Independencia de la biblioteca de servicios al usuario

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Vea también la grabación del seminario web del 18 de enero.

La independencia de la biblioteca de servicios al usuario admite una mejor separación de las actividades de servicios al usuario entre múltiples bibliotecas que están agrupadas en una institución de Alma como, por ejemplo:

Pequeñas universidades u otras organizaciones que están agrupadas en una sola institución de Alma.
Esto puede suceder por consideraciones que tienen que ver con el tamaño de las bibliotecas y la capacidad de mantener una institución completa de Alma. Al ser bibliotecas independientes, los flujos de trabajo y configuraciones de las bibliotecas pequeñas deben estar lo más separados posible de otras bibliotecas. Esto es especialmente cierto en lo que respecta a los flujos de trabajo de servicios al usuario donde la privacidad de este se ve afectada de manera no deseable, por tener datos de servicios al usuario compartidos con otras bibliotecas agrupadas en la misma institución de Alma. Por otro lado, al ser una biblioteca pequeña con un personal mínimo, mantener una institución completa de Alma por cada biblioteca es una carga.
Los colegios independientes que son parte de una sola institución.
Si bien la institución puede tener configuraciones, flujos de trabajo y datos compartidos que hacen que la topología recomendada de Alma sea una sola institución, puede estar formada por universidades históricamente independientes. Por ejemplo, estas universidades pueden gestionar los mismos fondos y esquemas de compras, pero ser totalmente independientes en lo que se refiere a su enseñanza y por lo tanto, los aspectos de servicios al usuario de sus flujos de trabajo.
Las instituciones que están organizadas como campus independientes
De manera similar al caso del uso de varias universidades, una institución se puede componer de múltiples campus que pueden estar muy alejados entre sí. Esta simple consideración geográfica hace que su enseñanza y, por lo tanto, sus flujos de trabajo y políticas de servicios al usuario sean independientes entre sí.

En todos los casos de uso anteriores, mantener una sola institución de Alma pero permitir una mayor independencia de las bibliotecas equilibra correctamente el requisito de una sola institución de Alma con la necesidad de las bibliotecas de mantener su independencia.

La independencia de la biblioteca de servicios al usuario permite separar las actividades de servicios al usuario en dos modelos:

El modelo de independencia completa de servicios al usuario
Este modelo restringe al máximo el acceso a los datos de servicios al usuario, lo que permite el acceso a la actividad de servicios al usuario solo al personal con roles en la biblioteca propietaria del recurso. Por ejemplo, en este modelo, los operadores del mostrador de circulación en una biblioteca tienen acceso a la información de préstamos de los usuarios solo si el ejemplar prestado pertenece a la biblioteca del alcance del operador del mostrador de circulación.
El modelo de independencia parcial de servicios al usuario
Este modelo equilibra la privacidad de los usuarios al brindarles la mejor experiencia de servicio. Es similar al modelo completo en todos los aspectos, con la excepción de que da un acceso más liberal al personal de la biblioteca de recogida, pues son los que están en contacto directo con el usuario y necesitan acceso a los datos relevantes de servicios al usuario para brindar mejores servicios. Por ejemplo, en este modelo, los operadores del mostrador de circulación de una biblioteca tienen acceso a la información de préstamos de los usuarios no solo para préstamos que pertenecen a la biblioteca de su ámbito, sino también para préstamos que se recogen en la biblioteca del alcance del operador del mostrador de circulación.

Ex Libris establece la configuración del modelo de separación de bibliotecas requerido. Comuníquese con Ex Libris para activar un modelo deseado.

Las siguientes secciones detallan cómo la implementación de un modelo u otro afecta a las diferentes partes interesadas de servicios al usuario.

Usuarios

La autorización del usuario y elegibilidad del servicio se basan en el rol del usuario y las reglas de servicios al usuario. Ambos elementos se pueden gestionar a nivel de biblioteca, por ejemplo:

Los roles de los usuarios se pueden asignar a una biblioteca específica. En ese caso, los usuarios solo tienen permitido solicitar y prestar ejemplares que sean propiedad de la biblioteca en donde tengan un rol de usuario.
El registro de usuarios en un mostrador de circulación se puede hacer de manera que cree un rol del usuario solo para la biblioteca donde el registro se esté llevando a cabo (Ubicación 'Actualmente en' del mostrador). Esto se logra al establecer Reglas para el registro de usuarios que determinan el rol del cliente asignado que se hará en el ámbito de una biblioteca (y no de la institución). También es posible asignar cuotas de registro separadas para cada biblioteca. Registrar usuarios en bibliotecas específicas (y activar las reglas de registro relevantes) también es posible al usar la Crear API de usuarios.

