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    Créer une ligne de commande manuellement

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    Pour créer des lignes de commande manuellement, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Pour créer manuellement une ligne de commande (première étape dans le Flux de travail d'achat) pour des ressources physiques et électroniques, recherchez d'abord la notice bibliographique (voir Effectuer une recherche dans Alma), puis créez la ligne de commande. Pour une explication sur les types d'achats physiques et électroniques qui peuvent être créés à partir des résultats de recherche, voir Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat.
    Normalement, lorsque vous créez une ligne de commande (ligne PO) pour un exemplaire physique ou une ressource électronique, Alma crée automatiquement un nouvel inventaire pour la ressource achetée. Alternativement, vous pouvez choisir de ne pas créer un nouvel inventaire pour la ligne de commande créée manuellement, si par exemple, vous avez créé au préalable l'inventaire manuellement (voir Assigner l'inventaire manuellement). Vous pouvez créer une ligne de commande manuellement pour un service (comme l'accès à un site web ou la souscription à un programme informatique), en ajoutant ou non un inventaire. Vous pouvez acheter une copie d'exemplaire ou un portfolio, ou un exemplaire sans collection qui est indexé dans les Zones institution, de communauté ou réseau.
    Les lignes de commande peuvent également être mises à jour par lot. Voir la ligne Mettre à jour l'information des lignes de commande dans la liste des traitements manuels et leurs paramètres.
    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Création de commandes. (3:56 min)
    Pour les ressources électroniques, une nouvelle demande d'achat peut correspondre soit à une ligne de commande principale - la première ligne de commande liée à l'inventaire - soit à une ligne de commande supplémentaire - par exemple pour mettre à jour le nombre d'utilisateurs ou pour des nouveaux titres dans une collection. Une ligne de commande principale crée un inventaire pour la ressource ; si vous essayez de la supprimer, Alma essaie de supprimer l'inventaire. Supprimer une ligne de commande supplémentaire n'affecte pas l'inventaire.
    Une ligne de commande unique correspond à la ligne de commande principale seulement pour une ressource électronique et à une ligne de commande supplémentaire pour une ou plusieurs ressources électroniques.
    La procédure pour créer une ligne de commande pour du matériel physique est la même que pour du matériel électronique, sauf certaines informations spécifiques de la ligne de commande, qui sont uniques pour chaque type de matériel (voir ci-dessous).
    Par défaut, lors de la création d'une ligne de commande (une ligne de commande principale, pour une ressource électronique), Alma crée automatiquement un nouvel exemplaire d'inventaire et l'associe à la ligne de commande. Vous pouvez empêcher Alma de créer un nouvel exemplaire d'inventaire lors de la création de lignes de commande de différents types. Ceci peut être utile lorsque vous souhaitez ajouter l'inventaire à un moment ultérieur ou connecter l'inventaire existant à la ligne de commande. Par exemple :
    • Vous avez déplacé plusieurs notices d'inventaire et vous souhaitez créer des lignes de commande pour celles-ci.
    • Vous souhaitez changer de fournisseur pour un ordre permanent.
    Pour en savoir plus sur la façon d'empêcher Alma de créer automatiquement un exemplaire d'inventaire lors de la création d'une ligne de commande, voir la vidéo Contrôle renforcé du personnel lors de la création d'inventaires de lignes de commande (2:11 mins).
    Pour ajouter des lignes de commande d'abonnements à des services sans inventaire, voir Créer des lignes de commande de services d'abonnement sans inventaire.
    Pour créer une ligne de commande :
    • Vous pouvez créer des lignes de commande pour des notices bibliographiques : quelque chose dans le répertoire (un titre, un exemplaire, une ressource électronique, etc). Si l'entité ne se trouve pas encore dans le répertoire, vous devez dans un premier temps créer une notice bibliographique et l'ajouter au répertoire ; voir Travailler avec des notices bibliographiques.
    • Vous devez ajouter un exemplaire d'inventaire à la ligne de commande avant que la ligne de commande ne puisse être envoyée pour emballage.
    • Le champ Propriétaire de la ligne de commande désigne la bibliothèque qui crée la ligne de commande, alors que le champ Localisations/accès prévu(s) désignent la bibliothèque pour laquelle la commande est effectuée.
    • Une fois qu'une ligne de commande est créée avec un certain type d'achat, l'incidence des flux d'achat/des données est fixe et ne peut être modifiée. C'est pourquoi la sélection à opérer est une étape importante dans le processus de création d'une ligne de commande.
    • Cliquez pour accéder à how to handle one order to a vendor for both physical and electronic material and link them together.docx
    1. Faites une recherche sur le titre pour lequel vous souhaitez créer une ligne de commande ; voir Effectuer une recherche dans Alma.
      Notez que vous pouvez également utiliser Rechercher de ressources externes (Ressources > Catalogue > Rechercher de ressources externes) pour localiser un titre comme celui d'OCLC ou de la Bibliothèque du Congrès (voir Rechercher de ressources externes). Dans la liste de résultats de la fonction Rechercher des ressources externes, sélectionnez Importer pour ouvrir l'enregistrement dans l'éditeur MD. Dans l’éditeur MD, sélectionnez Créer une ligne de commande et quitter (Ctrl+Alt+O) et la page Propriétaire et type de ligne PO s'ouvre.
    2. Cliquez sur Commander dans la liste des actions pour créer une ligne de commande principale. Si l'exemplaire est une ressource électronique et qu'il est déjà associé à une ligne de commande principale, cliquez sur Commande additionnelle pour créer une ligne de commande supplémentaire à la place. La page Type et propriétaire de la ligne de commande s'affiche.
      po_line_owner_and_type_ux.png
      Page Type et propriétaire de la ligne de commande
      C'est aussi la page qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône Créer une ligne de commande & quitter dans l'Éditeur de métadonnées.
    3. Complétez les champs sur la page Type et propriétaire de la ligne de commande. Les différentes options sont expliquées dans la table ci-dessous.
      Champ Description
      Type d'achat
      Sélectionnez le Type d'achat pour la ligne de commande. Les options en haut de la liste sont des types recommandés, qui dépendent de l'exemplaire sur lequel vous avez cliqué pour accéder à cette page.
      À part pour les collections électroniques et les ressources électroniques, tous les types d'achat activés sont disponibles quel que soit l'exemplaire sur lequel vous avez cliqué dans l'inventaire pour accéder à cette page (bien sûr, ce n'est pas parce vous essayez de commander un exemplaire dans un format particulier qu'un fournisseur dispose de celui-ci dans ce format ; si ce n'est pas le cas, il rejettera sûrement votre commande).
      Pour une explication sur chaque type et comment un administrateur peut activer/désactiver ces types, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande. Voir aussi Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat.
      Propriétaire de la ligne de commande
      Dans le champ Propriétaire de la ligne de commande, sélectionnez la bibliothèque qui détient la ligne de commande Il peut différer de la bibliothèque/localisation pour laquelle la ressource est commandée (voir l'étape 5).
      Cette liste est définie par un administrateur du système ; voir Ajouter/Modifier les bibliothèques de l'institution. Seules les options pertinentes par rapport à votre rôle d'Opérateur des achats/Gestionnaire des achats apparaissent dans la liste.
      Créer des ressources électroniques multiples
      Cette option s'affiche lorsque le titre que vous souhaitez commander dispose de plusieurs champs 856 $u (URLs) dans la notice bibliographique et que vous avez sélectionné une option Type d'achat électronique.
      Lorsque vous choisissez cette option, la section Liste des ressources électroniques s'affiche. Vous pouvez préciser quelles ressources électroniques vous souhaitez commander (à partir des URLs qui apparaissent dans cette section). Vous pouvez choisir n'importe quelle des ressources électroniques dans la section Liste des ressources électroniques. Celles-ci seront associées à la même liste de commande. Voir les figures ci-dessous qui présentent un exemple de notice bibliographique avec plusieurs champs 856 $u et illustrent comment commander plusieurs ressources électroniques en sélectionnant cette option.
      Multiple_URLs_856_Subfield_u_Fields_FMVersion.png
      Ressource électronique (Titre/Notice bibliographique) avec plusieurs champs 856 $u
      create_multiple_portfolios_list.jpg
      Créer des ressources électroniques multiples Option sélectionnée et section Liste des ressources électroniques
      Multiple_URLs_Created_for_PO_Line.png
      Ressources électroniques multiples (Associées à une ligne de commande) Créées pour la ligne de commande
      Pour plus d'informations sur la création de ressources électroniques multiples, voir la vidéo Commandes manuelles : Créer des ressources électroniques multiples (5:44 mins).
      Si vous ne sélectionnez pas l'option Créer des ressources électroniques multiples, et qu'il existe plusieurs entrées 856 $u dans la notice bibliographique à partir de laquelle vous passez commande, Alma choisira au hasard l'une des entrées 856 $u pour laquelle la ligne de commande sera créée.
      Charger à partir du modèle
      Vous pouvez de manière facultative sélectionner un modèle à partir duquel charger la ligne de commande.
      Des modèles sont créés lorsque vous sélectionnez Enregistrer comme modèle lors de la création d'une ligne de commande (voir la dernière étape de cette procédure). Pour plus d'informations, voir Travailler avec des modèles de ligne de commande.
      Générer un code-barres à l'aide d'une séquence
      Lorsque Alma est configuré pour générer des codes-barres automatiquement (voir Configurer la génération de code-barres) et que vous sélectionnez une impression ponctuelle pour le champ Type d'achat et une bibliothèque pour le champ Propriétaire de la ligne de commande, le champ Générer un code-barres à l'aide d'une séquence s'affiche.
      Il apparaît pour toute ligne de commande physique qui crée un inventaire associé à l'exemplaire. Il s'agit de types activés sur la page de conversion Type de ligne de commande (voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande ) avec Continuité = Ponctuel et Format de l'inventaire = Physique.
      Sélectionnez une des options suivantes pour ce champ :
      • Un profil de séquence de code-barres au niveau bibliothèque que vous avez sélectionné pour le champ Propriétaire de la ligne de commande (voir Configurer la génération de code-barres) L'institution par défaut est utilisée s'il n'y a pas de séquence au niveau de la bibliothèque.
      • Profil par défaut de séquence d'un code-barres au niveau institution
      • Aucune sélection
      Si vous avez sélectionné une séquence, après avoir créé la ligne de commande, Alma crée un exemplaire avec le code-barres généré automatiquement. 
      Automatically Generated Barcode for the Item.png
      Code-barres généré automatiquement pour l'exemplaire
      Pour des commandes créées avec l'une des méthodes suivantes, Alma utilise la configuration par défaut au niveau institution ou au niveau bibliothèque de la génération de codes-barres automatique en fonction des informations relatives à la bibliothèque identifiées pour la commande :
      • EOD
      • À partir d'une API (commande en temps réel)
      • Approuver une demande d'achat
      • Recevoir les nouveaux exemplaires d'une commande récurrente
      Assigner l'inventaire manuellement
      Sélectionnez ce champ pour empêcher Alma de créer automatiquement un exemplaire d'inventaire pour la nouvelle ligne de commande.
      Cette case à cocher n'apparaît pas si vous créez une ligne de commande pour un ordre permanent (sauf pour les commandes du type Physique - Ordre permanent non-monographique), tout service, ou les options Numérique - Pas d'archivage ou Physique - Ordre permanent monographique (ces deux options impliquant une commande sans inventaire).
      Si vous empêchez Alma de créer un exemplaire d'inventaire pour la ligne de commande, la ligne de commande est créée, mais pas le nouvel inventaire. Pour joindre un inventaire à la ligne de commande (après l'étape 7), ne cliquez pas sur Enregistrer et continuer à la dernière étape. À la place, sélectionnez Enregistrer et attachez la pièce jointe à l'inventaire ainsi :
      Après avoir joint l'inventaire, modifiez la ligne de commande et poursuivez avec le flux de travail de commande. Pour un inventaire physique, vous devez ajouter l'inventaire manuellement à la ligne de commande avant que celle-ci ne puisse passer à l'étape de l'emballage.
       
