Configurar reglas de revisión de compras

Las reglas de revisión de compras definen si las líneas de orden de compra creadas automáticamente (ya sea a través de API o EOD) se someten a revisión manual o se envían de inmediato a agrupación. Las reglas se aplican a todos los tipos de líneas de orden de compra creadas y a todas las bibliotecas de la institución. Para obtener más información sobre cómo revisar líneas de orden de compra, incluidas las las facetas disponibles, la información del inventario, actualizar líneas de orden de compra, etc., consulte Revisar líneas de orden de compra.

Se configuran las reglas de revisión de compra en la tabla de reglas de las Reglas de revisión de compras (Menú de configuración > Adquisiciones > Órdenes de compra > Reglas de revisión de compras). Para más información sobre tablas de reglas, véase Tablas de reglas.

Las reglas se verifican para cada línea de orden de compra creada automáticamente, tan pronto como una regla coincida con la línea de orden de compra, se verifica su Resultado (Parámetros de salida). Si el resultado es Verdadero, la línea de orden de compra se envía a revisión; de lo contrario, la línea de orden de compra continúa hasta su agrupación. Se verifica primero la regla por defecto. La regla predeterminada no tiene criterios que puedan configurarse; solo puede ser Verdadero o Falso, como sigue:

• Verdadero – Todas las líneas de orden de compra se envían a revisión.
• Falso – Las reglas se verifican para ver si las líneas de orden de compra se envían a revisión. Si no existen otras reglas o ninguna de las reglas coinciden, la línea de orden de compra no se envía a revisión y pasa a agrupación.

Agregar o editar reglas en la página de Reglas de revisión de compras (seleccionar Añadir regla o seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila).

Véase la siguiente tabla para tener una descripción de los criterios (parámetros de entrada). Resultado, Verdadero indica que la línea de orden de compra se envía a revisión. Falso indica que la línea de orden de compra no se envía a revisión y pasa a agrupación.

