Qu’est-ce que l’assistant IA d’Alma ?

L’assistant IA d’Alma est une initiative qui tire parti des technologies modernes pour faciliter les tâches quotidiennes du personnel de bibliothèque sur Alma. L'assistant IA d’Alma est conçu pour permettre des interactions intuitives en langage naturel, qui aident le personnel à poser des questions et à obtenir des réponses plus facilement dans Alma.

Le premier domaine sur lequel l’assistant IA d’Alma se concentre est celui des Acquisitions - Registres comptables. Les utilisateurs du personnel ayant le rôle de gestionnaire de comptes/registres de comptes (au niveau de l'institution) peuvent poser des questions sur les registres comptables de leur institution et recevoir immédiatement des réponses en langage naturel. L'assistant IA d’Alma utilise une IA générative de type « grand modèle de langage » pour traiter la question, dans le contexte de la conversation, et générer les données pertinentes pour y répondre. ​

En général, l'utilisation de l'assistant IA d’Alma est similaire à celle des chats IA habituels :

Mode de prévisualisation (bêta)

Compte tenu de la nature expérimentale et évolutive de ce type de fonctionnalité, nous souhaitons recueillir le plus de commentaires possible. C'est pourquoi, dans le cadre de la version de février 2026, nous introduisons l'assistant IA d’Alma en mode de prévisualisation (bêta) dans tous les environnements Alma. Les administrateurs peuvent choisir d'activer cette fonctionnalité ou non.

À ce stade, l'assistant IA d’Alma prend uniquement en charge les conversations en anglais. Il peut répondre à des questions concernant les comptes, les registres de comptes et les données associées : code de rapports, types de comptes, etc. L'assistant peut également répondre à des questions sur les transactions des comptes, par exemple « which funds do not have any expenditures » (quels comptes n'ont pas de dépenses). Il ne peut cependant pas fournir d'informations sur les lignes de bon de commande et les factures, mais seulement fournir leur identifiant avec un lien.

Lorsqu'il fait référence à un compte spécifique, l'assistant fournit un lien qui peut être utilisé pour consulter les données du compte dans Alma :

Nous vous recommandons d'épingler l'assistant IA d’Alma avant de sélectionner le lien afin que la navigation ne perde pas la conversation. ​

L'assistant IA d’Alma peut répondre à une seule question à la fois.

Recommandations

• Posez une seule question à la fois.
• L'assistant ne connaît pas vos données, essayez donc de formuler clairement votre question. Si vous indiquez le nom ou le code d'un compte, mettez-les entre guillemets ("").

Par exemple, demandez :

What is the available balance for fund with "Main library fund" name. (Quel est le solde disponible du compte appelé « Compte de la bibliothèque principale » ?)

Plutôt que :

What is the available balance for Main library fund (Quel est le solde disponible du compte de la bibliothèque principale ?)

Dans le deuxième exemple, l'assistant pourrait comprendre que le nom du compte est « Main library » ou bien « Main library fund ». Il peut également comprendre que vous lui poser une question sur le compte pour lequel la bibliothèque « Main » (principale) est définie comme propriétaire.

Exemples de question

• What is the total available balance in the institution? (Quel est le solde total disponible de l’institution ?)
• How much money do we have available in fund x? (Quelle est la somme disponible dans le compte x ?)
• Which funds have a negative balance? (Quels comptes ont un solde négatif ?)
• Which funds do not have expenditure transactions? (Quels comptes n’ont pas de transactions de dépense ?)
• How much do we still have encumbered for 2025? (Quelle est la somme restante disponible pour 2025 ?)
• Can you show the largest expenditure transaction for fund x? (Peux-tu me montrer la transaction de dépense la plus élevée du compte x ?)
• Do I have enough available money to add a subscription package that is $8,387.00 per year? (Reste-t-il suffisamment d’argent disponible pour ajouter un bouquet d’abonnement de 8 387,00 $ par an ?)
• Build me a graph that shows the spent in the various funds. (Crée un graphique montrant les dépenses des différents comptes.)
• How much have we spent from fund x? (Combien avons-nous dépensé pour le compte x ?) At the current rate, when will the fund run out? (Au rythme actuel, quand le compte sera-t-il épuisé ?)

Plans pour l'avenir

À l’avenir, nous prévoyons de prendre en charge les éléments suivants :

• Conversation dans des langues autres que l’anglais
• Réalisation d’actions
• Obtention du numéro de ligne de commande et du numéro de facture (plutôt que des identifiants) pour des transactions spécifiques

Capacités et limites

Les outils d'IA générative pour les grands modèles de langage sont agiles. Leurs réponses varient selon les utilisations et évoluent avec le temps. Nous travaillons sans relâche avec la communauté pour maximiser l'utilité et la précision des données renvoyées, et pour maintenir l'efficacité de nos prompts et du traitement des données.

