Sistemas de Tesorería

Como parte de los procesos de biblioteca, se puede cobrar a los usuarios varias multas y cuotas, como por inscribirse a un curso, por servicios extra de educación, etc. Por ejemplo, si un usuario devuelve un libro prestado más tarde de su fecha de vencimiento, al usuario se le cobra por cada día que pase después de la fecha de vencimiento. Para más información, ver Gestión de Multas y Cuotas de Usuario. y Configurar Funcionamiento de Multas/Cuotas.

Muchas instituciones gestionan los cobros que tienen que ver con el usuario en un sistema dedicado a la tesorería. Esta puede ser el sistema ERP de la institución o un sistema que se encargue de las finanzas relacionadas con el usuario. Se puede exportar información de multas y cuotas desde Alma hasta su sistema de tesorería como un fichero XML. Alma genera ID únicos para cada transacción exportada con el fin de hacer que coincidan cuando la transacción vuelva a importarse más adelante (para más información, véase Configurar ID de transacción Bursar). Alma también exporta un ID creado internamente, que la institución no puede configurar. Este ID también puede usarse al momento de importar para emparejar transacciones.

Después de crear y de programar el perfil de integración de tesorería, la tarea Exportar al Administrador Usando Perfil <nombre del perfil> se programará. El estado para multas y cuotas exportadas se establece como Cerrado. Una vez que se han gestionado las multas y cuotas en el sistema de finanzas, se pueden volver a importar a Alma utilizando la tarea de Importar del Administrador usando el Perfil <nombre del perfil de integración> Multas y cuotas. En ese caso, el estado para multas y cuotas exportadas se establece como Transferido

Por ejemplo: Si Alma o un bibliotecario añade una multa a un usuario (por ejemplo, 10 dólares por un ejemplar perdido), la multa aparecerá como un valor positivo en Alma. Cuando el perfil de integración se ejecuta, el balance previsto del usuario se reduce a 0, ya que Alma pasa la responsabilidad de gestionar y colectar la multa al sistema del administrador. Si subsecuentemente el usuario tiene una multa negativa (por ejemplo, -10 dólares después de que el usuario haya encontrado y devuelto el ejemplar perdido), aparecerá un valor negativo en Alma. Una vez más, este valor se reduce a 0 una vez que se ejecute el perfil de integración.

Una vez que la multa/cuota se haya exportado, se considerará activa si la sección de Importar se ha activado en el perfil de integración. Por lo tanto, el usuario no se puede eliminar hasta que el pago se haya recibido de tesorería. Esto se aplica a eliminaciones manuales, las tareas de Purgar Registros de Usuarios, y para las tareas de Condonación Masiva de Multas. No será posible purgar un usuarios que hayan exportado multas/cuotas. Si el parámetro de allow_activity_on_transferred_finesfees se ha configurado como falso y el usuario ha exportado multas/cuotas, las cuotas tampoco se reclamarán. Además, ambas tareas incluyen las multas/cuotas exportadas cuando se calcule el umbral de condonación. Las tarifas se cerrarán cuando el proceso de importación reciba una entrada sobre el pago de las multas en la gestión financiera, o si el parámetro allow_activity_on_transferred_finesfees se establece en verdadero y las multas se han pagado en el mostrador de circulación.

Si la sección de Importar no se ha activado entonces se considerará que las exportaciones de multas/cuotas se habrán cerrado y gestionado como si se hubieran pagado las multas/cuotas.

Para más detalles, ver https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/discovery.

1. Comprobar que se ha configurado la conexión FTP (ver Configurar Conexiones S/FTP) para que se utilice este servicio.
2. En la página de la Lista de Perfiles de Integración ( Configuración de Alma > General > Sistemas externos > Perfiles de integración), seleccionar Añadir sistema externo. Se abrirá la primera página del asistente de perfil de integración.
   
   Asistente del Perfil de Integración de Tesorería - Página 1
3. Introducir un código y un nombre para el perfil que se está definiendo.
4. Para el Tipo de integración, seleccionar Tesorero.
5. Para el tipo de conexión S/FTP, seleccionar la conexión FTP.
6. Seleccionar el tipo de sistema en Sistema. Si se selecciona Otro, se tiene la opción de introducir detalles adicionales del sistema en Descripción del Sistema.
7. Otra opción es, introducir una descripción de la integración que se está configurando.
8. Cuando se haya terminado, seleccionar Siguiente. Aparecerá la segunda página del asistente.
   
