Créer une ligne de commande manuellement

Créer une ligne de commande

La procédure pour créer une ligne de commande pour du matériel physique est la même que pour du matériel électronique, sauf certaines informations spécifiques de la ligne de commande, qui sont uniques pour chaque type de matériel (voir ci-dessous).

1. Faites une recherche sur le titre pour lequel vous souhaitez créer une ligne de commande ; voir Effectuer une recherche dans Alma.
   
   Notez que vous pouvez également utiliser Rechercher de ressources externes (Ressources > Catalogue > Rechercher de ressources externes) pour localiser un titre comme celui d'OCLC ou de la Library of Congress (voir Rechercher de ressources externes). Dans la liste de résultats de la fonction Rechercher des ressources externes, sélectionnez Importer pour ouvrir l'enregistrement dans l'éditeur MD. Dans l’éditeur de métadonnées, sélectionnez Créer une ligne de commande et quitter (Ctrl+Alt+O) et la page Type et propriétaire de la ligne de commande s'ouvre.
    
2. Cliquez sur Commander dans la liste des actions pour créer une ligne de commande principale. Si l'exemplaire est une ressource électronique et qu'il est déjà associé à une ligne de commande principale, cliquez sur Commande additionnelle pour créer une ligne de commande supplémentaire à la place. La page Type et propriétaire de la ligne de commande s'affiche.
   
   Page Type et propriétaire de la ligne de commande
   C'est aussi la page qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône Créer une ligne de commande & quitter dans l'Éditeur de métadonnées.
3. Complétez les champs sur la page Type et propriétaire de la ligne de commande. Les différentes options sont expliquées dans la table ci-dessous.

   Champ	Description
   Type de ligne de commande	Sélectionnez le Type de ligne de commande pour la ligne de commande. Les options en haut de la liste sont des types recommandés, qui dépendent de l'exemplaire sur lequel vous avez cliqué pour accéder à cette page. Sauf pour les collections électroniques et les portfolios, tous les types de ligne de commande activés sont disponibles, quel que soit l'exemplaire sélectionné pour arriver sur cette page. Veuillez toutefois noter que lorsque vous commandez un exemplaire dans un format spécifique, cela ne veut pas nécessairement dire que tous les fournisseurs disposent de l'exemplaire dans ce format (si ce n'est pas le cas, le fournisseur peut refuser votre commande). Pour une explication sur chaque type et comment un administrateur peut activer/désactiver ces types, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande. Voir aussi Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat.  Les types numériques ne sont pas activés par défaut. Pour les activer, reportez-vous à la ligne concernant l'activation des commandes manuelles numériques dans le tableau Numérique - Commande manuelle. Les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire (qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes) et vous devez associer une représentation à la ligne de commande. Pour plus d'informations, voir Commandes manuelles numériques.
   Propriétaire de la ligne de commande	Dans le champ Propriétaire de la ligne de commande, sélectionnez la bibliothèque qui détient la ligne de commande Il peut différer de la bibliothèque/localisation pour laquelle la ressource est commandée (voir l'étape 5). Cette liste est définie par un administrateur du système ; voir Ajouter/Modifier les bibliothèques de l'institution. Seules les options pertinentes par rapport à votre rôle d'Opérateur des achats/Gestionnaire des achats apparaissent dans la liste.
   Créer des ressources électroniques multiples	Cette option s'affiche lorsque le titre que vous souhaitez commander dispose de plusieurs champs 856 $u (URLs) dans la notice bibliographique et que vous avez sélectionné une option Type d'achat électronique. Lorsque vous choisissez cette option, la section Liste des ressources électroniques s'affiche. Vous pouvez préciser quelles ressources électroniques vous souhaitez commander (à partir des URLs qui apparaissent dans cette section). Vous pouvez choisir n'importe quelle des ressources électroniques dans la section Liste des ressources électroniques. Celles-ci seront associées à la même liste de commande. Voir les figures ci-dessous qui présentent un exemple de notice bibliographique avec plusieurs champs 856 $u et illustrent comment commander plusieurs ressources électroniques en sélectionnant cette option. Ressource électronique (Titre/Notice bibliographique) avec plusieurs champs 856 $u Créer des ressources électroniques multiples Option sélectionnée et section Liste des ressources électroniques Ressources électroniques multiples (Associées à une ligne de commande) Créées pour la ligne de commande Pour plus d'informations sur la création de ressources électroniques multiples, voir la vidéo Commandes manuelles : Créer des ressources électroniques multiples (5:44 mins). Si vous ne sélectionnez pas l'option Créer des ressources électroniques multiples, et qu'il existe plusieurs entrées 856 $u dans la notice bibliographique à partir de laquelle vous passez commande, Alma choisira au hasard l'une des entrées 856 $u pour laquelle la ligne de commande sera créée.
   Charger à partir du modèle	Vous pouvez de manière facultative sélectionner un modèle à partir duquel charger la ligne de commande. Des modèles sont créés lorsque vous sélectionnez Enregistrer comme modèle lors de la création d'une ligne de commande (voir la dernière étape de cette procédure). Pour plus d'informations, voir Travailler avec des modèles de ligne de commande. (Nouveau en novembre) Quand vous chargez un modèle qui a été enregistré sans que le champ Prix net mis à jour en fonction de la quantité d'exemplaires soit coché, ce champ est décoché dans la ligne de commande créée, même si le paramètre client po_line_quantity_updated_with_items_number est vrai.
   Générer un code-barres à l'aide d'une séquence	Lorsque Alma est configuré pour générer des codes-barres automatiquement (voir Configurer la génération de code-barres) et que vous sélectionnez une impression ponctuelle pour le champ Type de ligne de commande et une bibliothèque pour le champ Propriétaire de la ligne de commande, le champ Générer un code-barres à l'aide d'une séquence s'affiche. Il apparaît pour toute ligne de commande physique qui crée un inventaire associé à l'exemplaire. Il s'agit de types activés sur la page de conversion Type de ligne de commande (voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande ) avec Continuité = Ponctuel et Format de l'inventaire = Physique. Sélectionnez une des options suivantes pour ce champ : Un profil de séquence de code-barres au niveau bibliothèque que vous avez sélectionné pour le champ Propriétaire de la ligne de commande (voir Configurer la génération de code-barres) L'institution par défaut est utilisée s'il n'y a pas de séquence au niveau de la bibliothèque. Profil par défaut de séquence d'un code-barres au niveau institution Aucune sélection Si vous avez sélectionné une séquence, après avoir créé la ligne de commande, Alma crée un exemplaire avec le code-barres généré automatiquement.  Code-barres généré automatiquement pour l'exemplaire Pour des commandes créées avec l'une des méthodes suivantes, Alma utilise la configuration par défaut au niveau institution ou au niveau bibliothèque de la génération de codes-barres automatique en fonction des informations relatives à la bibliothèque identifiées pour la commande : EOD À partir d'une API (commande en temps réel) Approuver une demande d'achat Recevoir les nouveaux exemplaires d'une commande récurrente
   Assigner l'inventaire manuellement	Sélectionnez ce champ pour empêcher Alma de créer automatiquement un exemplaire d'inventaire pour la nouvelle ligne de commande. Cette case à cocher n'apparaît pas si vous créez une ligne de commande pour un ordre permanent (sauf pour les commandes du type Physique - Ordre permanent non-monographique), tout service, ou les options Numérique - Pas d'archivage ou Physique - Ordre permanent monographique (ces deux options impliquant une commande sans inventaire). Si vous empêchez Alma de créer un exemplaire d'inventaire pour la ligne de commande, la ligne de commande est créée, mais pas le nouvel inventaire. Pour joindre un inventaire à la ligne de commande (après l'étape 7), ne cliquez pas sur Enregistrer et continuer à la dernière étape. À la place, sélectionnez Enregistrer et attachez la pièce jointe à l'inventaire ainsi : Pour des commandes électroniques, modifiez le champ Ligne de commande d'une ressource électronique dans l'Éditeur de ressource électronique. Pour plus d'informations, consultez Modifier une ressource électronique via l'Éditeur de ressource électronique. Pour des commandes physiques récurrentes, associez une ligne de commande à une collection se trouvant dans la liste de collections. Pour plus d'informations, voir Travailler avec la liste des collections. Pour des commandes physiques ponctuelles, modifiez le champ Ligne de commande dans l'Éditeur d'exemplaire physique. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire. Après avoir joint l'inventaire, modifiez la ligne de commande et poursuivez avec le flux de travail de commande. Pour un inventaire physique, vous devez ajouter l'inventaire manuellement à la ligne de commande avant que celle-ci ne puisse passer à l'étape de l'emballage.