    4. Cliquez sur Créer une ligne de commande.
      Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement, une boîte de confirmation apparaît, vous demandant de confirmer que la ligne de commande sera créée mais pas l'inventaire. Cliquez sur Confirmer pour continuer.
      L'onglet Résumé de la ligne de commande s'ouvre. La page est légèrement différente pour les commandes physiques ou électroniques, particulièrement en ce qui concerne les champs dans les sections Exemplaires commandés et Informations sur le fournisseur.

    1. L'entête de la page Résumé de la ligne de commande affiche les informations principales de la ligne de commande, notamment son statut, son type et son numéro. S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent en haut de la page. Si le statut est défini sur Évaluation en cours ou Évaluation en cours (Renouvellement), vous pouvez cliquer dessus. Dans ce cas, le test de ressource associé est affiché. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes. La création et la mise à jour des utilisateurs et des dates s'affiche lorsque vous sélectionnez l'icône d'informations dans le coin supérieur droit de la section du résumé.
    2. Dans l'onglet Résumé, saisissez les informations de la ligne de commande, comme requis. Cette table inclut les champs des exemplaires physiques et électroniques.
      Une ligne de commande peut être être associée à un exemplaire ou une notice de collection. Pour plus de détails sur l'association d'une ligne de commande à une notice de collection, voir Travailler avec la liste des collections.
      Champs de l'onglet Résumé
      Section Champ Description
      Exemplaires commandés (pour des exemplaires physiques) Nombre d'exemplaires à créer (requis pour les ordres non-permanents) Le nombre d'exemplaires d'inventaire à créer. Ces exemplaires sont ajoutés à la liste d'inventaire dans la section Exemplaires commandés. Sélectionnez Modifier ou Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne si vous souhaitez modifier ou supprimer l'exemplaire.
      Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire.
      Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
      Bibliothèque/Localisation Sélectionnez une bibliothèque/localisation précise (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur) pour laquelle vous souhaitez commander une quantité spécifique d'exemplaires. Elle peut être différente du Propriétaire de la ligne de commande (voir l'étape 3).
      Pour commander l'exemplaire pour une bibliothèque/localisation supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur Entrée. Sélectionnez la localisation supplémentaire pour laquelle vous souhaiter commander l'exemplaire et indiquez la quantité que vous souhaitez commander pour cette localisation dans le champ Nombre d'exemplaires à créer. Répétez cette procédure pour chaque bibliothèque/localisation pour laquelle vous souhaitez commander l'exemplaire.
      Lorsque vous sélectionnez une nouvelle localisation, vous devez d'abord sélectionner la bibliothèque où elle se trouve.
      Vous pouvez créer des relations entre des bibliothèques afin de permettre aux bibliothèques d'acquérir des exemplaires des unes des autres (voir Configurer les services aux usagers entres bibliothèques au sein d'une institution).
      Exception de circulation Ceci définit les conditions sous lesquelles une demande pour cet exemplaire peut être satisfaite. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire.
      Note de réception

      Ajoutez toutes les informations que la personne recevant l'exemplaire devrait connaître. Par exemple, indiquez la localisation prévue des exemplaires de commande permanente ou périodique dans laquelle aucun exemplaire d'inventaire n'a été créé.

      Le contenu de la note de réception s'affiche dans la ligne de commande et sur la page Recevoir un nouveau matériel (Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner ; voir Réceptionner du matériel physique).

      Lors du déplacement de lignes de commande sans inventaire, ce champ contient des informations sur la bibliothèque/localisation où l'exemplaire sera situé.
      Vous pouvez saisir plusieurs lignes de texte dans ce champ, mais veuillez noter que ces lignes sont affichées en un seul bloc de texte, sans sauts de ligne.

      Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot

      Routine à la réception Si cette option est sélectionnée, un message de confirmation s'affiche à la réception de la ligne de commande pour informer le bibliothécaire que la commande doit suivre une routine et qu'il doit imprimer la liste des utilisateurs intéressés. Pour plus d'informations sur la réception de matériel physique, voir Réceptionner du matériel physique.
      Reliure durant la réception Si cette option est sélectionnée, un message de confirmation s'affiche à la réception de la ligne de commande pour informer le bibliothécaire que la commande doit être reliée. Pour de plus amples détails sur la réception de matériel physique, voir Recevoir du matériel physique. Voir également Lier (fusionner) les exemplaires.
      Exemplaires commandés (pour des exemplaires électroniques) Modèle d'accès Le modèle d'accès détermine le nombre d'utilisateurs finaux simultanés pouvant accéder aux ressources électroniques. Le modèle d'accès apparaît également dans le portfolio. Si le modèle d'accès sur la ligne de commande est modifié et devient différent de celui indiqué sur le portfolio, le portfolio est mis à jour. Le modèle d'accès peut également être modifié dans le traitement Update PO Line Information.