Es posible limitar la capacidad de búsqueda de cuentas de usuario, de modo que los usuarios que hayan iniciado sesión solo puedan buscar cuentas que tengan un rol de usuario que esté asignado a una biblioteca a la que estén asignados los roles del operador de la biblioteca. Para establecer esta opción, utilice el menú de configuración Gestión de usuarios>General>Otros ajustes para establecer el parámetro limit_user_search_by_library_scope en verdadero.

Personal del mostrador de circulación

Implementar cualquiera de los modelos de independencia de servicios al usuario limita el acceso del personal del mostrador de circulación a las actividades relacionadas con servicios al usuario.

Los operadores del mostrador de circulación solo pueden renovar roles de usuarios para bibliotecas en su alcance habilitado. Para información general sobre mostradores de circulación, véase Gestionar servicios al usuario en un mostrador de circulación.

Notificaciones a usuarios

Cuando trabaja en uno de los modelos de independencia de servicios al usuario, los adjuntos de usuario a nivel de institución y a nivel de biblioteca son compatibles. Cuando se envía una notificación a un usuario, se crea un adjunto en el registro del usuario según el propietario de la notificación; por ejemplo: un recibo de préstamos es propiedad de la biblioteca de recogida, una notificación de vencimiento es propiedad de la biblioteca que es propiedad del ejemplar y una notificación general al usuario es propiedad de la institución.

Se recomienda activar el parámetro del cliente separate_patron_notifications_by_library cuando trabaje en un modelo de independencia de servicios al usuario, para que las notificaciones acumuladas de servicios al usuario se agrupen por biblioteca y no en toda la institución.

Antes de activar este parámetro, hay consideraciones importantes que se describen en la documentación del parámetro separate_patron_notifications_by_library (Menú de configuración > Servicios al usuario > General > Otros ajustes).

Véase Configurar la información de contacto de la institución/biblioteca.

Las cartas/correos electrónicos de usuarios específicos de la biblioteca pueden tener una dirección Responder a específica. Esto permite a los usuarios responder a la biblioteca apropiada.
A continuación, se indican las cartas afectadas por esta función.

Carta de recibo de pago de multa
Carta de prestado por
Carta de cancelación de solicitud
Carta de notificación de entrega de documentos
Carta de notificación de digitalización
Carta de Notificación de Multas/Cuotas Completa
Aviso de estado del préstamo
Carta recibo de préstamo
Carta de préstamo perdido
Carta de notificación de préstamo perdido
Carta de préstamo por pago de reposición de préstamo perdido
Carta de recordatorio de estante de reservas
Carta de préstamos vencidos y perdidos
Carta de notificación de préstamos vencidos y perdidos
Carta de entrega personal
Carta de estantería de reservas
Carta de informe de solicitudes
Carta de recibo de devolución
Carta de aviso de fecha de vencimiento reducida
Carta Breve de Préstamo
Carta de cortesía
Carta de Aviso de Vencimiento
Carta de actividad de préstamos

Operadores de solicitudes

Los operadores de solicitudes, como el personal del mostrador de circulación, poseen roles asignados a nivel de biblioteca y solo tienen acceso a los mostradores de circulación a los que una biblioteca dada les haya autorizado. Las tareas Recoger de la estantería a las que estos operadores tienen acceso se limitan a las que están gestionadas por la biblioteca en la que se les ha asignado un rol.

Cuando trabaje en cualquiera de los modelos de independencia de servicios al usuario, el Monitor de solicitudes se filtra según la propiedad de la biblioteca. Las consideraciones que determinan una propiedad de la solicitud activa son las mismas que para el operador del mostrador de circulación. En instancias de solicitudes no activas, tales como solicitudes completadas o canceladas:

Gerentes de usuarios

Los gerentes de usuarios con roles que están en el alcance de una biblioteca solo tienen acceso a préstamos, devoluciones, solicitudes, sanciones, notas, cuotas, categorías estadísticas y notificaciones de su biblioteca o bibliotecas en su alcance. Las consideraciones para lo que se les permite ver son las mismas que para los operadores del mostrador de circulación. Los gerentes de usuarios con roles que están en el alcance de la institución tienen acceso a todas las actividades del usuario sin importar la biblioteca propietaria.

Administradores de servicios al usuario

Es posible limitar usuarios con un rol de administrador de servicios al usuario para gestionar solo bibliotecas específicas. Los administradores limitados pueden acceder y actualizar solo las configuraciones que afectan a su biblioteca de alcance.