4. Cliquez sur Créer une ligne de commande. Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement, une boîte de confirmation apparaît, vous demandant de confirmer que la ligne de commande sera créée, mais pas l'inventaire. Cliquez sur Confirmer pour continuer. L'onglet Résumé de la ligne de commande s'ouvre. La page est légèrement différente pour les commandes électroniques, particulièrement en ce qui concerne les champs dans les sections Exemplaires commandés et Informations sur le fournisseur. Notez que les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire (qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes) et vous devez associer une représentation à la ligne de commande.

5. L'entête de la page Résumé de la ligne de commande affiche les informations principales de la ligne de commande, notamment son statut, son type et son numéro. S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent en haut de la page. Si le statut est défini sur Évaluation en cours ou Évaluation en cours (Renouvellement), vous pouvez cliquer dessus. Dans ce cas, le test de ressource associé est affiché. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes. La création et la mise à jour des utilisateurs et des dates s'affiche lorsque vous sélectionnez l'icône d'informations dans le coin supérieur droit de la section du résumé.
6. Dans l'onglet Résumé, saisissez les informations de la ligne de commande, comme requis. Cette table inclut les champs des exemplaires physiques et électroniques.
   Une ligne de commande peut être être associée à un exemplaire ou une notice de collection. Pour plus de détails sur l'association d'une ligne de commande à une notice de collection, voir Travailler avec la liste des collections.