   Asistente del Perfil de Integración de Tesorería - Página 2
9. Introducir la siguiente información:

   Campos del Perfil de Integración de Tesorería

   Sección	Campo	Descripción
   Exportar	Activo (Requerido)	Solo se pueden programar perfiles activos.
   	Tiempo antes exportar (días)	El tiempo, en días, que se desea que Alma espere antes de exportar las multas y cuotas al sistema del administrador. Este campo es obligatorio.
   	Cantidad mínima para el usuario	La cantidad mínima de deuda que un usuario debe alcanzar antes de que las multas y cuotas del usuario se exporten (para que se utilice de modo que se evite que se exporten pequeños cobros adicionales). Al calcular el balance del usuario para esto, primero Alma considera definidos todos los demás parámetros en el perfil (antigüedad de las multas y cuotas, propietario y tipo). Si la cantidad total de multas y cuotas exportables está por debajo de la cantidad mínima, las multas y cuotas no se exportarán. Esto incluye créditos, introducir 0 en este campo o dejar el campo en blanco. Los puntos decimales se deberían introducir en rojo en este campo.
   	Tipo de indentificador de usuario.	El tipo de identificador de usuario utilizado para emparejar usuarios cuando un fichero contenga una identificación de usuario. Seleccionar una de las opciones predefinidas por un administrador. Ver Visualizar Tipos Adicionales de Identificador de Usuario.
   	Grupo de usuario	Los grupos de usuarios cuya información de multas y cuotas se exporta. Si este campo se deja en blanco, Alma exportará la información de multas y cuotas para todos los grupos de usuarios.
   	Tipos de multa/cuota para exportar	Los tipos de multas/cuotas para exportar. Cuando se introduzca este campo, solo se exportarán multas/cuotas de los tipos especificados. Si este campo se deja en blanco, Alma exportará la información de multas y cuotas sin tener en cuenta el tipo.
   	Multas/cuotas de la institución	Determina las multas y cuotas de la institución que se exportan al sistema del administrador.
   	Multa/cuota de biblioteca	Las multas y cuotas del usuario se exportan para ejemplares que son propiedad de las bibliotecas seleccionadas en el momento de creación de la multa o cuota. Si este campo se deja en blanco, Alma no exportará ninguna información de multas/cuotas de la biblioteca. Nótese que si la Multa/Cuota Institucional se ha configurado como No, se debe seleccionar por lo menos una biblioteca; si no se seleccionan bibliotecas, se debe configurar la Multa/Cuota Institucional como Si.
   	Ruta de fichero de salida	Un subdirectorio de la ruta especificada cuando crea la conexión S/FTP. Por ejemplo, si se especificó Alma en el campo de Subdirectorio durante la configuración de la conexión S/FTP y se introduce Tesorería en el campo de Ruta de fichero de salida, la información de multas/cuotas se exportará al directorio de Tesorero Alma (bajo el directorio FTP de raíz).
   	Programar	Una opción de programación. Los tiempos están pre-configurados por EX Libris para las opciones de ejecución diaria, semanal y mensual.
   Importar	Activo (Requerido)	Solo se pueden programar perfiles activos.
   	Ruta de fichero de entrada	Un subdirectorio de la ruta especificada cuando crea la conexión S/FTP. Por ejemplo, si se especificó Alma en el campo de Subdirectorio durante la configuración de la conexión S/FTP y se introduce tesorero en el campo de Importar ruta de fichero, la información de multas/cuotas se importará desde Tesorero Alma(bajo el directorio FTP de raíz).
   	Programar	Una opción de programación. Los tiempos están preconfigurados por Ex Libris para las opciones de ejecución diaria, semanal y mensual.

10. Seleccionar Guardar. Se ha guardado el perfil.

En la página de la Lista de Perfil de Integración, seleccionar Editar en la lista de acciones de la columna para el perfil de administrador que se haya definido y seleccionar la etiqueta Acción. Asegurarse de que se ha seleccionado el botón de radio como Activo para la sección y seleccionar Ejecutar en la parte inferior de la sección correspondiente.

La tarea se ejecuta tan pronto como el sistema lo pueda admitir. Si están habilitadas las notificaciones por correo electrónico en Alma, recibirá una notificación por correo electrónico.

Para visualizar el estado de la tarea, la cantidad de ficheros procesados, y otra información, seleccionar Historial de Tareas en la lista de acciones de la columna para el perfil en la página de la Lista de Perfil de Integración.