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    Emballer une ligne de commande dans une commande

    Traduisible
    Pour emballer des lignes de commande, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Le paquetage des lignes de commande consiste à créer la commande qui sera envoyée au fournisseur.
    Si l'option Emballage manuel a été attribuée lors de la création de la ligne de commande (dans la section Informations supplémentaires en bas de l'onglet Résumé de la ligne de commande – voir Créer des lignes de commande), les lignes de commande doivent être emballées manuellement dans les commandes. Dans le cas contraire, les lignes de commande sont automatiquement emballées dans une seule commande si le traitement Emballer des lignes de commande est activé (voir Configurer les traitements d'acquisitions) et si toutes les propriétés suivantes correspondent :
    • Compte du fournisseur
    • Propriétaire
    • Devise
    • Récurrence – Ponctuel/Récurrent
    • Mode d'acquisition
    • Type de source
    • Bibliothèque à l'origine de la commande
    • Fonds (si le paramètre po_packed_by_fund est défini sur vrai; voir Configurer d'autres paramètres).
    • Si la ligne de commande est associée à plus d'un fonds, une erreur est générée et la ligne de commande doit être emballée manuellement.
    • Le nombre maximum de lignes de commande qui seront ajoutées à chaque commande est contrôlé sur la page Configuration des traitements d'acquisition ; voir Configurer les traitements d'acquisition.
    Emballage dans le Flux de travail d'achat
    Vous gérez les lignes de commande qui requièrent un emballage manuel sur la page Sélectionner une ligne de commande (Acquisitions > Commande > Emballer). Vous pouvez aussi ouvrir cette page en cliquant sur la tâche Lignes de commande - emballage dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la Liste des tâches).
    Cliquez sur l'un des boutons suivants sous une ligne de commande pour exécuter les actions suivantes :
    Pour emballer manuellement des lignes de commande dans une commande :
    1. Sur la page Sélectionner une ligne de commande (Acquisitions > Commande > Regrouper), cochez la case à gauche de chaque ligne de commande que vous voulez inclure dans la commande.
      Des lignes de commande peuvent être incluses dans la même commande si elles sont destinées à la même bibliothèque, si elles ont un fournisseur commun et une devise commune, si elles partagent le même schéma de commande (Ponctuel/Récurrent) et si elles partagent le même mode d'acquisition et type de source.

    S'il existe plus d'une page de lignes de commande à regrouper, vous devez sélectionner toutes les lignes de commande et enregistrer chaque page séparément. 

    1. Cliquez sur Créer une nouvelle commande. Les lignes de commande sélectionnées sont emballées dans une commande et celle-ci est envoyée à la validation (voir Approuver et envoyer des commandes).

    Réviser des lignes de commande

    Pour réviser des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des achats
    Une commande est envoyée en révision si des informations obligatoires sont invalides ou manquantes lorsque la commande est créée. Après avoir corrigé ou ajouté les informations obligatoires, la commande est emballée et déplacée à l'étape Approuver et envoyer du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).
    Vous pouvez réviser des lignes de commande sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser). Vous pouvez aussi ouvrir cette page en cliquant sur la tâche Lignes de commande - révision dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la Liste des tâches).
    Pour réviser des commandes :
    1. Sur la page Commandes en révision, sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles pour la ligne de commande que vous voulez réviser. La page Résumé de commande s'ouvre.
    2. Modifiez les champs sur la page, si nécessaire.
      • Les champs obligatoires sont annotés d'un astérisque et doivent être remplis avant que la commande puisse passer à l'étape suivante dans le flux de travail.
      • Le fournisseur est en lecture seule et ne peut pas être modifié sur la page Résumé de la commande. Pour modifier un fournisseur, rendez-vous sur Acquisitions > Outils avancés > Changer le fournisseur de la commande. Voir Changer les fournisseurs dans les lignes de commandes et les commandes.
      • Lorsque l'option Intégrer par numéro ERP est sélectionnée pour le traitement Exporter les commandes (voir Systèmes financiers), le numéro ERP de la ligne de commande doit être indiqué dans la commande afin qu'elle passe à l'étape suivante du flux de travail. Si le numéro ERP n'est pas renseigné, la commande est envoyé vers l'ERP afin qu'un numéro lui soit attribué. Elle est ensuite réimportée dans Alma à l'aide du traitement Importer les commandes autorisées. Si le numéro ERP est mentionné, la commande (après approbation dans Alma) est envoyée simultanément au fournisseur et au système ERP.
    3. Sélectionnez une des options suivantes :
      • Enregistrer – La commande est enregistrée. Utilisez cette option si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat.
      • Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez modifiées sont enregistrées, la commande est emballée, et passe ensuite à l'étape de validation et d'envoi du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).
      Quand vous enregistrez une ligne de commande, la date de réception prévue des exemplaires associés à la ligne de commande est mise à jour.
    Pour consulter des commandes :
    Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Consulter dans la liste des actions possibles pour la ligne de commande que vous voulez consulter. La page Résumé de commande s'ouvre. Les champs sur cette page ne peuvent être modifiés.
    Pour ajouter manuellement des lignes de commande à une commande existante :
    1. Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles pour la commande en question. La page Résumé de commande s'ouvre.
    2. Dans l'onglet Liste des lignes de commande, cliquez sur Ajouter une ligne de commande. La liste des lignes de commande qui peuvent être ajoutées à la commande s'affiche.
      Notez que seules les lignes de commande qui disposent du statut « Prêt » pour le regroupement manuel apparaissent dans cette liste et peuvent être ajoutées à la commande ; voir le tableau Champs de l'onglet Résumé dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
      Si la ligne de commande dispose du statut « En révision », elle ne s'affiche pas dans la liste tant que toutes les erreurs de l'onglet Alertes des lignes de commande n'ont pas été résolues et que le statut n'est pas passé à « Prêt ».
    3. Sélectionnez une ou plusieurs lignes de commande à ajouter.
    4. Cliquez sur Sélectionner. La(les) ligne(s) de commande est(sont) ajoutée(s) à la commande.

    Supprimer des lignes de commande

    Pour supprimer des commandes :
    Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser ), sélectionnez Supprimer une commande dans la liste des actions puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
    Vous pouvez aussi supprimer une commande via le menu principal en sélectionnant Acquisitions > Commande > Supprimer la commande (voir Supprimer des commandes).
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