      Il existe une option permettant de rechercher les lignes de commande grâce au modèle d'accès. La recherche simple s'appuie sur le code. Dans la recherche avancée, il existe une description déroulante uniquement. Pour plus d'informations, voir Gérer les modèles d'accès.

      Le champ Modèle d'accès s'affiche pour les lignes de commande suivantes :

      • Livre électronique - Achat ponctuel
      • Livre électronique - Récurrent
      • Revue électronique - Achat ponctuel
      • Revue électronique - Abonnement
      • Titre électronique - Abonnement
      • Titre électronique - Achat ponctuel
      • Mise à niveau de la licence

      Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).

        Ressource électronique La ressource électronique à laquelle la ligne de commande est liée comme ligne de commande principale.
      Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire.
      Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
      Licence Sélectionnez une licence dans la liste de choix rapides, à associer à la ressource, affichée dans la liste de l'inventaire. Pour plus d'informations sur les licences, voir Gérer les licences et les modifications. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Un tableau avec les ressources électroniques associées apparaît ici. Il inclut toutes les ressources pour lesquelles cette ligne de commande est soit la ligne de commande principale soit une ligne de commande supplémentaire. Le tableau inclut les informations suivantes sur chaque ressource électronique :
      • Nom
      • Type
      • Statut d'activation
      • Date d'activation
      • Ligne de commande supplémentaire - Si une marque verte apparaît, cette ligne de commande correspond à une ligne de commande supplémentaire pour cette ressource électronique.
      Cliquez sur Modifier dans la liste des actions pour ouvrir la page de l'Éditeur de ressource électronique et modifier les paramètres des ressources.
      Informations sur le fournisseur
      Pour changer de fournisseur après avoir enregistré ou envoyé la ligne de commande, voir Changer les fournisseurs dans les commandes et les lignes de commande.
      Fournisseur du matériel (requis) Il s'agit du fournisseur du matériel commandé ; sélectionnez-le via la liste de choix rapides. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Fournisseur d'accès (pour les exemplaires électroniques seulement) Il s'agit de l'interface fournisseur du matériel en commande ; sélectionnez-la via la liste de choix rapides. Voir Modifier les informations de l'interface fournisseur. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Période de grâce avant réclamation (jours) Une période de grâce (en jours) après la date de réception/activation prévue, après laquelle une ligne de commande est envoyée dans la liste des tâches de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut est générée à partir du champ Période de grâce avant réclamation sur la page Détails du compte du fournisseur (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs) pour les lignes de commande unique, et à partir du champ Période de grâce avant abonnement sur la page Détails du compte du fournisseur pour les lignes de commande récurrentes. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Réception/activation prévues après commande (jours)
      ou
      Date de réception/activation prévue
      Saisissez une valeur dans seulement l'un de ces champs.
      Si vous indiquez une valeur dans les deux champs, le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est ignoré.
      Si les deux champs sont laissés libres, la date prévue de réception est par défaut celle à laquelle la ligne de commande est envoyée au fournisseur.
      Sélectionnez le nombre de jours suivant la commande après lequel souhaitez que les commandes physiques soient arrivées ou que les commandes électroniques soient activées, ou sélectionnez la Date de réception/activation prévue à partir de la fenêtre Calendrier. Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut qui s'affiche dans le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est récupérée sur la page Détails du compte du fournisseur (voir Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur).
      Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire.
      Lorsque'une valeur est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande jusqu'au <date>.
      Lorsqu'aucune valeur n'est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande.
      Vous pouvez personnaliser les valeurs affichées en utilisant la page Table de code Labels de l'interface de recherche (voir Configurer des étiquettes).
      Pour invoquer les étiquettes pour des commandes récurrentes, créez une notice de collections à l'aide d'un modèle de prédiction. Voir la page Prediction Patterns.
      Activation électronique requise après commande (exemplaires électroniques uniquement) Le nombre de jours au bout desquels la tâche d'activation doit avoir lieu. Lorsque la date en question est dépassée, la Lettre Activation de ressource électronique à réaliser est envoyée à l'utilisateur assigné à la tâche d'activation tandis qu'une alerte s'affiche dans la liste des tâches de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur la création d'une date limite par défaut, voir Configurer d'autres paramètres. Pour plus d'informations, voir Gérer l'activation des ressources électroniques.
      Pour plus d'informations, voir la vidéo Ajout d'une date limite à la liste des tâches d'activation (6:35 mins).
      Intervalle d'abonnement (pour les exemplaires physiques récurrents seulement)

      Lorsque les schémas de prédiction ne sont pas utilisés, l'intervalle de réception, en jours, de la commande récurrente (comme 30 pour un mois, 90 pour un trimestre, etc.)

      Lorsque les schémas de prédiction sont utilisés, l’estimation du nombre de jours suivant la date de publication à laquelle la publication arrive dans la bibliothèque. Si la publication arrive dans la bibliothèque avant la date de publication, saisissez 0.

      Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations).

      Pour plus d'informations sur la gestion des exemplaires soumis à des intervalles de réception différents, voir l'explication sur le mode d'acquisition technique dans la table ci-dessous (Méthodes d'acquisition).
      Intervalle de réclamation (jours) Lorsque ce champ est rempli, Alma envoit des rappels de lettre de réclamation selon l'intervalle défini, après l'envoi de la lettre de réclamation initiale. Si le champ n'est pas rempli, aucun rappel de lettre de réclamation n'est envoyé. Quand ce champ est rempli sur la page Détails du compte fournisseur, il est copié dans le champ correspondant sur la page de ligne de commande lorsqu'un compte de vendeur spécifique est sélectionné. Tous les changements apportés au champ Intervalle de réclamation (jour) sur la page des détails de la ligne de commande seront appliqués et utilisés comme valeur réelle.
      Tarification Prix catalogue (requis) Le prix catalogue pour une copie unique de l'exemplaire et sélectionnez la devise dans le champ situé à droite de ce champ. Pour des valeurs inférieures à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44.
      Réduction (%) La réduction, s'il y en a une, à appliquer. Alma calcule automatiquement le prix total de la ligne de commande en se basant sur le prix catalogue de chaque copie, la réduction et le nombre de copies commandées. Le prix total de la ligne de commande s'affiche dans le champ Prix net.
      Cette valeur est automatiquement remplie si le fournisseur a défini un Pourcentage de réduction du compte. Voir Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur.
      La mise à jour des paramètres dans le compte fournisseur n'aura d'impact que sur les lignes de commande créées après la modification. Cela ne mettre pas automatiquement à jour toutes les lignes de commande de ce compte fournisseur.
      Quantité pour tarification La quantité d'exemplaires à payer. Indiquez un chiffre entre 1 et 100. Le prix total des lignes de commande est égal à la quantité d'exemplaires multipliée par le prix catalogue.
      Veuillez noter que la valeur des champs Quantité pour tarification et Nombre d'exemplaires à créer (pour des exemplaires physiques) peut différer si vous avez obtenu une tarification réduite grâce à une offre spéciale telle que "trois exemplaires pour le prix de deux sans frais supplémentaire".
      Plus d'informations sur cette fonctionnalité dans la vidéo Tarification des lignes de commande pour des exemplaires multiples (2:27 mins).
      Montant payé dans la période fiscale actuelle Le montant total payé jusqu'à maintenant pendant la période fiscale actuelle. Ce champ apparaît uniquement lorsque vous consultez ou modifiez la ligne de commande après sa création et uniquement pour des commandes d'abonnement. Il s'agit d'une valeur calculée au moment de la modification et vous ne pouvez donc pas la rechercher.
      Prix net mis à jour en fonction de la quantité d'exemplaires (Pertinent uniquement pour les lignes de commande physiques)

      Ceci reflète le nombre d'exemplaires commandés dans le champ Quantité pour tarification. Quand la case est cochée, le montant Quantité pour tarification est mis à jour automatiquement lorsque l'utilisateur ajoute/supprime des exemplaire et le champ Prix net est donc également mis à jour.

      La case Prix net mis à jour en fonction de la quantité d'exemplaires est cochée par défaut lors de la création de nouvelles lignes de commande. Si vous souhaitez décocher cette case par défaut pour les nouvelles créations de ligne de commande, rendez-vous sur : Menu de configuration > Acquisitions > Autres paramètres et personnalisez le paramètre po_line_quantity_updated_with_items_number en le réglant sur Faux.