Parámetros de entrada de las reglas de revisión de compras

Parámetro	Descripción
AssertionCode	El tipo de alerta generada. Se debe especificar un código de aserción para que se invoquen las reglas de compra. Estas alertas pueden aparecer cuando se crea o se guarda la línea de orden de compra manualmente (véase Crear manualmente una línea de orden de compra), cuando se importan registros EOD (véase Importar registros utilizando un perfil de importación) o cuando se usa la API (véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq). Los valores posibles son: El campo Modelo de acceso no coincide con el modelo de acceso en el portafolio. Guardar la POL sobrescribirá el modelo de acceso en el portafolio. – El usuario cambio el valor en el campo Modelo de acceso de la línea de orden de compra y, en este momento, no coincide con el valor del campo Modelo de acceso público del portafolio. Esta alerta aparece cuando el usuario intenta guardar los cambios de la línea de orden de compra e indica que, si el usuario guarda los cambios, el valor del campo Modelo de acceso público del portafolio se actualizará automáticamente para que coincida con el valor en el campo Modelo de acceso de la línea de orden de compra, porque estos valores siempre deben coincidir. Ya tiene un inventario – El ejemplar de la línea de orden de compra ya existe en su inventario. Al menos un ejemplar tiene una solicitud de usuario. ¿Está seguro de que desea continuar? – Esta alerta aparece cuando se selecciona la acción Guardar y recibir en la página Lista de ejemplares recibidos (Adquisiciones > Recepción y facturación > Recibir > Gestionar ejemplares [en las acciones de fila de una línea de orden de compra]) para un ejemplar que tiene una o más solicitudes de usuario o biblioteca asociadas a él. Al menos uno de los ejemplares recibidos está asignado a una ubicación de servidor remoto – Esta alerta aparece cuando una institución que opera como parte de una zona de red recibe ejemplares, y uno o más de ellos fueron comprados por la institución, pero se colocan en una institución diferente de la red (el "servidor remoto"). Falta al menos uno de los códigos de informe. – La institución ha configurado a Alma para que exija que esos valores se seleccionen en el caso de ciertos códigos de informe (se pueden requerir hasta cinco códigos de informe) para cada línea de orden de compra. Esta alerta aparece si el usuario guarda una línea de orden de compra cuando no todos los códigos de informe están seleccionados. Véase también Configurar códigos de informe. Pedidos activos duplicados – El ejemplar de la línea de orden de compra ya es parte de otra línea de orden de compra activa. En el mismo escenario, cuando se guarde la línea de orden de compra, aparecerá el mensaje Hay una orden activa < número de orden> para este recurso pedido en la casilla de confirmación. Ya existe la colección electrónica en el repositorio – La colección electrónica de la línea de orden de compra ya existe en el repositorio. El portafolio electrónico ya existe en el repositorio – Esta alerta aparece cuando el usuario intenta crear una orden desde la Zona de la Comunidad para portafolios que ya existen en la institución. No se activó el recurso electrónico- El recurso electrónico de la línea de orden de compra no se activó. Esta alerta puede que aparezca después de enviar la línea de orden de compra. El fondo está sobrecargado: la línea de orden de compra o la factura se enlaza a fondos que se sobrecargaron y hay una regla de gasto máximo activa con un umbral de advertencia que se ha alcanzado. Esto significa que el fondo se está acercando a su límite y no podrá tener transacciones adicionales de carga o de gastos. Fondos de diferentes libros mayores –Los fondos estipulados en la línea de orden de compra pertenecen a diferentes libros mayores. La factura contiene una cuenta de proveedor diferente de una o más de las líneas de orden de compra vinculadas. – El valor en el campo Cuenta de proveedor de la factura es diferente del valor en el campo Cuenta de proveedor de las líneas de orden de compra en la factura.  Estado de facturación – No está en uso. Los ejemplares ya existen en el repositorio – El ejemplar físico ya existe en el repositorio. En otras palabras, la orden es para un registro bibliográfico que ya tiene inventario físico. Falta información obligatoria o es errónea – La información incluída en la línea de orden de compra no es suficiente o es incorrecta. Marcar manualmente para revisión – Detiene la revisión de la línea de orden de compra cuando esta se crea via API o EOD No recibido completamente – La línea de orden de compra no se ha recibido completamente. Por ejemplo, se pidieron tres ejemplares pero solo llegaron dos. Si no se esperan los ejemplares que faltan y se desea cerrar la línea de orden de compra, actualizar la línea de orden de compra para que se refleje el número de ejemplares recibidos. Entonces la línea de orden de compra se puede cerrar. Existen reclamaciones abiertas para esta línea de orden de compra – No está en uso. Línea de orden de compra vencida – La fecha de recepción esperada de la línea de orden de compra ha pasado. La línea de orden de compra aparecerá entonces en la página de Reclamaciones. Línea de orden de compra creada por EOD - La línea de orden de compra se creó usando EOD. El tipo de línea de orden de compra está deshabilitado y su valor por defecto no está seleccionado. La línea de orden de compra se creó con el tipo original – La línea de orden de compra se creó automáticamente (vía API o EOD) con un Tipo de línea de orden de compra que está deshabilitado en la institución. No hay configurado ningún Tipo de línea de orden de compra por defecto para el tipo deshabilitado, por lo que el tipo deshabilitado se asignó a la línea de orden de compra. Véase también Habilitar/deshabilitar tipos de línea de orden de compra. El tipo de línea de orden de compra está deshabilitado y se reemplazó por el valor por defecto – La línea de orden de compra se creó automáticamente (vía API o EOD) con un Tipo de línea de orden de compra que está deshabilitado en la institución. Hay configurado un Tipo de línea de orden de compra por defecto para el tipo deshabilitado y este se asignó a la línea de orden de compra. Véase también Habilitar/deshabilitar tipos de línea de orden de compra. Recurso pedido previamente cancelado – La línea de orden de compra fue previamente una parte de una orden de compra que se canceló. Ahora la línea de orden de compra ahora está enlazada con el registro bibliográfico en lugar de estarlo con el ejemplar. Si se visualiza este mensaje en el IU, se debería enlazar la línea de orden de compra con un ejemplar. Límite de precio alcanzado – El precio de la línea de orden de compra es mayor que un valor especificado (10.000 por defecto). Esta cobertura se puede personalizar para cada biblioteca relevante en Configuración > Adquisiciones > Órdenes de compra > Cobertura de precio de línea de orden de compra. Para detalles, véase Gestionar cobertura de precio y cobertura de importe para líneas de orden de compra y facturas en el nivel de biblioteca. Esta alerta puede que aparezca después de enviar la línea de orden de compra. Límite de precio alcanzado utilizando conversión de moneda – El precio de la línea de orden de compra, después de la conversión a la moneda del fondo asociado a la línea de orden de compra, es superior a un valor especificado (10 000 por defecto). Este valor es igual a la cobertura descrita más arriba para la alerta Límite de precio alcanzado. Esta alerta aparece cuando la moneda de la línea de orden de compra difiere de la moneda del fondo, y el límite de precio se ha excedido en la moneda del fondo. Esta alerta puede que aparezca después de enviar la línea de orden de compra. Existe decisión de compra – El Gerente de pruebas ha tomado la decisión de la línea de orden de compra. Estado de recepción – No está en uso. Ha llegado la fecha del recordatorio – La fecha del recordatorio de aplazamiento (si existe) para la línea de orden de compra (ubicada en la página de Aplazamiento de revisión) ha llegado. Fecha de renovación posterior a la fecha de finalización de la suscripción – La fecha de renovación de la línea de orden de compra es posterior a la fecha en que finaliza la suscripción. La línea de orden de compra para renovación aparece en la lista de tareas de Renovación recurrente. Si se visualiza este mensaje en el IU, cerrar la línea de orden de compra o actualizar la fecha de renovación de la línea de orden de compra. Falta el código de informe – No se introdujo un código de informe para la línea de orden de compra. Aparecerá el código de informe en el área de Detalles de la línea de orden de compra en la pestaña Resumen. Los códigos de informe a menudo se usan como parte del proceso de creación de informe de Alma Analytics. Aparecerán alertas similares para códigos de informe secundarios o terciarios, si están definidos en Alma pero no asignados a la línea de orden de compra. Algunas líneas de factura difieren en precio de su línea de orden de compra enlazada. – Los precios de una o más de las líneas de la factura en la factura no coinciden con los precios de sus líneas de orden de compra asociadas.  Subscripción inactiva – La fecha de recepción esperada de la línea de orden de compra ha pasado, pero no se ha hecho ninguna reclamación en la línea de orden de compra. Esta alerta puede que aparezca después de enviar la línea de orden de compra. El registro bib es breve- El registro es breve y se debe extender/sustituir. Este mensaje se verá con menos frecuencia al reducir el umbral de nivel breve. Véase el parámetro brief_level en Configurar otros ajustes (Gestión de recursos). El registro bib es un conjunto de series/libros – El registro es parte de una serie. Esto puede significar que un tipo de línea de orden de compra de una orden monográfica fue usada para un registro bibliográfico de un periódico/serie. Las siguientes líneas de orden de compra tienen una solicitud asociada a su título. ¿Está seguro de que desea continuar? – Cuando se seleccionan múltiples líneas de orden de compra para recibir en una acción, si una o más de las líneas de orden de compra tienen una solicitud asociada a ellas, aparece esta alerta. El propietario de la factura es la institución. Todas las líneas de órdenes de compra asociadas pertenecen a una única biblioteca. Puede cambiar el propietario de la factura para que coincida con el propietario de la línea de orden de compra. – El valor del campo Propietario de la factura difiere de los valores de los campos Propietario de todas las líneas de orden de compra en la factura, los cuales son todos idénticos. El recurso pedido se canceló en una orden anterior #{0} – Cuando una orden se crea en forma manual, si una orden para el mismo recurso se canceló, aparece esta alerta. El recurso pedido ya existe en el Inventario ({0} colecciones electrónicas) – Cuando una orden se crea en forma manual para un recurso electrónico que ya existe en el sistema, aparece esta alerta. El recurso pedido ya existe en el inventario: {0} copias en la biblioteca: {1}. – Cuando una orden se crea en forma manual para un recurso físico que ya existe en el sistema, aparece esta alerta. Hay una orden activa #{0} para este recurso pedido en la biblioteca: {1} – Cuando una orden se crea en forma manual, si ya existe una orden activa para ese mismo recurso, aparece esta alerta.
Método de adquisición	El método usado para adquirir el ejemplar. Véase Configurar métodos de adquisición.
Código Vendedor	El vendedor.
Tipo de línea de orden de compra	El tipo de compra (por ejemplo, libro impreso, material audiovisual y demás). Véase Habilitar/deshabilitar tipos de línea de orden de compra
Tipo de Fuente	El proceso que creó la línea de orden de compra. Las opciones disponibles son: Ejemplar de selección Importar EOD Importar preparación para la estantería API Solicitud de compra Cualquiera