Assistant IA d’Alma - Registres comptables d’acquisition
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- Vous devez disposer d'un rôle d'administrateur système général ou d'administrateur des acquisitions pour activer l'assistant IA d’Alma.
- Vous devez avoir le rôle de gestionnaire des comptes/registres de comptes au niveau de l’institution pour utiliser l'assistant IA d’Alma.
Qu’est-ce que l’assistant IA d’Alma ?
L’assistant IA d’Alma est une initiative qui tire parti des technologies modernes pour faciliter les tâches quotidiennes du personnel de bibliothèque sur Alma. L'assistant IA d’Alma est conçu pour permettre des interactions intuitives en langage naturel, qui aident le personnel à poser des questions et à obtenir des réponses plus facilement dans Alma.
Le premier domaine sur lequel l’assistant IA d’Alma se concentre est celui des Acquisitions - Registres comptables. Les utilisateurs du personnel ayant le rôle de gestionnaire de comptes/registres de comptes (au niveau de l'institution) peuvent poser des questions sur les registres comptables de leur institution et recevoir immédiatement des réponses en langage naturel. L'assistant IA d’Alma utilise une IA générative de type « grand modèle de langage » pour traiter la question, dans le contexte de la conversation, et générer les données pertinentes pour y répondre.
En général, l'utilisation de l'assistant IA d’Alma est similaire à celle des chats IA habituels :
Regardez la vidéo Alma AI Assistant – Funds and Ledgers (3:20 minutes).
Fonctionnalités de l'assistant Alma
À ce stade, l'assistant IA d’Alma prend uniquement en charge les conversations en anglais. Il peut répondre à des questions concernant les comptes, le registre et les données associées : code statistique, types de compte, etc. Nouveau en mai 2026 ! L'assistant Alma identifie les comptes quelle que soit la casse utilisée. Par exemple, il répond aux questions sur le compte « données » même lorsque le nom du compte dans la base de données Alma est «données ».
L'assistant peut également répondre à des questions sur les transactions des comptes, par exemple, « quels comptes n'ont aucune réponse ». Nouveau en mai 2026 ! Les questions sur les transactions des comptes reçoivent une réponse accompagnée d'informations sur la ligne de bon de commande ou la facture associée à la transaction. La réponse comprend le numéro de la ligne de commande ou le numéro de la facture et de la ligne. Les utilisateurs du personnel peuvent utiliser ces informations et poursuivre leur travail dans Alma.
L'assistant peut également fournir des informations sous forme de graphique.
Nouveau en mai 2026 ! Les caractères spéciaux dans les noms de compte sont désormais pris en charge. Par exemple « Compte art & histoire ».
Lorsqu'il fait référence à un compte spécifique, l'assistant fournit un lien qui peut être utilisé pour consulter les données du compte dans Alma :
Nous vous recommandons d'épingler l'assistant IA d’Alma avant de sélectionner le lien afin que la navigation ne perde pas la conversation.
L'assistant IA d’Alma peut répondre à une seule question à la fois.
Actions prises en charge
Nouveau en mai 2026 ! Vous pouvez réaliser des actions directement sur l’interface de discussion de l’assistant.
Voici quelques exemples d’actions prises en charge :
- Allouer des fonds à un compte spécifique
- Transférer des fonds entre différents comptes
Tout comme les questions complémentaires de l'assistant, cet assistant propose également des mesures à prendre en fonction du contexte de la conversation. Par exemple :
Avant d'effectuer une action, l'assistant vérifie que toutes les informations nécessaires ont été fournies et demande une confirmation.
L'action est exécutée à l'aide des API Alma (que l'assistant utilise comme des outils). Tout comme les applications cloud qui utilisent des API, l'utilisateur considéré comme le modificateur correspond à l'utilisateur connecté.
Recommandations
- Posez une seule question à la fois.
- L'assistant ne connaît pas vos données, essayez donc de formuler clairement votre question. Si vous indiquez le nom ou le code d'un compte, mettez-les entre guillemets ("").
Par exemple, demandez :
What is the available balance for fund with "Main library fund" name. (Quel est le solde disponible du compte appelé « Compte de la bibliothèque principale » ?)
Plutôt que :
What is the available balance for Main library fund (Quel est le solde disponible du compte de la bibliothèque principale ?)
Dans le deuxième exemple, l'assistant pourrait comprendre que le nom du compte est « Main library » ou bien « Main library fund ». Il peut également comprendre que vous lui poser une question sur le compte pour lequel la bibliothèque « Main » (principale) est définie comme propriétaire.
Exemples de question
- What is the total available balance in the institution? (Quel est le solde total disponible de l’institution ?)