   Champs de l'onglet Résumé

   Section	Champ	Description
   Exemplaires commandés (pour des exemplaires physiques)	Nombre d'exemplaires à créer (requis pour les ordres non-permanents)	Le nombre d'exemplaires d'inventaire à créer. Ces exemplaires sont ajoutés à la liste d'inventaire dans la section Exemplaires commandés. Sélectionnez Modifier ou Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne si vous souhaitez modifier ou supprimer l'exemplaire. Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire.  Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
   	Bibliothèque/Localisation	Sélectionnez une bibliothèque/localisation précise (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur) pour laquelle vous souhaitez commander une quantité spécifique d'exemplaires. Elle peut être différente du Propriétaire de la ligne de commande (voir l'étape 3). Pour commander l'exemplaire pour une bibliothèque/localisation supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur Entrée. Sélectionnez la localisation supplémentaire pour laquelle vous souhaiter commander l'exemplaire et indiquez la quantité que vous souhaitez commander pour cette localisation dans le champ Nombre d'exemplaires à créer. Répétez cette procédure pour chaque bibliothèque/localisation pour laquelle vous souhaitez commander l'exemplaire. Lorsque vous sélectionnez une nouvelle localisation, vous devez d'abord sélectionner la bibliothèque où elle se trouve. Vous pouvez créer des relations entre des bibliothèques afin de permettre aux bibliothèques d'acquérir des exemplaires des unes des autres (voir Configurer les services aux usagers entres bibliothèques au sein d'une institution).
   	Exception de circulation	Ceci définit les conditions sous lesquelles une demande pour cet exemplaire peut être satisfaite. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire.
   	Note de réception	Ajoutez toutes les informations que la personne recevant l'exemplaire devrait connaître. Par exemple, indiquez la localisation prévue des exemplaires de commande permanente ou périodique dans laquelle aucun exemplaire d'inventaire n'a été créé. Le contenu de la note de réception s'affiche dans la ligne de commande et sur la page Recevoir un nouveau matériel (Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner ; voir Réceptionner du matériel physique). Lors du déplacement de lignes de commande sans inventaire, ce champ contient des informations sur la bibliothèque/localisation où l'exemplaire sera situé. Vous pouvez saisir plusieurs lignes de texte dans ce champ, mais veuillez noter que ces lignes sont affichées en un seul bloc de texte, sans sauts de ligne. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot
   	Routine à la réception	Si cette option est sélectionnée, un message de confirmation s'affiche à la réception de la ligne de commande pour informer le bibliothécaire que la commande doit suivre une routine et qu'il doit imprimer la liste des utilisateurs intéressés. Pour plus d'informations sur la réception de matériel physique, voir Réceptionner du matériel physique.
   	Reliure durant la réception	Si cette option est sélectionnée, un message de confirmation s'affiche à la réception de la ligne de commande pour informer le bibliothécaire que la commande doit être reliée. Pour de plus amples détails sur la réception de matériel physique, voir Recevoir du matériel physique. Voir également Lier (fusionner) les exemplaires.
   Portfolios commandés (pour des exemplaires électroniques)	Modèle d'accès	Le modèle d'accès détermine le nombre d'utilisateurs finaux simultanés pouvant accéder aux ressources électroniques. Le modèle d'accès apparaît également dans le portfolio. Si le modèle d'accès sur la ligne de commande est modifié et devient différent de celui indiqué sur le portfolio, le portfolio est mis à jour. Le modèle d'accès peut également être modifié dans le traitement Update PO Line Information. Il existe une option permettant de rechercher les lignes de commande grâce au modèle d'accès. La recherche simple s'appuie sur le code. Dans la recherche avancée, il existe une description déroulante uniquement. Pour plus d'informations, voir Gérer les modèles d'accès. Le champ Modèle d'accès s'affiche pour les lignes de commande suivantes : Livre électronique - Achat ponctuel Livre électronique - Récurrent Revue électronique - Achat ponctuel Revue électronique - Abonnement Titre électronique - Abonnement Titre électronique - Achat ponctuel Mise à niveau de la licence Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).  Le champ Modèle d'accès s'affiche également pour les commandes numériques.
   	Ressource électronique	La ressource électronique à laquelle la ligne de commande est liée comme ligne de commande principale. Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire. Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
   	Licence	Sélectionnez une licence dans la liste de choix rapides, à associer à la ressource, affichée dans la liste de l'inventaire. Pour plus d'informations sur les licences, voir Gérer les licences et les modifications. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Un tableau avec les ressources électroniques associées apparaît ici. Il inclut toutes les ressources pour lesquelles cette ligne de commande est soit la ligne de commande principale soit une ligne de commande supplémentaire. Le tableau inclut les informations suivantes sur chaque ressource électronique : Nom Type Statut d'activation Date d'activation Ligne de commande supplémentaire - Si une marque verte apparaît, cette ligne de commande correspond à une ligne de commande supplémentaire pour cette ressource électronique. Cliquez sur Modifier dans la liste des actions pour ouvrir la page de l'Éditeur de ressource électronique et modifier les paramètres des ressources.
   Exemplaires commandés (pour des exemplaires numériques)	Licence	Sélectionnez une licence dans la liste de choix rapides, à associer à la ressource, affichée dans la liste de l'inventaire. Pour plus d'informations sur les licences, voir Gérer les licences et les modifications. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Modèle d'accès	Le modèle d'accès détermine le nombre d'utilisateurs finaux simultanés pouvant accéder aux ressources électroniques. Le modèle d'accès apparaît également dans le portfolio. Si le modèle d'accès sur la ligne de commande est modifié et devient différent de celui indiqué sur le portfolio, le portfolio est mis à jour. Le modèle d'accès peut également être modifié dans le traitement Update PO Line Information. Il existe une option permettant de rechercher les lignes de commande grâce au modèle d'accès. La recherche simple s'appuie sur le code. Dans la recherche avancée, il existe une description déroulante uniquement. Pour plus d'informations, voir Gérer les modèles d'accès. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   Informations sur le fournisseur Pour changer de fournisseur après avoir enregistré ou envoyé la ligne de commande, voir Changer les fournisseurs dans les commandes et les lignes de commande.	Fournisseur du matériel (requis)	Il s'agit du fournisseur du matériel commandé ; sélectionnez-le via la liste de choix rapides. Lors des recherches, quand vous tapez la troisième lettre, une liste déroulante s'affiche avec les dix premiers noms qui commencent par la séquence de lettres que vous venez de taper. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Fournisseur d'accès (pour les exemplaires électroniques seulement)	Il s'agit de l'interface fournisseur du matériel en commande ; sélectionnez-la via la liste de choix rapides. Voir Modifier les informations de l'interface fournisseur. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Période de grâce avant réclamation (jours)	Une période de grâce (en jours) après la date de réception/activation prévue, après laquelle une ligne de commande est envoyée dans la liste des tâches de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut est générée à partir du champ Période de grâce avant réclamation sur la page Détails du compte du fournisseur (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs) pour les lignes de commande unique, et à partir du champ Période de grâce avant abonnement sur la page Détails du compte du fournisseur pour les lignes de commande récurrentes. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Réception/activation prévues après commande (jours) ou Date de réception/activation prévue Saisissez une valeur dans seulement l'un de ces champs. Si vous indiquez une valeur dans les deux champs, le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est ignoré. Si les deux champs sont laissés libres, la date prévue de réception est par défaut celle à laquelle la ligne de commande est envoyée au fournisseur.	