Préstamos: Los operadores del mostrador solo verán los préstamos de los usuarios si los ejemplares prestados están activados según el alcance del rol del operador y el modelo seleccionado:
- En el modelo de independencia completa de servicios al usuario, los préstamos activos solo son visibles a los operadores con un rol de circulación en la biblioteca propietaria del ejemplar.
  Un operador en una biblitoeca de recogida solo ve los préstamos efectuados en la sesión actual. Cualquier acción posterior sobre el préstamo (como una renovación) requiere comunicarse con la biblioteca propietaria.
- Además de los préstamos visibles cuando se usa el modelo de independencia completa de servicios al usuario, en el modelo de independencia parcial de servicios al usuario, el operador también ve los préstamos que se realizaron en una biblioteca que el operador puede ver.
Devoluciones: Como en préstamos, los operadores del mostrador solo ven los préstamos de los usuarios si los ejemplares prestados están habilitados según el alcance del rol de operador y el modelo seleccionado (es decir, solo préstamos de ejemplares propiedad de la biblioteca del operador, o también los que se devuelven en la biblioteca del operador).
Solicitudes: Los operadores del mostrador solo ven las solicitudes de los usuarios si el alcance del rol del operador es uno de los siguientes:
- Una biblioteca que posee un ejemplar que puede cumplir con la solicitud. Cuando se detalla una solicitud, esto solo limita la biblioteca propietaria del ejemplar seleccionado.
- La biblioteca de recogida seleccionada en la solicitud.
- La biblioteca que gestiona la solicitud en cualquier momento. Por ejemplo, si un ejemplar está en tránsito de una biblioteca específica para cumplir una solicitud, el operador de esa biblioteca puede ver la solicitud para gestionarla hasta que se reciba en la biblioteca de recogida.

Solo las solicitudes del usuario se ven afectadas por el alcance del rol del operador. Por ello, por ejemplo, las solicitudes de Orden de trabajo o de Tránsito para volver a colocar en estanterías ajenas al alcance del operador de todos modos son visibles para el operador.
En el Modelo de independencia completa de servicios al usuario, las solicitudes solo son visibles para los operadores de la solicitud con un rol relevante en la biblioteca propietaria del ejemplar que haya cumplido la solicitud (para solicitudes completadas) o que pueda haber cumplido la solicitud en el momento de la cancelación (para solicitudes canceladas) o biblioteca de recogida solicitada (para solicitudes activas).
En el Modelo de independencia parcial de servicios al usuario, las solicitudes son visibles para los operadores de la solicitud con un rol relevante en la biblioteca propietaria del ejemplar que realizó la solicitud (para solicitudes completadas) o que pueda haber realizado la solicitud en el momento de la cancelación (para solicitudes canceladas), o bien la biblioteca de recogida solicitada.

Cuotas: Los operadores de mostrador solo ven un balance de cuotas que son propiedad de una biblioteca en su alcance habilitado (o propiedad de la institución). De igual forma, solo pueden procesar (recibir pagos o condonar) cuotas que son propiedad de una biblioteca que está en su alcance habilitado (o propiedad de la institución).
Sanciones: Es posible crear sanciones que son propiedad de una biblioteca dada. Los operadores de mostrador solo pueden ver y gestionar sanciones que son propiedad de una biblioteca que está en su alcance habilitado (o propiedad de la institución).

Las sanciones a nivel de biblioteca afectan solo a préstamos de ejemplares de la misma biblioteca.
Notas: Es posible crear notas que son propiedad de una biblioteca dada. Los operadores de mostrador solo pueden ver y gestionar notas que son propiedad de una biblioteca que está en su alcance habilitado (o propiedad de la institución).
Categorías estadísticas - Es posible crear categorías estadísticas de usuarios que sean propiedad de una biblioteca determinada. Los operadores de mostrador solo pueden ver y gestionar categorías estadísticas que sean propiedad de una biblioteca que está en su alcance habilitado (o que sean propiedad de la institución).

Cuando se usan categorías estadísticas como entrada para las reglas de servicios al usuario, solo afectan a préstamos y solicitudes de ejemplares de la misma biblioteca
Notificaciones: Los operadores de mostrador solo pueden ver las notificaciones enviadas por una biblioteca que está en su alcance habilitado (o enviadas por la institución).
- Los adjuntos de la institución son visibles a todos los operadores con acceso a los adjuntos del usuario.
- Los adjuntos de la biblioteca son visibles a los operadores con un rol en la biblioteca a la que pertenezca el adjunto.