- How much money do we have available in fund x? (Quelle est la somme disponible dans le compte x ?)
- Which funds have a negative balance? (Quels comptes ont un solde négatif ?)
- Which funds do not have expenditure transactions? (Quels comptes n’ont pas de transactions de dépense ?)
- How much do we still have encumbered for 2025? (Quelle est la somme restante disponible pour 2025 ?)
- Can you show the largest expenditure transaction for fund x? (Peux-tu me montrer la transaction de dépense la plus élevée du compte x ?)
- Do I have enough available money to add a subscription package that is $8,387.00 per year? (Reste-t-il suffisamment d’argent disponible pour ajouter un bouquet d’abonnement de 8 387,00 $ par an ?)
- Build me a graph that shows the spent in the various funds. (Crée un graphique montrant les dépenses des différents comptes.)
- How much have we spent from fund x? (Combien avons-nous dépensé pour le compte x ?) At the current rate, when will the fund run out? (Au rythme actuel, quand le compte sera-t-il épuisé ?)
Plans pour l'avenir
À l’avenir, nous prévoyons de prendre en charge les choses suivantes :
- Conversation dans des langues autres que l’anglais
- Informations supplémentaires liées aux lignes de commande et aux factures
Activer l'assistant AIma pour les comptes et les registres dans votre environnement
Pour activer l'assistant Alma, vous devez avoir les rôles suivants :
- Administrateur général
- Administrateur des acquisitions
L’assistant Alma pour les registres comptables est désactivé par défaut dans toutes les institutions.
Les administrateurs ayant les rôles suivants peuvent activer cette fonctionnalité dans Configuration > Acquisitions > Fonctionnalités IA > Gestion des fonctionnalités IA (voir Gestion des fonctionnalités IA).
Le nouvel assistant est ensuite visible sur la page Registres comptables.
Test dans un environnement bac à sable
Les paramètres de l'assistant IA d’Alma sont mis à jour de manière périodique à l'aide du traitement intitulé Synchroniser les paramètres d'IA. Cela permet de s'assurer que les prompts d'IA restent efficaces et à jour, à mesure de l'évolution et des changements des modèles d'IA.
Les traitements planifiés étant désactivés dans les environnements bac à sable, avant de tester l'assistant IA d’Alma, veuillez exécuter le traitement Synchroniser les paramètres d'IA afin de faire un test avec les paramètres actuels.
- Cliquez sur Suivi des traitements – Onglet Planifié.
- Filtrez la catégorie de traitement sur Services de données.
- Sélectionnez Exécuter maintenant (disponible dans les environnements bac à sable), dans les actions sur la ligne du traitement Synchroniser les paramètres d'IA.
Une fois le traitement terminé, les utilisateurs ayant les rôles requis peuvent tester l’assistant Alma sur la page Registres comptables.
L’activation de l’assistant IA d’Alma sur la page de configuration Profil d’usage de l’IA devra peut-être réinitialisée après l’actualisation de l’environnement bac à sable.
Questions fréquentes sur l’assistant IA d’Alma
- Nos données sont-elles utilisées pour entraîner l’IA ?
R : Non. L’IA n’est pas entraînée à partir de vos données. Elle ne les voit en réalité même pas. Elle produit uniquement la requête permettant de récupérer les données, qui sont ensuite traitées par Alma. - Avec quel LLM travaillez-vous ?
R : Les modèles sont susceptibles de changer, à mesure de l’évolution des capacités et des modèles. Pour la version de février 2026, les analyses de performance IA d’Alma utilisent le modèle LLM GPT 4O. - Quelle est votre politique en matière d’IA ?
R : Vous pouvez retrouver la politique de Clarivate en matière d’utilisation de l’IA générative pour les secteurs académiques et administratifs ici : https://clarivate.com/ai/academia/policy/ - Pourquoi obtient-on des réponses légèrement différentes pour la même question ?
R : Les outils d'IA générative pour les grands modèles de langage sont agiles. Leurs réponses varient selon les utilisations et évoluent avec le temps. La réponse fournie par l'IA variera à chaque fois en fonction des informations qui lui sont fournies et du traitement interne de l'IA elle-même. - Puis-je faire confiance à l'IA pour toujours fournir la « bonne » réponse ?
R : L'IA fournit des suggestions basées sur des données, et non des vérités absolues. Elle est conçue pour aider à la prise de décision, et non pour remplacer le jugement humain. Les réponses fournies par l'IA doivent toujours être considérées comme une opinion parmi d'autres, en particulier dans le cadre de scénarios complexes ou à l’impact significatif.