Sélectionnez le nombre de jours suivant la commande après lequel souhaitez que les commandes physiques soient arrivées ou que les commandes électroniques soient activées, ou sélectionnez la Date de réception/activation prévue à partir de la fenêtre Calendrier. Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut qui s'affiche dans le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est récupérée sur la page Détails du compte du fournisseur (voir Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur). Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire (lignes de commande numériques comprises). Lorsque'une valeur est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande jusqu'au <date>. Lorsqu'aucune valeur n'est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande. Vous pouvez personnaliser les valeurs affichées en utilisant la page Table de code Labels de l'interface de recherche (voir Configurer des étiquettes). Pour invoquer les étiquettes pour des commandes récurrentes, créez une notice de collections à l'aide d'un modèle de prédiction. Voir la page Prediction Patterns.
   	Activation électronique requise après commande (exemplaires électroniques uniquement)	Le nombre de jours au bout desquels la tâche d'activation doit avoir lieu. Lorsque la date en question est dépassée, la Lettre Activation de ressource électronique à réaliser est envoyée à l'utilisateur assigné à la tâche d'activation tandis qu'une alerte s'affiche dans la liste des tâches de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur la création d'une date limite par défaut, voir Configurer d'autres paramètres. Pour plus d'informations, voir Gérer l'activation des ressources électroniques. Pour plus d'informations, voir la vidéo Ajout d'une date limite à la liste des tâches d'activation (6:35 mins).
   	Intervalle d'abonnement (pour les exemplaires physiques récurrents seulement)	Que les modèles de prédiction soient utilisés ou non, ce champ indique l'intervalle de réception, en jours, de la commande récurrente (comme 30 pour un mois, 90 pour un trimestre, etc.) Voir également Modèles de prédiction. Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations). Pour plus d'informations sur la gestion des exemplaires soumis à des intervalles de réception différents, voir l'explication sur le mode d'acquisition technique dans la table ci-dessous (Méthodes d'acquisition).
   	Intervalle de réclamation (jours)	Lorsque ce champ est rempli, Alma envoit des rappels de lettre de réclamation selon l'intervalle défini, après l'envoi de la lettre de réclamation initiale. Si le champ n'est pas rempli, aucun rappel de lettre de réclamation n'est envoyé. Quand ce champ est rempli sur la page Détails du compte fournisseur, il est copié dans le champ correspondant sur la page de ligne de commande lorsqu'un compte de vendeur spécifique est sélectionné. Tous les changements apportés au champ Intervalle de réclamation (jour) sur la page des détails de la ligne de commande seront appliqués et utilisés comme valeur réelle.
   Tarification	Prix catalogue (requis)	Le prix catalogue pour une copie unique de l'exemplaire et sélectionnez la devise dans le champ situé à droite de ce champ. Pour des valeurs inférieures à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44.
   	Réduction (%)	La réduction, s'il y en a une, à appliquer. Alma calcule automatiquement le prix total de la ligne de commande en se basant sur le prix catalogue de chaque copie, la réduction et le nombre de copies commandées. Le prix total de la ligne de commande s'affiche dans le champ Prix net. Cette valeur est automatiquement remplie si le fournisseur a défini un Pourcentage de réduction du compte. Voir Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur. La mise à jour des paramètres dans le compte fournisseur n'aura d'impact que sur les lignes de commande créées après la modification. Cela ne mettre pas automatiquement à jour toutes les lignes de commande de ce compte fournisseur.
   	Quantité pour tarification	La quantité d'exemplaires à payer. Indiquez un chiffre entre 1 et 100. Le prix total des lignes de commande est égal à la quantité d'exemplaires multipliée par le prix catalogue. Veuillez noter que la valeur des champs Quantité pour tarification et Nombre d'exemplaires à créer (pour des exemplaires physiques) peut différer si vous avez obtenu une tarification réduite grâce à une offre spéciale telle que "trois exemplaires pour le prix de deux sans frais supplémentaire". Plus d'informations sur cette fonctionnalité dans la vidéo Tarification des lignes de commande pour des exemplaires multiples (2:27 mins).
   	Montant payé dans la période fiscale actuelle	Le montant total payé jusqu'à maintenant pendant la période fiscale actuelle. Ce champ apparaît uniquement lorsque vous consultez ou modifiez la ligne de commande après sa création et uniquement pour des commandes d'abonnement. Il s'agit d'une valeur calculée au moment de la modification et vous ne pouvez donc pas la rechercher.
   	Prix net mis à jour en fonction de la quantité d'exemplaires	(Pertinent uniquement pour les lignes de commande physiques) Ceci reflète le nombre d'exemplaires commandés dans le champ Quantité pour tarification. Quand la case est cochée, le montant Quantité pour tarification est mis à jour automatiquement lorsque l'utilisateur ajoute/supprime des exemplaire et le champ Prix net est donc également mis à jour. La case Prix net mis à jour en fonction de la quantité d'exemplaires est cochée par défaut lors de la création de nouvelles lignes de commande. Si vous souhaitez décocher cette case par défaut pour les nouvelles créations de ligne de commande, rendez-vous sur : Menu de configuration > Acquisitions > Autres paramètres et personnalisez le paramètre po_line_quantity_updated_with_items_number en le réglant sur Faux. Cette nouvelle case n'est pas cochée par défaut pour les lignes de commande créées par EOD, API ou par des demandes d'achat.
   	Remise (montant)	Ce champ permet aux utilisateurs d'indiquer un montant de remise spécifique, qui est automatiquement calculé et appliqué au champ Remise (%). Alma prend toujours le champ Remise (%) en compte afin d'indiquer le prix net réel. Quand un utilisateur remplit le champ Remise (montant), il peut y avoir une différence de 0,01 entre le prix net et le prix catalogue.
   Financement	Fonds (requis)	Il s'agit du fonds ; cliquez sur Ajouter une ligne pour le sélectionner dans la liste de choix rapides et renseignez les autres valeurs. L'option par défaut est un fonds comportant une allocation à 100%, mais vous pouvez répartir les coûts d'une ligne de commande sur plusieurs fonds. Pour ajouter un fonds à la liste, sélectionnez le fonds en question, indiquez le pourcentage de coûts couvert par celui-ci, puis cliquez sur Ajouter un fonds ou appuyez sur Entrée. Les fonds sont affichés sous forme de liens dans la colonne Nom du fonds. Vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir les transactions associées à la ligne de commande pour le fonds concerné. Un fonds est disponible pour une ligne de commande s'il est utilisé par la bibliothèque du propriétaire de la ligne de commande, s'il est actif, alloué, et couvert par l'exercice fiscal en cours, ou si les règles du fonds autorisent l'engagement hors de la période fiscale. Il ne doit pas nécessairement avoir un solde positif au moment de la commande. Lorsque la ligne de commande est enregistrée, une transaction d'engagement est créée. Si un montant autre que 100% est alloué aux fonds, cliquez sur Redistribuer les lignes de commande pour réallouer les pourcentages en fonction du montant pris en charge par chaque fonds.
   	Pour cent	Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Montant est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
   	Montant	Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Pourcentage est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