      Cette nouvelle case n'est pas cochée par défaut pour les lignes de commande créées par EOD, API ou par des demandes d'achat.

      Remise (montant) Ce champ permet aux utilisateurs d'indiquer un montant de remise spécifique, qui est automatiquement calculé et appliqué au champ Remise (%).

      Alma prend toujours le champ Remise (%) en compte afin d'indiquer le prix net réel. Quand un utilisateur remplit le champ Remise (montant), il peut y avoir une différence de 0,01 entre le prix net et le prix catalogue.

      Financement Fonds (requis) Il s'agit du fonds ; cliquez sur Ajouter une ligne pour le sélectionner dans la liste de choix rapides et renseignez les autres valeurs.
      L'option par défaut est un fonds comportant une allocation à 100%, mais vous pouvez répartir les coûts d'une ligne de commande sur plusieurs fonds. Pour ajouter un fonds à la liste, sélectionnez le fonds en question, indiquez le pourcentage de coûts couvert par celui-ci, puis cliquez sur Ajouter un fonds ou appuyez sur Entrée. Les fonds sont affichés sous forme de liens dans la colonne Nom du fonds. Vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir les transactions associées à la ligne de commande pour le fonds concerné.
      Un fonds est disponible pour une ligne de commande s'il est utilisé par la bibliothèque du propriétaire de la ligne de commande, s'il est actif, alloué, et couvert par l'exercice fiscal en cours, ou si les règles du fonds autorisent l'engagement hors de la période fiscale. Il ne doit pas nécessairement avoir un solde positif au moment de la commande.
      Lorsque la ligne de commande est enregistrée, une transaction d'engagement est créée. Si un montant autre que 100% est alloué aux fonds, cliquez sur Redistribuer les lignes de commande pour réallouer les pourcentages en fonction du montant pris en charge par chaque fonds.
      Pour cent Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Montant est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
      Montant Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Pourcentage est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
      Détails de la ligne de commande Mode d'acquisition Le type de mode d'acquisition de la ligne de commande. Pour plus de détails sur les modes d'acquisition disponibles, voir le tableau suivant (Modes d'acquisition). Pour activer ou désactiver des modes ou pour configurer le mode d'acquisition par défaut, voir Configurer le mode d'acquisition par défaut. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Type de matériel

      Le type de matériel - comme un livre, un périodique électronique ou un CD ROM - représenté par l'exemplaire. Les options disponibles dans la liste déroulante diffèrent selon que l'exemplaire est de type physique ou électronique. (Pour plus d'informations sur la personnalisation des étiquettes de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.)

      Lorsque le type d'article dans une ligne de commande est mis à jour, tous les articles sont mis à jour avec le type d'article.

      Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire.

      Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).

      Aucuns frais

      Si vous avez besoin de créer une ligne de commande sans frais, mais que des frais sont nécessaires pour la méthode d'acquisition choisie (comme par exemple Mise à niveau), cette case apparaît. Quand cette case est cochée, les sections Financement et Tarification sont masquées. Lorsque la ligne de commande est enregistrée avec la case cochée, toute transaction ENG sur la ligne de commande est supprimée, ou bien les transactions ne sont pas créées pour les nouvelles commandes. Le champ est visible lorsque la ligne de commande possède l'une des méthodes d'acquisition suivantes : Mise à niveau de la licenceAchatPlan d'approbation ou Achat sur la plate-forme du fournisseur.

      Statut de facture Ce champ est défini par défaut sur Pas de facture et ne doit pas être modifié. Alma met à jour automatiquement ce champ si nécessaire.
      Lorsqu'une facture arrive et que la ligne de facture est associée à la ligne de commande :
      • Si la ligne de commande représente une ligne de commande ponctuelle, le statut de la facture est par défaut Complètement facturé, car le système suppose qu'il s'agit de la seule facture pour cette ligne de commande. Cependant, vous pouvez modifier ce statut en utilisant le champ Complètement facturé dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture (voir Champs de la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture).
      • Lorsqu'une facture EDI est chargée, si le nombre total d'exemplaires dans une ligne de commande (additionné au nombre d'exemplaires déjà liés aux factures de cette ligne de commande) est inférieur au nombre d'exemplaires dans la ligne de commande associée, la ligne de commande est marquée comme Partiellement facturé.
      • Si la ligne de commande est récurrente, le statut de la facture reste défini sur Partiellement facturé car le système suppose que les factures sont reçues périodiquement et que la ligne de commande n'est jamais complètement facturée.
      Les conséquences sur le flux de travail de la ligne de commande sont les suivantes : Si une ligne de commande ponctuelle est définie sur Complètement facturé et que les exemplaires ont été reçus/activés, la ligne de commande est clôturée. Si une ligne de commande est définie sur Partiellement facturé, son statut reste configuré sur En attente de facture jusqu'à ce qu'il soit changé (manuellement ou à la réception d'une nouvelle facture) en Complètement facturé.
      Le statut de la facture est défini sur Complètement facturé lorsque le nombre d'exemplaires commandés est égal ou inférieur au nombre d'exemplaires facturés dans toutes les lignes de commandes liées.
      Lorsqu'une facture/ligne de facture est supprimée ou qu'une ligne de commande est supprimée de la ligne de facture, Alma vérifie si la ligne de commande est liée à une autre ligne de facture et quel est son statut. Si le statut est défini sur actif et qu'elle n'est pas liée à 'autres lignes de facture, le statut de la facture est changé en Pas de facture.
      La suppression d'une facture supprime la dépense et recalcule le désengagement. Pour enlever le désengagement (lors du retrait de la seule facture associée à la ligne de commande), définissez manuellement le Statut de facture de la ligne de commande sur Partiellement facturé. Voir Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement.

      Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).

