de líneas de Orden de compra:
- Las líneas de Orden de compra únicas que hayan sido enviadas (con al menos un recurso recibido o activado) y que están a la espera del pago de factura (generalmente se pagan de forma automática, con configuración Completamente facturada, y/o son cerradas por el flujo de trabajo).
- Renovación recurrente de líneas de orden de compra continuas (por ejemplo, cuando se debe detener una suscripción en serie).
Para cerrar una línea de orden de compra:
En la lista de registro de líneas de Orden de compra, seleccionar Cerrar en la lista de acciones en fila y seleccionar Confirmar en la casilla de diálogo de confirmación.
- Al cerrar las líneas de Orden de compra, el inventario no se elimina. Para las líneas de Orden de compra asociadas con recursos electrónicos, se añade una tarea a la lista de tareas de activación electrónica con la siguiente nota: El pedido de este recurso fue cerrado. Por favor, comprobar si es necesaria una desactivación.
- Cuando se cierran líneas de orden de compra, se liberan compromisos.
- Se puede añadir notas y adjuntos a una línea de Orden de compra incluso cuando está cerrada.
- Para cerrar una línea de Orden de compra con algunos ejemplares recibidos y otros no recibidos, eliminar los ejemplares no recibidos, cambiar el número de ejemplares de la línea de Orden de compra y luego vuélvase a recibir los ejemplares recibidos.
Cancelar líneas de Orden de compra
Cancelar una línea de Orden de compra invalida la línea de Orden de compra. En determinadas situaciones se puede querer cancelar una línea de Orden de compra.
Se puede cancelar cualquier línea de Orden de compra activa, excepto aquellas que estén en evaluación o a la espera del pago de la factura. Las líneas de Orden de compra canceladas pueden eliminarse.
Cuando una línea de Orden de compra es cancelada:
- No se elimina de Alma. Todavía se puede encontrar una línea de Orden de compra cancelada en la Búsqueda de la página Líneas de Orden de compra, usando la casilla Buscar de la parte superior de la lista o en las facetas de la parte izquierda de la página. Se puede editar o eliminar notas y adjuntos en las líneas de Orden de compra canceladas seleccionando el enlace relevante que hay debajo de la línea de Orden de compra (véase Editar la información de la línea de Orden de compra).
- Si la línea de Orden de compra es una línea de Orden de compra principal, Alma intenta eliminar el inventario de la línea de Orden de compra. Alma no elimina el inventario si la línea de Orden de compra es una línea de orden de compra adicional o si el inventario ha sido recibido o activado. Si el inventario no puede eliminarse, un mensaje de confirmación indica que si se cancela la línea de Orden de compra, el enlace entre la línea de Orden de compra y su inventario se perderá.
- Si la línea de Orden de compra tiene una tarea electrónica asociada a ella, la tarea electrónica se elimina.
- Los compromisos de la línea de Orden de compra son liberados.
- Alma intenta eliminar el ejemplar y sus existencias si las existencias están vacías en ese momento. Si el registro bibliográfico tampoco tiene ejemplares, se puede definir cómo gestionar el registro con el parámetro de cliente pol_handle_bib_record_without_inventory . Para más información, véase Configurar otros ajustes (Adquisiciones).
Si se cancela una línea de Orden de compra, la tarea Solicitudes - Recalcular después de actualización del inventario desvincula la solicitud del inventario asociado y potencialmente cancela la solicitud (si no puede usarse ningún otro ejemplar para cumplir con la solicitud). Para consultar los detalles, véase la tarea Solicitudes - Recalcular después de la actualización del inventario en Ver tareas programadas.
Para cancelar una línea de Orden de compra:
- En la lista de registro de las líneas de Orden de compra, seleccionar Cancelar en la lista de acciones en fila. Si se hubiese configurado una nota de restricción de cancelación de la línea de Orden de compra, esta aparecerá. Después de confirmar o si no tuviese una nota configurada, aparece la casilla de diálogo de información de la cancelación.
Casilla de diálogo de información de la cancelación - Seleccionar la Razón de la cancelación. Para configurar los motivos disponibles, véase Configurar razones para la cancelación de la Línea de Orden de compra.
- En Nota de cancelación, introducir una nota para el proveedor, según sea necesario.
Los detalles de la nota aparecerán en la pestaña Notas de la página de Resumen de la Línea de Orden de compra.
- Seleccionar Enviar cancelación al proveedor para enviar una notificación de cancelación al proveedor, según sea necesario.