   Détails de la ligne de commande	Mode d'acquisition	Le type de mode d'acquisition de la ligne de commande. Pour plus de détails sur les modes d'acquisition disponibles, voir le tableau suivant (Modes d'acquisition). Pour activer ou désactiver des modes ou pour configurer le mode d'acquisition par défaut, voir Configurer le mode d'acquisition par défaut. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Type de matériel	Le type de matériel - comme un livre, un périodique électronique ou un CD ROM - représenté par l'exemplaire. Les options disponibles dans la liste déroulante diffèrent selon que l'exemplaire est de type physique ou électronique. (Pour plus d'informations sur la personnalisation des étiquettes de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.) Lorsque le type d'article dans une ligne de commande est mis à jour, tous les articles sont mis à jour avec le type d'article. Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire.  Notez que les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire (qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes) et vous devez associer une représentation à la ligne de commande. Pour plus de détails sur la création de représentations pour des lignes de commande numériques, voir Commandes numériques manuelles. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Aucuns frais	Si vous avez besoin de créer une ligne de commande sans frais, mais que des frais sont nécessaires pour la méthode d'acquisition choisie (comme par exemple Mise à niveau), cette case apparaît. Quand cette case est cochée, les sections Financement et Tarification sont masquées. Lorsque la ligne de commande est enregistrée avec la case cochée, toute transaction ENG sur la ligne de commande est supprimée, ou bien les transactions ne sont pas créées pour les nouvelles commandes. Le champ est visible lorsque la ligne de commande possède l'une des méthodes d'acquisition suivantes : Mise à niveau de la licence, Achat, Plan d'approbation ou Achat sur la plate-forme du fournisseur.
   	Statut de facture	Ce champ est défini par défaut sur Pas de facture et ne doit pas être modifié. Alma met à jour automatiquement ce champ si nécessaire. Lorsqu'une facture arrive et que la ligne de facture est associée à la ligne de commande : Si la ligne de commande représente une ligne de commande ponctuelle, le statut de la facture est par défaut Complètement facturé, car le système suppose qu'il s'agit de la seule facture pour cette ligne de commande. Cependant, vous pouvez modifier ce statut en utilisant le champ Complètement facturé dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture (voir Champs de la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture). Lorsqu'une facture EDI est chargée, si le nombre total d'exemplaires dans une ligne de commande (additionné au nombre d'exemplaires déjà liés aux factures de cette ligne de commande) est inférieur au nombre d'exemplaires dans la ligne de commande associée, la ligne de commande est marquée comme Partiellement facturé. Si la ligne de commande est récurrente, le statut de la facture reste défini sur Partiellement facturé car le système suppose que les factures sont reçues périodiquement et que la ligne de commande n'est jamais complètement facturée. Les conséquences sur le flux de travail de la ligne de commande sont les suivantes : Si une ligne de commande ponctuelle est définie sur Complètement facturé et que les exemplaires ont été reçus/activés, la ligne de commande est clôturée. Si une ligne de commande est définie sur Partiellement facturé, son statut reste configuré sur En attente de facture jusqu'à ce qu'il soit changé (manuellement ou à la réception d'une nouvelle facture) en Complètement facturé. Le statut de la facture est défini sur Complètement facturé lorsque le nombre d'exemplaires commandés est égal ou inférieur au nombre d'exemplaires facturés dans toutes les lignes de commandes liées. Lorsqu'une facture/ligne de facture est supprimée ou qu'une ligne de commande est supprimée de la ligne de facture, Alma vérifie si la ligne de commande est liée à une autre ligne de facture et quel est son statut. Si le statut est défini sur actif et qu'elle n'est pas liée à 'autres lignes de facture, le statut de la facture est changé en Pas de facture. La suppression d'une facture supprime la dépense et recalcule le désengagement. Pour enlever le désengagement (lors du retrait de la seule facture associée à la ligne de commande), définissez manuellement le Statut de facture de la ligne de commande sur Partiellement facturé. Voir Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Urgence	Si vous souhaitez ou non que la commande de cet exemplaire soit urgente. L'icône Urgence s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Paquetage manuel	Activer ou non le paquetage manuel de la ligne de commande en une commande. Pour plus de détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   	Restriction d'annulation	Afficher ou non une note de restriction d'annulation comprenant une alerte quant à l'annulation d'une ligne de commande. (Pour poursuivre l'annulation de la ligne de commande, l'utilisateur doit cliquer sur Confirmer.) L'icône Restriction d'annulation s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande.
   	Note de restriction d'annulation	Le texte d'alerte qui sera affiché lors de l'annulation d'une ligne de commande.
   	Identifiant	L'ISBN/ISSN de l'exemplaire à commander. Par défaut, ce champ est rempli par le premier identifiant listé dans le champ ISBN/ISSN (020/022) de la notice bibliographique/importée. Vous pouvez sélectionner une valeur différente. Si le numéro ISBN a 13 chiffres et que le paramètre display_isbn_13_in_predefined_result est activé, les 13 chiffres sont affichés. si le paramètre est désactivé, l'identifiant affichera 10 chiffres. Voir Configurer d'autres paramètres.
   	Identifiant proposé	Un identifiant indiquant quel ISBN/ISSN de l'exemplaire doit être commandé.
   	Numéro de référence fournisseur	Le numéro de référence de la ligne de commande dans Alma correspondant à celui fourni par le fournisseur. Utilisé comme point de correspondance pour identifier une ligne de commande dans Alma. Lors de la communication avec un fournisseur EDI, le champ SLI correspond au point de correspondance du numéro de référence du fournisseur. Le champ LI représente le point de correspondance du numéro de référence de la ligne de commande. Ce champ est également utilisé comme point de correspondance pour les profils d'import Mettre à jour l'inventaire.
   	Type de numéro de référence fournisseur	Il s'agit du type de numéro de référence du fournisseur. Les options accessibles sont prédéfinies par Ex Libris.
   	Note au fournisseur	Notes pour le fournisseur.
   	Numéro de facture fournisseur	Ce champ s'affiche lorsque la ligne de commande a été téléchargée depuis un fichier EOD. Voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
   Codes statistiques		Classification supplémentaire d'attributs de fonds. Pour configurer ces codes, voir Configurer des codes statistiques. Ces champs sont mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
   Renouvellement	Pour plus d'informations, voir Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements.
   Supplémentaire (cette section apparaît repliée par défaut)	Lignes de commande associées	Saisissez une ligne de commande associée, ou cliquez sur le bouton Rechercher à droite du champ pour sélectionner une ligne de commande associée dans la liste qui s'affiche. Vous pouvez seulement associer la ligne de commande actuelle à une autre ligne de commande.  Si on ouvre la ligne de commande associée et naviguons jusqu'à l'onglet Lignes de commande associées, on voit la ligne de commande actuelle du dessus (voir Onglet Lignes de commande associées). Une ligne de commande peut avoir plusieurs lignes de commande à partir desquelles elle a été associée.   Un cas d'utilisation pour ce champ concerne la commande de périodiques en plusieurs parties. Nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent.     Lors de l'annulation d'une ligne de commande, un message d'avertissement apparaît s'il existe des lignes de commande dans l'onglet Lignes de commande associées.
   	Type de source	La source d'origine de la ligne de commande actuelle. Pour les lignes importées, cliquez sur le lien pour ouvrir la page correspondante qui contient les détails de la source ; par exemple, la page Vue simple MARC ou la page Détails du traitement d'import.
   	Référence supplémentaire de ligne de commande	Précisez le code de référence par lequel vous voulez identifier la ligne de commande actuelle. Il peut s'agir de n'importe quel texte libre ou de n'importe quelle information faisant référence à la ligne de commande, par ex. un identifiant pouvant être utilisé par EOD, etc. Note : « Supplémentaire » concerne ici la référence ; ce champ n'a aucun lien avec la présence d'une ligne de commande principale ou d'une ligne de commande supplémentaire.

