Crear y editar registros y plantillas BIBFRAME

Crear un nuevo registro

Para crear un nuevo trabajo o instancia:

Seleccione Recursos > Catalogación > Catalogar registros BIBFRAME.
Seleccione Crear nuevo registro.
Seleccione la clase de Trabajo o Instancia.
Seleccione si desea catalogar un registro desde una Plantilla o desde un formulario En blanco.
1. Al seleccionar Crear desde plantilla, se genera una lista de plantillas relevantes para la clase seleccionada (la subclase ya está establecida en la estructura de la plantilla). Al seleccionar Catálogo (que se activa tras elegir una plantilla), se abre el formulario de la plantilla de catalogación.
2. Al seleccionar Crear en blanco, se genera una lista de subclases para seleccionar. Al seleccionar Catálogo (que se activa tras elegir una subclase), se abre el formulario de catalogación.

Crear un trabajo

Un Trabajo representa la esencia conceptual de un recurso: de qué trata el recurso, más que de su forma física.

Para crear un nuevo trabajo, seleccione una subclase que defina el tipo de trabajo (p. ej., monografía, publicación seriada). Si crea un nuevo trabajo a partir de una plantilla, no es necesario seleccionar una subclase, ya que ya está configurada en la estructura de la plantilla. A continuación, puede añadir y editar campos o secciones según sea necesario.

La sección Título es obligatoria. Utiliza la propiedad bf:title y la clase bf:Title, e incluye el campo bf:mainTitle. Esta sección se incluye automáticamente en todas las plantillas predeterminadas de Alma y se añade automáticamente al crear un nuevo registro de trabajo o plantilla desde cero.

Puede añadir más campos a la sección del título o incluir secciones o campos adicionales según sea necesario para describir su recurso.

Incluya información clave como:
- Título
- Asunto
- Lugar
- Género
- Idioma
- Clasificación
- Colaboradores (esto se divide en dos secciones: Colaboración principal y Colaboración. Ambos utilizan la propiedad bf:contribution, pero están asociados a clases diferentes: bf:PrimaryContribution y bf:Contribution).

Si borra la sección Título y no la sustituye, no podrá guardar el registro Trabajo.

Crear una instancia

Una Instancia describe una manifestación física o digital específica de un Trabajo, como un libro impreso, un libro electrónico o un microformato.

Al crear un registro de Instancia, seleccione una subclase para definir el tipo de instancia (p. ej., impresa, electrónica, microformato, instancia secundaria). Si crea un nuevo trabajo a partir de una plantilla, no es necesario seleccionar una subclase, ya que ya está configurada en la estructura de la plantilla. A continuación, puede añadir y editar campos o secciones según sea necesario.

La sección Título (con la propiedad bf:title y la clase bf: Title, incluye el campo bf:mainTitle) y el campo Instancia de (vincula la instancia a un trabajo existente en Alma) son dos elementos obligatorios para cada instancia. Estos elementos obligatorios se incluyen en todas las plantillas de Alma y se añaden automáticamente al crear un nuevo registro de instancia o plantilla desde cero. Si elimina la sección Título o el campo Instancia de, no podrá guardar el registro Instancia.

Por defecto, los registros de instancia BIBFRAME nativos recién creados se guardan en estado oculto. Las bibliotecas que deseen que estos registros aparezcan en los resultados de búsqueda deben desactivar explícitamente la supresión tras la creación de cada registro.

Puede personalizar el registro añadiendo más campos o secciones.

Incluya información clave adicional como:
- Detalles del editor (lugar y fecha de publicación)
- Descripción física (para formatos impresos)
- Identificadores
- Tipo de medios
- Declaración de edición

Editar un registro BIBFRAME

Una vez que haya creado y guardado un trabajo o una instancia BIBFRAME, tiene dos opciones para continuar con su trabajo:

Continuar editando directamente en el editor LOD (editor de datos abiertos enlazados).
Acceder al registro más tarde mediante búsquedas persistentes:
- Los trabajos aparecen en la Búsqueda de trabajos.
- Las instancias aparecen en la búsqueda Todos los títulos.

