Créer des lignes de commande de dépôt légal
Cette page décrit comment travailler avec des dépôts légaux, configuration y compris. Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande en général, de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Si vous êtes une bibliothèque gouvernementale ou nationale qui reçoit des copies de publications sans frais de la part de fournisseurs, vous pouvez utiliser le mode d'acquisition Dépôt légal pour effectuer des transactions avec les fournisseurs. Ce mode permet désormais qu'une commande avec une valeur zéro coexiste avec une notification au fournisseur et ne requiert ni fonds ni prix afin d'envoyer différentes versions de la lettre de commande.
La méthode de Dépôt légal est livrée avec Alma et activée pour les institutions qui la demandent. Lorsqu'une nouvelle ligne de commande est créée, Alma vérifie si les dépôts légaux sont activés. Si tel est le cas, Alma affiche ce mode d'acquisition dans les options.
Comment ça fonctionne
Les bibliothèques reçoivent une ou plusieurs copies de chaque exemplaire publié à l'intérieur de leur juridiction. (Ceci inclut les monographies, les périodiques, imprimés et électroniques.) Les bibliothèques peuvent réclamer un prix d'achat nul et, dans la même transaction, envoyer un avis de réception aux fournisseurs ou aux éditeurs. Les avis sont générés par le système suivant les règles suivantes :
- Pour chaque exemplaire (pour des monographies)
- En fonction de l'événement (réclamation, commande, réception).
Les lettres de réclamation ne sont pas envoyées automatiquement pour les exemplaires commandés de manière récurrente (périodiques).
Alma fournit les lettres de notification de Dépôt légal suivantes, qui peuvent être personnalisées :
- Lettre de reçu annuel de dépôt légal
- Lettre de réclamation de dépôt légal
- Lettre de commande de dépôt légal
- Lettre de reçu de dépôt légal
Pour plus d'informations la modification de format de lettres dans Alma, voir Configurer des lettres Alma.
Une fois que le mode d'acquisition Dépôt légal est activé que les lettres ont été modifiées/révisées, vous pouvez créer une ligne de commande dont le mode d'acquisition est défini sur Dépôt légal. Voir Créer une ligne de commande manuellement.
Flux de travail d'un dépôt légal
- Un administrateur active le dépôt légal comme mode d'acquisition pour l'institution. Voir Configurer des modes d'acquisition.
- L’utilisateur créer une ligne de commande avec l’une ou l’autre des méthodes d’acquisition (voir Créer manuellement une ligne de commande) :
- Dépôt légal
- Lettre de commande du dépôt légal
- Lettre de réception du dépôt légal
- Dépôt légal - Sans lettre
- Alma envoie une notification de demande au fournisseur si LEGAL_DEPOSIT ou (Nouveau en mai 2026) LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER est réglé sur actif sur la page Méthode d’acquisition et qu’une de ces options est sélectionnée dans la ligne de commande. Quand la méthode d’acquisition LEGAL_DEPOSIT_NOLETTER est active et sélectionnée dans la ligne de commande, aucune commande n’est envoyée au fournisseur. Une Lettre Réclamation de dépôt légal sera toutefois envoyée (si pertinente et activée).
- Lorsque l'opérateur crée une commande via le mode d'acquisition Dépôt légal :
- Le prix et le fonds ne sont pas obligatoires
- La ligne de commande est emballée et envoyée au fournisseur
- La ligne de commande n'est pas facturée
- La ligne de commande est redirigée vers la liste des tâches de réclamations, le cas échéant
- Le fournisseur envoie la monographie ou le périodique du mode Dépôt légal demandés par la bibliothèque.
- La bibliothèque envoie un avis au fournisseur selon le rythme suivant :
- Pour les monographies de mode Dépôt légal, au moment de la réception.
- Pour les périodiques de mode Dépôt légal, Alma crée un rapport analytique annuel par défaut, et vous pouvez créer d'autres rapports, mais Alma ne les envoie pas automatiquement. Si besoin, vous pouvez exécuter un traitement pour envoyer ces rapports à l'ensemble de fournisseurs requis. Pour faire ceci :
- Créez un ensemble de fournisseurs. Voir Ensembles Fournisseur.
- Configurez la Lettre Reçus annuels du dépôt légal. Voir Configurer des lettres Alma.
- Configurez le rapport Analytique requis et saisissez son chemin. Voir Configurer les chemins d'accès au rapport de dépôt légal Ajoutez aussi le rapport comme un objet Analytics de type Rapport (voir Travailler avec des objets dans Analytics).
- Exécutez le traitement Tâche Lettre de reçu annuel de dépôt légal. Voir Exécuter des traitements manuels sur des ensembles définis.
Alma envoie la lettre de réception du dépôt légal si LEGAL_DEPOSIT ou (Nouveau en mai 2026) LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER est réglé sur actif sur la page Méthode d’acquisition et qu’une de ces options est sélectionnée dans la ligne de commande.