   Modes d'acquisition

   Mode d'acquisition	Description
   Plan d'approbation	Une entente en vigueur permet au fournisseur d'envoyer à l'institution ce qui, à son avis, est nécessaire, au format EOD. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode. Le comportement de ce mode est identique à celui de la méthode Achat sur la plate-forme du fournisseur, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
   Dépôt	L'institution accepte de recevoir les publications gouvernementales et de les rendre accessibles gratuitement. Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Échange, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode. La valeur du champ Fournisseur de matériel peut correspondre à une organisation officielle.
   EBA	Evidence Based Acquisition (acquisition factuelle) : L'institution confie un crédit EBA au fournisseur, à utiliser pour de futurs achats de livres électroniques, et s'abonne pendant une période définie à une collection fournisseur spécifique, de manière gratuite. Vers la fin de la période d'abonnement, le fournisseur fournit à l'institution des statistiques concernant l'usage des titres de la collection fait par l'institution. L'institution utilise ensuite son crédit EBA pour acheter un accès permanent aux livres électroniques de cette collection que ses lecteurs ont le plus utilisés pendant la période d'abonnement. Pour plus d'informations, voir Commandes en temps réel.
   Échange	L'institution accepte d'échanger des ressources avec une autre institution. Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode. La valeur du champ Fournisseur de matériel peut représenter une autre bibliothèque. Pour plus d'informations sur le mode d'échange, voir Flux de travail suggéré pour un programme d'échange d'acquisitions.
   Don	La ressource est accordée comme un cadeau du fournisseur à l'institution. Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode. La valeur Fournisseur de matériel peut être une personne privée ou une organisation à but non lucratif.
   Dépôt légal	Ce mode permet désormais qu'une commande avec une valeur zéro coexiste avec une notification au fournisseur et ne requiert ni fonds ni prix afin d'envoyer différentes versions de la lettre de commande. Voir Travailler avec des dépôts légaux.
   Achat	L'institution achète la ressource et, lorsque la commande est approuvée, envoie la commande et les renouvellements au fournisseur par EDI ou email. Pour plus de détails sur la gestion des fournisseurs et les comptes fournisseurs, voir Gérer des fournisseurs. Si le paramètre de configuration po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal est défini sur Vrai sur la page Table de conversion Autres paramètres (dans Configuration des acquisitions), une notification est envoyée au fournisseur lorsqu'un abonnement est renouvelé (voir Configurer d'autres paramètres).
   Achat sur la plate-forme du fournisseur	Un achat est géré à travers la plate-forme d'un fournisseur externe. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode. Le comportement de ce mode est identique à celui du mode Plan d'approbation, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
   Technique	Pertinent pour les commandes de type Service - Abonnement sans inventaire ou les exemplaires qui ont migré d'un système externe. Souvent utilisé pour des commandes en plusieurs parties lorsque vous payez une fois et recevez plusieurs exemplaires. Si vous commandez des périodiques en plusieurs parties, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (avec les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent. Vous associez ensuite chaque ligne de commande technique à la ligne de commande principale. Si vous travaillez avec une commande mélangeant des documents imprimés et électroniques, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'inventaire électronique et une ligne de commande technique additionnelle pour le matériel imprimé (afin que vous puissiez réceptionner ce matériel). Vous pouvez ensuite associer la ligne de commande technique avec la ligne de commande principale. Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Don, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. L'information sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour cette méthode.