Cada entidad BIBFRAME tiene una acción Editar registro. Al seleccionar Editar registro. se abre el registro en el editor de formularios. Desde aquí, puede realizar cambios y seleccionar Guardar registro para actualizar el registro al instante.

Si realiza cambios y desea continuar más tarde, seleccione Guardar borrador. La copia de trabajo del registro se guarda como borrador en el editor LOD y se puede acceder a ella más tarde desde el menú de recursos.

El borrador se convierte en un registro que puede funcionar de forma plena al seleccionar Guardar registro.

Para obtener más información, consulte Gestión de registros en el Editor LOD de Alma.

La documentación sobre la búsqueda y la indexación de registros BIBFRAME está disponible como parte de la documentación sobre indexación. Para agilizar el proceso, la información indexada se extrae de BIBFRAME mediante una conversión sobre la marcha a MARC21. Para obtener más información, consulte Índices de búsqueda BIBFRAME y Búsqueda de trabajos.

Al editar un registro, ya sea dentro del editor o dentro de la búsqueda permanente, puede Guardar como plantilla y guardar la estructura del registro como una nueva plantilla, con o sin los valores del registro específico.

Esta función de edición también admite registros importados a Alma. El editor LOD se puede utilizar para editar cualquier elemento definido en las ontologías BIBFRAME o BFLC.

En la búsqueda Todos los títulos, la acción Editar registro se comparte en todos los formatos de metadatos. Sin embargo, al editar una instancia BIBFRAME, esta acción abre el editor LOD en lugar del editor de metadatos (MDE).

Los cambios realizados en Alma en un registro importado se almacenan y solo son visibles dentro de Alma. El URI original de la entidad (normalmente creado en un editor externo) sigue resolviéndose a la versión original de los datos. Alma mantiene un enlace a la versión de Alma utilizando un atributo OWL:sameAs, por lo que si se utiliza el URI de Alma, se resuelve a la versión actualizada almacenada en Alma.

Crear una plantilla

Las plantillas del editor LOD de Alma están diseñadas para agilizar el proceso de catalogación, ya que proporcionan estructuras reutilizables para los tipos de registros más comunes.

Puede crear plantillas principalmente de las siguientes maneras, dependiendo de su flujo de trabajo:

Crear una plantilla a partir de un registro en el editor LOD (Recursos > Catalogación > Catalogar registros BIBFRAME)
Crear una plantilla desde la página Gestión de plantillas (Recursos > Catalogación > Gestionar plantillas BIBFRAME)

Crear una plantilla a partir de un registro

Al crear o editar un registro, puede guardarlo como una plantilla con o sin contenido. Esta es una forma rápida de convertir un registro bien estructurado en un punto de partida reutilizable para futuras catalogaciones.

Para guardar un registro como plantilla:

Desde el registro, seleccione Guardar como plantilla. Aparece la ventana Guardar plantilla.

Opciones de Guardar como plantilla
Campo	Valor por defecto	Descripción
Guardar plantilla con el contenido del registro	Sin marcar	Si se selecciona Guardar plantilla con contenido del registro, la plantilla también contiene los valores del contenido introducido.
Activo	Marcado	Solo se muestran las plantillas activas al crear un nuevo registro a partir de una plantilla. En la lista de gestión, todas las plantillas incluyen una indicación de Activo/Inactivo. Las plantillas se pueden cambiar manualmente como una acción puntual cambiando la posición de la alternancia o utilizando la acción masiva. Las plantillas inactivas se pueden duplicar, borrar y editar como plantillas activas Si la plantilla es Pública, el creador o el administrador del catálogo puede configurarla para desactivarla/activarla. Si la plantilla es Privada, solo el creador puede configurarla para desactivarla/activarla. Las plantillas predeterminadas solo pueden ser activadas o desactivadas por el administrador del catálogo.
Privado	Marcado	Las plantillas marcadas como privadas pueden ser vistas, gestionadas y borradas por el usuario propietario y el administrador del catálogo con privilegios para catalogar. Las plantillas predeterminadas están codificadas como públicas y no se pueden editar.

Guardar un registro como plantilla.