      1er codes statistiques
      2e codes statistiques
      3e codes statistiques
      4e codes statistiques
      5e codes statistiques
      Classification supplémentaire d'attributs de fonds. Pour configurer ces codes, voir Configurer des codes statistiques. Ces champs sont mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Urgence
      Si vous souhaitez ou non que la commande de cet exemplaire soit urgente. L'icône Urgence ALM_acq_purchasing.02.1.16.jpg s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Paquetage manuel Activer ou non le paquetage manuel de la ligne de commande en une commande. Pour plus de détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Ce champ est mis à jour par le traitement Mettre à jour l'information des lignes de commande (mettre les lignes de commande à jour par lot).
      Restriction d'annulation
      Afficher ou non une note de restriction d'annulation comprenant une alerte quant à l'annulation d'une ligne de commande. (Pour poursuivre l'annulation de la ligne de commande, l'utilisateur doit cliquer sur Confirmer.) L'icône Restriction d'annulation cancellation_restriction_icon.gif s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande.
      Note de restriction d'annulation Le texte d'alerte qui sera affiché lors de l'annulation d'une ligne de commande.
      Identifiant L'ISBN/ISSN de l'exemplaire à commander. Par défaut, ce champ est rempli par le premier identifiant listé dans le champ ISBN/ISSN (020/022) de la notice bibliographique/importée. Vous pouvez sélectionner une valeur différente. Si le numéro ISBN a 13 chiffres et que le paramètre display_isbn_13_in_predefined_result est activé, les 13 chiffres sont affichés. si le paramètre est désactivé, l'identifiant affichera 10 chiffres. Voir Configurer d'autres paramètres.
      Identifiant proposé Un identifiant indiquant quel ISBN/ISSN de l'exemplaire doit être commandé.
      Numéro de référence fournisseur Le numéro de référence de la ligne de commande dans Alma correspondant à celui fourni par le fournisseur. Utilisé comme point de correspondance pour identifier une ligne de commande dans Alma.
      Lors de la communication avec un fournisseur EDI, le champ SLI correspond au point de correspondance du numéro de référence du fournisseur. Le champ LI représente le point de correspondance du numéro de référence de la ligne de commande.
      Ce champ est également utilisé comme point de correspondance pour les profils d'import Mettre à jour l'inventaire.
      Type de numéro de référence fournisseur Il s'agit du type de numéro de référence du fournisseur. Les options accessibles sont prédéfinies par Ex Libris.
      Note au fournisseur Notes pour le fournisseur.
      Numéro de facture fournisseur Ce champ s'affiche lorsque la ligne de commande a été téléchargée depuis un fichier EOD. Voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
      Renouvellement Pour plus d'informations, voir Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements.
      Supplémentaire (cette section apparaît repliée par défaut) Lignes de commande associées Une ligne de commande cible, ou cliquez sur le bouton Rechercher à droite du champ pour sélectionner une ligne de commande dans la liste qui s'affiche.
      Lors de l'annulation d'une ligne de commande, un message d'avertissement apparaît si la ligne a des lignes de commande associées.
      La relation dans ce champ est une relation à sens unique : cette ligne de commande est associée à la ligne de commande cible, mais pas l'inverse. Un cas d'utilisation pour ce champ concerne la commande de périodiques en plusieurs parties. Nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent.
      Vous pouvez seulement associer la ligne de commande actuelle à une ligne de commande cible. La ligne de commande cible apparaît dans ce champ. Veuillez noter que l'onglet Lignes de commande associées n'affiche que les lignes de commande qui sont associées à cette ligne (la relation inverse), et non pas la ligne de commande sélectionnée dans ce champ.
      Type de source La source d'origine de la ligne de commande actuelle. Pour les lignes importées, cliquez sur le lien pour ouvrir la page correspondante qui contient les détails de la source ; par exemple, la page Vue simple MARC ou la page Détails du traitement d'import.
      Référence supplémentaire de ligne de commande
      Précisez le code de référence par lequel vous voulez identifier la ligne de commande actuelle. Il peut s'agir de n'importe quel texte libre ou de n'importe quelle information faisant référence à la ligne de commande, par ex. un identifiant pouvant être utilisé par EOD, etc.
      Note : « Supplémentaire » concerne ici la référence ; ce champ n'a aucun lien avec la présence d'une ligne de commande principale ou d'une ligne de commande supplémentaire.
      Modes d'acquisition
      Mode d'acquisition Description
      Plan d'approbation Une entente en vigueur permet au fournisseur d'envoyer à l'institution ce qui, à son avis, est nécessaire, au format EOD. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode.
      Le comportement de ce mode est identique à celui de la méthode Achat sur la plate-forme du fournisseur, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      Dépôt L'institution accepte de recevoir les publications gouvernementales et de les rendre accessibles gratuitement.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Échange, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      • La valeur du champ Fournisseur de matériel peut correspondre à une organisation officielle.
      Échange L'institution accepte d'échanger des ressources avec une autre institution.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      • La valeur du champ Fournisseur de matériel peut représenter une autre bibliothèque.
      Pour plus d'informations sur le mode d'échange, voir Flux de travail suggéré pour un programme d'échange d'acquisitions.
      Don La ressource est accordée comme un cadeau du fournisseur à l'institution.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      • La valeur Fournisseur de matériel peut être une personne privée ou une organisation à but non lucratif.
      Dépôt légal Ce mode permet désormais qu'une commande avec une valeur zéro coexiste avec une notification au fournisseur et ne requiert ni fonds ni prix afin d'envoyer différentes versions de la lettre de commande. Voir Travailler avec des dépôts légaux.
      Achat L'institution achète la ressource et, lorsque la commande est approuvée, envoie la commande et les renouvellements au fournisseur par EDI ou email.
      Pour plus de détails sur la gestion des fournisseurs et les comptes fournisseurs, voir Gérer des fournisseurs.
      Si le paramètre de configuration po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal est défini sur Vrai sur la page Table de conversion Autres paramètres (dans Configuration des acquisitions), une notification est envoyée au fournisseur lorsqu'un abonnement est renouvelé (voir Configurer d'autres paramètres).
      Achat sur la plate-forme du fournisseur Un achat est géré à travers la plate-forme d'un fournisseur externe. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode.
      Le comportement de ce mode est identique à celui du mode Plan d'approbation, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      Technique Pertinent pour les commandes de type Service - Abonnement sans inventaire ou les exemplaires qui ont migré d'un système externe. Souvent utilisé pour des commandes en plusieurs parties lorsque vous payez une fois et recevez plusieurs exemplaires.
      Si vous commandez des périodiques en plusieurs parties, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (avec les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent. Vous associez ensuite chaque ligne de commande technique à la ligne de commande principale.
      Si vous travaillez avec une commande mélangeant des documents imprimés et électroniques, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'inventaire électronique et une ligne de commande technique additionnelle pour le matériel imprimé (afin que vous puissiez réceptionner ce matériel). Vous pouvez ensuite associer la ligne de commande technique avec la ligne de commande principale.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Don, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      • L'information sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour cette méthode.
    3. Dans l'onglet Description, modifiez les champs comme requis. Tous les champs (sauf Type d'identifiant) sont du texte libre et à titre informatif uniquement.
      La description d'une ligne de commande est une entité créée en même temps que la ligne de commande ; elle n'est pas liée ni affectée par les informations bibliographiques relatives à la notice liée. Ceci signifie par exemple que, si une ligne de commande est créée pour le titre Introduction à la chimie, le titre de description de la ligne de commande sera Introduction à la chimie. Si le titre est modifié ultérieurement en Introduction à la chimie organique, le titre de description de la ligne de commande ne sera pas modifié. Si vous souhaitez que le titre de la description de la ligne de commande soit mis à jour en fonction du changement de titre d'une notice bibliographique, vous pouvez utiliser le lien Changer la référence bibliographique ou cliquer sur le bouton Recharger les données bibliographiques.
      • Pour les commandes de type Service d'accès - Abonnement, Service de base de données - Achat ponctuel, Numérique - Pas d'archivage, Autre service - Achat ponctuel, Autre service - Abonnement et Physique - Ordre permanent monographique, le seul champ est Description.
      • Pour les commandes de type Livre électronique - Achat ponctuel, Livre électronique - Ordre permanent, Livre électronique - Abonnement, Titre électronique - Achat ponctuel, Titre électronique - Ordre permanent, Carte, Partition musicale, Physique - Achat ponctuel, Physique - Ordre permanent monographique, Physique - Ordre permanent non-monographique, Livre imprimé - Achat ponctuel et Livre imprimé - Ordre permanent, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Reliure
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Édition
        • Numéro de partie de volume
        • Langue
      • Pour les commandes de type Périodique électronique - Achat ponctuel, Périodique électronique - Abonnement, Périodique imprimé - Abonnement, Périodique imprimé - Achat ponctuel, Physique - Abonnement et Titre électronique - Abonnement, les champs sont :
        • Titre
        • Identifiant
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Éditeur
        • Fréquence
        • Langue
        • Reliure
        • Type d'identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Début/Fin
      • Pour les commandes de type Microforme et Documents de genres multiples, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
        • Numéro de partie de volume
      • Pour des commandes de type Collection électronique - Achat ponctuel et Collection électronique - Abonnement, les champs sont :
        • Titre
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Éditeur
        • Langue
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Reliure
      • Pour les commandes de type Manuscrit, les champs sont :
        • Titre
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Auteur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
      • Pour les commandes de type Fichiers d'ordinateur physique - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur physique - Abonnement, Fichier d'ordinateur distant - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur distant - Abonnement et Matériel visuel, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Code de région
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
        • Numéro de partie du volume
        • Format
    4. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes générées pour la ligne de commande.
      La liste suivante contient les alertes le plus couramment générées par Alma : Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes.
      • En attente de renouvellement – Cette alerte est générée lorsque la Date de renouvellement calculée pour un renouvellement automatique est postérieure à la Date de fin d'abonnement. Avec cette alerte, la ligne de commande pour le renouvellement figure dans la liste de tâches En attente de renouvellement.
      • Il existe une commande active dupliquée numéro # pour la ressource commandée – Cette alerte est générée lorsqu'il existe une commande dupliquée pour la ressource en question.
      • Des informations obligatoires sont manquantes ou erronées – Si des informations obligatoires sont manquantes ou erronées, cliquez sur le lien Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne afin de compléter ou corriger les informations.
      • La commande existe déjà dans l'inventaire – Si la ressource commandée existe déjà dans votre inventaire, vous pouvez voir les exemplaires dans votre inventaire qui correspondent à l'exemplaire commandé.
      • Ligne de commande en retard – La ligne de commande n'a pas été reçue/activée à l'intérieur du nombre de jours prévus après avoir placé la commande, ou avant la date prévue de réception/activation (voir Traiter des réclamations).
      • Des demandes ouvertes existent pour cette ligne de commande – La ligne de commande a été envoyée à la liste de tâches des réclamations (voir Traiter des réclamations).
    5. Dans l'onglet Lignes de facture, consultez, ajoutez ou modifiez les lignes de facture associées à la ligne de commande. Pour plus d'informations concernant les lignes de facture, voir Créer une facture à partir d'une ligne de commande ou manuellement.
      • Les options disponibles varient en fonction de vos privilèges.
      • Une ligne de commande peut être associée à plusieurs lignes de facture, mais une ligne de facture ne peut être associée qu'à une seule ligne de commande.
    6. Dans l'onglet Lignes de commande associées, vous pouvez voir les lignes de commande qui sont associées à la ligne de commande actuelle.
      Les lignes de commande qui apparaissent dans cet onglet ont été :
      • Associées automatiquement à cette ligne de commande par Alma.
      • Associées manuellement à la ligne de commande actuelle dans le champ Lignes de commande associée dans la section Supplémentaire de l'onglet Résumé de l'autre ligne de commande.
      Si la ligne de commande actuelle est associée à une ligne de commande cible (qui est la relation inverse des lignes de commande qui apparaissent dans cet onglet), la ligne de commande cible apparaît dans le champ Lignes de commande associées dans la section Supplémentaire de l'onglet Résumé de cette ligne de commande.
      Le filtre sur cet onglet est pour la colonne Type d'association ; le filtre peut avoir l'une des valeurs suivantes :
      • Tout -Affiche toutes les lignes de commande associées.
      • Même titre - Affiche les lignes de commande associées aux ressources avec le même titre que la ressource dans cette ligne de commande.
      • Même ressource d'inventaire - Affiche toutes les lignes de commande associées avec le même exemplaire (ou ressource électronique ou représentation) que cette ligne de commande.
      • Relation utilisateur définie - Affiche les lignes de commande associées manuellement à cette ligne de commande par un utilisateur.
    7. Dans l'onglet Communications, commencez une nouvelle communication avec le fournisseur, ou, s'il existe déjà une communication avec le fournisseur, vous pouvez entrer les détails de la réponse fournie par le fournisseur et/ou faire un suivi de communication en répondant au fournisseur. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
    8. Dans l'onglet Utilisateurs intéressés, vous gérez les utilisateurs intéressés par l'acquisition. Les utilisateurs intéressés reçoivent toujours des notifications sur les modifications dans la ligne de commande. Vous pouvez déterminer si un utilisateur intéressé est averti quand l'exemplaire est reçu ou activé, renouvelé ou annulé et si une réservation est faite sur l'exemplaire pour l'utilisateur. La notification est envoyée en tant que Lettre Intéressé par. La personne à l'origine de la demande d'achat est automatiquement définie comme un utilisateur intéressé.