La cancelación se envía por correo electrónico, excepto que el proveedor esté configurado para cancelaciones EDI, en cuyo caso la cancelación se envía usando EDI. Si se envía por correo electrónico, se utilizará la dirección preferida indicada por el proveedor. Para obtener información sobre EDI, véase Intercambio de datos electrónicos (EDI).
- Seleccionar Confirmar. La línea de Orden de compra queda cancelada. Si se ha seleccionado Enviar cancelación al proveedor, las instrucciones de cancelación son enviadas al proveedor.
Solo se envían instrucciones de cancelación al proveedor si el pedido ha sido previamente enviado al proveedor. Si el pedido sigue en revisión, todavía no se ha enviado ningún pedido al proveedor, por lo que no es necesario seleccionar Enviar cancelación al proveedor.
Eliminar Líneas de Orden de compra
Solo se puede eliminar una línea de orden de compra si se tiene el rol de Operador de compras extendido.
Al eliminar una línea de Orden de compra, esta se borra de Alma y se elimina cualquier transacción asociada a la línea de Orden de compra. Eliminar una línea de orden de compra principal también elimina los recursos del inventario asociados a la línea de Orden de compra; al eliminar una línea de Orden de compra adicional no se borra el inventario.
La opción Eliminar está disponible para las líneas de Orden de compra con los siguientes estados:
- En revisión
- Agrupar (automático o manual)
- Aplazada o Cancelada
Una línea de Orden de compra no puede ser eliminada si:
- Está vinculada a una línea de factura.
- Está vinculada a una Orden de compra y ha sido enviada a un proveedor (si la Orden de compra no ha sido enviada, la línea de Orden de compra puede ser borrada de la Orden de compra y luego eliminada).
- Es una línea de Orden de compra principal y uno de los recursos de línea de Orden de compra fue recibido o activado (incluso aunque la línea de Orden de compra esté en revisión)
Una vez que una línea de Orden de compra es eliminada, no puede ser recuperada ni reabierta. Si hay alguna posibilidad de que quiera ver o reutilizar una línea de Orden de compra, plantéese cancelarla (véase Cancelar Líneas de Orden de compra más arriba) o cerrarla (véase Cerrar Líneas de Orden de compra más arriba).
Para eliminar una línea de Orden de compra:
Seleccionar Eliminar en la lista de acciones de fila de la línea de Orden de compra y seleccionar Confirmar en la casilla de diálogo de confirmación. La línea de Orden de compra es eliminada.
Para obtener información adicional sobre eliminar líneas de Orden de compra, véase Eliminar órdenes de compra.
Reenlazar y reactivar Líneas de Orden de compra
La tabla de abajo compara las acciones de reenlazar, cambiar referencia bibliográfica y reabrir líneas de Orden de compra.
| Acción | Razón | Disponible para | No disponible para | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Reenlazar Líneas de Orden de compra | Existe un mejor registro bibliográfico | Líneas de Orden de compra con estado En revisión, Aplazado, Listo o Cerrado una vez |
|
La línea de Orden de compra se vincula al mejor registro y sus ejemplares/existencias se pasan a ese registro bibliográfico |
| Cambiar la referencia bibliográfica | Existe una mejor descripción del registro | Líneas de Orden de compra activas | Líneas de Orden de compra canceladas | La línea de Orden de compra supone una descripción mejor y más completa |
| Reabrir una Línea de Orden de compra cerrada o cancelada | Para abrir una línea de Orden de compra que fue cerrada o cancelada (a menudo por error) | Líneas de Orden de compra cerradas o canceladas | Todas las otras líneas de Orden de compra, incluidas las líneas de orden de compra eliminadas | El estado cambia a En revisión |
Reenlazar líneas de Orden de compra
Se puede cambiar el registro bibliográfico al que está vinculada una línea de Orden de compra. Entre las posibles razones para hacer esto se encuentran:
- Llega un EOD para un único volumen dentro de un trabajo de opciones múltiples al que es más adecuado vincularlo que al enlace existente.
- Llega un ejemplar que encaja con un registro bibliográfico existente de forma más adecuada que uno nuevo importado en el momento del pedido.
La opción de reenlazar está disponible solo para líneas de orden de compra con los estados En revisión, Aplazado, Listo (empaquetado en una orden de compra y listo para ser enviado) o Esperando renovación manual, así como para líneas de orden de compra cerradas una sola vez que no se enviaron. Las líneas de Orden de compra no pueden ser reenlazadas si se da alguno de los siguientes casos:
- La línea de Orden de compra está relacionada con la Base de conocimiento central. Cuando esto ocurre, la opción Reenlazar no aparece.
- La línea de Orden de compra contiene ejemplares que pertenecen a dos registros bibliográficos diferentes.