Guardar plantilla

Seleccione Guardar para guardar la nueva plantilla con la clase, las subclases y el campo tomados del registro editado.

La plantilla se puede gestionar y editar en la página de gestión de plantillas (Recursos > Catalogación > Gestionar plantillas BIBFRAME).

Crear una plantilla desde la página de gestión de plantillas

Para gestionar y crear plantillas, seleccione Recursos > Catalogación > Gestionar plantillas BIBFRAME. Puede:

Ver las plantillas predeterminadas proporcionadas por Alma (consulte Plantillas predeterminadas de Alma)
Cree sus propias plantillas seleccionando Añadir nueva plantilla
Editar una plantilla existente
¡Nuevo en mayo! Reordenar las secciones de la plantilla
Duplicar una plantilla existente
Borrar una plantilla existente

A cada plantilla se le asigna automáticamente un nombre por defecto, que puede editar. También puede añadir una descripción para aclarar el propósito de la plantilla a otros usuarios.

El flujo de trabajo para crear una plantilla desde la página Gestionar plantillas BIBFRAME es el mismo que para crear un registro. Debe seleccionar una clase y una subclase para la plantilla y, a continuación, puede añadir secciones y campos según sea necesario.

Una vez creada una plantilla, la clase y la subclase no se pueden cambiar. Si necesita una clase o subclase diferente, cree una nueva plantilla en su lugar.

Si selecciona una plantilla del flujo de trabajo de creación de registros y luego selecciona Guardar como plantilla nuevamente después de realizar cambios, Alma crea una nueva plantilla y no sobrescribe la existente.

Plantillas predeterminadas de Alma

Alma proporciona plantillas integradas para registros de obras e instancias (incluidas monografías y publicaciones seriadas) como parte del editor.

Las plantillas predeterminadas son:

Solo lectura – no se pueden editar.
Disponible para su uso al crear nuevos registros.
Duplicables – puede copiarlas para crear sus propias plantillas personalizadas.
Marcadas con una etiqueta Alma para identificar que son plantillas predeterminadas.

A continuación se muestra una lista de las plantillas predeterminadas de Alma:

Alma - Trabajo: Monografía: Texto
Alma - Trabajo: Serie: Texto
Alma - Instancia: Impresión (Monografía)
Alma - Instancia: Imprimir (Publicación seriada)
Alma - Instancia: Electrónica (Monografía)
Alma - Instancia: Electrónica (Publicación seriada)

Acciones masivas para plantillas

Las plantillas se pueden activar, desactivar o borrar de forma masiva.

Para borrar/activar/desactivar plantillas de forma masiva:

Seleccione las plantillas pertinentes. Las acciones masivas están habilitadas.
Seleccione si desea Borrar selección/Activar selección/Desactivar selección de plantillas. Se aplica la acción masiva.
- Borrar selección — esto muestra un mensaje de confirmación y borra la plantilla seleccionada. Se comprueban los privilegios de eliminación vigentes (como si se eliminara una plantilla puntual).
  
  Si una plantilla predefinida se marca para su eliminación, no se borra y se muestra el informe de mensajes, por ejemplo: Acción completada en 1 de los 2 ejemplares seleccionados.
- Activar selección — esto cambia el estado de las plantillas inactivas a activas. Las plantillas activas permanecen activas.
- Desactivar selección — esto cambia el estado de las plantillas activas a inactivas. Las plantillas inactivas permanecen inactivas.

Facetas de campo de plantilla: Activa/Inactiva y Pública/Privada

Los campos de la plantilla están disponibles como facetas en:

Estado:

Todo
Activo
Inactivo

Alcance:

Todas (no incluye plantillas privadas para otros miembros del personal, excepto el administrador del catálogo, que puede ver todas las plantillas)
Mis plantillas
Plantillas públicas

Independencia de plantillas y registros

Una plantilla no está enlazada a ningún registro específico. En cambio, sirve como estructura inicial para crear nuevos registros. Una vez creado y guardado un registro, este pasa a ser independiente de la plantilla en la que se basaba.