      Pour ajouter un utilisateur intéressé, sélectionnez Ajouter des utilisateurs intéressés. Dans la boîte qui s'ouvre, recherchez l'utilisateur, sélectionnez de manière facultative l'une des options suivantes (si disponible), puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. L'utilisateur est ajouté comme Utilisateur intéressé.
      • L'onglet Utilisateurs intéressés ne s'affiche que dans les lignes de commande qui sont associées à un inventaire. Cet onglet ne s'affichera pas dans la table de conversion Type de ligne de commande pour les lignes de commande dont le type de matériel est défini sur Générique. Pour plus d'informations sur la table de conversion Type de ligne de commande, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
      • Pour supprimer les utilisateurs concernés sur des lignes de commande clôturées ou annulées, utilisez le paramètre po_line_remove_interested_users (Voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions)). Lorsque le traitement hebdomadaire de système Lignes de commande - supprimer les utilisateurs intéressés s'effectue, tous les utilisateurs concernés possibles sont supprimés (Voir Consulter les traitements planifiés).
      • Avertir l'usager à la réception/activation – Lorsque cette option est sélectionnée, un email est envoyé à l'utilisateur lorsque l'exemplaire arrive au département de réception de la bibliothèque. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur. Cette option est sélectionnée par défaut. 
      • Réserver l'exemplaire – Cette option s'affiche uniquement lorsque vous travaillez avec des exemplaires physiques. Dans ce cas, Alma crée une demande de réservation de l'exemplaire pour l'utilisateur. Si vous sélectionnez cette option pour plus d'un utilisateur, Alma sélectionne aléatoirement un seul des utilisateurs et crée une demande de réservation pour cet utilisateur. La demande de réservation est créée quand l'exemplaire quitte le département d'acquisition, pas avant. Si l'exemplaire est gardé dans le département, il existe une demande de traitement interne pour le département d'acquisition. Quand le traitement postérieur à la réception est terminé, la demande de réservation est créée. Cette option est sélectionnée par défaut. 
      • Avertir du renouvellement de prêt – Cette option s'affiche pour les commandes récurrentes uniquement. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma envoie la lettre Avis de renouvellement de prêt à l'utilisateur lors de l'envoi de la commande à l'étape de renouvellement manuel. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur. Cette option est vide par défaut. 
      • Notifier au moment de l'annulation - Lorsque cette option est sélectionnée, Alma envoie un email à l'utilisateur lorsque la commande est annulée. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur. Cette option est vide par défaut. 
      La date de la demande d'exemplaire est identique à la date de commande. Si d'autres demandes existent par rapport à cet exemplaire, la priorité de la demande est accordée en fonction du rôle, comme cela a été configuré par l'institution. La bibliothèque de retrait correspond au bureau de prêt où se situe l'exemplaire, conformément à ce qui est défini dans la ligne de commande.
    9. Dans l'onglet Historique, vous pouvez visionner la liste des changements apportés à la ligne de commande. Cela comprend les changements de statut, de prix et de distribution de fonds. Pour plus de détails, consultez l'onglet Historique.
      Les modifications sur un fonds, un prix, un pourcentage de fonds ou autre qui affecte la transaction (engagement, dépense, désengagement) apparaissent avec la valeur Exemplaire de transaction dans la colonne Nom du champ. Cela peut faire suite à un processus de système, tel qu'une clôture budgétaire.
    10. Dans l'onglet Notes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des notes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Notes.
    11. Dans l'onglet Pièces jointes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des pièces jointes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Pièces jointes.
    12. Après avoir renseigné les informations de la ligne de commande, cliquez sur l'une des actions suivantes. Si vous enregistrez la ligne de commande et que la notice de l'exemplaire commandé est abrégée, un avertissement peut s'afficher dans une boîte de dialogue, en attente de votre confirmation. Pour plus d'informations, voir Travailler avec les niveaux de notice abrégée.
      • Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande avance à l'étape suivante du flux de travail (les règles de révision ne sont pas vérifiées). Pour de plus amples détails sur le flux de travail d'achat, voir Flux de travail d'achat . S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent dans une boîte de dialogue de confirmation. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Configurer les règles de révision des commandes.
        Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement lorsque vous avez commencé ce processus, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la ligne de commande, joignez l'inventaire à la ligne de commande, re-modifiez celle-ci, assurez-vous que tous les champs restants sont complets et corrects, puis cliquez sur Enregistrer et continuer.

        Lorsque le scénario suivant s'applique, c'est-à-dire quand le traitement « Ligne de commande - regroupement » est activé, que « Regroupement manuel » est coché dans la ligne de commande et que la configuration du traitement de regroupement de la ligne de commande (Menu de configuration > Acquisitions > Général > Configuration des traitements d'acquisition) est définie, cliquer sur Enregistrer et continuer pour ces lignes de commande fait passer leur statut sur Regroupement automatique.

         

        Le traitement « Ligne de commande - regroupement » prévu est ensuite exécuté, toutes les lignes de commande de ce statut sont vérifiées et regroupées dans une seule commande sur la base des informations de compte fournisseur, de propriétaire, de devise, de méthode d'acquisition, de compte, etc.

