Flux de travail de l'évaluation

Cette page décrit le workflow permettant d'évaluer des matériels électroniques, depuis la réception initiale en vue du report jusqu'à la normalisation et à la révision/regroupement. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Achat, Renouvellements, Reports, Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions. Pour connaître le workflow d'achat global, y compris les étapes nécessaires pour créer des commandes (que ce soit en utilisant des EOD, ou manuellement, etc.), voir Flux de travail d'achat.

Quand un fournisseur propose un nouveau matériel électronique à une institution pour évaluation ou lorsqu'un membre d'une institution reçoit une demande pour évaluer un matériel électronique, vous pouvez lancer un test pour évaluer ce matériel.

Dans Alma, une évaluation correspond au flux de travail qui concerne l'utilisation et l'évaluation du matériel. Le test d'une ressource est une instance du flux de travail de l'évaluation.

Ce qui suit est un exemple de flux de travail qui gère la façon dont l'évaluation d'une ligne de commande est exécutée, de sa création en vue de l'évaluation jusqu'à la décision d'achat ou non du matériel électronique.

Les utilisateurs passant par chaque étape du flux de travail doivent avoir les rôles appropriés (Opérateur des tests/Gestionnaire des tests ou Opérateur des achats) pour effectuer ces étapes :

• Opérateur des tests/Gestionnaire des tests — Gère le test d'une ressource
• Opérateur des achats — Gère la commande

Selon la décision administrative de votre institution, un utilisateur peut se voir attribuer ces deux rôles, auquel cas toutes les étapes du flux de travail (sauf l’étape 5 ci-dessous) sont effectuées par le même utilisateur. L'étape 5 dans le flux de travail est effectuée par les participants au test.

Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :

1. L'évaluation commence lorsqu'un fournisseur propose un nouveau matériel électronique à l'institution en vue d'une évaluation ou lorsqu'un membre de l'institution reçoit une demande pour évaluer un matériel électronique. Ces demandes sont transmises à l'Opérateur des tests qui envoie à son tour une demande à l'Opérateur des achats pour créer une nouvelle ligne de commande pour l'évaluation.
2. L'Opérateur des achats recherche les ressources électroniques correspondantes dans la Zone de communauté et crée manuellement une nouvelle ligne de commande. Après avoir saisi toutes les informations concernant cette ligne de commande, l'Opérateur des achats sélectionne l'une des options suivantes :
   • Enregistrer et demander une évaluation – L'Opérateur des achats sélectionne cette option si le rôle d'Opérateur des tests n'est pas attribué à l'utilisateur. Cette option n'est disponible que si la ligne de commande est attribuée à l'utilisateur en question.  Le statut de la ligne de commande est changé en Évaluation en cours. Elle est déplacée sur la page Gérer les tests d'une ressource avec le statut Demandé, où l'Opérateur/le Gestionnaire des tests peut y accéder et continuer avec l'étape 3 ci-dessous.
   • Enregistrer et commencer le test – L'Opérateur des achats peut sélectionner cette option s'il a également le rôle d'Opérateur des tests et veut démarrer le test. Cette option n'est disponible que si la ligne de commande est attribuée à l'utilisateur en question.  Le statut de la ligne de commande passe à Évaluation en cours et la page Détails du test s'ouvre (étape 3).
   Pour plus d'informations, voir Créer une ligne de commande manuellement. Une évaluation peut aussi être démarrée lors de la révision des lignes de commande. Pour plus d'informations, voir Réviser les lignes de commande.
   Une ligne de commande avec le statut Évaluation en cours peut uniquement être modifiée sur la page Gérer les tests par un utilisateur ayant le rôle d'Opérateur des tests.
3. L'Opérateur des tests saisit les informations supplémentaires concernant le test de la ressource (voir Gérer les tests d'une ressource). Une fois ceci complété, le statut du test est changé en Ébauche et la ligne de commande poursuit avec l'Étape 4 du flux de travail.
4. Toutes les lignes de commande qui ont été normalisées et validées et qui sont prêtes pour le démarrage du test sont stockées dans un répertoire, en attente de l'étape suivante du flux de travail.
5. Les participants au test reçoivent des notifications sur celui-ci, les complètent puis soumettent le formulaire d'enquête.
   Pour que les notifications soient envoyées, le traitement Tests d'une ressource - Commencer et notifier les participants doit être marqué comme Actif sur la page Suivi des traitements – voir Consulter tous les traitements planifiés. La notification envoyée correspond à la Lettre Test d'une ressource et peut être configurée, voir Types de lettres.
   • Si l'essai est privé, les participants reçoivent une invitation par email pour participer à l'essai.
   • Si l'essai est public, vous pouvez publier des détails de l'essai (sur votre site interne ou par email, par exemple) et inviter des membres de l'institution à participer. L'URL du test comprend le chemin d'accès indiqué dans le champ URL de la page des participants sur l'onglet Résumé de la page Détails du test, comme illustré ci-dessous : https://<domaine Alma>/<URL de la page des participants> Quiconque possédant l'URL peut participer à l'essai.
6. Le test est terminé. L'Opérateur des tests évalue les résultats du sondage et décide d'acheter ou non le matériel (voir Analyser les résultats d'un test).
7. La décision d'achat prise par l'Opérateur des tests à l'étape 6 du flux de travail est appliquée. Si la décision est prise d'acheter le matériel, la ligne de commande continue dans le flux de travail standard d'une ligne de commande décrit à l'étape 2 du Flux de travail d'achat. Si la décision est prise de ne pas acheter le matériel, l'Opérateur des achats annule la ligne de commande (voir Annuler des lignes de commande).