Cuando posteriormente edite ese registro, el despliegue del formulario se generará basándose en la estructura del propio registro, y no en la plantilla original. Esto garantiza que cualquier cambio realizado en la plantilla no afecte los registros existentes, preservando su integridad y evitando problemas no deseados.

Gestión de registros en el editor LOD de Alma

El editor LOD (editor de datos abiertos enlazados) muestra todas las copias de trabajo de los registros (Trabajos e Instancias) que se están procesando para cada usuario específico. Esto incluye:

Registros creados recientemente y aún no publicados por el catalogador
Los registros se están editando dentro de las búsquedas permanentes y aún no se han publicado
Borradores — registros en proceso de edición para los que se activa la acción Guardar borrador

Bloqueo de registro

Cuando se está editando un registro BIBFRAME, queda bloqueado para otros catalogadores. Esto impide que otros usuarios puedan modificar el mismo registro y quizá ignorar los cambios. Además, un registro bloqueado no puede sobreescribirse con una importación ni actualizarse con una tarea de actualización.

Otros usuarios que intentan editar el registro ven una indicación bloqueado por.

Al salir del editor LOD sin seleccionar Publicar registro o Guardar y publicar registro, el registro permanece bloqueado y aparece en el panel izquierdo.

Para controlar cuánto tiempo se bloquea a otros usuarios el uso del registro, establezca el ajuste de working_copy_lock_timeout (consulte tiempo de espera del bloqueo de la copia de trabajo para obtener más información). El valor por defecto es una hora.

Los registros editados en el editor LOD siguen apareciendo en el panel izquierdo hasta que los publique o hasta que expire el ajuste de working_copy_lock_timeout para un registro y otro usuario lo edite posteriormente. Cuando haya terminado de trabajar en un registro, asegúrese de publicarlo seleccionando Guardar y publicar registro.

Editor LOD – Acciones

Acción	Descripción
Editar registro	Edite el registro, cree una copia de trabajo y compruebe el registro con el usuario hasta que se publique.
Guardar registro	Guarda los cambios hechos en el registro en el repositorio pero no publica el registro. Para publicar el registro, utilice la opción Publicar registro.
Guardar y Liberar Registro	Guarda el registro y lo publica. Cuando publica un registro, este se desbloquea y ya no está disponible en el panel izquierdo del Editor LOD.
Liberar Registro	Publica el registro sin guardar los cambios. Cuando publica un registro, este se desbloquea y ya no está disponible en el panel izquierdo del Editor LOD.
Guardar Borrador	Guarde el registro como borrador sin rutinas de validación. Los cambios se guardan, pero no se actualizan en el repositorio en este momento. El registro sigue estando registrado a su nombre y está disponible para usted en el panel izquierdo del Editor LOD, y no está disponible para que otros catalogadores lo editen. Los registros borrador se eliminan si no se modifican durante treinta días.
Guardar como Plantilla	Guarda la estructura del registro como una nueva plantilla, con o sin los valores del registro específico.
Guardar plantilla con el contenido del registro	Permite a los usuarios crear un registro utilizando la plantilla.
Liberar registros de otro catalogador	Solo los usuarios con el rol de administrador del catálogo pueden utilizar esta acción. Les permite publicar y desbloquear todos los registros que pertenecen a otro catalogador, independientemente de si esos registros están bloqueados en el editor LOD o MDE.
¡Nuevo en mayo de 2026! Ver trabajo (solo para la instancia de clase)	Disponible únicamente al editar o crear una instancia, y solo si el bf:instanceOf está rellenado. Si se edita la instancia instanceOf y no se guarda el registro, la acción no se muestra.
¡Nuevo en mayo de 2026! Duplicar	Disponible en el modo de Vista tanto para Trabajos como para Instancias. Duplica el registro con todo su contenido.
¡Nuevo en mayo de 2026! Crear instancia (solo para trabajos de clase)	Disponible únicamente al editar o crear un trabajo ya existente.
¡Nuevo en mayo de 2026! Ver instanca (solo para trabajos de clase)	Disponible únicamente al editar o visualizar un trabajo existente que cuente con al menos una instancia enlazada.

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