      • Enregistrer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande reste à l'étape actuelle du flux de travail (si vous avez créé la ligne de commande manuellement, elle reste En révision). Utilisez cette option si vous attribuez l'inventaire manuellement, si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat, ou si vous modifiez des lignes de commande sur la page Réclamations.
        Si vous modifiez des lignes de commande de la page Réclamations, choisissez Enregistrer et cliquez sur OK afin de sauvegarder les informations que vous avez modifiées.
      • Enregistrer et demander une évaluation – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test est demandé. Utilisez cette option si la ligne de commande vous est attribuée mais que vous n'avez pas le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests. Le statut de la ligne de commande est changé en Évaluation en cours. Elle est déplacée sur la page Gérer les tests d'une ressource avec le statut Demandé, où l'Opérateur/le Gestionnaire des tests peut y accéder et continuer avec l'étape 3 dans le flux de travail d'évaluation. Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Enregistrer et commencer le test – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test commence. Utilisez cette option si vous avez le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests, que la ligne de commande vous est attribuée et que vous voulez commencer l'essai. Le statut de la ligne de commande passe à Évaluation en cours et la page Détails du test s'ouvre (continuez avec le flux de travail d'évaluation à l'étape 3). Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Commander maintenant – Vous permet de passer une commande pour une ligne de commande, ce qui déplace la ligne de commande vers l'étape d'achat dans le flux de travail où elle est normalisée et validée avant d'être emballée (étape 4 dans le Flux de travail d'achat) et envoyée. Pour de plus amples détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Si vous cliquez sur Commander maintenant, vous recevez une lettre Commander maintenant après l'envoi de la commande pour traitement. Le fournisseur reçoit la commande via la lettre Liste de commande. Pour plus d'informations sur ces lettres, voir Configurer des lettres Alma.
      • Annuler la ligne – La ligne de commande est annulée (voir Annuler des lignes de commande).
      • Reporter – La ligne de commande est reportée et apparaît dans la liste des tâches Révision reportée jusqu'à ce qu'elle soit réactivée (revenez à l'étape 2 du flux de travail d'achat régulier) ou annulée. Pour de plus amples détails sur la façon de reporter des lignes de commande, voir Reporter des lignes de commande.
      • Intégrer avec OASIS - Pour une ligne de commande dont le champ Fournisseur de matériel contient OASIS, vous pouvez appuyer sur ce bouton pour envoyer la commande à OASIS automatiquement. Voir Vérifier la disponibilité et la tarification.
      • Relier – Change la notice bibliographique à laquelle la ligne de commande est reliée (voir Relier des lignes de commande).
      • Supprimer – Supprime la ligne de commande (voir Supprimer des lignes de commande).
      • Changer les références bib. – Change la notice bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
      • Enregistrer comme modèle — Les valeurs renseignées sont enregistrées comme faisant partie d'un modèle. Voir Travailler avec des modèles de ligne de commande.

    Travailler avec des modèles de ligne de commande

    Les modèles de ligne de commande correspondent à des ensembles enregistrés de configurations de ligne de commande que vous pouvez appliquer à une nouvelle ligne de commande. Cela vous permet de gagner du temps lors de la création de la ligne de commande, puisque vous n'avez pas à saisir ces configurations à chaque fois. Lors de l'enregistrement d'un modèle, vous pouvez choisir de supprimer un modèle existant. Les modèles peuvent être enregistrés en tant que modèles privés ou publics. Lorsque vous chargez un modèle, vous pouvez choisir parmi vos modèles privés ou des modèles publics.
    Les champs suivants de la page Onglet Résumé de la ligne de commande peuvent être enregistrés en tant qu'éléments d'un modèle :
    • Section Exemplaires commandés :
      • Nombre d'exemplaires à ajouter (Exemplaires physiques)
      • Bibliothèque/Localisation (Exemplaires physiques)
      • Licence (Exemplaires électroniques)
      • Exception de circulation (Exemplaires physiques)
      • Note de réception (Exemplaires physiques)
    • Section Informations sur le fournisseur :
      • Fournisseur de matériel (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Ou Date de réception prévue (Exemplaires physiques)
      • Activation prévue après commande (jours) (Exemplaires électroniques)
      • Ou Date d'activation prévue (Exemplaires électroniques)
    • Section Tarification :
      • Quantité pour tarification (Exemplaires physiques)
    • Section Financement :
      • Fonds (Exemplaires physiques et électroniques)
        Lors de l'enregistrement d'un fonds dans un modèle, Alma enregistre le code du fonds. Lors du chargement à partir d'un modèle, Alma charge toujours le fonds de la période fiscale en cours.
    • Section Détails de la ligne de commande :
      • Mode d'acquisition (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Code statistique / Code statistique secondaire / Code statistique tertiaire (Exemplaires physiques et électroniques).
      • Note au fournisseur (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Type de matériel (Exemplaires physiques)
      • Urgence (Exemplaires physiques)
      • Emballage manuel (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Note de restriction d'annulation
    • Section Renouvellement :
      • Date de renouvellement (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Période de rappel de renouvellement (jours) (Exemplaires physiques et électroniques)
    • Section supplémentaire :
      • Reliure/Routine à la réception (Exemplaires physiques)
    Pour ajouter ou modifier un modèle de ligne de commande :
    1. Suivez la procédure permettant de créer manuellement une ligne de commande (voir ci-dessus ; pour modifier un modèle, sélectionnez-en un dans le champ Charger à partir d'un modèle, comme décrit dans l'étape 6). Renseignez (ou modifiez) les champs pertinents.
    2. Lors de l'enregistrement de la ligne de commande, cliquez sur Enregistrer comme modèle. La fenêtre contextuelle Enregistrer comme modèle s'ouvre.
      save_as_template_ux.png
      Enregistrer comme modèle
    3. Indiquez un nom de modèle. Pour remplacer un modèle existant, sélectionnez le modèle concerné dans Modèle existant. Veuillez noter que le nom de modèle ne doit pas contenir de point-virgule, virgule ou tiret (sinon, il ne peut pas être correctement récupéré ultérieurement).
      Les noms de modèle ne peuvent pas comprendre de caractères spéciaux, par exemple : ! or $
    4. Sélectionnez Enregistrer. Si vous remplacez un modèle existant, cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue. Le modèle est enregistré. Veuillez noter qu'une ligne de commande n'est pas créée dans ce cas.
      Un modèle public peut être utilisé par tous, mais seul le propriétaire du modèle ou un Administrateur des acquisitions peut le modifier ou le supprimer.

     

    Pour supprimer un modèle de ligne de commande :
    1. Ouvrez une ligne de commande.
    2. Cliquez sur Enregistrer comme modèle.
    3. Cliquez sur la liste déroulante des modèles « Existants » et sélectionnez le modèle que vous souhaitez supprimer.
    4. Cliquez sur Supprimer.
    5. Cliquez sur Annuler.
      Le modèle de ligne de commande est supprimé.

    Communiquer avec les fournisseurs

    Pour communiquer avec les fournisseurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    • Gestionnaire des fournisseurs
    Vous pouvez communiquer avec le fournisseur sur l'onglet Communications sur la page Détails de la ligne de commande. La communication peut consister à :
    • Envoyer un nouvel email au fournisseur
    • Saisir une réponse du fournisseur
    • Envoyer une réponse au fournisseur
    Les communications avec le fournisseur dans cet onglet sont envoyées par email. Toutes les réponses du fournisseur, incluant celles reçues par email, doivent être saisies manuellement.
    Lorsque vous travaillez avec des réclamations, Alma envoie automatiquement une notification email au fournisseur si les deux conditions suivantes sont remplies :
    • Les paramètres auto_claim (dans le cas de lignes de commande ponctuelles pour des exemplaires physiques) ou auto_claim_co (dans le cas de lignes de commande récurrentes pour des exemplaires physiques) sont définis sur Y (voir Configurer d'autres paramètres).
    • La Lettre de réclamation d'une ligne de commande est activée (voir Activer/désactiver des lettres).
    • L'adresse email du fournisseur est configurée.
    • Un jour s'est écoulé depuis la Date de réception prévue + Période grâce avant réclamation de la ligne de commande (voir Traiter des réclamations) et le matériel n'a pas été livré par le fournisseur.
    • Tant que les conditions ci-dessus sont remplies, un message est automatiquement envoyé au fournisseur pour les lignes de commande d'exemplaires physiques. Les messages peuvent être envoyés à un fournisseur plusieurs fois pour un seul exemplaire. Pour plus d'informations, voir Traiter des réclamations.
    • Si le fournisseur est configuré pour les réclamations EDI (voir Échange de données informatisé (EDI)) et que la lettre Réclamations pour des lignes de commande EDI, des réclamations automatiques sont envoyées via EDI pour tous les types de ligne de commande (voir Traiter des réclamations) tant que les conditions ci-dessus sont satisfaites. Ces réclamations ne s'affichent pas dans cet onglet, mais les réponses des fournisseurs via EDI apparaissent dans l'onglet Notes.
    • Lorsque vous envoyez une réclamation manuellement à partir de cet onglet, elle est envoyée par email peu importe si le fournisseur est configuré pour les réclamations EDI.
    • Lorsqu'une notice de réclamation est envoyée au fournisseur par email, si l'unité d'organisation (bibliothèque propriétaire) a un type d'email Réclamer des réponses, celui-ci est utilisé à la ligne De dans l'email de notification de la réclamation. Pour utiliser la valeur De l'adresse dans la Lettre Réclamation de la ligne de commande et non l'adresse e-mail de la bibliothèque, supprimez le type Réclamer une réponse dans la liste des e-mails organisationnels (voir Configurer les informations de contact de l'institution/la bibliothèque) et modifiez l'adresse e-mail sous la section Informations de contact, en effaçant le type Réclamer une réponse). Pour plus d'informations sur la configuration de cette lettre, voir Configurer des lettres Alma.
    • Lorsqu'une demande d'achat est envoyée par email au fournisseur, si l'unité d'organisation (bibliothèque détentrice) a un email de type Réponse de commande, celui-ci est utilisé dans l'adresse De.
    Si le paramètre client n'est pas défini sur Automatique, vous pouvez, si nécessaire, envoyer un email manuellement au fournisseur.