7. Dans l'onglet Description, modifiez les champs comme requis. Tous les champs (sauf Type d'identifiant) sont du texte libre et à titre informatif uniquement.
   La description d'une ligne de commande est une entité créée en même temps que la ligne de commande ; elle n'est pas liée ni affectée par les informations bibliographiques relatives à la notice liée. Ceci signifie par exemple que, si une ligne de commande est créée pour le titre Introduction à la chimie, le titre de description de la ligne de commande sera Introduction à la chimie. Si le titre est modifié ultérieurement en Introduction à la chimie organique, le titre de description de la ligne de commande ne sera pas modifié. Si vous souhaitez que le titre de la description de la ligne de commande soit mis à jour en fonction du changement de titre d'une notice bibliographique, vous pouvez utiliser le lien Changer la référence bibliographique ou cliquer sur le bouton Recharger les données bibliographiques.
   • Pour les commandes de type Service d'accès - Abonnement, Service de base de données - Achat ponctuel, Numérique - Pas d'archivage, Autre service - Achat ponctuel, Autre service - Abonnement et Physique - Ordre permanent monographique, le seul champ est Description.
   • Pour les commandes de type Livre électronique - Achat ponctuel, Livre électronique - Ordre permanent, Livre électronique - Abonnement, Titre électronique - Achat ponctuel, Titre électronique - Ordre permanent, Carte, Partition musicale, Physique - Achat ponctuel, Physique - Ordre permanent monographique, Physique - Ordre permanent non-monographique, Livre imprimé - Achat ponctuel et Livre imprimé - Ordre permanent, les champs sont :
     • Titre
     • Auteur
     • Identifiant
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Collections
     • Reliure
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Type d'identifiant
     • Éditeur
     • Édition
     • Numéro de partie de volume
     • Langue
   • Pour les commandes de type Périodique électronique - Achat ponctuel, Périodique électronique - Abonnement, Périodique imprimé - Abonnement, Périodique imprimé - Achat ponctuel, Physique - Abonnement et Titre électronique - Abonnement, les champs sont :
     • Titre
     • Identifiant
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Éditeur
     • Fréquence
     • Langue
     • Reliure
     • Type d'identifiant
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Début/Fin
   • Pour les commandes de type Microforme et Documents de genres multiples, les champs sont :
     • Titre
     • Auteur
     • Identifiant
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Collections
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Type d'identifiant
     • Éditeur
     • Langue
     • Numéro de partie de volume
   • Pour des commandes de type Collection électronique - Achat ponctuel et Collection électronique - Abonnement, les champs sont :
     • Titre
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Éditeur
     • Langue
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Reliure
   • Pour les commandes de type Manuscrit, les champs sont :
     • Titre
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Identifiant
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Auteur
     • Type d'identifiant
     • Éditeur
     • Langue
   • Pour les commandes de type Fichiers d'ordinateur physique - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur physique - Abonnement, Fichier d'ordinateur distant - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur distant - Abonnement et Matériel visuel, les champs sont :
     • Titre
     • Auteur
     • Identifiant
     • Lieu de publication
     • Date de publication
     • Collections
     • Code de région
     • Numéro d'intitulé fournisseur
     • Type d'identifiant
     • Éditeur
     • Langue
     • Numéro de partie du volume
     • Format
8. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes générées pour la ligne de commande.
   La liste suivante contient les alertes le plus couramment générées par Alma : Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes.
   • En attente de renouvellement – Cette alerte est générée lorsque la Date de renouvellement calculée pour un renouvellement automatique est postérieure à la Date de fin d'abonnement. Avec cette alerte, la ligne de commande pour le renouvellement figure dans la liste de tâches En attente de renouvellement.
   • Il existe une commande active dupliquée numéro # pour la ressource commandée – Cette alerte est générée lorsqu'il existe une commande dupliquée pour la ressource en question.
   • Des informations obligatoires sont manquantes ou erronées – Si des informations obligatoires sont manquantes ou erronées, cliquez sur le lien Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne afin de compléter ou corriger les informations.
   • La commande existe déjà dans l'inventaire – Si la ressource commandée existe déjà dans votre inventaire, vous pouvez voir les exemplaires dans votre inventaire qui correspondent à l'exemplaire commandé.
   • Ligne de commande en retard – La ligne de commande n'a pas été reçue/activée à l'intérieur du nombre de jours prévus après avoir placé la commande, ou avant la date prévue de réception/activation (voir Traiter des réclamations).
   • Des demandes ouvertes existent pour cette ligne de commande – La ligne de commande a été envoyée à la liste de tâches des réclamations (voir Traiter des réclamations).
9. Dans l'onglet Lignes de facture, consultez, ajoutez ou modifiez les lignes de facture associées à la ligne de commande. Pour plus d'informations concernant les lignes de facture, voir Créer une facture à partir d'une ligne de commande ou manuellement.
   • Les options disponibles varient en fonction de vos privilèges.
   • Une ligne de commande peut être associée à plusieurs lignes de facture, mais une ligne de facture ne peut être associée qu'à une seule ligne de commande.
10. Dans l'onglet Lignes de commande associées, vous pouvez voir les lignes de commande qui se sont associées à cette ligne de commande, que ce soit manuellement dans le champ Ligne de commande associée (voir la section Supplémentaire pour l'onglet Résumé) ou bien automatiquement.
    Le filtre sur cet onglet est pour la colonne Type d'association ; le filtre peut avoir l'une des valeurs suivantes :
    • Tout -Affiche toutes les lignes de commande associées.
    • Même titre - Affiche les lignes de commande associées aux ressources avec le même titre que la ressource dans cette ligne de commande.
    • Même ressource d'inventaire - Affiche toutes les lignes de commande associées avec le même exemplaire (ou ressource électronique ou représentation) que cette ligne de commande.
    • Relation utilisateur définie - Affiche les lignes de commande associées manuellement à cette ligne de commande par un utilisateur.
11. Dans l'onglet Communications, commencez une nouvelle communication avec le fournisseur, ou, s'il existe déjà une communication avec le fournisseur, vous pouvez entrer les détails de la réponse fournie par le fournisseur et/ou faire un suivi de communication en répondant au fournisseur. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
12. Dans l'onglet Utilisateurs intéressés, vous gérez les utilisateurs intéressés par l'acquisition. Les utilisateurs intéressés reçoivent toujours des notifications sur les modifications dans la ligne de commande. Vous pouvez déterminer si un utilisateur intéressé est averti quand l'exemplaire est reçu ou activé, renouvelé ou annulé et si une réservation est faite sur l'exemplaire pour l'utilisateur. La notification est envoyée en tant que Lettre Intéressé par. La personne à l'origine de la demande d'achat est automatiquement définie comme un utilisateur intéressé.
    