Una línea de Orden de compra para un ejemplar electrónico solo se puede reenlazar si tiene un MMS ID.
Para reenlazar una línea de orden de compra:
- Seleccionar Reenlazar en la lista de acciones en la fila de la línea de Orden de compra que se quiere reenlazar.
Aparece una página de resultados de búsqueda con información inicial tomada de la línea de Orden de compra (por ejemplo, título o ISBN, si existen).
- Modificar la búsqueda como sea necesario (véase Búsqueda en Alma).
- Seleccionar el nuevo recurso, seleccionar Confirmar en la casilla de diálogo de confirmación. La línea de Orden de compra está vinculada al nuevo recurso. Adicionalmente, las existencias y ejemplares asociados también se mueven al nuevo registro bibliográfico.
Cambiar la referencia bibliográfica de una línea de Orden de compra
Es posible cambiar la referencia de registro bibliográfico de una línea de Orden de compra a un registro bibliográfico diferente sin cambiar el inventario. Solo se cambia la descripción de la línea de Orden de compra.
Esta funcionalidad es útil, por ejemplo, si se realiza un pedido en un registro bibliográfico breve (stub). En ese caso, la descripción de la línea de Orden de compra es la descripción del registro bibliográfico breve. Si el registro bibliográfico breve se actualiza con un registro bibliográfico completo, la línea de Orden de compra todavía tendrá la descripción del título antigua, ahora inexacta. En un caso así, se puede seleccionar Cambiar referencia bibliográfica para actualizar la descripción de la línea de Orden de compra a la descripción de la nueva versión del registro.
- Esta función es relevante solo para las líneas de Orden de compra basadas en títulos. Además, no puede ser realizada en líneas de Orden de compra canceladas.
- Las líneas de orden de compra de tipo Colección electrónica - Suscripción se tratan al igual que Otros servicios - Suscripción.
Para obtener más información relativa a cambiar la referencia bibliográfica, véase el vídeo Cambiar referencia bibliográfica de una línea de Orden de compra (4:38 min).
Para cambiar el registro bibliográfico al que está vinculada la línea de Orden de compra sin mover el inventario:
- Revisar las líneas de Orden de compra (Adquisiciones > Líneas de Orden de compra > Revisar). Seleccionar Cambiar referencia bibliográfica en la lista de acciones en fila de la línea de Orden de compra cuya referencia se quiere cambiar.
Lista de líneas de Orden de compra - Seleccionar Confirmar en la casilla de diálogo de confirmación.
Aparece una página de resultados de búsqueda con información inicial tomada de la Línea de Orden de compra (por ejemplo, título o ISBN, si existen).
- Modificar la búsqueda como se requiera (véase Búsqueda en Alma).
- Seleccionar el nuevo recurso (seleccionar en cualquier parte en la línea de recursos de la lista). La referencia de la línea de Orden de compra está cambiada.
Reabrir una línea de Orden de compra cerrada o cancelada
Para reabrir líneas de Orden de compra cerradas o canceladas, se debe tener uno de los siguientes roles:
- Operador de compras
- Gerente de compras
Las líneas de Orden de compra que han sido cerradas o canceladas pueden volver a abrirse y reutilizarse.
Las líneas de Orden de compra cerradas han completado un flujo de trabajo de adquisiciones completo (pedido y pago) y se han cerrado al finalizarse. Las líneas de Orden de compra canceladas han sido iniciadas pero no completadas.
Las líneas de Orden de compra cerradas o canceladas pueden volver a abrirse desde la línea de Orden de compra individual o usando un proceso automatizado.
Para reabrir una línea de Orden de compra cerrada o cancelada desde la línea de Orden de compra:
Seleccionar Reabrir en la lista de acciones en fila de la línea de Orden de compra que quiere abrir. Si una línea de Orden de compra cerrada o cancelada no contiene inventario, seleccionar Confirmar en el mensaje de confirmación. Cuando se reabre una línea de orden de compra cerrada, se quita la orden de compra y la línea de la orden de compra se actualiza con el estado de En revisión. Cuando una línea de Orden de compra cancelada se vuelve a abrir, los fondos iniciales son eliminados, por lo que deben añadirse nuevos fondos a la línea de Orden de compra. La línea de orden de compra se actualiza con el estado de En revisión.
Para reabrir una línea de Orden de compra cerrada o cancelada en masa:
Ejecutar la tarea Actualizar flujo de trabajo de las líneas de Orden de compra. Para más información, véase Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos.
Para información adicional sobre cómo reabrir una línea de Orden de compra cerrada o cancelada, véase el vídeo Reabrir una línea de Orden de compra cerrada/cancelada(5:39 min).