    Envoyer des emails aux fournisseurs

    La méthode suivante décrit comment communiquer avec un fournisseur par email.
    Pour envoyer un email à un fournisseur :
    1. Faites une recherche sur la ligne de commande et modifiez-la.
    2. Dans l'onglet Communications sur la page Détails de la ligne de commande, sélectionnez une des options suivantes :
      Ce qui suit est un exemple de boîte de dialogue Commencer une communication. La fenêtre contextuelle Répondre est identique, sauf qu'elle inclut le texte ainsi que la ligne Objet du message précédent.
      start_communication_ux.png
      Fenêtre contextuelle Commencer une communication
      Les deux étapes suivantes ne s'appliquent qu'aux nouvelles communications. Si vous répondez à une communication d'un fournisseur, continuez à l'étape 5.
      • Commencer une communication dans la liste des actions principales — Commence une nouvelle communication avec le fournisseur. La boîte de dialogue Commencer une communication s'ouvre.
        Cette option n'est disponible que lorsqu'un fournisseur a été spécifié sur l'onglet Résumé de la page Résumé de la ligne de commande.
      • Répondre dans la liste des actions possibles sur la ligne — Répond à une communication de la part du fournisseur. La boite de dialogue Répondre s'ouvre.
    3. Le corps de la lettre est automatiquement rempli avec les informations concernant la ligne de commande. Sélectionnez Réclamation en tant que Type pour ajouter à la lettre les détails du dernier exemplaire reçu. L'option Réclamation envoie également la lettre en utilisant l'adresse de réclamation du fournisseur. Tous les autres types de communication utilisent l'adresse e-mail préférée du fournisseur.
      Pour une vidéo sur la saisie des informations concernant une ligne de commande dans une lettre au fournisseur, voir la vidéo Informations sur la ligne de commande dans une communication au fournisseur (3:40 mins).
    4. Dans le champ Sujet, il est recommandé d'indiquer le numéro de commande et/ou le numéro de ligne de commande. Bien que n'importe quoi puisse être écrit dans le champ Sujet, le numéro de commande et/ou le numéro de ligne de commande permettent de rendre plus claire la communication avec le fournisseur.
    5. Dans le champ Corps, entrez le contenu de l'email. Ce champ est également pré-rempli avec les champs suivants, lorsqu'ils sont disponibles :
      • Numéro de référence de ligne de commande
      • Titre
      • Auteur
      • Date de publication
      • Lieu de publication
      • Éditeur
      • Date de commande
      • Prix total
      • Prix à l'unité
      • Nombre d’unités arrivées
      • Nombre d'unités commandées
    6. Si l'email contient une pièce jointe, sélectionnez le nom du fichier.
    7. Vous pouvez également ajouter une URL et des notes, si vous le souhaitez (à inclure dans la pièce jointe, pas dans la lettre XML).
    8. Cliquez sur Envoyer. L'email est envoyé au fournisseur et apparaît dans la liste des communications.
    Pour voir les messages associés à une communication, cliquez sur l'entrée pertinente dans la colonne Objet. L'onglet Messages s'ouvre et affiche la correspondance avec le fournisseur.
    La lettre envoyée au fournisseur est basée sur la Lettre de conversation. Elle utilise l'adresse email préférée du fournisseur. Si aucune adresse préférée n'est fournie, l'email pour une commande est utilisé. Pour personnaliser cette lettre, voir Configurer des lettres Alma.
    Pour supprimer une conversation et toutes ses réponses, sélectionnez dans la liste des actions possibles sur la ligne.

    Saisir les réponses des fournisseurs aux emails

    Les réponses des fournisseurs aux communications ne sont pas automatiquement enregistrées dans l'onglet Communications et doivent être saisies manuellement. La procédure suivante décrit comment saisir les réponses des fournisseurs aux emails.
    Pour saisir les réponses des fournisseurs :
    1. Dans l'onglet Communications, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur l'email pour lequel vous souhaitez saisir une réponse. Le contenu de l'email envoyé apparaît dans l'onglet Messages. Cliquez sur Ajouter une réponse.
      • Cliquez sur Ajouter une réponse dans la liste des actions possibles sur la ligne.
      La fenêtre popup Ajouter une réponse s'ouvre.
      add_a_response_ux.png
      Fenêtre contextuelle Ajouter une réponse
    2. Dans la case Corps, saisissez la réponse du fournisseur.
    3. Si vous recevez une pièce jointe dans un email, enregistrez-le dans un fichier, puis sélectionnez le nom du fichier de la réponse.
    4. Vous pouvez également ajouter une URL et des notes, si vous le souhaitez.
    5. Sélectionnez Réponse. La réponse email du fournisseur est enregistrée dans Alma.
    Cliquez sur l'onglet Pièces jointes pour voir les détails des pièces jointes associées à une communication. Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles pièces jointes sur cette page en configurant les informations dans les champs affichés et en cliquant sur Ajouter une pièce jointe.
    Pour consulter une pièce jointe dans l'onglet Pièces jointes, sélectionnez Télécharger dans la liste des actions possibles sur la ligne.

    Remplacer une ressource associée à une ligne de commande électronique

    Lors de la modification d'une ligne de commande électronique (collection/portfolio), les utilisateurs peuvent désormais détacher la ressource existante de la ligne de commande et la remplacer par une autre ressource électronique associée à la Zone Institution, la Zone de communauté ou la Zone Réseau. Une indication de la zone à laquelle la ressource est associée s'affiche également dans le tableau Exemplaires commandés, avec un code de couleurs indiquant si la ressource est disponible ou non.



    Utiliser la fonction Remplacer ressource permet aux utilisateurs de ne pas avoir à supprimer une ligne de commande si elle a été associée avec la mauvaise ressource électronique. Les institutions qui font partie d'une Zone réseau dont les ressources électroniques sont gérées par la Zone réseau (bien que leurs achats soient gérés au niveau local) peuvent :

    • Créer une ligne de commande locale associée à une ressource électronique.
    • Envoyer la commande au fournisseur.
    • Une fois la ressource disponible, demander à l'institution du réseau d'activer la ressource électronique dans la Zone Réseau et de la marquer comme Disponible pour elles.
    • Utiliser la nouvelle fonction permettant de remplacer la ressource actuellement associée à la ligne de commande par la ressource de la Zone Réseau qui a été mise à leur disposition.

    Si la ligne de commande ne comporte pas de licence et que la ressource de la Zone Réseau en comporte une, la licence de la Zone Réseau sera associée à la ligne de commande. Si la ligne de commande comporte une licence et que la ressource de la Zone Réseau en comporte une également, la licence de la Zone Réseau ne sera pas associée à la ligne de commande.

    Cette opération est disponible pour toutes les ressources de type « Électronique ». La ressource utilisée en remplacement doit être du même type que la ressource d'origine. Par exemple, si la ressource d'origine est de type « Portfolio électronique », seule une ressource de type « Portfolio électronique » peut être sélectionnée en remplacement.

     

    Si la ressource de remplacement est associée à une notice bibliographique diférente, la ligne de commande sera associée à cette nouvelle notice bibliographique, et l'utilisateur verra une fenêtre contextuelle lui demandant s'il souhaite conserver la ressource détachée ou la supprimer. Si l'utilisateur choisit de supprimer la ressource électronique et que la notice bibliographique de cette ressource ne dispose d'aucun autre inventaire associé, une autre fenêtre contextuelle proposera à l'utilisateur différentes options pour gérer cette notice bibliographique (en fonction des réglages du paramètre pol_handle_childless_bib).

    Découvrez plus d'informations sur ce paramètre ici.

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