    Pour ajouter un utilisateur intéressé, sélectionnez Ajouter des utilisateurs intéressés. Dans la boîte qui s'ouvre, recherchez l'utilisateur, sélectionnez de manière facultative l'une des options suivantes (si disponible), puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. L'utilisateur est ajouté comme Utilisateur intéressé.
    • L'onglet Utilisateurs intéressés ne s'affiche que dans les lignes de commande qui sont associées à un inventaire. Cet onglet ne s'affichera pas dans la table de conversion Type de ligne de commande pour les lignes de commande dont le type de matériel est défini sur Générique. Pour plus d'informations sur la table de conversion Type de ligne de commande, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
    • Pour supprimer les utilisateurs concernés sur des lignes de commande clôturées ou annulées, utilisez le paramètre po_line_remove_interested_users (Voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions)). Lorsque le traitement hebdomadaire de système Lignes de commande - supprimer les utilisateurs intéressés s'effectue, tous les utilisateurs concernés possibles sont supprimés (Voir Consulter les traitements planifiés).
    • Avertir l'utilisateur à la réception/activation – Cette option n'est pas sélectionnée par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma envoie un e-mail à l'utilisateur lorsque l'exemplaire arrive au département de réception de la bibliothèque. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur. 
    • Réserver l'exemplaire – Cette option s'affiche uniquement lorsque vous travaillez avec des exemplaires physiques. Lorsqu'elle est sélectionnée, Alma crée une demande de réservation lorsque l'exemplaire quitte le département des acquisitions, mais pas avant. Si l'exemplaire est conservé dans le département (il existe une demande de traitement interne pour le département des acquisitions), la demande de réservation sera créée une fois le traitement après réception terminé. Quand la demande de réservation est créée, le demandeur est défini comme utilisateur intéressé dans la ligne de PO et le créateur correspond à l'opérateur de réception. La date de demande de l'exemplaire est identique à la date de commande de la ligne de commande. Si d'autres demandes existent par rapport à cet exemplaire, la priorité de la demande est accordée en fonction du rôle, comme cela a été configuré par l'institution. La bibliothèque de retrait correspond au bureau de prêt où se situe l'exemplaire, conformément à ce qui est défini dans la ligne de commande.  
    • Avertir du renouvellement de prêt – Cette option est vide par défaut. Cette option s'affiche uniquement pour les commandes récurrentes. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma envoie la lettre Avis de renouvellement de prêt à l'utilisateur lors de l'envoi de la commande à l'étape de renouvellement manuel. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur.  
    • Notifier au moment de l'annulation – Cette option est vide par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma envoie un e-mail à l'utilisateur lorsque la commande est annulée. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur. L'e-mail envoyé utilise la Lettre Intéressé par. Quand la commande est annulée, le texte original de cette lettre est automatiquement modifié, pour indiquer « La commande a été annulée ».
13. Dans l'onglet Historique, vous pouvez voir une liste des modifications apportées aux champs de la ligne de commande après sa création et son enregistrement initiaux. Cela comprend les changements de statut, de prix et de distribution de fonds. (Les notes ou pièces ajoutées à la ligne de commande ne s'affichent pas sur cet onglet.) Pour plus de détails, consultez l'onglet Historique.
    Les modifications sur un fonds, un prix, un pourcentage de fonds ou autre qui affecte la transaction (engagement, dépense, désengagement) apparaissent avec la valeur Exemplaire de transaction dans la colonne Nom du champ. Cela peut faire suite à un processus de système, tel qu'une clôture budgétaire.
14. Dans l'onglet Notes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des notes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Notes.
15. Dans l'onglet Pièces jointes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des pièces jointes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Pièces jointes.
16. Après avoir renseigné les informations de la ligne de commande, cliquez sur l'une des actions suivantes. Si vous enregistrez la ligne de commande et que la notice de l'exemplaire commandé est abrégée, un avertissement peut s'afficher dans une boîte de dialogue, en attente de votre confirmation. Pour plus d'informations, voir Travailler avec les niveaux de notice abrégée.
    • Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande avance à l'étape suivante du flux de travail (les règles de révision ne sont pas vérifiées). Pour de plus amples détails sur le flux de travail d'achat, voir Flux de travail d'achat . S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent dans une boîte de dialogue de confirmation. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes.
      Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement lorsque vous avez commencé ce processus, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la ligne de commande, joignez l'inventaire à la ligne de commande, re-modifiez celle-ci, assurez-vous que tous les champs restants sont complets et corrects, puis cliquez sur Enregistrer et continuer.

      Lorsque le scénario suivant s'applique, c'est-à-dire quand le traitement « Ligne de commande - regroupement » est activé, que « Regroupement manuel » est coché dans la ligne de commande et que la configuration du traitement de regroupement de la ligne de commande (Menu de configuration > Acquisitions > Général > Configuration des traitements d'acquisition) est définie, cliquer sur Enregistrer et continuer pour ces lignes de commande fait passer leur statut sur Regroupement automatique.

       

      Le traitement « Ligne de commande - regroupement » prévu est ensuite exécuté, toutes les lignes de commande de ce statut sont vérifiées et regroupées dans une seule commande sur la base des informations de compte fournisseur, de propriétaire, de devise, de méthode d'acquisition, de compte, etc.

    • Enregistrer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande reste à l'étape actuelle du flux de travail (si vous avez créé la ligne de commande manuellement, elle reste En révision). Utilisez cette option si vous attribuez l'inventaire manuellement, si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat, ou si vous modifiez des lignes de commande sur la page Réclamations.
      Si vous modifiez des lignes de commande de la page Réclamations, choisissez Enregistrer et cliquez sur OK afin de sauvegarder les informations que vous avez modifiées.
    • Enregistrer et demander une évaluation – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test est demandé. Utilisez cette option si la ligne de commande vous est attribuée mais que vous n'avez pas le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests. Le statut de la ligne de commande est changé en Évaluation en cours. Elle est déplacée sur la page Gérer les tests d'une ressource avec le statut Demandé, où l'Opérateur/le Gestionnaire des tests peut y accéder et continuer avec l'étape 3 dans le flux de travail d'évaluation. Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
    • Enregistrer et commencer le test – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test commence. Utilisez cette option si vous avez le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests, que la ligne de commande vous est attribuée et que vous voulez commencer l'essai. Le statut de la ligne de commande passe à Évaluation en cours et la page Détails du test s'ouvre (continuez avec le flux de travail d'évaluation à l'étape 3). Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
    • Commander maintenant – Lance le traitement de la commande pour la ligne de commande, en déplaçant la ligne de commande vers l'étape d'achat dans le flux de travail, où elle est normalisée et validée avant d'être emballée (étape 4 dans le Flux de travail d'achat), puis envoyée. Pour de plus amples détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Si vous cliquez sur Commander maintenant, une lettre Commander maintenant vous est envoyée après l'envoi de la commande pour traitement et le fournisseur reçoit la commande sous forme de lettre Liste de commande. Pour plus d'informations sur ces lettres, voir Configurer des lettres Alma.
    • Annuler la ligne – La ligne de commande est annulée (voir Annuler des lignes de commande).
    • Reporter – La ligne de commande est reportée et apparaît dans la liste des tâches Révision reportée jusqu'à ce qu'elle soit réactivée (revenez à l'étape 2 du flux de travail d'achat régulier) ou annulée. Pour de plus amples détails sur la façon de reporter des lignes de commande, voir Reporter des lignes de commande.
    • Intégrer avec OASIS - Pour une ligne de commande dont le champ Fournisseur de matériel contient OASIS, vous pouvez appuyer sur ce bouton pour envoyer la commande à OASIS automatiquement. Voir Vérifier la disponibilité et la tarification.
    • Relier – Change la notice bibliographique à laquelle la ligne de commande est reliée (voir Relier des lignes de commande).
    • Supprimer – Supprime la ligne de commande (voir Supprimer des lignes de commande).
    • Changer les références bib. – Change la notice bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
    • Enregistrer comme modèle — Les valeurs renseignées sont enregistrées comme faisant partie d'un modèle. Voir Travailler avec des modèles de ligne de commande.

Travailler avec des modèles de ligne de commande

Communiquer avec les fournisseurs