Cependant, même si nous formulons nos prompts avec soin, il arrive que l'IA renvoie des données inexactes ou génériques.

Ce que nous faisons pour remédier à ces limitations

• Nous travaillons avec la communauté Alma pour comprendre le type de questions posées.
• Nous validons la précision des différents types de questions.
• Nous travaillons à la prise en charge progressive de langues différentes.
• Nous suivons les commentaires et mettons nos prompts à jour régulièrement à l’aide d’un nouveau traitement planifié, Synchroniser les paramètres d'IA. .

Activer l'assistant de métadonnées IA dans votre environnement Alma

L’assistant Alma pour les registres comptables est désactivé par défaut dans toutes les institutions.

Les administrateurs doivent commencer par passer en revue les avantages et les limites de cet outil d’IA générative, comprendre les risques associés et déterminer si leur bibliothèque souhaite l’utiliser, et de quelle manière. Ils peuvent accepter la décharge de responsabilité dans Menu de configuration > Acquisitions > Fonctionnalités IA > Profil d’usage de l’IA.

Sélectionnez Oui.

Sélectionnez Enregistrer.

Le nouvel assistant est ensuite visible sur la page Registres comptables.

Test dans un environnement bac à sable

Les paramètres de l'assistant IA d’Alma sont mis à jour de manière périodique à l'aide du traitement intitulé Synchroniser les paramètres d'IA. Cela permet de s'assurer que les prompts d'IA restent efficaces et à jour, à mesure de l'évolution et des changements des modèles d'IA.

Les traitements planifiés étant désactivés dans les environnements bac à sable, avant de tester l'assistant IA d’Alma, veuillez exécuter le traitement Synchroniser les paramètres d'IA afin de faire un test avec les paramètres actuels. 

1. Cliquez sur Suivi des traitements – Onglet Planifié.
2. Filtrez la catégorie de traitement sur Services de données.
3. Sélectionnez Exécuter maintenant (disponible dans les environnements bac à sable), dans les actions sur la ligne du traitement Synchroniser les paramètres d'IA.

Une fois le traitement terminé, les utilisateurs ayant les rôles requis peuvent tester l’assistant Alma sur la page Registres comptables. 

L’activation de l’assistant IA d’Alma sur la page de configuration Profil d’usage de l’IA devra peut-être réinitialisée après l’actualisation de l’environnement bac à sable.

Envoyer des commentaires

Le mode de prévisualisation (bêta) est une première version conçue pour permettre aux bibliothèques d'explorer la fonctionnalité, d'en comprendre le potentiel et de contribuer activement en fournissant des commentaires qui guideront son développement futur. D'autres améliorations, notamment la possibilité d'effectuer des actions dans le cadre du flux de l’assistant IA d’Alma pour les flux de travail et les réponses, sont prévues dans les prochaines versions.

Vos commentaires sont essentiels à cette phase. Vous pouvez donner votre avis directement dans l'Assistant grâce aux options pouce vers le haut/vers le bas pour chaque réponse, ou bien nous contacter directement à l'adresse tamar.fuches@clarivate.com.

Questions fréquentes sur l’assistant IA d’Alma

1. Nos données sont-elles utilisées pour entraîner l’IA ?
   R : Non. L’IA n’est pas entraînée à partir de vos données. Elle ne les voit en réalité même pas. Elle produit uniquement la requête permettant de récupérer les données, qui sont ensuite traitées par Alma.
2. Avec quel LLM travaillez-vous ?
   R : Les modèles sont susceptibles de changer, à mesure de l’évolution des capacités et des modèles. Pour la version de février 2026, les analyses de performance IA d’Alma utilisent le modèle LLM GPT 4O.
3. Quelle est votre politique en matière d’IA ?
   R : Vous pouvez retrouver la politique de Clarivate en matière d’utilisation de l’IA générative pour les secteurs académiques et administratifs ici : https://clarivate.com/ai/academia/policy/
4. Pourquoi obtient-on des réponses légèrement différentes pour la même question ?
   R : Les outils d'IA générative pour les grands modèles de langage sont agiles. Leurs réponses varient selon les utilisations et évoluent avec le temps. La réponse fournie par l'IA variera à chaque fois en fonction des informations qui lui sont fournies et du traitement interne de l'IA elle-même.
5. Puis-je faire confiance à l'IA pour toujours fournir la « bonne » réponse ?
   R : L'IA fournit des suggestions basées sur des données, et non des vérités absolues. Elle est conçue pour aider à la prise de décision, et non pour remplacer le jugement humain. Les réponses fournies par l'IA doivent toujours être considérées comme une opinion parmi d'autres, en particulier dans le cadre de scénarios complexes ou à l’impact significatif.